Upphandling av ramavtal för reklambyråtjänster Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag UPP 2016/27 2016-04-11
Upphandling av ramavtal för reklambyråtjänster |
Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag |
UPP 2016/27 |
2016-04-11 |
Specialpedagogiska skolmyndigheten
Innehållsförteckning
Anbudsinbjudan och förutsättningar 2
Orientering om upphandlingen 2
Allmänna anbudsförutsättningar 3
Anbudsgivares begäran om sekretess 4
Meddelande om beslut och Upphandlingskontrakt 5
1.2 Resurser och kompetens – Verksamhet 6
1.3 Resurser och kompetens – Personal 6
1.4 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter med mera 7
2.2 Uppdragets mål och innehåll 9
Bilagor
1. Anbudsformulär
2. Sanningsförsäkran
3. Begäran om kommersiell sekretess
Anbudsinbjudan och förutsättningar
Orientering om upphandlingen
Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) har för avsikt att för nästkommande fyraårsperiod, där de sista tre åren ska vara enskilda optionsår (1+1+1+1 år), upphandla ett ramavtal för reklambyråtjänster.
Inom upphandlat ramavtal ryms bland annat grafisk formgivning, bildhantering, textproduktion, tidningsproduktion, språkgranskning, korrekturläsning och produktion av tillgänglighetsanpassade pdf:er.
Området kan även inrymma filmproduktion, kampanjer vid särskilda satsningar, inklusive profilprodukter, samt produktion inom ramen för Office-paket.
Myndigheten har de senaste åren avropat reklambyråtjänster för ca 1,4 miljoner kronor per år. Någon minimivolym under kommande avtalsperiod garanteras dock inte.
Målet är att teckna avtal med leverantör som kan försäkra myndigheten en stabil och professionell leverans av efterfrågad tjänst.
Avgränsningar
Viss innehållsproduktion och visst material produceras idag, och även fortsättningsvis, internt på myndigheten.
SPSM har redan tecknat separata avtal gällande tryckeritjänster samt kommunikationsrådgivning.
Upphandlande enhet
Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) är en rikstäckande myndighet för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor. Alla insatser syftar till att öka kunskapen hos dem som arbetar i kommunerna, så att barn, unga och vuxenstud- erande med funktionsnedsättning kan få en utveckling och utbildning som präglas av likvärdighet, rätt till stöd, lika bemötande, full delaktighet, tillgänglighet och jämlika villkor.
Vi driver specialskolor för vissa målgrupper, och fördelar olika bidrag till utbild- ningsanordnare av vuxenutbildning för studerande med funktionsnedsättning. Vi främjar också utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning så att de får tillgång till läromedel som gör det möjligt för dem att uppnå kunskapsmålen i skolan.
Huvudkontoret finns i Härnösand, verksamheten utgår från våra fem regioner med kontor och specialskolor i Härnösand, Umeå, Örebro, Stockholm, Göteborg, Malmö, Lund och Vänersborg. Vi har också lokalkontor över hela landet från Luleå i norr till Malmö i söder, det är allt från små kontor med två personer till lokaler med över hundra anställda på samma adress. SPSM har för närvarande cirka 1 100 anställda och 600 elever.
Ytterligare information om myndigheten finns på vår webbplats, xxx.xxxx.xx.
Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Observera att anbud antas utan föregående förhandling.
Allmänna anbudsförutsättningar
Anbud ska
• vara skrivet på svenska språket
• lämnas skriftligen i ett undertecknat original
• innehålla en digital kopia av arbetsprovet (DVD eller USB)
• lämnas i slutet kuvert
• vara myndigheten tillhanda senast den 24 maj 2016
• vara gällande till den 30 september 2016.
Anbud skickas i neutral försändelse – utan företagsbeteckning – men försedd med texten ”Anbud – Reklambyråtjänst Dnr UPP 2016/27.
Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras.
Anbudsadress
Anbud skickas till följande adress:
Specialpedagogiska skolmyndigheten Registrator
Box 1100
871 29 HÄRNÖSAND
Anbud som lämnas personligen eller med bud lämnas på Huvudkontoret, besöksadress Xxxxxxxxxxxxx 00, Xxxxxxxxx. För kännedom vill vi informera om att kontoret har öppet måndag-fredag kl. 08.00-16.00. Utanför kontorstid finns ett brevinkast till vänster om myndighetens entré vid huvudkontoret på Xxxxxxxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx.
