Ägardirektiv för Fastighetskoncernen Alingsås Rådhus AB

Ägardirektiv för Fastighetskoncernen Alingsås Rådhus AB

Typ av styrdokument: Ägardirektiv

Beslutande instans: Kommunfullmäktige och bolagsstämman

Datum för beslut: 2022-05-25 § 123

Datum för fastställande på bolagsstämma: 2022-09-06

Diarienummer: 2022.098 KS

Gäller för: Fastighetskoncernen Alingsås Rådhus AB (org. nr. 559075-0401)

Giltighetstid: Tills vidare

Revideras senast: Vid behov

Dokumentansvarig: Ekonomichef, Alingsås kommun

1. Bolaget som organ för kommunal verksamhet

Fastighetskoncernen Alingsås Rådhus AB, nedan benämnt ”bolaget”, är en organisatorisk enhet i kommunens verksamhet underordnad AB Alingsås Rådhus och kommunfullmäktige i Alingsås kommun. Bolaget är moderbolag i en fastighetskoncern och har därmed en ledande och styrande roll över Fabs AB och AB Alingsåshem med dotterbolag. Bolaget skall följa den företagspolicy som fullmäktige har antagit för de kommunala bolagen.

Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom

a) bolagsordning,

b) företagspolicy,

c) ägardirektiv samt

d) avtal som kan finnas mellan kommunen och bolaget.

AB Alingsås Rådhus äger samtliga aktier i bolaget.

2. Kommunens direktivrätt

Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen.

Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.

3. Kommunens ledningsfunktion

Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i kommunen även förtydligats med en särskild företagspolicy.

Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9 § kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

4. Sekretess

Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.

5. Ändamålet med verksamheten

Ändamålet med bolaget är att få en effektiv styrning från ägaren samtidigt som koncernbildningen ger samordningsvinster.

Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget. Bolaget får ej

bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen eller med den kommunala kompetensen.

Bolaget har till uppgift att som moderbolag äga och förvalta aktier i Fabs AB och AB Alingsåshem.

Bolaget ska organisera och samla in den information rörande fastighetskoncernens verksamhet som kommunstyrelsen begär för fullföljande av sin uppsiktsskyldighet.

Bolaget ska till dotterbolagen förmedla företagspolicy och de ägardirektiv som utgår från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Bolaget ansvarar för att dokumenten blir fastställda på stämma i dotterbolagen snarast möjligt i enlighet med aktiebolagslagen.

6. Ekonomiska mål samt finansiering

Koncernbidrag

Fastighetskoncernen Alingsås Rådhus AB kan, i den mån resultatet medger, lämna koncernbidrag.

Upplåning

Upplåning sker enligt Alingsås kommuns styrande dokument för finansverksamheten.

7. Information och ägardialog

Samordning/process

Bolagets verksamhet ska aktivt samordnas och samverka med övriga bolag i koncernen samt med den verksamhet som bedrivs i förvaltningsform.

Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens strategiska och taktiska planering av verksamhetslokaler samt har uppdraget att samordna och effektivisera lokalanvändningen i kommunen. Bolaget ska medverka i detta arbete.

Styrprinciper för budget, verksamhetsplanering och uppföljning ska anpassas till kommunens styrprocess.

Ägaren ska fortlöpande hållas informerad av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar.

Kommunstyrelsen ska utan dröjsmål få del av

• protokoll från bolagsstämma

• protokoll från styrelsesammanträde

• bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor.

Demokrati

Uppfyllande av ägardirektiv ska rapporteras till till kommunfullmäktige, via moderbolaget AB Alingsås Rådhus, i samband med delårsbokslut och årsbokslut.

8. Redovisning till koncernen

Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning. Bolaget ska upprätta avstämt delårsbokslut per

den 31 augusti och årsbokslut per den 31 december. Boksluten ska lämnas till kommunledningskontoret som underlag till den sammanställda redovisningen för hela Alingsås kommunkoncern enligt de inlämningstider som kommunledningskontoret fastställer.

Bolaget ska till boksluten upprätta en förvaltningsberättelse som underlag till delårsrapport och årsredovisning för Alingsås kommun. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunen på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet. Kommunledningskontoret utfärdar närmare instruktioner om förvaltningsberättelsens innehåll, utöver det som är reglerat i lag.

Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget.

Bolaget ska årligen fastställa och inkomma med en budget för nästkommande räkenskapsår samt en plan för efterföljande två år innefattande resultat- och balansräkning, kassaflöde samt investeringsplaner (kort- och långsiktiga) samt kommande behov av upplåning. Bolaget ska även inkomma med 5-åriga investeringsplaner samt kommande behov av upplåning avseende närmaste fem år. Investeringsplanerna ska inkludera beskrivningar av planerade investeringar.

Nämnda budget och planer ska tillställas kommunledningskontoret enligt de inlämningstider som kommunledningskontoret fastställer.

9. Förvaltningsberättelsen

Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.

Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 9 § kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.

10. Granskningsrapporten

Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.

Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen.

11. Fullmäktiges ställningstagande

Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.

Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen.

12. Taxa för utlämnande av allmänna handlingar

Bolaget ska tillämpa den för Alingsås kommuns vid var tid gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar.

13. Arkivreglemente

Kommunens arkivreglemente ska gälla för bolaget i tillämpliga delar.