VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 2 (3)

7. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljö och likabehandling och mångfaldsarbetet (FN 2024.012) Förslag till beslut

Fritidsnämnden godkänner den årliga uppföljningen för 2023 av det

systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och arbetet med likabehandling och mångfald (LIMÅ).

Ärendebeskrivning

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp och dokumentera hur det systematiska arbetsmiljöarbetet,

XXX har fungerat. Föreskriften beskriver vidare att om någonting inte fungerat bra ska det förbättras. I Vallentuna kommun sker den årliga uppföljningen genom en checklista i kommunens verksamhetssystem för kvalitets- och förbättringsåtgärder (Stratsys). Respektive chef med arbetsmiljöansvar fördelat till sig ansvarar årligen för

att fylla i checklistan i samverkan med skyddsombud och medarbetare och vid behov upprätta förbättringsåtgärder i en handlingsplan.

På förvaltningsövergripande nivå görs sedan en sammanställning av alla underliggande verksamheters uppföljningar tillsammans med en analys och förbättringsområden till nästa år. I den centrala arbetsmiljögruppen analyseras förvaltningarnas uppföljningsunderlag och kommunövergripande insatser tas fram vid behov. Frågorna i checklistan har arbetats om sedan ett par år tillbaka och det har tillkommit frågor där chefen också ska diskutera och reflektera med arbetsgruppen.

Den årliga uppföljningen visar att det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) överlag har fungerat mycket bra under året. Arbetet med Likabehandling och mångfaldsfrågor(LIMÅ) är en del av SAM.. Redovisningen i bilagan visar på många styrkor i det löpande SAM och LIMÅ arbetet. Förvaltningens ledningsgrupp hjälps åt i det systematiska arbetet med arbetsmiljöfrågor och involverar skyddsombuden i arbetet. Förvaltningen undersöker och åtgärdar löpande utifrån årshjulets aktiviteter. Kompetensutvecklingsinsatser sker i hög grad digitalt via intranätets chefsportal. Introduktion av nya chefer sker via onboardingprogrammet, lokal introduktionsplan, HR-stöd samt uppföljningar mellan chef och överordnad chef. Det framgår att det finns några utvecklingsområden t ex inom undersöka och riskinventera hot och våld. Ett annat område som behöver stärkas är krishanteringsstödet i praktiken och rutinerna för detta. Under året kommer en översyn och kartläggning genomföras kring behovet av att eventuellt fördela arbetsmiljöuppgifter till samordnare och medarbetare med särskilda arbetsmiljöarbetsuppgifter. Det framkommer att arbetsmiljömålen behöver tas fram under tertial 2 i år och göras kända för samtliga medarbetare. Under detta år behöver enheterna och förvaltningen arbeta vidare med att lokalanpassa onboardingen och introduktionen så att den blir mer verksamhetsnära. Fortsättningsvis behöver förvaltningen arbeta med att bibehålla det fina arbetet som genomförs systematiskt i verksamheterna.

Beslutsunderlag

• Arlig uppfoljning av det systematiska arbetsm FN för 2023

• Årlig uppföljning av fritidsförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete och arbetet med likabehandling och mångfald

• §15 FN AU Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljö och likabehandling och mångfaldsarbetet

• Handbok för SAMochLIMÅ 230104 Vallentuna kommun

VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 3 (3)

Årlig uppföljning av det

systematiska arbetsmiljö och likabehandling och mångfaldsarbetet

FN 2024.012

2024

Fritidsnämnden

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet & arbetet för likabehandling och mångfald - Sammanställning av 2023

Innehållsförteckning

Inledning 3

Årlig uppföljning enligt AFS 2001:1 3

Verksamheter under fritidsnämnden 3

Förvaltningsövergripande sammanställning för den årliga uppföljningen av SAM & LIMÅ 5

Fritidsnämnden, Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet & arbetet för likabehandling och mångfald - Sammanställning av 2023 2(12)

Inledning ‌

Vallentuna kommun arbetar fortlöpande med systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) liksom med likabehandling- och mångfaldsarbete (LIMÅ).

SAM- och LIMÅ-arbetet handlar om att systematiskt och fortlöpande arbeta med synsättet att undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp såväl fysiska, psykiska som organisatoriska och sociala arbetsmiljöaspekter. I kvalitetsledningssystemet Stratsys dokumenterar chefer och arbetsmiljögrupper löpande det lokala arbetet med SAM respektive LIMÅ.

Arbetet med att undersöka och riskbedöma pågår löpande under året för att förebygga att våra medarbetare blir sjuka, skadade eller på något annat sätt far illa. Detta sker bl.a. genom:

• Analys av statistikuppgifter

• Skyddsronder

• Utvecklingssamtal/medarbetarsamtal

• Dialogsamtal/uppföljande samtal/en-till-en samtal

• Personalmöte, gruppmöte, rast

• Arbetsmiljögrupper (LAG, CAG)

• Medarbetarundersökning, enkäter, mätningar etc.

• Utreda arbetsskador/tillbud

• Undersöka, analysera lika rättigheter och möjligheter

Arbetsgivaren ska undersöka löpande om det finns risker för diskriminering eller repressalier eller om det finns andra hinder för enskildas lika rättigheter och möjligheter i verksamheten.

Undersökningar som genomförs ska identifiera strukturella risker för diskriminering eller repressalier, eller om det finns andra hinder. Begreppet hinder avser såväl reella hinder som hinder i form av attityder och strukturer.

Årlig uppföljning enligt AFS 2001:1 ‌

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp och dokumentera hur det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) har fungerat. Föreskriften beskriver vidare att om någonting inte fungerat bra ska det förbättras.

I Vallentuna kommun sker den årliga uppföljningen genom en checklista i kommunens verksamhetssystem för kvalitets- och förbättringsåtgärder Stratsys. Respektive chef med arbetsmiljöansvar fördelat till sig ansvarar årligen för att fylla i checklistan och vid behov upprätta förbättringsåtgärder i en handlingsplan. På förvaltningsövergripande nivå görs sedan en sammanställning av alla underliggande verksamheters uppföljningar tillsammans med en analys och förbättringsområden till nästa år. I den centrala arbetsmiljögruppen analyseras förvaltningarnas uppföljningsunderlag och kommunövergripande insatser tas fram vid behov.

Verksamheter under fritidsnämnden ‌

Huvudansvaret för arbetsmiljön vilar enligt Arbetsmiljölagen (1977:1 160) på arbetsgivaren. Ansvarig arbetsgivare för varje förvaltning är nämnden. Fullmäktige ansvarar för att nämnderna får de resurser som behövs och ett tydligt uppdrag. De förtroendevalda i varje nämnd har, enligt kommunallagen, det yttersta ansvaret för varje nämnds verksamhet. Det är nämnden som kollektivt ska se till att arbetsmiljölagen följs i nämndens verksamhet och bestämmer hur arbetsuppgifter och befogenheter ska fördelas till förvaltningschef i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Nämnden ska se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet.

I samband med fördelningen genomförs ett samtal där uppgifterna beskrivs. Överordnad chef säkerställer samtidigt att chefens kunskaper och erfarenheter är tillräckliga för att överta uppgifterna. Fördelningen upprättas i två exemplar och skrivs under och ett original skickas därefter till kansliet på Kommunledningskontoret och det andra originalet sparas av mottagande chef i personakten.

Avdelningar och enheter

• Idrott- och friluft

• Ung Fritid

• Aktiv Fritid

• Central förvaltning

Förvaltningsövergripande sammanställning för den årliga uppföljningen av SAM & LIMÅ ‌

Chefer och skyddsombud i medverkan med medarbetarna svarar på frågorna i checklistan för årlig uppföljning av SAM & LIMÅ. Kommentarer/analys och förslag till åtgärder nedan utgörs av en sammanställd analys per fråga utifrån samtliga svar/kommentarer från de enheter, avdelningarna som tillhör förvaltningen. Skyddsombud har fått ta del av frågorna och sammanställningen. Deras eventuella synpunkter har sedan också arbetats in i texten för respektive fråga.

Frågor	Kommentarer & Analys	Åtgärder
1. Är det systematiska arbetsmiljöarbetet en naturlig del av er vardag och i verksamheten?	Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) sker strukturerat och löpande inom förvaltningens verksamheter. Med stöd av årshjul och handlingsplaner arbetar verksamheterna med hälso- och arbetsmiljöfrågor löpande. Ett systematiskt arbete kring att undersöka, riskbedöma, genomföra och åtgärda samt följa upp arbetsmiljön sker inom verksamheterna och i förvaltningsledningen. Dock saknas lokala skyddsombud vilket är något som chefer försöker att uppmuntra medarbetare till som känner intresse för dessa frågor och intresse för att vara kollegornas språkrör i arbetsmiljöfrågor. Då skyddsombud inte funnits har huvudskyddsombud kopplats in kring specifika frågor.
2. Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan chef, skyddsombud, elevskyddsombud och/eller medarbetare på arbetsplatsen?	Det saknas lokala skyddsombud i verksamheterna. Vid behov bjuds centrala huvudskyddsombud in till arbetsmiljöarbetet. Under år 2023 har cheferna samverkat med medarbetarna och arbetsgrupperna kring arbetsmiljöarbetet. Samtliga chefer och huvudskyddsombud har varit delaktiga i den förvaltningsövergripande arbetsmiljögruppen vid särskilda tillfällen under året. Frågor som har behövt lyftas från enheterna till förvaltningsnivå har tagits omhand vid de tillfällen vi haft MBL och pratat arbetsmiljö på dessa möten.
3. Har du som chef skrivit under en fördelning av arbetsmiljöuppgifter?	Samtliga chefer har tagit emot och skrivit under en fördelning av arbetsmiljöuppgifter från förvaltningschef till enhetschef. Dessa följs upp systematiskt.
4. Har du som chef haft behov av att fördela vidare arbetsmiljöuppgifter från dig som chef till utvalda medarbetare med specifika arbetsmiljöuppgifter på arbetsplatsen?	Förvaltningen kommer under året undersöka, med fokus på idrotts- och friluftenheten och även Ung och aktiv fritid, behovet av fördelning av arbetsmiljöuppgifter. I stort finns det inte ett behov av någon fördelning vidare av arbetsmiljöuppgifter från enhetschef till underställda medarbetare, men i specifika områden eller kring samordnare så behöver enhetschefer tillsammans med HR undersöka vidare hur arbetsmiljöansvaret säkerställs på bästa sätt.	Inventering - behov av fördelning av arbetsmiljöuppgifter till medarbetare alt. samordnare.
5a) Har du som chef (och ev. medarbetare), som tilldelats	Samtliga chefer anser sig ha tillräckliga befogenheter för de arbetsmiljöuppgifter som de

Frågor	Kommentarer & Analys	Åtgärder
arbetsmiljöuppgifter tillräckliga befogenheter? Om du svarat delvis eller nej på frågan, utveckla i kommentarsfältet och lägg till åtgärder.	ansvarar för.
5b) Har du som chef (och ev. medarbetare), som tilldelats arbetsmiljöuppgifter tillräckliga resurser? Om du svarat delvis eller nej på frågan, utveckla i kommentarsfältet och lägg till åtgärder	Samtliga chefer anser sig ha tillräckliga resurser för de arbetsmiljöuppgifter som de ansvarar för.
5c) Har du som chef (och ev. medarbetare), som tilldelats arbetsmiljöuppgifter tillräckliga kunskaper? Om du svarat delvis eller nej på frågan, utveckla i kommentarsfältet och lägg till åtgärder	Nyanställda får genomgång av kommunens arbete med arbetsmiljöfrågor vid introduktion. Kunskaperna behöver regelbundet uppdateras hos chef och medarbetare och stärkas. Inom kommunens chef- och ledarutvecklingsprogram (CLP) finns flera digitala kurser att ta del av och planera in för chefer under året.
6a) Har du som chef gått pre- och onboardingen alternativ introducerande arbetsmiljöutbildning i samband med att du anställdes som chef? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Samtliga chefer har fått introduktion och utbildning i grunderna i arbetsmiljö i samband med att de anställdes.
6b) Har du som chef gått en aktuell arbetsmiljöutbildning om det systematiska arbetsmiljöarbetet under de senaste 3 åren? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Ny enhetschef genomgår kommunens utbildningar (arbetsmiljö) för chefer. I kommunens interna chef och ledarutvecklingsprogram (CLP) finns löpande utbildningar och kurser digitalt inom arbetsmiljöområdet att ta del av. Genomgång med HR görs kring Stratsys och KIA och annat som kompletterar de digitala utbildningarna.
6c) Har du som chef kunskaper inom området arbetsmiljöansvaret? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Alla chefer anser att de har kunskaper inom området arbetsmiljöansvar och straffansvar. I kommunens interna chef och ledarutvecklingsprogram (CLP) finns löpande utbildningar och kurser såväl fysiska som digitala inom arbetsmiljöområdet att ta del av, bland annat finns utbildning om arbetsmiljöansvaret.
6d) Har du som chef kunskaper inom Diskrimineringsområdet	Chefer anser att de har tillräckliga kunskaper inom diskrimineringsområdet och likabehandling och mångfald (LIMÅ). Kommunens HR-avdelning