Anbudets innehåll
Anbudet ska innehålla samtliga efterfrågade dokument och redovisningar.
Anbudsgivaren ska besvara samtliga frågor alternativt bifoga önskad dokumentation med anbudet. Använd och underteckna bifogat Anbudsformulär.
Anbudsgivaren uppmanas att begränsa svaren att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas.
Prövning av anbud
Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda ska-krav och formalia uppfylls. Myndigheten kommer därefter utvärdera och anta det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet enligt vad som anges i avsnitt 3.
Priser
Priser ska anges som fasta priser, enligt vad som anges i anbudsformuläret, för respektive kompetens eller roll enligt 1.3 i förfrågningsunderlaget. Pris ska även anges för tidningsproduktion som fast pris per utgivningstillfälle.
Därutöver kan priser för ytterligare kompetenser, enligt optionerna nedan, anges.
Optioner
I de fall anbudsgivare kan erbjuda nedan kompetenser, och gör så i sitt anbud, ska myndigheten inom ramen för upphandlat avtal ha möjlighet att avropa dessa tjänster. Tjänsterna kan under avtalsperioden även komma att köpas in utanför detta ramavtal.
• skribent
• skribent, lättläst
• illustratör
• fotograf
• filmproducent
• medierådgivare
Pris för dessa tjänster kan anges i anbudsformulär om leverantören erbjuder dessa kompetenser. Priserna ingår ej i utvärdering av inkomna anbud.
Frågor och kontaktperson
Eventuella frågor ställs till Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, kommunikationschef. Frågor ska ställas skriftligen, gärna via e-post (xxxxxxxx.xxxxxx-xxxxxx@xxxx.xx), i så god tid som möjligt dock senast den 16 maj 2016. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande kommer löpande att publiceras via vår webbplats, xxx.xxxx.xx.
Svar publiceras dock senast den 17 maj 2016.
Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget.
Anbudsgivares begäran om sekretess
Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats.
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren.
För att SPSM ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud måste anbudsgivaren skriftligen (Se bilaga 3)
• begära att uppgift ska hållas hemlig
• ange vilken eller vilka uppgifter som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt)
• ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.
Begäran prövas av SPSM om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften eller uppgifterna.
Om SPSM gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol.
Observera att garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut därför aldrig kan ges.
Meddelande om beslut och Upphandlingskontrakt
Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem som tilldelas kontrakt och skälen till det kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare.
Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den utförare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt XXX och som undertecknas av parterna.
Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio (10) dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan, beroende på reglerna kring överprövning av upphandlingsärenden.
Med vänlig hälsning
Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Kommunikationschef
Förfrågningsunderlag
1 Krav på leverantören
1.1 Inledning
Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla de tjänster som omfattas av detta förfrågningsunderlag. Nedan efterfrågade dokumentation ska där så angivits omfatta både anbudsgivande leverantör samt av denne anlitade underleverantörer. Anbudsgivaren ska i anbudet ange där underleverantör åberopas.
1.2 Resurser och kompetens – Verksamhet
Anbudsgivande företag eller person i ledande ställning ska ha bedrivit verksamhet inom det verksamhetsområde som omfattas av denna upphandling under minst tre år. Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet av att tillhandahålla reklambyråtjänster.
Anbudsgivare ska vid behov kunna ta fram förslag på leverantörer utanför avtalade tjänster. Anbudsgivare ska även vid önskemål från SPSM kunna anlita underleverantör av i förfrågningsunderlaget listade optionstjänster.
Anbudet ska innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
b) en redovisning som visar hur länge verksamheten har bedrivits
c) en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget (fakta om företaget, verksamhetens inriktning och kompetensresurser).
1.3 Resurser och kompetens – Personal
Uppdraget ska utföras av erforderligt antal personer med adekvat utbildning och, eller erfarenhet av att utföra den här typen av uppdrag.
Samtliga personer som utför uppdrag inom detta avtal ska minst ha utbildning och, eller erfarenhet inriktad mot arbetsuppgifter av det slag som efterfrågas i denna upphandling.
Anbudsgivaren ska erbjuda följande kompetenser eller roller:
• projektledare och kundansvarig
• art director
• grafisk formgivare trycksak, webb och andra digitala kanaler
• copywriter
• språkgranskare och korrekturläsare
• kompetens inom tillgänglighetsanpassning.
