Generella villkor för bidrag inom Rymdstyrelsens forskningsprogram
GENERELLA VILLKOR | |
2024-02-23 | Dnr 2024-00075 |
Generella villkor för bidrag inom Rymdstyrelsens forskningsprogram
Version: 2024-02-23
Definitioner
I dessa villkor används följande definitioner med nedan angiven betydelse:
Medelsförvaltare ‒ En juridisk person som är mottagare av bidraget. Projektledare ‒ Den person som ansvarar för att planera och genomföra projektet. Sökande ‒ Den person som ansöker om bidrag hos Rymdstyrelsen.
Projekt ‒ De verksamheter som omfattas av bidraget.
Villkor ‒ Samtliga villkor som är en del av bidragsbeslutet.
1. Rymdstyrelsens beslut
1.1 Bidragsbeslut
Rymdstyrelsens beslut om bidrag gäller från och med den dag när medelsförvaltaren och projektledaren, genom digital signering, har accepterat villkoren för bidraget.
Rymdstyrelsen äger rätt att ompröva bidraget om digital signering enligt ovan inte skett inom 30 dagar från utfärdandet av bidraget och dess villkor. Villkoren för bidragsbeslutet gäller till och med den dag då obligatorisk rapportering har godkänts av Rymdstyrelsen och, i förekommande fall, outnyttjade medel har återbetalats.
Rymdstyrelsens beslut i bidragsärenden kan inte överklagas. Beslut om bidrag gäller under förutsättning att Rymdstyrelsen anvisas de medel som föreslås av regeringen. Vid kraftigt försämrad finansiell handlingsfrihet äger Rymdstyrelsen rätt att ompröva
Postadress | Besöksadress | Telefon | Webbplats | |
Box 4006 | Xxxxxxxxxxxxx 0, Xxxxx | 08-40 90 77 00 | xxxxxxxxxxxxx.xx | |
SE-171 04 SOLNA, Sverige | Solna, Sverige | Telefax | ||
00-000 00 00 |
bidragsbeslutet. Om beslutsinformation tillgängliggjord genom Prisma strider mot Rymdstyrelsens undertecknade beslut eller är uppenbart felaktig så äger Rymdstyrelsen rätt att justera felaktigheter.
1.2 Utbetalningar
Utbetalning av bidrag sker till medelsförvaltaren enligt den preliminära utbetalningsplan som anges i beslutet. Kompensation för ökade kostnader medges normalt inte. För projekt där Rymdstyrelsen ingått separat avtal med tredje part om leveranser från projektet kan dock separat äskande göras om extra medel.
Bidraget utbetalas av Rymdstyrelsen enligt de villkor som gäller för Rymdstyrelsens disposition av medel. Vid förseningar om mer än 6 månader i utnyttjandet av medlen äger Rymdstyrelsen rätt att anpassa betalningsprofilen över åren till projektets behov.
1.3 Tvister
Eventuellt uppkommen tvist om tolkningen eller tillämpningen av stipulerade villkor skall hänskjutas till skiljemän enligt gällande lag om skiljeavtal.
2. Genomförande av forskningsprojektet
2.1 Ansvar för att forskningsprojektet bedrivs i enlighet med svensk rätt
Projektledaren och medelsförvaltaren ansvarar för att forskningen bedrivs i enlighet med gällande svensk rätt, bl.a. lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor, personuppgiftslagen (1998:204), tillämpliga registerförfattningar och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
2.2 Arbetsgivarförhållanden och anställningsvillkor
Projektledaren ska vara anställd hos den medelsförvaltare som anges i ansökan om inte Rymdstyrelsen och medelsförvaltaren kommit överens om annat. För att Rymdstyrelsen ska betala ut bidraget till annan medelsförvaltare än projektledarens arbetsgivare måste den arbetsgivare som projektledaren är anställd hos godkänna projektledarens åtaganden enligt beslutet.
