SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
2022-09-13
§51 Dnr KFN 2022-109
Internkontrollrapport år 2022 för kultur- och fritidsnämnden Beslut
Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår:
Kultur- och fritidsnämnden antar ”Internkontrollrapport år 2022 för kultur- och fritidsnämnden i enlighet med tjänsteutlåtande och överlämnar den till kommunstyrelsekontoret.
Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning att främja en effektiv ledning av organisationen, hantering av risker, utveckling av verksamheten och utvärdering av verksamhetens resultat - ytterst för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås. Målet med intern kontroll är: ändamålsenlig verksamhet kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer mm En effektiv internkontroll innebär att egen granskning och uppföljning genomförs i samtliga dessa avseenden, med fokus på: - Att system och rutiner finns så att budgeterade medel och andra resurser används i överrensstämmelse med tagna beslut. - Att säkerställa att lagar, bestämmelser, anvisningar, riktlinjer och överenskommelser följs. - Att minimera risken för missbruk och avsiktliga eller oavsiktliga fel som leder till extrakostnader eller att kommunens tillgångar äventyras. - Att säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna. - Att skydda politiker och tjänstepersoner mot oberättigade misstankar om oegentligheter.
Tjänsteutlåtande Internkontrollrapport per augusti Internkontrollrapport per augusti
Kommunstyrelsekontoret Ekonomiavdelningen
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Paragrafen är justerad
Handläggare: Xxxxxxxx Xxxxxxxx Titel: Nämndsekreterare
E-post: Xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
TJÄNSTEUTLÅTANDE
Datum: 2022-08-31
Diarienummer: KFN 2022-109
Till: Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott
Internkontrollrapport år 2022
Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår:
Kultur- och fritidsnämnden antar ”Internkontrollrapport år 2022 för kultur- och fritidsnämnden i enlighet med tjänsteutlåtande och överlämnar den till kommunstyrelsekontoret.
Sammanfattning av tjänsteutlåtandet
Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning att främja en effektiv ledning av organisationen, hantering av risker, utveckling av verksamheten och utvärdering av verksamhetens resultat - ytterst för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås.
Målet med intern kontroll är:
ändamålsenlig verksamhet kostnadseffektiv verksamhet
tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer mm
En effektiv internkontroll innebär att egen granskning och uppföljning genomförs i samtliga dessa avseenden, med fokus på:
- Att system och rutiner finns så att budgeterade medel och andra resurser används i överrensstämmelse med tagna beslut.
- Att säkerställa att lagar, bestämmelser, anvisningar, riktlinjer och överenskommelser följs.
- Att minimera risken för missbruk och avsiktliga eller oavsiktliga fel som leder till extrakostnader eller att kommunens tillgångar äventyras.
- Att säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna.
- Att skydda politiker och tjänstepersoner mot oberättigade misstankar om oegentligheter.
De kontroller som kommer att genomföras utifrån bedömd riskskattning är följande;
Effektiva arbetsmetoder och hög kvalitet
1. Kontroll att samtliga verksamheter genomför skyddsronder.
2. Kontroll att avdelnings- och enhetschefer informerar och hanterar anmälan om bisyssla enligt rutin.
Informationssäkerhet
1. Kontroll att samtycke inhämtas av deltagare inför publicering på sociala medier.
2. Kontroll av andel medarbetare som genomgått utbildning i informationssäkerhet.
Ekonomi och hushållning av kommunens resurser
1. Kontroll att verksamheterna håller sig till de avtal som finns.
2. Kontroll att fakturor överensstämmer med underlag.
De kontroller som enligt antagen internkontrollplan 2022 hittills genomförts visar att:
• Alla verksamheter har god kontroll på att och när skyddsronderna ska genomföras. Verksamheterna har redovisat under vilka månader de ska genomföras. Kontroll visar också att verksamheterna har god vetskap om vem som är skyddsombud.
• Verksamheterna har informerat sina medarbetare om att de ska anmäla eventuell bisyssla samt att de kommer att hantera det under höstens medarbetardialog.
• Verksamheterna informerar/påminner löpande om att samtycke ska inhämtas. Kontroll visar att de verksamheter som använder sig av samtyckesblanketterna vet var o hur blanketterna ska förvaras.
