Anbudsförfrågan löpande ekonomihantering och löneadministration

2024-02-01

Anbudsförfrågan löpande ekonomihantering och löneadministration

Härmed inbjuds Ni att inkomma med anbud gällande rubricerad upphandling. Upphandlingen syftar till att teckna avtal om löpande ekonomiredovisning, rådgivning samt löneadministration.

Anbudsförfrågan innehåller detta:

1	Avgränsning	sida 2
2	Om Folkungaland	sida 2
	Om oss	sida 2
	Vår värdegrund	sida 2
	Basfakta	sida 2
3	Uppdrag	sida 3
4	Förväntningar och krav på tjänsten och leverantören	sida 3
5	Upphandlingsföreskrifter	sida 4
	5.1 Upphandlingsform	sida 4
	5.2 Helt eller delat anbud	sida 4
	5.3 Reservationer och alternativa anbud	sida 5
	5.4 Anbudets utformning, innehåll, sista anbudsdag och giltighet	sida 5
	5.5 Anbudshandlingar och språk	sida 5
	5.6 Frågor och svar	sida 5
	5.7 Rättelse och förtydligande av anbud	sida 5
	5.8 Sekretess/offentlighetsprincip	sida 6
	5.9 Tilldelningsbeslut och meddelande	sida 6
	5.10 Upphandlingskontrakt	sida 6
	5.11 Prisjusteringar	sida 6
6	Anbudsprövning	sida 6
7	Anbudsutvärdering	sida 7

1. Avgränsning

Upphandlingen omfattar inte revision.

2. Folkungaland Om oss

Folkungaland är ett av 40 Leaderområden i Sverige och cirka 3500 liknande grupper i hela Europa. Vårt grunduppdrag är att ge ekonomiskt stöd till projekt som utvecklar landsbygden med pengar som härrör från EU, svenska staten och kommuner inom vårt upptagningsområde. Stöden förmedlas enligt Leadermetoden för att gynna ekonomisk, social och miljömässig utveckling inom Leaderområdet. Vi täcker en stor del av Östergötland, det vill säga Boxholm, Finspång, Linköping, Mjölby, Motala, Vadstena, Åtvidaberg, Ödeshög och den västra delen av Norrköping samt når ut till en del i Jönköpingslän genom Tranås Kommun. Folkungaland har cirka 170 000 landsbygdsinvånare i utvecklingsområdet med en yta på cirka 7 800 km2.

Vår värdegrund

Vår värdegrund förenar oss som arbetar inom Folkungaland. Den är vår kompass i vardagen och tydliggör hur vi genomför vårt arbete, hur vi bemöter varandra och hur vi förhåller oss till vår omvärld. Värdegrunden är uppdelat i tre olika kärnvärden:

• Förtroende och ansvar. Vi är ärliga, pålitliga och håller vad vi lovar. Att följa lagar, regler och förordningar är avgörande områden i vår verksamhet. Därför arbetar vi löpande med att utveckla bättre rutiner och processer och har en positiv, transparent och stödjande struktur i vårt arbete.

• Tillsammans. Tillsammans blir vi bättre. Vi respekterar varandras arbete, ser vår roll i helheten, samarbetar och förstår att alla är viktiga. Olikheter berikar och utvecklar oss – ökad mångfald, jämlikhet och jämställdhet breddar våra perspektiv. Vi lyssnar, är lättillgängliga och kommunicerar tydligt.

• Förnya och förbättra. Vi är engagerade i det vi gör, tar ansvar och använder vår kunskap, känsla och kompetens för att göra skillnad. Det vi gör idag kan vi göra lite bättre imorgon.

Basfakta

• Folkungaland är en ideell förening och är inte momspliktig.

• Räkenskapsår är lika med kalenderår.

• Tillsyn och revision genomförs årligen av en auktoriserad revisor tillsammans med en revisionsgrupp inom Folkungaland.

• Folkungaland har två heltidsanställda.

• Folkungaland har cirka 25 arvoderade personer

• Folkungaland använder sig av Fortnox för digital hantering av ekonomin jämte papperspärmar för analog bokföring. Vismalön används till löneadministration.

• Antal verifikat per år är cirka 900 st.

• Antal transaktioner per år är cirka 3000 st.

• Fakturering om kommunernas medfinansiering sker en gång per år under vecka 1.

• Folkungaland arbetar utifrån EU:s programperiod. En EU-programperiod sträcker sig i 7 år. För varje programperiod har Folkungaland en tilldelad budget. Folkungaland har ett systemupplägg i Fortnox som är utformat utifrån Folkungalands tilldelade budget för varje programperiod. Alla projekt som beviljas Leaderstöd inom Folkungaland bokförs och har ett eget projektnr i bokföringen.

• Folkungalands utvecklingskontor verkställer utbetalning av löner och arvoden, leverantörsfakturor samt finansieringsstöd till projekt.

