Hållbarhet
Hållbarhet
Detta är en sammanställning av de hållbarhetskrav och villkor som har ställts i upphandlingen av:
Multifunktionsskrivare, skrivare och tjänster 2019
Nivå av hållbarhet
Hållbarhetskrav ☒ Ja ☐ Nej
Hållbart ramavtal1 ☐ Ja ☒ Nej
Hållbart alternativ2 ☐ Ja ☒ Nej
Ramavtalet erbjuder ett fast utbud av energieffektiva maskiner. Samtliga multifunktionsskrivare (MFP) och skrivare är testade enligt senaste versionen av Energy Star och har en ljudnivå som främjar en god arbetsmiljö. Flera av de miljörelaterade kraven som ställts i upphandlingen ingår i de miljömärkningar som finns inom produktområdet. Samtliga leverantörer på avtalet har ett gediget arbete kring cirkulärt återtag av maskinerna.
Avtalet är indelat i sex delområden. Hållbarhetskraven skiljer sig något mellan de olika delområdena.
• Delområde 1: Stora MFP och Skrivare med serviceavtal
• Delområde 2: Små MFP och Skrivare utan serviceavtal
• Delområde 3: Skannrar utan serviceavtal
• Delområde 4: Storformatsskrivare utan serviceavtal
• Delområde 5: Etikettskrivare utan serviceavtal
• Delområde 6: Universell FollowMe-lösning
1 Med hållbart ramavtal menas ett ramavtal som är fokuserat på en hållbar lösning. Det kan vara en design/prestanda/funktion där ett helhetsperspektiv har antagits ur hållbarhetssynpunkt. Antingen kan det gälla en mer hållbar lösning än den konventionella lösningen på marknaden, eller så omfattar ramavtalet enbart den hållbara delen av den etablerade marknaden, t.ex. elbilar.
2 Med hållbart alternativ menas ett ramavtal där det finns varor i varukatalogen/webbutiken/varulistan som är markerade som särskilt hållbara. Det kan t.ex. vara miljömärkning enligt Xxxxxx, energimärkning, Fairtrade-märkning eller Upphandlingsmyndighetens kriterier för giftfri förskola. Tanken är att det ska vara lätt för kunden att hitta de hållbara alternativen på ramavtalet.
SAMMANFATTNING HÅLLBARHETSNYTTOR
Genom våra kravställningar i upphandlingen uppnås följande hållbarhetsnyttor:
Hållbara leveranskedjor
- Leverantören ska fullgöra ramavtalet i enlighet med villkor för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöskydd och antikorruption.
- Leverantören ska arbeta utifrån OECD:s riktlinjer kring ansvarsfullt utvunna mineraler från konflikt- och högriskområden.
Cirkulär ekonomi
- Leverantören erbjuder kunderna cirkulärt återtag av stora MFP och skrivare, skannrar och storformatskrivare.
- Leverantörerna kan informera om andel återvunnen eller förnybar plast i maskiner och förbrukningsmaterial.
Klimatpåverkan
- MFP och Skrivare i delområde 1 och 2 uppfyller krav på energiprestanda enligt senaste versionen av Energy Star för bildåtergivningsutrustning (version 3.0).
- Leverantörerna informerar om maskinernas energianvändning och uppskattad energikostnad per år.
- Leverantörerna ska inom ett år kunna uppvisa beräkning av klimatpåverkan ur ett livscykelperspektiv från minst en av sina offererade maskiner.
Xxxxx- och hälsoskadliga ämnen
- Bläck, toner och trumma som levereras till MFP och skrivare får inte innehålla miljö- och hälsofarliga ämnen.
- Utsläpp av hälsofarliga ämnen till inomhusluften från MFP och skrivare, såsom flyktiga organiska ämnen och ozon, begränsas.
- Leverantören ska ha rutiner för substitution av farliga ämnen i maskinerna.
- Hälsoskadliga mjukgörare får inte förekomma i externa strömkablar hos MFP och skrivare.
Systematiskt miljöarbete
- Leverantören ska bedriva ett systematiskt miljöarbete.
Övrigt
- MFP och skrivare har en låg ljudnivå i enlighet med kraven i miljömärkningen Blue Angel (the German Ecolabel).
- MFP och skrivare har duplexfunktion förinstallerad.
DE GLOBALA MÅLEN
Ramavtalet bidrar till mål 12 hållbar konsumtion, då det syftar till att erbjuda hållbara produkter.
Krav och villkor i upphandlingen bidrar till att uppnå mål 3, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 14 och 16.
HÅLLBARHETSHÄNSYN
Nedan är en sammanställning av de hållbarhetshänsyn som tagits i upphandlingen och hur vi resonerat kring respektive hänsyn. Du kan även se kravformuleringarna i upphandlingsdokumenten.
BARNS RÄTT I UPPHANDLING3
☐ Ja ☒ Nej
Motivering: Inte relevant då produkten inte riktar sig till barn.
ARBETSRÄTTSLIGA VILLKOR ENLIGT KOLLEKTIVAVTAL4
☐ Ja ☒ Nej
Motivering: Inga betydande risker har konstaterats för löner, semester och arbetstid.