Grafisk formgivare, eller annan person med kompetens inom tillgänglighetsanpassning, ska ha dokumenterad erfarenhet av och uttalad kännedom om riktlinjer för tillgänglig kommunikation. All tillgänglighetsanpassning till digitala kanaler ska följa WCAG 2.0 aa, eller nyare motsvarighet.
Anbudsgivare ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivares möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller att resurser påverkas.
Anbudsgivaren ska erbjuda en kundansvarig som ska vara kontaktperson och ytterst ansvarig för alla kontakter med Specialpedagogiska skolmyndigheten och eventuella andra leverantörer. Vid behov ska anbudsgivaren erbjuda en ersättare så att det alltid finns en namngiven kontaktperson.
Anbudsgivaren ska ha kapacitet och möjlighet att, för Specialpedagogiska skolmyndigheten, åta sig minst tre (3) samtidiga uppdrag motsvarande 50 timmar per uppdrag, under en period på maximalt sex (6) veckor. Alternativt ska anbudsgivaren ha kapacitet eller möjlighet att åta sig flera mindre uppdrag eller ett större uppdrag som ryms inom motsvarande antal timmar och tid. Anbudsgivaren ska ha möjlighet att åta sig ett (1) brådskande uppdrag motsvarande 20 timmar på två (2) veckor. Vid ett brådskande uppdrag kan övriga pågående uppdrag prioriteras ner.
All kommunikation, muntlig som skriftlig, mellan leverantören och SPSM ska ske på svenska språket.
Personer angivna för respektive roll, inklusive projektledare och kundansvarig, ska
ses som nyckelpersoner och får inte bytas ut utan SPSM:s godkännande av ersättare.
Anbudet ska innehålla
a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls
b) namn, cv, beskrivning av nyckelpersoner (samtliga kopplad till roll ovan)
c) namn och cv på projektledare och kundansvarig
d) en beskrivning över hur avtalad kompetens kan hållas över tid, vid till exempel förlust av enskild person.
1.4 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter med mera
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare eller delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de tre senaste åren.
Anbudsgivare ska till anbudet bifoga följande handlingar avseende anbudsgivarens företag:
a) kopia på ett högst 6 månader gammalt registreringsbevis för de anbudslämnande företaget, utfärdat av behörig officiell myndighet.
Registreringsbeviset ska utvisa de förhållanden som gäller när anbudet lämnas.
b) intyg (bilaga 2) undertecknat av ansvarig firmatecknare som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget ska omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare eller delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet.
1.5 Antidiskrimineringskrav
Anbudsgivaren ska vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa för varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbudsgivare diskriminerat eller diskriminerar på så sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet.
a) Företrädare för anbudsgivare eller anställd hos honom har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering enligt 16 Kap 9§ brottsbalken.
b) Anbudsgivaren har betalt skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning:
o 16-19 §§ enligt lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet
o 11-15 §§ lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning
o 12-16 §§ lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder
o 25-26 §§ jämställdhetslagen.
Anbudet ska innehålla en bekräftelse att ställda krav uppfylls.
1.6 Sociala krav
Anbudsgivaren ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter och tjänster som levereras till SPSM ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med:
• FN:s barnkonvention, artikel 32
• det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i det aktuella landet
• den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i det aktuella landet
• leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition.
Anbudet ska innehålla en bekräftelse att ställda krav uppfylls.
2 Krav på tjänst
Nuvarande avtal går ut den 30 juni 2016 och kan därefter ej förlängas. Myndigheten har därför behov av att upphandla ett nytt avtal för reklambyråtjänster från och med den 1 juli 2016. Under de senaste åren har myndigheten avropat reklambyråtjänster för ca 1,4 miljoner kronor. Någon volym under kommande avtalsperioder kan inte garanteras.
Anbudet ska innehålla en bekräftelse att samtliga i avsnitt 2, ”Krav på tjänst”,
ställda krav uppfylls och förutsättningar accepteras.
Använd anbudsformuläret, bilaga 1 till förfrågningsunderlaget.
2.1 Omfattning
Uppdraget innefattar bland annat grafisk formgivning av trycksaker och till digitala kanaler, språkgranskning, bildhantering och informationsgrafik för olika kanaler, textproduktion, tidningsproduktion, redigering och omarbetning av befintlig text, språkgranskning, korrekturläsning, produktion av tillgänglighetsanpassade pdf:er och original- och prepressarbete för trycksaker. Eventuella justeringar och tillägg i den grafiska profilen ingår i uppdraget. Uppdraget innefattar även produktion inom ramen för Office-paket såsom presentationer och rapporter i Powerpoint och Word samt kampanjer vid särskilda satsningar, inklusive profilprodukter.
