Hållbarhetspolicy för Samhall AB

Hållbarhetspolicy för Samhall AB

Antagen av Samhalls styrelse 2019-12-18

Hållbarhetspolicyn är en del av styrelsens bolagsstyrning. Hållbart företagande innebär ett långsiktigt och ansvarsfullt värdeskapande som affärspartner, arbetsgivare och aktör

i samhället. Alla resurser ska användas på ett effektivt och ansvarsfullt sätt och beslut ska tas efter balanserade avvägningar i syfte att maximera ”Samhallnyttan”.

Samhalls vision

- är att bidra till ett Sverige där alla ses som en tillgång på

arbetsmarknaden

Samhall är en av Sveriges största serviceleverantörer och levererar viktig samhällsnytta och hållbara servicetjänster till svenskt näringsliv och offentlig sektor.

Samhalls uppdrag från staten är att skapa utvecklande arbeten åt personer med funktionsnedsättning genom att matcha rätt person till rätt arbete i konkurrensutsatta kunduppdrag. Genom arbetet i våra kunduppdrag kan medarbetarna bryta utanförskap genom att utveckla och visa sin anställningsbarhet.

Generella verksamhetsförutsättningar

Uppdraget från staten ska förvaltas genom att ständigt utveckla affärsmässighet, professionalism och effektivitet. Statens ekonomiska mål är att verksamheten ska ge ekonomiskt överskott över en konjunkturcykel. Det innebär att Samhall långsiktigt kan säkra möjligheterna att genomföra sitt uppdrag.

Överskottet stannar i företaget och kan användas till investeringar. Det gör det också möjligt att behålla medarbetare i kärnuppdraget under en konjunktursvacka när affärsintäkterna minskar.

Statens anslag, merkostnadsersättningen, ska användas till insatser som varaktigt ökar delaktigheten i arbetslivet för personer med funktionsnedsättning. Vi ska visa uppdragsgivaren och skattebetalarna att pengarna används effektivt och försäkra övrigt näringsliv om att det inte förekommer osund konkurrens.

Vårt mål är att ständigt utvecklas för att öka den samlade ”Samhallnyttan” som omfattar både medarbetare, kunder och samhället i stort. Intressentdialog är en förutsättning för att olika för-väntningar ska fångas upp. Dialogen kompletteras med återkommande medarbetar- och kundundersökningar samt varumärkesmätning.

Generella krav:

• Verksamheten ska följa gällande lagar och regler.

• Ett statligt ägt företag ska agera föredömligt, när det gäller transparens, strategiskt arbete och hållbarhetsmål. Hållbarhetsmålen ska vara få, väsentliga, utmanande, uppföljningsbara och tydliga.

• Hållbarhetsfrågorna ska ingå i verksamhetens processer. Det förutsätter planering och mål som följs upp och som ger underlag för arbetet med ständiga förbättringar.

• Ansvaret att driva hållbarhetsarbetet ligger i linjeorganisationen. Uppgifterna ingår och fördelas enligt fastställd delegationsordning.

Hållbarhetsrisker

Hållbarhetsrisker ingår som ett särskilt fokusområde inom den ordinarie riskhanteringsprocessen. Riskhanteringsprocessen är ett systematiskt arbetssätt som består av fyra delar: identifiera, värdera/prioritera, hantera och rapportera. Processen är integrerad i Samhalls verksamhetsplanering samt i den interna kontrollen av huvudprocesser och stödprocesser.

Vår värdegrund bygger på medarbetarnytta och kundnytta

Vi ska förena ett starkt individperspektiv som tar fasta på medarbetarnas utveckling, med en lönsam affärsverksamhet som erbjuder ett varierat utbud av arbetsuppgifter.

Verksamheten bygger på tre grundläggande värderingar

• Tron på alla människors lika värde

• Tilltron till alla individers förmåga

• Arbetets värde för individuell och samhällelig utveckling

Värderingarna är vägledande för hur vi ska uppträda både mot våra kunder och mot våra medarbetare. Detta ryms i värdeorden:

• Uppmärksam

• Pålitlig

• Engagerad

Mer om vår värdegrund finns i Medarbetarpolicyn, i Samhalls Uppförandekod och i Samhalls verksamhetsplan.

