Vägledning
Vägledning
Öppna programvaror 2010
Innehållsförteckning
1 Inledning 3
2 Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0
3 Ramavtalsleverantörer 3
4 Övergripande om ramavtalet 4
4.1 Omfattning 4
4.2 Programvaruområden 5
4.3 Tjänster 7
4.4 Priser 8
5 Avrop 9
5.1 Avropsprocessen 9
5.2 Avropsförfrågans innehåll 9
5.3 Obligatoriska krav och utvärderingskrav 11
5.4 Definitioner av kompetensnivåer 14
5.5 Avtalsvillkor 15
5.6 Kontrakt (leveransavtal) 16
5.7 Krav på skriftlighet och sekretess 17
5.8 Tips och råd vid utformning av avropsunderlag 17
5.9 Kommunikation med ramavtalsleverantör 18
5.10 Kontraktstilldelning 18
5.11 Kontraktsuppföljning 18
6 Övrigt 19
1 Inledning
Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för myndigheter och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalet gällande öppna programvaror. Statens inköpscentral kommer även ta fram mindre omfattande mallar inför avrop.
Ovanstående information tillsammans med annat stödmaterial finns under aktuellt ramavtalsområde på xxx.xxxxxx.xx samt under punkt 6.
Avrop från ramavtalen ska ske genom en förnyad konkurrensutsättning. En förnyad konkurrensutsättning innebär att avrop ska föregås av en skriftlig inbjudan (avropsförfrågan) som skickas till samtliga ramavtalsleverantörer Statens inköpscentral har tecknat ramavtal med. Tanken med detta förfarande är att den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att kontrakt tecknas med den ramavtalsleverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen.
Innan ett avrop görs från ramavtalen bör en grundlig analys göras av vilka behov som finns. Det är viktigt att efterfrågade programvaror och tjänster specificeras så noggrant som möjligt i avropsförfrågan. Det efterfrågade får dock inte beskrivas på ett sådant sätt att endast en ramavtalsleverantör kan bli aktuell för avropet då detta skulle strida mot de grundläggande principerna om likabehandling och icke-diskriminering som regleras i lagen om offentlig upphandling (LOU) samt leda till en för myndigheten ogynnsam konkurrenssituation.
2 Avropsberättigade
Ramavtalen för öppna programvaror kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten samt de kommuner och landsting som anges i dokumentet avropsberättigade på xxx.xxxxxx.xx.
I denna vägledning används begreppet myndighet i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade.
3 Ramavtalsleverantörer
Ramavtalsleverantörerna är angivna i bokstavsordning. Det finns ingen rangordning på detta ramavtal. Ramavtalen är giltiga till och med 2014-07-31 och kan förlängas av Statens inköpscentral i upp till 8 månader.
Ramavtalsleverantör Ramavtalsnummer
Arctic Group AB 7063-10
Init AB 7064-10
MSC Open Source AB 7065-10
RedBridge AB 7066-10
Redpill Linpro AB 7067-10
4 Övergripande om ramavtalet
4.1 Omfattning
Ramavtalen omfattar öppna programvaror med tillhörande tjänster. Med öppna programvaror menar Statens inköpscentral programvaror licensierade med en licens som är godkänd av Open Source Initiative, se xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/
Det som omfattas är generella programvaror för offentlig sektors behov och som installeras och används i kundernas IT-miljöer. Följande programvaruområden omfattas av ramavtalen:
• Kontorsstöd
• Informationsförsörjning
• Operativsystem
• Säkerhetsprogramvara
• Driftstödsprogramvara
• Tillgångshantering (Asset Management)
• Mellanprogramvara (Middleware)
• Utvecklingsverktyg
• Databas
• Statistikprogramvara
Programvaror som i normalfallet inte omfattas av ramavtalen är:
• Inbyggda system (Embedded system)
• Fasta program (Firmware)
• Hårdvara med tillhörande programvara, t.ex. en Appliance
• Verksamhetsspecifika system
• Programvara som tjänst (Software as a Service)
Tjänsterna som omfattas är helt kopplade till programvaran som köps på ramavtalen, tidpunkten för utförandet av tjänsten kan dock vara skild från köpet av programvaran. Det är för avropande myndighet tillåtet att avropa tjänster från en ramavtalsleverantör inom Öppna programvaror 2010, även om avropande myndighet anskaffat programvaran på annat sätt.