Tidningen Lika värde är på 16 sidor i A4-format och trycks i fyrfärg. Den innehåller cirka 30 foton och illustrationer per nummer. Specialpedagogiska skolmyndigheten lämnar texter med rubrikidéer och bilder via FTP-server och, eller e-post.
Anbudsgivande företag kan via webb xxxx://xxx.xxxx.xx ladda ned senaste nummer av tidningen.
Viss innehållsproduktion och visst material produceras idag, och även fortsättningsvis, internt på myndigheten.
SPSM har redan tecknat separata avtal gällande tryckeritjänster samt kommunikationsrådgivning.
2.2 Uppdragets mål och innehåll
Anbudsgivaren ska kunna tillgodose följande krav:
• tillgänglig per telefon och e-post vardagar 08.00-16.30
• för mindre uppdrag under vardagar senast en (1) arbetsdag efter förfrågan från Specialpedagogiska skolmyndigheten kunna lämna besked om start av uppdrag och påbörja arbetet med uppdraget senast efter två (2) arbetsdagar
• vid behov kunna närvara på möte via telefon och Skype.
Anbudsgivaren ska efter avslutad produktion leverera producerade, öppna dokument, inklusive illustrationer och foton, till Specialpedagogiska skolmyndigheten.
SPSM godkänner leverans utifrån aktuell uppdragsbeskrivning och krav ställda i detta förfrågningsunderlag. SPSM godkänner inom maximalt 5 arbetsdagar efter leveransen, om inget annat är överenskommet.
Specialpedagogiska skolmyndigheten ska ha fri nyttjanderätt av det material byrån levererar, innebärande att myndigheten fritt ska få kopiera, sprida, överföra och, eller på annat sätt använda materialet.
2.3 Tjänstens genomförande
Uppstartsmöte ska, kostnadsfritt för SPSM, ske genom ett fysiskt möte i SPSM:s lokaler i Härnösand eller Stockholm, den 29 juni 2016, förutsatt att tidplanen med avtalsstart den 1 juli fortfarande gäller. På mötet ska beställare från myndigheten och minst formgivare, person med kompetens inom tillgänglighetsanpassning samt projektledare och kundansvarig från avtalad byrå delta. Någon ersättning för resa eller tid utgår inte.
Vid avtalets uppstart ska anbudsgivaren föra en dialog med myndigheten för att säkerställa att leverantören har samma syn som SPSM på lägstanivå gällande tillgänglighetsanpassning.
2.3.2.1 Metod för arbetsprocess
Anbudsgivaren ska ha en metod för arbetsprocess. Anbudsgivaren ska inför varje nytt uppdrag ta fram en specifikation där följande ingår:
• vid behov: strategi för genomförande.
• planering och tidplan
• uppskattat antal timmar per kompetens eller roll
• uppskattad kostnad för uppdraget.
SPSM ska kunna medverka i genomförandet av kommunikationsinsatser, från idé till färdig produkt.
Anbudsgivaren ska följa Specialpedagogiska skolmyndighetens grafiska profil och andra riktlinjer samt ansvara för att eventuella underleverantörer också gör det.
2.3.2.2 Produktion av trycksaker
Vid produktion av trycksaker som ska publiceras digitalt, ska anbudsgivaren kunna producera tillgänglighetsanpassad pdf. Med tillgänglig avses att filen är anpassad för personer med särskilda behov, enligt Web Content Accessbility Guidelines (WCAG) som är inkluderade i E-delegationens webbriktlinjer. All tillgänglighetsanpassning till digitala kanaler ska följa WCAG 2.0 aa, eller nyare motsvarighet.
2.3.2.3 Produktion av text och språkgranskning
När Specialpedagogiska skolmyndigheten efterfrågar det ska anbudsgivaren kunna ge förslag på rubriker, förbättringar i ingresser och bildtexter. Då ska anbudsgivaren även kunna läsa igenom texter och artiklar och upptäcka eventuella otydligheter och
kunna ge generella förslag på förbättringar. Anbudsgivaren ska också kunna korrekturläsa texter när Specialpedagogiska skolmyndigheten efterfrågar det.
