Inledning

Handbok för lokaler pa˚ Konstfack

Inledning

Denna handbok gäller lokaler inom Telefonfabriken Hus 01 som hyrs av Konstfack. Hyresvärd är Vasakronan.

Konstfacks lokaler är avsedda för studenter och anställda på Konstfack samt forskare knutna till Konstfack, Konstfacks student- och personalorganisationer, Insigt och flit, Transit, viss alumniverksamhet samt restaurangentreprenör. Konstfacks lokaler skall i första hand användas för utbildning, forskning och dess stödverksamhet.

Undantag från handboken kan i särskilda fall göras efter beslut av rektor och/eller förvaltningschef på Konstfack. Motsvarande beslut fattas av rektor och/eller förvaltningschef vid de olika bedömningssituationer som regleras nedan i denna handbok.

Allmänna ordningsregler

Rökning är inte tillåten i Konstfacks lokaler. Pälsdjur är inte tillåtna på Konstfack. Cyklar för utomhusbruk är inte tillåtna inne på Konstfack. Övernattning får inte förekomma i högskolans lokaler.

Uthyrning/upplåtelse av lokal för andra ändamål än utbildning och forskning

Gemensamma riktlinjer

Extern upplåtelse av lokalerna får endast ske när lokalerna inte tas i anspråk för Konstfacks egen verksamhet. Lokalerna får endast upplåtas till en organisation, företag eller motsvarande och kan inte upplåtas till enskilda personer.

Upplåtelse gäller under förutsättning att det inte finns skäl att tro att det kan uppstå någon allvarlig ordningsstörning eller inträffa någonting som strider mot lag. Skulle det inträffa något sådant under pågående sammankomst har rektor eller förvaltningschef rätt att fatta beslut om att avbryta eller ställa in sammankomsten.

En grundregel vid extern upplåtelse är att ordinarie verksamhet inte ska störas mer än vad som är motiverat av betydelsen för Konstfack av den aktuella upplåtelsen.

Önskemål om extern upplåtelse skall alltid anmälas till fastighetschefen i god tid.

Upplåtelse till studentföreningar

Demokratiskt uppbyggd förening1 för studenter vid Konstfack får använda Konstfacks lokaler för sammankomster som föreningen anordnar för sina medlemmar, om sammankomsten hålls för information, diskussion eller annat liknande syfte. Den som av föreningen har bjudits in för att medverka vid sammankomsten ska också ha tillträde till möteslokalerna såvida inte han/hon eller

1 Med det avses en förening som är öppen för samtliga vid högskolan inskrivna studenter och vars stadgar inte strider mot grundläggande demokratiska principer såsom att alla medlemmar har samma rättigheter. Föreningen ska vara associerad till Konstfacks studentkår.

den organisation han/hon företräder representerar diskriminerande eller rasistiska åsikter eller uppmuntrar till lagbrott.

Upplåtelse till fackliga organisationer eller personalföreningar, motsvarande

Fackliga organisationer eller personalföreningar, som vänder sig till högskolans anställda eller studenter, disponerar – efter bokning – anvisade möteslokaler inom Konstfack för möten eller information riktad till egna och presumtiva medlemmar.

Extern uthyrning av lokaler

Konstfack hyr normalt inte ut några lokaler. Undantag kan göras efter rektors- eller förvaltningsbeslut. Se även rektors delegation.

Extern upplåtelse av lokaler för gästens interna verksamhet

Upplåtelse, när gästen ska använda lokalen för egen verksamhet (t.ex. årsmöten eller konferenser) får inte ske till organisationer, företag eller motsvarande som bedriver en verksamhet som är oförenlig med Konstfacks verksamhet och för ändamål som bedöms skada Konstfacks anseende.

Upplåtelse får inte ske om arrangemanget enligt gällande lagstiftning misstänks vara av diskriminerande art eller företräder rasistiska åsikter eller uppmuntrar till lagbrott.

Extern upplåtelse av lokaler eller andra ytor på Konstfack för publik verksamhet

Upplåtelse för publik verksamhet kan ske enligt samma principer som vid upplåtelse för gästens interna verksamhet med följande undantag:

• Kommersiell verksamhet i form av försäljning och marknadsföring riktad till allmänhet, högskolans anställda eller studenter är inte tillåten.

• Beträffande politisk verksamhet får upplåtelse endast ske till politiska partier vars verksamhet vilar på demokratisk värdegrund och inte innehåller diskriminerande eller rasistiska åsikter eller uppmuntrar till lagbrott.

• Religiösa budskap riktade till högskolans anställda och studenter för medlemsvärvning eller förkunnelse är heller inte tillåtet.

Vid extern upplåtelse gäller följande villkor

Vid behov av internetåtkomst ska detta beställas av IT eftersom endast högskolerelaterad verksamhet äger rätt att nyttja SUNET.

Konstfacks särskilda regler för flaggning innebär att det inte är tillåtet för de som upplåts lokaler att sätta upp egna flaggor på Konstfacks flaggstång.

