Contract

DIARIENUMMER

Ärende MALL – Avtal (upphandling av forsknings- och utvecklingstjänster) Nedanstående avtalsvillkor kan tillämpas i upphandlingen.

ANVISNING: Den gulmarkerade texten i detta dokument består av anvisningar som ska rade- ras innan avtalstexten bifogas till anbudsförfrågan eller sänds till avtalsparten för kommen- tarer. De rödmarkerade punkterna i avtalstexten ska formuleras separat för varje avtal. Om avtalsmo- dellen används som en del av anbudsförfrågan ska avtalet renskrivas innan ett utkast bifogas till an- budsförfrågan, och det ska säkerställas att allt nödvändigt finns med i avtalet.

Avtal om upphandling av forsknings- och utvecklingstjänster (Tjänstens namn)

1. Avtalsparter

Statsrådets kansli (nedan ”Ministeriet”) FO-nummer 0245975-5

PB 23

00023 Statsrådet Kontaktperson NN samt

Avtalspart (nedan Tjänsteproducenten)

FO-nummer adress

Kontaktperson NN

2. Föremål för avtalet och avtalets syfte

Föremålet för detta avtal är en sakkunnigtjänst inom forsknings- och utvecklingsverksamhet (nedan Tjäns- ten).

En närmare beskrivning av denna Tjänst finns i bilaga X/

Här bifogas en kortfattad beskrivning av den beställda tjänsten och dess mål. Beskrivningen används i projektportföljen och eventuellt även i ministeriets externa kommunikation.

I avtalet är det fråga om sådan upphandling av forsknings- och utvecklingstjänster som avses i 9 § 1 mom. 13 punkten i upphandlingslagen.

Syftet med avtalet är att avtala om genomförandet av Tjänsten ”Tjänstens namn” under följande villkor.

Genomförandet av tjänsten övervakas av den ansvariga tjänstemannen nimi som har utsetts av Ministeriet. Ansvarig tjänsteman är …….

Anteckna uppgifter om styrgruppen, om en sådan ska utses för att genomföra Tjänsten. Tjänstens ansvariga ledare hos Tjänsteproducenten är namn, organisation.

3. Avtalsparternas uppgifter

Arbetsfördelningen och uppgifterna för dem som genomför Tjänsten specificeras i projektplanen.

Tjänsteproducenten förbinder sig att utföra de uppgifter som hör till producenten med omsorg och fack- mannamässighet samt enligt avtalad tidsplan och med iakttagande av god sed och av de standarder och anvisningar som tillämpas i branschen.

Avtalsparterna förbinder sig att samarbeta för att genomföra Tjänsten och att utan dröjsmål informera varandra om alla sådana omständigheter som har betydelse för genomförandet av Tjänsten.

Tjänsteproducenten förbinder sig att rapportera om hur Tjänsten framskrider och om dess resultat i en- lighet med den faktureringstidsplan som nämns nedan.

Ministeriet kan förutsätta att Tjänsteproducenten efter överläggningar med den ansvariga tjänstemannen bildar en styrgrupp för genomförandet av Tjänsten. Styrgruppen följer upp och styr genomförandet av Tjänsten.

4. Ingående av avtal och avtalsvillkor

Ett bindande avtal uppstår då avtalet undertecknas av Avtalsparterna.

När det gäller avtalshandlingarnas tolkningsordning beaktas i första hand denna avtalshandling och där- efter bilagorna till avtalet i nedan nämnda prioritetsordning.

Bilagorna till detta avtal är

1. Anbudsförfrågan

2. Anbudet med bilagor

3. Allmänna villkor för upphandling av forsknings- och utvecklingstjänster

5. Inledande av Tjänsten, tidsplan och information

Genomförandet av Tjänsten avses att inledas xx.xx.20xx och avslutas xx.xx.20xx. Tjänstens närmare tids- plan, kommunikation, växelverkan och rapportering fastställs i den bifogade projektplanen. Avtalet upphör när Avtalsparterna har slutfört de uppgifter som ingår i Tjänsten på ett sätt som den ansvariga tjänste- mannen/styrgruppen godkänner.