2.3.2.4 Tjänsten tidningsproduktion
Uppdraget ska innehålla två korrektur per nummer. Original ska levereras i tryckfärdiga pdf-format till anvisat tryckeri, samt webbversion (lågupplöst tillgänglig pdf-fil anpassad till webb) till myndigheten.
Tidningen ska ges ut med fyra nummer per år enligt fastlagd utgivningsplan (2016 v. 8, v. 18, v. 38, v. 48). Antagen leverantör ska för varje utgivning klara sina åtaganden inom ramen för två arbetsveckor. I anbudet ska pris för tidningsproduktion anges som totalkostnad per utgivet nummer.
Anbudsgivaren ska kunna ge förslag på rubriker, förbättringar i ingresser och bildtexter. Anbudsgivaren ska även kunna läsa igenom texter och artiklar och upptäcka eventuella otydligheter och kunna ge generella förslag på förbättringar. Anbudsgivare ska ha tidigare erfarenhet av tidningsproduktion.
2.3.2.5 Samarbete med tredje part
Anbudsgivaren ska på uppdrag av Specialpedagogiska skolmyndigheten samarbeta med andra leverantörer, såsom exempelvis leverantörer för produktion för digitala tjänster, filmproduktion, foto och illustrationer.
Anbudsgivare ska vid behov kunna ta fram förslag på leverantörer utanför avtalade tjänster. Anbudsgivare ska även på anmodan från SPSM kunna anlita underleverantör av ovanstående tjänster.
2.3.2.6 Avtalsuppföljning
Uppföljningsmöten ska göras årligen samt i samband med eventuell avtalsförlängning. Möten kan ske genom telefon, Skype, fysiskt möte eller på annat mellan parterna överenskommet sätt. Någon eventuell ersättning för resa och tid utgår inte.
2.3.2.7 Fakturering
Anbudsgivande företag ska under avtalsperioden skicka elektroniska fakturor enligt något av nedan angivna alternativ; A, B eller C.
A) E-faktura genom att själv registrera den i Fakturaportalen
Gå in på Fakturaportalens webbplats och anslut er som användare, eller kontakta vår ekonomienhet för mer information. Med hjälp av en så kallad virtuell skrivare kan man från de flesta affärssystem skicka en elektronisk faktura direkt till myndigheten.
B) E-faktura i Svefakturaformat via en fakturaväxel
Vårt parts-id är 2021005745. Gå in på Svefakturas webbplats för mer information. Sveafakturas webbplats
C) Skapa Svefaktura via eget affärssystem
Det finns ofta möjlighet att skapa Svefaktura via de befintliga affärssystemen. Hör
med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.
Vid avtals upphörande ska anbudsgivaren kostnadsfritt finnas tillgänglig för att kunna göra en överlämning av pågående produktion till eventuell ny leverantör, alternativt till Specialpedagogiska skolmyndigheten. För avslutad produktion gäller att original ska överlämnas till SPSM.
2.4 Arbetsprov
Specialpedagogiska skolmyndigheten ska lansera Värderingsverktyg för tillgänglig utbildning. Syftet med verktyget är att stödja verksamheter som vill arbeta med att utveckla tillgängligheten. Verktyget består av en del för kartläggning, en mall för handlingsplan och en handledning.
Läs mer om värderingsverktyget: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/
Värderingsverktyget för tillgänglig utbildning vänder sig till förskolor och skolor som vill arbeta med att utveckla verksamhetens tillgänglighet, det vill säga pedagoger, chef i verksamheten och övrig personal.
Myndighetens målgrupper:
• rektorer, förskolechefer och förvaltningschefer
• specialpedagoger, speciallärare och undervisande personal inom skolan
• föräldrar till barn med funktionsnedsättning som vill veta mer om våra specialskolor eller om pedagogiska konsekvenser av en funktionsnedsättning
• elever med funktionsnedsättning som vill veta mer om deras rättigheter.
Målgruppen ska veta att Värderingsverktyget för tillgänglig utbildning finns, syftet med verktyget och var man hittar det. Målgruppen ska känna att myndigheten bidrar med värdefullt stödmaterial och möter målgruppernas behov. Målgruppen ska använda sig av Värderingsverktyget för tillgänglig utbildning.