• I de flesta verksamheterna har 100% av medarbetarna gått informationssäkerhets utbildningen men det finns några som kommer att arbeta med frågan under våren. Hittills har det inte gått att få fram en lista på andel ”registrerade” som gått utbildningen för att jämföra med antal anställda.
• Verksamheterna har god kontroll på hur man hanterar fakturaunderlag och kontrollen gentemot faktura. Det är oftast två som granskar och en som attesterar.
• Vid jämförelse av avtal finns det 6 avvikelser som ska hanteras under året.
Lagkrav
Enligt Kommunallagen 6 kap 7§ ska nämnderna säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde. KL 6:7 föreskriver att ”nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten”. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av KL 3:16-19 har lämnats över till någon annan.
Xxxxxxxx till gällande styrdokument
Kommunfullmäktige har beslutat om tre övergripande internkontrollområden i Mål och Budget; Effektiva arbetsmetoder och hög kvalitét
Informationssäkerhet
Ekonomi och hushållning av kommunens resurser.
Ekonomiska konsekvenser och riskanalys
Syftet med internkontroll är säkerställa att kommunens medel används på ett korrekt sätt. Internkontroll har ett proaktivt syfte att säkerställa en korrekt användning.
Förvaltningens analys och slutsatser
Det kultur- och fritidskontorets kontroller hittills visar är att det finns en god kontroll men att det behövs fortsatt uppföljning, utbildning och dokumentation.
Rapportering sker till delår 1, delår 2 och i verksamhetsberättelsen. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott hanterar ärendet den 13 september och kultur- och fritidsnämnden beslutar i ärendet den 22 september 2022.
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Förvaltningsdirektör Nämndsekreterare
Kultur- och fritidskontoret Kultur- och fritidskontoret
Internkontrollrapport för kultur- och fritidsnämnden 2022
Kommunstyrelsekontoret Ekonomiavdelningen
Internkontrollrapport per augusti
Kultur- och fritidsnämnd
Page 5 of 11
Innehåll
Effektiva arbetsmetoder och hög kvalitét 4
Ekonomi och hushållning av kommunens resurser 6
Kommunstyrelsekontorets rapport ingår i rapporteringen till kommunstyrelsen.
Rapporteringens fokus är att lyfta fram förbättringsområden och avvikelser. Dessa har identifierats för att på så sätt ge kommunstyrelsen och kommunfullmäktige möjlighet att tillgodogöra sig sin tillsynsplikt och möjlighet agera i händelse av graverande fel.
Målet med internkontroll är:
• Ändamålsenlig verksamhet som tolererar/tål en offentlig granskning.
• Kostnadseffektiv verksamhet.
• Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten.
• Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordning, föreskrifter, riktlinjer med mera.
En effektiv internkontroll innebär att egen granskning och uppföljning genomförs i samtliga dessa avseenden, med fokus på:
• Att system och rutiner finns så att budgeterade medel och andra resurser används i överrensstämmelse med tagna beslut.
• Att säkerställa att lagar, bestämmelser, anvisningar, riktlinjer och överenskommelser följs.
• Att minimera risken för missbruk och avsiktliga eller oavsiktliga fel som leder till extrakostnader eller att kommunens tillgångar äventyras.
• Att säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna.
• Att skydda politiker och tjänstepersoner mot oberättigade misstankar om oegentligheter.
Norrtälje kommun har i Mål- och budget beslutat om att följa upp kommunens internkontroll inom ramen för tre verksamhetsområden (se nedan). Samtliga nämnder genomför minst två kontroller under respektive verksamhetsområde.
Norrtälje kommun har även en skyldighet att tillse att kommunens bolag har en tillräcklig internkontroll, därför behandlas även deras internkontroll i rapporten.
• Effektiva arbetsmetoder och hög kvalitét.
• Informationssäkerhet.
• Ekonomi och hushållning av kommunens resurser.