Projektledarens rättigheter och skyldigheter enligt dessa villkor kan inte utan Rymdstyrelsens medgivande överföras på annan person.
2.3 Utrustning
Med undantag för vad som anges i avsnittet om förtida avveckling, har medelsförvaltaren äganderätten till utrustning och andra inventarier som anskaffats till ett projekt med bidrag från Rymdstyrelsen. Utrustningen ska disponeras för projektet så länge projektet pågår.
Det förvaltande organet svarar för bokföring, avskrivning och inventarieregistrering av utrustningen i fråga. Tullfrihet bör sökas för större inköp av apparatur och instrument från utlandet med forskningsbidraget.
2.4 Rapportering
Medelsförvaltaren ansvarar för att tillhandahålla den information och de uppgifter som Rymdstyrelsen efterfrågar i samband med uppföljning och utvärdering av projektet, såväl under pågående som efter avslutad bidragsperiod.
Redogörelser och rapporter avseende projektet ska lämnas i den ordning som anges i bidragsbeslutet eller när Rymdstyrelsen särskilt begär det.
2.5 Publicering av resultat
Projektledaren har det vetenskapliga ansvaret för den forskning som har beviljats bidrag. I ansvaret ingår att se till att resultaten av forskningsarbetet publiceras i vetenskapliga tidskrifter med internationell räckvidd eller görs tillgängliga på annat motsvarande sätt. De publikationer som resulterar från forskning som helt eller delvis finansierats av Rymdstyrelsen ska finnas fritt tillgängliga för alla, utan fördröjning.
Kravet gäller alla typer av vetenskapliga publiceringar av originalresultat. Publicering ska ske med en licens som tillåter att andra kan ta del av och använda forskningsresultaten. Licensen som bör användas är CC-BY1, en standardlicens som flera internationella organisationer rekommenderar. Licensen innebär dels att alla som använder, bearbetar eller sprider forskningsresultaten måste uppge upphovsman, dels att forskare behåller rätten att sprida sin egna forskning.
Projektledaren får inte ingå avtal med någon kommersiell aktör eller annan intressent om ett sådant avtal skulle inskränka projektledarens möjligheter att publicera resultatet av den forskning som bedrivs med bidrag från Rymdstyrelsen. Ett sådant avtal får inte heller fördröja publiceringen i mer än två månader. En fördröjning får dock uppgå till
1 xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/
högst fyra månader om syftet är att möjliggöra en ansökan om patent grundat, helt eller delvis, på ovan avsedda forskningsresultat.
Projektledaren ska kommunicera sin forskning utanför vetenskapssamhället med målgruppsanpassad information.
2.6 Öppen data och datahanteringsplan
Du som beviljas bidrag från Rymdstyrelsen behöver ta fram en datahanteringsplan om din forskning genererar forskningsdata. Planen ska beskriva hur data som samlas in och/eller skapas kommer att hanteras under forskningens gång och hur den ska tas om hand efteråt. Vetenskapsrådet har en mall för datahanteringsplan som kan användas.
Vid deltagande i rymdprojekt där annan part är huvudansvarig (tex. ESA) för rymdprojektet och denna part ansvarar för och har en plan för arkivering och tillgängliggörande av data, så ska projektledaren tillse att denna plan följs för data som projektledaren har kontroll över (t.ex. data från egenutvecklat instrument).
Om den andra partens plan uppfyller ”så öppet som möjligt, så begränsat som nödvändigt” samt FAIR-principerna behövs inte någon ytterligare plan.
Rymdstyrelsen äger rätt att avbryta projekt som inte uppvisar en godtagbar plan för öppen tillgång till data eller om projektledaren underlåter att följa planen.
2.7 Ange Rymdstyrelsen som finansiär
Vid publicering och annan spridning av resultat ska det anges att forskningen bedrivits med bidrag från Rymdstyrelsen (på engelska: Swedish National Space Agency).