Beskriv enligt punkterna 1-6 nedan hur ni skulle arbeta fram ett koncept med tillhörande kommunikation för att lansera Värderingsverktyget för tillgänglig utbildning. Budgettaket är satt på 70 000 kr avseende idéarbete, formgivning, textproduktion, projektledning, leverans till föreslagna kanaler med mera. Kostnad för eventuella underleverantörer, tryck, annonser etcetera ligger utanför budgeten. Beskrivning av det fiktiva arbetsprovet bör omfatta maximalt fyra (4) sidor exklusive eventuella bilder.
1. Hur ser er arbetsprocess ut för att ta fram ett förslag? (Bedömning: är processen tydlig och ändamålsenlig? 0-5 poäng)
2. Vilken information skulle ni behöva av Specialpedagogiska skolmyndigheten för att lösa uppdraget? (Bedömning: efterfrågas relevant information? 0-5 poäng)
3. Med vilka kompetenser och roller skulle ni bemanna uppdraget? (Bedömning: är uppdragets bemanning balanserad? 0-5 poäng)
4. Beskriv konceptet i text och applicera det visuellt på tre kanaler som ni bedömer är relevanta. (Bedömning: är konceptet ändamålsenligt? 0-5 poäng)
5. Beskriv er metod för målformulering och effektmätning. (Bedömning: är metoden ändamålsenlig? 0-5 poäng)
6. Hur kvalitetssäkrar ni uppdraget? (Bedömning: är kvalitetssäkringen ändamålsenlig? 0-5 poäng)
En expertgrupp inom myndigheten kommer att utvärdera anonymiserade arbetsprov genom att dela ut poäng för respektive del enligt ovan. Expertgruppen utgörs av kommunikationschef, redaktör för Lika värde, grafiker samt två kommunikatörer.
För att underlätta myndighetens administration ber vi anbudslämnare att, i så stor utsträckning som möjligt, anonymisera arbetsprovet på ett sådant sätt att det av dessa sidor ej framgår vem anbudslämnaren är.
3 Anbudsutvärdering
Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda ska-krav och formalia uppfylls. Myndigheten kommer därefter anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt utvärderingsmodellen nedan.
A. Utvärderingspris, viktas till 30 procent
B. Arbetsprov, viktas till 70 procent
Utvärderingspris
Priset kommer att beräknas som den viktade summan av angivna priser för de olika kompetenserna och, eller rollerna enligt vad som anges i anbudsformuläret.
Det anbud som erbjuder det lägsta priset enligt beskriven beräkningsmodell erhåller 130 poäng. De övriga anbuden erhåller en lägre poäng relaterat till den procentuella differensen till lägsta pris. Som exempel kommer den som erbjuder ett 10 procent högre pris att erhålla 118 poäng och den som erbjudit 50 procent högre pris att erhålla 87 poäng.
Arbetsprov
De anbud som uppfyller kraven på tjänsten enligt uppdragets krav och innehåll erhåller 100 poäng.
Sammanlagd poäng enligt vad som anges för arbetsprovet adderas med 100 enligt ovan. 23 poäng för arbetsprovet ger alltså 123 poäng, 18 poäng ger 118 etc.
Viktning
Kriteriet "arbetsprov" kommer därefter att viktas till 70 procent och kriteriet "utvärderingspris" till 30 procent i den slutliga anbudsutvärderingen.
Specialpedagogiska skolmyndigheten kommer att anta anbud som fått högst sammanräknad poäng.
4 Avtalsvillkor
I avtalsförlagan, nedan, finns intagna de avtalsvillkor som tillsammans med kraven på leverantören och kraven på tjänsten utgör underlag till det slutliga avtalet (upphandlingskontraktet) mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt. Bekräftelse av att avtalsvillkoren accepteras lämnas genom tecknande i anbudsformuläret.
4.1 Avtalsförlaga
Mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM), organisationsnummer 202100-5745 och… (nedan kallat
Företaget), organisationsnummer ,
med adress… ,
har följande avtal slutits.
Handlingar
Ändringar eller tillägg till detta avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för SPSM och leverantören.
Följande handlingar utgör en integrerad del av detta avtal. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om omständigheterna inte uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i denna ordning:
1. skriftliga ändringar eller tillägg till detta avtal
2. förfrågningsunderlag med eventuella kompletteringar
3. detta avtal
4. anbud med eventuella förtydliganden.
Omfattning
Leverantören ska utföra de tjänster som angivits i förfrågningsunderlaget, som är en integrerad del av detta avtal, när SPSM beställer eller avropar tjänst.
