Allmänna villkor för Alectas internetkontor

Allmänna villkor för Alectas internetkontor

1. Allmänt

1.1. Med Alectas internetkontor kan företag som är kunder hos Alecta (”Företagskunder”) samt ombud till Alectas företags- och privatkunder (”Ombud”) (nedan gemensamt benämnda ”Kunden”) få en överblick över de anställdas försäkringsuppgifter och arbetsgivarnas kostnader för tjänstepensionen ITP 2. I internetkontoret kan Xxxxxx själv ta fram och beställa övergripande och mer detaljerade rapporter.

1.2. På Alectas webbplats finns en beskrivning av de olika tjänsterna i internetkontoret (”Tjänsterna”). När Xxxxxx tar ut en avgift för Tjänsterna finns även kostnaden med i beskrivningen. Xxxxxx förbehåller sig rätten att göra ändringar i Tjänsterna.

1.3. För att kunna logga in och använda Tjänsterna i internetkontoret behöver Kunden teckna ett avtal med Alecta – Avtal om Alectas internetkontor. Avtalsformuläret finns på Alectas webbplats där det kan fyllas i digitalt och signeras med e-legitimation. Det är behöriga firmatecknare för Kunden som signerar avtalet. I samband med detta ska Xxxxxx även godkänna dessa allmänna villkor (”Allmänna villkor”). Det gör Kunden genom att markera en kryssruta. Avtalet har ingåtts och gäller från det att Alecta gett Kunden behörighet att använda internetkontoret och bekräftat det med ett mejl.

1.4. Kunden förbinder sig att följa dessa Allmänna villkor och de instruktioner för internetkontoret som vid var tidpunkt finns på Alectas webbplats.

2. Att använda Alectas internetkontor

2.1. Kunden når internetkontoret från Alectas webbplats. För att logga in krävs en personlig e-legitimation. Kunden ansvarar själv för att skaffa den utrustning som krävs för att nå internetkontoret.

2.2. Internetkontoret och Tjänsterna är normalt tillgängliga dygnet runt, alla dagar i veckan. Under en begränsad tid kan dock hela internetkontoret eller vissa funktioner och Tjänster vara otillgängliga på grund av underhåll, uppdateringar eller störningar.

2.3. För att analysera användandet av internetkontoret och för att förbättra dess innehåll, samt för att utreda eventuella misstankar om missbruk av Tjänsterna och för att kunna utföra felsökningar, för Alecta historik över användarnas aktiviteter i internetkontoret.

3. Behörigheter

3.1. Kunden ska utse en särskild person som ska vara ansvarig för Kundens hantering av internetkontoret (”Huvudansvarig”). Den Huvudansvarige ska vara en fysisk person som är anställd hos Kunden eller inom koncernen. Kunden ger vid tecknande av avtal om internetkontoret den Huvudansvarige fullmakt att för Kundens räkning ta del av all den information som finns i internetkontoret, bland annat de anställdas försäkringsuppgifter (t.ex. löneuppgifter och försäkringsförmåner) och arbetsgivarnas kostnader för tjänstepensionen (t.ex. premier).

3.2. Kunden ska alltid ha en registrerad Huvudansvarig som är anställd hos Kunden eller inom koncernen. Finns ingen sådan registrerad, har Alecta rätt att säga upp avtalet om internetkontoret med omedelbar verkan.

3.3. Den Huvudansvarige ska senast vart tredje år (36:e månad) bekräfta till Xxxxxx att han eller hon fortfarande ska vara Huvudansvarig genom att själv förlänga sin behörighet som Huvudansvarig. Sker inte detta, har Xxxxxx rätt att spärra åtkomsten till internetkontoret för både den Huvudansvarige och samtliga användare.

3.4. Den Huvudansvarige har rätt att ge annan fysisk person, anställd eller anlitad som konsult, behörighet till internetkontoret som användare (”Användare”). En Användare kan ta del av informationen i internetkontoret i den utsträckning som den Huvudansvarige anger.

3.5. I internetkontoret finns en förteckning över Användare. Den Huvudansvarige ansvarar för att förteckningen hålls uppdaterad och för att Användare tas bort då de slutar sin anställning eller inte längre behöver behörighet.

3.6. När den Huvudansvarige registrerar en ny Användare kommer den nya Användarens behörighet att gälla lika länge som den Huvudansvariges behörighet gäller. När den Huvudansvariges behörighet förlängs, enligt punkt 3.3 ovan, måste den Huvudansvarige också förlänga behörigheten för de Användare som fortfarande ska ha behörighet till internetkontoret. De Användare som den Huvudansvarige inte ger fortsatt behörighet till kommer att tas bort ur internetkontoret.