För delår 1 har fokus legat på att identifiera avvikelser inom rutinflöden och identifiera åtgärder för att fortsätta arbetet med det kvalitativa arbetssättet under resten av året. Till delår 2 kommer en fokusförflyttning från kontroll till rapportering av genomförda åtgärder. I samband med årsrapporteringen är fokus som vanligt på färdigställande samt vilka internkontrollpunkter som ska överföras till kommande verksamhetsår.
Teckenförklaring:
De kontroller som kommer att genomföras utifrån bedömd riskskattning är följande;
Effektiva arbetsmetoder och hög kvalitet
1. Kontroll att samtliga verksamheter genomför skyddsronder. 2. Kontroll att avdelnings- och enhetschefer informerar och hanterar anmälan om bisyssla enligt rutin.
Informationssäkerhet
1. Kontroll att samtycke inhämtas av deltagare inför publicering på sociala medier.
2. Kontroll av andel medarbetare som genomgått utbildning i informationssäkerhet.
Ekonomi och hushållning av kommunens resurser
1. Kontroll att verksamheterna håller sig till de avtal som finns.
2. Kontroll att fakturor överensstämmer med underlag.
De kontroller som enligt antagen internkontrollplan 2022 hittills genomförts visar att:
• Alla verksamheter har god kontroll på att och när skyddsronderna ska genomföras. Verksamheterna har redovisat under vilka månader de ska genomföras.
• Verksamheterna har informerat sina medarbetare om att de ska anmäla eventuell bisyssla samt att de kommer att hantera det under höstens medarbetardialog.
• Verksamheterna informerar/påminner löpande om att samtycke ska inhämtas.
• I de flesta verksamheterna har 100% av medarbetarna gått informationssäkerhets utbildningen men det finns några som kommer att arbeta med frågan under våren. Hittills har det inte gått att få fram en lista på andel ”registrerade” som gått utbildningen för att jämföra med antal anställda.
• Verksamheterna har god kontroll på hur man hanterar fakturaunderlag och kontrollen gentemot faktura. Det är oftast två som granskar och en som attesterar.
• Vid jämförelse av avtal finns det 6 avvikelser som ska hanteras under året.
Riskpunkter med avvikelser | Avvikelser | Planerade åtgärder |
Risk att förvaltningens medarbetare inte genomför informationssäkerhetsutbildningar | Mindre allvarliga avvikelser | Fortsatta insatser så att alla kan genomföra dem. |
Risk att förvaltningen bryter mot avtalstroheten. | Mindre allvarliga avvikelser | Översyn ska genomföras för att se om avtal finns eller om det ska tecknas samt att se till att verksamheterna använder sig av befintliga avtal. |
Effektiva arbetsmetoder och hög kvalitét
Internkontrollområdet syftar till att säkerställa rättssäkerhet och kontinuitet, genom följsamhet till väl fungerande processer och rutiner med ett professionellt bemötande. Det syftar även till att säkerställa följsamhet gentemot kommunens styrdokument, och framställande av korrekta beslutsunderlag.
Kontrollmoment Frekvens Metod Status Resultat Åtgärd
Risk för att skydds | ronder och hand | lingsplaner inte geno | mförs och upprä | ttas årligen. | |
Kontroll att | Kvartal 1 och | Totalkontroll av | Efter genomförd | Fråga om vem | |
samtliga | kvartal 3 | samtliga | kontroll visar | som är | |
verksamheter | verksamhetsområden. | samtliga | skyddsombud på | ||
genomför | verksamheter att de | varje arbetsplats | |||
skyddsronder. | har god kontroll på | kontrolleras inför | |||
att och när | delår 2. | ||||
skyddsronderna ska | |||||
genomföras. | |||||
Kontroll visar också | |||||
att verksamheterna | |||||
har god vetskap om | |||||
vem som är | |||||
skyddsombud. |
Risk för att information om bisyssla inte ges till medarbetare och att anmälan inte görs till arbetsgivare.
Kontroll att
Två gånger per Fråga cheferna innan
avdelnings- och år. och efter
enhetschefer medarbetardialogerna. informerar och
hanterar anmälan om bisyssla enligt xxxxx.
Verksamheterna rapporter att information om bisysslor gått ut till samtliga medarbetare och att det kommer att hanteras under höstens medarbetardialoger.