Följande tjänster omfattas av ramavtalen:
• Förvaltningstjänster
• Implementationstjänster
• Installationstjänster
• Migreringstjänster
• Support
• Underhåll
• Utbildning i verksamhetsanpassad, öppen programvara
Avropet kan utformas som ett fastprisuppdrag för att uppnå specificerade resultat, timpris, takpris eller olika former av incitamentsmodeller.
4.2 Programvaruområden
Följande programvaruområden omfattas av ramavtalen:
Kontorsstöd
Med Kontorsstöd menas i upphandlingen programvara som ger ett direkt stöd till användaren inom generella kontorsgöromål, t.ex.:
• Ordbehandling, kalkylark och register
• Klienter för e-post och grupp/samarbetsprogramvara
• Servrar för e-post och grupp/samarbetsprogramvara
• Program för bild- och layouthantering samt webbredigering
• Ritnings- och kartverktyg
• Projektverktyg
Informationsförsörjning
Med Informationsförsörjning menas i upphandlingen programvaror som framförallt stödjer myndigheternas e-förvaltningsarbete t.ex.:
• Ärendehantering
• Dokumenthantering
• Workflow
• Programvara för utdata
Operativsystem
Med Operativsystem menas i upphandlingen de grundläggande programvara som ovanpå en hårdvara ger möjlighet att hantera resurser och exekvera program. Här ingår t.ex.:
• Operativsystem
• Grundläggande hantering av inloggning, roller och rättigheter inkl. kataloger över användare
• Utdelning och åtkomststyrning av filkataloger
• Utdelning och åtkomststyrning av skrivare
Säkerhetsprogramvara
Med Säkerhetsprogramvara menas i upphandlingen programvarulösningar som höjer IT- säkerheten på olika sätt, t.ex.:
• Anti-virus
• Anti-spam
• Webbfiltrering
• Intrångsdetektion
• Säkerhetskopiering
• Programvarubaserade brandväggar
• Krypteringsprogramvara t.ex. för filer, skivminnen och VPN-tunnlar
• Behörighets- och åtkomstfunktioner
Driftstödsprogramvara
Med Driftstödsprogramvara menas i upphandlingen programvaror som hjälper till med IT- drift framförallt i servrar men även för klienthantering, t.ex.:
• Systemövervakning och loggning
• Installationsverktyg
• Batchhantering
• Programvaror för Helpdesk (t.ex. ärendehantering)
• Metakataloglösningar för kataloger över användare
• Resurshantering
• Energimätning
Tillgångshantering (Asset Management)
Med Tillgångshantering menas i upphandlingen lösningar för att t.ex. hålla ordning på programvaror för att underlätta efterföljande av användarrättigheter eller ge underlag till att välja rätt licensform etc. Här ingår t.ex.:
• Licenshantering (SAM – Software Asset Management)
• Hantering av inventarier och hårdvara
Mellanprogramvara (Middleware)
Med Mellanprogramvara menas i upphandlingen olika programvaror som kompletterar och effektiviserar exekveringen av system, t.ex.:
• Programvara för meddelandeköer
• Applikationsserverprogramvara
• Webbserverprogramvara
• Stödplattformar för SOA (Service Oriented Architecture) d.v.s. för kontroll, uppslagning, övervakning och spårbarhet av SOA-kommunikation
• Transaktionsmonitorer
• Terminalemulatorer och annan kommunikation mot äldre IT-system
• Plattformar för serverexekvering av klientprogram (terminalserver)
• Fjärråtkomst till klient (Remote Desktop)
• Tilläggslösningar för informationsreplikering
Utvecklingsverktyg
Med Utvecklingsverktyg menas i upphandlingen huvudsakligen verktyg som används av systemutvecklare för att skapa applikationer, t.ex.:
• IDE:er (Integrated Development Environment) inkl. källkodsredigering, kompilering, avlusning m.m.
• Kompilatorer
• Testprogramvara
• Versionshantering (även Configuration Management)
• Modelleringsverktyg
• Utvecklingsramverk
• Objekt-relationell mappning
• Verktyg för installationspaketering
Databas
Med Databas menas i upphandlingen programvaror för lagring och åtkomst av information, t.ex.:
• Relationsdatabaser
• Objektdatabaser
• XML-databaser
• Fritextsökningsverktyg
Statistikprogramvara
Med Statistikprogramvara menas i upphandlingen olika system för att skapa statistik och analysera information, t.ex.:
• Data Warehouse
• Data Mining
• Programvara för visualisering (t.ex. diagramgenerering eller komplexa visualiseringar av sammansatt data för mönsterigenkänning)
• Tillägg till kalkylprogramvaror
• Rapportgeneratorer med inriktning mot statistik
• Webbstatistikverktyg
• Enkät- och statistikverktyg
4.3 Tjänster
Tjänsterna som kan avropas är helt kopplade till programvaran som köps på ramavtalen, tidpunkten för utförandet av tjänsten kan dock vara skild från köpet av programvaran. Det är för avropande myndighet tillåtet att avropa tjänster från en ramavtalsleverantör inom Öppna programvaror 2010, även om avropande myndighet anskaffat programvaran på annat sätt.
