EXEMPEL PÅ ARBETSUPPGIFTER GÄLLANDEFINANSIELL RAPPORTERING OCH ADMINISTRAT- ION AV EU-PROJEKT SAMT ANSVARSFÖRDELNING.

EXEMPEL PÅ ARBETSUPPGIFTER GÄLLANDEFINANSIELL RAPPORTERING OCH ADMINISTRAT- ION AV EU-PROJEKT SAMT ANSVARSFÖRDELNING.

ANSVARSFÖRDELNING AV ADMINISTRATIVA UPPGIFTER:

Uppgift	Institution	PCO
Diarieföra Grant Agreement.	Ansvarar	PCO laddar ner en digital kopia av Grant Agreement från Partici- pant Portal och skickar till in- stitutionen.
Samla in underskrifter för konsor- tialavtal.		Ansvarar
Diarieföra konsortialavtal.	Ansvarar	Skickar påskrivet original till in- stitutionen (Pre-Contract GO).
Tilläggsavtal (internt KI avtal som alla involverade forskare i EU- projekt skall underteckna.)		Ansvarar för att samla in till- äggsavtal. Skickar original till in- stitutionen för diarieföring.
Föra in all information i avtalsres- kontra.	Xxxxxxxx Xxxxxx i uppgifter i avtalsres- kontran baserat på de uppgif- ter som finns i PCO:s formulär.	PCO fyller i ett speciellt framta- get formulär som matchar de uppgifter som skall in i avtalsres- kontran och skickar till institut- ionen.
Originalhandlingar	Ansvarar för/och förvarar på- skrivna originalhandlingar för projektet. Undantag är påskrivna tidrap- porter som förvaras av PCO och där institutionen varken behöver ha kopia eller original.	Ansvarar för/och förvarar på- skrivna tidrapporter. Ansvarar för att ha en kopia på originalhandlingarna.
Upprätta projektpärmar för pro- jektet.		Ansvarar
Uppstartsmöte med forskare, forskargruppen, beställare, in- köpssamordnare/inköpsansvarig, ekonom och HR enligt checklista för uppstartsmöten.	Närvarar enligt kallelse från PCO.	Ansvarar för att sammankalla till uppstartsmöte, sammanställa agenda/checklista och mötespro- tokoll. Vid uppstartsmöte infor- merar PCO om vikten av att följa KIs interna upphandlingsregler.
Bisysslor	Ansvarar för redovisning av bi- sysslor enligt gällande delegat- xxxxxxxxxxx.	Vid uppstartsmöte informerar PCO institutionen om vikten av att informera kommissionen om bisysslor som eventuellt kan på- verka projektet.
Intressekonflikter		Vid uppstartsmöte informerar PCO institutionen om vikten av att informera kommissionen om intressekonflikter som eventuellt kan påverka projektet.
Godkänna/Attestera fakturor.	Ansvarar Institutionen godkänner och attesterar fakturor i enlighet

Uppgift	Institution	PCO
	med rådande delegationsord- ning. Godkännare och attestant på institutionen granskar att fak- turorna följer KIs interna reg- ler. OBS! Det är attestantens an- svar att se till att varor och tjänster skall vara upphandlade enligt KI:s interna regler samt att fakturan har en koppling till Workpackage. Institutionsekonom/EA Ser- vicekontoret kontrollerar fak- turor enligt KIs regelverk.
Kontrollera att rätt fakturaun- derlag finns. För tåg- och flygbiljet- ter skall alltid resklass framgå, an- tingen på fakturan eller i underlag till fakturan.	Ansvarar Granskar så att fakturan har de underlag som krävs enligt KI:s interna regler.	Ansvarar Granskar så att fakturan har det underlag som krävs enligt EU:s regler.
Granska kostnaders giltighet i re- lation till EU:s regelverk.		Ansvarar
Xxxxxxx reseräkningar och kvitton för personal som rest för pro- jektets räkning samt andra resere- laterade frågor.	Ansvarar Säkerställer att inskickad rese- räkning innehåller samtliga un- derlag samt följer KI:s interna regler. Skall skicka en kopia på reseräkningen till PCO efter att reseräkningen är slutgranskad.	Ansvarar Granskar enligt EU:s regelverk. Säkerställer att samtliga underlag finns.
Kontrollera att utländsk moms och andra skatter inte är bokade på projektet.	Utför eventuella omföringar i enlighet med omföringsun- derlaget sammanställt av PCO.	Ansvarar Säkerställer att all moms är bort- bokad från projektet. Samman- ställer omföringsunderlag för moms som behöver bokas bort.
Avstämning av verifikationer i Agresso.		Ansvarar för att göra tremåna- dersuppföljningar vilka skall åter- rapporteras till institutionen (kontaktperson enligt punkt 6 el- ler av institutionen annan utsedd kontaktperson). Tremånadersav- stämningar följer projektperi- oden (inte kvartalsvis).
Säkerställa att dubbelredovisning inte skett.	Ansvarar När PCO informerar om att kostnader skall flyttas till EU- projektet från ett annat projekt åligger det institutionen att sä- kerställa att kostnaderna inte redan rapporterats till annan bidragsgivare.