• Utvecklingskontoret förser redovisningsbyrån med underlag till bokföringen. Underlagen är både i pappers- och digitala format. Det digitala formatet finns i Fortnox som redovisningsbyrån kopplar till verifikatet. Underlagen är attesterade och markerade utifrån kontoplan och kostnadsställe.

3. Uppdrag

Anbudet ska innehålla timpris över dessa tjänster:

3.1. Löpande ekonomi och redovisning. I detta ingår dessa arbetsmoment:

• Löpande bokföring och redovisning uppdelat på projekt och resultatenheter

• Fakturering

• Kundreskontra: Uppdateringar med fakturor, betalningar, avstämning mot bokföring.

• Leverantörsreskontra: Uppdateringar med fakturor, betalningar, avstämning mot bokföring.

• Statistik: uppgiftslämning till Skatteverket, Försäkringskassan, Collectum, Fora, Folksam, Fremia, Statistiska Centralbyrån (SCB) m.m.

• Deklarationer (skatt, inkomst, arbetsgivardeklarationer m.m.)

• Kontrolluppgifter: Upprättande av kontrolluppgifter (utöver vad som ingår i AGI), uppgiftslämning till Skatteverket, sändning till anställda.

• Avstämningar, periodiseringar, uppföljningar

3.2. Lönehantering: månadsvis utföra löneberäkningar, skicka ut lönebesked, beräkna semesterersättning/semesterlön, beräkna och ta fram underlag för olika schabloner (t.ex. lönekostnadspåslag, indirekta kostnader m.m.), support för anställda via telefon och e-post.

3.3. Årsbokslut och årsredovisning

3.4. Vid behov stå till förfogande för revisor och/eller tillsynskommitté samt Arbetsutskott.

4. Förväntningar och krav på tjänsten och leverantören

Folkungaland outsourcar del av sin ekonomifunktion och behöver tillgång till en bred expertis och lång erfarenhet inom redovisning, bokföring, lönehantering, skatt med mera.

Förväntningar

Vi beviljar projektstöd samt äger och driver egna projekt. Detta innebär bland annat att ekonomin präglas av en komplexitet med uppbokningar av preliminära kostnader för kommande externa och interna projekt samt faktiska rekvireringar gentemot Jordbruksverket. Leverantören förväntas att vara behjälplig i att utarbeta underlag och svarsförslag på förfrågningar från myndigheter och övriga finansiärer.

Krav

Leverantören ska:

• Leverera tjänster som beskrivs i kapitel 3 om Uppdrag

• Delar Folkungalands värdegrund

• Dokumentera i anbudet hur leverantören uppfyller urvalskriterierna som finns i Kapitel 6 om Anbudsprövning och utvärdering. Dokumentationen bör vara max två sidor plus eventuella bilagor.

• Utse en huvudkontaktperson som Folkungaland kan vända sig till. Kontaktpersonen ansvarar för att information vidarebefordras internt i organisationen. Om annan person än kontaktpersonen ska erhålla rapporter eller annan relevant information ska detta framgå.

• Sakkunnig i Fortnox för att kunna ge Folkungaland tekniskt stöd och support. Lönehanteringen idag görs via Visma Lön men ska göras i Fortnox efter upphandlingen.

• Bör vara medlem i en branschorganisation, t.ex. Srf Konsulterna

Detta underlag ska lämnas in:

Krav		Bevishandlingar som ska bifogas anbudet
4.1	Behörighet att utöva yrkesverksamhet samt skatte- och registreringskontroll Leverantören ska, vid anbudstillfället och under hela avtalstiden, vara registrerad i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregister eller motsvarande register som förs i den stat där dennes verksamhet är etablerad.	Aktuellt registreringsbevis, registerutdrag eller motsvarande
4.2	Ekonomisk och finansiell ställning Leverantören ska, vid anbudstillfället och under hela avtalstiden, ha ekonomisk och finansiell ställning som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. Leverantören ska ha minst riskklass tre (3) enligt Upplysningscentralens (UC) kreditvärderingssystem, eller motsvarande hos annat likvärdigt kreditupplysningsföretag. Ett sådant intyg ska inte vara äldre än 90 dagar räknat från sista anbudsdag.	Intyg från UC eller motsvarande ska bifogas anbudet.
4.3	Teknisk och yrkesmässig kapacitet Leverantören ska förfoga över nödvändiga personalresurser och tekniska resurser samt ha sådan erfarenhet som behövs för att kontraktet ska kunna fullgöras. Erfarenhet av liknande uppdrag är ett krav. Syftet med referenstagningen är att säkerställa att uppdraget framgångsrikt utförs med expertiskompetens och inom givna budget- och tidsramar.	Minst en men högst två referensuppdrag utfört av anbudsgivaren. Kontaktuppgifter till referenser ska bifogas med namn, telefon och e-post. Referenten ska vara kontaktad och införstådd med att vara referent. Referenser ska inte vara äldre än ett år fr.o.m. anbudsförfrågans datum.