Leverantören förbinder sig att åta sig uppdraget i den omfattning och på de villkor som angivits i förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor och avtalsförlaga.
Leverantören ska utföra tjänsterna enligt lag och annan författning.
Avtalsperiod
Avtalet gäller från och med avtalstecknande och ett år (12 månader) framåt. Specialpedagogiska skolmyndigheten har därefter rätt att förlänga avtalet årsvis (12 månader) vid tre tillfällen. Längsta möjliga avtalstid blir således fyra år.
Begäran om förlängning av avtalet ska göras skriftligt av SPSM senast tre (3) månader innan aktuell avtalsperiod tar slut.
Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp avtalet till omedelbart upphörande i det fall Leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Leverantören är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap 1-2§§, Lagen om offentlig upphandling.
Kontakt- och nyckelpersoner
Specialpedagogiska skolmyndigheten: Namn, e-post, telefonnummer
Kundansvarig hos Leverantören: Xxxx, e-post, telefonnummer
Leverantören får ersätta kundansvarig och personer som genomför uppdrag med annan person efter skriftligt medgivande från SPSM. SPSM ska lämna sådant medgivande om inte särskilda skäl föreligger. En förutsättning för byte är att ny person har relevant kompetens inom aktuellt område och att utförandet av uppdraget inte blir lidande av bytet. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sin kundansvarige, den person som leder ett uppdrag eller annan nyckelperson om SPSM begär det. Det finns ytterligare villkor avseende kontaktperson och uppdragsledare vilka anges i förfrågningsunderlaget vilket är en bilaga till detta avtal.
Avrop
SPSM ska kunna avropa från det här avtalet så fort det träder i kraft. SPSM ställer en skriftlig beställning till Leverantören till den e-postadress som Leverantören angivit i det här avtalet.
Kvalitet och uppföljning
Leverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdraget sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Kvalitetsuppföljningar görs löpande samt inom uppföljningsmöten.
Anmärkningar eller brister ska noteras samt vilka åtgärder som krävs. Åtgärder ska vidtas skyndsamt, senast inom en arbetsvecka.
Tjänster och priser
Pris för genomförande enligt förfrågningsunderlaget, inkluderande samtliga med uppdraget förenade kostnader, anges nedan.
Tjänst | Pris |
Projektledare/kontaktperson | kr per timme |
Art director | kr per timme |
Grafisk formgivare trycksak, webb, andra digitala kanaler | kr per timme |
Copywriter | kr per timme |
Språkgranskare och korrekturläsare | kr per timme |
Kompetens inom tillgänglighetsanpassning | kr per timme |
Tidningsproduktion | kr per utgivning |
Optioner
Myndigheten ska inom ramen för upphandlat avtal ha möjlighet att avropa nedan uppräknade tjänster. Dessa tjänster kan under avtalsperioden även komma att köpas in utanför detta ramavtal.
Tjänster nedan som ej kan tillhandahållas av leverantören inom detta avtal stryks innan parternas tecknande av det slutgiltiga avtalet.
Tjänst | Pris |
Skribent | kr per timme |
Skribent, lättläst | kr per halvtimme |
Illustratör | kr per timme |
Fotograf | kr per timme |
Filmproducent | kr per timme |
Medierådgivare | kr per timme |
Mervärdesskatt
Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser.
Prisjustering
Priserna gäller fasta under avtalets första tolv (12) månader. Därefter har part möjlighet att skriftligen begära priskorrigering med hänvisning mot index.
Parterna ska gemensamt teckna överenskommelse om sådan prisjustering.
Prisjustering får endast ske inför ny avtalsperiod. Begäran om justering ska ske senast i samband med att SPSM:s begäran om utnyttjande av förlängningsoption. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s arbetskostnadsindex SNI 2007, kolumn J (Arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor, informations och kommunikationsföretag). Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för mars månad närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4 procent.
Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån, xxx.xxx.xx. I händelse av att SCB upphör att leverera statistiken arbetskostnads-index görs beräkning med hjälp av annan statistik.
Utöver möjligheten att indexjustera priserna får parterna uppta förhandling om eventuella prisjusteringar om villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som kontraktet avser, avsevärt förändras till följd av ändrad lagstiftning eller statliga beslut.
Utnyttjande av uppdrag i marknadsföringssyfte
Leverantören har inte rätt att utan Specialpedagogiska skolmyndighetens skriftliga medgivande i någon form av marknadsföring, annan information eller som referens i framtida anbud eller offerter ange att leverantören utför eller har utfört uppdrag åt Specialpedagogiska skolmyndigheten.
