Koncernpolicy

Koncernpolicy

Antagen av kommunfullmäktige § 100/08 Komplettering enligt kommunfullmäktige § 224/12 Ändring enligt kommunfullmäktige § 126/14 Ändring enligt kommunfullmäktige § 56/23

Koncernpolicyn för Staffanstorps kommun omfattar såväl den kommunala verksamheten med samtliga resultatenheter som kommunala hel- och majoritetsägda bolag. Detta innebär att benämningen ”kommunen” nedan även inbegriper sådana bolag.

Ingen del av koncernen får optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta som helhet medför sådana nackdelar för koncernorganisationen som överstiger fördelarna för den egna verksamheten.

Kommunkultur

Kommunens verksamhet bygger på ett medborgarperspektiv och ska kännetecknas av en fungerande dialog med medborgarna, god sakkunskap, flexibilitet och professionalism.

■ Hjälp och service ska utgå ifrån hela människans behov. Kommunens organisation och professionella avgränsningar ska vara till gagn för den enskilde

■ Tjänster till den enskilde ska utformas tillsammans med denne.

■ Handläggning ska ske med högsta möjliga effektivitet i varje enskilt fall utan att rättssäkerhet och dokumentation eftersätts.

■ Bemötande ska vara präglat av helhetssyn och långsiktigt agerande.

■ I tal och skrift ska användas ett språk som är tydligt och lätt att förstå.

■ En hög tillgänglighet ska eftersträvas i alla verksamheter

■ Öppenhet – medborgare ska ha möjlighet till insyn i den kommunala verksamheten och uppleva en tydlighet i överväganden, prioriteringar och val

■ Följsamhet – organisationen ska vara utformad så att anpassningar till förändringar, i omvärlden eller internt, är en naturlig del av verksamhetens planering och utveckling

■ Kommunen ska sträva efter att upplevas som en attraktiv arbetsgivare.

Styrprinciper

I Staffanstorps kommun finns ett antal övergripande styrdokument som fastställs av kommunfullmäktige och nämnder. Dessa dokument är långsiktiga och beskriver inriktning och förutsättningar för kommunen under de närmsta åren. Styrdokumenten ska följas av samtliga verksamheter. En beskrivning av kommunens styrprinciper finns i dokumentet: ”Styrprinciper för Staffanstorps kommun”.

Kommunens styrprocess har fem delar som innefattas i begreppet Styrprinciper: politisk målformulering, budget, verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering. Med uppföljning menas den ekonomiska uppföljningen och med utvärdering kvalitetsuppföljning mot givna specifikationer samt medborgarenkäter.

Kommunens styrning ska utövas på grundval av:

- Målstyrning

- Rambudgetering

- Decentraliserat arbetssätt.

Detta innebär att såväl politiska styrelser och nämnder som verksamheter ska ta fram och arbeta efter tydliga mål och där måluppfyllelsen regelbundet utvärderas. Den ekonomiska styrningen ska utgå från den ram som tilldelas varje nämnd. Ett decentraliserat arbetssätt innebär att befogenheter fördelas så långt ut i organisationen som möjligt. Principen ska vara att beslut så långt som möjligt ska fattas nära den berörde. Med befogenhet ska också följa ansvar som utövas inom givna ramar, både avseende budget och verksamhet.

Kommunens viktigaste styrinstrument är avtal. Avtalen ska reglera utförarens åtaganden oavsett om dessa är interna eller externa. Kraven ska specificeras med mätbara värden. Till varje avtal ska kopplas en avtalsägare som ansvarar för uppföljning och utvärdering. System för uppföljning (ekonomisk och kvalitetsmässig) och rapportering ska följa centralt fastställda riktlinjer och principer.

Avtal

Kommunens verksamhet styrs genom avtal som kan tecknas med intern eller extern utförare. Avtal ska vara grundade på specifikationer av kvalitet och omfattning som beslutas av respektive nämnd. För varje avtal utses ”avtalsägare” som ansvarar för kontroll och uppföljning av levererad kvalitet gentemot kravspecifikationer. Verksamhet ska också följas upp genom övergripande medborgarenkäter och av nämnden genom mätningar av ”nöjd kund index”.