Verksamheterna redovisar att de har god kontroll på vem som är skyddsombud och att medarbetarna är informerade.
Internkontrollområdet syftar till att säkerställa att kommunen på ett tillfredsställande sätt hanterar informationssäkerhet på ett relevant sätt. I praktiken bygger detta bland annat på de lagkrav som GDPR (General Data Protection Regulation) ställer, att användare av system har korrekt behörighetsnivå samt att rutiner för IT-konsulter efterlevs i samband med systemutveckling eller systemuppgradering samt att kommunen verkar för rutiner som skyddar invånarnas integritet i data- och informationssystem. I internkontrollområdet inryms även säkerställande av att säkerhetsklassning av särskilda tjänstepersoner är genomförd.
Risk att samtycke int | e inhämtas i | enlighet med GDPR v | d publiceri | ng i sociala medier. | |
Kontroll att samtycke | Vid varje | Samtal med berörda | Verksamheterna | Fråga om var och hur | |
inhämtas av | publicering. | inför publicering. | informerar/påminner | samtyckeblanketterna | |
deltagare inför | löpande om att | förvaras tas upp i | |||
publicering av bilder | samtycke ska | delår 2. | |||
på sociala medier | inhämtas. Kontroll | ||||
visar att de | |||||
verksamheter som | |||||
använder sig av | |||||
samtyckesblanketterna | |||||
vet var o hur | |||||
blanketterna ska | |||||
förvaras. |
Kontrollmoment Frekvens Metod Status Resultat Åtgärd
i
Risk att förvaltningens medarbetare inte genomfört informationssäkerhetsutbildningar
Kontroll av andel kvartal 1 och Jämförelse; antal
I de flesta
Verksamheterna ska
medarbetare som kvartal 2 genomgått utbildning
i informationssäkerhet
anställda mot dataskyddsansvarigs lista på andel genomgångna utbildningar.
verksamheterna har fortlöpande se till att
100% av
alla medarbetare går
medarbetarna gått utbildningen. utbildningen men det
finns några som kommer att arbeta med frågan under våren. Hittills har det inte gått att få fram en lista på andel ”registrerade” som gått utbildningen för att jämföra med antal anställda.
Verksamheterna är medvetna om hanteringen av samtycke och har god kontroll.
Rapportering av hur många som gått informationssäkerhetsutbildningarna kommer att ske till Internkontrollrapporten för året 2022.
Ekonomi och hushållning av kommunens resurser
Internkontrollområdet syftar till att säkra kommunens tillgångar, en god ekonomisk hushållning och rättvisande redovisning. Det handlar exempelvis om att säkerställa att kommunens resurser används på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt, att fakturor stämmer mot beställning och betalas i tid, att LOU (Lagen om offentlig upphandling) efterlevs. Säkerställande av att kommunen ianspråktar de bidrag och andra intäkter från stat och andra aktörer som kommunen är berättigad till.
Kontrollmoment Frekvens Metod Status Resultat Åtgärd
Risk att externa f | akturor inte hant | eras korrekt | |||
Kontroll att | Månadsvis | Totalundersökning | Verksamheterna har | Fortsätta med att hålla | |
fakturor | god kontroll på hur | god ordning. | |||
överensstämmer | man hanterar | ||||
med underlag | fakturaunderlag | ||||
kontra faktisk faktura. | |||||
Det är oftast två som | |||||
granskar och en som | |||||
attesterar. |
Risk att förvaltningen bryter mot avtalstroheten
Kontroll att
Kvartal 1 och Jämförelse av
verksamheterna kvartal 2 avtal i
håller sig till de avtalsdatabasen
avtal som finns. mot verkliga inköp.
Kontroll 2 visar att inköpsanalysen larmar om 48 leverantörer som överstiger
Förvaltningen ska tillsammans med upphandlingsavdelningen och övriga avtalsägare i kommunen arbeta för att
upphandlingsgränsen. minska antalet 6 av dessa avvikelser. leverantörer har
kultur- och fritidskontoret använt sig av.
Verksamheterna ska fortsätta att skicka in ingångna avtal till upphandlingsenheten för registrering.