Riktlinjer för sponsring i Täby kommun
Riktlinjer för sponsring i Täby kommun
Beslutat av: [Beslutat datum] Diarienr. [Dnr]
Innehåll
3
3
2.1. Definition av sponsring 3
3
3.2. Utgångspunkter vi prövning 4
7
Dessa riktlinjer syftar till att tydliggöra på vilka grunder som kommunens beslut om att ingå sponsringsavtal ska fattas.
2.1. Definition av sponsring
Sponsring är ett samarbete på affärsmässiga grunder till ömsesidig nytta för två eller flera parter. Sponsorn ger kontanta medel, varor eller tjänster mot att den sponsrade tillhandahåller någon form av motprestation vanligtvis i form av rätten att exponera sitt namn. Har inga krav på motprestation avtalats är det inte fråga om sponsring utan om exempelvis ett bidrag, gåva eller donation. Sådana transaktioner omfattas inte av dessa riktlinjer.
Sponsring kan antingen ske genom att kommunen är mottagare av sponsrade medel eller genom att själva bidra med sponsrade medel i form av sponsor.
Det finns en skillnad mellan sponsring och kommersiell marknadsföring, d.v.s. reklam. För att anses som sponsring får meddelandet endast innehålla uppgift om vem som står bakom sponsringen, exempelvis företagets namn.
3.1. Grundvillkor
Kommunen ska beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet i sin verksamhet. Allmänheten och de anställda ska alltid kunna känna förtroende för att den kommunala verksamheten bedrivs korrekt samt präglas av integritet och rättssäkerhet. Ärenden som sponsring ska därför präglas av öppenhet för att säkerställa att någon anledning till ifrågasättande av verksamheten inte uppkommer.
För verksamheter i vilka det förekommer myndighetsutövning gentemot enskilda är kraven på objektivitet och opartiskhet i verksamheten särskilt starka. I sådana verksamheter gäller särskild restriktivitet beträffande ingående av sponsringsavtal.
3.2. Utgångspunkter vi prövning
Vid prövning av om sponsorstöd skall lämnas eller mottagas skall följande villkor vara uppfyllda.
− Sponsringen skall ha ett uttalat och seriöst syfte och ett naturligt eller nyttigt samband med den sponsrade verksamheten.
− Sponsringen får inte genom sina villkor eller på annat sätt vara oförenligt eller olämpligt med hänsyn till kommunens roll och uppgifter.
− Sponsring får inte genom sina villkor eller på anat sätt vara eller uppfattas som oförenligt med kommunens övergripande mål och den verksamhet som stödet avser.
− Sponsring får inte strida mot lagstiftningen om offentlig upphandling, objektivitetsprincipen eller likställighetsprincipen.
− God balans ska råda mellan sponsorbidrag och motprestation så att sponsring inte framstår som ett otillåtet stöd till enskild näringsidkare.
− Den offentliga verksamheten skall huvudsakligen finansieras med skatter.
Finansiering av verksamhet med hjälp av sponsormedel får endast utgöra ett mindre komplement till samhällets finansiering.
− Krav på inflytande eller medbestämmande från externa intressenter som påverkar den sponsrade verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet är inte tillåtna.
− Sponsringsavtal får inte innebära någon exklusiv rätt för en sponsor att lämna kontakter eller leverera varor och tjänster till kommunen.
− Kommunens motprestation vid sponsring ska stå i rimlig proportion till den nytta kommunen har av sponsorbidraget.
3.3. Beslut
Beslut om upplåtelser av kommunala anläggningars namn och frågor rörande kommunens fastigheter fattas av kommunstyrelsen.
Beslut om att sponsra en viss verksamhet samt om mottagande av sponsring av kommunal verksamhet fattas av berörd nämnd och styrelse.
3.4. Innehåll i avtal
Avtal om sponsring med kommunen som part ska vara skriftliga och redogöra för sponsringens syfte, omfattning och parternas ålägganden gentemot varandra och innehålla följande:
− Namn, adress och organisationsnummer
− Kontaktpersoner
− Syfte med sponsring
− Aktiviteten
− Sponsorns åtagande
− Mottagarens åtagande
− Avtalstid
− Redovisningskrav
− Formen för uppsägning av avtalet och om förutsättningarna förändras
− Formen för lösning av eventuell tvist om avtalets tillämpning
I avtal där kommunen är sponsor ska kommunen alltid säkerställa att om ett evenemang eller arrangemang som har sponsrats av kommunen ställs in, ska sponsringen återbetalas. Detsamma gäller för sponsring till föreningar eller organisationer som upphör med verksamheten under tiden för gällande sponsorkontrakt.