Följande tjänster omfattas av denna upphandling:
Förvaltningstjänster
Med förvaltningstjänster avses löpande felrättningar och små förändringar av kundspecifika anpassningar för köpt programvara. Drift av programvara ingår inte i begreppet förvaltningstjänster.
Implementationstjänster
Med implementationstjänst avses utformning, utveckling och vidareutveckling av verksamhetsanpassningar av köpt programvara samt integration och test av dessa programvaror i kundens befintliga miljö.
Installationstjänster
Med installationstjänster avses konsulttjänster som syftar till att hjälpa kunden med installationen av köpt programvara.
Migreringstjänster
Med migreringstjänster avses planering och utförande av migrering från befintlig installation till köpt programvara. Området kan omfatta t.ex. konvertering av databaser eller konvertering av egenutvecklade skript och makrofunktioner.
Support
Med support avses hjälp till slutanvändare och stöd till IT-ansvariga för köpt programvara. Samtliga ramavtalsleverantörer kan erbjuda dessa tjänster:
• Svenskspråkig teknisk support till myndighetens IT-ansvariga
• Svenskspråkig support till användare av programvaran
• Support- och underhållsavtal på köpta programvaror
Underhåll
Med underhåll avses kontinuerliga uppgraderingar och uppdateringar för köpt programvara. Samtliga ramavtalsleverantörer kan erbjuda dessa tjänster:
• Support- och underhållsavtal på köpta programvaror
• Bevakning av giltighetstid av support- och underhållsavtal
Utbildning i verksamhetsanpassad, öppen programvara
Med utbildning avses lärarledd utbildning i samband med verksamhetsanpassning av köpt programvara.
4.4 Priser
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx angav i upphandlingen sina takpriser per timme för konsultinsatser enligt de fem kompetensnivåer som definieras under punkt 5.4. Priserna ligger fast under hela ramavtalsperioden samt för därefter giltiga kontrakt mellan myndighet och ramavtalsleverantör och kommer inte att justeras med något index. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kan aldrig debitera högre timpris än dessa takpriser.
Kompetens- nivå 1 | Kompetens- nivå 2 | Kompetens- nivå 3 | Kompetens- nivå 4 | Kompetens- nivå 5 | |
Arctic Group AB | 650 kr | 750 kr | 890 kr | 990 kr | 1200 kr |
Init AB | 648 kr | 748 kr | 848 kr | 948 kr | 1298 kr |
MSC Open Source AB | 700 kr | 800 kr | 900 kr | 1100 kr | 1500 kr |
RedBridge AB | 650 kr | 850 kr | 900 kr | 1050 kr | 1250 kr |
Redpill Linpro AB | 695 kr | 750 kr | 885 kr | 989 kr | 1395 kr |
5 Avrop
5.1 Avropsprocessen
Innan avropsförfrågan skickas ut kan avropande myndighet föra en dialog med ramavtalsleverantörerna. Det är av mycket stor vikt att samtliga ramavtalsleverantörer bjuds in till detta och att alla likabehandlas. Genom dialogen kan förmågan att leverera säkerställas och ni får värdefull information om vilka möjligheter som finns att uppfylla era behov.
Behovsanalysen, nulägesanalysen och den information som inhämtats från ramavtalsleverantörerna kan myndigheten sedan använda vid skapande av underlaget till avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för ramavtalsleverantörerna att lämna ett optimalt svar på avropsförfrågan.
Den förnyade konkurrensutsättningen sker genom att avropsförfrågan simultant skickas till samtliga fem ramavtalsleverantörer. Det är av stor vikt att avropsförfrågan upprättas på ett transparent och tydligt sätt, att ramavtalsleverantörerna likabehandlas och att de har en möjlighet att lämna anbud på samma villkor.
Ett bra sätt att säkerställa att avropsförfrågan nått ramavtalsleverantören är att begära bekräftelse på att avropsförfrågan har mottagits av ramavtalsleverantören.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska besvara avrop från avropande myndighet inom den tid som anges i xxxxxxxxxxxxxxx.Xx ramavtalsleverantören inte kan leverera enligt avropsförfrågan ska detta meddelas en avropsberättigade inom den tid som anges.
