Kungl. Vetenskapsakademien Centrum för vetenskapshistoria

Kungl. Vetenskapsakademien Centrum för vetenskapshistoria

Villkor för lån till utställningar

Ansökningar om lån av föremål till utställning behandlas då den ansökande institutionen tagit del av och accepterat de villkor som anges nedan.

Den ansökande institutionen skall i sin ansökan precisera de sätt på vilka villkoren under de nedanstående rubrikerna ”Hantering”, ”Klimat- och ljusförhållanden”, ”Transporter”, ”Säker- het” samt ”Försäkringar” kommer att uppfyllas.

En av utställningsansvarig undertecknad bekräftelse av nedanstående villkor (se bilaga) skall bifogas ansökan, som ställs till Centrum för vetenskapshistoria, Kungl. Vetenskapsakademien (hädanefter: KVA). Ansökan skall inkomma senast tre månader före den planerade lånetiden. Om ansökan beviljas upprättas ett särskilt låneavtal.

Allmänt

Föremål lånas ut för en specifik utställning och under en överenskommen tid. Ett föremål får inte tas ur utställningen eller användas för annat ändamål utan skriftligt medgivande från KVA.

KVA avgör vilka åtgärder beträffande montering, packning, transport och kurirresa som krävs vid varje tillfälle.

Lånetid

Föremålen lånas ut under en preciserad tidsperiod (lånetiden). Lånetiden räknas från det att föremålen lämnar KVA tills det att de åter är på KVA.

Lånetiden kan förkortas eller förlängas om båda parterna är överens om detta. Alla förändringar skall ske efter en skriftlig överenskommelse.

Hantering

Det åligger låntagaren att följa KVA:s regler för hantering av föremålen. Om ingen annan överenskommelse gjorts gäller följande:

• KVA skall i förväg informeras om och godkänna var och på vilket sätt de utlånade föremålen skall installeras i utställningen. Här avses exempelvis inredning och material i montrar, fästanordning vid vägg för ramade föremål, vilka övriga föremål och eventu- ell rekvisita som skall visas i samma monter etc.

• Föremålen får enbart hanteras och installeras i utställningen av kuriren eller annan person som kuriren utser. Montrar skall stängas och låsas i närvaro av kuriren. Med un- dantag för nödsituationer (exempel: brandfara, översvämning, etc.) får montrar därefter inte öppnas och de utställda föremålen hanteras utan KVA:s medgivande. Vid en nödsi- tuation skall föremålen föras till en säker plats. Därefter skall KVA informeras.

• Inramat eller på annat sätt monterat föremål får inte demonteras utan tillstånd av KVA. Inga konserveringsinsatser får göras utan KVA:s skriftliga medgivande. Nålar, tejp eller bindemedel får inte användas på de utställda föremålen.

Omnämnande

KVA skall alltid anges som långivare i allt utställningsmaterial och omnämnas ”Centrum för vetenskapshistoria, Kungl. Vetenskapsakademien”. (På engelska: Center for History of Science, The Royal Swedish Academy of Sciences.)

Fotografering

Föremålen får endast fotograferas efter överenskommelse med KVA. Allmänna översiktsbilder i utställningen samt foton för avsyningsprotokoll är tillåtna.

Fotografier på utlånat föremål får endast användas i utställningskataloger, pressmaterial och vernissagekort. För all annan användning krävs särskild överenskommelse.

Kostnader

Låntagaren bekostar material (ramar, passepartouter, bokstöd etc.), packning, transporter och kurirresa i samband med lånet. Ev. tullavgifter eller andra externa avgifter vid transporter bekostas av låntagaren.

Dessutom tillkommer en låneavgift för varje föremål. Avgiftens storlek är beroende av omfattningen på det utställningsförberedande arbete som krävs, i form av konserveringsåtgär- der, säkerhetsfotografering, montering, etc. En administrativ grundavgift utgår för varje föremål, för närvarande 2 000 kr.

Klimat- och ljusförhållanden Låntagaren garanterar:

• Att de lånade föremålen exponeras för en ljusstyrka som inte överstiger 50 lux.