Frågor	Kommentarer & Analys	Åtgärder
(DL) och Likabehandling och mångfald (LIMÅ)? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.	fungerar också som ett stöd när den enskilda chefens kunskap inte räcker till. På intranätet finns information och verktyg inom området för chefer. Varje år genomför samtliga chefer en LIMÅ-rond, som innehåller frågor utifrån diskrimineringslagens krav, då varje chef svarar på frågorna och inventerar eventuella behov av förbättringsaktiviteter eller brister som behöver åtgärdas. Genomgången görs gemensamt i ledningsgruppen tillsammans med HR. I kommunens interna chef och ledarutvecklingsprogram (CLP) en digital utbildning inom diskriminering och LIMÅ att ta del av.
6e) Har du som chef kunskaper i rehabilitering och arbetsanpassning? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Vid behov av stöd vid individärenden finns HR- avdelningen som chefsstöd. Alla chefer anser att de har tillräckliga kunskaper inom rehabilitering och arbetsanpassning, då behov finns och när kunskaperna inte räcker till hos chef, kring enskilda personalärenden, så är det känt för chefer att ta stöd av HR-avdelningen alternativt företagshälsovården.
6f) Har du som chef tillräckliga kunskaper i KIA systemet? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Ja, digital kurs finns på intranätet och alla chefer har tagit del av detta. HR stöttar nya chefer i KIA hanteringen.
6g) Har du som chef tillräckliga kunskaper inom Stratsys arbetsmiljömodul? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Ja, det har funnits flera kurstillfällen att välja mellan på intranätet för genomgång av Stratsys arbetsmiljömodul. Digitala korta instruktionsfilmer finns också på intranätet, manual för modulen samt löpande stöd från HR vid behov. För nya chefer bokas separat genomgång vilket har gjorts.
6h) Har du som chef tillräckliga kunskaper inom organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Ja, samtliga chefer anser att kunskaperna är tillräckliga kring organisatorisk och social arbetsmiljö. Utbildningsinsatser i form av tre digitala utbildningsblock har skapats och cheferna känner till dessa. Dessa utbildningsblock kring OSA är främst lämpade för nyckelpersoner och chefer, skyddsombud. På intranätet finns dessa utbildningar att ta del av. Var och en har tagit ansvar för att ta del av dessa och information har lyfts inom arbetsmiljögruppen på förvaltningarna.
7. Har ni på arbetsplatsen, utöver de kommunövergripande rutinerna och regelverken, även anpassade rutiner som gäller för arbetsplatsen inom	Idrotts- och friluftenheten har t.ex. xxxxxxx för arbete på sjöisar och arbete med motorsåg. Ja, rutiner för t.ex. hot och våld samt brandutrymning finns på förvaltningen och är uppdaterad och känd.

Frågor	Kommentarer & Analys	Åtgärder
arbetsmiljöområdet? (kommentera gärna vilka och vad ni kanske saknar)
8a) Känner du som chef till och tillämpar de kommunövergripande policys kring arbetsmiljö- , likabehandling och mångfald samt alkohol och droger?	Ja, samtliga chefer anser detta.
8b) Har du som chef kunskaper och tillämpar du de kommunövergripande rutinerna för hantering av ohälsosam arbetsbelastning?	Ja, denna rutin är känd och arbetas med kontinuerligt på enheterna och anpassas utifrån löpande uppkomna situationer i såväl på grupp- som individnivå. Vanligt är att chefer stämmer av och undersöker medarbetarnas arbetsbelastning under avstämningssamtal samt vid personalmöten eller andra gruppmöten.
8c) Har du som chef kunskaper och tillämpar du de kommunövergripande rutinerna mot trakasserier och kränkande särbehandling?	Ja, de tillämpas och chefer har kunskaper i detta.
8d) Har du som chef kunskaper och tillämpar du de kommunövergripande rutinerna för arbetsanpassning?	Samtliga chefer anser att de både känner till och har kompetens och tillämpar rutinerna för arbetsanpassning då behov finns hos medarbetare. I medarbetarsamtalet undersöks också detta område.
8e) Finns det fungerande rutiner på arbetsplatsen kring första hjälpen och krisstöd?	Kultur- och fritidsförvaltningarna ser övergripande och gemensamt över ett krisstöd för verksamheterna. Som stöd i arbetet kommer HR och staben att ta fram detta material.	Ta fram gemensam rutin för lokalt krisstöd
8f) Känner du som chef till och tillämpar vårt arbetssätt kring likabehandling och mångfald (LIMÅ) i kommunen med aktiva åtgärder? (t ex LIMÅ- ronden).	Ja, cheferna känner till och tillämpar likabehandling och mångfaldsperspektivet och dokumenterar aktiva åtgärder. Ett stöd är LIMÅ- ronden som genomförs under början av året. Då chefer undersöker de olika diskrimineringsområdena samt de fem områdena inom lagstiftningen. På intranätet finns stöd för arbetet och en beskrivning kring hur vi arbetar med området samt stöd för aktiviteter inom; undersöka, analysera, genomföra och följ upp. Under år 2022 togs en digital utbildning för chefer fram kring likabehandling och mångfald och diskriminering. Cheferna har tagit del av utbildningen.
8g) Dokumenterar du som chef, i exempelvis Stratsys, vid behov,	Ja, chefer känner till Stratsys dokumenterar arbetsmiljöarbetet, dock kan uppföljning och systematiken för dokumentationen i

Frågor	Kommentarer & Analys	Åtgärder
löpande undersökningar och riskbedömningar?	kvalitetsledningssystemet förbättras.
8h) Genomför du som chef skriftlig risk- och och konsekvensbedömning, tillsammans med skyddsombud, inför planerade förändringar i verksamheten?	Vid behov kallas huvudskyddsombud in. I de fall då förändringar behöver genomföras så genomförs och dokumenteras risk- och konsekvensbedömningar i Stratsys av chef tillsammans med huvudskyddsombud eller/och med medarbetare. Dessa följs upp.
8i) Genomför och dokumenterar du som chef, exempelvis i Stratsys, de åtgärder som behöver vidtas i arbetsmiljöarbetet?	Utifrån årshjulet för arbetsmiljöarbetet för varje verksamhet dokumenteras åtgärder i Stratsys som tidsätts med ansvarig person och som sedan följs upp. Utifrån de undersökningsmetoder och aktiviteter som varje verksamhet har i årshjulet dokumenterar chef i samråd med skyddsombud de åtgärder som behöver vidtas eller planeras under året.
8j) Följer du som chef upp åtgärderna och att de har haft avsedd effekt och dokumenterar uppföljningen i exempelvis Stratsys?	Ja, via Stratsys arbetsmiljömodul skickas påminnelse via e-post ut till chef då åtgärder behöver följas upp eller se över. Genomgångar av modulen erbjuds löpande via HR samt digitala instruktionsfilmer och manualer. På förvaltnings- och enhetsnivå samt det centrala kontorets aktiviteter och åtgärder upp systematiskt och årligen.
9a) Har du som chef under det senaste året genomfört fysisk skyddsrond?	Ja, samtliga verksamheter har genomfört detta under året. Inom idrott och friluftenheten behöver olika skyddsronder genomföras beroende på område, årstid etc.
9b) Har du som chef under det senaste året genomfört psykosocial skyddsrond alternativt undersökt och riskbedömt den organisatoriska, sociala arbetsmiljön? (t ex medarbetarenkäten, OSA-kollen på Suntarbetsliv, psykosocial skyddsrond i Stratsys) Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Ja den årliga medarbetarenkäten är en viktig undersökning som är en sådan genomlysning av arbetsmiljön kring den organisatoriska och sociala och psykosociala arbetsmiljön. Utifrån resultatet arbetar enheterna och förvaltningen med förbättringar och styrkor under året.
9c) Har du som chef under det senaste året genomfört medarbetarsamtal med samtliga medarbetare på arbetsplatsen? Kommentera i kommentarsfältet eller	Ja, samtal med varje medarbetare har genomförts. Verksamheterna har även löpande samtal med medarbetarna och arbetsgrupperna för att stämma av, undersöka, fånga upp eventuella signaler på ohälsa eller frågor.

Frågor	Kommentarer & Analys	Åtgärder
lägg in åtgärder om du svarat delvis eller nej.
9d) Har du som chef under det senaste året genomfört personalmöten då arbetsmiljö varit på agendan? Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Ja detta är en naturlig del av samtliga verksamheter och arbetsmiljöfrågor lyfts då i arbetsgrupperna.
9e) Har du som chef under det senaste året genomfört arbetsmiljögruppmöten systematiskt tillsammans med skyddsombud alt. huvudskyddsombud (LAG)? (om ej aktuellt, kommentera detta i kommentarsfältet)	Ja, detta genomförs under året. Det finns på vissa håll förbättringspotential för att utveckla mer verksamhetsnära arbete i arbetsmiljöfrågor och grupperna. På intranätet finns metodstöd och uppslag kring teman, verktyg, dialogunderlag etc. som chefer kan inspireras av och använda för att utforma sitt lokala arbetsmiljöarbete på bästa sätt.
9f) Har du som chef under det senaste året presenterat, arbetat och gjort en handlingsplan utifrån medarbetarenkätens resultat tillsammans med personalgruppen? Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarat delvis eller nej.	Ja, verksamheterna följer årshjulet och handlingsplaner har tagits fram tillsammans med personalen på enheterna och även förvaltningen ser över och planerar in aktiviteter kopplat till resultatet.
10) Då en anmälan gjorts i KIA: Dokumenteras utredning, riskbedömning, åtgärder och uppföljning av dig som chef? Om du svarat delvis eller nej på frågan, utveckla i kommentarsfältet och lägg till åtgärder	Ja, detta är känt i verksamheterna och chefer får stöd vid behöv av hanteringen av inkomna KIA rapporter. Under året har samtliga KIA rapporter även följts upp på förvaltningens arbetsmiljögruppmöten och där diskuteras eventuella övergripande åtgärder som behöver vidtas om så behövs. Vid några tillfällen finns avvikelser som behöver samverkas kring mellan enheterna, vilket gjorts på förvaltningens arbetsmiljögruppmöten.
11. Anmäler du som chef, utan dröjsmål vid behov, allvarliga tillbud och allvarliga olyckor till Arbetsmiljöverket?	Under 2023 har inga ärenden behövts anmälas till arbetsmiljöverket. Ja, kunskaperna finns och de chefer som behöver vägledning tar hjälp av HR vid de enskilda fall då det behövs.
12. Undersöker och riskbedömer du som chef hot och våld på arbetsplatsen årligen (t ex använder skyddsrondsmallen i	Vi behöver bli bättre på att undersöka hot och våld och årligen inventera om risker eller brister finns i de aktuella rutinerna som i så fall behöver revideras eller förtydligas för medarbetarna. En skyddsrondsmall behöver användas och detta behöver genomföras i verksamheterna.	Genomför skyddsrond (dokumentera) årligen för hot och våld på enheterna (undersöka)

Frågor	Kommentarer & Analys	Åtgärder
Stratsys för hot och våld)? Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarar delvis eller nej.	Det finns en plan gällande hot och våld som är framtagen tillsammans med medarbetare.
13. Är arbetstiden förlagd så att hälsorisker minimeras?	Ja, arbetstidens förläggning ses över så att hälsorisker minimeras. De lagändringar kring veckovila och dygnsvila som trädde i kraft förra året har bidragit till att hälsorisker minimeras.
14. Xxxxx det skriftliga rutiner på arbetsplatsen för arbeten med allvarliga risker? (I förekommande fall). Finns det inte några allvarliga risker då svarar du JA på frågan.	Ja det stämmer att den rutinen är känd och arbetas med då detta förekommer och uppmärksammas utifrån undersökningar som genomförs.
15. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Finns första hjälpen utrustning och krisberedskap, samt kunskaper i arbetsgruppen kring detta? Anser medarbetarna att det är organiserat och tydligt för alla kring utrustning, kunskaper och krisstöd?	Ja, detta finns på enheterna och inom förvaltningen. Den nya kultur- och fritidsförvaltningen kommer utveckla arbetet med krisberedskap.	Gemensamt förslag på krisrutin för förvaltningarna tas fram av HR och kultur och fritidsförvaltningens stab.
16. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Är arbetsplatsens rutiner för arbetsmiljöarbetet en del i introduktionen av nyanställda?	Ja, men önskemål om att förbättra och verksamhetsanpassa detta finns.	Verksamhetsanpassa introduktionen till enheterna.
17. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Känner alla medarbetare på arbetsplatsen till arbetsplatsens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete?	Det är ett arbete som behöver ske löpande mellan chef och medarbetare och med fördel diskuteras systematiskt i arbetsgruppen på t ex personalmöte.	Arbetsbelastning riskinventera- synliggöra risk för hög arbetsbelastning behöver ske kontinuerligt.
18. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Xxxxx tydliga och väl kända arbetsmiljömål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön?	Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar fram nya arbetsmiljömål baserat på resultatet av medarbetarundersökningen 2024. Målen är delvis kända, förvaltningens arbetsmiljömål har inte varit kända av alla men ett förbättringsarbete kring detta kommer ske under detta år.	Ta fram arbetsmiljömål utifrån medarbetarenkätens resultat och förankra dessa inom samtliga verksamheter under året.
19. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Genomförs regelbundna utrymningsövningar?	Ja detta anser samtliga verksamheter genomförs.