Uppgift	Institution	PCO
Över- och underspendering av budget.	Ansvarar	Informerar institutionen vid varje tremånadersuppföljning samt projekterar förbrukning för att säkerställa att god tid finns för omföringar framförallt när ett bidrag närmar sig sitt slut. Vid överspendering av budget skall PCO informera institutionen om hur stort belopp som behö- ver läggas på annat projekt och i samråd med institutionen sam- manställa omföringsunderlag. Vid underspendering av budget skall PCO ge förslag på vilken typ av kostnader/verksamhet som kan tas på projektet.
Att kunna motivera kostnadernas koppling till projekt samt speci- fikt/specifika arbetspaket.	Ansvarar (forskare)	Informerar forskaren vid upp- startsmöte och andra möten om vikten av att kostnaderna måste vara direkt knutna till projektet.
Säkerställa att KI:s upphandlings- regler följs vid köp av vara och tjänst.	Ansvarar
Spara ner upphandlade avtal från e-handelssystemet för framtida revision.		Ansvarar OBS! Det är viktigt att detta görs så fort kostnaderna uppstår ef- tersom gamla avtal inte kommer att ligga kvar i databasen efter att de har gått ut.
Ta fram centralt upphandlade av- tal upprättade efter 2011 som inte finns med i e-handelssystemet.	Ansvarar Institutionen skall vid PCO:s förfrågan sända en kopia på av- tal för att kunna styrka att de använt upphandlad leverantör.	Om institutionen inte har sparat ett gammalt avtal skall PCO titta i Tendsign efter detta. Får man inte fram något avtal bör kost- naden bokas bort. PCO samman- ställer underlag för omföring i dessa fall.
Ta fram avtal som inte är centralt upphandlade samt andra statliga avtal.	Ansvarar	Kan inte institutionen ta fram något avtal eller annat giltigtun- derlag som styrker att inköpet är gjort enligt KI:s interna regler bör kostnaden bokas bort. PCO sammanställer underlag för om- föring i dessa fall.
Ta fram upphandlingsavtal som är äldre än från 2011.	Ansvarar
Tidrapportsmallar		Ansvarar PCO tar fram tidrapportsmallar för varje år.

Uppgift	Institution	PCO
Skicka ut tidrapporter till de per- soner vars lön debiteras projektet.	Informerar PCO om nyanställ- ningar på projektet.	Ansvarar Xxxxxxx ut tidrapporter om inte annat är överenskommet med institutionen.
Samla in och granska tidrapporter.		Ansvarar Samlar in tidrapporter om inte annat är överenskom- met med institutionen. Granskar tidrapporter samt kommunicerar eventuella änd- ringar direkt med berörd(a) per- son(er).
Beräkna lönekostnader baserat på tidrapporter.		Ansvarar
Göra omföringar/omkonteringar baserat på tidrapportsuträkningar.	Ansvarar för att göra eventu- ella omföringar i enlighet med omföringsunderlaget samman- ställt av PCO. Inläsning via Ex- celerator i Agresso.	Sammanställer omföringsun- derlaget i Excel, föreslagsvisen- ligt Excelerator-mall (ej bokfö- ringsorder).
Anställningsavtal	Ansvarar för att det finns an- ställningsavtal för de personer som är anställda på projektet. Ansvarar för att vidarebefordra dessa till PCO. Skall vid förfrå- gan även skicka kopior på gamla anställningsavtal till PCO. (Ansvarar för att ta kon- takt med PA för att få centralt arkiverade anställningsavtal.)	Kontrollerar att anställningsavtal stämmer överens med vad som är rapporterat.
Budgetändringar gentemot koor- dinator/EU.	Institutionen och PCO har gemensamt ansvar att informera varandra om avtalsändringar inom projektet.
	Ändrar i avtalsreskontran enligt information från PCO.	Informerar institutionen när änd- ringar i avtalsreskontran måste göras samt skickar underlag som styrker budgetändringen (t.ex. information från koordinator). Beslut om budgetändringar görs i samråd med ansvarig forskare el- ler koordinator samt kontaktper- son på institutionen.
Ändringar inom projektet.	Institutionen och PCO har gemensamt ansvar att informera varandra om avtalsändringar inom projektet.
Kontakt med koordinatorn (part- nerprojekt).		Ansvarar
Ansvara för och sammanställa den finansiella rapporten till EU- kommissionen, ERC, XXX och CHA- FEA.	Institutionen diarieför den fi- nansiella rapporten (Form C/Financial Statement eller motsvarande) och läser med fördel även över den till Avtals- reskontran i Agresso).	Xxxxxxxx Xxxxxxx en kopia till institutionen.