ARBETSMILJÖ5
☐ Ja ☒ Nej
Motivering: Inga betydande arbetsmiljörisker har konstaterats.
3 Inköpscentralen är inte skyldig att efterleva barnkonventionen, såvida vi inte agerar ombud åt en upphandlande myndighet som har sådan skyldighet genom delegerat ansvar från staten. Inköpscentralen tar dock ändå i beaktande barns rätt i upphandling, bl.a. genom krav på produkten eller tjänsten om den riktar sig till barn (t.ex. vad gäller kemikalier) eller genom krav på att leverantören ska utföra tjänsten med beaktande av barnets bästa. Inköpscentralen kan också inhämta barns åsikter, även om vi inte är skyldiga att göra det. Vi bygger också in möjligheter för kunder att ta hänsyn till individuella barns åsikt eller åsikter från en representantgrupp av barn, om avropen gäller en fråga som rör barn.
4 Inköpscentralen är skyldig att ställa arbetsrättsliga villkor enligt kollektivavtal (lön, semester och arbetstid) om summan av upphandlingen är högre än tröskelvärdet och det anses behövligt.
5 Inköpscentralen ställer krav på arbetsmiljö i de fall arbetsmiljöriskerna är höga, bland annat genom krav på systematiskt arbetsmiljöarbete. Kraven kan gälla både fysiska, psykologiska och sociala förhållanden.
SYSSELSÄTTNINGSFRÄMJANDE ÅTGÄRDER6
☐ Ja ☒ Nej
Motivering: Analys genomfördes inte vid tillfället för upphandling.
LIKA RÄTTIGHETER OCH MÖJLIGHETER7
☐ Ja ☒ Nej
Motivering: Analys genomfördes inte vid tillfället för upphandling.
TILLGÄNGLIGHET OCH SAMTLIGA ANVÄNDARES BEHOV8
☒ Ja ☐ Nej
Motivering: MFP och skrivare ska kunna anpassas för att tillgodose behov för personer med funktionsnedsättning.
Tillgänglighetsanpassning (delområde 1)
Krav på produkt
Leverantören ska, när UM så begär, kunna anpassa maskiner som avropats från ramavtalet så att de tillgodoser specifika behov av tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Eventuella merkostnader ska separat specificeras på faktura. Leverantören ska, när UM så begär, kunna vägleda UM för hur de kan anpassa maskiner för att tillgodose tillgänglighet och användbarhet för personer med specifika tillgänglighetsbehov.
6 Inköpscentralen öppnar i de fall det är lämpligt, med tanke på upphandlingsföremålet och avtalets längd, upp för våra kunder att föra dialog med leverantörer om sysselsättningsfrämjande åtgärder för grupper som står långt från arbetsmarknaden, t.ex. utrikes födda, nyanlända, personer med funktionsnedsättning, personer som saknar avslutad gymnasieutbildning, äldre eller långtidsarbetslösa.
7 Inköpscentrals krav på lika rättigheter och möjligheter utifrån diskrimineringslagens sju diskrimineringsgrunder kan ta sikte på både leverantörer som arbetsgivare och leverantörers bemötande av allmänheten eller personal inom avropande myndigheter. Kraven kan också svara mot olika gruppers behov och villkor, t.ex. kläder i storlekar för både storvuxna och småvuxna, kvinnor och män.
8 Inköpscentralen är skyldig att ställa tillgänglighetskrav om summan av upphandlingen är högre än tröskelvärdet, det som ska upphandlas ska användas av fysiska personer och det inte finns några särskilda skäl att inte ställa krav. En nedsättning av funktionsförmåga kan vara fysisk, psykisk eller intellektuell och kan t.ex. handla om nedsatt rörelseförmåga, syn, hörsel, röst- och talfunktion, kognitiv förmåga, besvär i andningsorgan, allergier eller överkänslighet, eller andra nedsättningar och variationer i funktionsförmåga.
HÅLLBARA LEVERANSKEDJOR9
☒ Ja ☐ Nej
Motivering: Risker för brott mot mänskliga rättigheter förekommer i leveranskedjan för produkter inom IT- sektorn. Vi har ställt villkor om mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöskydd och antikorruption.
Hållbara leveranskedjor
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska under hela ramavtalets löptid tillämpa villkoren enligt punkt 5.7.1 – 5.7.7. Ramavtalet ska fullgöras i enlighet med följande grundläggande villkor för hållbara leveranskedjor:
a) FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna;
b) ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182);
c) FN:s barnkonvention, artikel 32;
d) den arbetsrättslagstiftning, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledighet och socialförsäkringsskydd som gäller i landet där arbetet utförs;
e) det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs;
f) den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs; och
g) FN:s konvention mot korruption.
Om internationella bestämmelser ger ett starkare skydd för den enskilde än nationell lagstiftning, ska leverantören vidta skäliga åtgärder för att följa de internationella bestämmelserna.
Åtagandet gäller för all verksamhet med anknytning till ramavtalets utförande.