Statens inköpscentral har lagt upp en länk med samtliga ramavtalsleverantörers e-postadresser på xxx.xxxxxx.xx för att underlätta myndigheternas utskick av avropsförfrågningar.
I avropsförfrågan bör inte ramavtalsleverantören i sig kvalificeras igen utan avropande myndighet behöver endast ställa krav som direkt kan härröras till det specifika uppdraget. Krav på certifiering kan endast ställas på konsulten inte ramavtalsleverantören.
5.2 Avropsförfrågans innehåll
Avropsförfrågan kan och bör innehålla ett antal uppgifter. Nedan räknas några av dessa upp:
• Uppgift om vilket ramavtal som avses
• En kort allmän beskrivning av myndigheten
• Beskrivning av den nuvarande IT-miljön och om den påverkar eller påverkas av avropet
• Anledningen till avropet och målsättningen med avropet
• Kravspecifikation, de obligatoriska krav och utvärderingskrav som den avropande myndigheten ställer
• Programvaran, som får anges som ett obligatoriskt krav utan ”eller likvärdigt” då det inom ramen för detta ramavtal inte snedvrider konkurrensen
• Hur eventuella kompletterande frågor hanteras
• Önskad leveransdag
• Kontraktets(leveransavtalets) giltlighetstid Statens inköpscentral anser att ett avrop från ramavtalet kan ha en löptid om maximalt 48 månader. Kontraktet ska ha tecknats inom ramavtalets giltighetstid men fullgörandet kan ske även efter att ramavtalet har upphört.Notera dock vad som står i ramavtalets huvudtext punkt 8.5 - "Kontrakt bör inte ingås med längre giltighetstid än åtta (8) månader efter det att Ramavtalets giltighetstid har upphört.".
• Beskrivning av hur leveranskontroll ska genomföras
• Avropssvarets giltighetstid
• En beskrivning av hur avropssvar från ramavtalsleverantören ska se ut och vad det ska omfatta, t. ex.;
• Pris
• Genomförande
• Krav på myndigheten
• Referenser
• Tidplan
• Adress- och kontaktuppgifter
• Tidpunkt när avropsförfrågan ska vara inne
• Redogörelse av den utvärderingsmodell som tillämpas, inkl. viktning av utvärderingskrav
• Eventuella justeringar eller preciseringar av krav och avtalsvillkor jämfört med ramavtalsupphandlingen
• Referenser kan, förutom på specifika konsulter, även användas för att bevisa att ett offererat upplägg eller lösning fungerar tillfredställande hos en tidigare kund.
• Hur redovisning av antalet nedlagda timmar och övriga kostnader ska ske
• Alternativa anbud. Leverantörerna har inte rätt att lämna mer än ett avropssvar(anbud) på en avropsförfrågan såvida inte avropande myndighet särskilt har angett i avropsförfrågan att leverantörerna kan lämna in flera alternativa
avropssvar(anbud).
Av avropsförfrågan ska det framgå när avropssvar senast ska ha inkommit. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig. Tiden ska fastställas med hänsyn till kontraktsföremålets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Vid stora komplexa uppdrag som kan vara tidskrävande att arbeta fram krävs normalt en längre tidsperiod jämfört med avrop av mindre uppdrag. Som tumregel vid komplexa uppdrag kan anges att det är rimligt med minst 14 arbetsdagars svarstid och vid mindre komplexa uppdrag är motsvarande svarstid 7 arbetsdagar.
Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning.
5.3 Obligatoriska krav och utvärderingskrav
De krav som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontraktet ska anges i avropsförfrågan. Det är t viktigt att avropande myndighet beskriver hur utvärdering och poängsättning av avropssvar ska gå till på ett tydligt och transparent sätt.
Följande icke-uttömmande lista av krav kan avropsberättigade tillämpa vid avrop utöver de krav som användes i upphandlingen. Tillämpningen kan ske både som obligatoriska krav (skall-krav) och utvärderingskrav (bör-krav) beroende på avropande myndighets behov.
Kraven är angivna i bokstavsordning.
Precisering av kraven ska göras med försiktighet och med hänsyn till de grundläggande principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet i LOU.
Certifierad programvara
Vid avrop kan krav komma att ställas utifrån programvarans certifiering för exempelvis viss hårdvara, operativsystem, andra programvaror eller säkerhetsklassning.
Dokumentation
Vid avrop kan krav komma att ställas på programvarans användardokumentation och systemdokumentation.
