TJÄNSTEUTLÅTANDE

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Datum

Diarienr

Sida

1 (2)

Individ- och familjeförvaltningen Xxxx Xxxxx Xxxxxx

Epost: xxxx.xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xx

2018-12-11

IFN 2018/00776- 1.6.2

Kopia till

Nytida AB

Individ- och familjenämnden

NY VERSION

Avtalsuppföljning - Nytida, Furan

Förslag till beslut

Individ- och familjenämnden beslutar godkänna genomförd uppföljning med nedanstående åtgärder.

Muntlig redogörelse av utföraren på nämndens sammanträde 2018-12-20 där utföraren redogör för hur bristerna skyndsamt ska åtgärdas och har åtgärdats.

Skriftlig handlingsplan som redovisar hur bristerna har åtgärdats ska inkomma till förvaltningen senast 2019-01-10.

Muntlig redogörelse av utföraren på nämndens sammanträde 2018-01-31 där de redogör för handlingsplanen.

Ärendebeskrivning

Nytida AB driver särskilt boende Furan sedan 1 januari 2017. Nuvarande avtal avser perioden 2017-01-01—2020-01-31 med möjlighet till förlängning med ett + ett år.

Under november månad 2018 genomförde tjänstemän på uppdrag från individ- och familjenämnden uppföljning av verksamheten. Samtal genomfördes med regionchef och verksamhetschef. Samtal genomfördes med personal på APT.

Inför uppföljningen har MAS-tillsyn, utförarens egen rapport, rutin för egenkontroll, utförd egenkontroll för varje verksamhet under de senaste 12 månaderna samt kompetensförteckning begärts in. Vi har även tagit del av genomförandeplaner och medarbetarundersökning.

15 områden granskades och bedömdes vid uppföljningen. För 12 av dem bedömdes att leverantören följer avtal varav ett med förbättringskrav, brandskydd. Vidare utvecklingen inom dessa områden kan ske i dialog mellan beställare och utförare.

För tre områden, hälso- och sjukvårdsansvar, samverkan samt systematiskt kvalitetsarbete avseende avvikelsehantering SoL bedömdes leverantören inte följa avtal.

VÄSTERÅS STAD

Datum

2018-12-11

Diarienr

IFN 2018/00776- 1.6.2

Sida

2 (2)

Förvaltningen ser brister i inrapporterade avvikelser. Här ligger antal avvikelser på endast en, detta trots att rutiner för detta är fastställda i kvalitetsledningssystemet. Det framgår att det brister i samverkan mellan personalgruppen och sjuksköterska. Vidare innehåller hälso- och sjukvården förbättringsområden.

Utföraren ska på nämndens sammanträde 2018-12-20 redogöra för hur bristerna skyndsamt ska åtgärdas och har åtgärdats. Vidare ska utföraren skriftligen, senast den 2019-01-10, redovisa en handlingsplan som beskriver hur bristerna i de uppmärksammade områdena har åtgärdats och muntligt redovisa dessa på nämndens sammanträde 2019-01-31.

Uppföljningsrapport

Uppföljning av: Furan Dnr: IFN 2018/00690-1.4.2

Beskrivning av verksamheten: Furan är ett boende för personer med missbruksproblem. Missbruket avser såväl alkohol som narkotika och blandmissbruk. Utöver missbruksproblem kan personer boende på Eken även ha psykiska och/eller somatiska funktionsnedsättningar. Boendet består av 21 lägenheter. Uppföljning har genomförts genom möte med personalgrupp 2018-11- 14, möte med verksamhetschef och regionchef 2018-11-06.

Xxxxxx här för att ange datum.

Beskrivning och bedömning

Systematiskt kvalitetsarbete Personalen känner till avtalet mellan utföraren och IFN. Det har under 2016-2018, från utföraren till förvaltningen, inte rapporterats om några inkomna synpunkter eller klagomål. Enligt personalen så uppger de att de ska bli bättre på att skriva synpunkter och klagomål. Personalen säger att det är svårt att avgöra när och vad som ska dokumenteras som ett giltigt klagomål och synpunkt. Ett område som lyfts fram är att personalen skriver läkemedelsavvikelser. Ett arbete är påbörjat med att avvikelser inte innebär att någon gör fel eller blir utpekad. Ett mål är också att minska dessa avvikelser. Verksamheten bjuder in till husmöte en gång per månad och där kan boende lämna förslag, synpunkter och ibland klagomål. Gruppchefen uppger att dessa synpunkter/klagomål blir protokollförda men inte alltid dokumenterade i systemet. Det är således ett förbättringsområde. Bedömning: Verksamheten skickar inte in redovisning av synpunkter och klagomål till förvaltningen. Verksamhetschef och personal bekräftar att synpunkter och klagomål finns och att dessa åtgärdas i verksamheten. Dock saknas hur detta dokumenteras och rapporteras till beställaren. Det är ett förbättringsområde.

