Formas generella villkor för beviljade medel till forskning, utveckling och innovation

Formas generella villkor för beviljade medel till forskning, utveckling och innovation

Dessa villkor har fastställts av Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande (Formas) den 1 november 2018 och ska tillämpas såvida inte annat följer av beslut, särskilda villkor eller utlysningstext. Villkoren gäller för beviljade medel som beslutats från och med den 1 november 2018.

Rätt till beslutade medel förutsätter att Formas erhåller erforderliga anslag från regeringen.

Definitioner

Medelsförvaltare Juridisk person som är godkänd av Formas som mottagare av medel till forskning,

utveckling, eller innovation.

Projekt Verksamhet som stöds av medel som beviljats av Formas.

Projektledare Xxxxxx eller juridisk person som är ansvarig för ansökan till Formas och som ansvarar för att planera och genomföra projektet.

Villkor Samtliga villkor som gäller för beviljade medel, dvs. dessa generella villkor eller sådana villkor som följer av beslut, särskilda villkor eller utlysningstext.

1. Beslut om beviljande av medel

Formas beslut om beviljande av medel gäller från och med den dag medelsförvaltare och projektledare, genom signering i Formas ansökningssystem, accepterar beslutets villkor. Villkoren för beslutet gäller till och med den dag då den slutliga återrapporteringen har godkänts av Formas och, i förekommande fall, outnyttjade medel har återbetalats. Oaktat detta har Formas rätt att genomföra granskning av underlag enligt vad som föreskrivs i avsnitt 5.

2. Åtaganden

2.1. Xxxxxx för att forskningen bedrivs i enlighet med svensk lag och tillämpliga internationella regelverk

Medelsförvaltare ansvarar för att den forskning som utförs inom projektet bedrivs i enlighet med tillämplig svensk lagstiftning och tillämpliga internationella regelverk.

2.2. Arbetsgivarförhållande och anställningsvillkor

Projektledaren ska vara anställd av medelsförvaltaren, om inte Formas och medelsförvaltaren kommer överens om annat. Om projektledaren har en annan arbetsgivare ska denne godkänna projektledares åtaganden.

2.3. Utrustning

Med undantag för vad som anges i 4.4. är medelsförvaltare ägare till utrustning och andra inventarier som anskaffats till projekt med medel från Formas. Utrustningen ska disponeras för projektet så länge projektet pågår.

2.4. Publicering

2.4.1. Vetenskapliga tidskrifter

Projektledare svarar för att projekts forskningsresultat ska publiceras i vetenskapliga tidskrifter med internationell räckvidd eller göras tillgängliga på annat motsvarande sätt.

2.4.2. Avtal med kommersiell aktör och fördröjning av publicering på grund av ansökan om patent

Avtal med kommersiell aktör eller annan intressent får inte inskränka möjligheten att publicera resultatet. Ett sådant avtal får inte heller fördröja publiceringen i mer än två månader. Om syftet är att möjliggöra en ansökan om patent som, helt eller delvis, grundats på forskningsresultatet får dock en fördröjning av publicering uppgå till högst fyra (4) månader.

2.4.3. Öppen tillgång (Open Access)

Projektledare svarar för att projekts forskningsresultat ska göras öppet tillgängliga inom sex (6) månader efter publicering.

Om publicering sker genom parallellpublicering i öppna institutionella arkiv ska deposition av projekts forskningsresultat ske vid publiceringstillfälle och göras öppet tillgängliga inom sex (6) månader.

Formas kan medge förlängning av tiden för sådant tillgängliggörande upp till tolv (12) månader, under förutsättning att projektledare kan uppvisa en tydlig dokumentation om att rimliga ansträngningar har gjorts för att uppfylla kravet på publicering inom sex (6) månader.

Öppet tillgängliggörande gäller för forskningsresultat i vetenskapligt bedömda texter som har publicerats i tidskrifter och konferensrapporter. Skyldigheten att öppet

tillgängliggöra forskningsresultat gäller inte monografier och bokkapitel.

