Anbudsförfrågan Ärendenummer: Dnr: zA15.0013 Märkning: Anbud ny webbplats SSF Anbudet skall ha kommit in: 2015-05-29 Anbudet skall vara bindande Upphandlingsform: Förenklat förfarande enligt LOU
Ärendenummer: Dnr: zA15.0013
Märkning: Anbud ny webbplats SSF
Anbudet skall ha kommit in: 2015-05-29
Anbudet skall vara bindande
t. o. m: 2015-12-30
Upphandlingsform: Förenklat förfarande enligt LOU
Publicerad: På VISMA TendSign och på SSF:s webbplats: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
Upphandlare: Stiftelsen för Strategisk Forskning
Kungsbron 1, G7
Box 704 83
107 26 Stockholm
Förfrågningar: Förfrågningar: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
CPV-koder: 72413000-8, 72415000-2
Innehållsförteckning 2
1 Anbudsinbjudan 3
1.1 Upphandlande enhet 3
1.2 Om Stiftelsen för Strategisk Forskning 3
1.3 Vision och mål för nya webben 4
1.4 Målgrupp 4
1.5 Upphandlingens förutsättningar och begränsningar 4
1.6 Upphandlingsförfarande 4
1.7 Förfrågningsunderlaget 5
1.8 Frågor och svar 5
1.9 Anbudets form och inlämning 5
1.10 Anbudets giltighetstid 6
1.11 Avtalsperiod 6
1.12 Anbudspriser 6
1.13 Avtal 6
1.14 Sekretess 7
1.15 Dokumentförteckning 7
2 Krav på anbudsgivaren 8
2.1 Tekniska krav och krav på utförande 8
2.2 Ansvarsmatris 8
2.3 Beskrivning av förvaltning och drift 9
2.4 Tidplan för projektet 9
2.5 Registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter 9
2.6 Anbudsgivarens ekonomiska ställning 10
2.7 Anbudsgivarens förmåga och kapacitet 10
2.8 Sekretess 10
2.9 Uppdragsstart 10
2.10 Personella resurser 10
2.11 Referenser 10
2.12 Uppfyllda skallkrav 12
2.13 Kommersiella villkor 12
2.14 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandling 12
3 Utvärderingskriterier och prövning 12
3.1 Utvärderingskriterier 14
3.2 Prövning 14
3.3 Betygsummering och ranking 15
3.4 Upplysning om tilldelningsbeslut 15
1Anbudsinbjudan
Stiftelsen för strategisk forskning (SSF) ska upphandla en ny responsiv webbplats där innehållet migreras från den befintliga webbplatsen. Målet är att ha en estetisk, lättöverskådlig, lättnavigerade sida där besökare enkelt hittar vad de söker. Hemsidan skall vara byggd i wordpress.
SSF:s xxxx ska bland annat visa vilka utlysningar som finns att söka, guida i processen för att ansöka, berätta om SSF och visa upp svensk excellent forskning genom text, bild och film.
Stiftelsen för strategisk forskning bjuder nu intresserade och kvalificerade webbyråer att inkomma med anbud för att utveckla, förvalta och supporta den nya webbplatsen.
1.1Upphandlande enhet
Stiftelsen för Strategisk Forskning
Kungsbron 1, G7
Box 704 83
107 26 Stockholm
Organisationsnummer: 802017- 9191
1.2Om Stiftelsen för Strategisk Forskning
Stiftelsen för Strategisk Forskning, SSF, är en fri, oberoende forskningsfinansiär inom det offentliga forskningsfinansieringssystemet.
Enligt stadgarna ska SSF stödja forskning inom naturvetenskap, teknik och medicin. Den stödda forskningen ska hålla högsta möjliga kvalitet, men också kunna nyttiggöras inom svensk industri och samhället i övrigt.
SSF:s forskningsstöd är beroende av avkastningen på kapitalet.
Aktuella högprioriterade områden för SSF är:
Livsvetenskaperna (Life Sciences)
Bioteknik, medicinsk teknik och teknik för livsvetenskaperna (Life Science Technologies)
Materialvetenskap och materialteknologier (Materials Sciences & Technologies)
Informations-, kommunikations- och systemteknik, IKST (Informations-, Communications- & Systems Technologies)
Beräkningsvetenskap och tillämpad matematik (Computational Sciences and Applied Mathematics).