2.8 Spridning av information från och om projektet
Rymdstyrelsen kan mångfaldiga och sprida hela eller delar av ansökans sammanfattning (engelsk och svensk), rapporter från projektet samt även i övrigt sprida information från och om projektet. På begäran ska projektledaren och medverkande forskare på lämpligt
2 Se Vetenskapsrådets hemsida om FAIR-kriterier.
sätt bistå i informationsinsatser som Rymdstyrelsen utför och leverera önskad information om forskningsarbetet.
2.9 Tillgång till forskningsmaterialet
På Rymdstyrelsens begäran ska projektledaren ge tillgång till det fullständiga forskningsmaterialet för vetenskaplig granskning.
2.10 Skyldighet att informera om andra bidrag
Om bidrag från annan finansiär erbjuds eller erhålls för samma eller liknande forskning under projektets gång, ska projektledaren snarast anmäla detta till Rymdstyrelsen. Det ska i redovisningen till Rymdstyrelsen särskilt framgå i vilken utsträckning annan finansiär kan påverka genomförande, analys, tolkning och redovisning av resultaten.
Dessutom ska det framgå vem som kommer att förfoga över resultaten. Rymdstyrelsen kan komma att ompröva sitt bidragsbeslut baserat på ny information om andra bidrag.
2.11 Medelsförvaltarens åtaganden
Medelsförvaltaren ska:
• i egenskap av arbetsgivare för projektledaren se till att denne kan disponera egen och andra anställdas arbetstid i den utsträckning som krävs för att projektet ska kunna genomföras i överensstämmelse med den forskningsplan som getts in till Rymdstyrelsen, vilket även inkluderar publicering av resultaten av projektet.
• svara för att projektledaren och annan av projektet berörd personal får tillgång till lokaler, utrustning och andra resurser som krävs för projektets genomförande.
• ansvara för att den forskning som bedrivs inom projektet inte har kommersiella bindningar som påverkar dess objektivitet, oberoende eller öppenhet.
• årligen till Rymdstyrelsen rapportera uttag av direkta och indirekta projektrelaterade kostnader i enlighet med Rymdstyrelsens anvisningar.
• använda bidraget enligt i beslutet angivna villkor samt svara för administration av verksamheten i enlighet med statsförvaltningens ekonomiadministrativa bestämmelser.
2.12 Projektledarens åtaganden
Projektledaren ska:
• ha ansvaret för att planera och genomföra projektet i enlighet med villkoren.
• ansvara för att erforderliga tillstånd och godkännanden finns, exempelvis godkännande av etikprövningsnämnd eller djurförsöksetisk nämnd i de fall projektet innefattar forskning där människor eller försöksdjur ingår eller tillstånd från Läkemedelsverket.
• ansvara för att slutlig verksamhetsrapport upprättas och lämnas in enligt Rymdstyrelsens anvisningar.
3. Finansiella bestämmelser
3.1 Bidragsperiod och dispositionsrätt
I beslutet om bidrag framgår under vilken period bidraget betalas ut. Om inte annat anges i beslutet får bidraget disponeras under nämnda period och därtill i ytterligare ett år (dispositionstid). Om särskilda skäl föreligger kan förlängning av dispositionstiden beviljas efter begäran. Sådan begäran ska före dispositionstidens utgång, men inte under bidragsperioden, lämnas in av medelsförvaltaren och projektledaren gemensamt. Till begäran ska bifogas uppgift om ännu inte utnyttjade medel samt en översiktlig plan för hur projektet kommer att slutföras.
Bidraget ska disponeras i enlighet med villkoren i bilagan ”Godkännande av villkor” som projektledare och medelsförvaltare godkänner. För sådant som inte regleras enligt ovan ska projektet huvudsakligen bedrivas i enlighet med planen i ansökan, dock med de justeringar som kan krävas om Rymdstyrelsens bidrag understiger sökt belopp. För mer betydelsefulla ändringar som gäller bidragets disposition krävs en gemensam skriftlig framställning till Rymdstyrelsen från medelsförvaltaren och projektledaren.