Frågor	Kommentarer & Analys	Åtgärder
20. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Vet alla medarbetare vilka arbetsuppgifter de ska utföra och vad som ska prioriteras?	Detta stäms av under bl.a. regelbundna individuella avstämningar. Ibland behöver arbetsuppgifter och ansvar förtydligas. Inom Ung och aktiv fritid, som har en ny enhetschef, har samtal mellan chef och medarbetare genomförts i syfte att "lära känna" varan och i det lyfts området in kring förväntningar och arbetsuppgifter och roller.
21. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Känner medarbetarna till vilka risker för hot och våld som finns och hur de bör agera i en hot eller våldssituation?	Ja, medarbetarna upplever att riskerna är kända kring hot och våld inom samtliga verksamheter. Dock behöver området undersökas och dokumenteras systematiskt via årliga skyddsronder vilket är ett förbättringsområde (se punkt 12).
22. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Xxxxx en känd skriftlig rutin på arbetsplatsen för hot och våld?	Ja, arbetsplatserna har en skriftlig rutin som är känd för medarbetarna inom enheterna och förvaltningen.
23. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Vet alla medarbetare vilka risker samt allvarliga risker som förekommer i deras arbete? (i förekommande fall, om det ej är aktuellt svarar du JA på frågan och kommenterar ditt svar).	Ja, då det förekommer riskfyllda arbetsuppgifter eller arbetsmoment så känner medarbetarna till dessa risker och instruktionerna kring hur uppgifter/moment ska hanteras finns.
24. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Vid olycka eller tillbud, anmäler den drabbade det i KIA?	Ja, medarbetarna känner till KIA och vet att de ska anmäla tillbud, risker och arbetsskador m.m. i systemet. Det finns även instruktionsfilm på intranätet att ta del av för arbetsgrupper eller medarbetare som är osäkra på hur, vad och vart de anmäler.	Uppmuntra medarbetare och informera på ex personalmöte om att anmäla risker och tillbud i KIA.
25. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Är rutinerna kring ohälsosam arbetsbelastning och arbetsuppgifter kända för medarbetarna?	Samtliga enheter anser att rutinerna är kända kring arbetsbelastning och tydligheten kring förväntningar i arbetet. Det framkommer i diskussionerna med chefer att det är bra att systematiskt diskutera området i personalgruppen så att kunskaperna om rutinerna är kända.

Fritidsnämnden, Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet & arbetet för likabehandling och mångfald - Sammanställning av 2023 12(12)

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

2024-03-12

DNR FN 2024.012

XXXXXX XXXXXXXXXXX SID 1/3

XXXXXX.XXXXXXXXXXX@XXXXXXXXXX.XX

Tjänsteskrivelse

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljö och likabehandling och mångfaldsarbetet

Förslag till beslut

Fritidsnämnden godkänner den årliga uppföljningen för 2023 av det

systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och arbetet med likabehandling och mångfald (LIMÅ).

Sammanfattning av ärendet

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp och dokumentera hur det systematiska arbetsmiljöarbetet,

Introduktion av nya chefer sker via onboardingprogrammet, lokal introduktionsplan, HR-stöd samt uppföljningar mellan chef och överordnad chef. Det framgår att det finns några utvecklingsområden t ex inom undersöka och riskinventera hot och våld. Ett annat område som behöver stärkas är krishanteringsstödet i praktiken och rutinerna för detta. Under året kommer en översyn och kartläggning genomföras

VALLENTUNA KOMMUN

186 86 VALLENTUNA

TFN 08-587 850 00 XXXXXX@XXXXXXXXXX.XX

XXX.XXXXXXXXXX.XX

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

2024-03-12

DNR FN 2024.012

SID 2/3

kring behovet av att eventuellt fördela arbetsmiljöuppgifter till samordnare och medarbetare med särskilda arbetsmiljöarbetsuppgifter. Det framkommer att arbetsmiljömålen behöver tas fram under tertial 2 i år och göras kända för samtliga medarbetare. Under detta år behöver enheterna och förvaltningen arbeta vidare med att lokalanpassa onboardingen och introduktionen så att den blir mer verksamhetsnära. Fortsättningsvis behöver förvaltningen arbeta med att bibehålla det fina arbetet som genomförs systematiskt i verksamheterna.

Bakgrund

Vallentuna kommun arbetar fortlöpande med systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) liksom med likabehandling- och mångfaldsarbete (LIMÅ).

Arbetsmiljöarbetet och LIMÅ handlar om att systematiskt och fortlöpande arbeta med synsättet att undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp såväl fysiska, psykiska som organisatoriska och sociala arbetsmiljöaspekter. I kvalitetsledningssystemet Stratsys dokumenterar chefer och arbets-miljögrupper löpande det lokala arbetet med SAM och LIMÅ.

Arbetet med att undersöka och riskbedöma pågår löpande under året för att förebygga att våra medarbetare blir sjuka, skadade eller på något annat sätt far illa. Detta sker bl.a. genom:

• Analys av statistikuppgifter

• Skyddsronder

• Utvecklingssamtal/medarbetarsamtal

• Dialogsamtal/uppföljande samtal/en-till-en samtal

• Personalmöte, gruppmöte

• Arbetsmiljögrupper (LAG, CAG)

• Medarbetarundersökning, enkäter, mätningar etc.

• Utreda arbetsskador/tillbud

• Undersöka, riskbedöma lika rättigheter och möjligheter

Arbetsgivaren ska utöver uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet också löpande undersöka om det finns risker för diskriminering eller repressalier eller om det finns andra hinder för enskildas lika rättigheter och möjligheter i verksamheten.

Konsekvenser för barn

Förslaget till beslut berör inte barn/ungdomar. Att inhämta synpunkter gällande barn/ungdomsperspektivet bedöms inte vara relevant i detta sammanhang.

Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx

Förvaltningschef HR-konsult

Expedieras till:

Akten

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

2024-03-12

DNR FN 2024.012

SID 3/3

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll‌

Fritidsnämndens arbetsutskott 2024-03-27

§ 15

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljö och likabehandling och mångfaldsarbetet (FN 2024.012)

Beslut

Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att fritidsnämnden godkänner den årliga uppföljningen för 2023 av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och arbetet med likabehandling och mångfald (LIMÅ).

Ärendebeskrivning

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp och dokumentera hur det systematiska arbetsmiljöarbetet,

att fylla i checklistan i samverkan med skyddsombud och medarbetare och vid behov upprätta förbättringsåtgärder i en handlingsplan.

Yrkanden

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll

Fritidsnämndens arbetsutskott 2024-03-27

Ordförande, Xxxx Xxxxx (L), yrkar bifall till förvaltningens förslag.

Beslutsgång

Ordförande, Xxxx Xxxxx (L), konstaterar att det endast finns ett yrkande. Ordförande ställer proposition på yrkandet och finner att fritidsnämndens arbetsutskott beslutar enligt det.

Beslutsunderlag

• Arlig uppfoljning av det systematiska arbetsm FN för 2023

• Årlig uppföljning av fritidsförvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete och arbetet med likabehandling och mångfald

• Handbok för SAMochLIMÅ 230104 Vallentuna kommun

Paragrafen är justerad

VALLENTUNA KOMMUN

Handbok för arbete med systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och mångfald

HR-avdelningen

VERSION 1.0

DATUM: 2023-01-04

Innehåll

1. Inledning 5

1.1 Åtgärder i det löpande arbetet 6

1.1.1 Främjande åtgärder 6

1.1.2 Förebyggande åtgärder 6

1.1.3 Efterhjälpande åtgärder 6

2. Styrdokument och rutiner inom SAM och LIMÅ 6

3. Vid behov - anlita extern hjälp 7

4. Systematiskt arbetsmiljöarbete - SAM 7

4.1 Roller i SAM 8

4.1.1 Den närmaste chefens uppgifter och ansvar i SAM 8

4.1.2 Medarbetarens uppgift och ansvar i SAM 8

4.1.3 Skyddsombudets uppdrag och roll i SAM 8

5. Arbetsmiljöårshjulet 8

6. Arbetsmiljöorganisationen inom kommunen 9

6.1.1 Arbetsmiljögrupper 9

6.1.2 Arbetsmiljögruppernas innehåll: 11

7. Verktyg, stöd och dokumentation 11

8. Undersökning av arbetsmiljön 12

8.1.1 Medarbetarsamtal 12

8.1.2 Xxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxx 00

8.1.3 Medarbetarenkät 12

8.1.4 Möten 13

8.1.5 Riktade undersökningar och mätningar 13

8.1.6 Xxxxxx och sjukfrånvaro 13

8.1.7 Förändringar i verksamheten 13

8.1.8 Chefers arbetsmiljö 13

8.1.9 Dokumentation och systematik 14

9. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter 14

9.1 Beskrivning 14

9.1.1 Skriftlig fördelning 15

10. Introduktion och utbildning 16

10.1 Introduktion av nya medarbetare 16

10.2 Arbetsmiljöutbildning för chefer, ledare och skyddsombud 17

10.2.1 Fördjupningsutbildningar för chefer, ledare och skyddsombud 19

10.2.2 Utbildningar för medarbetare 19

11. Likabehandling och mångfald (LIMÅ) 20

11.1 Undersöka, kartlägga, analysera och dokumentera aktiva åtgärder inom LIMÅ 21

12. Rapportera och utreda tillbud och olyckor 22

13. Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) 23

13.1 Beskrivning 23

13.2 Kommunens rutiner för årlig uppföljning av de olika delarna i SAM 24

14. Bilaga 1: Årlig uppföljning av SAM – Checklista 26

15. Bilaga 2: Policy för arbetsmiljö-, likabehandling och mångfald 28

Syftet med policyn 28

Systematiskt arbetsmiljöarbete och arbete med likabehandling och mångfald 29

Arbetsmiljömål 29

Ansvar 29

Introduktion 29

Hälsofrämjande arbete och friskvård 30

Diskriminering, trakasserier, repressalier och kränkande särbehandling 30

Rehabilitering, upprepad korttidsfrånvaro och arbetsanpassning 30

Kunskap, kompetens, befogenheter och resurser 30

Samverkan 31

Uppföljning 31

16. Bilaga 3: Undersökningsmetoder för SAM och LIMÅ 31

1. Inledning

Vallentuna kommuns handbok för arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och mångfald är tänkt att fungera som ett stöd och en handledning till chefer sammanfattar hur vi arbetar med dessa områden och de rutiner som vi har i kommunen. Handboken beskriver hur vi undersöker, kartlägger, riskbedömer, åtgärdar och följer upp det systematiskt arbetsmiljöarbetet (SAM) och arbetet med likabehandling och mångfald (LIMÅ).

Förkortningar som vi använder inom kommunens samt i detta dokument för SAM och LIMÅ är:

• SAM=Systematiskt arbetsmiljöarbete

• LIMÅ=Likabehandling och mångfaldsarbete

• AML=Arbetsmiljölagen

• DL=Diskrimineringslagen

• CAG=central arbetsmiljögrupp (förvaltning och kommunövergripande)

• LAG=lokal arbetsmiljögrupp (grupp, enhet, avdelning)

• Vallentunamodellen=en samverkansmodell utan samverkansavtal mellan fackliga och arbetsgivare.

• AMM=Arbetsmiljömöten inom Socialförvaltningens enheter. Ansvarig: Enhetschef(er)

• Stratsys=vårt kvalitetsledningssystem med arbetsmiljömodul

• KIA=incidentrapporteringssystem för anmälan av personal kring risker, tillbud, arbetsskador, egendomsskador, miljö, förbättringsförslag. Det finns en särskild del i KIA för elever och förskolebarn.

SAM och LIMÅ ska vara en naturlig del i allt vi gör och i alla beslut som fattas. Denna kommunövergripande handbok utgör en grund och beskriver på ett överskådligt plan hur vi arbetar med arbetsmiljöfrågor i kommunen. Varje verksamhet ska sedan anpassa arbetsmiljöarbetet till sin verksamhet och ta fram de verksamhetsanpassade rutiner eller stödmaterial som behövs.

Som en utgångspunkt och ramverk för denna handbok ligger Arbetsmiljölagen (AML) och Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1).

SAM och LIMÅ arbetet i kommunen bygger på att medarbetare och skyddsombud ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet tillsammans med arbetsgivarrepresentanter. Arbetet med SAM och LIMÅ hänger ihop, flera särskilt viktiga delar som vi arbetar med i kommunen beskrivs med hjälp av nedan bild:

1.1 Åtgärder i det löpande arbetet:

Bildkälla: xxx.xx.xx

1.1.1 Främjande åtgärder

I kommunens verksamheter ska vi:

• verka för ett öppet, respektfullt och inkluderande arbetsklimat

• motverka diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling

• ge möjlighet till delaktighet och stöd med tydliga mål och uppdrag

• alla bidra med vår kompetens så allsidigt som möjligt

• ta eget ansvar för hälsa, livsstil och att sätta gränser mellan arbetet och privatlivet.

1.1.2 Förebyggande åtgärder

• bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete

• genomföra undersökningar och riskbedömningar i arbetsmiljön.

1.1.3 Efterhjälpande åtgärder

• kunna erbjuda stöd och hjälp i samband med arbetsanpassning, rehabilitering och risk- och missbruksproblem

• anmäla, utreda, åtgärda och följa upp arbetsskador och tillbud.