Leverantören ska enligt punkt 5.7.4 säkerställa att de grundläggande villkoren uppfylls av anlitade underleverantörer, i alla led. Leverantören ska också säkerställa att dessa underleverantörer medverkar viduppföljning enligt punkt 5.7.6.
Policy och rutiner
För att uppfylla åtagandet enligt p. 5.7.1 ska leverantören vidta åtgärder för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren enligt punkterna 5.7.5 a) - f) nedan. Åtgärderna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande under hela kontraktstiden i den egna verksamheten och hos underleverantörer i alla led.
Leverantören ska vid avtalsstart:
a) ha antagit allmänt tillgänglig policy, beslutad av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera de grundläggande villkoren;
9 Inköpscentralen är skyldig att ställa arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner om summan av upphandlingen är högre än tröskelvärdet och det anses behövligt. Inköpscentralens krav om hållbara leveranskedjor täcker dock alla fyra delar av UN Global Compact, dvs. mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöskydd och antikorruption. Kraven kan också utökas med specifika krav för t.ex. etisk eller rättvis handel eller konfliktmineraler.
b) ha antagit rutiner för att vidareförmedla åtagandet att respektera de grundläggande villkoren i den egna verksamheten och i leveranskedjan;
c) ha utsett ansvarig på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnad av de grundläggande villkoren;
d) ha antagit rutiner för att regelbundet genomföra riskanalyser, dvs. identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för brister i efterlevnaden av de grundläggande villkoren, innefattande en kartläggning av leveranskedjan med särskild hänsyn till högriskverksamheter, särskilt ska mineraler som utvinns från områden i väpnad konflikt eller högriskområden beaktas;
e) ha antagit rutiner för att regelbundet följa upp efterlevnad av de grundläggande villkoren; och
f) ha antagit rutiner för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa brister i efterlevnaden av de grundläggande villkoren samt för att vidta rättelse vid identifierade brister.
Åtgärderna ska vidtas i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter eller motsvarande.
Uppföljning
Inköpscentralen har rätt att följa upp att leverantören fullföljer sina åtaganden enligt denna punkt 5.7. Uppföljningen kan komma att ske i olika steg; egenrapportering enligt 5.7.7 och revision enligt 5.11.
Leverantören ska i den utsträckning det är möjligt samarbeta med andra leverantörer inom branschen för att identifiera tecken på tvångsarbete, t.ex. av uigurer och andra muslimska minoriteter vid produktionsanläggningar i Kina. Detta för att säkerställa tillförlitligheten av uppföljningar inklusive revisioner.
Egenrapportering
På begäran av inköpscentralen ska leverantören, inom sex veckor, eller annan tid som inköpscentralen anger, från det att begäran mottogs, skriftligen redovisa hur de grundläggande villkoren efterlevs. Redovisningen ska lämnas i inköpscentralens formulär för egenrapportering eller enligt inköpscentralens anvisningar.
Kartläggning av leveranskedjan (spårbarhet)
Leverantören ska på inköpscentralens begäran inkomma med information om fabrikerna där maskiner produceras, inklusive fabrikernas juridiska namn och fullständiga fysiska adresser.
Ansvarsfullt utvunna mineraler (delområde 1-5)
Ramavtalsvillkor
Riktlinjerna i OECD:s Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict- Affected and High-Risk Areas (tredje utgåvan) ska tillämpas för att säkerställa ansvarsfulla inköp av mineraler som utvinns från områden i väpnad konflikt eller högriskområden. Inköpscentralen har rätt att följa upp att leverantören följer sina åtaganden enligt riktlinjerna. Uppföljningen kan komma att ske i olika steg i form av egenrapportering och revision.
CIRKULÄR XXXXXXX00
☒ Ja ☐ Nej
Motivering: Cirkulärt återtag är ett sätt att förlänga maskinernas livslängd. Krav på att redovisa återvunnet och förnybart material främjar en minskad resursanvändning.
Cirkulärt återtag av maskiner (delområde 1,3 och 4)
Krav på produkt
Leverantören ska säkerställa att maskiner, som återlämnats till Leverantören vid kontrakts upphörande eller vid omhändertagande av UM:s befintliga maskiner, återanvänds i så hög grad som möjligt.
Insamlade maskiner ska avidentifieras, dataraderas och rekonditioneras i syfte att återanvändas eller säljas vidare som helhet eller som delar till annan kund. Maskiner som inte går att sälja vidare ska materialåtervinnas och slutbehandlas i enlighet med artikel 8 i WEEE-direktivet 2012/19/EU.
Leverantören ska i anbudet under avsnitt 3.1.1 i Upphandlingsdokumentet lämna en skriftlig beskrivning av hur återanvändning och återvinning av omhändertagna maskiner kommer att säkerställas under avtalstiden. Beskrivningen ska omfatta rutiner för hur maskiner avidentifieras, dataraderas, rekonditioneras och på andra sätt förbereds för vidare användning, samt rutiner för hur maskinerna materialåtervinns och slutbehandlas i enlighet med WEEE-direktivet.
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran uppvisa dokumentation som styrker att leverantören arbetar med cirkulärt återtag av maskiner enligt kravet i punkt 7.1.6 Cirkulärt återtag av maskiner i kravspecifikationen för delområde 1.