5. Upphandlingsföreskrifter

Utrymmet att komplettera anbud är enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) mycket begränsat. Det är därför av stor vikt att anbudsgivarens svar och beskrivningar i anbudet, utformas så det tydligt framgår för upphandlaren att kravet uppfylls och att anbudet är komplett när det skickas in.

5.1. Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling, kap. 19 LOU. Upphandlingsformen innebär att upphandlingsbeslut får föregås av förhandlingar med anbudsgivare. Observera att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling, därför är det viktigt att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och mest fördelaktiga villkor redan från början.

5.2. Helt eller delat anbud

Folkungaland har prövat frågan om hur kontraktet ska delas. På grund av uppdragets omfattning och innehåll är bedömningen att uppdraget bäst hanteras sammanhållet. Anbud lämnas därför på hela uppdraget.

5.3. Reservationer och alternativa anbud

Anbudet ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Sidoanbud, anbud med alternativa utföranden, kommer inte att tas upp till prövning. Reservationer accepteras inte.

5.4. Anbudets utformning, innehåll, tidsplan och giltighet

Anbud ska lämnas skriftligen till xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Anbud som lämnas på annat sätt deltar inte i upphandlingen. Anbudet behöver inte vara undertecknat, eftersom anbudsgivaren i samband med anbudsgivningen garanterar äktheten i anbudet. Anbudsgivare ersätts ej för anbudsgivningen.

Utvärdering av anbuden genomförs av Folkungalands arbetsutskott 2024-04-08.

Anbudet ska då ha inkommit senast 2024-03-25 senast före midnatt. Därefter kan anbudsgivaren inte lämna anbud. Anbudet ska vara giltigt till 2024-05-30.

5.5. Anbudshandlingar och språk

Anbudet ska vara på svenska. Undantag får göras för beskrivningar, intyg och liknande handlingar, om inte annat anges i kravspecifikationen. Anbudsgivaren ska i dess fall, på begäran av Folkungaland, ombesörja och bekosta översättning av sådana handlingar till svenska.

5.6. Frågor och svar

Om upphandlingsdokumentet upplevs som otydligt eller om något av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende, är det viktigt att ansvarig kontaktperson kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas.

Frågor ska vara inkomna senast tio dagar före anbudstidens slut och kommer att besvaras till samtliga som begärt ut upphandlingsdokumentet senast sex dagar före anbudstidens slut.

Frågor ska ställas till:

Xxxxxxxx Xxxx

Telefon 000 000 0000

Epost xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

5.7. Rättelse och förtydligande av anbud

Möjligheterna för att efter anbudstidens utgång komplettera ett anbud är mycket begränsad. Anbudsgivare uppmanas därför att noga kontrollera att begärda uppgifter lämnats och eventuella intyg är bifogade till anbudet.

Anbudsgivaren har att tillse att anbudet är komplett, innehåller samtliga begärda uppgifter och att det i efterfrågade beskrivningar är tydligt utformade.

Folkungaland

• har ingen skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras.

• kan ge anbudsgivare möjlighet rätta en uppenbar felskrivning/felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet.

• kan också begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar ska lämnas skriftligt.

5.8. Sekretess/offentlighetsprincip

Folkungaland lyder under svensk offentlighetsprincip. Om anbudsgivare vill hävda att vissa uppgifter ska vara belagda med sekretess, ska noga specificeras vilka uppgifter i anbudet som önskas sekretessbeläggas samt på vilka grunder som detta bör gälla. Folkungland kan inte garantera att uppgifterna hålls hemliga, utan får vid varje begäran om utlämnande av handling göra en sekretessbedömning.

Anbudsgivare som vill hävda sekretess uppmanas att redovisa sådana uppgifter i särskild bilaga. Det för att tillse att sådana uppgifter inte finns i anbudets löpande text.

5.9. Tilldelningsbeslut och meddelande

Beslut om tilldelning av kontrakt förutsätter att anbudspriset går att hantera inom Folkungalands verksamhetsbudget.

Meddelande om vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingskontraktet, kommer att lämnas till alla anbudsgivare i denna upphandling samt till andra som så begär det. Tilldelningsmeddelandet delges via mejl.

5.10. Upphandlingskontrakt

Kontraktet gäller från avtalstecknandet till och med 31 december 2025. Kontraktet kan förlängas två gånger med upp till 12 månader vardera. Folkungaland har ensidig rätt att förlänga avtalsperioden och beslutar om förlängningen under oktober månad innan avtalet går ut. Om förlängning inte sker löper avtalet ut vid avtalsperiodens utgång utan uppsägning.