Funktionalitet
Vid avrop kan krav komma att ställas utifrån hur väl programvaran uppfyller vissa funktioner. Förmåga att leverera programvaror och tjänster till offentlig sektors verksamhet i utlandet
Vid avrop kan krav komma att ställas utifrån ramavtalsleverantörens förmåga att leverera programvaror och tjänster till offentlig sektors verksamhet i utlandet.
Hjälpfunktioner
Vid avrop kan krav komma att ställas på programvarans hjälpfunktioner.
Hårdvara
Vid avrop kan krav komma att ställas på att programvaran är lämpad för viss hårdvara.
Informationsmodell och informationsstruktur
Vid avrop kan krav komma att ställas på att programvaran kan hantera viss information. Till exempel kan krav ställas i form av en informationsmodell som programvarans informationsstruktur motsvarar.
Informationssäkerhet
Vid avrop kan krav komma att ställas på programvarans informationssäkerhet t.ex. behörighet, möjlighet att sätta rättigheter, loggning och certifiering enligt Common Criteria eller motsvarande standarder.
Infrastruktur
Vid avrop kan krav komma att ställas på att programvaran är lämpad för viss infrastruktur, t.ex. att programvaran har stöd för IPv6 eller DNSSec.
Integration
Vid avrop kan krav komma att ställas på att programvaran är möjlig att integrera med andra programvaror.
Kompetens
Vid avrop kan krav komma att ställas på konsulters kompetensnivå enligt punkt 5.4. Kompetens och kompetensnivå kan verifieras med t.ex. CV och referenstagning.
Licens
Vid avrop kan krav komma att ställas på programvarans licens eller licensens kompatibilitet med annan licens.
Miljö
Vid avrop kan krav komma att ställas på programvarans miljöaspekter t.ex. att koden exekverar så energieffektivt som möjligt, vilka möjligheter till virtualisering av programvaran som finns eller möjligheter till energieffektivisering i programvaran (vanligtvis i operativsystem).
Prismodell
Vid avrop kan krav komma att ställas på programvarans och tjänsternas pris. Pris kan anges som t.ex. löpande räkning, fastpris, prenumeration eller takpris.
Process
Vid avrop kan krav komma att ställas på att programvaran uppfyller en viss organisatorisk arbetsprocess, t.ex. ärendehantering.
Programmeringsspråk
Vid avrop kan krav komma att ställas på programmeringsspråket, t.ex. JAVA eller C++.
Registerkontrollerad konsult
Vid avrop kan krav komma att ställas på säkerhetsskyddsavtal och registerkontrollerad konsult som krävs för tjänstens utförande.
Språk
Vid avrop kan krav komma att ställas på konsulternas språkkunskaper, t.ex. svenska eller engelska. Även krav på språket i programvarans användargränssnitt kan komma att ställas.
Support
Vid avrop kan krav komma att ställas på supportfunktion t.ex. öppettider, svarstider, kontaktytor, uppföljning och SLA (Service Level Agreement).
Systemutvecklingsmetod
Vid avrop kan krav komma att ställas på systemutvecklingsmetod som används vid anpassning och vidareutveckling.
Tider och genomförande
Vid avrop kan krav komma att ställas på t.ex. leveranstid, leveranstidpunkt och geografisk plats för genomförandet.
Tillgänglighet
Vid avrop kan krav komma att ställas på programvarans användargränssnitt, t.ex. hur väl användargränssnittet uppfyller standarden WCAG eller motsvarande eller hur tillgänglig programvaran är för funktionshindrade.
Ändringshantering
Vid avrop kan krav komma att ställas på process och rutiner för förändringar av programvara, anpassningar, integrationer m.m.
5.4 Definitioner av kompetensnivåer
Vid avrop kan myndigheter ställa krav på konsulters kompetensnivå enligt en modell. Syftet med en modell för konsulters kompetensnivå är att den underlättar klassificering av kompetens genom att använda enhetliga principer och begrepp. En utbredd tillämpning av modellen inom offentlig sektor borgar för en enklare och effektivare dialog internt hos myndigheten och på marknaden.
Kompetensklassningen används vid:
• prissättning vid leverans av konsulttjänster
• uppföljning av prestation vid leverans av konsulttjänster
Nivåbeskrivningarna är profilbeskrivningar på en övergripande nivå.
Vid klassning av en individs kompetens inom aktuellt kompetensområde ska den kompetensnivå som passar bäst väljas (se nedan).