Om den som ska publicera har betalat en avgift för öppet tillgängliggörande ska publiceringen ske med Creative Commons CC BY-licens.

2.4.4. Spridning utanför vetenskapssamhället

Projektledare svarar för att projekts forskningsresultat som är av allmänt intresse ska spridas till mottagare även utanför vetenskapssamhället.

2.4.5. Formas ska anges som finansiär

Projektledare svarar för att, vid publicering och annan spridning av projekts forskningsresultat, ange att forskningen bedrivits med medel från Formas. Vid publicering av vetenskapliga originalartiklar ska Formas diarienummer för beslut om beviljande av medel anges under rubriken ”Acknowledgements” eller motsvarande.

2.4.6. Formas rätt att sprida information

Formas får informera om forskning samt mångfaldiga och sprida hela eller delar av resultat från forskning eller annan verksamhet som Formas finansierar under förutsättning att uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) inte röjs.

2.5. Tillgång till forskningsmaterial

På Formas begäran ska Formas, för vetenskaplig granskning, få tillgång till det fullständiga forskningsmaterial som hör till projekt som Formas finansierar.

2.6. Information om andra forskningsmedel

Projektledare ska omedelbart meddela Xxxxxx om medel från annan finansiär erbjuds eller erhålls för samma ändamål som projektet avser. Av redovisningen till Xxxxxx ska framgå i vilken utsträckning annan finansiär kan påverka genomförande, analys, tolkning och redovisning av projektets forskningsresultat och finansiella förutsättningar. Det ska även framgå vem som kommer att förfoga över projektets forskningsresultat. Formas får ändra beslut om att bevilja medel baserat på ny information om att projektet erhåller medel från annan finansiär.

2.7. Övriga åtaganden

Medelsförvaltare ska

• ta emot och förvalta de beviljade medlen,

• i egenskap av arbetsgivare för projektledare tillse att denne kan disponera egen och andra anställdas arbetstid i den utsträckning som krävs för att projektet ska kunna genomföras enligt den projektplan som getts in till Formas, vilket även inkluderar publicering av resultaten av forskningen,

• ansvara för att projektledare och xxxxx berörd personal får tillgång till lokaler, utrustning och andra resurser som krävs för projektets genomförande,

• ansvara för att den forskning, utveckling och innovation som bedrivs inom projektet inte har kommersiella bindningar som påverkar dess objektivitet, oberoende eller öppenhet,

• lämna in ekonomisk rapportering i enlighet med Formas anvisningar,

• ansvara för att medlen används enligt de villkor som gäller för de beviljade medlen samt svara för administration av verksamheten.

Projektledare ska

• ha det vetenskapliga ansvaret för projektet så som det beskrivits i ansökan till Formas med avseende på objekt och metod. I ansvaret ingår att planera och genomföra projektet enligt den till Formas ingivna projektplanen, dock med de justeringar som kan krävas om Formas beviljande av medel understiger sökt belopp,

• ansvara för att projekt, del av projekt eller på annat liknande sätt bestämd forskning, inte påbörjas innan erforderliga tillstånd och godkännanden erhållits,

• tillse att etiska principer och god forskningssed (VR1708 God forskningssed) efterlevs,

• ansvara för att vetenskaplig återrapportering lämnas in enligt Xxxxxx anvisningar.

3. Finansiella bestämmelser

3.1. Rapportering och redovisning

Medelsförvaltare ska redovisa direkta och indirekta kostnader i enlighet med medelsförvaltarens gängse redovisningsprinciper och god redovisningssed.

Medelsförvaltare ska tillhandahålla den information och de uppgifter som Formas efterfrågar i samband med uppföljning och utvärdering av forskning, utveckling och innovation, såväl under pågående som efter avslutad utbetalningsperiod. Redogörelser och rapporter avseende projektet ska lämnas i den ordning som anges i beslutet om beviljande av medel eller när Xxxxxx begär det.

Formas avvisar nya ansökningar om medel från projektledare som inte, för tidigare avslutade projekt, inkommit med slutlig ekonomisk återrapportering enligt vad som anges i 3.3. eller 4.2.

