Ägardirektiv AB Bjuvslokaler

Ägardirektiv AB Bjuvslokaler

1. Inledning

Detta ägardirektiv avser AB Bjuvslokaler, org. nr 559462-2945 (nedan kallat bolaget) och har fastställts av kommunfullmäktige i Bjuvs kommun 2023-12- 11 § 159 för att därefter tillsändas bolaget för antagande på bolagsstämma.

Bjuvs kommuns (nedan kallat kommunen) vision visar att kommunen mot år 2030 ska arbeta för att bli en attraktiv boendekommun. Målsättningen är att skapa en kommun som är trygg och samtidigt full med puls och aktivitet – en kommun där nästa generation sätts i fokus genom ett långsiktigt och klokt tänkande med aktivt arbete för ett jämlikt samhälle där människors olikheter tas tillvara. För att komma dit krävs att alla som arbetar inom kommunens verksamheter vågar tänka om och skapa nytt.

Vision 2030, Bjuvs kommun:

1.1 Syftet med bolaget

AB Bjuvslokaler har en viktig roll i förverkligandet av kommunens vision och ska bidra till att kommunens mål uppfylls. Genom att koncentrera ägandet av kommens förvaltnings- och verksamhetslokaler i ett lokalbolag med kommunens holdingbolag som ägare skapas det bättre förutsättningar för ledning, styrning och uppföljning. Rollerna och ansvarsavgränsningen blir tydligare mellan lokalbolaget som fastighetsägare och kommunen som hyresgäst. Ytterligare ett mervärde är att det skapas förutsättningar för skattemässig resultatutjämning inom koncernen och att en hyresmodell för bedömning och beräkning av affärsmässig hyra kommer att ligga till grund för hyressättningen.

1.2 Syftet med ägardirektivet

Bolaget äger 91 procent av AB Bjuvsfastigheter och ägs till 100 procent av Bjuvs Kommunhus AB. Bolaget utgör en del av kommunens samlade

verksamhet, vilket bolaget ska beakta vid beslutsfattande. Verksamheten regleras, utöver lag och bolagsordning, även av ägardirektiv utfärdade av kommunfullmäktige i Bjuvs kommun, som ska antas vid bolagets bolagsstämma. Detta ägardirektiv utgör ett komplement till bolagsordningen.

Ägardirektivet ska stimulera till kommunikation mellan ägaren och bolagets ledning. Ägardirektivet ska även tydliggöra hur kommunen rent organisatoriskt ska utöva sitt indirekta ägarinflytande över bolaget, d.v.s. hur ägarrollens olika delar ska fördelas. Inte minst gäller det fördelningen av den strategiska-, den operativa- och den finansiella ägarrollen.

Bolagets styrelse och verkställande direktör har som utgångspunkt att följa utfärdade direktiv (se närmare under punkten 3.1.1). I övrigt ska bolaget agera som självständigt subjekt och bolagsorganen ska verka för bolagets bästa.

2 Bolagets verksamhet och ändamål

2.1 Bolagets verksamhet

Av bolagsordningen följer vad bolaget har till föremål för sin verksamhet. Bolaget ska dessutom verka för att bidra till att kommunen uppfyller vision 2030.

Bolaget får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får därmed inte heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen eller det kommunala ändamål som har specificerats i bolagsordningen. Bolaget får inte heller bedriva verksamhet som strider mot detta ägardirektiv.

När det gäller uthyrning av lokaler framgår av 3 kap. 6 § första stycket lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter (”Befogenhetslagen”) att kommuner får tillgodose små företags behov av lokaler i kommunen under förutsättning att verksamheten inriktas på företagarkollektivet i allmänhet.

Enligt andra stycket samma bestämmelse får kommuner, om det finns särskilda skäl, tillgodose enskilda företags behov av lokaler i kommunen. Utgångspunkten är alltså att det inte är kommunernas (eller de kommunala bolagens) uppgift att tillgodose näringslivets generella behov av lokaler, utan att sådana åtgärder enbart får vidtas om särskilda skäl föreligger.

Mot bakgrund av att bolaget huvudsakligen ska tillhandahålla lokaler till Bjuvs kommun bör gränsdragningsproblematik enligt ovan sällan förekomma. För det fall att gränsdragningsfrågor ändå uppkommer ska de tillställas kommunstyrelsen.