Rymdstyrelsen kan efter prövning och inom ramen för beslutet om bidrag bevilja ändringar.
För resor utgår ersättning högst enligt bestämmelserna i de statliga resereglerna. Ekonomisk redovisning för företagen resa lämnas till medelsförvaltaren i form av reseräkning. Medel som enligt kostnadsmodell är avsedda för andra ändamål än resor får inte användas till resor utan Rymdstyrelsens godkännande. Extra resor om totalt 30 000 kr får dock genomföras utan tillstånd.
Bidraget från Rymdstyrelsen får användas som finansiering av medverkan i av EU stött projekt, under förutsättning att detta medverkar till genomförandet av projektet och uppnåendet av dess målsättningar. En förutsättning är att bidrag från Rymdstyrelsen till universitet och högskolor har samma andel indirekta kostnader som hela den svenska delen av projektet.
Bidraget får inte användas till stipendium, om inte annat framgår av beslutet.
3.2 Ekonomisk slutredovisning
Medelsförvaltaren ska lämna ekonomisk redovisning enligt Rymdstyrelsens anvisningar. Slutredovisning ska lämnas senast tre månader efter dispositionstidens slut.
Rymdstyrelsen kan besluta att den ekonomiska redovisningen ska lämnas vid annan tidpunkt.
Om ett projekt avbryts i förtid gäller särskilda bestämmelser (se avsnittet "förtida avveckling").
3.3 Återbetalning av överskott
Outnyttjade bidrag som enligt den ekonomiska slutredovisningen ger ett överskott om mer än ett halvt prisbasbelopp ska i sin helhet återbetalas till Rymdstyrelsen inom 30 dagar från det att den ekonomiska slutredovisningen lämnades in.
Om överskottet är maximalt ett halvt prisbasbelopp så får detta behållas av medelsförvaltaren, under förutsättning att det används för forskningsändamål liknande det som bidraget avsåg.
Kostnader för förtida avveckling av ett projekt regleras i avsnittet om förtida avveckling.
3.4 Patent
Rymdstyrelsen lämnar bidrag till projekt under förutsättning att resultatet offentliggörs och får användas fritt. Bidragsmottagare som önskar utnyttja resultatet eller delar därav för att söka patent har dock möjlighet att begära befrielse från kravet på offentlighet (under tiden fram till det i patentlagen stadgade offentliggörandet) och fri användning.
Bidraget får inte användas för patentkostnader.
4. Förtida avveckling
4.1 Projekt som avslutas i förtid
4.1.1 Information till Rymdstyrelsen vid svårighet
Om ett projekt inte kan genomföras enligt plan och avvikelsen inte är obetydlig ska medelsförvaltaren omgående underrätta Rymdstyrelsen om detta. Detsamma gäller om utrustning, för vars inköp beviljats medel, inte kan anskaffas. Medelsförvaltaren ska i dessa fall även redovisa hur projektet påverkas av att utrustningen inte kunnat anskaffas. Rymdstyrelsen och medelsförvaltaren förutsätts efter samråd med projektledaren komma överens om hur den uppkomna situationen ska hanteras.
4.1.2 Rymdstyrelsen finner svårighet
Rymdstyrelsen äger rätt att, efter samråd med projektledaren och medelsförvaltaren, ompröva bidragsbeslut och i förtid avveckla projekt om:
• relevant rymdprojekt läggs ner, havererar, upphör att fungera eller inte längre passar forskningsprojektet,
• Rymdstyrelsen finner att arbetet inte bedrivs på ett tillfredsställande sätt,
• förutsättningarna för att bedriva projektet framgångsrikt har varaktigt ändrats,
4.1.3 Ändrade personalförhållanden
Om projektledaren eller annan för projektet väsentlig personal inte längre kan arbeta med projektet ska medelsförvaltaren omedelbart anmäla detta till Rymdstyrelsen. Även vid allvarliga konflikter i projektteamet ska Rymdstyrelsen informeras.
