Avropsförfrågan

2023-02-25 IT-konsulter, dnr: 512378

Avropsförfrågan

Roslagsvatten AB inbjuder härmed ramavtalsleverantörer inom SKL Kommentus Inköpscentral AB:s ramavtal IT-konsulttjänster 2016 att inkomma med avropssvar på Roslagsvattens avropsförfrågan.

1.1Allmän information

Roslagsvatten AB organisationsnummer 556142-2394, är ett kommunalägt Avfalls- och VA-bolag med cirka 160 anställda. Roslagsvatten ser till att 130 000 människor får rent dricksvatten varje dag. Roslagsvatten bygger ut och underhåller ledningsnäten så att de håller lång tid framöver och renar det använda avloppsvattnet.

Roslagsvatten är verksamma i Österåkers kommun, Vaxholms stad, Knivsta kommun, Vallentuna kommun och Ekerö kommun. I Österåker och Vaxholm tar Roslagsvatten även hand om avfallet och driver återvinningscentralerna. För Täby sköter Roslagsvatten fakturering av vatten- och avloppstjänster samt hanterar kundfrågor kring fakturering och taxor.

Ytterligare information om Roslagsvatten kan erhållas på xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.

Bakgrund

Roslagsvatten har ett strategiskt mål att bli ”Topp 5 om 5!” vilket innebär att bli ett av de 5 främsta VA-bolagen i Sverige inom 5 år (2024). En av grundförutsättningarna för att kunna nå det målet är modernisera och effektivisera verksamheten med hjälp av IT.

Roslagsvatten har en administrativ IT-miljö (IT) som är utkontrakterad och en operationell IT-miljö (OT) i egen regi som används för att styra, övervaka och samla in data om anläggningar i t.ex. SCADA-system. Historisk har dessa två IT-miljöerna varit separerade men för att kunna ta informerade beslut och arbeta proaktivt behöver den data som samlas in kunna analyseras tillsammans med data från andra system, t.ex. ekonomi- och underhållssystem.

Roslagsvattens huvudprocesser omfattar VA-utbyggnad, VA-försörjning, Kundservice samt Avfall och Miljölogistik. Till det har Roslagsvatten ett flertal stödprocesser som ekonomi, HR, Miljö och Kvalitet, Inköp och IT.

Inom Roslagsvatten har ett arbete påbörjats med att se över de IT-stöd som används för att medarbetare, både interna och externa, ska kunna få tillgång till rätt information, vid rätt tid och med rätt behörighet. Det finns ett stort behov hos både interna och externa intressenter att hitta ändamålsenliga system som stödjer Roslagsvattens processer och ökar tillgängligheten hos information. Det finns i samband med detta även ett behov av att se över befintliga processer då de till stor del är anpassade utifrån nuvarande IT-miljö.

Då Roslagsvatten är ett kommunalt bolag samt bedriver även samhällsviktig verksamhet berörs verksamheten av ett flertal lagar, bland annat Säkerhetsskyddslagen, Lag (2018:1174) om informationssäkerhet för samhällsviktiga och digitala tjänster, arkivlag mm.

Flödet av information inom och mellan olika processer och system är en central del i att effektivisera Roslagsvattens verksamhet. Likväl som att se över vilka system som behövs och vilka processer som respektive system ska stödja.

Det finns flera pågående initiativ vad gäller Xxxxxxxxxxxxxx IT-miljö, bland annat:

• Dokument- och ärendehanteringssystem inklusive diarium: upphandling pågår och beräknas vara klar kvartal 1 2021.

• E-tjänsteplattform: FKU beräknas göras under våren 2021 för att kunna införas tillsammans med det nya dokument- och ärendehanteringssystemet.

• Underhållssystem: förstudie och behovsanalys som beräknas vara klar december 2020.

• E-handelssystem: behovs- och kravanalys pågår och upphandling beräknas vara klar kvartal 2 2021.

• IT-infrastruktur för OT: ett nytt datacenter för OT-miljön ska byggas upp för att kunna hantera VA-försörjnings framtida behov.

• IT Service Management: införande av grundläggande it-processer och arbete enligt etablerad praxis.