3.7. Kunden kan byta Xxxxxxxxxxxxx genom att fylla i och skicka in formuläret ”Byt huvudansvarig”. Formuläret finns i internetkontoret där det kan fyllas i digitalt och signeras med e- legitimation av behöriga firmatecknare. Kunden kan även få formuläret i pappersformat genom att kontakta Xxxxxxx kundservice.

3.8. Om Kunden byter Huvudansvarig måste den nya Huvudansvarige själv förlänga sin behörighet inom 4 månader. Den nya

Huvudansvarige måste även inom samma period, förlänga behörigheten för de Användare som ska ha fortsatt behörighet. Efter denna förlängning gäller samtliga behörigheter i ytterligare 3 år (36 månader). De Användare som den Huvudansvarige inte förlänger behörigheten för kommer att tas bort ur internetkontoret. Om den nya Huvudansvarige inte förlänger sin behörighet i enlighet med denna punkt, har Xxxxxx rätt att spärra åtkomsten till internetkontoret för både den Huvudansvarige och samtliga Användare.

3.9. Kunden förbinder sig att tillhandahålla och klargöra de Allmänna villkoren för den Huvudansvarige och samtliga Användare.

4. Särskilda bestämmelser för Ombud

4.1. Ombud behöver ha en fullmakt från respektive kund, som ger Ombudet rätt att ta del av försäkringsinformation, för att få tillgång till kundens information i Alectas internetkontor. Fullmakten ska vara registrerad hos Fullmaktskollen.

4.2. Den Huvudansvarige ska vara en fysisk person som är anställd hos Ombudet. Finns ingen sådan registrerad har Xxxxxx rätt att säga upp avtalet om internetkontoret med omedelbar verkan.

4.3. En Användare som ett Ombud har registrerat i internetkontoret får tillgång till all information som Ombudet har tillgång till i internetkontoret.

4.4. I övrigt gäller vad sägs om behörigheter under punkt 3.

5. Säkerhet

5.1. Internetkontoret bygger på etablerad säkerhetsstandard när det gäller säker identifiering av användare, kryptering av meddelanden samt underskrifter genom digitala signaturer.

5.2. För att logga in i internetkontoret krävs e-legitimation. Den Huvudansvarige och Användarna loggar in med sina personliga e- legitimationer. E-legitimationen får inte lämnas ut till eller användas av andra än den person som e-legitimationen är utställd på.

5.3. Om en Huvudansvarige eller Användare hos Xxxxxx förlorar sin e- legitimation eller misstänker att någon fått tag i inloggningsuppgifterna, ska Kunden omedelbart anmäla det till den som utfärdat e- legitimationen. Xxxxxx ska även anmäla misstanke om missbruk till Alecta. Vid misstanke om brott ska Kunden göra en anmälan till polisen.

6. Sekretess

6.1. Kunden är medveten om att sekretess gäller för försäkringsuppgifter och förbinder sig att se till att gällande regler därom alltid följs.

7. Personuppgifter

7.1. Alecta är, i enlighet med dataskyddsförordningen, personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Alecta behandlar i internetkontoret.

7.2. Kunden är, i enlighet med dataskyddsförordningen, personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Kunden hämtar i internetkontoret.

7.3. Kundens och Xxxxxxx behandling av personuppgifter i samband med användandet av internetkontoret, ska ske i enlighet med dessa Allmänna villkor, dataskyddsförordningen, Datainspektionens allmänna råd och övriga tillämpliga författningar, råd och självregleringsnormer.

Läs mer om hur Alecta hanterar personuppgifter

8. Upphovsrätt

8.1. Alectas varumärke är skyddat av gällande lag om varumärken. Användande och återgivning av Xxxxxxx varumärke utan Xxxxxxx skriftliga godkännande är förbjudet.

9. Spärr av åtkomst till Alectas internetkontor

9.1. Xxxxxx har rätt att när som helst spärra åtkomsten till internetkontoret om det finns anledning att anta att Kunden åsidosätter eller kan komma att åsidosätta bestämmelserna i dessa Allmänna villkor eller Xxxxxxx instruktioner, om Kunden handlar eller kan komma att handla på sätt som kan orsaka skada för Xxxxxx eller tredje man, eller om Kunden på annat sätt missbrukar internetkontoret.

9.2. Xxxxxx har även rätt att spärra åtkomsten till internetkontoret under en begränsad tid för till exempel underhåll och uppdateringar.

10. Mottagande av handlingar

10.1. En elektronisk handling anses ha kommit Alecta tillhanda när den tagits emot i internetkontorets inkorg under en svensk bankdag. Handlingar som har kommit in efter kl.16.00 ska anses inkomna under nästa bankdag.