2. Styrdokument och rutiner inom SAM och LIMÅ

Viktiga styrdokument och rutiner inom kommunens SAM- och LIMÅ-arbete är:

• Kommunplan och verksamhetsplaner

• Policy för arbetsmiljö- och likabehandling och mångfald

• HR-policy

• Alkohol och drogpolicy

• Riktlinjer för distansarbete

• Rutin för rehabilitering och arbetsanpassning

• Rutin för hantering av trakasserier

• Rutin kring hantering av ohälsosam arbetsbelastning

• Rutiner lokalt vid hot och våld

• Rutin för brandskydd och utrymning

• Rutiner för tillfälligt arbete på distans

• Vallentuna kommuns arbetssätt kring likabehandling och mångfald

• Regler för rökfri arbetsplats och rökfri arbetstid

Samtliga aktuella styrdokument och rutiner återfinns på Vallentuna kommuns intranät.

3. Vid behov - anlita extern hjälp

Förvaltnings-, verksamhets- och enhetschefer kan vid behov anlita extern kompetens när det uppstår situationer där den egna kompetensen eller kunskapen på arbetsplatsen inte räcker till. HR-avdelningen och företagshälsovården kan stötta i arbetet.

4. Systematiskt arbetsmiljöarbete - SAM

Att arbeta utifrån SAM-hjulet innebär att man undersöker oc kartlägger arbetsmiljön, därefter sker riskbedömning och handlingsplaner tas fram med åtgärder, åtgärderna utförs samt att dessa därefter följs upp.

De risker som identifieras ska bedömas utifrån två faktorer, sannolikhet och konsekvens, det visar om en risk är allvarlig eller mindre allvarlig. Allvarliga risker är prioriterade. De risker som är klassade som gula eller röda och som inte kan lösas genom omedelbara åtgärder ska dokumenteras i en handlingsplan.

En handlingsplan ska innehålla de åtgärder som inte omedelbart kan genomföras för att eliminera eller minska en risk. Handlingsplanen ska innehålla uppgift om åtgärd, ansvarig, deadline och datum för uppföljning. Detta ska dokumenteras.

När risker har åtgärdats ska de följas upp så vi har möjlighet att dra lärdom av det genomförda arbetet. Om det vid uppföljning visar sig att de genomförda åtgärderna inte har haft avsedd effekt ska nya åtgärder planeras, genomföras och följas upp på nytt.

4.1 Roller i SAM

4.1.1 Den närmaste chefens uppgifter och ansvar i SAM

Den närmaste chefen är arbetsgivarens representant och har arbetsmiljöansvar för sina medarbetare. Sammanfattningsvis innebär detta bland annat att chefen ska vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Den närmaste chefen planerar, leder och följer upp verksamheten systematiskt för att uppfylla kraven på en god arbetsmiljö. Närmare beskrivning av chefens arbetsmiljöuppgifter framgår av den skriftliga uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter som sker till respektive chef.

4.1.2 Medarbetarens uppgift och ansvar i SAM

”Vi är varandras arbetsmiljö” är ett uttryck som alla som arbetar tillsammans på en arbetsplats bör tänka på, detta gäller både den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön.

Medarbetarna ska (i enlighet med arbetsmiljölagen) följa de ordningsregler, rutiner och föreskrifter som gäller på arbetsplatsen och delta aktivt i arbetsmiljöarbetet.

Medarbetare ska använda de skyddsanordningar som krävs och påpeka brister och risker i arbetsmiljön till sin chef eller skyddsombud.

4.1.3 Skyddsombudets uppdrag och roll i SAM

Skyddsombudet är medarbetarnas representant och företrädare i frågor som rör arbetsmiljön. Kortfattat handlar skyddsombudets uppdrag och roll om att följa utvecklingen och bevaka arbetsmiljön inom sitt arbetsområde med avseende på fysiska, sociala och organisatoriska faktorer. Det kan t ex. handla om att delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och arbetsorganisation eller medverka vid skyddsronder tillsammans med arbetsgivaren. Skyddsombudets uppdrag preciseras i Arbetsmiljölagen och i Arbetsmiljöförordningen.

5. Arbetsmiljöårshjulet

Vad ska göras?

Aktiviteter för arbetsplatsens arbetsmiljöarbete under året ska tas fram på alla nivåer i kommunens verksamheter, aktiviteterna framgår i arbetsmiljöårshjulet i Stratsys.

Som stöd och hjälp finns på förhand centralt inlagda arbetsmiljöaktiviteter i samtliga verksamheters årshjul (årets aktiviteter). Kommungemensamma aktiviteter och årshjulet styrs av HR-avdelningen och är grundplattan för vad varje verksamhet minst ska genomföra under året. Utöver detta fyller varje chef på med egna aktiviteter för sin verksamhet. Aktiviteter ska omfatta både den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Hur?

Dokumentationen görs i Stratsys. Årshjulet (årets aktiviteter) med aktiviteter bildar verksamhetens handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

När?

Aktiviteter ska tas fram i samband med ordinarie verksamhetsplanering.

Chef (i samråd med skyddsombud) fyller på med aktiviteter för den egna verksamheten systematiskt under året, och särskilt vid årets början. Vid årets första arbetsmiljögruppsmöten går man i respektive arbetsmiljögrupp (CAG, LAG) igenom och fyller på årshjulet ytterligare med arbetsmiljöaktiviteter för året.

Vem ansvarar och vilka deltar?

Det är chef som ansvarar för att aktiviteterna läggs in i Stratsys.

Medlemmarna i CAG ska ta fram arbetsmiljöaktiviteter på en övergripande nivå. Huvudskyddsombud ingår i CAG och deltar således i arbetet.

Enhetschef ska ta fram aktiviteter för den egna enheten. Chef kan med fördel involvera personalgruppen i framtagandet av aktiviteter till årshjulet.

Vid behov av lokal arbetsmiljögrupp (LAG) utöver personalmöten bjuder chef in till sådan för planering av årshjulets aktiviteter. Skyddsombud, när sådant finns på arbetsplatsen (i annat fall huvudskyddsombud), ska bjudas in till dessa möten.

6. Arbetsmiljöorganisationen inom kommunen

6.1.1 Arbetsmiljögrupper

Inom kommunen finns arbetsmiljögrupper på olika hierarkiska nivåer.

• Central arbetsmiljögrupp (CAG), här ingår förvaltningsrepresentanter och förvaltningarnas övergripande arbetsmiljöfrågor lyfts. Ansvarig: Personalchef

• Lokal arbetsmiljögrupp (LAG) Ansvarig: den chef som i ordinarie fall är ansvarig för verksamhetsområdet som LAG företräder.

• Arbetsmiljömöten (AMM) inom Socialförvaltningens enheter. Ansvarig: Enhetschef(er)

• Personalmöten Ansvarig: chef

• Dialog, info och MBL möten på förvaltningarna med arbetsmiljö på agendan.

Vad ska göras och hur?

CAG och LAG och Dialog, info och MBL-möten:

Ansvarig chef för respektive arbetsmiljögrupp kallar utsedda representanter, skyddsombud, arbetsgivarrepresentanter senast en vecka före arbetsmiljögruppens möte och bifogar agenda. Xxxxxx och minnesanteckningar för LAG och CAG finns dokumenterat på intranätet, Stratsys alt. lämplig gemensam mapp.

Vid mötet diskuteras aktuella frågor som rör den gemensamma fysiska, tekniska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön för medarbetarna inom respektive område.

Arbetsmiljöfrågor av mer övergripande karaktär ska alltid lyftas i LAG eller CAG. Aktuellt inom arbetsmiljö ska även lyftas i forumet för Dialog, info och MBL-möten som sker systematiskt inom förvaltningarna.

Personalmöte:

Utifrån en given agenda planerar respektive chef innehåll och form för personalmötet. Dagordning skickas ut i förväg. Vid personalmötet ska frågor som rör den organisatoriska och sociala arbetsmiljön samt den fysiska och tekniska arbetsmiljön tas upp med jämna mellanrum. Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan exempelvis handla om hälsa, trivsel, hot och våld, arbetsbelastning, kränkande särbehandling, arbetsorganisation och arbetssätt. Den fysiska och tekniska arbetsmiljön kan exempelvis handla om ergonomi, buller, ventilation, digital arbetsmiljö. Personalmötet och innehåll ska planeras utifrån enhetens arbetsmiljöaktiviteter, arbetsmiljökalender och behandla aktuella arbetsmiljöfrågor.

När?

Arbetsmiljögrupperna CAG och LAG, genomför minst fyra möten per år. Datum planeras in i början av varje år. Skyddsombud eller utvalda medarbetare ska vid behov delta i planering av dessa. För att en arbetsmiljögrupp skall kunna genomföras behöver arbetsgivare och skyddsombud (alt. representant för medarbetarna) närvara på mötet.

Personalmöten hålls mer frekvent än arbetsmiljögrupperna. Respektive chef ska årsvis sätta datum för personalmöten.

Vem ansvarar?

Respektive chef ansvarar för att planera, kalla till och genomföra personalmöten och LAG-möten.

Förvaltningschef ansvarar för att kalla till Dialog, info och MBL-möten för förvaltningens aktuella områden såväl de politiska ärenden som beslutas av nämnd som verksamhetsinformation och även arbetsmiljöaspekter. I Dialog, info och MBL- mötena presenteras aktuella arbetsmiljöaspekter inom förvaltningen.

Personalchef ansvarar för att kalla till CAG-möten.

Vilka deltar?

Chefer, skyddsombud alt. huvudskyddsombud (om inget lokalt skyddsombud finns) deltar i respektive arbetsmiljögrupp, LAG. I CAG deltar huvudskyddsombud och arbetsgivarrepresentanter och vid behov adjungerad person, part.

HR konsulter finns med som stöd på CAG nivå samt i Dialog, info och MBL-mötena på förvaltningarna.

Chef och samtliga medarbetare vid en enhet deltar vid personalmöten.

6.1.2 Arbetsmiljögruppernas innehåll:

I Arbetsmiljögrupperna LAG och CAG hanteras arbetsmiljöfrågor som är aktuella för verksamheten och som främjar hälsa och en god arbetsmiljö. I kommunens centrala arbetsmiljögrupp (CAG) måste områdena nedan finnas med vid varje mötestillfälle enligt nedan. LAG mötena är mer flexibla och behöver anpassas efter vad som är mest aktuellt att ta upp, arbeta vidare med eller undersöka vidare. I samverkan mellan chef och skyddsombud tas LAG agendan fram utifrån verksamhetens behov.

- Företagshälsovård

- Handlingsplaner enligt föreskrifterna om SAM (årshjul, undersökande metoder, riskbedömningar, arbetsmiljömål, enkäter och mätningar, rutiner, uppföljningar etc)

- Planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och arbetsorganisation

- Likabehandling och mångfald

- Arbetsförhållanden, arbetsbelastning

- Information och utbildning rörande arbetsmiljön

- Ohälsotal, tillbud och skador och annan statistik

- Arbetsanpassning och rehabilitering på arbetsstället/verksamheten

- Ämnen och kemikalier och liknande som kan föranleda ohälsa (egenkontroll utifrån Miljöbalken)

- Övrigt/annat

På intranätet finns information om vad LAG mötena kan ta upp och diskutera. Det är ett ”smörgåsbord” av frågeområden, teman, metodstöd etc som representanter för LAG med fördel kan ta hjälp av för att få ut så mycket som möjligt på sina LAG möten.

7. Verktyg, stöd och dokumentation

Som stöd i vårt SAM och LIMÅ arbete använder vi oss av kvalitetsledningssystemet Stratsys arbetsmiljömodul samt KIA systemet för incidentrapportering. Stratsys innehåller stöd och verktyg för det SAM- och LIMÅ arbetet. Med stöd avses en samlingsplats och dokumentationsstöd i form av flödesbeskrivning för hela arbetsprocessen; Årshjul och kartläggning, undersökning och riskbedömning, åtgärdshantering med ansvarsfördelning och kontroll/uppföljning. I Stratsys finns länkar vidare till dokument och samlingssidor inom området. Med verktyg avses exempelvis mallar för skyddsronder, riskbedömningar, rutiner och riktlinjer.

Samtliga medarbetare har tillgång till både KIA och Stratsys via kommunens intranät. I Stratsys kan medarbetare leta fram, läsa och skriva ut dokument utan att lösenord krävs. Chefer med arbetsmiljöansvar kan redigera inom sitt verksamhetsområde och dokumentera i Stratsys. KIA är kommunens system för rapportering och utredning av riskobservationer, tillbud och olyckor. Alla medarbetare kan rapportera i KIA utan lösenord.

Chefer och skyddsombud behöver inloggningsuppgifter för att kunna genomföra riskbedömningar, utredningar och handlingsplaner i KIA.

Aktuell arbetsmiljölagstiftning finns på Arbetsmiljöverkets hemsida (xxx.xx.xx) samt uppdaterad vägledning och information inom SAM och LIMÅ finns på intranätet.

8. Undersökning av arbetsmiljön

Nedan beskrivs några av våra undersökande metoder i kommunen. Dessa finns dokumenterade i Stratsys som aktiviteter att genomföra. Det finns även fler undersökningsmetoder i Stratsys och metoderna fylls på under året beroende på behov och verksamhet. I bilaga 3 kan du läsa mer om undersökningsmetoderna i kommunen.

8.1.1 Medarbetarsamtal

Minst en gång per år ska respektive chef ha medarbetarsamtal med sina medarbetare. I kommunen finns samtalsmallar som verksamheterna ska använda. På intranätet finns också ett process stöd för hela samtalsprocessen. I medarbetarsamtalet ska frågor som rör arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling tas upp.