• Att exponeringen för UV-strålning inte överstiger 75 microwatt/lumen.

• Att den relativa luftfuktigheten i de lokaler där föremålen förvaras och/ eller visas hålls på en stabil nivå mellan 45–55% och med en daglig variation som inte överstiger 5%.

• Att temperaturen i de lokaler där föremålen förvaras och/ eller visas hålls på en stabil nivå mellan 18–20°C.

Låntagaren skall omedelbart meddela KVA om någon förändring av ovanstående förhållanden inträffar.

Transporter

Alla transporter skall ske med ett av KVA i förväg godkänt transportföretag. Information skall lämnas om hur hela transportkedjan planeras. De fordon som används skall ha ett låsbart lastutrymme samt i förekommande fall lämplig fastspänningsanordning för transportlådan.

Säkerhet

Föremålen skall förvaras och exponeras under betryggande säkerhetsformer. Innan avtal om utlån ingås skall KVA informeras om och godkänna lokalernas utformning. Vidare skall låntagaren lämna information om öppettider, brandskydd, säkerhetssystem och bevakning i utställningslokalerna.

Alla föremål utan ram skall förvaras i låsta montrar. Inramade föremål skall hängas med betryggande säkring, t.ex. genom att ramen fästs mot väggen med skruvar på flera punkter.

Ansvar

Låntagaren ansvarar för person- och sakskada som orsakats genom låntagarens vållande. Låntagarens ansvar omfattar endast ersättning för direkt kostnad till följd av sådan skada.

Låntagaren påtager sig hela ansvaret för eventuellt uppkommande förluster eller skador med avseende på föremål som lånats ur KVA:s samlingar. Ansvaret gäller från den tidpunkt de berörda föremålen lämnar KVA och fram till den tidpunkt då de återlämnas till KVA.

Försäkringar

Låntagaren skall teckna försäkring för samtliga föremål, gällande mot all risk och efter den värdering som preciserats i bilaga till låneavtalet. Försäkringen skall gälla från den tidpunkt föremålen lämnar KVA till dess de återlämnats.

Uppsägning av avtalet

Om låntagaren bryter mot bestämmelserna i avtalet har KVA rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet. Låntagaren är då skyldig att omgående återlämna föremålen till KVA.

Den kurir som representerar KVA har full auktoritet att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det under någon del av lånetiden visar sig att villkoren inte är uppfyllda eller kan uppfyllas under kurirens närvaro. Låntagaren är då skyldig att arrangera och bekosta en returtransport, enligt de villkor som preciseras under ”Transporter” respektive ”Försäkringar ovan.

Överlåtelse av avtalet

Låntagaren kan inte helt eller delvis överlåta avtalet på annan part.

Ändringar i avtalet

Ändringar av och tillägg i avtalet skall för att vara bindande vara skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av parterna.

Fullständig reglering

Avtalet med dess bilagor utgör parternas fullständiga reglering av alla frågor som avtalet berör. Alla skriftliga eller muntliga åtaganden och utfästelser som föregått avtalet ersätts av innehållet i detta avtal med bilagor.

Tvist

Eventuell tvist i anledning av avtalet skall i första hand av göras genom förhandlingar mellan parterna. Sådana förhandlingar skall genomföras av därför särskilt utsedda personer, varav parterna skall utse minst en person vardera. Om parterna därvid inte kommer överens, skall tvisten hänskjutas till allmän domstol.

Villkor för lån till utställningar Bilaga

Bekräftelse

Vi har tagit del av de villkor som gäller för lån av föremål från Centrum för vetenskapshistoria, Kungl. Vetenskapsakademien. I det fall låneansökan skulle beviljas kommer vi att avsätta de ekonomiska och personella resurser som behövs för att uppfylla dem.

För ansökande institution

........................................................... .......................................................

Namn Titel/ funktion

...........................................................

Namnförtydligande

............................................................

Ort och datum

Bekräftelsen ska bifogas ansökan om lån som skickas till Centrum för vetenskapshistoria

Kungl. Vetenskapsakademien Box 50005

104 05 Stockholm