Affärsetik

Vi ska ställa höga krav på god affärs- och företagsetik för att motverka korruption och konkurrens-begränsning samt för att bidra till en god samhällsutveckling.

Affärsetiken utgår från att vi:

• har affärsaktiviteter som följer gällande lagstiftning och god affärssed,

• konkurrerar om affärer på lika villkor som andra företag,

• säkerställer att alla affärstransaktioner redovisas fullständigt och korrekt i enlighet med lagar och regler samt god redovisningssed,

• motverkar mutor och otillbörlig påverkan,

• säkerställer professionalism, respekt, god etik samt strikta affärsrelationer vid kontakter med affärspartners, konkurrenter, leverantörer och myndigheter.

Val av affärer

Vid val av kunduppdrag är huvudprinciperna:

att Samhall kan åta sig kunduppdrag inom det som tillåts enligt svensk lagstiftning samt att kunduppdragen ska erbjuda meningsfulla och utvecklande arbetsuppgifter för våra

medarbetare med funktionsnedsättning och nedsatt arbetsförmåga.

Inför alla affärsbeslut ska arbetsmiljöriskerna, de ekonomiska riskerna och varumärkesriskerna bedömas. Bedömning av arbetsmiljöriskerna är särskilt viktigt när Samhalls anställda påverkas av arbetsmiljön hos kunden och där vi inte själv kan påverka arbetsmiljön.

Samhall ska undvika att ta uppdrag i verksamheter som samtidigt varslar om uppsägning. Detsamma gäller om det finns tidigare anställda med företrädesrätt till återanställning enligt LAS.

Risker ska hanteras så att de minimeras eller kompenseras genom lämpliga åtgärder.

Konkurrensneutralitet

Samhall ska konkurrera med andra företag på lika villkor genom marknadsmässig prissättning och kalkylering.

Prissättningen ska följa svensk konkurrenslagstiftning och EU:s konkurrensregler. Våra kunder får betala för den faktiska prestationen och statens merkostnadsersättning får inte användas för att konkurrera med priset. Prissättningen regleras av riktlinjer som bl.a. anger att

försäljningspriset på en vara eller tjänst inte får underskrida gällande marknadspris då samtliga relevanta förhållanden, inklusive prispåverkande försäljningsvillkor, beaktas.

Samhall eftersträvar dialog och branschkontakter för ökad transparens kring etiska och affärsmässiga frågor avseende arbetsmarknadsinsatser för personer med funktionsnedsättning.

Korruption

Verksamheten ska präglas av hög affärsmässig etik. Resultat får inte nås genom ett oetiskt eller brottsligt arbetssätt som kan skada företaget och varumärket.

Givande eller tagande av muta eller annan otillbörlig påverkan är förbjudet. Alla anställda ska vara återhållsamma vid all slags representation, gåvor, resor, sponsring, trohetsrabatter och bonus. Det gäller såväl när man är givare som när man är mottagare. Vi följer Skatteverkets anvisningar och rekommendationer samt Institutet Mot Mutors (IMM) Näringslivskod.

Samhalls anställda får inte ha förtroendeskadlig, konkurrerande eller arbetshindrande bisyssla. Vid jäv, dvs. tvivel om opartiskhet, får en anställd inte på något sätt påverka ett ärendes utgång.

Skatter

Samhall är ett svenskt, statligt ägt företag som till betydande del finansieras av skattebetalarna.

Det är därför viktigt att verksamheten har en hög skattemoral. Samhalls skattepolicy är att följa gällande skattelagstiftning samt agera affärsmässigt och ansvarsfullt och inte använda skatteupplägg där rättsläget är osäkert. Samhall ska med regelbundenhet följa upp sina leverantörers efterlevnad av skatteregler.

Kvalitetspolicy

Vi eftersträvar att de varor och tjänster som produceras ska uppfylla kundernas förväntningar. Medarbetarnas kompetens, kundfokus och affärsmässighet är av avgörande betydelse. För att säkerställa kvaliteten är verksamheten certifierad enligt ISO 9001.