2.2 Bolagets ändamål

Utöver vad som anges i bolagets bolagsordning gäller följande såvitt avser bolagets ändamål.

Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer i den utsträckning detta föreskrivs enligt lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter och i övrigt beakta det principiella förbudet mot vinstsyfte som framgår av kommunallagen.

Bolaget får i den omfattning som medges för kommuner i lag eller förordning erbjuda tjänster utanför Bjuvs kommun.

Bolagets verksamhet är en del av kommunens samlade verksamhet och har därmed till uppgift att skapa nytta för kommunens invånare. Detta ska bolaget göra genom att bedriva en verksamhet som bidrar till god kvalitet och hög kostnadseffektivitet för den service och de tjänster som bolaget levererar och som ytterst ska komma kommuninvånarna till godo. Bolagets verksamhet regleras av lag, bolagsordning och ägardirektiv.

3 Rollfördelning mellan kommunen, bolaget och beställare av tjänster

3.1 Kommunfullmäktige

3.1.1 Direktivrätt och ägardialog

Kommunfullmäktige i Bjuvs kommun ska klargöra de strategiska målen för och inriktningen av bolagets verksamhet genom ägardirektiv. Ägardirektivet ska fastställas av bolagsstämman.

Bolagets styrelse och verkställande direktör ska följa utfärdade ägardirektiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen eller mot tvingande bestämmelser i lag, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, annan författning eller bolagets intresse.

Bolagets presidium, verkställande direktör och andra nyckelpersoner i bolaget ska delta vid möten med företrädare för kommunen vid årliga ägardialoger.

3.1.2 Kommunfullmäktiges ställningstagande

Bolaget ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut av principiell beskaffenhet eller av större vikt fattas.

Som frågor av principiell beskaffenhet ska till exempel alltid följande betraktas:

- Större strategiska investeringar

- Principiella beslut om utveckling av bolagets markinnehav

- Ändring av bolagsordningen för bolaget

- Åtgärder som innebär ny inriktning eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde för bolaget

- Större förvärv eller försäljning av företag, fastighet, aktier eller andelar i bolag

- Företagsfusion, förvärv, bildande eller avveckling av dotterbolag

- Upptagande av lån eller ställande av säkerhet

- Uppsägning eller väsentliga ändringar av för verksamheten väsentliga avtal (exempelvis hyresavtal som avser en större andel av bolagets totala uthyrningsbara lokalyta).

En fråga som faller utanför uppräkningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet om huruvida kommunfullmäktiges ställningstagande krävs, ska bolaget samråda

med kommunstyrelsen i Bjuvs kommun. Detta gäller särskilt om gränsdragningsproblematik uppstår i förhållande till vilken verksamhet som faller inom ramen för den kommunala kompetensen och som bolaget får ägna sig åt enligt punkt 2.1 ovan.

Frågor om belopp över 10 mnkr ska alltid anses vara strategiska frågor.

3.1.3 Övriga frågor som ankommer på kommunfullmäktige

Det ankommer på kommunfullmäktige i Bjuvs kommun att:

1. Utfärda ägardirektiv för bolaget.

2. Välja styrelse och lekmannarevisor i bolaget.

3. Fastställa ekonomiska riktlinjer för bolaget.

4. Fastställa grunder för arvode till styrelserepresentanter och lekmannarevisor.

5. Ta ställning till fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamot och verkställande direktör i de fall revisorerna inte har föreslagit ansvarsfrihet och i de fall lekmannarevisorn har riktat anmärkning mot styrelseledamots eller verkställande direktörs agerande.

3.2 Kommunstyrelsens roll

Bjuvs Kommunhus AB utövar ägarrollen i bolaget genom att fortlöpande ha uppsikt över bolaget.

Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen även under uppsikt av kommunstyrelsen i Bjuvs kommun.

Kommunstyrelsen har rätt att själv eller genom utsedda personer granska bolagets räkenskaper och handlingar samt att i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna den information om verksamheten som kommunstyrelsen begär.

Föreligger det hinder mot att överlämna en viss uppgift på grund av lagstadgad sekretess får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett och motivera beslutet med hänvisning till aktuellt lagrum.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 9 § kommunallagen ska fatta årliga beslut om huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte varit fallet, ska styrelsen lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder.