Ekonomi

Varje verksamhet styrs av mål och riktlinjer avseende kommunens ekonomi. Dessa finns samlade i särskilt dokument benämnt ”Ekonomistyrprinciper för Staffanstorps kommun”.

Miljö

Målet är ett långsiktigt ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbart samhälle som bygger på kretsloppsprincipen och som står i samklang med naturens bärkraft. Denna strävan ska genomsyra alla verksamheter och även prägla planering och stadsbyggnad. Det innebär att vi ska skydda människors hälsa, bevara den biologiska mångfalden, hushålla med naturresurser samt bevara natur och kulturlandskapet. Miljöarbetet ska grunda sig på RIO-konventionen och de 16 nationella miljökvalitetsmålen.

De viktigaste lokala miljömålen är:

- hållbar infrastruktur

- hållbar energianvändning

- engagemang i internationellt miljöarbete.

Nämnder, styrelser, verksamheter och helägda bolag ska konkretisera miljökvalitetsmål och handlingsplaner som redovisas i budget och bokslut.

För att nå detta ska vi:

• Sträva efter att minska miljöbelastningen i kommunens verksamhet. Särskilt gäller detta energianvändningen, förbrukningen av fossila bränslen samt utsläpp till luft och vatten.

• Stödja kretsloppsprincipen genom att minska avfallsmängden och genom att främja återvinningen genom källsortering och kompostering samt genom att köpa miljövänliga material och produkter.

• Låta miljöaspekter väga tungt vid upphandling och inköp.

• Öka kunskapen och höja medvetandet kring miljöfrågor hos våra medarbetare och dem som bor och/eller verkar i kommunen.

• Informera om vår miljöpolicy och öppet redovisa vårt miljöarbete och verksamheternas miljöpåverkan.

• Uppfylla alla de krav i vid varje tidpunkt gällande miljölagstiftning samt andra regler och bestämmelser som utfärdas med stöd därav.

Inköp

För inköp ska inköpsregler upprättas, dessa har samma bärighet både vid interna och externa inköp. Inköp ska präglas av långsiktighet, kostnadseffektivitet, kompetens, samverkan och miljöhänsyn. Kommunens storlek som köpare ska utnyttjas genom att avtal i så stor utsträckning som möjligt tecknas med lämpliga leverantörer. Samverkan ska ske såväl inom kommunen som med andra kommuner och andra organisationer för att uppnå volymfördelar.

Kommunstyrelsen ska årligen i samband med budgetbeslut fastställa beloppsgränserna för direktupphandling.

Den som för kommunens räkning genomför inköp, ska som företrädare för kommunen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot kommunens leverantörer vad avser t.ex. konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor.

Kommunens inköp av livsmedel skall vara konkurrensneutralt gentemot olika produktionsformer, innebärande att krav som ställs på Svenska producenter också, så långt det låter sig göras utan att bryta mot EU:s upphandlingsregler, skall ställas på importerade produkter, t ex genom att tillämpa Miljöstyrnings- rådets rekommendationer.

Internationellt

Kommunen ska ha en positiv grundinställning till internationella kontakter och till att delta i internationella nätverk och samarbetsprojekt. Kommun- styrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens internationella arbete.

Allt internationellt arbete och alla internationella kontakter ska ha som utgångspunkt att främja kommunen, dess invånare och/eller näringsliv på kort eller lång sikt. Långsiktig nytta kan t ex vara internationellt engagemang som bidrar till att utveckla demokratin och förbättra miljön i vår omvärld. I detta sammanhang ska kommunen kunna engagera sig i demokratise- ringsprojekt i det forna Östeuropa och Sida:s program för internationellt arbete via svenska kommuner.

Kommunens samlade internationella kompetens ska stärkas genom att intresserade anställda uppmuntras till internationella engagemang och till att delta i olika utbildningsaktiviteter.