De utbetalda medlen får inte användas till stipendium, om inte annat framgår av beslutet.

3.2. Utbetalningsperiod och dispositionsrätt

I Formas beslut framgår under vilken tidsperiod projektmedel kommer att betalas ut liksom hur länge medlen får disponeras. Om inte annat anges i beslutet får medel disponeras i ett (1) år efter utbetalningsperiodens utgång. Om särskilda skäl föreligger kan, efter ansökan, ytterligare förlängning av rätten att disponera utbetalade medel beviljas. En sådan begäran ska innan dispositionstidens utgång, men efter utbetalningsperiodens utgång, ges in av medelsförvaltare och projektledare gemensamt i Formas ansökningssystem. Till ansökan om förlängd dispositionsrätt ska bifogas en motivering för att

styrka särskilda skäl, uppgift om ännu inte utnyttjade medel samt en översiktlig plan för hur projektet kommer att slutföras. Förlängning av dispositionstiden är inte möjlig inom alla utlysningar även om särskilda skäl föreligger.

Projektmedel ska disponeras för att genomföra projektet på det sätt som har angetts i ansökan om medel som lämnats till Formas, dock med de justeringar som kan komma att krävas om Formas beviljande av medel understiger sökt belopp. Vidare ska medlen disponeras i enlighet med villkoren för beslutet. För mer betydande ändringar av medlens disposition, krävs en gemensam skriftlig framställning till Formas från medelsförvaltare och projektledare. En sådan framställan ska göras i samband med att behov av ändring uppstår. Formas kan efter prövning och inom ramen för beslutet om beviljande av medel medge ändringar.

3.3. Slutlig ekonomisk återrapportering

Medelsförvaltare ska lämna slutlig ekonomisk återrapportering senast tre (3) månader efter dispositionstidens slut. Formas avvisar ansökningar om nya medel från projektledare om medelsförvaltare inte inom utsatt tid inkommit med slutredovisning för tidigare projekt som projektledare har haft planerings- och genomförandeansvar för.

Formas kan besluta att slutlig ekonomisk återrapportering ska lämnas vid annan tidpunkt. Ett sådant beslut anger avstämningsdatum och delges medelsförvaltare minst tre

(3) månader före avstämningsdag.

Om projektet avbryts i förtid gäller särskilda bestämmelser enligt vad som anges i 4.2.

3.4. Återbetalning av överskott

Outnyttjade medel som redovisas i den slutliga ekonomiska återrapporteringen ska återbetalas enligt underlag från Formas inom trettio (30) dagar från den dag då underlaget har mottagits.

Ett överskott motsvarande maximalt ett halvt prisbasbelopp får behållas och användas för forskningsändamål liknande det som medlen avsåg. Om överskottet överstiger ett halvt prisbasbelopp ska det återbetalas i sin helhet.

4. Förtida avslut av projekt

4.1. Hinder mot genomförande

4.1.1 Svårigheter att genomföra projektet

Om projektet inte kan genomföras enligt plan och avvikelsen inte är obetydlig ska medelsförvaltare omgående underrätta Formas om detta. Detsamma gäller om utrustning, för vars inköp beviljats medel, inte kan anskaffas. Medelsförvaltare ska i detta fall även redovisa hur det projektet för vilken utrustningen var avsedd påverkas av att utrustningen inte kunnat anskaffas. Formas och medelsförvaltare ska, efter samråd med projektledare, komma överens om hur den uppkomna situationen ska hanteras.

4.1.2. Förändrade förhållanden för projektledare

Om projektledare inte längre kan genomföra ett projekt ska medelsförvaltare omedelbart anmäla detta till Formas. Formas kan efter ansökan av medelsförvaltare pröva frågan om byte av projektledare.

Beslut om att projekt ska erhålla fortsatt finansiering eller avslutas fattas av Formas efter samråd med medelsförvaltare och, där så är möjligt, med projektledare. Om skälet till förändringen är att projektledare kommer att övergå till anställning hos en annan godkänd medelsförvaltare kan Formas besluta att projektet byter medelsförvaltare och att projektet drivs vidare hos den nya medelsförvaltare med samma projektledare. Innan sådant beslut fattas ska samråd om villkor för flyttning ske med berörda medelsförvaltare.