SSF har kontor i Stockholm på Kungsbron 1. Mer information om oss och våra pågående och avslutade forskningssatsningar finns på xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
1.3Vision och mål för nya webben
Den nya webbplatsen skall vara funktionell och lättnavigerad. Den bör få besökaren att stanna och tycka det är intressant. Den nya webbplatsen skall vara responsiv. Den bör vara modern, utan att för den delen följa modets nycker inom webbdesign.
Innehållet från den nuvarande webbplatsen skall migreras till den nya.
Innehållet på den engelska webbplatsen skall skalas ner till en väl fungerande webbplats, men minimalt behov av uppdateringar av innehåll.
1.4Målgrupp
Den primära målgruppen (de som använder webben) för stiftelsen utgörs av:
forskare, framförallt de verksamma inom medicin, teknik och naturvetenskap. Utländska forskare verksamma vid svenska universitet ingår också.
universitet och högskolarna, framförallt deras kommunikationsavdelningar
industri, näringsliv, klinik, forskningsinstitut och andra som kan dra nytta av och kapitalisera på forskningsresultaten
media
andra finansiärer, beslutsfattare och myndigheter
Sekundära målgrupper är:
övriga samhället, som studenter, ungdomar och allmänheten i stort.
1.5Upphandlingens förutsättningar och begränsningar
Utvecklande av den nya webbplatsen ska ske i en agil process där leverantören i samverkan med beställaren går igenom utseende, design och funktionalitet på webbplatsen.
1.6Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) med tillämpning av reglerna för förenklat förfarande.
Anbudsgivaren skall vara uppmärksam på att möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är begränsade.
1.7Förfrågningsunderlaget
Anbudsförfrågan kommer att annonseras på SSF:s webbsida, xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx samt på VISMA TendSign (xxxx://xxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxxx/). Anbudsgivaren hämtar anbudet via VISMA TendSign. Efter registrering på VISMA TendSign får anbudsgivaren tillgång till förfrågningsunderlag samt erhåller uppdateringar, frågor och svar via VISMA TendSign.
1.8Frågor och svar
Frågor från Anbudsgivaren skall ställas skriftligen senast 10 arbetsdagar före sista anbudsdagen (2015-05-18) via e-post till xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
Svar på frågor till SSF publiceras på VISMA TendSign senast 5 arbetsdagar före sista anbudsdagen (2015-05-25) samt kommuniceras via e-post till frågeställaren.
Anbudsgivare kan endast åberopa kompletterande upplysningar som begärts och besvarats skriftligt. Det är Anbudsgivarens eget ansvar att följa och bevaka SSF:s förtydliganden, korrigeringar rättelser och svar.
Samtliga skallkrav och instruktioner i denna anbudsförfrågan skall vara besvarade och följda för att anbudet skall anses vara korrekt. Bilaga 8, Anbudsformuläret, skall fyllas i och lämnas in som en del av anbudet.
1.9Anbudets form och inlämning
Anbud skall insändas i ett fysiskt original och en kopia senast 2015-05-29 klockan 14.00. Samtliga till anbudet tillhörande dokument och bilagor skall bifogas anbudet. Vid eventuella skillnader versionerna emellan kommer det fysiska originalet gälla.
Registrator
Stiftelsen för Strategisk Forskning
Box 70483
107 26 Stockholm
Anbud per fax eller e-post godtas inte!
Anbudet bör vara paketerat i slutet kuvert eller paket och märkt med ”Anbud ny webbplats SSF” följt av Dnr zA15.0013.
Anbudsgivaren skall följa anvisningarna i anbudsformuläret Bilaga 8, samt använda anbudsformuläret som tillhör detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ombeds begränsa anbudet till att omfatta endast de efterfrågade uppgifterna samt att eftersträva enkelhet i beskrivningar och underlag.
Anbud skall lämnas skriftligen och på samtliga delar av de efterfrågade tjänsterna i enlighet med Anbudsförfrågan.
Anbudet skall av firmatecknare för Anbudsgivaren signeras sist i Bilaga 8. Därmed accepteras samtliga krav i förfrågningsunderlaget.
Samtliga delar i anbudet skall vara skrivet på svenska.
SSF har mycket begränsade möjligheter att enligt XXX förtydliga och komplettera anbudet varför det är viktigt att anbudet innehåller efterfrågad och fullständig information. Anbudsgivaren behöver därför, innan anbudsinlämning, säkerställa att samtliga krav är uppfyllda.
Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för nerlagt arbete i samband med anbudsgivningen.
I det fall något av skallkraven ej uppfylls, kommer hela ansökan att förkastas.
Anbud som inkommer efter 2015-05-29 kommer ej behandlas.