Möjligheter att delta i samarbetsprojekt med koppling till EU:s fonder och program ska vägas in i samtliga verksamheters nämnder och styrelsers ordinarie budget- och verksamhetsplanering i syfte att uppnå ett bättre resultat för kommunen och dess invånare och näringsliv.

Vänortsarbetet ska fördjupas och inriktas mera mot konkreta samarbets- uppgifter där verksamheter som inbegriper ungdomar är prioriterade. Även näringsliv och föreningsliv ska engageras framledes i det internationella arbetet. Möjligheterna för enskilda medborgare att besöka och finna information om respektive vänort ska utvecklas. Vid etablering av nya kontakter ska de inriktas på fördjupat samarbete i konkreta projekt framför traditionellt vänortsutbyte. Vid eventuell utökning av den formella vänortskretsen ska i första hand kommuner i anglosaxiska länder och Baltikum komma i fråga.

Kommunens engagemang i internationella frågor ska främst ske inom följande områden:

■ Utbildning

■ Näringsliv, sysselsättning, kompetensutveckling

■ Turism, kultur, kommunikationer

■ Teknik och miljö

■ Stadsförnyelse

■ Vård- och omsorg

■ Demokratiutveckling

■ Säker och trygg kommun.

Deltagande i projekt av biståndskaraktär är prioriterade då det är ett sätt att sprida kunskap till andra länder och ger stora möjligheter till erfarenhetsutbyte.

Barnkonventionen

Genom barnkonventionen har Staffanstorps kommun ansvar för att se till att alla barn och unga får sina rättigheter tillgodosedda. Ett barn- och ungdoms- perspektiv ska lyftas fram i all verksamhet.

Alla beslut i nämnderna ska åtföljas av en barnkonsekvensbedömning (undantaget ärenden som innefattar myndighetsutövning).

Kommunikation‌

Grundläggande principer

Alla anställda har ett ansvar och en skyldighet att hämta och lämna den information internt och externt som krävs för att få en väl fungerande verksamhet. Kommunikation ingår som en naturlig del i ledaransvaret. Varje chef och ledare har ansvar för att kommunikationen fungerar inom och från den egna enheten/verksamheten.

Kommunikationen ska präglas av ett öppet förhållningssätt i kontakterna med medborgare, företag och media. Det betyder informationen ska kännetecknas av hög tillgänglighet, vara saklig och planerad samt vara anpassad och utformad efter mottagarens behov.

Internt

Kommunikation inom kommunen ska präglas av helhetssyn och samverkan för kommunens bästa. Syftet med den interna kommunikationen är att bidra till att nå uppsatta mål och att alla medarbetare får insikt och kunskap om verksam- heten, dess utveckling och resultat.

Den primära kommunikationskanalen till all personal ska vara kommunens intranät. I de fall inte medarbetare kan nås via intranät är varje chef ansvarig för att dess personal ändå kan tillgodogöra sig information. Alla medarbetare ska kunna nås via e-post.

Samtliga medarbetare ska känna till de övergripande mål och riktlinjer som gäller för kommunens verksamhet och känna till hur kommunen är organi- serad.

Samtliga medarbetare ska ha ingående kännedom om den egna enhetens mål, uppgifter, utvecklingsplaner och roll gentemot kommunens invånare.

Kommunen strävar efter att, så långt det är möjligt, lämna information till sina medarbetare om viktiga beslut och förändringar som rör den egna verksam- heten innan den når externa målgrupper.

Externt

Extern information syftar till att ge medborgarna möjlighet att få insyn i kommunens verksamhet samt till att etablera ett långsiktigt gott anseende, trovärdighet och förståelse för kommunens agerande. Den ska öka medborgarnas intresse och möjlighet att kommunicera med kommunen.

Den externa informationen syftar också till att tillmötesgå kommuninvånarnas rätt att ta del av och påverka kommunens verksamhet samt att få informationen om kommunens planer och beslut.

Primär extern informationskanal är kommunens webbplats. Varje verksamhets- chef ansvarar för att informationsmaterial utformas i enlighet med kommunens riktlinjer och att ny information vid varje tillfälle skyndsamt publiceras på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx i enlighet med givna strategier.