Verksamheten ska planeras och bedrivas med en helhetssyn på personalutveckling och affärer. Alla delar av verksamheten ska vara kvalitetsstyrda för att säkra nöjda kunder och att Samhall uppfyller sina åtaganden. Det innebär att:

• vi ska vara lyhörda och uppfylla kundernas behov och krav i enlighet med ingångna avtal,

• medarbetarna ska motiveras att sträva efter att ständigt förbättra kvaliteten i sitt arbete och i kundleveransen,

• kvalitetsmedvetenheten bland medarbetarna utvecklas genom yrkesutbildningar,

• genom att mäta och följa upp viktiga kundkrav kan vi förebygga fel samt ständigt utveckla och effektivisera metoder, produkter och utrustning,

• sekretess ska iakttas beträffande sådana uppgifter som, om de kommer till utomståendes kännedom, kan medföra nackdelar för kunder eller andra intressenter.

Miljöpolicy

Samhall arbetar för att nyttja alla resurser på ett långsiktigt hållbart sätt som inte undergräver kommande generationers möjligheter till ett gott liv. Vi strävar efter att bedriva verksamheten inom ramen för planetens gränser.

Vår miljöpåverkan uppstår framförallt genom de tjänster som vi levererar. Genom att utforma våra tjänster med en låg miljöpåverkan och utveckla erbjudanden som bidrar till övergången till en cirkulär ekonomi så kan vi bidra till en hållbar konsumtion och produktion. Nuvarande och potentiella kunder som själva vill minimera sin miljöpåverkan kan välja Samhall som en leverantör med aktivt hållbarhetsarbete.

Vi följer försiktighetsprincipen genom att utveckla verksamheten för att minska negativ påverkan och maximera vår positiva påverkan på miljö och samhälle så långt det är tekniskt och ekonomiskt möjligt och förenligt med verksamhetens åtaganden. Miljöarbetet är certifierat enligt ISO 14001.

Övergripande inriktning på miljöarbetet beskrivs i nedanstående punkter som konkretiseras årligen genom fastställda miljömål som bygger på risk- och väsentlighetsbedömning. Eftersom att trycket på naturresurserna ökar och klimatfrågan blir alltmer akut så ligger vårt fokus på att minska klimatpåverkan och att ställa om till en cirkulär ekonomi.

• Utsläppen av växthusgaser ska begränsas i den egna verksamheten och i värdekedjan genom att använda förnyelsebara energikällor, en övergång till fossilfri fordonsflotta, att effektivi- sera resor, transporter och övrig energianvändning samt att minska användningen av icke förnyelsebara material

• Bättre utnyttjande av resurser genom främjande av cirkulära affärsmodeller samt ökad åter- vinning och återanvändning.

• Minskad miljöpåverkan i värdekedjan genom hållbarhetskrav vid inköp.

• Utsläpp till mark, vatten och luft ska förebyggas och begränsas. Användningen av ämnen och kemikalier som kan vara skadliga för människor och natur ska begränsas.

• Kunskapen om miljöfrågor ska utvecklas så att miljöfrågorna byggs in i det dagliga arbetet. Förslag till miljöförbättrande åtgärder ska uppmuntras och tas till vara.

• Genom riskbedömning och god beredskap ska miljöolyckor förhindras och effekterna begrän- sas.

Dataskyddspolicy

Samhall värnar om den personliga integriteten, vilket innebär att vi alltid ska se till att samla in och

hantera personlig information på ett ansvarsfullt sätt. Samhall följer svensk dataskyddslagstiftning. Alla personuppgifter ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den regis- trerade.

Uppgifter ska endast samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Endast uppgifter som är adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till ändamålet ska han- teras.

Personuppgifter som är felaktiga i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas ska raderas eller rättas utan dröjsmål. Personuppgifter ska inte sparas en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.

Personuppgifter ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet, inbegripet skydd mot obehörig eller otillåten behandling och mot förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse.

Säkerhetspolicy

Väsentliga risker mot personer och egendom ska identifieras och hanteras utifrån riskbedömningar.

