Postis försändelseuppföljning

Postis försändelseuppföljning

Posti Ab svarar för Postis försändelseuppföljning

Posti Ab (nedan Posti) samlar, överlåter och hanterar på annat sätt personuppgifter i anslutning till försändelser i enlighet med postlagen, lagen om vägbefordringsavtal, personuppgiftslagen och informationssamhällsbalkens reglering om elektronisk kommunikation samt övrig tillämplig lagstiftning och med en persons samtycke, på uppdrag av en person eller på basis av en kundrelation.

För Postis försändelseuppföljning svarar:

Posti Ab (FO-nummer 0109357-9) Kundtjänst

PB 1, 00011 POSTI

Besöksadress: Postrutten 7 A, Helsingfors xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx

Uppgifter rörande beställningar och leverans av försändelser behandlas vid hanteringen av beställningar och leveranser i transport- och lagertjänsterna samt vid försändelseuppföljningen.

Användningssyftet för hanteringen av beställningar och transporter i Postis lager- och transporttjänster samt försändelseuppföljningen är att hantera beställningar i lagerhanteringstjänsten, följa upp leveransen av försändelser som lämnats till Posti för leverans och möjliggöra korrekt överlämnande samt eventuell betalning i anslutning till överlämnandet. Syftet är även att samla och förmedla händelseinformation i realtid om eventuella avvikelser i leveransernas gång

1) för att informera försändelsens adressat om att försändelsen ankommit för leverans eller hämtning,

2) för att informera avsändaren om att försändelsen överlämnats,

3) för Postis medarbetare för processtyrning, kvalitetskontroll eller tjänsteutveckling samt

4) för andra post- och transportföretag för processtyrning.

Uppgifter som samlats i olika skeden kan även användas för utveckling av Postis analys- och andra tjänster och för kvalitetskontroll eller för marknadsföring av Postis eller dess samarbetspartners tjänster. Uppgifter om enskilda försändelseleveranser och överlämnande av dem förvaras i systemet i högst 3 år från att leveransprocessen inletts.

Digitaliserade bilder av överlämningshandlingar på papper bevaras i 3 år och 3 månader.

Uppgifter som behandlas i registret

Uppgifter rörande behandling av varubeställningar kan vara:

- Adressatens namn- och kontaktuppgifter, som namn, adress, telefonnummer och e- postadress

- Beställningsnumret, som kan kopplas till en identifikationsuppgift i uppföljningssystemet för försändelser samt produkt- och innehållsuppgiften på beställningen

- Beställningens innehållsuppgifter, som produktnamn, produktbilder och produktnummer

- I försändelser som ska förtullas handelsfakturan och dess uppgifter. Uppgifter rörande leverans och överlämnande av försändelsen kan vara:

- en identifikationsuppgift som specificerar försändelsen

- försändelsens klassificering (tjänst och tilläggstjänst) i enlighet med Postis tjänsteslag

- försändelsens vikt samt eventuell fraktberäkningsvikt och assuransvärde

- adressatens namn- och kontaktuppgifter, som adress, telefonnummer och/eller e- postadress samt nödvändiga tekniska specifikations- och hjälpuppgifter

- försändelsemottagarens namnuppgift och bild om underskriften

- personbeteckning eller dess slutdel samt uppgift om den handling med vilken identiteten har kontrollerats

- uppgifter om försändelsens innehåll och förtullning.

En fullmakt som utfärdats för mottagning av en enskild försändelse förvaras i 3 år och 3 månader och en fullmakt som utfärdats för viss tid förvaras i 6 år.

Om avsändaren har lämnat försändelsens följeuppgifter elektroniskt, sparas även:

- adressatens förnamn och efternamn och/eller företagets eller organisationens namn och FO-nummer, postadress, telefonnummer och/eller e-postadress

- avsändarens förnamn och efternamn och/eller företagets eller organisationens namn och FO-nummer, postadress och telefonnummer

- tidpunkten för överlämnandet vid leveranshändelsen (datum och klockslag)

- identifikationsuppgift för den som genomför överlämnandet

Om mottagningskvittering ingår i tjänsten för den försändelse som följs upp, sparas även:

- adressatens förnamn och efternamn, personbeteckning eller personbeteckningens slutdel och underskrift. Om adressaten har gett en fullmakt, sparas även den befullmäktigades namn och personbeteckning samt uppgifter om fullmaktens innehåll.

Om överlämnandet av försändelsen förutsätter en betalning (till exempel postförskottsförsändelser), kan registret innehålla betalningsmottagarens eller betalarens konto- eller andra betalningsförbindelseuppgifter som anknyter till betalningen.