Nivå 1 Kunskap – nyss genomförd utbildning inom aktuellt område Erfarenhet – kortare arbetserfarenhet, ej vana som konsult Ledning – kräver arbetsledning
Självständighet – kan självständigt utföra enklare uppgifter
Nivå 2 Kunskap – har utbildning inom området, viss svårighetsgrad
Erfarenhet – 1-3 år som konsult inom aktuellt område, har deltagit i eller utfört ett flertal liknande uppdrag
Ledning – kräver arbetsledning
Självständighet – kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter
Nivå 3 Kunskap – hög kompetens inom området
Erfarenhet – 4-8 år som konsult inom aktuellt område, är förebild för andra konsulter på lägre nivå. Har befunnit sig på nivå 2 under minst 2 år.
Ledning – tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp Självständighet – kan arbeta självständigt
Nivå 4 Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området Erfarenhet – har deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9-12 år som konsult inom aktuellt område. Har befunnit sig på nivå 3 under minst 2 år. Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp
Självständighet – mycket stor
Nivå 5 Kunskap – kompetens av högsta rang inom aktuellt område, uppfattas som expert på marknaden
Erfarenhet – (som 4) men har befunnit sig på nivå 4 under minst 3 år Ledning – har stor vana och erfarenhet att verka i ledande befattning Självständighet – mycket stor
5.5 Avtalsvillkor
I upphandlingen har allmänna villkor fastställts, vilka ska gälla mellan avropande myndighet och ramavtalsleverantör. Dessa allmänna villkor får inte ersättas av andra om det inte framgår specifikt i respektive villkor. Avropande myndighet uppmanas att läsa igenom de allmänna villkoren innan avropsförfrågan skickas till ramavtalsleverantörerna. Vid behov är det däremot möjligt att precisera villkoren, vilket dock ska göras med försiktighet och med hänsyn till de grundläggande principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet i LOU.
5.5.1 Särskilt om Allmänna villkor
Följande klausuler i Allmänna villkor bör avropande myndighet uttryckligen specificera i sitt avrop:
Miljöpolicy
6.8 Om Kunden så begär ska distansöverbryggande teknik användas i syfte att minska antalet resor. Om Kunden så begär, ska Konsulten följa Kundens mötes-, rese- och miljöpolicy alternativt Kundens uppställda miljömål. Kund och Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx kan överenskomma om att följa Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx miljöpolicy. Sådan överenskommelse ska regleras i Kontraktet.
Leverans och leveranskontroll
8.2 Avtalad leveransdag är den dag då Leveransen ska uppfylla avtalad specifikation. Detta ska kunna kontrolleras av Kunden genom leveranskontroll, om Kunden så önskar. Avtalad leveransdag, tid för eventuell leveranskontroll och eventuell leveranskontrollperiods längd ska anges i tidsplanen. Parterna kan även avtala om leveranskontrollens innehåll och omfattning.
8.3 Leveranskontroll: Provperioden omfattar, om inte annat överenskommits i Kontraktet, de tio (10) arbetsdagar som föregår avtalad leveransdag. För det fall Kontraktet omfattar successiva leveranser tillämpas bestämmelserna i avsnitt 8 (Leverans och leveranskontroll) och avsnitt 15 (Leveransförsening) vid varje successiv leverans.
Rätten till Resultat
12.1 Parterna ska i Kontraktet avtala om rätten till Resultat enligt något av nedanstående alternativ. Om inget alternativ har avtalats tillämpas alternativ b).
a) Samtliga immateriella rättigheter, inklusive upphovsrätten, till Resultat överlåts till Kunden med full förfoganderätt, inklusive rätten att ändra eller vidareöverlåta Resultat. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx får inte utan Kundens medgivande på något sätt nyttja eller förfoga över Resultat.
b) Xxxxxx erhåller en vederlagsfri, icke-exklusiv och i tiden obegränsad nyttjanderätt till Resultat, inklusive en rätt att kopiera, ändra, korrigera och vidareutveckla Resultat. Kunden har rätt att anlita tredje part i syfte att för Kundens behov nyttja Resultat i enlighet med angiven nyttjanderätt. Kunden har inte, annat än vad som framgår av punkt 23.2 (Kund äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt Kontraktet, till ny organisation eller organisationsform för det fall Kunden byter till sådan ny organisation eller
organisationsform), i övrigt rätt att upplåta eller överlåta sin nyttjande enligt ovan. Kundens rätt ska inte på något annat sätt påverka Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt till Resultat.