Bortforsling och omhändertagande av UM:s befintliga/gamla maskiner (delområde 1, 3 och 4) Leverantören ska kunna omhänderta UM:s befintliga eller gamla maskiner (som ägs av UM) när UM köper nya maskiner från ramavtalet. Priset för omhändertagande av UM:s befintliga maskiner ska ingå i Leverantörens åtagande vid köp av nya maskiner under förutsättningen att antalet befintliga maskiner som omhändertas av Leverantören är färre än, eller lika många som, antalet nya maskiner som omfattas av avropet. Om UM önskar att Leverantören ska omhänderta fler befintliga maskiner än det antal nya maskiner som omfattas av avropet har Leverantören rätt till ersättning för varje extra maskin som ska omhändertas. Pris ska anges i bilaga 07 Priser delområde 1. Vid omhändertagande av UM:s befintliga maskiner ska Leverantören följa krav om Xxxxxxxxx återtag av maskiner, se avsnitt 7.1.6. Leverantören ska dokumentera bortforsling och omhändertagande av UM:s befintliga/gamla maskiner. Dokumentationen ska minst innehålla:
• en beskrivning av hur maskin har avidentifierats,
• hur data/information har raderats,
10 Inköpscentralen har ett särskilt fokus på cirkulär ekonomi då behovet är stort av att snabbt få till cirkulära materialflöden och ett minskat fotavtryck från de varor som upphandlas. Kraven syftar bland annat till återanvändning, reparation, renovering, återtillverkning, delning, förlängd livslängd, modularisering och förlängd garantitid. De syftar också till att öka innehållet av återvunnet material i produkten samt materialmärkning.
• hur/om maskin rekonditionerats och/eller på annat sätt förberetts för vidare användning,
• hur/om maskin materialåtervunnits och slutbehandlats,
• modellbeteckning,
• serienummer, samt
• maskinens fysiska plats hos UM vid avhämtningen.
Dokumentationen ska skickas via e-post till UM:s kontaktperson.
Återvunnen plast eller förnybar plast i maskiner och förbrukningsmateriel (delområde 1-5)
Krav på produkt
Leverantören ska i anbudet redovisa andelen återvunnen eller förnybar plast i offererade maskiner och förbrukningsmateriel, i förhållande till den totala vikten plast i respektive produkt. Andelen ska anges i procent och ska anges i bilaga 07 Priser delområde 1. Med återvunnen plast avses plast återvunnen efter konsumentledet. Med förnybar plast avses plast tillverkad av förnybar råvara, exempelvis stärkelse eller cellulosa från träd, sockerrör eller majs.
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran tillhandahålla uppgifter om mängd återvunnen eller förnybar plast som ingår i offererade maskiner och förbrukningsmaterial, enligt punkt 7.1.1 Återvunnen plast eller förnybar plast i maskiner och förbrukningsmateriel i kravspecifikationen för delområde 1. Leverantören kan exempelvis tillhandahålla en materialspecifikation för respektive produkt eller ett påskrivet intyg från tillverkaren.
Kontraktsvillkor
Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran tillhandahålla uppgifter om mängd återvunnen eller förnybar plast som ingår i offererade maskiner och förbrukningsmaterial, enligt punkt 7.1.1 Återvunnen plast eller förnybar plast i maskiner och förbrukningsmateriel i kravspecifikationen för delområde 1 i ramavtalsupphandlingen. Leverantören kan exempelvis tillhandahålla en materialspecifikation för respektive produkt eller ett påskrivet intyg från tillverkaren.
Förbyggande inspektion och underhåll (delområde 1)
Krav på produkt
Serviceavtalet ska innehålla löpande förebyggande inspektion och underhåll av levererade MFP och Skrivare, inklusive leverans och utbyte av reservdelar. Förebyggande inspektion och underhåll ska ske minst en gång vartannat år, räknat från och med att serviceavtalet börjar gälla. Förebyggande inspektion och underhåll kan ske oftare beroende på antalet klick och/eller behov.
KLIMATPÅVERKAN11
☒ Ja ☐ Nej
Motivering: Vi har ställt krav att alla MFP och skrivare ska uppnå senaste energiprestandakraven i Energy Star. Maskinerna står på hela dygnet och det är av vikt att årskostnaden och energianvändningen synliggörs för att kunna bedöma hur maskinerna påverkar UMs arbete för energieffektiva byggnader. Leverantörerna ska utöver detta beräkna klimatpåverkan ur ett livscykelperspektiv för minst en maskin.
Maskinernas energianvändning (delområde 1-2)
Krav på produkt
Offererade maskiner ska uppfylla samtliga energieffektivitets- och strömhanteringskrav som fastställs i Energy Star för bildåtergivningsutrustning (Imaging Equipment), version 3.0 eller senare. Leverantören ska i anbudet under avsnitt 3.1.1 i Upphandlingsdokumentet uppvisa något av följande bevis för att kravet är uppfyllt för offererad maskin till respektive typkonfiguration:
• Testrapport enligt Energy Star för bildåtergivningsutrustning, version 3.0 eller senare, eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DEUZ 219 (2021) eller
• Annan likvärdig dokumentation som styrker att villkoret uppfylls. Annan likvärdig dokumentation ska vara verifierad av en ackrediterad oberoende tredje part inom ämnesområdet.