• Nextcloud: Beräknas införas under kvartal 1 2021. Primärt för fildelning med externa parter men det finns mycket funktionalitet som kan införas.

• Namngivningsstandard: beslut om införande av standard ISO/IEC 81346 ”Industrial systems, installations and equipment and industrial products” inom VA-försörjning.

1.2Typ av uppdrag

Detta avrop avser resursuppdrag.

1.3Omfattning

Avropet omfattar en (1) konsult om totalt ca 1500-1600 timmar. Konsulten kommer arbeta under 2021-2022.

1.4Ort för utförande

Uppdraget ska utföras på plats hos Roslagsvatten i den omfattning som krävs för uppdraget i Roslagsvattens lokaler på Xxxxxxxx 0 x Xxxxxxxxxx. Möjlighet finns att arbeta på distans enligt överenskommelse.

1.5Formulär för avropssvar

Detta dokument är utformat som ett svarsformulär. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svar ska lämnas direkt i formulärets kryss- och textrutor eller i en bilaga med en tydlig hänvisning i formuläret vid relevant avsnitt.

1.6Kontaktuppgifter avropande myndighet

Avropande Myndighet: Roslagsvatten AB

Avdelning: Inköp

Kontaktperson för Avropsförfrågan: Xxxxx Xxxxxxx

Besöksadress: Xxxxxxxx 0, 000 00 Åkersberga

Telefon: 000 000 00 00

E-post: Xxxxx.Xxxxxxx-xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

1.7Avropsförfarande

Avrop genomförs som en förnyad konkurrensutsättning på SKL Kommentus Inköpscentrals ramavtal IT-konsulttjänster 2016, anbudsområde IT-konsulter. Endast behöriga ramavtalsleverantörer kan lämna anbud.

1.8Handlingar

Avropsförfrågan består av följande handlingar:

• Avropsförfrågan (detta dokument)

• RV utkast kontrakt

1.9Personuppgifter

Inom ramen för uppdraget kommer konsulten att för Roslagsvattens (Personuppgiftsansvarig) räkning komma att behandla personuppgifter. Detta regleras i sekretessavtal med konsulten.

1.10Kontraktstid

Uppdraget önskas utföras under 2021-2022.

2Administrativa föreskrifter

2.1Ramavtalsleverantörsuppgifter

Ramavtalsleverantörens företagsnamn:

Klicka eller tryck här för att ange text.

Organisationsnummer:

Klicka eller tryck här för att ange text.

Adress:

Klicka eller tryck här för att ange text.

Postadress:

Klicka eller tryck här för att ange text.

Telefonnummer (växel):

Klicka eller tryck här för att ange text.

Kontaktperson för avropssvaret

Namn: Klicka eller tryck här för att ange text.

Telefonnummer: Klicka eller tryck här för att ange text.

E-post: Klicka eller tryck här för att ange text.

Ev underleverantör som anlitas för uppdraget

Företagsnamn: Xxxxxx eller tryck här för att ange text.

Organisationsnummer: Klicka eller tryck här för att ange text.

2.2Frågor och svar under avropstiden

Sista dag för Leverantören att ställa frågor: 2021-01-28

Sista dag för Beställaren att svara på frågor: 2021-01-29

Frågor ställs via: e-post Xxxxx.Xxxxxxx-xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

Svar på frågor distribueras via: e-post

Under anbudstiden är det inte tillåtet för Roslagsvatten att diskutera avropssvar, utvärdering etc. med ramavtalsleverantörer på ett sådant sätt att någon leverantör gynnas eller missgynnas. Finner ramavtalsleverantören att avropsförfrågan eller tillhörande dokument i något avseende är oklart eller har något att anföra mot dess innehåll, ska detta omedelbart och under svarstiden skriftligen meddelas till ansvarig upphandlare.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska själv se till att denne tar del av svar på frågor och eventuell övrig information under svarstiden. Ställda frågor av allmänt intresse, som avidentifierats, och svar samt eventuell ytterligare information om inbjudan (såsom förtydliganden och ev. rättelser) kommer att skickas till samtliga ramavtalsleverantörer som erhållit avropsförfrågan.

2.3Inlämnande av avropssvar

Avropssvaret ska vara formulerat på svenska.