Om försändelsen inte hämtas ut på Postis serviceställe, sparas en uppgift om när försändelsen har returnerats till avsändaren och till vilken adress försändelsen har returnerats.

Om adressaten returnerar försändelsen till avsändaren som en kundretur som avtalats med avsändaren, kan även den ursprungliga försändelsekoden sparas.

Datakällor

Postis process bildar en del av ovan nämnda uppgifter. En del av uppgifterna kommer från andra post- och transportföretag. Registret uppdateras med tekniska specifikations- och hjälpuppgifter från Postis adressregistersystem.

Försändelsens avsändare levererar från fall till fall de uppgifter som behövs för att försändelsen ska kunna levereras.

Om tjänsten omfattar kvittering av mottagning och identitetskontroll, ger försändelsens adressat ovan nämnda uppgifter till Posti för arkivering antingen på en pappersverifikat eller i elektroniskt format då försändelsen överlämnas. Adressaten kan ge Posti en fullmakt för mottagning av en enskild försändelse eller allmänt för mottagning av post. En bild på fullmakten sparas i Postis elektroniska arkiv och en fullmakt i pappersform kan arkiveras i verksamhetsställets handarkiv.

Uppgifter överlämnas i anslutning till leverans av försändelsen.

Uppgifter om enskilda leveranser lämnas från Postis system för försändelseuppföljning via den offentliga nättjänsten endast med hjälp av försändelsekod eller beställningsnummer, utan närmare person- eller identifikationsuppgifter. Till identifierade nättjänstanvändare hos avtalskunder kan även lämnas information som innehåller person- eller identifikationsuppgifter. Styruppgifter om försändelser överlämnas till andra post- och transportföretag (avsändarens och adressatens namn- och adressuppgifter) för att genomföra tjänsten.

Alla uppgifter om försändelsen, med undantag för personbeteckningen, kan överlämnas till avsändaren.

Den offentliga nättjänsten kan användas från alla länder.

Försändelsens uppföljningsuppgifter i realtid förmedlas utanför EU eller EES-området när den aktuella försändelsen antingen skickas eller mottas i ett land utanför EU eller EES- området. Vid dataöverföringen förmedlas i regel inga personuppgifter till länder utanför EU eller EES-området, utan endast registreringsuppgifter som anknyter till försändelsekoden (försändelsekod, tidpunkt, registrering), om inte annat krävs i lagstiftningen eller internationella avtal.

Försändelseuppgifter kan även överlåtas på det sätt som beskrivs i samband med uppgifternas användningssyfte. Dessutom kan uppgifterna utnyttjas för utveckling eller marknadsföring av Posti-koncernens eller dess partners och kundföretags tjänster.

Uppgifter kan överlåtas i detta syfte utanför Posti-koncernen i statistiskt format så att enskilda avsändare eller adressater inte kan identifieras. På grund av det tekniska genomförandet av uppgiftsbehandlingen kan en del av uppgifterna fysiskt finnas på utomstående underleverantörers servrar eller enheter, där de behandlas med hjälp av en teknisk anslutning. Personuppgifterna överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om detta inte är nödvändigt för det tekniska genomförandet av tjänsten. En förutsättning för överlåtelse och överföring av uppgifter är alltid att de företag, myndigheter och organisationer som mottar och behandlar uppgifter har ingått ett avtal med Posti som säkerställer att uppgifterna behandlas lagenligt.

Uppgifterna är säkra

Posti förvarar uppgifterna i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta och bevakade lokaler och endast bestämda personer som utsetts på förhand har tillgång till uppgifterna.

De pappersverifikat som innehåller överlåtelseuppgifter som insamlats av adressaterna vid överlämnandet levereras omedelbart i förslutna kuvert för arkivering i enlighet med datasäkerhetsprocessen.

Postis personal och underleverantörer samt de personer som hanterar arkiverade uppgifter om försändelseleveranser är bundna av tystnadsplikt i fråga om vad de i sitt arbete har fått veta om kunden eller kundens ärenden.

I internettjänsten för försändelseuppföljningssystemet i realtid som är avsedd för avsändare och adressater kan uppgifter sökas endast med en exakt, specificerad försändelsekod och endast händelseuppgifter rörande försändelsens gång är tillgängliga, inte personuppgifter rörande avsändaren eller adressaten. Sökning av uppgifter om försändelseleveranser kan inte göras i internettjänsten med adressatens eller avsändarens namn- och adressuppgifter.

Kontroll av egna uppgifter

Den registrerade kan använda sin rätt att kontrollera registeruppgifterna genom att kontakta Postis kundtjänst.