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet på offererade maskiners energianvändning är uppfyllt, i enlighet med punkt 7.1.2 Maskinernas energianvändning i kravspecifikationen för delområde 1. Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Testrapport enligt Energy Star för bildåtergivningsutrustning, version 3.0 eller senare, eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DEUZ 219 (2021) eller
• Annan likvärdig dokumentation som styrker att villkoret uppfylls. Annan likvärdig dokumentation ska vara verifierad av en ackrediterad oberoende tredje part inom ämnesområdet.
Kontraktsvillkor
Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet på offererade maskiners energianvändning är uppfyllt, i enlighet med punkt 7.1.2 Maskinernas energianvändning i kravspecifikationen för delområde 1 i ramavtalsupphandlingen. Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
11 Inköpscentralen har som ambition att ställa drivande klimatkrav som möjliggör för upphandlande myndigheter att uppfylla sina klimatmål. En viktig del i arbetet är att analysera var i produktens/tjänstens livscykel störst klimatpåverkan sker och inrikta kraven på detta. Klimatpåverkan kan exempelvis bero på utsläpp av växthusgaser, energi- eller bränsleanvändning och materialval. Inköpscentralen har också ett särskilt fokus på fossilfria transporter, då området är mycket viktigt för att klimatmålen ska kunna nås.
• Testrapport enligt Energy Star för bildåtergivningsutrustning, version 3.0 eller senare, eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DEUZ 219 (2021) eller
• Annan likvärdig dokumentation som styrker att villkoret uppfylls. Annan likvärdig dokumentation ska vara verifierad av en ackrediterad oberoende tredje part inom ämnesområdet.
Maskinernas TEC-värde samt uppskattad kostnad för energiförbrukning per år anges i prisfilen (delområde 1-2).
Klimatpåverkan ur ett livscykelperspektiv (delområde 1-5)
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran, senast ett år från ramavtalets tecknande, kunna uppvisa beräkning av klimatpåverkan ur ett livscykelperspektiv för minst en av de offererade maskinerna. En miljövarudeklaration eller annan redovisning av resultat från en livscykelanalys i enlighet med ISO 14040- serien, ISO/TS 14067 eller ISO 14025 ska kunna uppvisas. Analysen ska ha verifierats av en ackrediterad oberoende tredje part inom aktuellt ämnesområde.
NATURRESURSER, BIOLOGISK MÅNGFALD OCH EKOSYSTEM12
☐ Ja ☒ Nej
Motivering: Cirkulärt återtag påverkar resursuttaget i en positiv riktning. I övrigt har vi inte bedömt att det är relevant att ställa drivande krav inom området naturresurser, biologisk mångfald och ekosystem.
MILJÖ- OCH HÄLSOSKADLIGA ÄMNEN13
☒ Ja ☐ Nej
Motivering: Vi har ställt krav om att minska mängden miljö- och hälsofarliga ämnen i maskiner och förbrukningsmaterial, samt i utsläpp till inomhusluften.
Rutiner för substitut av farliga ämnen i utrustning (delområde 1-5)
12 Inköpscentralen har som ambition att säkerställa ett hållbart nyttjande av naturresurser och ekosystem, t.ex. krav på markanvändning, nyttjande av vattenresurser och bekämpningsmedel samt läckage av näringsämnen.
13 Inköpscentralen har som ambition att minska risken för exponering av miljö- och hälsoskadliga ämnen i upphandlade produkter. Genom de krav vi ställer begränsar vi innehållet av bland annat ftalater (mjukgörare), färgämnen, flamskyddsmedel, flyktiga organiska eller högfluorerande ämnen samt ämnen på EU:s kandidatlista. Kraven syftar också till att minimera utsläpp och emission av miljö- och hälsoskadliga ämnen från upphandlade produkter och tjänster, som exempelvis formaldehyd från möbler eller kväve- & svaveloxider, partiklar och marknära ozon från fordon.
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran lämna en skriftlig rutinbeskrivning som bevis på att kravet Rutiner för substitut av farliga ämnen i utrustning i avsnitt 5 Krav på leverantören - ESPD i upphandlingsdokumentet är uppfyllt. Rutinerna ska minst inkludera de fem stegen i Echa:s modell för kemikaliesubstitution. Metoder som är listade i OECD Substitution and Alternatives Assessment Tool Selector kan användas. Leverantören ska på begäran kunna tillhandahålla motsvarande information från tillverkaren som tillverkar de produkter som offereras i avtalet. Leverantören ska på begäran också kunna redogöra för hur rutinerna för kemikaliesubstitution tillämpats för en eller några utvalda produkter.