Avropssvar ska lämnas via: e-post Xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

Leverantören ska lämna efterf​rågade svar och redovisningar i svarsrutorna i denna förfrågan, samt i de bilagor där dessa efterfrågas.

Samtliga krav ska vara uppfyllda för att avropssvar ska kunna prövas.

Leverantören får offerera fler konsulter än som efterfrågas i avropsförfrågan. Endast de tre (3) mest kvalificerade konsulterna från de anbudsgivare som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet baserat på utvärderingsmodellen kommer intervjuas.

Alternativa avropssvar accepteras ej. Avropssvaret får inte innehålla reservationer eller avvikande villkor.

Avropssvaret ska innehålla följande dokument för att prövas:

• Komplett ifylld Avropsförfrågan (detta dokument)

• CV på offererade konsulter

• Referensuppdrag

2.4Sista svarsdag

Avropssvaret ska ha inkommit till Roslagsvatten AB senast 2021-02-04. Denna dag betecknas som ”sista svarsdag”. Avropssvar som inkommer efter detta datum prövas inte.

2.5Avropsvarets giltighetstid

Avropssvaret ska vara bindande t o m 2021-05-04.

2.6Beslut om tilldelning

Beslut om vilken ramavtalsleverantör som kommer att tilldelas kontrakt samt information om utvärderingen kommer att meddelas samtliga Ramavtalsleverantörer som inkommit med avropssvar till samma e-postadress som mottagit denna avropsförfrågan.

Tilldelningsbeslut utgör inte en accept i avtalsrättslig mening.

Bindande kontrakt uppkommer först när båda parter skriftligt undertecknat kontraktet. Avropet är avslutat först när kontraktet undertecknats eller avropet avslutats på annat sätt.

Det avropssvar som antas utgör för leverantören en förbindelse att leverera de offererade tjänsterna.

Roslagsvatten tillämpar för detta avrop frivillig avtalsspärr på tio (10) dagar. Kontrakt tecknas därför tidigast elva dagar efter det att beslut meddelats enligt bestämmelsen om avtalsspärr.

3Kravspecifikation

3.1Uppdraget

Som IT-arkitekt kommer du tillsammans med Xxxxxxxxxxxxxx IT-chef arbeta för att säkerställa att den digitala arbetsmiljön och val av IT-system stödjer verksamheten samt säkerställer ett holistiskt perspektiv. Du kommer även arbeta med verksamhetens processer, information och system i samverkan för att säkerställa sambandet mellan informationsflöden, verksamhetsprocesser och system.

Uppdraget syftar till att stödja Roslagsvatten i att:

• Ta fram en målarkitektur för hur processer och information ska relatera till olika system. Detta inkluderar att skapa verksamhetsmodeller där främst processer, information och dess relation till olika system framgår.

• Vägleda och styra kravställning och användning av de IT-stöd som behövs för att verksamheten ska kunna bedrivas effektivt och att relevanta avgränsningar kan göras för vilket IT-stöd som ska användas för vilken information samt i vilken/vilka processer.

• Identifiera och prioritera större initiativ för att få en digital arbetsmiljö som stödjer Roslagsvattens olika funktioner och roller, exempelvis drift- och underhållstekniker och ingenjörer inom VA-försörjning, projektledare och projektörer vid VA-utbyggnad, kundservicemedarbetare, kommunikatörer, ekonomer m.fl.

• Identifiera behov av integration mellan olika IT-stöd för att på sikt kunna skapa en integrerad och visualiserad IT-miljö där intressenter har tillgång till den information som behövs vid rätt tillfälle.

• Projekt- och systemkoordinering av pågående och kommande initiativ, t.ex. koordinera införande av nya system såsom dokument- och ärendehanteringssystem inklusive diarium, e-tjänsteplattform och e-handelssystem samt kravställning och upphandling av exempelvis underhållssystem, SCADA-system, kontorsstöd såsom intranät, videokonferenssystem, projektledningsstöd och integrationsmotor.

• Utveckla riktlinjer, mallar, verktyg, metoder, principer och styrmodeller som används för arkitekturarbetet.