Slutrapporten, som ska godkännas av projektets ansvariga tjänsteman/styrgrupp, ska vara Ministeriet tillhanda senast xx.xx.20xx. Ministeriet ska utan onödigt dröjsmål granska slutrapporten efter det att Tjänsteproducenten har överlåtit slutrapporten till Ministeriet för granskning. Tjänsten ska betraktas som godkänd när slutrapporten har granskats och godkänts och Tjänsteproducenten har fullgjort alla sina skyldigheter enligt avtalet.

6. Tjänstens kostnader

Tjänstens totala kostnader uppgår till … euro. Kostnaderna specificeras i bilaga 1.

I kostnaderna för genomförandet av Tjänsten deltar även …, … och …. Här anges namnen på de eventuella andra organisationer som deltar i kostnaderna för genomförandet av Tjänsten, [vid behov specificeras konsortiemedlemmarnas kostnader].

7. Prissättning och betalningsvillkor

Tjänsteproducenten har med stöd av detta avtal rätt till en prestation på högst … euro (+ moms). Ministeriet betalar beloppet utifrån de godkända fakturor som Tjänsteproducenten skickar till Ministeriet. Ministeriet betalar utgifterna för Tjänsterna med anslag under budgetkontot XXXXX.

Tjänsteproducenten fakturerar Ministeriet för de faktiska kostnaderna för Tjänsten enligt /de högsta kostnader som anges i punkt 6. De faktiska kostnaderna för Tjänsten faktureras i följande poster:

Post 1: de faktiska kostnader som uppstått fram till xx.xx.20xx faktureras senast xx.12.20xx Post 2: de faktiska kostnader som uppstått xx.xx.20xx–xx.xx.20xx faktureras senast xx.12.20xx Post 3: de faktiska kostnader som uppstått xx.xx.20xx–xx.xx.20xx faktureras senast xx.12.20xx

osv. Vid planering av faktureringen ska betalningstidsplanen för årsskiftet och det tillgängliga anslaget beaktas. Endast faktiska utgifter kan faktureras, inte förskott.

Ett villkor för fakturering är att Tjänsteproducenten har uppfyllt sina förpliktelser i fråga om kostnaderna för Tjänsten och rapporteringen av resultaten.

I samband med faktureringen ska till Ministeriet lämnas en specifikation av de faktiska kostnader för Tjänsten som uppstått tills vidare samt timbokföringen över förbrukad arbetstid. Av fakturan ska dessu- tom framgå de faktiska totala kostnader som hör till fakturan och Ministeriets andel av de totala kostna- derna enligt punkt 6.

Innan den sista posten faktureras ska slutrapporten och ett sammandrag av bokföringsrapporten eller en specifikation av de faktiska kostnaderna (kostnadsspecifikationsblanketten för projektet) sändas till över- vakaren i elektronisk form via Ministeriets registratorskontor (xxxxxxxx@xx.xx)

Ministeriets andel av de totala kostnaderna inkluderar inte mervärdesskatt. Tjänsteproducenten kan foga mervärdesskatt till fakturan enligt gällande skattesats.

Om det är fråga om statens interna verksamhet, dvs. om Tjänsteproducenten är statens ämbetsverk eller inrättning, ange en notering om detta:

XXXXXXX

Fakturorna sänds till Ministeriets nätfaktureringsadress

Nätfaktureringsadress/EDI-kod: 003702459755 Förmedlarkod (OpusCapita Group Oy): 003710948874 FO-nummer: 0245975-5

VAT-nummer: FI02459755

I fakturans referensuppgifter antecknas projektets namn, projektavtalets diarienummer och namnet på projektets ansvariga tjänsteman.

En förutsättning för betalning i fråga om alla faktureringsposter är att Ministeriet har konstaterat att varje fakturerat arbetsskede har utförts enligt avtalet.