Mjukgörare i extern strömkabel (delområde 1-2)
Krav på produkt
Följande mjukgörare (ftalater) ska inte finnas i externa strömkablar i mer än 0,1 viktprocent av kabelmantelns polymermaterial per ftalat:
- Dietylhexylftalat (DEHP), CAS-nummer 117-81-7
- Dibutylftalat (DBP/DnBP), CAS-nummer 84-74-2
- Butylbensylftalat (BBP), CAS-nummer 85-68-7
- Dicyklohexylftalat (DCHP), CAS-nummer 84-61-7
- Diisobutylftalat (DIBP), CAS-nummer 84-69-5
- Dihexylftalat (DHP), CAS-nummer 84-75-3
- Bis (2-metoxietyl) ftalat, CAS-nummer 117-82-8
- Diisopentylftalat (DIPP), CAS-nummer 605-50-5
- N-pentyl-isopentylftalat, CAS-nummer 776297-69-9
(DEHP, DBP, BBP samt DIBP är begränsade till 0,1 viktprocent enligt RoHs-direktivet från den 22 juli 2019).
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet i punkt 7.1.3 Mjukgörare i extern strömkabel i kravspecifikationen för delområde 1 uppfylls. Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Teknisk dokumentation, exempelvis intyg från kabeltillverkaren, materialdeklaration, eller tester enligt IEC 62321–8:2017, EPA 8270D eller likvärdigt. Resultaten ska ligga inom de tillåtna gränsvärdena, det vill säga max 0,1 viktprocent; eller
• Märkning enligt Nordisk Miljömärkning(Svanen) för kontorsmaskiner, version 6 eller senare.
Kontraktsvillkor
Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet i punkt 7.1.3 Mjukgörare i extern strömkabel i kravspecifikationen för delområde 1 i ramavtalsupphandlingen uppfylls. Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Teknisk dokumentation, exempelvis intyg från kabeltillverkaren, materialdeklaration, eller tester enligt IEC 62321–8:2017, EPA 8270D eller likvärdigt. Resultaten ska ligga inom de tillåtna gränsvärdena, det vill säga max 0,1 viktprocent; eller
• Märkning enligt Nordisk Miljömärkning(Svanen) för kontorsmaskiner, version 6 eller senare.
Ämnesutsläpp (delområde 1-2)
Krav på produkt
Offererade maskiner ska uppfylla de gränsvärden som anges i tabellen nedan. Testmetoderna i Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ205 (2017), punkt 3.3 ska användas.
Ämne | Utsläppsnivå i utskriftsfas (mg/h) | |
Färgutskrift Summa i vänteläge och under utskrift | Monokromutskrift Summa i vänteläge och under utskrift | |
TVOC (totala mängden flyktiga organiska ämnen) | 18 | 10 |
Ej identifierade flyktiga organiska ämnen (VOC) | 0,9 | 0,9 |
Bensen | < 0,05 | < 0,05 |
Styren | 1,8 | 1,0 |
Ozon | 3,0 | 1,5 |
Damm | 4,0 | 4,0 |
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet i punkt 7.1.5 Ämnesutsläpp i kravspecifikationen för delområde 1 uppfylls. Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Testrapporter som visar att offererade maskiner i kombination med originaltonerkassett uppfyller kravet ovan enligt testmetoder i Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021); eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021); eller
• The Eco Declaration, ECMA 370; eller
• annan likvärdig dokumentation.
Kontraktsvillkor
Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet i punkt 7.1.5 Ämnesutsläpp i kravspecifikationen för delområde 1 i ramavtalsupphandlingen uppfylls.
Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Testrapporter som visar att offererade maskiner i kombination med originaltonerkassett uppfyller kravet ovan enligt testmetoder i Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021); eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021); eller
• The Eco Declaration, ECMA 370; eller
• annan likvärdig dokumentation.
Förbrukningsmaterial: Klassificering av färgämnen (delområde 1-2)
Krav på produkt
Färgämnen såsom toner och bläck ska inte vara klassificerade, varken i bindande EU-gemensam klassificering eller vid självklassificering, med nedanstående riskfraser och faroangivelser enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1272/2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar (CLP-förordningen):
Klassificering enligt förordning 1272/2008 Faroklass | Riskfras |
Akut toxicitet (kategorier 1-3) | H300, H301, H310, H311, H330, H331 |
Luftvägs- eller hudsensibilisering | H317, H334 |
Specifik organtoxicitet - enstaka exponering STOT SE 1, STOT SE 2 | H370, H371 |
Specifik organtoxicitet - upprepad exponering, STOT RE 1, STOT RE 2 | H372, H373 |
Cancerframkallande, Carc 1A/1B/2 | H350, H350i, H351 |
Mutagen, Muta 1A/1B/2 | H340, H341 |
Reproduktionstoxisk, Repr 1A/1B/2 | H360, H361 |
Farlig för vattenmiljö, akut 1 Farlig för vattenmiljö, kronisk 1/2/3/4 | H400 H410, H411, H412, H413 |
Farlig för ozonskiktet | H420, EUH059 |
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran uppvisa säkerhetsdatablad som styrker att kravet i punkt 7.2.1 Klassificering av färgämnen i kravspecifikationen för delområde 1 uppfylls.