Arkitekturen ska även skapa förutsättningar för framtida möjligheter i form av exempelvis 3D-visualisering (t.ex. byggnadsinformationsmodellering, BIM), VR, IoT, RPA och AI.

3.2Roll

Leverantören ska tillhandahålla IT-konsult(er) som uppfyller krav enligt specifikationerna i 4.1 Enterprisearkitekt och 4.2 Verksamhetsarkitekt.

3.3Kompetensnivå

Leverantören ska tillhandahålla konsulter som befinner sig på nivå 4 enligt definitionen i Ramavtalet. I övrigt ska konsulten uppfylla kraven enligt nedan.

Erbjuden konsult ska ha	Ange var i CV kravuppfyllnad framgår
Minst 10 år erfarenhet inom motsvarande uppdrag	Klicka eller tryck här för att ange text.
Minst 5 år erfarenhet av projektledning	Klicka eller tryck här för att ange text.
Minst 5 års erfarenhet av arbete enligt ett etablerat arkitekturramverk, t.ex. TOGAF	Klicka eller tryck här för att ange text.
Stor erfarenhet av att dokumentera resultatet strukturerat	Klicka eller tryck här för att ange text.
Förmåga att pedagogiskt dela med sig av sin expertis	Xxxxxx eller tryck här för att ange text.
Konsulten ska behärska det svenska språket väl i både tal och skrift	Klicka eller tryck här för att ange text.
Social kompetens	Klicka eller tryck här för att ange text.

Krav på tidigare erfarenhet ska styrkas till avropssvaret bilagt CV.

Konsulten ska ha erfarenhet av liknande uppdrag. Detta ska styrkas genom att avropsgivaren till avropssvaret lämnar en beskrivning av de senaste 3 årens motsvarande uppdrag i en bilaga. Följande uppgifter ska framgå:

• Beskrivning av referensuppdrag (2 A4-sida)

• Uppdragsgivare

• Kontaktperson hos uppdragsgivare

• Telefonnummer till kontaktperson

• E-postadress till kontaktperson

För att kontrollera att angivna uppgifter är korrekta kan referenten komma att kontaktas via e-post eller telefon. Referenten ska vara vidtalad.

Xxxx på offererad konsult: Enterprisearkitekt/Verksamhetsarkitekt

Klicka eller tryck här för att ange text.

Hänvisning till bilaga där CV för offererad konsult framgår:

Xxxxxx eller tryck här för att ange text.

Hänvisning till bilaga i vilken referensuppdrag framgår:

Klicka eller tryck här för att ange text.

4Utvärdering av avropssvar

4.1Prövning och utvärdering

Prövning av avropssvar sker i två steg:

1. I det första steget kontrolleras att avropssvaren uppfyller samtliga krav som angetts i avropsförfrågan. I det fall leverantören inte uppfyller samtliga ställda krav kommer avropssvaret inte att gå vidare till utvärdering.

2. I det andra steget utvärderas avropssvaren mot nedanstående angivna utvärderingskriterier

Roslagsvatten kommer att anta en eller flera leverantörer, som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret baserat på bästa förhållande mellan pris och kvalitet utifrån följande tilldelningskriterier:

1. Mervärde – Erfarenhet

2. Mervärde – Intervju

3. Timpris

4.2Utvärderingsmodell

Utvärderingsmodellen bygger på en så kallad mervärdesmodell där prisavdrag erhålls för erbjuden kvalitet.

Ramavtalsleverantörens avropspris minskat med det totala prisavdraget för kvalitet, utgör avropssvarets utvärderingspris.

Formeln för utvärderingen är följande:

Offererat timpris – Mervärde 1 – Mervärde 2 = Utvärderingspris

Den ramavtalsleverantör som har lägst utvärderingspris står för det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret och kommer tilldelas kontrakt.

Om två eller flera avropssvar får samma utvärderingspris kommer den ramavtalsleverantör vars avropssvar erhåller högst prisavdrag för kvalitet antas. Om det ändå inte går att skilja anbuden åt kommer lottning att genomföras för att få fram det vinnande avropssvaret.