10.2. Ett mejl som Xxxxxx har sänt till den adress som den Huvudansvarige har angett i internetkontoret, ska anses ha kommit Kunden tillhanda senast dagen efter det skickades. Kunden ansvarar för att den angivna mejladressen alltid är korrekt och uppdaterad.

11. Ansvarsbegränsning

11.1. Informationen i internetkontoret baseras på de uppgifter som finns registrerade vid tidpunkten för förfrågan. Dessa uppgifter baseras på försäkringstagarens och de försäkrades inrapporterade uppgifter till Alecta, och/eller på uppgifter som försäkringstagaren och de försäkrade rapporterat till Collectum.

11.2. Xxxxxx ansvarar inte gentemot Kunden, de försäkrade, försäkringstagare eller andra intressenter om de lämnade uppgifterna ändras eller rättas i efterhand, oavsett skälet till detta.

11.3. Eventuella beräkningar ska ses som preliminära. Xxxxxx förbehåller sig rätten att justera samtliga belopp och beräkningar som meddelats via internetkontoret, utöver vad som angivits ovan, om det skett en felräkning, utan rätt till ersättning för Kunden, de försäkrade, försäkringstagare eller andra intressenter.

11.4. Xxxxxx ansvarar inte för skada som åsamkats Kunden på grund av att Xxxxxx inte får tillgång till internetkontoret, oavsett om orsaken till detta ligger hos Alecta, Kunden eller hos tredje man. Xxxxxx ansvarar under inga omständigheter för skada som inträffar på grund av att Xxxxxx inte iakttagit de Allmänna villkoren eller instruktioner som gäller för användandet av internetkontoret. Xxxxxx ansvarar inte heller för skada som orsakats Kunden på grund av att Xxxxxx använt sin rätt att spärra åtkomsten till internetkontoret.

11.5. Xxxxxx ansvarar inte för skada som beror på Alectas underlåtenhet att utföra sitt åtagande om detta beror på en omständighet som förhindrar eller försvårar utförandet och som ligger utanför Alectas kontroll och som skäligen inte kunnat förutses. Sådan force- majeurehändelse är exempelvis förändringar i lag, svensk eller utländsk myndighetsåtgärd, krigshändelse eller strejk, blockad, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet ifråga om strejk, blockad och lockout gäller även om Xxxxxx är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd.

11.6. Xxxxxx ansvarar inte i något fall för någon direkt eller indirekt skada, kostnad eller förlust som kan uppkomma med anknytning till avtalet om Alectas internetkontor eller användningen av internetkontoret.

12. Avtalstid och uppsägning

12.1. Avtalet om Alectas internetkontor gäller från det att Kunden får Alectas bekräftelsemejl och tillsvidare. Xxxxxx har rätt att skriftligen säga upp avtalet, utan att ange skäl för uppsägningen, med verkan 14 dagar från uppsägningen.

12.2. Xxxxxx har rätt att säga upp avtalet om Alectas internetkontor med verkan 30 dagar från uppsägningen utan att ange skäl för uppsägningen.

12.3. Xxxxxx har därutöver rätt att omedelbart säga upp avtalet om:

- Kunden åsidosätter sina skyldigheter enligt de Allmänna villkoren och/eller inte följer Xxxxxxx särskilda instruktioner,

- lag, annan författning eller myndighetsbeslut innebär att internetkontoret och/eller Tjänsterna blir helt eller delvis otillåtna eller på annat sätt begränsade,

- Kundens pensioneringsavtal sägs upp,

- den Huvudansvarige inte har förlängt sin behörighet,

- det inte längre finns någon anmäld Huvudansvarig anställd hos Kunden eller, vad gäller Företagskunder, inom koncernen.

13. Ändring av de allmänna villkoren

13.1. Xxxxxx har rätt att när som helst besluta om ändring av de Allmänna villkoren. En sådan ändring träder i kraft en (1) månad efter att Xxxxxx publicerat ändringen på internetkontorets startsida. Om en ändring aktualiseras genom att ny lagstiftning trätt i kraft och detta medför att förutsättningarna för internetkontoret ändras, har Alecta rätt att omgående ändra innehållet i de Allmänna villkoren. Om Xxxxxx, i enlighet med detta förbehåll, ändrar i de Allmänna villkoren har Xxxxxx rätt att frånträda avtalet. Xxxxxxx begäran om att frånträda avtalet ska lämnas skriftligen till Xxxxxx.

13.2. Aktuella villkor finns på Alectas webbplats.

14. Tillämplig lag och tvist

14.1. Svensk lag är tillämplig på detta avtal. Tvist i anledning av detta avtal ska slutligt avgöras av domstol.