Frågorna under medarbetarsamtalet som rör arbetsbelastning ska undersöka om de resurser som finns i form av tid, kompetens, bemanning, återkoppling, teknik, instruktioner, handlingsutrymme och möjlighet till återhämtning är anpassade till de krav som finns i arbetet.

En uppföljning av medarbetarsamtalet ska göras minst en gång per år, eller ytterligare tillfällen om chef och medarbetare kommer överens det. Chefen ansvarar för att uppföljningen genomförs och dokumenteras.

8.1.2 Avstämningar, dialogsamtal

Respektive chef ska i det löpande arbetet och i dialog med sina medarbetare stämma av hur arbetsbelastningen ser ut, för att undersöka om det finns tecken på obalans mellan krav och resurser. Om det finns tecken på ohälsosam arbetsbelastning är det respektive chef som ansvarar för att vidta åtgärder.

8.1.3 Medarbetarenkät

Varje år genomförs en medarbetarenkät i kommunen för alla anställda. Enkäten behandlar arbetsförhållanden, trivsel, engagemang, stöd och ledarskap samt områden inom LIMÅ. Syftet är att ge medarbetare en möjlighet att anonymt beskriva hur man upplever sin arbetssituation. Varje chef som har en arbetsgrupp med minst fem svarande får ett detaljerat enkätresultat och för mindre enheter presenteras resultatet som en sammanställning av styrkor och förbättringsområden. Resultatbearbetning genomförs inom samtliga verksamheter och chefen ansvarar för att en handlingsplan tas fram.

8.1.4 Möten

Inom samtliga enheter och arbetsgrupper genomförs personalmöten. Det är chef som håller i mötet och arbetsmiljö är en stående punkt på agendan. Vid mötena diskuteras bland annat aktuella frågor som rör vår arbetsmiljö, arbetsmiljöregler och tillbud och olyckor som har inträffat. I arbetsmiljögrupperna i kommunens verksamheter diskuteras arbetsmiljö och LIMÅ frågor utifrån en fastslagen agenda.

Minnesanteckningar eller protokoll skrivs och ska finnas att ta del av för samtliga medarbetare inom aktuell förvaltning.

8.1.5 Riktade undersökningar och mätningar

Fysiska och även andra skyddsronder genomförs minst en gång per år för varje arbetsplats. Vid behov genomförs andra riktade undersökningar. Xxxxx av att göra ytterligare riktade undersökningar kan visa sig efter skyddsronder, medarbetarsamtal eller när arbetsgrupper, verksamheter i andra sammanhang upptäcker problem och brister i arbetsmiljön. Respektive chef ansvarar för att initiera andra riktade undersökningar. Ansvarig chef ansvarar för att ta in sakkunnig hjälp såsom HR- avdelningen eller företagshälsovård.

8.1.6 Xxxxxx och sjukfrånvaro

Varje år sammanställs föregående års ohälsotal och avvikelserapportering från KIA. I LAG och CAG presenteras och analyseras ohälsotalen för respektive område. Syftet är bland annat att undersöka om orsakerna till frånvaron är arbetsrelaterad. Resultatet av genomgångarna kan bli underlag för vidare undersökning av arbetsmiljön.

8.1.7 Förändringar i verksamheten

I samband med planering av större förändringar i verksamheten, exempelvis organisatoriska förändringar, ombyggnader och användning av ny teknik ska en undersökning göras av de risker förändringen kan medföra. Undersökningen ska vara ett underlag för den riskbedömning som ska göras inför förändringen.

8.1.8 Chefers arbetsmiljö

Chefers arbetsmiljö omfattas av samma regler, styrdokument och rutiner som övriga medarbetare. Chefers arbetsmiljö undersöks och hanteras på flera olika sätt. Dels i arbetsmiljögrupperna och dels i chefsgruppen/ledningsgruppen och även genom individuella avstämningsmöten mellan chef och dennes chef. För samtliga chefer finns också stöd från HR-avdelningen gällande aktuella utmaningar, handledning, särskilda undersökningar eller åtgärder och aktiviteter rörande chefers arbetsmiljö.

När det gäller riskbedömningar ingår chefen själv också i de riskbedömningar som genomförs för den egna arbetsgruppen. Utöver detta sker en undersökning och riskbedömning gällande chefers arbetsmiljö genom den årliga medarbetarenkäten, och resultatet ligger till grund för handlingsplan med aktiviteter att arbeta vidare med i chefsgruppen. Det är överordnad chef som är ansvarig för sådan handlingsplan, vid behov med stöd från HR-avdelningen eller extern expertis.

Årligen genomförs medarbetarsamtal mellan chef och dennes chef. Samtalet förs med utgångspunkt i kommunens mall för medarbetarsamtal och dokumenteras i ett leveranskontrakt. Medarbetarsamtalsmallen innehåller frågor om organisatorisk, social, fysisk och teknisk arbetsmiljö. I samtalet mellan chef och överordnad chef ska fördelning av arbetsmiljöuppgifter också diskuteras när det gäller befogenheter, kunskaper, kompetens och resurser.

8.1.9 Dokumentation och systematik

Dokumentationen för de olika undersökningsmetoderna, riskbedömning och åtgärder kopplade till dessa finns i systemet Stratsys. I Stratsys dokumenterar chef de planerade aktiviteter som ska genomföras under året, undersökande aktiviteter/metoder samt riskbedömningar och handlingsplaner för åtgärdshanteringen.

9. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Att genomföra en skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter syftar till att tydliggöra vem som ansvarar för vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet och genomförs i enlighet med Arbetsmiljölagen och nämndernas reglementen.

9.1 Beskrivning

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter innebär att uppgifter i SAM och LIMÅ arbetet fördelas på bestämda befattningar inom kommunen.

Kommunfullmäktige har fördelat arbetsmiljöuppgifter till nämnderna. Nämnderna har i sin tur fördelat vidare arbetsmiljöuppgifter till respektive förvaltningschef.

Exempelvis har kommunstyrelsen fördelat vidare arbetsmiljöuppgifter till kommundirektören, vilken i sin tur har fördelat arbetsmiljöuppgifter till närmast underställda chefer. Dessa har i sin tur fördelat uppgifter till sina underanställda chefer.

De som ska utföra arbetsmiljöuppgifter ska ha tillräckliga kunskaper, kompetens, befogenheter och resurser för att kunna utföra uppgifterna.

Kunskaper: regler som har betydelse för arbetsmiljön, såväl fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall samt. förhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. risker i arbetet och:

⮚ hur man ska arbeta säkert

⮚ åtgärder för att förebygga ohälsa

⮚ bestämmelser och regler inom arbetsmiljöområdet

Resurser: innebär här bland annat tid, pengar, kunskap samt tillgång till personal, utrustning och lokaler.

Kompetens: förmåga att använda kunskaper i det praktiska arbetet med arbetsmiljön. Kompetens innebär här förmågan att genomföra arbetsmiljöarbetets olika aktiviteter.

Befogenheter: rätt att fatta beslut, rätt att genomföra åtgärder.

Arbetsmiljöansvarig chef är den chef som har tilldelats arbetsmiljöuppgifterna från överordnad chef, och mottagit dem.

9.1.1 Skriftlig fördelning

När?

Vidarefördelning av arbetsmiljöuppgifter ska ske till underställd chef. Exempelvis från förvaltningschef till avdelningschef, från avdelningschef till verksamhetschef och från verksamhetschef till enhetschef, när ny chef tillträder.

Vid behov kan ytterligare vidarefördelning ske till chefer, ledare, samordnare eller till medarbetare med specifika arbetsuppgifter.

Vad ska göras och hur?

Chefen som vidarefördelar arbetsmiljöuppgifter ska ha en muntlig genomgång med den som tar emot en fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Den delegerande chefen ska försäkra sig om att den som tar emot uppgifter har tillräckliga kunskaper, kompetens, befogenheter och resurser för att kunna utföra uppgifterna. Om kunskaper, kompetens saknas ska planering ske för när kunskapsgapet kan stängas, och när så har skett ska fördelning ske.

Fördelningen sker skriftligt och hierarkiskt, dvs. från förvaltningschef till underställd chef etc.

Inom respektive förvaltning ska de kommunövergripande mallar som finns på intranätet för fördelning av arbetsmiljöuppgifter användas.

Blanketten för fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska skrivas på av båda parter och originalet ska skickas till Kommunledningskontorets kansli för förvaring i personakt.

För att tillförsäkra en god kunskap i arbetsmiljö, ska den som mottar en uppgiftsfördelning ha deltagit i kommunens arbetsmiljöutbildningar (CLP arbetsmiljö kurspaket på intranätet). Se vidare avsnitt 6.2.

I den årliga uppföljningen av SAM undersöks kunskaperna hos chefer med hjälp av checklistan i Xxxxxxxx. Vid sammanställning av svaren görs en analys av eventuellt utbildningsbehov eller kompetenssatsning såväl på gruppnivå som för den enskilde. En förvaltningsövergripande genomlysning sker i CAG gruppen. Varje chef ser över sitt verksamhetsområdes eventuella kompetensutvecklingsbehov.

Vem ansvarar

Överordnad chef ansvarar för att fördelning av arbetsmiljöuppgifter sker. Respektive chef ansvarar för att informera medarbetare på arbetsplatsen vilka personer som har fått arbetsmiljöuppgifter fördelat till sig.

Chefen som vidarefördelar arbetsmiljöuppgifter ska informera mottagaren om att arbetsmiljöuppgifter kan returneras och hur detta sker. Den som vill returnera arbetsmiljöuppgifter ska göra det skriftligt via blanketten ”returnering av arbetsmiljöuppgifter”. Blanketten finns på kommunens intranät.

Vilka deltar?

Xxxxxx, ledare och medarbetare med specifika arbetsuppgifter.

10. Introduktion och utbildning

Att alla medarbetare, ledare och chefer får en god introduktion till arbetet och kunskaper om arbetsmiljö är en grundpelare för en hälsosam, säker, produktiv och trivsam arbetsplats. I kommunen har vi ett digitalt introduktionsprogram för pre- och onboarding som innehåller utbildningsdelar inom SAM och LIMÅ arbetet i kommunen.

10.1 Introduktion av nya medarbetare

Varje arbetsplats/verksamhet ska följa kommunens pre- och onboarding process och sedan ha en aktuell rutin för vidare praktisk introduktion för nyanställda.

Introduktionsrutinen ska följas upp och vid behov uppdateras i samband med den årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

När?

Den digitala preboardingen genomförs innan medarbetaren börjar och onboardingen startar första arbetsdagen (då medarbetaren får tillgång till intranätet). Introduktion på arbetsplatsen ska påbörjas i samband med den första anställningsdagen.

Vad ska göras och hur?

Rutin och planering av introduktionen för en ny medarbetare ska dokumenteras skriftligt på arbetsplatsen utifrån checklista som finns på intranätet, och tillämpas när den nyanställde har påbörjat sitt arbete.

I planeringen ska det framgå vem som ansvarar för vad i introduktionen. Vissa delar hanteras av arbetsgivaren, oftast genom närmaste chef, medan andra delar kan hanteras av på förhand utsedd kollega. I planen ska även framgå hur introduktion av ny medarbetare följs upp.

Introduktionen ska ge medarbetaren en uppfattning om de arbetsuppgifter som ska utföras och hur verksamheten i stort fungerar. Introduktion ska innehålla en genomgång av hur det SAM och LIMÅ fungerar på arbetsplatsen samt information om vilka risker som finns i verksamheten och hur man skyddar sig mot dessa.

Nyanställda ska få kunskaper om vilka rutiner och instruktioner som gäller för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska kunna förebyggas.

Arbetsplatsens rutin ska minst innehålla:

• Genomgång av utrymningsvägar, vart brandsläckare och brandfiltar finns samt återsamlingsplats

• Genomgång av den skyddsutrustning som ska användas i arbetet

• Genomgång av arbetsplatsens rutiner (exempelvis hot och våld, rutin för oavsedda händelser, ensamarbete, hygien, belastningsergonomi)

• Genomgång av frånvaro- och sjukskrivningsrutiner

• Genomgång av rutiner för tillbuds- och olycksrapportering (KIA) samt försäkringar

• Genomgång av arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen och information om kommunens styrdokument och rutiner

Vem?

Förvaltningschef ansvarar för att det finns en fungerande rutin för introduktion på förvaltningen och för nya chefer. Varje ny chef genomgår en pre- och on- boardingprogram särskilt anpassad för chefer.

Respektive överordnad chef ansvarar för att det finns en rutin för introduktion av nya chefer och underställd personal samt att introduktion av nya chefer genomförs enligt uppsatt rutin.

Vilka deltar?

Introduktion till arbetsplatsen ska rikta sig till samtliga nyanställda (chefer och medarbetare), oavsett anställningsform, samt till medarbetare som har varit frånvarande från arbetet under en längre period.

10.2 Arbetsmiljöutbildning för chefer, ledare och skyddsombud.

Centrala utbildningar tas fram av HR-avdelningen och finns på intranätets kurskatalog och chefsakademi. Verksamhetsspecifika utbildningar tas fram av verksamheterna med stöd av HR-avdelningen om så behövs. När verksamheterna inte upplever att de har tillräcklig kunskap och kompetens inom sin egen verksamhet för arbetsmiljöaktiviteter som ska genomföras ska kontakt tas med HR-avdelningen eller företagshälsovård. Arbetsmiljöansvarig chef ser över behovet och i samråd med HR- avdelningen beslutas om tillräcklig kompetens finns internt eller om det ska anlitas externt.