Betalningsvillkoret är 21 dagar från fakturans datum. När det gäller betalning av kostnader, ekonomikon- troll och rapportering följs de allmänna villkoren.

8. Konfidentialitet och sekretess

Ministeriet ska i sin verksamhet iaktta lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) samt de bestämmelser om sekretess och offentlighet som finns i annan lagstiftning.

Om Tjänsteproducenten tillhandahåller beställaren lagstadgade eller med dessa jämförbara uppgifter ska Tjänsteproducenten i den tjänst som är föremål för upphandlingsavtalet iaktta gällande lagar om sekretess som gäller den offentliga förvaltningen, t.ex. lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Avtalsparterna ska hemlighålla sådant material som de fått av varandra och som omfattas av sekretess eller i övrigt är konfidentiellt eller räknas som affärshemlighet och avstå från att använda det för andra syften än de som följer av detta avtal. Avtalsparterna har dock skyldighet att iaktta de ovannämnda be- stämmelserna om offentlighet och sekretess.

Med brott mot tystnadsplikt avses inte sådant överlåtande av uppgifter till myndigheter eller en annan instans som sker på grund av förpliktande bestämmelser av myndigheterna.

Avtalsparterna ser vardera för sin del till att gällande föreskrifter om sekretess, tystnadsplikt, datasekretess och om utlämnande av sekretessbelagda uppgifter följs när Tjänsten tillhandahålls. Dessutom ska Tjäns- teproducenten iaktta beställarens anvisningar vid behandlingen och arkiveringen av handlingar och upp- gifter.

Vid behandling av personuppgifter i tillhandahållandet av Tjänsten ska EU:s allmänna dataskyddsförord- ning (2016/679) beaktas så att Ministeriet och Tjänsteproducenten ingår ett särskilt avtal om de person- uppgifter som ska behandlas och om de villkor som gäller dessa.

Tjänsteproducenten ansvarar för att en enskild persons eller familjs hemlighet som denna har fått känne- dom om när Tjänsten tillhandahållits och i den avtalsenliga verksamheten inte yppas utan tillstånd.

Tjänsteproducenten får inte utan Ministeriets tillstånd överlåta sådana uppgifter till utomstående som kan vara sekretessbelagda eller personuppgifter i registerform. Tjänsteproducenten ansvarar för att alla de personer som deltar i tillhandahållandet av Tjänsten och de underleverantörer som anlitas iakttar dessa sekretessbestämmelser, och Tjänsteproducenten ska redogöra för sekretessbestämmelsernas innehåll för de anställda som utför Tjänsten.

Om Ministeriet kräver det ska Tjänsteproducenten upprätta en förteckning över de personer för Tjänste- producenten eller dess underleverantör som deltar i tillhandahållandet av Tjänsten och som har tillgång till Ministeriets material eller till känsliga uppgifter om Ministeriet eller en tredje person. Förteckningen ska uppdateras regelbundet.

Tjänsteproducenten får inte använda upphandlingsavtalet eller Ministeriets namn i marknadsföring utan Ministeriets samtycke. Om inte annat avtalats får Tjänsteproducenten dock använda avtalet som referens- uppgift när denna lämnar anbud för sådana upphandlande enheter som aves i upphandlingslagstiftningen.

Bestämmelserna om sekretess och konfidentialitet gäller även efter att avtalet löpt ut.

9. Sakkunnigresursernas tillgänglighet

Tjänsteproducentens ansvariga sakkunniga namnges i anbudet/projektplanen. Eventuell användning av andra sakkunniga ska avtalas separat med Ministeriet.

Tjänsteproducenten ska sörja för att de personer som utför uppgifterna är lämpliga i fråga om sin kom- petens och erfarenhet. Om Ministeriet inte är nöjd med en sakkunnig som Tjänsteproducenten anlitar, förbinder sig Tjänsteproducenten att på motiverade krav av Ministeriet utan dröjsmål byta ut en sakkunnig som saknar tillräcklig yrkeskunskap eller som i övrigt enligt Ministeriets motiverade uppfattning inte är lämplig för uppgiften i fråga.