Uppgift	Institution	PCO
Vetenskaplig rapport.	Ansvarar (forskare)
Vetenskaplig rapport ERC.	Ansvarar (forskare)	I den vetenskapliga rapporten för ERC finns en finansiell del. PCO ansvarar för att skicka en exem- pelmall samt specifikt ekono- miskt underlag för denna till forskaren för att underlätta för honom/henne. Ansvarar även för finansiella bilagor till rapporten.
Valutakursförluster/vinster.	Ansvarar
Förbereda inför revision (inkl. boka tid för revision).		Ansvarar
Arkivering	Ansvarar Institutionen diarieför den fi- nansiella- och vetenskapliga rapporten samt avslutar ären- det i diariet och avtalsres- kontran när projektet är avslu- tat. Samtliga handlingar arkive- ras på institutionen.	Överlämnar projektpärm för ar- kivering till institutionen efter det att slutbetalning skett och projektet ses som helt avslutat.

Vid koordinatorsprojekt:

Uppgift	Institution	PCO
Informera partnerna om gällande regler när KI är koordinator.		Ansvarar
Svara på partnernas frågor när KI är koordinator.		Ansvarar
Skicka ut instruktioner och mallar till partnerna när KI är koordina- tor.		Ansvarar
Koordinera utbetalningar till partnerna när KI är koordinator.	Ansvarig för kontot hos SEB (vanligtvis AC) och forskare at- testerar betalningsunderlag förberett av PCO samt vidarebe- fordrar till Ekonomiavdelningen.	Ansvarar Förbereder förslag till fördelning enligt vad som är reglerat i Grant Agreement och konsortialavtal samt förbereder betalningsun- derlag.
Hålla presentationer gällande fi- nansiella regler och övrig projek- tadministration vid kick-off samt årsmöten när KI är koordinator.		Ansvarar
Koordinera den finansiella rap- porten till EU-kommissionen när KI är koordinator.		Ansvarar
Granska partnernas finansiella rapporter när KI är koordinator.		Ansvarar
Koordinera eventuell uppdate- ring av Grant Agreement, Annex och konsortiavtal.	Arkivera och ändra i dia- riet/avtalsreskontran.	Xxxxxxxx Xxxx i samarbete med ansvarig forskare.
Kontakt med EU-kommissionen (koordinatorsprojekt) gällande finansiella frågor.		Ansvarar

Vid Xxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxx Actions (MSCA) projekt:

Uppgift	Institution	PCO
Vid rekrytering av forskare t.ex. doktorand/postdoc till MSCA: • Säkerställer forskarens formella behörighet och att rekryteringsprocessen uppfyller EU:s krav gäl- lande European Charter for Researchers och Code of Conduct for Recruitment of Resear- chers. • Annonsera tjänsten på KI:s hemsida och EURAXXES enligt KI:s och EU:s riktlinjer (gäller endast ITN-projekt).	Ansvarar	Informerar om rekryteringskrav vid projektstart.
Uträkning av hur mycket Living, Mobility och Family Allowance, projektet tillåter.	Informerar PCO innan anställ- ning av ny forskare.	Ansvarar Informerar institutionen om top- up behövs.
Vid behov för top-up av lönen när Living Allowance inte täcker ingångslönen för en doktorand (ESR) eller postdoc (ER).	Ansvarar för och godkänner en top-up av Living Allowance (lön).
Sätter valutakurs när det gäller uträkning av forskarens Living, Mobility och Family Allowance.	Xxxxxxxx	Xxxxxxx genomsnitt av ECB:s va- lutakurs till institutionen. Räknar ut om behovet av extra utbetalningar p.g.a. valutakursdif- ferenser i samband med rappor- tering
Anställningsavtal	Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx-specifikt anställ- ningsavtal. Kopia (pdf) skickas till PCO.	Ansvarar för att skicka in Decla- ration on Conformity/Researcher Declaration till EU efter att an- ställningsavtal är påskrivet.
Lönesättning	Ansvarar Bestämmer lönenivå dock lägst enligt KI:s lönekrite- rier/doktorandstege.
Säkerställa korrekt kontering av Living, Mobility och Family Allo- wance.	Ansvarar för korrekt kontering enligt KI:s kontoplan för respek- tive Xxxxx Xxxxx allowances.
Career development plan.	Xxxxxxxx (forskare) för att skriva en career development plan, skicka in den till kommiss- ionen via Participant Portal och skicka en kopia (pdf) till PCO.
Spendering av MSCA-medel.	Ansvarar för att spenderingen följer KI:s interna regler. Säkerställer att endast kostna-

der som är direkt kopplade till MSCA-anställd forskare konte-

ras på projektet.

Listan över ansvarsfördelning kommer att uppdateras vid behov.