Avtalsprinciper för forskningsprojekt

Avtalsprinciper för forskningsprojekt

UNIFI:s rekommendationer

Godkänts vid UNIFI:s styrelsemöte 16.6.2021

1. Bakgrund

Finlands universitetsrektorers råd UNIFI rf antog den 8 maj 2007 de första gemensamma rekommendationerna om principer för avtal som sluts för forskningsprojekt vid universitet. Principerna uppdaterades den 15 februari 2015. Då beaktades för första gången bland annat kraven på öppenhet. UNIFI uppdaterar principerna på nytt 2021 (detta dokument). Nya aspekter som förs in i principerna är skyddet av personuppgifter och personuppgiftsbehand- ling samt sanktioner och exportbegränsningar.

De nya rekommendationerna gäller alla forskningsprojekt vid universiteten. I tillämpliga delar lämpar de sig även för utvecklingsprojekt.

Dessa rekommendationer klargör de avtalsprinciper som med tanke på universitetens verk- samhet är viktigast i samband med forskningsprojekt. Syftet är att göra principerna för och praxis kring universitetssamarbete enklare och mer lättfattliga. Genom tydliga principer kan praxis förenhetligas, framtida verksamhet förutses mer effektivt, administrativa kostnader re- duceras och universitetssamarbetena ges transparens. Varje universitet beslutar emellertid själv om sina verksamhetssätt och avtalsprinciper.

Universiteten måste i allt avtalande om forskningsprojekt även följa den lagstiftning som förpliktar den offentliga sektorn, till exempel universitetslagen och statsunderstöds- och konkurrenslagstiftningen, som sätter gränserna för forskningssamarbetet och tillhörande avtalsfrihet. Utgångspunkten för avtalande i anknytning till forskningsprojekt är att praxis som stöder projektmålen ska formuleras tydligt.

Här följer de viktigaste avtalsprinciperna för universitetens forskningsprojekt:

2. Rätten att offentliggöra forskningsresultaten

Universitetens forskningsverksamhet syftar till att producera ny kunskap och vetenskapliga resultat för samhällelig användning. För att denna uppgift ska kunna fullföljas måste resulta- ten i regel kunna publiceras. När vetenskapliga resultat publiceras ska det emellertid säker- ställas att det inte förhindrar patent eller röjer konfidentiell information.

För att publiceringsverksamhet och hantering av samarbetspartners konfidentiella information ska vara möjlig att utföra vid universiteten, bör man eftersträva att enty- digt identifiera de konfidentiella uppgifter som samarbetspartnerna meddelar och att fastställa en ändamålsenlig sekretessperiod. Målet är vetenskapligt signifikanta re- sultat ska kunna publiceras senast efter den fördröjning som följer av skyddet av dem under en rimlig tid.

För den praktiska verksamheten är det också viktigt att man i avtalen bestämmer om tydliga granskningsmetoder för publikationer och rimliga tider för granskningen samt om eventuell uppskjutning av publiceringen av forskningsresultaten.

Detta är särskilt viktigt att sköta när det gäller examensarbeten, som alltid är offentliga.

3. Rättigheterna till resultaten inom forskningsprojekt och rätt till vidare studier

När man avtalar om ägande- och användarrättigheter till resultat och forskningsmaterial inom forskningsprojekt ska tillämplig lagstiftning samt studiens karaktär och finansiering alltid beaktas. För att universitetet ska kunna fortsätta studera samma ämne även efter att forskningsprojektet har avslutats, bör resultaten och forskningsmaterialen vara tillgängliga för universitetet för vidare studier och undervisning.

4. Skäligt ansvar för eventuella skador som förorsakas av forskningsverksamheten

Forskningsverksamhet är av sådan karaktär att olika typer av skador kan åsamkas universi- tetet eller dess partner. Därför är det viktigt att tydligt avtala om ansvarsfördelningen gällande forskningsverksamhet.

För att universitetens riskhantering ska hålla en skälig nivå bör alla eventuella skador som åsamkas universitetet för forskningssamarbetet omfattas av en rimlig ansvarsbegränsning som övervägs från fall till fall och fastställs som ett konkret belopp. Även ansvaret inom ra- men för begränsningen bör i regel avtalas så att enbart direkta skador ska ersättas och inte indirekta skador eller följdskador och inte heller avtalsviten som är oberoende av skadans proportioner.

På grund av karaktären av forskningsarbete är det oftast omöjligt att ge garantier för att forskningsresultaten kommer att fungera eller att ta ansvar för kränkningar av tredje parters immateriella rättigheter.

I fråga om vissa typer av avtal och avtalsvillkor kan man med grundad anledning avvika från dessa ansvarsbegränsningar om det inte medför oskäliga risker för universitetet. Det kan till exempel handla om noggrant specificerade önskemål om sekretess, avtal som sluts med en offentlig myndighet som står som finansiär eller avtal gällande användning av forskningsin- frastruktur. I dessa fall bör universitetet eftersträva hantering av de risker som avtalet medför på andra sätt, exempelvis genom noggranna specifikationer och begränsningar och en väl genomtänkt riskhanteringsmekanism.

5. Personuppgiftsskydd

I många vetenskapsgrenar är personuppgiftsbehandling ett centralt element i forskningen. Därför måste lagstiftningen om personuppgiftsskydd och relaterade bestämmelser beaktas, bland annat dataskyddsförordningen, dataskyddslagen, lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården, lagen om offentlighet i myndigheternas verk- samhet, lagen om medicinsk forskning, biobankslagen samt den eventuella lagen om Ge- nom. De centrala principerna som följer av dessa regelverk är principerna i dataskyddsför- ordningen om rollfördelning, fastställande av grunderna för behandlingen, samtyckets posit- ion samt överföring till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I data- skyddsrelaterade handlingar och avtal måste man särskilt beakta de rättigheter som anknyter till personuppgiftsbehandlingen i respektive fall och bedömning av riskerna med

behandlingen, inklusive dataminimering och tekniska skyddsåtgärder samt behandlingsåt- gärdernas laglighet vid utlämnande och överföring av personuppgifter. Särskild omsorgsfull- het ska även iakttas för eventuella känsliga uppgifter som behandlas.

6. Exportrestriktioner och sanktioner

Exportrestriktioner och sanktioner är lagstadgade skyldigheter som avtalsparter i allt högre grad förutsätts avtala om även med avtalsvillkor om vem som ansvarar för vad. När ett uni- versitet sluter avtal finns det anledning av utöver sin egen eventuella roll som exportör även identifiera de risker som exportrestriktionerna och sanktionerna i avtalet medför. Universite- ten bör även överväga att trygga sin egen position genom ändamålsenliga avtalsbestämmel- ser för den eventualiteten att avtalspartnern under avtalsperioden blir föremål för exportre- striktioner och sanktioner och därför inte kan fullfölja sina skyldigheter i enlighet med avtals- villkoren. Det är dessutom lika viktigt att vara beredd på att universitetet självt kan betrakta de risker som ingår i exporttillsynsbestämmelserna som alltför stora med tanke på fullföljan- det av avtalsvillkoren.