Tjänsteproducenten har inte rätt att utan Ministeriets samtycke byta ut sakkunniga som

namnges i anbudet. Om en namngiven sakkunnig av skäl som är oberoende av Tjänsteproducenten inte kan delta i genomförandet av uppdraget i enlighet med avtalet, är Tjänsteproducenten skyldig att ersätta den sakkunniga med en annan sakkunnig med motsvarande kompetens och yrkeskunskap. Om Tjänste- producenten inte kan anlita en sakkunnig som Ministeriet godkänner, har Ministeriet rätt att säga upp

avtalet omedelbart i fråga om arbete som ännu inte utförts.

10. Äganderätt och immateriella rättigheter

De immateriella rättigheterna till slutresultaten, dokumentationen och de andra resultat som tas fram inom ramen för Tjänsten ägs av upphovsmannen. Allt material som överlåts till den andra Avtalsparten inom ramen för projektet före eller efter avtalet förblir överlåtarens egendom.

Ministeriet har oåterkallelig rätt att använda de resultat som tas fram inom ramen för Tjänsten. Nyttjan- derätten inbegriper rätt att använda, utnyttja och tillämpa resultaten av Tjänsten på önskat sätt, till ex- empel att duplicera resultaten och göra dem tillgängliga för allmänheten, i oförändrad eller förändrad form, som översättningar eller omarbetningar i andra verkslag eller på något annat sätt. Nyttjanderätten inbegriper rätt att överlåta nyttjanderätten till en tredje part. Ministeriet har dessutom rätt att överföra rättigheterna till den som eventuellt övertar Ministeriets uppgifter.

Tjänsteproducenten svarar för att det material som uppkommer som slutresultat inte kränker en tredje parts immateriella rättigheter som gäller i Finland. Den som har huvudansvar för genomförandet av Tjäns- ten svarar för att upphovsmännen till det material som uppkommer som ett slutresultat av Tjänsten över- låter sin nyttjanderätt till resultatet av arbetet så att rätten att använda arbetet i sin helhet kan överlåtas i den omfattning som anges ovan. Om det framställs yrkanden gentemot Ministeriet med grund i de im- materiella rättigheter som gäller användningen av det material som ingår i slutresultatet av arbetet, är Tjänsteproducenten skyldig att på egen bekostnad svara på yrkandena för Ministeriets del. Tjänsteprodu- centen svarar för att yrkandena eller förpliktelserna beträffande de immateriella rättigheterna till det material som hänför sig till forskningsresultaten inte orsakar Ministeriet rättegångskostnader eller skade- ståndskostnader eller övriga kostnader som ska betalas till en tredje part, eller några andra förpliktelser gentemot en tredje part.

Tjänsteproducenten har rätt att använda Ministeriets material i enlighet med avtalet för att utföra Tjänsten för Ministeriet.

11. Om Tjänsten fördröjs

Om en Avtalspart märker att den blir fördröjd i sin förpliktelse, eller bedömer att det sannolikt kommer att ske en fördröjning, ska Avtalsparten utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Avtalsparten om fördröj- ningen och hur den inverkar på fullföljandet av avtalet. Om Tjänsteproducenten blir fördröjd, ska denna så snabbt som möjligt meddela Ministeriet en ny tidpunkt för när Tjänsten kan utföras.

Med fördröjning av Tjänsten jämställs fördröjning av de uppgifter, de varor och den dokumentation om Tjänsten som förutsätts i avtalet.

Om Tjänsten fördröjs av skäl som beror på Tjänsteproducenten, har Ministeriet rätt till dröjsmålsvite. Ministeriet har rätt till dröjsmålsvite utan att behöva påvisa att Tjänsteproducentens fördröjning har orsa- kat Ministeriet skada. Om ingenting annat avtalats, är dröjsmålsvitet en (1) procent av den fördröjda tjänstens värde utan mervärdesskatt för varje påbörjad period på sju (7) dygn som Tjänsteproducenten överskrider den överenskomna leveransdagen. Dröjsmålsvite betalas för högst tio (10) veckor. Utöver dröjsmålsvite har Ministeriet rätt till skadestånd för den skada som Tjänsteproducentens fördröjning har orsakat på det sätt som avses i punkt 13.

