Tjänstebilaga – Användarassistans

Tjänstebilaga 3.2

v. 180502

Tjänstebilaga – Användarassistans

Bakgrund och syfte

För att underlätta för de Användare, vilken av olika skäl inte kan ta del av sin pensionsinformation och sina pensionsprognoser (Grundtjänsten) direkt via Tjänsterna på minPension, har Min Pension skapat en möjlighet för Användaren att (tills vidare) via Pensionsmyndigheten få hjälp att komma åt Grundtjänsten. Denna lösning bygger på att Pensionsmyndigheten lämnar Användarassistans åt Användare efter särskilt medgivande.

Användarassistans innebär att Pensionsmyndigheten i samverkan med Min Pension erbjuder en servicetjänst till Användare. Denna tjänst ska vara begränsad till och överensstämma med de ändamål som finns beskrivna i Avtalet och säkerställa att Användare får tillgång till samma tjänsteutbud som om Användaren nyttjar Grundtjänsten direkt.

Inriktningen är att på ett enkelt sätt göra det möjligt för Användaren att lämna fullmakt till Pensionsmyndigheten via kundservice i en telefonilösning, i syfte att Pensionsmyndigheten via Användarassistans får tillgång till Användarens information i Grundtjänsten.

För att säkerställa såväl legala krav som Min Pensions krav på effektiv administrativ hantering, utifrån bl.a. säkerhetsaspekter och systemtekniska krav, har följande krav utarbetats för hur Pensionsmyndigheten ska förfara vid tillhandahållandet av Användarassistans åt Användaren.

1. Krav på Pensionsmyndigheten vid tillhandahållande av Användarassistans

Vid tillhandahållande av Användarassistans ska Pensionsmyndigheten dokumentera och för Min Pension kunna uppvisa dokumentation på att villkoren i denna bilaga och Min Pensions övriga krav är uppfyllda.

Uppkommer anledning att, utifrån vad som från tid till annan anses vara god branschpraxis vid identifiering och utförande av rättshandlingar via telefon, låta Användare utföra rättshandlingar på annat sätt eller i annan ordning än vad som utgör riktlinjer i denna bilaga ska dessa godtas om de är så tydliga och självförklarande att de uppenbarligen ger samma skydd mot missbruk och manipulationer.

Uppgifterna är endast avsedda för Användaren varvid all annan användning av Uppgifterna inte är tillåten.

Pensionsmyndigheten och Min Pension ska löpande med beaktande av teknisk utveckling och säkerhetskrav gemensamt besluta om eventuella avvikelser eller justeringar av denna bilaga. Sådana avvikelser ska antecknas varvid denna bilaga ska uppdateras med aktuella avvikelser eller justeringar. Övriga Anslutna Pensionsaktörer ska informeras om ändringar i denna bilaga.

2. Telefonilösningen - Krav på åtgärder

2.1 Inledande identifiering och ingående av avtal m.m.

Vid telefonkontakten ska Pensionsmyndigheten:

a) Identifiera individen genom att i första hand använda tvåfaktorsautentisering, eller om sådan autentisering inte kan användas, genom lämplig rutin för säker identifikation,

b) Informera individen om hur erbjudandet av Användarassistans ser ut, och att det krävs en fullmakt för att Pensionsmyndigheten ska få kontrollera med Min Pension om individen redan är Användare hos Min Pension, och

c) därefter sluta muntligt avtal med individen om att tillhandahålla Användarassistans och fullmakt för att undersöka om individen är Användare.