1.10Anbudets giltighetstid
Anbudet skall vara giltigt till och med 2015-12-30. I de fall upphandlingen blir föremål för rättslig prövning, kan SSF komma att begära förlängning av anbudets giltighetstid.
1.11Avtalsperiod
Avtal skall tecknas för genomförande av programmet som skall slutföras senast 2016-01-29.
1.12Anbudspriser
Anbudspriser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl. moms. Ett fast pris per timme samt uppskattad tidsåtgång för de olika momenten som specificeras i anbudsformuläret, Bilaga 8 Anbudsformulär, 1.12 Anbudspriser, skall ges.
Om leverantören kan erbjuda hosting, förvaltning/drift, support och vidareutveckling kan en prisuppskattning anges i Bilaga 8, 1:13 Pris förvaltning/drift, support och vidareutveckling.
1.13Avtal
Avtal kommer att tecknas med en (1) anbudsgivare. Avtal är slutet när det är undertecknat av samtliga parter. Avsikten är att avtal kommer att tecknas under juni 2015.
1.14Sekretess
Anbud omfattas av absolut sekretess till dess tilldelningsbeslutet har meddelats. Efter att tilldelningsbeslut har meddelats är anbuden enligt huvudregeln offentlig handling. Anbudsgivaren kan i anbudet begära att viss uppgift i anbudet skall sekretesskyddas, men SSF är i sin sekretessprövning inte bunden av en sådan hemställan. Begäran om sekretess skall i förekommande fall anges för varje enskild del som anbudslämnaren önskar ska sekretessbeläggas. Generellt sekretessbeläggs inte offererade priser.
1.15Dokumentförteckning
Bilaga 1 Börkrav på ändringar från nuvarande webb
Bilaga 2 SSFs förslag på menyer och länktitlar
Bilaga 3 Kopplingar till och från Tekla
Bilaga 4 Redovisning av referensuppdrag (Gör egen bilaga)
Bilaga 5 Korta CV på personer som skall göra arbetet (Gör egen bilaga)
Bilaga 6 Design (Gör egen bilaga)
Bilaga 7 Sanningsförsäkran
Bilaga 8 Anbudsformulär
Bilaga 9 Kommersiella villkor
2Krav på anbudsgivaren
2.1Tekniska krav och krav på utförande
Den nya webbplatsen skall vara funktionell och lättnavigerad.
Det som fungerar på dagens webbplats skall också fungera på den nya webbplatsen. Därtill tillkommer börkraven i Bilaga 1.
Anbudsgivaren skall bifoga 1-2 enklare designskisser av SSF:s startsida (anbudsgivarens företagslogga skall inte finnas på dokumentet, detta för att en utvärderingsgrupp objektivt ska kunna utvärdera förslagen), samt preliminärt i grövre drag föreslå hur xxxx-förslagen skall byggas (wireframes/navigering). Detta bifogas i Bilaga 6 Design.
Det skall ingå två korrekturrundor på design och wireframes
Utvecklingen skall ske i en agil process.
Bilaga 2 är vår skiss på vad som finns idag och vad vi vill ha med. Denna kan användas som grund när leverantören börjar bygga navigering. Detta förväntar vi oss att leverantören kommer att sätta i detalj i workshops med SSF. Det kommer också att tillkomma funktionalitet i samarbetet mellan beställaren och leverantörer i den agila processen av den nya webbplatsen.
Det är viktigt att den nya webbplatsen skall vara responsiv i mobil och läsplatteformat. Webbplatsen skall fungera i Google Chrome, Internet Explorer 9.0, Firefox och Safari. Äldre webbläsare skall visa samma innehåll, men utseendet kan variera något.
Webbplatsen ska vara tillgänglig för alla och därför följa WAIs riktlinjer WCAG 2.0 och de officiella riktlinjerna för hur man bör arbeta med webbplatser inom offentlig sektor i Sverige xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Webbplatsen skall kunna anlyseras med Google Analytics.
Befintliga kopplingar till Tekla skall fungera på den nya webbplatsen, se Bilaga 3.
Innehållet från den nuvarande webbplatsen skall migreras till den nya.
Innehållet på den engelska webbplatsen skall skalas ner till en väl fungerande webbplats, men minimalt behov av uppdateringar av innehåll.
Webbplatsen skall testas i en säker miljö innan den publiceras.