Kontraktsvillkor
Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran uppvisa säkerhetsdatablad som styrker att kravet i punkt 7.2.1 Klassificering av färgämnen i kravspecifikationen för delområde 1 i ramavtalsupphandlingen uppfylls.
Innehåll av miljö- och hälsofarliga ämnen i förbrukningsmateriel (delområde 1-2)
Krav på produkt
De förbrukningsmateriel som offereras ska uppfylla följande krav:
• Bläck, toner och trumma ska inte innehålla ämnen på REACH-förordningens kandidatförteckning (artikel 59 i Förordning (EG) nr 1907/2006) i halter högre än 0,1 viktprocent.
• Bläck och toner ska inte innehålla några avsiktligt tillsatta kvicksilver-, kadmium-, bly-, nickel- eller krom VI-föreningar. Högmolekylära nickelkomplex som används som färgämnen undantas.
• Toner eller bläck ska inte innehålla azofärgämnen (färgämnen eller pigment) som kan avge cancerframkallande aromatiska aminer som listas i Annex XVII, bilaga 8 i förordning (EG) nr 1907/2006 (REACH-förordningen).
• Trumman ska inte innehålla avsiktligt tillsatt selen, bly, kvicksilver eller kadmium eller några av dess föreningar.
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet i punkt 7.2.2 Innehåll av miljö-och hälsofarliga ämnen i förbrukningsmateriel i kravspecifikationen för delområde 1 uppfylls. Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Uppvisa en sammanställning av den tekniska dokumentationen från underleverantörer som visar att förbrukningsmaterialen uppfyller kravet; eller
• Säkerhetsdatablad som visar att ingående färgämnen inte innehåller azofärgämnen listade i Regulation (EC) 1907/2006 (REACH Regulation), Annex XVII, Appendix 8; eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel) UZ 219 (2021); eller
• The Eco Declaration, ECMA 370 (täcker endast azofärgämnen) eller annan likvärdig dokumentation; eller Likvärdig dokumentation som är verifierad av en ackrediterad oberoende tredje part inom aktuellt ämnesområde.
Kontraktsvillkor
Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet i punkt 7.2.2 Innehåll av miljö-och hälsofarliga ämnen i förbrukningsmateriel i kravspecifikationen för delområde 1 i ramavtalsupphandlingen uppfylls. Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Uppvisa en sammanställning av den tekniska dokumentationen från underleverantörer som visar att förbrukningsmaterialen uppfyller kravet; eller
• Säkerhetsdatablad som visar att ingående färgämnen inte innehåller azofärgämnen listade i Regulation (EC) 1907/2006 (REACH Regulation), Annex XVII, Appendix 8; eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel) UZ 219 (2021); eller
• The Eco Declaration, ECMA 370 (täcker endast azofärgämnen) eller annan likvärdig dokumentation; eller Likvärdig dokumentation som är verifierad av en ackrediterad oberoende tredje part inom aktuellt ämnesområde.
SYSTEMATISKT MILJÖARBETE14
☒ Ja ☐ Nej
Motivering: Vi har ställt villkor på systematiskt miljöarbete då utförandet av tjänsten anses ha betydande miljöpåverkan.
Systematiskt miljöarbete
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska vid avtalsstart och under hela avtalsperioden bedriva ett systematiskt och dokumenterat miljöarbete som är öppet för granskning av inköpscentralen eller inköpscentralens ombud.
Miljöarbetet ska minst omfatta för avtalsföremålen relevanta delar av verksamheten. Dokumentation som visar att ett systematiskt miljöarbete bedrivs ska finnas tillgänglig för granskning under hela avtalstiden och minst innehålla:
a) en miljöpolicy som är antagen av ledningen och som innehåller åtagande om miljöhänsyn, lagefterlevnad och ständig förbättring
b) en miljöutredning - redovisning och prioritering av verksamhetens betydande miljöaspekter och miljörisker (som inte är äldre än 5 år)
c) mål och handlingsplaner för verksamhetens betydande miljöaspekter och risker, inklusive ansvarsfördelade och tidsbestämda aktiviteter för att minska negativ miljöpåverkan samt en årlig uppföljning, samt
d) en rutin för hur inköpscentralens produktspecifika miljökrav efterlevs och vidareförmedlas i leveranskedjan.
Inköpscentralen eller dess ombud har rätt att begära redovisning av hur villkoren är uppfyllda. Uppföljning sker genom granskning av leverantörens dokumentation. Redovisningen av dokumentation ska följa inköpscentralens eller ombudets anvisningar och lämnas inom en vecka eller den senare tidpunkt som den inköpscentralen eller ombudet anger. Dokumentation avseende ledningssystemet ska uppfylla följande krav:
(1) dokument i ledningssystemet ska vara märkta med datum och verksamhetens namn och vara giltiga under hela avtalstiden
14 Inköpscentralen ställer krav på att leverantören ska arbeta systematiskt för att förbättra sin organisations miljöpåverkan och bidra till en hållbar utveckling. Kravet syftar till att leverantören har den kapacitet och de rutiner som krävs för att hantera miljökraven som ställs i upphandlingen, genom krav på systematiskt miljöarbete utifrån exempelvis ISO 14001, EMAS, FR 2000, Svensk Miljöbas eller ett eget system som uppfyller våra krav.
