Reglementen för nämnder och styrelser
Reglementen för nämnder och styrelser
Reglemente för gemensam nämnd för verksamhetsstöd
Beslutad av Kommunfullmäktige i Gävle 2013-12-16, att gälla fr.o.m. 2014-04-01
Justeringar införda enligt beslut: Inga justeringar är beslutade.
Hofors, Sandviken, Ockelbo och Gävle kommuner, nedan benämnda samverkande parter, har kommit överens om att fr.o.m. 2014-01-01 inrätta en gemensam nämnd för verksamhetsstöd.
Gävle kommun är värdkommun. Nämnden tillsätts därmed i Gävle kommun och ingår i dess organisation.
Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan de samverkande parterna ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden.
Nämndens uppgifter
1 § Nämnden utgör enligt 3 kap 3a§ kommunallagen (1991:900) styrelse för verksamheten och har ansvar gentemot de samverkande parterna för såväl generella som specificerade uppdrag kopplade till verksamhetsstödjande funktioner, vilka lämnats till nämnden av två eller flera samverkande parter och som nämnden accepterat genom särskilt beslut.
Det är nämndens uppgift att:
• Vara en gemensam resurs för att stödja verksamhetsutveckling i förvaltningar och kommunala bolag.
• Verka för en rationell, ekonomisk och säker hantering av verksamhetsstödjande funktioner.
Gävle kommun Kommunledningskontoret Besök Xxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxx 000-00 00 00 xxxxx.xxxxxx@xxxxx.xx xxx.xxxxx.xx
Nämndens verksamheter – särskild förvaltning
2 § Nämnden ska inom verksamhetsområdet vara:
• ansvarig för arbetet att effektivisera verksamheten och tillhörande administration
• ansvarig för utvecklingen av medborgar- och brukarinflytandet i tillämpliga delar
• ansvarig för att informera om nämndens verksamhet
Nämndens verksamheter – ekonomisk förvaltning
3 § Nämnden ska inom verksamhetsområdet:
• underhålla och förvalta Gävle kommuns lösa egendom
4 § Nämnden fattar beslut i Gävle kommun och ingår avtal för Gävle kommuns räkning. Gävle kommun har därför att hantera och svara för civilrättsliga krav som en utomstående part kan komma att ställa p.g.a. avtal som nämnden ingått.
Gävle kommun har regressrätt mot övriga samverkande parter med anledning av eventuella civilrättsliga krav som har riktats mot Gävle kommun enligt första stycket.
Den gemensamma nämnden är part vid laglighetsprövning och den enskildes motpart vid förvaltningsbesvär.
5 § Nämnden får själv eller genom ombud föra de samverkande parternas talan i alla ärenden inom sitt verksamhetsområde. Nämnden äger i sådana mål och ärenden rätt att på de samverkande parternas vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta avtal.
Xxxxxx och rapporteringsskyldighet
6 § Utöver vad som följer av lag ska nämnden tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med detta reglemente och samverkansavtalet.
Nämnden ska till kommunfullmäktige i Gävle kommun (värdkommunen) rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Rapporteringens omfattning och frekvens styrs av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige genom särskilda beslut eller riktlinjer. Nämnden ska vidare som underlag till kommunens samlade årsredovisning till kommunstyrelsen lämna verksamhetsbeskrivning och jämförelser mellan budget och utfall enligt de anvisningar som kommunstyrelsen utfärdar.
Samtliga rapporter ska tillställas de samverkande parterna vid samma tillfälle.
Nämndens arbetsformer
7 § Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i Gävle kommun om inte nämnden bestämmer annat.
8 § Nämnden består av 4 ledamöter och 4 ersättare eller, om antalet samverkande parter förändras, lika många ledamöter och ersättare som krävs för att motsvara antalet samverkande parter. Varje samverkande part utser en ledamot och en ersättare.
Av kommunallagen följer att Gävle kommun ska utse nämndens ordförande och vice ordförande.
Ersättarnas tjänstgöring och avbruten tjänstgöring
9 § Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska ersättaren från den samverkande part som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Ersättare, som inte tjänstgör i ledamots ställe, har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde men äger inte rätt att få sin mening antecknad i protokollet.
10 § En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra, sedan ärendet handlagts.
En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.
11 § En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta i den ordning som nämnden bestämmer.
12 § Xx varken ordförande eller vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter.
Om ordförande på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
13 § Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden.
Xxxxxxxxx ska vara skriftlig och innehålla uppgifter om tid och plats för sammanträdet.
Kallelse ska på lämpligt sätt skickas till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.
Närvarorätt för kommunstyrelsens ordförande
14 § Kommunstyrelsens ordförande från samverkande part, som inte är ledamot eller ersättare i nämnden, får närvara och delta i överläggningar men inte delta i besluten vid sammanträden i nämnden.
Undantag gäller vid behandling av ärenden som innebär myndighetsutövning mot enskild eller i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Kommunstyrelsens ordförande har även rätt att få sin mening antecknad till protokollet.
Justering och anslag av protokoll
15 § Protokoll justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör i så fall redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Information om att nämndens protokoll är justerat ska anslås på de samverkande parternas anslagstavlor. Anslagstiden räknas från dagen efter att det sist anslagna tillkännagivandet satts upp.
16 § Xx en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.
17 § Delgivning med nämnden sker med ordföranden, föredragande eller annan anställd som nämnden bestämmer.
18 § Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer.
I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.
19 § Nämnden ska granskas av revisorerna hos var och en av de samverkande parterna. Frågan om ansvarsfrihet för nämnden ska prövas av fullmäktige hos var och en av de samverkande parterna.
Vid vägrad ansvarsfrihet är det enbart fullmäktige hos den part som valt personen i fråga som kan besluta om entledigande från uppdraget.