2.2Ansvarsmatris
Ansvarsuppdelningen inom projektet skall vara enligt tabellen:
Uppgift/Ansvar |
SSF |
Leverantör |
Projektledning |
X |
X |
Work shops/Korrundor |
|
X |
Tillgänglighet att svara på frågor |
X |
|
Grafisk profil |
X |
|
Webbdesign |
|
X |
Wireframes navigering |
|
X |
Webb utveckling |
|
X |
Texter till Webb |
X |
|
Funktionella tester |
|
X |
Användartester och acceptanstester |
X |
|
Buggrättning |
|
X |
Driftsättning (i molnet) |
|
X |
2.3Beskrivning av förvaltning och drift
Anbudsgivaren skall beskriva och ge förslag på hur förvaltning och drift ska skötas.
2.4Tidplan för projektet
Anbudsgivaren skall bifoga en tidplan med specificerade delleveranser som säkerställer att utförande sker i en agil process. Anbudsgivaren skall kunna påbörja uppdraget 2015-09-01 och slutleverans senast 2016-01-29.
2.5Registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter
Anbudsgivaren skall uppfylla lagenligt ställda krav, avseende sina registrerings- skatte- och avgiftsskyldigheter.
Till anbudet skall bifogas följande:
Ha F-skattesedel
Ett registreringsbevis från Bolagsverket som inte får vara äldre än
sex (6) månader räknat från sista anbudsdagen.
Sanningsförsäkran undertecknad av firmatecknare för företaget.
(Bilaga 7)
SSF kontrollerar att Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter genom att begära in uppgifter från Skatteverket. Utländska anbudsgivare eller underleverantörer måste till anbudet bifoga dokument som visar att de uppfyller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
2.6Anbudsgivarens ekonomiska ställning
Anbudsgivaren skall ha erforderlig ekonomisk stabilitet för att fullgöra uppdraget. I anbudet skall, i de fall sådan upprättats, ingå en bifogad kopia av den senaste fastställda årsredovisningen inklusive den undertecknade revisionsberättelsen eller i annat fall andra dokument som kan bevisa anbudslämnarens ekonomiska ställning såsom t ex balansräkning och resultaträkning eller intyg från väletablerat kreditvärderingsinstitut.
SSF beslutar om anbudsgivaren uppfyller kravet på en tillräckligt stabil ekonomisk kapacitet och förbehåller sig rätten att i detta syfte efterfråga ytterligare information. SSF kan komma att ta kreditupplysning på anbudsgivare.
2.7Anbudsgivarens förmåga och kapacitet
Anbudsgivaren skall ha förmåga och kapacitet att utföra uppdraget i den omfattningen och komplexitet som beskrivs i denna anbudsförfrågan.
Anbudsgivaren skall:
Ha bred praktisk erfarenhet av att designa och producera webbplatser
Ha förståelse för en forskningsfinansiärs specifika behov med en hemsida
2.8Sekretess
Den anbudsgivare som utses att genomföra uppdraget har tystnadsplikt och skall förvara allt arbetsmaterial i sin ägo. Utföraren av uppdraget äger inte rätt att lämna ut material till tredje part utan stiftelsens medgivande.
2.9Uppdragsstart
Anbudsgivaren skall kunna påbörja uppdraget 2015-09-01.
2.10Personella resurser
Korta CV på de personer som skall göra arbetet skall lämnas, bilaga 5. Dessa personer skall vara de samma vid anbudets inlämnande som vid avtalets tecknande och skall sedan också utföra uppdraget.
2.11Referenser
Anbudsgivaren skall tillhandahålla redovisning av två (2) för denna upphandling relevanta referensuppdrag.
Referensuppdragen skall redovisas i Bilaga 4 ”Redovisning av referensuppdrag” Kontaktuppgifter för den aktuella kunden där referensuppdragen utförts skall lämnas i anbudsformuläret. Notera att referenserna bör vara tillgängliga under veckorna efter sista ansökningsdag för att SSF skall kunna ställa frågor till dem.
2.12Uppfyllda skallkrav
Anbudsgivaren skall bekräfta att man kan leverera i enlighet med samtliga skallkrav, se Bilaga 8, 2.12.
2.13Kommersiella villkor
De kommersiella villkor som specificeras i Bilaga 9 ska följas.
2.14Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandling
Efter anbudstiden utgång sker prövning av Anbudsgivaren. Prövningen sker mot de kvalificeringskrav som ställs på Anbudsgivaren enligt nedan samt övriga administrativa krav i denna upphandling.
Anbudsgivaren kommer att uteslutas om förhållandet enligt 10 kap 1 § LOU föreligger (om SSF får kännedom om att Anbudsgivaren enligt en lagakraft vunnen dom är dömd för brott som bl.a. innefattar bestickning, bedrägeri, penningtvätt).