5.11. Prisjusteringar

Möjlighet att indexjustera priset finns högst en gång per tolv månader. Prisjusteringen görs i samband med avtalsförlängningen och ska begäras minst fyra veckor före det datum då de nya priserna ska träda i kraft. Prisjusteringen ska godkännas av Folkungaland innan de nya priserna kan tillämpas.

Det åligger åberopande part att visa att grund för förändrade kostnader föreligger. Om överenskommelse ej träffas, äger Folkungaland rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med iakttagande av uppsägningstid på tre månader. Under uppsägningstiden gäller de ursprungliga villkoren.

6. Anbudsprövning

Följande steg kommer att beaktas:

• Steg 1: Anbuden sorteras och granskas utifrån om de är kompletta eller inte. Med komplett anbud menas att relevanta bilagor finns med. Se Kapitel 4 i detta dokument. Endast kompletta anbud går vidare till steg 2.

• Steg 2: Arbetsutskottet granskar anbudets form och innehåll. Därefter gör Arbetsutskottet utvärderingen av offerten. Anbud som får högst poäng får uppdraget. Vid lika poäng genomför Arbetsutskottet en sluten omröstning som redovisas i ett protokoll.

• Steg 3: Meddela anbudsgivare och andra som begär det om vem har vunnit upphandlingskontraktet. Tilldelningsmeddelandet delges via mejl.

7. Anbudsutvärdering

Utvärdering av anbuden genomförs av Folkungalands arbetsutskott 2024-04-08 och sker enligt principen ”det ekonomiskt mest fördelaktiga” med hänsyn till nedanstående kriterier. Bedömningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelser i anbudet. Arbetsutskottet kommer att poängsätta på en skala från 1-3 där 3 har högst värde. Poängen kommer sedan att viktas.

Nr	Urvalskriterier	Vikt	Poängskala
			1	2	3
1	Pris - Anbudsförfrågan efterfrågar timpris på fyra tjänster, se Kapitel 3 om Uppdrag. Vid bedömning av dessa läggs summan ihop och divideras med 4 för att få ett snittpris som Arbetsutskottet bedömer.	40%	Snittpriset är på tredje plats av lägst anbud och uppåt.	Snittpriset är på andra plats av lägst anbud.	Snittpriset är lägst av alla anbud.
2	Funktion för arbetsuppgifterna a. Kriteriet avser leverantörens tillgång till bred kompetens inom sin organisation och kan erbjuda en kontinuitet i de tjänster som efterfrågas i anbudsförfrågan. b. Arbetsutskottet kommer att titta på: - Leverantörens beskrivning om planerade metodik för att genomföra uppdraget, erfarenhet av att genomföra specifika moment i uppdraget, erfarenhet av lagrum, riktlinjer och standarder. - Leverantören samt företrädaren/ nyckelpersonens antal år i branschen inom redovisning, lön och rådgivning - Leverantörens information på hemsida och annan fakta som är känd	20%	Beskrivningen och/eller information om leverantören visar på förmåga att utföra efterfrågade tjänsteleveranser.	Beskrivningen och/eller information om leverantören visar på hög förmåga att utföra efterfrågade tjänsteleveranser.	Beskrivningen och/eller information om leverantören visar på mycket hög förmåga att utföra efterfrågade tjänsteleveranser.
3	Folkungalands värdegrund - enligt Kapitel 2 om Folkungaland - medlemskap i en branschorganisation	10%	Leverantörens affärsidé och/eller verksamhetsidé stämmer överens med 1 av de 3 värdegrunder	Leverantörens affärsidé och/eller verksamhetsidé stämmer överens med 2 av de 3 värdegrunder	Leverantörens affärsidé och/eller verksamhetsidé stämmer överens med alla värdegrunder
4	Leader - avser tidigare liknande uppdrag för Leaderföreningar. - erfarenheten kan också gälla om leverantören eller företrädare/ nyckelpersoner utfört motsvarande uppdrag i ett tidigare anställningsförhållande.	20%	Erfarenhet om uppdrag inom Leader är upp till 3 år.	Erfarenhet om uppdrag inom Leader är minst 3 år men upp till 5 år.	Erfarenhet om uppdrag inom Leader är mer än 5 år.
5	Kostnadseffektivitet - Folkungaland använder sig av Fortnox för digital hantering av ekonomin jämte papperspärmar för analog bokföring. Närhet till Vreta Kluster är viktigt för att minska resande och portokostnader.	10%	Leverantörens kontor finns 51 km och uppåt från företagsparken Vreta Kluster.	Leverantörens kontor finns 21-50 km från företagsparken Vreta Kluster.	Leverantörens kontor finns 0-20 km från företagsparken Vreta Kluster där Folkungaland har sitt säte.
Summa viktad poäng