Innan ett eventuellt beslut om förlängning av ett sponsringsavtal fattas ska en utvärdering av det dittillsvarande samarbetet verksamheten. Eventuell förlängning av skall godkännas av berörd nämnd eller styrelse.
Kommunen ska förbehålla sig rätten i varje enskilt fall att avböja eller avbryta ett sponsorsamarbete av etiska skäl eller av de skäl som anges i texten nedan.
Redovisning av sponsormedel ska redovisas i enlighet med gällande redovisningsregler.
3.5. Sponsring av icke kommunal verksamhet (kommunen som sponsor)
Kommunen kan besluta om sponsring av idrott som bedrivs på elitnivå samt publikdrivande arrangemang inom idrotts- och kulturlivet. Sponsring ska ske på affärsmässiga och objektiva grunder. Sponsring kan inte ske med personella resurser. Sponsring skall ge ett mervärde för kommunen i form av stärkt varumärke som boende kommun eller som arbetsgivare.
Sponsring får endas ske av publika evenemang. Sponsring av lokaler får endast ske om allmänheten äger tillträde till lokalerna under evenemang. Sponsring kan även innebära att kommunen står för en del av marknadsföringskostnaderna i samband med olika evenemang under förutsättning att Täbys namn lyfts fram i samband med detta.
3.6. Sponsring av kommunal verksamhet (kommunen mottagare)
Sponsring får endast mottagas från sponsorer vars verksamhet kännetecknas av:
− att verksamheten drivs seriöst, i enlighet med lag och inte har skulder till det offentliga,
− att verksamheten drivs ansvarsfullt och i enlighet med god marknadsföringssed,
− att verksamheten ur etisk synpunkt kan accepteras av kommunen. Sponsorstöd får inte tas emot från politiska eller religiösa organisationer.
3.7. Sponsring i form av försäljning av anläggningars namn
Kommunen kan besluta om namnförsäljning av kommunens idrottsplatser och publika hallar med läktare i utbyte mot sponsring av kommunens verksamhet eller av verksamhet som bedrivs av förening som utnyttjar dessa anläggningar för sin verksamhet.
Kommunen ska godkänna sponsor, anläggningens namn samt utförande och placering av skyltar och liknande. Yttrande ska inhämtas av namnberedning innan beslut.
Om mottagare av sponsringen är förening eller föreningar som nyttjar anläggningen ska de i ansökan till kommunen anges vad sponsringsmedlen ska användas till. Om
anläggningen disponeras av flera föreningar ska, om ansökan inte är gemensam, sökande förening bifoga yttrande från övriga föreningar som disponerar anläggningen.
Krav på inflytande eller medbestämmande från externa intressenter över verksamhetens innehåll eller beslutsprocess på grund av sponsring får inte förekomma.
Sponsringsmedel mottagna som ersättning för en namnförsäljning får användas för investeringar som kommer all verksamhet i berörd anläggning till nytta eller till nytta för samtliga i anläggningen verkande föreningars barn- och ungdomsverksamhet, Täby kommun ska äga de investeringar som görs i anläggningen med sponsringsmedlen.
Namnförsäljning får endast ske till sponsorer vars verksamhet kännetecknas av:
− att verksamheten drivs seriöst, i enlighet med lag och inte har skulder till det offentliga,
− att verksamheten drivs ansvarsfullt och i enlighet med god marknadsföringssed,
− att verksamheten ur etisk synpunkt kan accepteras av kommunen. Sponsorstöd får inte tas emot från politiska eller religiösa organisationer.
4. Uppföljning och revidering
Uppföljning av ingångna sponsringsavtal ska följas upp löpande och om förutsättningarna förändras under pågående avtalstid ska samverkan utvärderas utifrån de nya förutsättningarna.
Riktlinjerna uppdateras vid behov.