4.3Mervärde

4.3.1Mervärde 1 – Erfarenhet

Mervärde	Möjligt prisavdrag	Mervärdet besvaras med Ja eller Nej.	Om Ja, ange var i CV kompetens framgår
Erfarenhet av processindustri	50 SEK	Klicka eller tryck här för att ange text.	Klicka eller tryck här för att ange text.
Erfarenhet av Operational Technology (OT)	50 SEK	Klicka eller tryck här för att ange text.	Klicka eller tryck här för att ange text.
Erfarenhet av Engineering Technology (ET)	50 SEK	Klicka eller tryck här för att ange text.	Klicka eller tryck här för att ange text.

Totalt prisavdrag 150 SEK. Om alla mervärden besvaras med Nej – erhålls inget (0) mervärde.

2. Mervärde 2 - Intervju

Roslagsvatten kommer att genomföra intervju med de tre (3) konsulter som bedöms ha störst chans att tilldelas uppdraget baserat på offererat timpris och möjligt prisavdrag i Mervärde 1 – Erfarenhet.

Roslagsvatten beräknar att intervjuerna kommer att genomföras på distans via t.ex. Skype enligt överenskommelse. Intervjuerna beräknas ta upp till en timme.

Intervjufrågorna kommer att baseras på de krav och mervärden som ställts kopplat till kompetens och erfarenhet.

Nedan mervärden kommer att utvärderas under intervjun.

Mervärde	Möjligt prisavdrag
Konsultens kommunikativa förmåga, d.v.s. konsultens förmåga att formulera sig väl i tal samt konsultens förmåga att förmedla sina kunskaper.	Mycket Bra: SEK 150 Bra: SEK 75 Tillför inget mervärde: SEK 0
Konsultens förståelse för uppdraget och hur konsulten avser att ta sig an det.	Mycket Bra: SEK 150 Bra: SEK 75 Tillför inget mervärde: SEK 0

Definition av möjligt prisavdrag:

• Mycket bra - Konsulten visar på mycket god kommunikativ förmåga, formulerar sig mycket väl och förmedlar sina kunskaper på ett mycket tydligt sätt.

• Bra - Konsulten visar på god kommunikativ förmåga, formulerar sig väl och förmedlar sina kunskaper på ett tydligt sätt.

• Tillför inget mervärde - Konsulten tillför inget mervärde.

4.4Pris

Leverantören ska ange timpris för offererad konsult i svenska kronor exklusive mervärdesskatt

Observera att leverantören inte får offerera ett timpris som är högre än det taktimpris som leverantören har angett i ramavtalet för aktuellt kompetensområde och kompetensnivå. Priser ska inkludera samtliga kostnader som krävs för utförandet av uppdraget.

Namn på konsulterna	Timpris
Klicka eller tryck här för att ange text.	SEK: Klicka eller tryck här för att ange text.
Klicka eller tryck här för att ange text.	SEK: Klicka eller tryck här för att ange text.
Klicka eller tryck här för att ange text.	SEK: Klicka eller tryck här för att ange text.

5Fakturainformation och fakturamärkning

Fakturering sker månadsvis. Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering.

Faktura sänds som e-faktura (observera att PDF inte är ett godkänt format) till xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. VAN-leverantör är Kofax (fakturaportalen). E-fakturakravet kommer från riksdagens nya lag SFS 2018:1277.

Fr o m 2019-01-01 klassas Roslagsvatten AB som ett byggföretag, vilket innebär att fakturor med byggtjänster skall ställas utan moms.

Följande information ska finnas på fakturan:

• Företagsinformation - Roslagsvatten AB, 556142-2394, Box 437, 184 26 Åkersberga

• GLN- nummer: 0000000000000
• Betalningssätt - PG, BG eller bankkonto/IBAN
• Fakturadatum
• Fakturanummer
• Förfallodatum - Roslagsvatten förbehåller sig rätten att om inte annat är avtalat betala fakturan tidigast 30 dagar efter ankomstdatum.
• Fakturareferens (Anges av beställaren vid avrop)
• Fakturabelopp
• Momsbelopp
• Ert organisationsnummer, VAT/momsregistreringsnummer namn och adress
• Datum för utförd tjänst
• Om aktuell specifikation enligt dagbok och upparbetat belopp enligt tidigare fakturering
• Faktura ska märkas med Avtalsnummer AV3599