(2) certifikat eller diplom ska täcka relevanta delar av verksamheten
(3) mål- och handlingsplan ska omfatta uppföljning av målen alternativt kompletteras med en fristående uppföljning (t.ex. en revisionsrapport), och
(4) rutinmässig och regelbunden kontroll ska ske av hur avtalsföremål uppfyller specifika miljökrav t.ex. avseende kemiskt innehåll i produkter.
Inköpscentralen kan komplettera uppföljningen med kontors- och fabriksrevision vid behov.
Om verksamheten är certifierad enligt ISO 14001, EMAS eller FR2000, bedöms giltigt certifikat verifiera att villkoren i 5.5.1-5.5.3 efterlevs. Om leverantören är diplomerad enligt Svensk Miljöbas bedöms diplom kompletterat med bevis avseende punkt 4 i 5.5.3 verifiera att ovanstående villkoren i 5.5.1-5.5.3 efterlevs.
Kontraktsvillkor
Leverantören ska vid avtalsstart och under hela avtalsperioden bedriva ett systematiskt och dokumenterat miljöarbete enligt villkoren i punkt 5.8.1 i ramavtalet, som är öppet för granskning av den upphandlande myndigheten eller den upphandlande myndighetens ombud.
ÖVRIGT
☒ Ja ☐ Nej
Ljudnivå (delområde 1-2)
Krav på produkt
Offererade maskiner ska uppfylla de krav på ljudnivåer i driftsläge som beskrivs i Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021) avsnitt 3.5. Den Avägda ljudtrycksnivån ska fastställas i enlighet med ISO 7779. Ljudnivån i decibel ska anges i bilaga 07 Priser delområde 1.
Ramavtalsvillkor
Leverantören ska på inköpscentralens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet på ljudnivå i punkt 7.1.4 Ljudnivå i kravspecifikationen för delområde 1 uppfylls. Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Testrapport enligt Blue Angel (the German Ecolabel) Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021), avsnitt 3.5; eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021); eller
• The Eco Declaration, ECMA 370 eller likvärdig dokumentation.
Kontraktsvillkor
Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran uppvisa dokumentation som styrker att kravet på ljudnivå i punkt 7.1.4 Ljudnivå i kravspecifikationen för delområde 1 i ramavtalsupphandlingen uppfylls.
Leverantören kan uppvisa följande dokumentation som styrker att kravet uppfylls:
• Testrapport enligt Blue Angel (the German Ecolabel) Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021), avsnitt 3.5; eller
• Märkning enligt Blue Angel (the German Ecolabel), Office Equipment with Printing Function DE-UZ 219 (2021); eller
• The Eco Declaration, ECMA 370 eller likvärdig dokumentation.
Duplexfunktion (delområde 1)
Krav på produkt
Duplexfunktionen ska fungera för både kopiering och utskrift och för alla pappersstorlekar som maskinen har papperskassetter för. Duplex inkluderar dubbelsidig utskrift samt en-till-en-sidig, en-till-två-sidig, två-till-två- sidig och två-till-en-sidig kopiering. Duplexhastigheten ska inte vara lägre än 40 % av simplexhastigheten.
Duplexfunktionen ska vara förinstallerad i offererade maskiner och aktiveras automatiskt vid leveransen.
Duplexfunktion (delområde 3)
Krav på produkt
Automatisk duplex dokumentmatare ska ingå i standardkonfiguration för Skanner 2, Skanner 3 och Skanner 4. Automatisk duplex dokumentmatare ska kunna väljas som tillval till Skanner 1.
Förpackning, emballage och transport (delområde 1-5)
Krav på produkt
Leverantören ansvarar för att alla leveranser som skickas till UM förpackas korrekt och på rätt sätt med hänsyn till produkternas art, beskaffenhet och transportsätt. Leverantören ska använda förpackningar som är fria från PVC och annan klorbaserad plast.
Delområde 1 och 4: I samband med leverans ska Leverantören omhänderta alla förpackningar och emballage inklusive pallar, plast, kartong, eventuellt järn för transportskydd, m.m. om inget annat specifikt anges av UM vid beställning.
UPPFÖLJNING
För oss är uppföljning en förutsättning för hållbar upphandling. Därför arbetar vi systematiskt med att följa upp de hållbarhetskrav vi ställer. I de fall vi upptäcker avvikelser från våra krav, eller faktisk negativ påverkan i en leverantörs verksamhet, produkter eller tjänster kopplade till vår verksamhet, vidtar vi åtgärder och begär rättelse. Vid grova överträdelser kan vi även använda viten eller häva avtal.
Uppföljning görs genom egenrapportering, dokumentgranskning, enkäter och intervjuer, mätningar och analyser, leverantörsmöten, revisioner samt platsbesök.
Krav på policyer, processer och ledningssystem följs upp 0-6 månader in i avtalet, medan produkt- och tjänsterelaterade krav följs upp 12-18 månader in i avtalet.
Läs mer om våra uppföljningar på Addas hemsida.