Vid samtalet ska en tydlig punkt finnas där nedanstående åtgärder bekräftas av individen;

- uppdraget för Pensionsmyndigheten att utföra Användarassistans accepteras

- fullmakt lämnas för Pensionsmyndigheten att utföra uppdraget

- bekräftelse att information om den behandling av den enskildes personuppgifter som kan komma att ske har lämnats

2.2 Om Pensionsspararen inte är Användare

När åtgärderna enligt ovan lett fram till en inledande identifiering, att beskrivna rättshandlingar utförts och att det klarlagts att individen inte är Användare hos Min Pension, ska Pensionsmyndigheten se till att individen genomför följande rättshandlingar:

a) ge Pensionsmyndigheten i uppdrag att för individens räkning godkänna användarvillkoren för Tjänsterna på minPension och

b) bekräfta att denne fått information om behandlingen av personuppgifter vid Min Pension, samt

c) ge Pensionsmyndigheten fullmakt att företräda individen i kontakten med Xxx Xxxxxxx, för godkännande av avtalsvillkoren och för att kommunicera eller distribuera innehållet av Uppgifterna till och göra prognoser i Grundtjänsten för Användaren.

Pensionsmyndigheten ska säkerställa att godkännanden m.m. enligt ovan sker genom knapptelefon i en automatiserad talsvarsslinga eller på annat sätt där individens handlingar kan dokumenteras.

Användarvillkoren för Tjänsterna på minPension medför i huvudsak följande:

a) Fullmakt för Min Pension att få inhämta Användarens uppgifter från Anslutna Pensionsaktörer enligt Användarvillkoren,

b) Uppdrag för Min Pension att få inhämta Användarens uppgifter från Anslutna Pensionsaktörer enligt Användarvillkoren

2.3 Om Användaravtal redan tecknats

I de fall Användaravtal redan tecknats och den individ som önskar Användarassistans redan är Användare ska Användaren, efter inledande identifiering, på ett erforderligt, sätt vilket ska dokumenteras av Pensionsmyndigheten:

a) Godkänna aktuell version av Användarvillkoren och bekräfta mottagandet av information om behandling av personuppgifter hos Min Pension

b) ge Pensionsmyndigheten fullmakt att företräda Användaren så att Min Pension kan lämna ut uppgifter om Användarens pension som Användaren begärt.

3. Krav på dokumentation

Samtliga överenskommelser, avtal eller andra rättshandlingar, som Pensionsmyndigheten ingått med individen/Användaren eller Xxx Xxxxxxx för dennes räkning ska dokumenteras av Pensionsmyndigheten genom upprättande av en elektroniskt stämplad handling som innehåller minst följande uppgifter;

a) en elektronisk äkthetsstämpel som omfattar informationen i dokumentet,

b) individens/Användarens personnummer,

c) tidpunkten för när individen/Användaren har identifierats, och

d) en kod eller motsvarande som refererar till de för aktuell tidsperiod gällande handlingar som redovisar innehållet i individens/Användarens rättshandlingar via talslinga och det uppdrag som lämnats till Pensionsmyndigheten och det avtal som tecknats med Min Pension.

Denna handling och de handlingar som koden hänvisar till ska genast sändas till Användaren i en läsbar och varaktig form jämte Informationsbladet Så här behandlas dina personuppgifter hos Min Pension (länk).

Pensionsmyndighetens identifiering av Användaren dokumenteras genom registreringar i en löpande förd logg hos Pensionsmyndigheten, som innehåller det personnummer och identifikationsmetod som använts och tidpunkten för Användarens åtgärder.

Den elektroniskt stämplade handlingen ska översändas till Min Pension. Handlingen ska också bevaras av Pensionsmyndigheten under detta Avtals löptid eller så länge det kan anses föreligga lagliga skäl till detta. Sägs Avtalet upp av Pensionsmyndigheten ska samtliga handlingar som omfattar Användare överlämnas till Min Pension.

4. Hantering av Användarens Uppgifter

Efter det att Pensionsmyndigheten avslutat uppdraget gällande Användarassistent för en Användare ska samtliga Uppgifter som finns kvar hos Pensionsmyndigheten förstöras och får inte användas för annat ändamål.

5. Ersättning

Pensionsmyndigheten ansvarar för samtliga kostnader relaterade till dess roll som Användarassistent samt för de merkostnader som därmed uppkommer för Min Pension. Sådana merkostnader debiteras efter särskild överenskommelse.