Den grundläggande arbetsmiljöutbildningen ”arbetsmiljö i vardagen” syftar till att ge alla chefer, ledare och skyddsombud aktuell kunskap och kompetens inom SAM och LIMÅ för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter samt för att förebygga ohälsa och olycksfall.

Utbildningen är digital och ingår i onboardingen för alla nya chefer samt finns att ta del av via chefsakademins kursutbud (CLP) på intranätet.

De arbetsmiljöutbildningar som varje chef ska genomgå är:

• Pre- onboarding med arbetsmiljöutbildningar (vid nyanställningar)

• Arbetsmiljö i vardagen

• Rehabilitering och arbetsanpassning

• Arbetsmiljöansvar

• OSA utbildningarna (3 delar)

• Diskrimineringslagen och LIMÅ

• KIA för chefer och rollinnehavare

• Stratsys arbetsmiljömodul Övriga Utbildningar (valfritt):

• Att leda på distans

• Medarbetarenkäten (ppt material)

När?

Grundläggande arbetsmiljöutbildningspaket för chefer, ledare och skyddsombud finns digitalt att ta del av via chefsakademin – CLP (Chef- och ledarprogrammet) på intranätet. HR avdelningen står som kursarrangör. Varje chef ska genomföra dessa utbildningar inom 1 år från nyanställning eller efter en längre frånvaroperiod. I dialog med sin överordnade chef har varje chef i sitt medarbetarsamtal en uppföljning av behov av repetition av kunskap och kompetens inom området. Det är obligatoriskt för chefer att genomföra utbildningarna ovan var tredje år för att hålla sina kunskaper uppdaterade.

Vad ska göras och hur?

Samtliga chefer, ledare och med fördel även skyddsombud ska delta i Vallentuna kommuns arbetsmiljöutbildningar. Kunskaper i arbetsmiljö ska hållas uppdaterade genom deltagande i de övrigt löpande fördjupningsutbildningar som erbjuds inom arbetsmiljöområdet.

Utbildningen i grundläggande arbetsmiljö ”Arbetsmiljö i vardagen” ska ge deltagarna kunskaper om:

- regler, lagar och avtal som har betydelse för arbetsmiljön både avseende den fysiska och tekniska arbetsmiljön samt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

- frisk- och riskfaktorer när det gäller den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön

- åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall

- Riksinventering och undersökningsmetoder

- hur man kan integrera det systematiska arbetsmiljöarbetet i vardagen

- kunskap om hur det systematiska arbetsmiljöarbetet och hur vi arbetar med systematiskt arbetsmiljöarbete vid Vallentuna kommun (denna rutin).

- Vilka styrdokument, rutiner, system och verktyg vi har att följa i kommunen

- OSA områdets olika delar och praktiska verktyg övergripande

Vem?

Respektive överordnad chef ska ta fram en utbildningsplan för sina underställda chefer. Skyddsombud medverkar vid behov. Det är med fördel som chef och lokala skyddsombud tillsammans deltar på arbetsmiljöutbildningarna.

Arbetsgivare och de fackliga organisationerna har också ett gemensamt ansvar för att nya skyddsombud får den utbildning som skyddsombudet behöver för sitt uppdrag.

Vilka deltar?

Alla chefer, ledare och skyddsombud i kommunen.

10.2.1 Fördjupningsutbildningar för chefer, ledare och skyddsombud

HR-avdelningen arrangerar löpande fördjupningsutbildningar inom arbetsmiljöområdet. Målgrupp och innehåll kan variera. Se kommunens intranät för aktuella datum i kurskatalogen samt chefsakademin.

10.2.2 Utbildningar för medarbetare

När?

Två gånger per år tar HR-avdelningen fram ett kurspaket för innevarande halvår där det framgår vilka utbildningar inom SAM och LIMÅ området som genomförs ett visst kursdatum eller i digitalt format. Utifrån verksamheternas behov inventeras eventuellt kompetensutvecklingsbehov inom arbetsplatserna samt förvaltningen.

Detta ses över och informeras om i arbetsmiljögrupperna systematiskt under året under punkten ”kompetensutveckling och utbildningar”.

Vad ska göras och hur?

På förvaltningarna och centralt görs en genomlysning av utbildningsbehov. Utifrån respektive arbetsplats önskemål och identifierade arbetsmiljöbrister ska utbildningar planeras in och genomföras.

Arbetsmiljöårshjulet i Stratsys ska uppdateras utifrån behov av kompetensutvecklingsinsatser och aktiviteter dokumenteras.

Kunskaps- och kompetenskraven varierar utifrån arbetets art mellan olika arbetsplatser inom förvaltningarna. Utbildningar kan exempelvis handla om:

• hot och våld

• ensamarbete

• Organisatorisk och social arbetsmiljö

• brand och säkerhet

• belastningsergonomi och lyftteknik

• arbete med bildskärm, ergonomi

• utbildning i första hjälpen och hjärt- och lungräddning

• kunskaper för att motverka ohälsosam arbetsbelastning

• kränkande särbehandling

• Ämnen som kan föranleda ohälsa

Uppföljning av utbildningsbehovet inom verksamheten sker i samband med årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt i arbetsmiljögrupperna och i de individuella medarbetarsamtalen.

Vem?

Närmsta chef ansvarar för att identifiera utbildningsbehovet och för att ta fram aktiviteter och utbildningar till den årliga arbetsmiljöårshjulet för verksamheten. Chef ansvarar för att dokumentera det som framkommer i medarbetarsamtalet kring området.

Vilka?

Skyddsombud och medarbetare ska delta i arbetet med att identifiera utbildningsbehov. Berörda chefer, medarbetare och ii förekommande fall skyddsombud ska delta i angivna utbildningar.

11. Likabehandling och mångfald (LIMÅ)

Likt SAM så ska Arbetsgivaren utifrån kraven i Diskrimineringslagen löpande undersöka verksamheten, och om risker eller brister uppmärksammas arbeta med aktiva åtgärder som omfattar samtliga sju diskrimineringsgrunder;

• Kön

• Könsöverskridande identitet eller uttryck

• Etnisk tillhörighet

• Religion eller annan trosuppfattning

• Funktionsnedsättning

• Sexuell läggning

• Ålder

Arbetsgivaren har ett tydligt ansvar att bedriva ett systematiskt arbete för att främja lika rättigheter och möjligheter oavsett diskrimineringsgrund. Xxxxxx på arbetsgivaren att arbeta med aktiva åtgärder och dokumentera dem gäller för nedan sex områden:.

• Arbetsförhållanden

• Lön och anställningsvillkor

• Rekrytering och befordran

• Utbildning och kompetensutveckling

• Förvärvsarbete och föräldraskap

• Trakasserier

I Stratsys planeras och dokumenteras de aktiva åtgärderna. Åtgärderna följs upp årligen.

11.1 Undersöka, kartlägga, analysera och dokumentera aktiva åtgärder inom LIMÅ

LIMÅ undersöks löpande precis som XXX. Det ingår i chefens ansvar att vara lyhörd, arbeta med undersökande metoder för att riskbedöma och kartlägga och analysera samt åtgärda och följa upp sin verksamhet utifrån både arbetsmiljölagens (AML) och diskrimineringslagens (DL) krav.

När?

Undersökning och riskbedömning ska ske löpande i verksamheten utifrån AML och DL krav. Chef ansvarar för att genomföra den så kallade LIMÅ-ronden i Stratsys varje år under perioden januari till och med maj och med stöd av checklistan i Xxxxxxxx arbeta med riskerna och åtgärdshanteringen under året. Chef ansvarar även för att ha med LIMÅ och diskrimineringsperspektivet under skyddsronder. Samt för att se till att medarbetarna under året får kännedom om rutinen mot trakasserier.

I den årliga medarbetarenkäten ställs frågor om LIMÅ vartannat år och chefer får på förvaltningsövergripande nivå ett resultat att diskutera utifrån.

Vad och hur ska det göras?

LIMÅ-rond i Stratsys genomförs av chef och med fördel tillsammans med skyddsombud och / eller medarbetarna. Chef undersöker utifrån ett diskrimineringsperspektiv och tar med frågor inom de sex ovan beskrivna områdena vid medarbetarsamtal, uppföljande samtal e t c.

Ansvarig chef ansvarar för att ta upp frågor inom LIMÅ området på personalmöten, i LAG och CAG. Det ska vara en stående punkt på agendan i arbetsmiljögrupperna. Till hjälp finns på intranätet chefens verktygslåda med metodstöd, övningar och förslag till diskussionsområden kring LIMÅ.

Enligt årshjulet i Xxxxxxxx ska chef gå igenom rutinerna för trakasserier med sin personalgrupp så att de är kända.

Vid förändringar i verksamheten behöver chef bjuda in skyddsombud till arbetet med riskbedömningar- och konsekvensanalyser och då även ha med likabehandlingsperspektivet.

Analys av bemannings- och kompetensutvecklingsbehov görs av närmaste chef löpande under året.

Chef ska delta i kompetensutvecklingsaktiviteter inom området som erbjuds av kommunen.

Chef följer upp och dokumenterar det lokala LIMÅ-arbetet löpande. HR-avdelningen kan stötta i arbetet vid behov.

HR-avdelningen genomför en lönekartläggning varje år och tar fram aktiva åtgärder för jämställda löner.

Vem ansvarar?

Närmsta chef ansvarar för att aktiva åtgärder genomförs och för att ta fram aktiviteter till den årliga arbetsmiljöårshjulet för verksamheten utöver det som centralt finns i kommunen. Skyddsombud och medarbetare bör delta i arbetet.

12. Rapportera och utreda tillbud och olyckor

Syftet med arbetet är att på ett strukturerat sätt fånga upp, identifiera och kartlägga de arbetsmiljörisker som kan finnas i verksamheten samt att arbeta med förebyggande insatser, åtgärder och uppföljning så att olyckor minimeras.

Inom kommunen hanteras riskbedömningar, tillbud, olycksfall, egendom/byggnad avvikelser, miljöavvikelser samt förbättringsförslag i systemet KIA. Alla medarbetare kan göra avvikelserapportering i KIA utan inloggning. KIA finns tillgängligt via intranätet. I onboardingprocessen får medarbetare och chefer en utbildning om KIA och vad det innebär.

På intranätet kan man också ta del av digitala utbildningar om KIA för såväl medarbetare som för chefer, eller de som har en roll och redigerar i systemet. Vissa undersökningar riktar sig till enbart en eller ett fåtal verksamheter medan andra ska genomföras vid samtliga enheter, detta framgår under respektive utbildningsavsnitt.

När?

Medarbetare som har råkat ut för ett tillbud eller en olycka ska rapportera detta till sin närmaste chef så fort det är möjligt efter att det skett.

Observera att allvarliga olyckor och tillbud utan dröjsmål skall anmälas av chef till Arbetsmiljöverket via KIA alternativt xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx alternativt (telefon: 000-000 00 00 vardagar, jourtelefon: 08-737 15 55).

Vad och hur?

Alla tillbud och olyckor som inträffar i verksamheten ska anmälas och utreda fortlöpande. Även riskobservationer ska rapporteras och hanteras av ansvarig chef eller person tilldelat sig den arbetsmiljöuppgiften.

Händelsen rapporteras i första hand av medarbetaren som råkat ut för något. Om det inte är möjligt kan en kollega, skyddsombud eller närmaste chef rapportera händelsen. Inget lösenord krävs för rapportering av tillbud eller olycka. Rapportering kan göras via en app (IA appen) eller via dator genom verksamhetssystem KIA som du hittar på kommunens intranät.

Instruktioner för hur du laddar ned appen finns på kommunens intranät.

Tillbud och olyckor ska följas upp i samtliga arbetsmiljögrupper. Chef ansvarar för att statistik över rapporterade tillbud och olyckor tas fram till respektive arbetsmiljögrupp (LAG och CAG).

Exempel på frågeställningar som kan diskuteras vid uppföljning av tillbud och olyckor:

• Vilka orsaker finns till tillbud och olyckor

• Vilka risker för ohälsa och olycka finns i vår arbetsmiljö och hur hanterar vi riskerna?

• Vilka åtgärder har vi vidtagit eller behöver vidta för att förebygga tillbud och olyckor i framtiden?

• Finns det åtgärder som berör flera enheter/arbetsplatser eller förvaltningar?

Vem?

Medarbetare rapporter tillbud och olyckor till sin närmaste chef genom systemet KIA. Xxxxxxxx chef ansvarar för att utredning av orsaken till det som har hänt görs, tillsammans med den som råkat ut för händelsen. Närmast chef ansvarar också för att vidta åtgärder och följa upp dessa.

Om en medarbetare fått denna arbetsmiljöuppgift fördelad till sig ansvarar medarbetaren för att hantera inrapporterade händelser.

Den närmaste chefen ska anmäla allvarliga tillbud och olyckor till Arbetsmiljöverket skyndsamt.

Vilka deltar?

Medarbetare anmäler och deltar i utredning. Xxxxxxxx chef ansvarar för att utredning sker, och att åtgärder vidtas och följs upp.

13. Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)

Årlig uppföljning genomförs med syftet att se över att systematiken i SAM och LIMÅ arbetet fungerar och vid behov vidta åtgärder för att utveckla arbetet. I uppföljningen följer vi upp SAM enligt AFS 2001:1.

