Regler för resor för Hyresgästföreningens förtroendevalda och anställda

1 (4)

Regler för resor för Hyresgästföreningens förtroendevalda och anställda

Beslutade av förbundsstyrelsen 2020-08-19—20

Reglerna i detta dokument gäller resor som företas av Hyresgästföreningens förtroendevalda och anställda i uppdrag eller tjänst.

Reglerna gäller även för till exempel medlemmar som utför uppdrag inom ramen för Hyresgästföreningens verksamhet.

En del av vårt miljöarbete

Resor står för en stor del av Hyresgästföreningens miljöpåverkan. Xxx och hur mycket vi reser i våra uppdrag påverkar hur stora utsläpp Hyresgästföreningen står för. Vi har därför, var och en av oss, ett ansvar för att hjälpa till att göra denna miljöpåverkan så liten som möjligt. Resereglerna berättar hur vi på bästa sätt gör detta. Hösten 2019 antog förbundsstyrelsen Hyresgästföreningens miljöpolicy. I denna nämns minskad miljöpåverkan från resor [och] konferenser som en av fler åtgärder för att minska negativ miljöpåverkan från driften av verksamheten. Den handlingsplan som är framtagen för att konkretisera miljöpolicyn sätter upp ett långsiktigt mål att Hyresgästföreningens verksamhet ska sträva mot en så låg klimatpåverkan som möjligt och resterande utsläpp ska sedan klimatkompsenseras. Bland handlingsplanens praktiska åtgärder för att nå detta mål finns flera punkter som gäller resor. Dessa har resereglerna anpassats utifrån. Även de möten som är syftet med våra resor, och i förekommande fall logi kopplat till dessa, är en viktig del a miljöarbetet. Våra avtal med leverantörer är framtagna inte bara ur ett ekonomiskt perspektiv utan även för miljö- och andra aspekter som finns i vår inköpspolicy och affärsetiska riktlinjer.

Effektiva resor

Hyresgästföreningens verksamhet innebär att många reser en hel del – förtroendevalda inom ramen för sitt uppdrag, och anställda inom tjänsten. Hyresgästföreningen arbetar aktivt för att förbättra och effektiva resandet. Ett sätt är att styra hur vi reser och ta fram avtal med olika leverantörer av resetjänster, för att kontrollera resekostnader och minska administrationen. Ett annat sätt är att se till att vi inte reser mer än nödvändigt. De fysiska möten som kräver resor hanteras med respekt för den kostnad de innebär i pengar, miljö och deltagarnas restid.

Förutom att sättet vi reser på påverkar miljön, så påverkar det också Hyresgästföreningens ekonomi och den resandes tid. Alla förtroendevalda och anställda som reser inom ramen för sitt uppdrag eller tjänst ska medverka till och känna ansvar för att vårt resande sker så effektivt som möjligt, både sett till kostnad, miljö och tid.

Reseplanering

Det första ledet i planeringen är att ta ställning till om en resa är nödvändig eller om uppgiften kan lösas genom någon form av digitalt möte eller telefon. Är det möjligt, xxxxxxxx flera uppdrag på samma resa hellre än att resa flera gånger. Resor planeras och beställs i så god tid som möjligt, vilket ger större möjlighet att nyttja olika rabatter. Bedöm totalkostnaden för olika alternativ, det vill säga val av flexibilitet, färdmedel och logi samt eventuella övriga resekostnader. Resor bokas hos de företag som Hyresgästföreningen har avtal med, för närvarande Resia 00- 000 00 00.

Färdsätt och resebokningar

Utgångspunkten är att välja transportmedel med så liten miljöpåverkan som möjligt. Vi bör använda kollektiva färdmedel om så är möjligt. Tåg är förstahandsvalet vid längre resor. Nedan beskrivs vad som gäller för respektive färdsätt. Bokning av resor sker alltid via Resia.

Tåg

Tågresor är det prioriterade färdmedlet, normalt i 2:a klass. Dock gäller att lägsta pris väljs samt att resa sker med det företag Hyresgästföreningen tecknat volymavtal med.

Flyg

Flygresor bör undvikas om inte absolut nödvändigt och måste alltid förankras med närmaste chef/ansvarig.

Vid inrikes flygresor används i första hand flygbolag där Hyresgästföreningen har tecknat volymavtal.