Följer inte avtal

Brandskydd En brandkontrollant och brandskyddsansvarig finns och det utförs enligt ledningen brandkontroller en gång per månad. Den senaste brandtillsynen var i februari 2018 och senaste utrymningsövningen var i november 2017. Individuell riskbedömning sker i händelse av brand. Verksamheten har deltagit på workshop gällande brand och har fått bra tips i samband med workshop. Ledningen uppger att Mälardalens brand och räddningsförbund upplever att det är mer sällan som brandkåren behöver rycka ut än tidigare pga. ett offensivt förbyggande arbete kring

Följer avtal men behöver förbättras

brand. Bedömning: Det finns inget skriftligt att ta del av när det gäller att bedömningar görs av den enskildes förmåga att uppfatta brandlarm och att ta sig ut på egen hand i händelse av brand.
Kompetensutveckling och handledning Enligt ledningen så har varje medarbetare en individuell kompetensplan. Denna följs upp på utvecklings- och medarbetarsamtal. Kompetensutvecklingen planeras både individuellt och utifrån gruppens behov. Verksamheten har erbjudit utbildning inom fler olika områden, bland annat omvårdnad och narkotika. Personal uppger att de har en egen individuell plan för kompetensutveckling, samt struktur kring medarbetarsamtal och lönesamtal. Handledning sker i huvudsak från gruppchef, verksamhetschef, samt kollegialhandledning	Följer avtal
Genomförandeplan och dokumentation Tio stycken avidentifierade genomförandeplaner har blivit granskade och är godkända. Enligt ledningen och personal så har varje boende en förste och en andre kontaktman. Den förste kontaktmannen ansvarar för genomförandeplanen tillsammans med den boende. Det sker kontaktmannasamtal där den boendes önskan och behov av stöd och insatser diskuteras och detta läggs in i genomförandeplanen som sedan skrivs under. Vårdplanen från socialtjänsten ligger som grund för genomförandeplanen och därefter läggs det till områden som kontaktmannen och den boende uppmärksammar. Vid de tillfällen den boende har övriga kontakter såsom god man, förvaltare så involveras de i den del de är inblandade i. Personalen har stora svårigheter att få till regelbundna samtal med sina boende då de oftast är onyktra och genomförandeplanen skrivs många gånger utan den boende och redovisas sedan istället för den boende.	Följer avtal
Kontaktman, stöd för ekonomi och inköp Enligt ledningen och personal så har kontaktmannen huvudansvaret för den boendes omvårdnad genom samtal med sin boende, upprättande av genomförandeplan, dokumentation och att föra informationen vidare till övrig personal så att alla vet vad den boende behöver för stöd och hjälp. När det behövs hjälper boendet den enskilde med ekonomin utifrån upprättad rutin, i dessa fall är det kontaktmannen och gruppchefen som har tillgång till kassaskåpet där pengarna är inlåsta. De som bedöms behöva hjälp med ekonomin har egna kassaskåp/lådor. Somliga får hjälp med inköp av livsmedel och andra följer med på inköpsresan som är en gång i månaden	Följer avtal