Ministeriet har med anledning av fördröjningen rätt att avstå från att betala priset för Tjänsten. Ministeriet får dock inte hålla det belopp som uppenbart överskrider de anspråk som Ministeriet har rätt till med stöd av fördröjningen.

Avtalet kan hävas på grund av en väsentlig fördröjning i enlighet med punkt 12.

12. Oöverstigligt hinder

Såsom befrielsegrund (force majeure) betraktas sådan ovanlig händelse som förhindrar fullgörandet av avtalet som har inträffat efter att avtalet ingicks och som påverkar saken och som Avtalsparterna inte

hade orsak att beakta då avtalet ingicks och som är oberoende av Avtalsparterna, och vars hindrande inverkan inte kan avlägsnas utan oskäliga tilläggskostnader eller oskälig tidsförlust. En sådan händelse kan vara krig, uppror, inre oroligheter, myndighets tvångsrekvisition eller beslag för offentligt behov, im- port- eller exportförbud, naturkatastrof, avbrott i den allmänna samfärdseln eller energidistributionen, strejk eller annan arbetskonflikt eller eldsvåda eller annan till sina verkningar lika betydande och ovanlig, av Avtalsparterna oberoende omständighet.

En underleverantörs dröjsmål betraktas som befrielsegrund endast i det fall att dröjsmålet beror på hinder som avses i punkten ovan och underleveransen inte utan oskälig tidsförlust eller oskäliga kostnader kan utföras på annat håll.

Om uppfyllandet av förpliktelserna i avtalet fördröjs på grund av ett oöverstigligt hinder förlängs tiden för uppfyllandet av avtalsförpliktelserna i den mån som måste anses skälig med beaktande av alla omstän- digheter som inverkar på saken.

Avtalsparterna ska utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten om ett oöverstigligt hinder och likaså om att hinder inte längre föreligger och senast efter detta ska Avtalsparterna komma överens om hur detta inverkar på leveransen.

Bägge Avtalsparterna kan häva avtalet helt eller delvis om fullgörandet av avtalet på grund av ett oöver- stigligt hinder fördröjs med mer än fyra (4) månader.

13. Fel, prisavdrag och hävning av avtal

Om det finns ett fel i Tjänsten ska Ministeriet underrätta Tjänsteproducenten om felet inom skälig tid efter det att Ministeriet har upptäckt felet eller borde ha upptäckt felet. Tjänsteproducenten ska meddela Mini- steriet att felanmälan har mottagits och att åtgärder inletts senast 14 dagar efter att anmälan mottagits. Ministeriet har med anledning av felet rätt att avstå från att betala priset för Tjänsten. Ministeriet får dock inte hålla det belopp som uppenbart överskrider de anspråk som Ministeriet har rätt till med stöd av felet. Om det finns ett fel i Tjänsten ska Tjänsteproducenten på egen bekostnad utreda orsaken till felet och åtgärda det utan dröjsmål. I en felsituation har Tjänsteproducenten i första hand rätt att åtgärda eller förnya prestationen/det felaktiga resultatet. Tjänsteproducenten befrias från ansvar genom att visa att felet inte beror på någon omständighet som Tjänsteproducenten ansvarar för. Tjänsteproducenten har då rätt att debitera för utredning och åtgärdande av felet i enlighet med sin normala prissättning. Om det finns ett fel i Tjänsten har Ministeriet rätt att få prisavdrag av Tjänsteproducenten.

Ministeriet kan avbryta utbetalningen av ersättningar för Tjänstens kostnader och säga upp avtalet med omedelbar verkan om det har skett sådana förändringar i Tjänstens mål, framskridande, förhållanden eller bland Tjänsteproducentens personal att det inte längre kan anses vara ändamålsenligt att fortsätta Tjäns- ten. När Ministeriet avbryter genomförandet av Tjänsten av ovannämnda orsaker betalar Ministeriet den i beslutet fastställda andelen av Tjänstens faktiska kostnader fram till det att Tjänsten avbröts.