3.3 Bolagsstämman

Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ. Det är här ägaren utövar sitt i aktiebolagslagen lagstadgade inflytande. Bolagsstämman är även ett forum för bolagets ägare att utöva formell ägarstyrning. Stämman bör ses som ett led i kommunikationen mellan ägare och bolag.

Av bolagsordningen framgår de ärenden som ska tas upp vid bolagsstämma och regler för kallelser m.m.

3.4 Bolagsstyrelsen

Bolagets styrelse ansvarar enligt aktiebolagslagen för organisationen och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska för sitt arbete ha en aktuell och för verksamheten anpassad arbetsordning. Denna ska fastställas årligen.

Till skillnad från det kommunala förtroendeuppdraget, är uppgiften som ledamot i bolagsstyrelsen ett sysslomannauppdrag i vilket ledamoten civilrättsligt åtar sig att fullgöra förvaltningen av bolagets angelägenheter.

Styrelseledamoten förbinder sig således att verka för bolagets bästa i enlighet med vad som kommer till uttryck i bolagsordning och ägardirektiv. Utrymme för politisk aktivitet i strid mot vad fullmäktige avsett beträffande bolagets verksamhet finns därför inte.

Bestämmelser om val av styrelse framgår av bolagsordningen.

Beslut om anställning och anställnings upphörande av verkställande direktör fattas av bolagets styrelse.

Bolagets styrelse ska meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörs handhavande av den löpande förvaltningen samt ange arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktör. Detta ska ske i skriftlig instruktion och ska uppdateras vid behov.

3.5 Verkställande direktör

Bolagets styrelse tillsätter och entledigar verkställande direktör enligt vad som framgår av punkten 3.4.

Verkställande direktören är syssloman i förhållande till bolaget och ska på bästa sätt tillvarata bolagets intresse. Det innebär att den verkställande direktören ska verka för att kommunens ändamål med verksamheten så som det kommer till uttryck i bolagsordningen, ägardirektiv och styrelsebeslut förverkligas.

Verkställande direktören ska sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar samt se till att bolagets medelsförvaltning och bokföring sköts på ett betryggande sätt.

3.6 Bolagets revisor

Enligt aktiebolagslagen ska bolagsstämman utse auktoriserad/godkänd revisor eller ett registrerat revisionsbolag för granskning av bolagets räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning.

3.7 Lekmannarevisor

Utöver vad som anges i bolagsordningen om lekmannarevisor har lekmannarevisorn i uppgift att årligen i granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, samt om den interna kontrollen är tillräcklig, utifrån det syfte som angetts i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ramen för verksamheten.

4 Bolagets policyer och riktlinjer

4.1 Allmänt

Kommunen har fastställt övergripande policyer som gäller generellt för kommunens verksamheter. Bolaget ska känna till dessa samt verka för att intentionerna i dessa i tillämpliga delar följs och inarbetas i bolagets egna direktiv och riktlinjer.

Det bör särskilt noteras att bolaget i sitt profilprogram ska synliggöra kommunen som ägare i syfte att stärka kommunens identitet.

Bolaget ska i sin verksamhet anlägga en helhetssyn och sträva efter att tillämpa ett agerande som är till nytta för kommunen. Detta ska ske inom ramen för bolagets självständighet.

4.2 Särskilda policyer

Bolaget ska följa kommunens policyer och styrdokument i tillämpliga delar.

4.3 Strategiska markfrågor

Bolaget ska, vid sin övergripande planering av sin användning, utveckling och eventuell avveckling av sitt fastighetsbestånd följa de riktlinjer för lokalförsörjning och den lokalförsörjningsplan som antagits av kommunfullmäktige i Bjuvs kommun, inom ramen för kommunens lokalförsörjningsprocess.

4.4 Bolagets underhållsplaner

Målet och syftet med bolagets fastighetsunderhåll ska vara att förvalta tillgångarnas värde samt upprätthålla en teknisk livslängd avseende fastighetsbeståndet. Bolagets underhållsplaner ska harmoniera med kommunens lokalförsörjningsplan enligt vad som framgår av punkten 4.3 ovan.