Hälso- och sjukvårdsansvar Ledningen: Enligt ledningen så har verksamheten tillgång till sjuksköterska dygnet runt. På dagtid finns egen anställd sjuksköterska och på jourtid/helg anlitas underleverantör som bemannar jouren. Nytida har enligt ledningen en väl utvecklad delegeringsrutin som följs. All dokumentation sker i SafeDoc som samtlig hälso- och sjukvårdspersonal har tillgång till. Sjuksköterskan som arbetar dagtid har äldreomsorgsbakgrund och arbetar 1,0 och är fördelad i två verksamheter. Verksamheten har tillgång till arbetsterapeut och fysioterapeut en gång varannan vecka under två timmar samt vid behov. Det finns enligt ledningen nedskrivna rutiner för hur kontakt tas med en legitimerade personalen. Gruppchef och legitimerad personal har gemensamma sittningar en gång varannan vecka.
Enlig legitimerad personal: Medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, gör egenkontroll en gång per år. Sjuksköterska har inga regelbundna möten med MAS eller några andra strukturerade möten eller nätverk med andra sjuksköterskor. Kontakten med sjuksköterskan sker under dagen vid behov. Det finns inga strukturerade team möten mellan boendestödjare och sjuksköterska eller annan legitimerad personal.
Xxxxxxxxxxxxxx har arbetat i verksamheten sedan augusti 2017 och beskriver att det funnits brister i dennes introduktion. Det finns inget strukturerat arbete med Senior alert utan sjuksköterskan gör fallrisk där behov finns och använder då manualen i pappersform. Kontaktman/Boendestödjare är inte en del av detta arbete. Det finns inget arbete med kvalitetsregister för Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens, BPSD, och det finns enligt personal personer med demensdiagnos i verksamheten. Det är oklart hur det systematiska kvalitetsregisterarbetet med Svenska palliativ registret används. Enligt medicinskt ansvarig sjuksköterskas (MAS) granskning den 2018- 10-25 så finns ett behov av att uppdatera framförallt riskbedömningar/preventionsbedömningar. MAS poängterar att arbetet med Senior alert(riskbedömningar gällande ohälsa i munnen, undernäring, fallrisk och trycksår) behöver förbättras. Enligt beskrivning av verksamhetens kvalitets och ledningssystem (Qualimax) registrerar verksamheten i alla kvalitetsregister och dess resultat analyseras och används i verksamhetens kvalitetsarbete.
Sjuksköterskan uppger att denne inte erhållit utbildning i verksamhetens dokumentationssystem för hälso- och sjukvård. Vid förvaltningens besök så finns inget planerat utbildningstillfälle för sjuksköterskan. Sjuksköterskan uppger att denne har svårigheter med dokumentationen på grund av att utbildning i systemet inte erhållits. Det råder oklarheter kring huruvida detta har diskuterats med verksamhetschefen samt om Följer inte avtal

en kompetens och utvecklingsplan för sjuksköterskan är upprättad. Enligt MAS-granskning och egenkontroll 2018-10-25 uppvisar hälso- och sjukvårds journal delvis brister. Enligt granskning finns ett behov av att säkerställa att alla boende, som har behov av, har aktuella hälsoplaner utifrån omvårdnad och rehabilitering/habilitering med mål, åtgärder och kontinuerlig uppföljning. Andra områden som enligt MAS-granskning uppvisar brister och som behöver säkerställas är: att inhämtat samtycke finns, att följsamhet till att basala hygienrutiner genomförs, att regelbundna läkemedelsgenomgångar genomförs, att läkemedelsskåp enbart innehåller läkemedel, att rutin för medicintekniska produkter finns, tydliggörande vem som ansvarar för den enskildes läkemedelshantering, Xxxxx styrdokument gällande gallring/bevarande av den enskildes hälso- och sjukvårdsdokumentation och att boende med behov har en aktuell allmän, daglig livsföring, ADL- bedömning. Bedömning: Sjuksköterska saknar stöd i hälso- och sjukvårds relaterade frågor och utbildning när det gäller aktuellt dokumentationssystem för hälso- och sjukvård. Hälso- och sjukvården innehåller flera förbättringsområden.
Information och kommunikation Enligt ledningen så lämnas information på det sätt som den boende kan ta till sig den, vissa behöver både muntlig och skriftlig information, en del behöver det på lätt svenska. Verksamheten har i dagsläget inte behövt ta in tolk då det enda andra språket varit finska och då har verksamheten vid behov tagit hjälp av personal som talar finska. Verksamheten har tillgång till en ipad som de boende kan låna vid behov. De får även använda datorn när de har behov av det. De flesta som har kunskap om hur appar mm används har egna smartphones och har inte behov av att låna utrustning. En del av de boende sköter sina bankärenden via telefon eller dator och då är personal behjälplig vid behov.	Följer avtal
Självbestämmande och integritet Enligt ledning så stöttar verksamheten de boendes egen förmåga att ansvara över sitt liv, sitt boende och insatserna utformas utifrån det. Ledningen uppger att verksamheten inte tar över en aktivitet som den boende klarar själv. Stödet och insatser utformas i samråd med den boende och dokumenteras i genomförandeplanen.	Följer avtal
Bemötande och förhållningssätt Verksamheten diskuterar förhållningssätt på APT och vid individuella träffar. Ledningen beskriver vidare att genom att förankra samtalet i Nytidas värderingar och använda sig av det pedagogiska ramverket vid diskussioner så kommer verksamheten lättare åt om någon har brustit i förhållningssätt. Vid nyanställning används provanställning och då utvärderas den personliga lämpligheten, det tas även alltid utdrag från belastningsregistret. Vid vikarieanställning tas också utdrag från	Följer avtal