Underleverantör
Leverantören ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Leverantören vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Leverantören anlitade underleverantörer.
Fakturering
Kostnad för uppdrag till löpande timpris faktureras i normalfallet tidigast vid leveransgodkännande, med betalningsvillkor 30 dagar netto. I priset innefattas alla de kostnader och utlägg som Leverantören haft för att fullgöra uppdraget i enlighet med
myndighetens förfrågningsunderlag och Leverantörens anbud. Mervärdesskatt specificeras separat.
Samtliga fakturerade kostnader ska kunna spåras till beställningar.
Då pris baserat på Leverantörens uppskattade antal timmar överenskommits, får avvikelse endast ske med maximalt 10 procent över uppskattning, någon gräns nedåt regleras ej. Ersättning för framtagning av tidsuppskattning eller motsvarande utgår ej.
Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för SPSM. Betalning sker 30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).
Faktura skickas till:
SPSM FE 249
838 80 FRÖSÖN
Faktura ska märkas med av SPSM angiven organisationskod.
Specialpedagogiska skolmyndigheten har rätt att avvakta med utbetalningarna till dess eventuella brister är åtgärdade. Faktura som ej överensstämmer med beställning och, eller ordermottagande ska ses som en brist.
Leverantören ska skicka elektroniska fakturor enligt vad som angivits i förfrågningsunderlaget.
Partsoberoende
Vid genomförandet av avtalet ska Leverantören tillvarata och företräda Specialpedagogiska skolmyndighetens intressen. Leverantören eller Leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller den avtalade tjänsten.
Information
Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande.
All väsentlig information som till exempel uppdragsbeställningar ska ske skriftligt antingen via brev, e-post, gällande ärendehanteringssystem eller annan, av båda parter, godkänd kommunikationsteknik.
Ansvar vid annat fel eller brist
Om någon av parterna inte följer det här avtalet ska felet eller bristen omedelbart åtgärdas så fort parten får kännedom om felet eller bristen. Om felet eller bristen innebär en merkostnad för motparten ska den felande parten ersätta sådan merkostnad.
Om inte någon av parterna åtgärdar allvarliga eller upprepade fel och brister på sätt som anges i det här avsnittet, har den andra parten rätt att säga upp det här avtalet och eventuella avrop som Leverantören håller på att genomföra.
En part får också säga upp det här avtalet om motparten i övrigt inte följer avtalet och inte rättar sig trots att felet eller bristen påtalats. Sådan uppsägning sker med två månaders uppsägningstid.
Om SPSM säger upp avtalet enligt det här avsnittet ansvarar Leverantören för överlämning enligt vad som angivits i förfrågningsunderlaget.
Hävning
Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna rätt att omgående häva avtalet eller begränsa det vad avser omfattning om inte rättelse sker efter skriftlig tillsägelse.
Antidiskrimineringsklausul
Leverantören ska följa gällande antidiskrimineringslagar.
Leverantören ska inom 14 dagar efter det att SPSM har begärt det redovisa vilka åtgärder som leverantören har vidtagit enligt reglerna i jämställdhetslagen (1991:433) och etniska diskrimineringslagen (1999:130). Om det införs en skyldighet att vidta aktiva åtgärder mot diskriminering även i andra antidiskrimineringslagar ska leverantören redovisa sådana åtgärder inom 14 dagar efter det att SPSM begärt det.
Force majeure
Om fullgörandet av någon av parternas åtagande enligt avtalet förhindras av omständigheter som ej kunde förutses vid avtalets ingående, och som parterna ej kunnat råda över, ska detta utgöra befrielsegrund, som medför tidsförskjutning och befrielse från påföljder.
Om uppdragets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tio (10) veckor på grund av ovan angiven omständighet äger vardera parten rätt att, utan ersättningsskyldighet skriftligen frånträda avtalet.
Det åligger part, som önskar åberopa force majeure att utan uppskov skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst därav liksom dess upphörande.
Tvist
Tvister angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av allmän domstol i Sverige enligt svensk rätt, men undantag för dess lagvalsregler. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta avtalet.
Detta avtal upprättas i två likalydande exemplar, varav vardera parten tar var sitt.
Datering och underskrifter
Ovanstående villkor godkänns genom anbudsgivarens underskrift i anbudsformuläret.