4.2. Slutlig ekonomisk återrapportering

Om Xxxxxx beslutar att avbryta utbetalning av medel eller om projekt avbryts i förtid av annat skäl ska slutlig ekonomisk återrapportering ske senast tre (3) månader efter den dag Formas, medelsförvaltare och projektledare kommit överens om att projektet ska upphöra eller då endera av dessa ensidigt fattat ett sådant beslut.

4.3. Återbetalning av outnyttjade medel

Medelsförvaltare ska återbetala medel som inte har använts till kostnader inom ramen för projektet till Xxxxxx senast trettio (30) dagar efter att Xxxxxx har mottagit den slutliga ekonomiska återrapporteringen.

4.4. Utrustning

Vid förtida avslut av projekt kan Formas efter samråd med berörda medelsförvaltare besluta att utrustning som anskaffats med stöd av medel från Formas ska överlämnas till Formas eller till annan medelsförvaltare.

4.5. Avvecklingskostnader

Om Xxxxxx beslutar att avbryta utbetalning av ett medel och detta inte beror på åsidosättande av villkor ska Formas och medelsförvaltare komma överens om hur skäliga avvecklingskostnader ska finansieras.

5. Revision

Formas eller den/de personer som Formas utsett, exempelvis en revisor, har rätt att under projektets gång eller efter att projektet avslutats granska den bokföring och redovisning som hör till projekt finansierade av Formas. Medelsförvaltare ska för detta ändamål, på egen bekostnad, ge den som ska genomföra revisionen fullständig insyn i projektet, bland annat genom att tillhandahålla kopior av samtliga verifikationer avseende utgifter och inkomster som hänför sig till projektet. Denna rätt gäller i tio (10) år från dagen för beslut om beviljande av medel, dock minst i fem (5) år från det att slutrapporten har inkommit till Formas.

6. Åtgärder vid åsidosättande av villkor m.m.

6.1. Anmodan att uppfylla villkor

Om villkoren för de beviljade medlen har åsidosatts och denna brist enkelt kan avhjälpas kan Formas anmoda medelsförvaltare att tillse att villkoren för de beviljade medlen uppfylls inom viss tid. Formas kan i sådana fall begära att medelsförvaltare kommer in med en åtgärdsplan till Formas av vilken det ska framgå vilka åtgärder som kommer att vidtas för att uppfylla villkoren och när detta kan ske. Formas prövar om åtgärdsplanen kan godkännas eller om medelsfördelningen istället ska avbrytas.

6.2. Avbrytande av utbetalning

Formas kan besluta att helt eller delvis avbryta utbetalning av beviljade medel om

• medelsförvaltare eller projektledare genom att lämna oriktiga uppgifter, utelämnat uppgifter eller på något annat sätt förorsakat att medlen har beviljats felaktigt eller med ett för högt belopp,

• medel av något annat skäl beviljats felaktigt eller med ett för högt belopp och mottagaren borde ha insett detta,

• underlåtenhet att under projektets gång rapportera sådana nya omständigheter som enligt villkoren ska rapporteras,

• det finns kommersiella bindningar som påverkar projektets objektivitet, oberoende och/eller öppenhet,

• återrapportering inte gjorts enligt Xxxxxx anvisningar,

• ekonomiska oegentligheter förekommit,

• oredlighet i forskning eller annat oetiskt handlande har förekommit,

• projektledare genom sitt handlande eller av annan anledning visat sig klart olämplig att planera och genomföra projekt som uppbär medel från Formas, eller

• villkoren för de beviljade medlen i övrigt inte har uppfyllts.

Formas kan besluta att tillfälligt stoppa utbetalningar av beviljade forskningsmedel under pågående utredning om oetiskt handlande eller annan anledning som kan föranleda att Formas avbryter utbetalning av beviljade medel.