belastningsregistret och samtlig nyanställd personal har introduktionspass tillsammans med erfaren personal där man ser hur arbetet med de enskilde fungerar.
Metoder och arbetssätt Ledningen beskriver att verksamheten anpassas efter de förändrade behov som kan uppkomma. Det kan handla om utökat vårdbehov hos den boende, behov av utökad bemanning utifrån förändring i boendegruppen. Om risk uppkommer för att den boende inte ska kunna bo kvar informeras handläggare och samtal genomförs med den boende om att hen riskerar att mista sitt boende. En handlingsplan skrivs och undertecknas av kontaktman och den boende. Upprepas beteendet bokas ett möte med handläggare, kontaktman och den boende. Diskussion tas även i personalgruppen om det är något som kan förändras för att den boende inte ska behöva flytta. I förekommande fall har verksamheten även intensifierat samtalsintervallet med den boende för att förhindra att hen blir tvungen att flytta från boendet. Verksamheten pratar med de boende om vikten av att ta hänsyn till sina medboende samt personal för att alla ska må så bra som är möjligt.	Följer avtal
Kost och hälsa Enligt ledningen så motiverar personalen den boende till att handla och tillaga måltider utöver den lunch som de får på boendet. Sjuksköterskan har också samtal kring vikten av att sköta mathållningen regelbundet med de boende. Enligt ledningen så utformas stödet på olika sätt: Vi har en del som vi tillreder och serverar alla måltider till, andra hjälper vi genom påminnelser och hjälp med inköp. De flesta klarar dock både inköp och tillagning själva. De som av olika anledningar har utökat behov av att vi har kontroll på vad och hur mycket de får i sig hjälper vi med att spara lunch om de inte är hungriga när lunchen serveras, vi gör i ordning och serverar frukost, mellanmål och kvällsmål om det behövs.	Följer avtal
Kultur och motion Enligt ledningen så erbjuder verksamheten aktiviteter både utifrån individ och grupp. De flesta är dock inte intresserade av gruppaktiviteter. Personalen stöttar och hjälper dem att komma iväg på olika aktiviteter såsom möten med LP-stiftelsen, idrottsaktiviteter med mera. En del går ut på promenader med personal. Boendet har erbjudit fiskeresa, julmarknad, promenad på Björnön och även om det inte är så många som deltagit har det varit uppskattat av de som varit med. I samtal med kontaktmannen samt på husmöten kan de boende uttrycka önskemål om vilka aktiviteter de önskar göra. Oftast har de svårt att uttrycka vad de vill så personalen måste ge exempel på aktiviteter.	Följer avtal

Samverkan Enligt ledningen så har verksamheten kontakt med olika aktörer. I nuläget så är det enbart LP-stiftelsen. Det finns en anslagstavla där information sätts upp om olika organisationer och föreningar. Samverkan på individnivå sker genom kontaktmannasamtal, husmöten och uppföljningsmöten. Samverkan på enhetsnivå sker genom ledningsgruppsmöten med gruppchefer och verksamhetschef. Samverkan på övergripande nivå sker vid behov och initieras av verksamhetschef eller sjuksköterska.
Samverkan med socialtjänsten sker vid studiebesök, inskrivning och uppföljningar. De flesta boende har uppföljningar en gång i halvåret. När behov uppkommer kontaktas handläggare och möte bokas. Oftast kommer de till boendet men ibland sker möten på socialkontoret. Verksamhetschef har träffar med enhetschef på socialkontoret och uppsökare kommer till boendet en gång i veckan.
Bedömning: verksamheten saknar regelbundna teamträffar i verksamheten mellan boendestödjare och den legitimerade personalen. Följer inte avtal