Anbudsgivaren kan även uteslutas om förhållanden enligt 10 kap 2 § LOU föreligger (bl.a. konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarliga fel avseende yrkesutövningen) samt registrering-, skatte- och avgiftsskyldighet eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter lämnats).
De anbudsgivare som uppfyller samtliga krav i anbudsförfrågan och ej utesluts i enlighet med 10 kap 1-2 § LOU har kvalificerat sig för anbudsprövning.
3Utvärderingskriterier och prövning
Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud sker i 3 steg enligt följande.
I steg 1 genomförs en granskning och kontroll av att anbudet lämnats in i enlighet med redovisade förutsättningar och skallkrav. (bilagor, märkning, kommit in i tid etc.)
I steg 2 genomförs prövning av att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs på denne enligt avsnittet krav på anbudsgivaren i anbudsformuläret Bilaga 8.
I steg 3 sker en utvärdering av anbudet enligt punkt 3.1 Utvärderingskriterier.
3.1Utvärderingskriterier
-
Kriterium
Vikt
Design och referenser
40%
Projektleveransförmåga (Struktur, bemanning)
30%
Pris ny webbplats
30%
3.2Prövning
Kriterium 1 bedöms i en arbetsgrupp bestående av några av SSF:s medarbetare som använder webbplatsen ur olika aspekter. Underlag är Anbudsgivarens 1-2 enklare designskisser av SSF:s startsida (anbudsgivarens företagslogga bör inte finnas på dokumentet, detta för att utvärderingsgruppen objektivt ska kunna utvärdera förslagen), samt beskrivningen av hur webb-förslagen skall byggas (wireframes/navigering). Detta bifogas i Bilaga 6 Design.
De två (2) för denna upphandling relevanta referensuppdragen som redovisas i Bilaga 4 ”Redovisning av referensuppdrag” är också det underlag för poängsättning för Kriterium 1.
För Kriterium 2 kommer projektleveransförmåga och utförande att bedömas. Anbudslämnarens beskrivning av genomförandet, hur tekniska krav uppfylls, cv:n på de personer som kommer att genomföra uppdraget hos anbudsgivaren, anbudsgivarens förmåga och kapacitet och Börkraven i Bilaga 1 kommer att betygsättas.
För kriterium 3, Pris, betygsätts kostnaden i anbudsformuläret 1.12 Anbudspriser.
Betygsättning sker enligt en 6-gradig skala enligt följande:
6 - 5 Utmärkt
Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning på en utmärkt nivå uppfyller kriterierna och ger betydande mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett mycket tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågas. Anbudsgivaren har en djup förståelse för det som efterfrågats.
4 - 3 Bra
Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning delvis uppfyller kriteriet och bedöms tillföra en god kvalitet. Anbudsgivaren beskriver på en fullgod nivå det som efterfrågats. Beskrivningar har ett antal brister, godtagbar förståelse finns för det som efterfrågats.
2 - 1 Inget utmärkande
Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning har tydliga brister i jämförelse med efterfrågat kriterium. Anbudsgivaren beskriver det som efterfrågats på en mindre utmärkande nivå.
0 Otillräckligt
Uppdragsbeskrivning på en otillräcklig nivå.
I kriterium 3 får det anbud med lägst pris 6 poäng och de övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln (lägsta pris/aktuellt pris) * 6.
Vid behov kommer SSF välja ut de bäst rankade (max 3) anbudsgivarna att kallas till intervju. Intervjuerna kommer i det fall de genomförs poängsättas enligt skalan 1-4 där 4 är mycket bra och 1 är bristfälligt.
3.3Betygsummering och ranking
Varje erhållet delbetyg avseende kriterium 1-3 viktas med angiven procentsats. Dessa viktade delbetyg summeras för att erhålla en totalsumma enl. formeln ”(Betyg kriterium 1 * 0,40)+ (Betyg kriterium 2 * 0,30)+ (Betyg Kriterium 3 * 0,30) = Slutpoäng
3.4Upplysning om tilldelningsbeslut
Samtliga anbudsgivare kommer att meddelas via e-post om vem som tilldelats kontraktet. Beslutet kommer också att publiceras på SSF:s hemsida xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx. Målet är att tilldelningsbeslut skall publiceras under juni 2015.
1
Box 70483, 107 26 Stockholm Besöksadress: Kungsbron 1, G7
Tel: 00-000 000 00 Fax: 00-000 000 00 E-post: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