Vardera Avtalsparten kan häva avtalet helt eller delvis om den andra Avtalsparten väsentligt har brutit mot sina förpliktelser enligt avtalet eller om det är uppenbart att det kommer att ske ett väsentligt avtalsbrott. Som väsentligt avtalsbrott betraktas bl.a. att Tjänsten inte motsvarar det som avtalats och att ett fel eller de följder det har för Ministeriet är mer än ringa och att felet trots Ministeriets anmärkning inte åtgärdats eller att felen är återkommande. Som väsentligt avtalsbrott betraktas också att Avtalsparten i väsentlig grad är fördröjd i sin prestation eller att fördröjningarna är återkommande.

Ministeriet har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Tjänsteproducenten väsentligt bryter mot avtalsvillkoren (till exempel underlåter att inlämna begärda rapporter) eller om Tjänsteproducenten i sitt anbud har presenterat felaktiga uppgifter eller undanhållit omständigheter som kunde ha påverkat valet av Tjänsteproducenten som genomförare av Tjänsten.

Om Ministeriet häver avtalet är Avtalsparten på uppmaning av Ministeriet skyldig att helt eller delvis åter- betala det avtalsbelopp som denna har fått på basis av avtalet.

14. Skadestånd

Avtalsparten har rätt att få skadestånd för en direkt skada till följd av den andra Avtalspartens avtalsbrott till den del som skadebeloppet överskrider ett eventuellt avtalsvite eller en annan eventuell avtalad ersätt- ning. Avtalsparterna svarar inte för indirekta skador, om inte skadorna har orsakats uppsåtligen eller av grov oaktsamhet. Skadeståndets maximibelopp är det totala beloppet av den Tjänst som varit föremål för avtalsbrottet, om inte skadan har orsakats uppsåtligen eller av grov oaktsamhet. Den Avtalspart som kräver skadestånd ska framställa sitt yrkande inom sex månader från den tidpunkt då skadan kommit till Avtalspartens kännedom eller denna borde ha upptäckt skadan. Xxxxxxxx på skadestånd ska dock fram- ställas senast inom ett år efter att detta avtal upphört att gälla.

15. Avtalsändringar och överföring av avtal

Ändringar av detta avtal ska vara skriftliga och undertecknas av Avtalsparterna.

Här bör det anges om man vill göra det möjligt att i fråga om små ändringar avvika från projektplanen utan någon separat avtalsändring, t.ex. genom att den ansvariga tjänstemannen godkänner ändringen skriftligen per e-post.

Tjänsteproducenten har inte rätt att utan Ministeriets tillstånd ens delvis överföra detta avtal till tredje part. Ministeriet har rätt att överföra detta avtal till en sådan tredje part som övertar Ministeriets uppgifter i sin helhet eller delvis.

16. Tillämplig lag och tvistlösning

På detta avtal tillämpas finsk lag.

Eventuella tvister med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan avtals- parterna. Om förhandling inte leder till att tvisten löses, ska ärendet överlämnas till Helsingfors tingsrätt för avgörande.

17. Avtalsexemplar, datum och underskrifter

Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, ett för vardera Avtalsparten. Om Tjänsteproducenten är ett konsortium ska alla medlemmar i konsortiet underteckna avtalet eller bemyndiga huvudgenomföra- ren att underteckna avtalet på deras vägnar.

Statsrådets kansli Tjänsteproducenten

Helsingfors den       20xx  20xx

Namn Godkännare Namn

Tjänstebeteckning Ställning

Namn Föredragande Tjänstebeteckning

Bilagor

1. Anbudsförfrågan

2. Anbudet med bilagor inklusive projektplanen

3. Allmänna villkor för upphandling av forsknings- och utvecklingstjänster