13.1 Beskrivning

Enligt föreskrifterna om XXX (AFS 2001:1) 11 § ska arbetsgivaren följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet en gång per år. Syftet är att det egna arbetsmiljöarbetet ska granskas och motsvara de krav som finns i föreskrifterna. Om det i uppföljningen framkommer saker som inte fungerar ska de ses över och förbättras.

Oavsett om en åtgärd har varit effektiv eller inte kan verksamheten dra lärdom av arbetet och därigenom se vad som behöver göras i nästa cykel. De fyra stegen inom SAM och LIMÅ (undersök, analysera, genomför åtgärder, följ upp / utvärdera) är en cirkulär process som upprepas för att succesivt och stegvis skapa förbättringar.

13.2 Kommunens rutiner för årlig uppföljning av de olika delarna i SAM

• Inom Vallentuna kommun genomförs den årliga uppföljningen under januari-mars med hjälp av en digital checklista i Stratsys arbetsmiljömodul, fliken uppföljning (se bilaga 1). Uppföljningsfrågorna är direkt kopplade till arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete. LIMÅ frågorna är kopplade till diskrimineringslagens krav.

• En översyn av frågeområden och frågorna i checklistan sker årligen i december i kommunens centrala arbetsmiljögrupp (CAG) och frågorna revideras vid behov.

• Förberedelser för att genomföra uppföljning av det årliga arbetsmiljöarbetet sker under oktober till januari i de olika arbetsmiljögrupperna. HR- avdelningen ger information om tidplan och genomförande av uppföljningen till samtliga chefer och till huvudskyddsombuden.

• Utifrån svaren i checklistan i Stratsys skapas en handlingsplan på kommun-, förvaltnings- och verksamhetsnivå för kommande år. Denna kompletterar arbetsmiljöårshjulet för verksamheterna.

• En information om resultatet av den årliga uppföljningen lämnas till respektive nämnd under våren och en total sammanställning presenteras även för kommunstyrelsen, i egenskap av personalorgan.

• Behov och åtgärder av löpande eller mindre art åtgärdas inom befintlig budget per förvaltning. Eventuella behov eller åtgärder av mer omfattande art planeras in i kommande budget för respektive nämnd.

• Kontroll och uppföljning av den fysiska arbetsmiljön sker i verksamheternas årliga skyddsronder.

• Kontroll och uppföljning av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön görs årligen med stöd av medarbetarenkäten och de årliga medarbetarsamtalen.

• Kontroll och uppföljning av chefers arbetsmiljöuppgiftsfördelning görs i checklistan för årlig uppföljning av SAM och stäms av årligen i medarbetarsamtalet mellan chef och överordnad chef.

• Kontroll och uppföljning av arbetsmiljömål sker med stöd av checklistan för årlig uppföljning samt genom uppföljningar i CAG på förvaltningarna.

• Vid den årliga uppföljningen av SAM kontrolleras om kommunens policy för arbetsmiljö-, likabehandling och mångfald är känd av medarbetarna. Policyn ses över årligen av CAG och revideras vid behov. Vår policy kan du läsa i sin helhet i bilaga 2 samt på intranätet.

Om checklistan för årlig uppföljning av SAM:

Checklistan i Stratsys innehåller frågor kring områden i föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete. Områden som berörs är arbetsmiljöarbetet i vardagen, samverkan, arbetsmiljöpolicy/mål/rutiner, uppgiftsfördelning, kompetens, rutiner för undersökning och riskbedömning, LIMÅ, incidentrapportering, företagshälsovård.

De frågor som ställs i checklistan för uppföljning av SAM finns i bilaga 1.

Vad ska göras och hur?

Uppföljning av XXX och XXXX arbetet ska genomföras av alla chefer med hjälp av checklistan i Stratsys för den årliga uppföljningen av SAM. Diskussioner och svaren på checklistans frågor sammanställs av ansvarig chef, i samverkan med skyddsombud och medarbetare. Utifrån svaren dokumenteras åtgärder och handlingsplaner. Som komplement till svaren från de olika enheterna i uppföljningen analyseras även underlag i form av statistik som personalnyckeltal och personalomsättning, resultat av medarbetarenkäter samt statistik över arbetsskador.

En aggregerad samlad handlingsplan tas fram per förvaltning i den kommunövergripande CAG.

När?

En gång per år i enlighet med arbetsmiljöårshjulet, under januari- mars, genomförs uppföljning utifrån checklistan i Stratsys för årlig uppföljning av SAM. Svaren ska finnas dokumenterade med kommentarer och åtgärder om så behövs senast sista mars.

Årlig uppföljning genomförs på arbetsplats- och förvaltningsnivå och sammanställs sedan också på kommunövergripande nivå. Årlig uppföljning på förvaltningsnivå bygger på uppföljningar på arbetsplatsnivå.

Förvaltningarnas årliga uppföljning sammanställs i en rapport som lämnas till respektive ansvarig nämnd. Därefter presenteras samtliga förvaltningars rapporter i den centrala arbetsmiljögruppen där årlig uppföljning genomförs på kommunövergripande nivå. En sammanfattning av resultatet på kommunövergripande nivå lämnas till Kommunstyrelsen under vår/sommar.

Kommundirektör är ansvarig och HR-avdelningen bistår med att göra sammanställningen.

Vem?

Xxxxxxxx chef ansvarar för att checklistan fylls i och bjuder in skyddsombud alternativt skyddsombud tillsammans med medarbetarna. En del frågor i checklistan ska genomföras tillsammans med medarbetarna.

HR-avdelningen stödjer förvaltningsledningar och kommundirektör i arbetet. Förvaltningschef ansvarar för att sammanställa resultat per förvaltning samt redovisar detta vid CAG.

Förvaltningschef ansvarar också för att nämnden får information om resultatet och en sammanställning av den årliga uppföljningen för förvaltningen.

14. Bilaga 1: Årlig uppföljning av SAM – Checklista

Frågor

1. Är det systematiska arbetsmiljöarbetet en naturlig del av er vardag och i verksamheten?

2. Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan chef, skyddsombud, elevskyddsombud och/eller medarbetare på arbetsplatsen?

3. Har du som chef skrivit under en fördelning av arbetsmiljöuppgifter?

4. Har du som chef haft behov av att fördela vidare arbetsmiljöuppgifter från dig som chef till utvalda medarbetare med specifika arbetsmiljöuppgifter på arbetsplatsen?

5a) Har du som chef (och ev. medarbetare), som tilldelats arbetsmiljöuppgifter tillräckliga befogenheter? Om du svarat delvis eller nej på frågan, utveckla i kommentarsfältet och lägg till åtgärder.

5b) Har du som chef (och ev. medarbetare), som tilldelats arbetsmiljöuppgifter tillräckliga resurser? Om du svarat delvis eller nej på frågan, utveckla i kommentarsfältet och lägg till åtgärder

5c) Har du som chef (och ev. medarbetare), som tilldelats arbetsmiljöuppgifter tillräckliga kunskaper? Om du svarat delvis eller nej på frågan, utveckla i kommentarsfältet och lägg till åtgärder

6a) Har du som chef gått pre- och onboarding alternativ introducerande arbetsmiljöutbildning i samband med att du anställdes som chef? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.

6b) Har du som chef gått en aktuell arbetsmiljöutbildning om det systematiska arbetsmiljöarbetet under de senaste 3 åren? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.

6c) Har du som chef kunskaper inom området arbetsmiljöansvaret? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.

6d) Har du som chef kunskaper inom Diskrimineringsområdet (DL) och Likabehandling och mångfald (LIMÅ)? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.

6e) Har du som chef kunskaper i rehabilitering och arbetsanpassning? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.

6f) Har du som chef tillräckliga kunskaper i KIA systemet? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.

6g) Har du som chef tillräckliga kunskaper inom Stratsys arbetsmiljömodul? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.

6h) Har du som chef tillräckliga kunskaper inom organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)? Kommentera eller lägg till åtgärder om du svarat delvis eller nej.

7. Har ni på arbetsplatsen, utöver de kommunövergripande rutinerna och regelverken, även anpassade rutiner som gäller för arbetsplatsen inom arbetsmiljöområdet? (kommentera gärna vilka och vad ni kanske saknar)

8a) Känner du som chef till och tillämpar de kommunövergripande policys kring arbetsmiljö-, likabehandling och mångfald samt alkohol och droger?

8b) Har du som chef kunskaper och tillämpar du de kommunövergripande rutinerna för hantering av ohälsosam arbetsbelastning?

8c) Har du som chef kunskaper och tillämpar du de kommunövergripande rutinerna mot trakasserier och kränkande särbehandling?

8d) Har du som chef kunskaper och tillämpar du de kommunövergripande rutinerna för arbetsanpassning?

8e) Finns det fungerande rutiner på arbetsplatsen kring första hjälpen och krisstöd?

Frågor

8f) Känner du som chef till och tillämpar vårt arbetssätt kring likabehandling och mångfald (LIMÅ) i kommunen med aktiva åtgärder? (t ex LIMÅ-ronden).

8g) Dokumenterar du som chef, i exempelvis Stratsys, vid behov, löpande undersökningar och riskbedömningar?

8h) Genomför du som chef skriftlig risk- och och konsekvensbedömning, tillsammans med skyddsombud, inför planerade förändringar i verksamheten?

8i) Genomför och dokumenterar du som chef, exempelvis i Stratsys, de åtgärder som behöver vidtas i arbetsmiljöarbetet?

8j) Följer du som chef upp åtgärderna och att de har haft avsedd effekt och dokumenterar uppföljningen i exempelvis Stratsys?

9a) Har du som chef under det senaste året genomfört fysisk skyddsrond?

9b) Har du som chef under det senaste året genomfört psykosocial skyddsrond alternativt undersökt och riskbedömt den organisatoriska, sociala arbetsmiljön? (t ex medarbetarenkäten, OSA-kollen på Suntarbetsliv, psykosocial skyddsrond i Stratsys) Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarat delvis eller nej.

9c) Har du som chef under det senaste året genomfört medarbetarsamtal med samtliga medarbetare på arbetsplatsen? Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarat delvis eller nej.

9d) Har du som chef under det senaste året genomfört personalmöten då arbetsmiljö varit på agendan? Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarat delvis eller nej.

9e) Har du som chef under det senaste året genomfört arbetsmiljögruppmöten systematiskt tillsammans med skyddsombud alt. huvudskyddsombud (LAG)? (om ej aktuellt, kommentera detta i kommentarsfältet)

9f) Har du som chef under det senaste året presenterat, arbetat och gjort en handlingsplan utifrån medarbetarenkätens resultat tillsammans med personalgruppen? Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarat delvis eller nej.

10) Då en anmälan gjorts i KIA: Dokumenteras utredning, riskbedömning, åtgärder och uppföljning av dig som chef? Om du svarat delvis eller nej på frågan, utveckla i kommentarsfältet och lägg till åtgärder

11. Anmäler du som chef, utan dröjsmål vid behov, allvarliga tillbud och allvarliga olyckor till Arbetsmiljöverket?

12. Undersöker och riskbedömer du som chef hot och våld på arbetsplatsen årligen (t ex använder skyddsrondsmallen i Stratsys för hot och våld)? Kommentera i kommentarsfältet eller lägg in åtgärder om du svarar delvis eller nej.

13. Är arbetstiden förlagd så att hälsorisker minimeras?

14. Xxxxx det skriftliga rutiner på arbetsplatsen för arbeten med allvarliga risker? (I förekommande fall). Finns det inte några allvarliga risker då svarar du JA på frågan.

15. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Finns första hjälpen utrustning och krisberedskap, samt kunskaper i arbetsgruppen kring detta? Anser medarbetarna att det är organiserat och tydligt för alla kring utrustning, kunskaper och krisstöd?

16. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Är arbetsplatsens rutiner för arbetsmiljöarbetet en del i introduktionen av nyanställda?

17. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Känner alla medarbetare på arbetsplatsen till arbetsplatsens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete?

18. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Xxxxx tydliga och väl kända arbetsmiljömål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön?

Frågor

19. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Genomförs regelbundna utrymningsövningar?

20. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Vet alla medarbetare vilka arbetsuppgifter de ska utföra och vad som ska prioriteras?

21. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Känner medarbetarna till vilka risker för hot och våld som finns och hur de bör agera i en hot eller våldssituation?

22. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Xxxxx en känd skriftlig rutin på arbetsplatsen för hot och våld?

23. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Vet alla medarbetare vilka risker samt allvarliga risker som förekommer i deras arbete? (i förekommande fall, om det ej är aktuellt svarar du JA på frågan och kommenterar ditt svar).

24. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Vid olycka eller tillbud, anmäler den drabbade det i KIA?

25. Undersök/diskutera med dina medarbetare: Är rutinerna kring ohälsosam arbetsbelastning och arbetsuppgifter kända för medarbetarna?

15. Bilaga 2: Policy för arbetsmiljö-, likabehandling och mångfald

Policyn är fastställd av kommunfullmäktige och återfinns i den kommunala författningssamlingen och via intranätet.

Vallentuna kommun strävar efter hållbart arbetsliv som möjliggör ett långt arbetsliv där man aktivt kan bidra med sin kompetens för att prestera på en hög nivå.

Vallentuna kommun är en attraktiv och hälsofrämjande arbetsplats där de gemensamma värderingarna präglar och utgör grunden i arbetsmiljöarbetet, hälsoarbetet och arbetet med likabehandling och mångfald. Verksamheterna arbetar på ett strukturerat sätt så att medarbetarna inkluderas i arbetsmiljöarbetet och chefer uppmuntrar medarbetare att bidra till en god arbetsmiljö.