Ansvariga för arrangemanget ska från Konstfack erhålla skriftlig bekräftelse på bokningen och villkoren för denna. I denna bekräftelse ska också hänvisas till denna policy.

Externa hyresgäster ska i samband med bokningen informeras om gällande policy samt de regler som gäller inom högskolan för t.ex. marknadsföring/försäljning, affischering och skyltning (se nedan).

Alla externa upplåtelser ska i förväg vara inbokade i Konstfacks lokalbokningssystem. Övernattning får inte förekomma i högskolans lokaler.

Kommersiell verksamhet på Konstfack

Försäljning eller marknadsföring av tjänster eller produkter till studenter eller anställda i egenskap av privatpersoner är inte tillåten i högskolans lokaler eller på Konstfack i övrigt. Förbudet gäller all form av försäljning eller marknadsföring, som bedrivs av externa företag, t ex över disk, i tillfälliga montrar eller i form av flygblad eller andra distributionssätt.

Undantag gäller för:

• Konstfacks egen verksamhet, bland annat försäljning och marknadsföring av högskolans profilprodukter och souvenirer samt för företag och organisationer med vilka högskolan har avtal.

• Avhandlingar och läroböcker författade av pedagoger och forskare anställda eller knutna till Konstfack.

• Företag som inom ramen för försäljning till Konstfack förevisar nya produkter eller tjänster för enheter/motsvarande som har bokat visningar etc.

• Företag som bokar event med restauratör. Se avtal med restauratör.

• Företag som inbjuds att informera studenter i samband med arrangemang som arbetsmarknadsdagar med mera.

• Studentkårens försäljning av profilprodukter etc.

• Studenter som inom ramen för sin utbildning har till uppgift att etablera och driva företag samt studentföreningarnas försäljning och marknadsföring av aktiviteter riktade till studenterna.

• Studenter som säljer egna alster i samband med utställningar.

• Studentkårens samverkan med sponsorer som är knutna till studentkortet.

• Konstfacks julmarknad.

Fördelning av lokaler och dess verksamhet

Fördelning av lokaler på Konstfack sker genom rektorsbeslut en gång per år eller vid aktuellt tillfälle om en större omfördelning av lokaler förestår. Respektive prefekt/avdelningschef beslutar vilken och ansvarar över den verksamhet som bedrivs inom tilldelade lokaler i enlighet med aktuell arbetsmiljö- och miljölagstiftning, aktuella brandskyddsföreskrifter, andra föreskrifter och lagstiftning för speciell verksamhet samt Konstfacks lokala regelverk.

Fastighetsunderhåll, lokalvård och inpassering

Fastighetsunderhåll och lokalvård ombesörjs av fastighetsavdelningen. Underhåll av verksamhetsspecifika faciliteter ombesörjs av respektive institution/avdelning. Vid tveksam gränsdragning kontaktas fastighetsavdelningen för dialog. Felanmälan görs på xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx . Lokalvården nås på xxxx@xxxxxxxxx.xx . Fastighetsavdelningen är systemägare av inpasseringssystemet. För mer information om inpasseringssystemet se Regelverk för inpasseringssystem (länkas).

Lokalbokning

• Bokning av bokningsbara lokaler görs i lokalbokningsprogrammet NeverLost.

• Bokning i NeverLost kan endast göras av behörig personal.

• Prefekt/avdelningschef utser behörig personal ur sin verksamhet.

• Om inte nyttjande av bokningsbar lokal påbörjats senast en halvtimme efter bokad tid är det fritt för annan att nyttja lokalen.

• AV-support enligt Konstfacks IT-policy.

• Användare av bokningsbara lokaler ansvarar att lokalen återställs enligt den möbleringsplan som finns i lokalen.

• På intranätet finns uppgifter om antal platser och den viktigaste utrustningen i de bokningsbara lokalerna.

Inventarier

Respektive institution/avdelning anskaffar och ansvarar för sina egna inventarier. Överblivna inventarier överlämnas till fastighetsavdelningen som ansvarar för ett mindre, centralt möbelförråd.

Utställningar

Innan en utställning eller en projektredovisning sker på ytor för utställning på Konstfack ska utställningsansvarig tagit del av den utställningsguide med riskbedömningsmall som finns på intranätet. Vid frågor och för vägledning av brandskyddskaraktär, utrymningsvägar, hållfasthet och hängningsprinciper konsulteras fastighetsavdelningen. Utställningsansvarig ansvarar att utställningslokalen återställs efter utställning.

Studentfester

Regler för studentfester hänvisas till rektorsbeslut 254 2009 Regler för studentfester.

Studentbostäder

Regler för uthyrning av studentbostäder regleras i en särskild förordning (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning. Administrationen av Konstfack studentbostäder sker via receptionen.

Kontakt med hyresvärden Vasakronan

Kontakt med Vasakronan sker via fastighetsavdelningen.

Revision

Handboken för lokaler på Konstfack revideras årligen 30/11.

Xxxxx Xxxxxx