Beslut om huruvida projektet ska erhålla fortsatt finansiering eller avslutas fattas av Rymdstyrelsen efter samråd med medelsförvaltaren och där så är möjligt med projektledaren.
Om skälet till förändringen är att projektledaren kommer att övergå till anställning hos annan forskningsutövare kan Rymdstyrelsen besluta att bidraget byter medelsförvaltare och att projektet drivs vidare hos den nya medelsförvaltaren med samma projektledare. Innan sådant beslut fattas ska samråd om villkor för flyttning ske med berörda medelsförvaltare.
4.1.4 Utrustning
Vid förtida avveckling av ett projekt eller vid byte av medelsförvaltare kan Rymdstyrelsen, efter samråd med berörda medelsförvaltare, besluta att utrustning som anskaffats med stöd av Rymdstyrelsens bidrag ska överlämnas till Rymdstyrelsen eller till annan medelsförvaltare.
4.2 Ekonomisk slutredovisning och överskott vid förtida avslutande av projekt
Om Rymdstyrelsen beslutar att avbryta utbetalning av ett bidrag eller om ett projekt avbryts i förtid av annat skäl ska ekonomisk slutredovisning av projektet ske senast tre månader efter den dag någon av parterna ensidigt avbrutit projektet eller parterna kommit överens om att projektet ska upphöra. Återbetalning av överskott till Rymdstyrelsen sker enligt generell regel.
4.3 Kostnader för förtida avveckling av projekt
Om Rymdstyrelsen beslutar att avbryta utbetalning av ett bidrag och detta inte beror på brott mot villkoren förutsätts Rymdstyrelsen och medelsförvaltaren komma överens om hur skäliga avvecklingskostnader ska finansieras.
5. Revision
En av Rymdstyrelsen utsedd revisor eller motsvarande har rätt att granska den bokföring och redovisning som hör till ett projekt som beviljats bidrag av Rymdstyrelsen.
Medelsförvaltaren ska för detta ändamål ge den som ska genomföra revisionen fullständig insyn i projektet, bland annat genom att tillhandahålla kopior av samtliga verifikationer avseende utgifter och inkomster som hänför sig till projektet.
6. Sanktioner m.m. vid brott mot villkoren
6.1 Avbrytande av utbetalning
Rymdstyrelsen kan besluta att helt eller delvis avbryta utbetalning av ett beviljat bidrag om:
• projektledaren, annan sökande eller medelsförvaltaren genom att lämna oriktiga uppgifter, underlåtit att anmäla andra bidrag till projektet eller på något annat sätt förorsakat att bidraget har beviljats felaktigt eller med för högt belopp,
• bidraget av något annat skäl har beviljats felaktigt eller med för högt belopp och mottagaren borde ha insett detta,
• villkoren för bidraget inte har uppfyllts,
• oetiskt handlande har förkommit, eller
• projektledaren genom annat handlande eller av annan anledning har visat sig klart olämplig att uppbära bidrag från Rymdstyrelsen.
Rymdstyrelsen kan avbryta utbetalning av bidrag med omedelbar verkan.
6.2 Anmodan att uppfylla villkoren
Om brott mot villkoren för bidraget är av mindre allvarlig karaktär och enkelt kan avhjälpas kan Rymdstyrelsen anmoda medelsförvaltaren och/eller projektledaren att uppfylla villkoren för bidraget inom viss tid från anmodan. Rymdstyrelsen kan i dessa fall begära att medelsförvaltaren och/eller projektledaren kommer in med en åtgärdsplan till Rymdstyrelsen i vilken det ska framgå vilka åtgärder som kommer att vidtas för att uppfylla villkoren och inom viken tid detta kommer att ske.