Leveransförsening och vite
15.2 Försening som beror på Ramavtalsleverantören eller något förhållande på Ramavtalsleverantörens sida berättigar Kunden till vite. Kunden har rätt att i Xxxxxxx ställa upp krav gällande vite. Överenskomna vitesbelopp, grunder och eventuella begränsningar ska anges i Kontraktet. Vite till följd av försening förfaller till betalning 30 dagar efter den tidpunkt under vilken förseningen föreligger och regleras på anmodan av Kunden. Xxxxxx har även rätt till skadestånd inom ramen för avtalad ansvarsbegränsning. Vite som har utgått på grund av försening ska avräknas från sådant skadestånd.
15.4 Om inte annat överenskommits i Kontraktet utgår vite den första dagen med 6 % av vitesunderlaget. Härefter utgår vite med 1 % av vitesunderlaget per påbörjad kalenderdag som dröjsmålet varar, begränsat till ett totalt vite om 12 % av vitesunderlaget.
Förtida upphörande
19.1 Om inte annat överenskommes i Kontraktet äger Kunden rätt att med iakttagande av 30 dagars uppsägningstid, helt eller delvis säga upp ett Kontrakt, avseende ännu inte genomförda delar, utan angivande av skäl.
5.5.2 Säkerhetsskyddad upphandling
Vissa myndigheter omfattas av säkerhetsskyddslagsstiftningen och måste därmed till kontraktet bilägga ett säkerhetsskyddsavtal. Ett sådant avtal kommer att, vid motstridiga uppgifter med övriga bilagor, gälla som högst i rang. Ange i avropsförfrågan om avropet omfattas av säkerhetsskydd och hur detta kommer att hanteras.
I de allmänna villkoren finns ett kortare avsnitt angående sekretess. Om avropande myndighet vill ha en särskild sekretessförbindelse finns det möjlighet att bilägga detta till kontraktet (leverensavtalet). Ange även detta redan i avropsförfrågan.
5.6 Kontrakt (leveransavtal)
När avropet är klart ska ett kontrakt (leveransavtal) upprättas som reglerar uppdraget. En mall för kontrakt återfinns på xxx.xxxxxx.xx.
I upphandlingen har allmänna villkor fastställts, vilka ska gälla mellan avropande myndighet och ramavtalsleverantör. Dessa allmänna villkor får inte ersättas av andra om det inte framgår specifikt i respektive villkor. Vid behov är det även möjligt att precisera villkoren, vilket dock ska göras med försiktighet och med hänsyn till de grundläggande principerna i LOU. Om eventuella avtalsvillkor har specificerats i avropsförfrågan respektive avropssvar ska detta skrivas in i kontraktet.
Notera dock att förutom bilaga Allmänna villkor ska även ramavtalets huvudtext alltid ingå i kontraktet. Därutöver måste även en specifikation (d.v.s. överenskommen omfattning av leveransen samt funktionella och andra krav) upprättas och biläggas kontraktet.
5.7 Krav på skriftlighet och sekretess
I avropsförfrågan ska det anges att avropssvaren ska vara skriftliga. Avropssvaren får inte öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvaren gått ut. Efter att öppnande skett omfattas avropssvaren av absolut sekretess vilket innebär att innehållet i dem ska vara hemligt tills det att beslut fattats om tilldelning av kontrakt.
5.8 Tips och råd vid utformning av avropsunderlag
Avropande myndighet är fri att välja den mest lämpade utvärderingsmetodik och poängmodell för det aktuella avropet. Det väsentliga är att den avropande myndigheten är tydlig i avropsförfrågan avseende vilken utvärderingsmetod som kommer att tillämpas och hur poängsättning, viktning och utvärdering kommer att ske. Ange vad som krävs för en viss poäng eller bedömning. Undvik skalor med motivering som ”fem poäng ges om vi bedömer ert svar vara mycket bra”. Fundera istället och beskriv vad som är mycket bra för er.
Var tydlig med vilka leveranser eller vilket resultat ni ska få levererat samt beskriv utförligt hur leveranskontroll och godkännande ska gå till.
Tydliggör ansvarsfördelningen mellan er, vad ni som kund ska bistå med och vilket ert ansvar är respektive vad som är ramavtalsleverantörens ansvar. Beskriv hur förändringar ska hanteras och villkor(ex kostnader).
Avropande myndighet kan själv avgöra vad som är mest väsentligt i det aktuella avropet, vilka och hur utvärderingskraven viktas. Om avropande myndighet endast vill tillämpa pris som tilldelningskriterium finns denna möjlighet. Den avropande myndigheten måste dock alltid vid utformning av avropsförfrågan följa de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Det är upp till den avropande myndigheten att vid varje avropstillfälle avgöra vilka krav som har direkt koppling till det aktuella upphandlingsföremålet och därmed bör ge ett mervärde i avropet. Avropande myndighet ska alltid värdera proportionaliteten i det aktuella kravet i förhållande till den programvara och/eller tjänst som avropas.