Vid upprättande av underhållsplan ska bolaget följa och beakta kommunens lokalförsörjningsplan.

4.5 Avvikelsehantering och skadegörelse

Bolaget ska medverka i kommunens trygghetsskapande och brottsförebyggande arbete inom ramen för bolagets fastighetsförvaltning och ansvarar exempelvis för att polisanmäla skadegörelse samt rapportera in sådana händelser till kommunstyrelsen i Bjuvs kommun.

4.6 Nyproduktion av samhällsfastigheter

Inom ramen för lokalförsörjningsprocessen ansvarar Bjuvs kommun för upprättande och fastställande av förstudie. Bolaget ska vara delaktigt under framtagandet av förstudie.

5 Ekonomi och målsättning för bolagets verksamhet

5.1 Utveckling och kompetens inom bolaget

Kommunen, som ägare av Bjuvs Kommunhus AB, och därmed indirekt ägare av bolaget, förväntar sig att bolaget utvecklar organisation och arbetsformer som är till nytta för kommunens samlade verksamhet och kommunens medborgare.

5.2 Vinst och lönsamhet

Bolaget ska bedrivas med minst den lönsamhet som krävs för att driva och utveckla verksamheten, samt klara de investeringar och reinvesteringar som behövs för driften av bolaget.

Det huvudsakliga syftet med verksamheten framgår av punkten 2.2 ovan. Det huvudsakliga syftet med bolagets verksamhet är inte att bereda vinst till dess ägare. För den delen av bolagets verksamhet som omfattas av speciallagstiftning (exempelvis 3 kap. 6 § Befogenhetslagen) finns dock särskilda föreskrifter om att verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. När sådan särskild lagstiftning inte är tillämplig ska det principiella förbudet mot vinstsyfte beaktas, även om detta inte hindrar att exempelvis marknadsmässighet beaktas när skatterättslig eller annan lagstiftning motiverar det.

Soliditeten ska på sikt uppgå till 10 procent. Soliditeten definieras som det justerade egna kapitalet i förhållande till balansomslutningen. Det justerade egna kapitalet definieras som det synliga egna kapitalet plus det egna kapitalets andel av obeskattade reserver.

6 Rapportering och uppföljning av bolaget

6.1 Allmänt

Bolaget ska löpande hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet och lämna den information som behövs för att kommunstyrelsen och dess organ ska kunna fullgöra sina uppgifter. Bolaget ska dessutom i ett så tidigt skede som möjligt informera kommunen om viktigare händelser och förändringar samt risker som påverkar eller kan komma att påverka bolagets anseende, ekonomi eller utveckling.

Xxxxxxx ansvarar för att utan dröjsmål lämna in följande till kommunstyrelsen i Bjuvs kommun:

• Protokoll från bolagsstämma

• Protokoll från styrelsesammanträde

• Budget, affärsplan och finansieringsplan

• Bolagets årsredovisning samt tertial- och delårsrapport

• Revisionsberättelse granskningsrapport

• Fastställd arbetsordning för styrelsen och instruktion för verkställande direktör

• Bolaget kommer även att kallas till ägarsamråd

6.2 Budget, affärsplan och finansieringsplan

Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms

nödvändiga för upprättande av kommunens budget.

Bolaget ska årligen fastställa affärsplan med verksamhetsmål och budget för de närmaste tre räkenskapsåren.

6.3 Årsredovisning och tertialrapporter

Bolaget ska lämna de uppgifter till kommunen som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (2018:597) om kommunal redovisning.

Bolaget ska redovisa finansiell ställning, resultat och övriga åtaganden till kommunstyrelsen enligt kommunens årshjul och tidplan.

Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av kommunens vision, mål och bolagets syfte och uppdrag. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 9 §§ kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.

7. Granskningsrapporten

Bolagets lekmannarevisor ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolagets verksamhet bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.

Om lekmannarevisorn inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorn löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen.

8. Upphandling

Bolaget ska, i den mån det är möjligt och lämpligt, medverka i offentliga upphandlingar som genomförs av eller åt Bjuvs kommun.

9. Taxa för utlämnande av allmänna handlingar

Bolaget ska tillämpa den för Bjuvs kommun vid var tid gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar.

10. Arkivreglemente

Bjuvs kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Bjuvs kommun.