Säkerhetsarbetet ska:

• ha en förebyggande inriktning för att risker i så god tid som möjligt ska kunna identifieras, hanteras och vägas in i beslutsprocessen,

• vara enkelt och integrerat i den operativa verksamheten,

• via företagets intranät tydligöras med relevant information för upprätthållande av etablerad, beslutad säkerhetsnivå,

• ha en fastställd, tydlig fördelning av arbetsuppgifter med tillhörande ansvar och befogenheter,

• genom regelbundna övningar och utvärderingar utvecklas så att personalens säkerhetsmedvetande säkerställs.

Policy för Mänskliga rättigheter

Tron på människors lika värde är en av Samhalls grundläggande värderingar. Samhall respekterar internationellt vedertagna mänskliga rättigheter och stödjer de tio principerna i FN:s Global Compact, FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och ILO:s kärnkonventioner. Frågor om respekt för mänskliga rättigheter kan upp-komma i Samhalls egen verksamhet, i leverantörskedjan eller i samband med finansiella transakt-ioner.

För Samhall är mänskliga rättigheter för personer med funktionsnedsättning särskilt viktigt.

Samhall ska, inom den ordinarie riskhanteringsprocessen, analysera risken för att verksamheten orsakar, bidrar eller är länkad till kränkningar av mänskliga rättigheter.

Medarbetare

Samhall respekterar alla medarbetares rättigheter i enlighet med gällande lagar, regler och kollektivavtal. Samhalls målsättning är att ha en säker och utvecklande arbetsmiljö. Diskriminering, mobbing eller trakasserier accepteras inte i någon form. Se vidare

Medarbetarpolicy.

Leverantörer

Samhall ska etablera och utveckla samarbetet med sina leverantörer. Vi förväntar oss att leverantörerna respekterar grundläggande mänskliga och demokratiska fri- och rättigheter samt att man behandlar sina anställda rättvist och med respekt i enlighet med Samhalls Uppförandekod för leverantörer. Leverantörerna ansvarar också för att dessa krav tillämpas hos deras underleverantörer. Samhall ska ha rätt att följa upp/göra revision av leverantörens tillämpning av uppförandekoden.

Kapitalförvaltning

Placeringar inom Samhalls kapitalförvaltning ska vara långsiktigt hållbara och ansvarsfulla i enlighet med Samhalls finanspolicy.

Investering inte får göras i bolag som bryter mot internationella normer och konventioner. Detta baseras på FNs Global Compacts tio principer, OECDs riktlinjer för multinationella bolag, ILO:s kärnkonventioner om arbetsrätt samt andra internationellt accepterade normer. Den etiska grundvalen för Xxxxxxxx investeringar ska dessutom alltid följa FN:s riktlinjer i enlighet med UNPRI:s ”Principles for Responsible Investments”. Dessutom ska placeringar inte ske i företag som inte följer nationella lagar och andra regelverk avseende t ex villkorsfrågor, arbetstider samt yttre och inre miljö.

Styrning, uppföljning och eventuella överträdelser

Samhall har integrerat hållbarhetsarbetet i verksamhetens processer. Samhalls VD har ett övergripande ansvar för att företaget följer gällande lagstiftning, regelverk och att

hållbarhetsarbetet ligger i linje med fastställda mål och strategier. Vice VD har övergripande ansvar för planering, utveckling, styrning och samordning av hållbarhetsfrågorna.

Varje chef har ansvar för att hållbarhetspolicyn är känd och efterlevs. Verksamhetens processer har tydliga ägare som ansvarar för att avvikelser hanteras och följs upp. Att alla tjänstemän känner till Hållbarhetspolicyn ska följas upp.

Medarbetare som upptäcker förhållanden som upplevs strida mot hållbarhetspolicyn ska påtala detta för sin närmaste chef eller den chef som är ansvarig för verksamheten där det påtalade

för-hållandet förekommer. Det finns även en särskild visslarfunktion som är en alternativ kanal till VD och styrelsen. Visslarfunktionen är begränsad till allvarliga oegentligheter och missförhållanden. xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/

Åtgärder kan vidtas mot anställda som inte följer hållbarhetspolicyn. Åtgärderna beror på överträdelsens art och omfattning. Ytterst kan åsidosättande av bestämmelserna utgöra saklig grund för uppsägning.