Avropande myndighet kan bortse från de utvärderingskrav som av olika anledningar inte är relevanta för det aktuella avropet.
För att ramavtalsleverantören ska kunna ge ett fast pris krävs att den avropande myndigheten är mycket tydlig i sin beskrivning om vad leveransen ska innefatta. Det är troligtvis lättast för både den avropande myndigheten samt för ramavtalsleverantören att uppskatta rimligheten i ett fast pris om leveransen avser ett ”uppdrag för specifikt resultat”. Det är då viktigt att leveransens resultat är tillräckligt tydligt beskrivet så att samtliga ramavtalsleverantörer offererar sitt pris på samma antaganden och premisser.
Avropande myndighet bör notera att ramavtalsleverantören inte har rätt att delegera rätten att ta emot och besvara avropsförfrågningar, teckna kontrakt eller fakturera kund till underleverantör.
5.9 Kommunikation med ramavtalsleverantör
Om en ramavtalsleverantör upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas denna att ställa en skriftlig fråga till den avropande myndigheten. Svar på frågor som kan förväntas vara av intresse för fler ramavtalsleverantörer ska skriftligt tillhandahållas till samtliga ramavtalsleverantörer. Svar ska tillhandahållas inom skälig tid.
5.10 Kontraktstilldelning
Kontraktet ska tilldelas den ramavtalsleverantör som har lämnat det för avropande myndighet bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan.
Då beslut om ramavtalsleverantör fattats ska samtliga ramavtalsleverantörer snarast möjligt skriftligen meddelas om beslutet samt skälen för detta. Statens inköpscentral rekommenderar att avropande myndigheter skickar ut detta meddelande elektroniskt. Avropande myndighet kan teckna kontrakt direkt efter meddelat tilldelningsbeslut. Önskar myndigheten säkerställa att ingen framtida ogitlighetstalan kan föras gällande kontraktet måste myndigheten vänta 10 dagar innan kontrakt tecknas med vinnande ramavtalsleverantör (s.k. frivillig avtalsspärr).
Skickas inte meddelande om beslut elektroniskt ska avtalsspärren istället vara lagstadgade 15 dagar. En ansökan om överprövning av ett avtals giltighet ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom sex (6) månader från det att kontraktet (leveransavtalet) tecknades.
Xxxxx räknas från och med dagen efter att meddelandet om beslut om tilldelning av kontrakt har skickats. Ange i meddelandet när kontrakt avses att tecknas. Statens inköpscentral vill uppmärksamma avropande myndighet om tillämpningen av den sk söndagsregeln som innebär att tidsfrister som löper ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag.
Om inget avropssvar motsvarar avropande myndighetens krav ska samtliga tillfrågade ramavtalsleverantörer meddelas om att myndigheten inte har för avsikt att teckna ett kontrakt med någon av ramavtalsleverantörerna. Samma sak gäller om myndigheten av oförutsedda händelser, exempelvis sparkrav, inte kan genomföra avropet. Detta bör dock anges redan i avropsförfrågan, d.v.s. till exempel att avropande myndighet kan komma att avbryta avropet om oförutsedda händelser inträffar, så som exempelvis sparkrav på myndigheten.
5.11 Kontraktsuppföljning
Efter att kontraktet är tecknat med en leverantör, tänk på att följa upp priser, leveranser och övriga villkor som överenskommits om och som framgår av kontraktet.
Avvikelser och brister kan vara både vites- och hävningsgrundande samt grund för uppsägning. Var noga med att dokumentera alla avvikelser och brister för att kunna påvisa för leverantören vid ett tvisteförfarande. Se vidare ”Vägledning för kontraktsuppföljning” från Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet:
6 Övrigt
På xxx.xxxxxx.xx finns mer information och stöd vid avrop såsom:
• mall för avropsförfrågan
• mall för kontrakt (leveransavtal)ramavtalsinformation per ramavtalsleverantör
• sändlista för att skicka avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer
Under varje aktuellt ramavtal finns även information om aktuell kontaktinformation per ramavtalsleverantör samt aktuella underleverantörer.
På ramavtalsleverantörernas egna webbplatser finns information om deras produkt- och tjänsteutbud. Direktlänk till dessa sidor finns på ramavtalsleverantörens avtalssida på xxx.xxxxxx.xx