Båtresor

Vid båt- eller färjeresor bokas ordinär enkelhytt med fönster.

Taxi

Taxi ska normalt inte nyttjas om det finns alternativa färdmedel. I undantagsfall kan taxi nyttjas för brådskande, oplanerad resa i uppdraget eller tjänsten. Om det är möjligt, planera för samåkning. För marktransport i samband med flygresor, utnyttja i första hand allmänna kommunikationsmedel som flygbuss eller tåg.

Vid taxiresa, välj miljöbil om alternativet finns.

Bil

Då bil används för tjänsteresor, planera för samåkning så långt som möjligt (se dock avsnittet om säkerhet). För anställda gäller att då egen bil används i tjänsten utgår ersättning enligt kollektivavtalet/RSV:s rekommendationer.

Hyresgästföreningen har tecknat avtal om bildelning som finns tillgängligt i vissa regioner. Hyrbil bokas genom resebyrån. Välj miljöbil om alternativet finns.

Logi

Vid resor där övernattning behövs har förtroendevalda och anställda rätt till enkelrum med normal standard. I första hand bokas hotell som Hyresgästföreningen tecknat volymavtal med.

Privata kostnader som kan uppstå under hotellvistelse, t.ex. kvällstidning, dryck ur minibar ersätts ej av Hyresgästföreningen. Dessa utgifter ska därför betalas av den enskilde vid utcheckning från hotellet.

Medföljande anhörig

Om tjänsteuppdraget inte hindras, kan anhörig medfölja i samband med tjänsteresa på annan ort. I sådana fall betalar den medföljande privatpersonen mellanskillnaden.

Resekostnaden för anhörig ska naturligtvis inte belasta Hyresgästföreningen.

Konferens

En konferens behöver bestå av minst 6 timmar faktisk konferens eller mötestid för att den inte ska bedömas som en förmån. Dokumentation i form av deltagarförteckning, konferensprogram/dagordning samt minnesanteckningar ska finnas. Vid bokning säkerställ att kollektivavtal finns.

Vårt varumärke är viktigt och något vi behöver vårda. Varumärket skapar kännedom om och förtroende för Hyresgästföreningen.

Var vi väljer att förlägga våra möten och konferenser kan skapa avtryck i vårt varumärke. Det kan stärka det redan positiva eller bli en belastning. Detta ska därför vara en del av underlaget vid val av plats av mötet.

Bonus

I vissa fall erbjuds bonus eller förmåner vid reser och hotellboende som sker ofta, till exempel i form av gratisresor eller gratisnätter. Sådana förmåner tillhör Hyresgästföreningen och får endast utnyttjas vid resor i uppdraget eller tjänsten, inte för privat bruk. Uppgradering till bättre komfort eller annat rabattsystem tillåts om det inte innebär några ökade kostnader för arbetsgivaren.

Säkerhet

Personer med ledande befattning inom Hyresgästföreningen eller dess dotterbolag ska se till att aldrig mer än hälften av styrelse, ledningsgrupp eller motsvarande reser med samma flygplan eller annat färdmedel.

Tänk alltid på att det kan finnas medpassagerare från motparten, politiska partier, journalister med flera. Undvik därför att föra interna diskussioner på allmän plats.

Klimatkompensation

Klimatkompensation ska utföras där vi inte kan undvika miljöpåverkan och ske på ett dokumenterat effektivt sätt. För att inte kostnaden ska bli för stor initialt ska klimatkompensationen ske i steg, där det första är att bland annat kompensera för våra flygresor. I kommande perioder ska vi utöka omfattningen till vi kompenserar för samtliga utsläpp senast år 2030.

Övriga regelverk

Övriga regelverk och styrdokument har också bäring på resor och konferenser. Framför allt Miljöpolicyn bör alla som planerar och genomför resor följa utifrån bästa förmåga.

För förtroendevalda finns regionala bestämmelser om arvoden och ersättningar. För anställda regleras bestämmelser om traktamente och restidsersättning i kollektivavtalet.

För Region Norrland gäller att om avresa måste ske före 07.00 på morgonen får resa ske dagen innan förrättningen startar.

Betalningssätt

Resebyrån fakturerar Hyresgästföreningen för tåg- och flygbiljetter samt marktransporter.