Kommunen är en arbetsplats där medarbetare trivs, känner stolthet att arbeta för, är engagerade, ges förutsättningar och förstår hur de bidrar till verksamhetens mål.

Arbetsmiljön ska präglas av en öppenhet ett gott samverkansklimat och alla individers lika värde, där vi behandlar varandra jämlikt och med respekt.

I Vallentuna kommun ses mångfald som en resurs. Medarbetare ska bemötas likvärdigt, utan fördomar och stereotypa föreställningar. I kommunens verksamheter tolereras inga former av kränkande särbehandling, diskriminering, trakasserier eller repressalier.

Syftet med policyn

Policyn är en långsiktig och övergripande viljeinriktning beträffande kommunens arbete med arbetsmiljö, hälsofrämjande insatser, inkludering, likabehandling och mångfald. Policyn ska vara en ledstjärna i alla beslut som fattas.

Systematiskt arbetsmiljöarbete och arbete med likabehandling och mångfald

Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och likabehandling och mångfaldsarbetet (LIMÅ) ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten i hela kommunen. Vi strävar efter att hela tiden förbättra vår arbetsmiljö såväl organisatoriskt, socialt, digitalt som fysiskt. Arbetsgivare och arbetstagare arbetar kontinuerligt med att undersöka, genomföra och åtgärda risker och brister i arbetsmiljön. Verksamhetens arbetsmiljöarbete och arbetet med inkludering ska kontinuerligt följas upp på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en god och hälsosam arbetsmiljö uppnås.

Arbetsmiljömål

Kommunens olika arbetsmiljömål ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa.

Varje nämnd ansvarar för att se till organisatoriska och sociala arbetsmiljömål årligen tas fram inom respektive förvaltning. Förvaltningarna formulerar arbetsmiljömål utifrån den egna verksamhetens inriktning, förbättringsarbete och behov. Målen tas fram i samverkan med skyddsombud och medarbetare, görs kända bland medarbetarna och följs upp systematiskt och årligen.

Ansvar

Arbetsmiljöarbetet är ytterst ett arbetsgivaransvar. Ansvaret och fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ska vara skriftlig, tydlig, väl förankrad och hållas aktuell inom alla verksamheter. Verksamheterna ska beakta och prioritera behov av arbetsmiljöinvesteringar i budgetarbetet. Chefer och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att åstadkomma en god arbetsmiljö.

Det är chefen som har huvudansvaret för arbetsmiljön inom sin verksamhet och ansvaret ska göras tydligt i en skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifterna.

Skyddsombudet har som ansvar att företräda medarbetarna i arbetsmiljöfrågor. Skyddsombudet ska i samverkan med chef arbeta för en god arbetsmiljö.

Medarbetarna har ansvar för att delta aktivt i arbetet för att skapa en god arbetsmiljö. I det arbetet ingår att följa instruktioner och rutiner om arbetsmetoder och utrustning. Det innebär även att använda den skyddsutrustning som har beslutats om och tillhandahålls av arbetsgivaren och rapportera eller påtala eventuella risker och brister i arbetsmiljön, såväl organisatoriska, sociala, digitala som fysiska.

Introduktion

Alla medarbetare och chefer såväl nyanställda, tidsbegränsade anställningar och personer som byter arbetsuppgifter ska introduceras i sitt arbete och ges information

kring rutiner för arbetsmiljöarbetet. Alla medarbetare får den introduktion, utbildning och kompetensutveckling som de behöver för att kunna arbeta säkert och hälsosamt.

Hälsofrämjande arbete och friskvård

Arbetsmiljön ska präglas av ett hälsofrämjande synsätt. Vallentuna kommuns medarbetare uppmuntras till olika former av friskvård och hälsofrämjande aktiviteter. En grund för den friska och hälsosamma arbetsplatsen är ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete i syfte att kunna identifiera eventuella risker och förebygga hälsorisker. I det arbetet ingår att definiera och se över olika möjligheter för att främja hälsan. Medarbetarnas möjlighet till ett aktivt deltagande och inflytande samt balans mellan krav och resurser främjar både hälsa och en god arbetsmiljö.

Diskriminering, trakasserier, repressalier och kränkande särbehandling

Alla medarbetare har rätt att bli respektfullt bemötta. I Vallentuna kommun har vi nolltolerans mot diskriminering, alla former av trakasserier, repressalier och kränkande särbehandling. I rutinen för området beskrivs hur vi praktiskt arbetar fortlöpande med dessa frågor.

Rehabilitering, upprepad korttidsfrånvaro och arbetsanpassning

Kommunen strävar efter att ständigt förbättra den organisatoriska, sociala, digitala och fysiska arbetsmiljön, förhindra arbetsrelaterad ohälsa, arbetsskador och minska sjukfrånvaron. I chefernas arbetsmiljöansvar ingår att aktivt arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering. Syftet med rehabiliteringsarbetet är att förebygga sjukfrånvaro och underlätta återgång till arbetet. Arbetet innebär att cheferna tidigt agerar om någon blir långvarigt sjuk eller visar signaler på ohälsa.

Chefer ska också fortlöpande ta reda på om medarbetare behöver arbetsanpassning och föra en aktiv dialog om förväntningar och krav, mål och resultat.

Kunskap, kompetens, befogenheter och resurser

En förutsättning för ett gott arbete med arbetsmiljö, hälsa och likabehandling och mångfald, är att chefer, ledare och medarbetare som tilldelats arbetsmiljöuppgifter, har den kunskap, kompetens, befogenheter och resurser som behövs för att kunna ta sitt ansvar och verka för en säker och hälsosam arbetsmiljö.

Samverkan

För att kunna bedriva ett väl fungerande arbetsmiljöarbete krävs en god dialog, ett gott samarbete och ett positivt arbetsklimat mellan medarbetare, skyddsombud och arbetsgivarrepresentanter. I Vallentuna kommun är det naturligt att skapa forum för dialog och möjlighet till inkludering och inflytande i arbetsmiljöarbetet och viktiga verksamhetsfrågor.

Uppföljning

Arbetet med arbetsmiljö, hälsa, likabehandling och mångfald följs upp löpande och årligen.

Arbetsmiljömål, handlingsplaner samt arbetsskador och tillbud ska kontinuerligt följas upp i arbetsmiljögrupperna på olika nivåer i kommunen. Vid den årliga uppföljningen görs sammanställningar av verksamheternas arbetsmiljöarbete som sedan presenteras såväl till nämnderna, förvaltningsövergripande som i kommunens centrala arbetsmiljögrupp.

16. Bilaga 3: Undersökningsmetoder för SAM och LIMÅ

Aktivitet	Dokument/info (förslag på undersökande metoder):	Tidplan	Var	Ansvari g
Analys av statistikuppgifter	Löpande i arbetsmiljögrupperna (LAG och CAG) undersöks och analyseras ohälsotalen/sjukfrånvarostatistik, personalomsättningen och övertids- mertidsuttag).	Hela året	Alla nivåer	Chef
Analys av statistikuppgifter	En gång per år tar respektive chef fram statistik för föregående verksamhetsår. Statistiken omfattar personalomsättning, sjukfrånvaro, antal rehabiliteringsärenden samt analys av dessa, kostnad för företagshälsovård, tillbud och olyckor och eventuellt också övertid/mertidsuttag. Analys görs även utifrån ett LIMÅ perspektiv.	Dec-feb	Alla nivåer	Chef
Skyddsrond	Tillsammans med skyddsombudet genomför chefen skyddsrond. Checklistor för fysisk och organisatorisk och social skyddsrond kompletteras vid behov med checklistor som är mer	Årligen	Enhet/Avdel ning	Chef

	verksamhetsanpassade. Checklistor för skyddsrond finns i Stratsys samt t ex; Prevent: xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/ Arbetsmiljöverket: xxxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx- och- inspektioner/publikationer/checklistor/ Inkludera LIMÅ perspektivet i skyddsrond
LIMÅ-rond	En skyddsrond med frågor utifrån diskrimineringslagens krav. Genom att genomföra denna rond dokumenteras aktiva åtgärder inom LIMÅ området.	Jan-maj	Alla nivåer	Chef
Genomföra medarbetarsamtal	Chefer ska regelbundet följa upp hur arbetssituationen ser ut för respektive medarbetare. I samband med medarbetarsamtalet ska därför dialog föras om hur medarbetaren upplever sin egen psykosociala och organisatoriska arbetsmiljö. Utvecklingssamtalen genomförs minst en gång per år.	Årligen	Alla nivåer	Chef
Dialogsamtal/uppföl jningssamtal/en-till- en samtal	Chefer bör ha dialogsamtal löpande alternativt uppföljande samtal med sina medarbetare i syfte att fånga upp tidiga signaler på hur arbetssituationen ser ut för respektive medarbetare samt om risker finns som behöver tas om hand, såsom t ex ohälsosam arbetsbelastning och behov av prioriteringsstöd, trakasserier eller konflikthantering.	Löpande, vid behov	Alla nivåer	Chef
Personalmöte, ledningsgrupper, gruppmöte, rast etc	I olika gruppkonstellationer såsom personalmöten, gruppmöten, spontana möten eller liknande, kan bakomliggande orsaker lyftas fram utifrån riskområdena i den gemensamma arbetsmiljön. I vissa situationer behöver extern resurs såsom företagshälsovården kontaktas.	Löpande	Alla nivåer	Chef
Gruppmöten	Varje verksamhet ska, inom ramen för den ordinarie mötesstrukturen, samtala om den fysiska, organisatoriska och	Löpande	Enhet, avdelning, ledningsgrup per	Chef, alla

	sociala arbetsmiljön för att bedöma vilka arbetsförhållanden som kan medföra risk för ohälsa. Chef ansvarar för att kalla till mötet och som underlag till dialogen används statistikuppgifter och resultatet från skyddsronder, enskilda möten, gruppsamtal samt medarbetarundersökning eller andra mätningar.
Chefers arbetsmiljö	Varje chefsgrupp ska undersöka chefernas arbetsmiljö såväl fysiskt, organisatoriskt och socialt.	Löpande	Chefsgrupp	Chefer med rapporter ande chefer
Genomföra medarbetarundersök ning, enkäter, mätningar	Vartannat år har en kommunövergripande medarbetarundersökning genomförts för samtliga medarbetare. Varje år görs en undersökning av HME, dvs hållbart medarbetarengagemang. När resultatet redovisas ansvarar varje chef för att tillsammans med sina medarbetare diskutera förbättringsområden och prioriteringar för det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Bra forum för arbetet är i på personalmöte, LAG och samt CAG. Andra mätningar som rekommenderas att genomföra är tertialavstämningar såsom ”temperaturmätningar” eller ”trafikljusmodellen” enskilt eller i grupp. Se vidare information på intranätet. Följ upp nyckeltal (ohälsotal, personaloms., övertidsuttag etc.)	Årligen	Alla	HR, chef
Utreda arbetsskador och tillbud samt förbättringsförslag	Genom att följa upp orsaker till olyckor och allvarliga tillbud kan vi dra erfarenhet av det inträffade och ta fram åtgärder för att förhindra liknande händelser i fortsättningen. Xxxxxx chef ansvarar för att utreda arbetsskador och tillbud samt att förebyggande åtgärder vidtas. Anmälan och utredning av arbetsskada och tillbud sker via KIA	Löpande	Alla	Chef

	(kommunernas informationssystem om arbetsmiljö). I KIA kan även medarbetare rapportera in förbättringsförslag kring arbetsmiljöarbetet.
(CAG) Den partsammansatta centrala arbetsmiljögruppen, kommunens centrala skyddskommitté	Personalchef, HR-konsulter och huvudskyddsombud. Är ett forum för förankring av främjande och förebyggande strategiskt arbetsmiljöarbete och likabehandling- och mångfaldsarbete av kommungemensam och förvaltningsspecifik karaktär.	Löpande (ca 6 ggr/år)	Centralt	Personalc hef
(LAG) Den partsammansatta lokala arbetsmiljögruppen LAG är arbetsplatsens skyddskommitté.	Gruppen är ett forum för förankring av arbetsmiljöfrågorna och likabehandling- och mångfaldsfrågor av arbetsplatsspecifik karaktär.	Arbets- platsen	Löpande	Chef/leda re och lokala skyddso mbud.
Personalmöte	Personalmöten är ett forum för alla medarbetare att bli delaktiga i arbetet kring likabehandling och mångfald. Ta stöd av chefens verktygslåda på intranätet med material, metoder, övningar.	Arbets- platsen	Löpande	Chef/leda re
Lönekartläggning	Lönekartläggning och handlingsplan för jämställda löner	Övergrip- ande	Årligen	HR
Kompetens	Analys av bemannings- och kompetensutvecklingsbehov utifrån kompetensmodulen i Ecompanion webb.	Arbets- platsen	Löpande	Chef
Riskbedömning inför förändringar i verksamheten	Ha med likabehandlingsperspektivet i risk- och konsekvensanalyser	Arbets- platsen	Löpande	Chef
Diskussion i arbetsgrupp	Dialogfrågor, värdegrundsfrågor, filmer eller övningar alternativt dilemman utifrån likabehandling och mångfald att diskutera i grupp. Material, övningar finns på intranätet under ”chefens verktygslåda”.	Arbets- platsen	Årligen	Chef

Document Metadata

Table of Contents

VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 2 (3)

Document Metadata