Standardvillkor för allmänna understöd Asianumero: VN/19359/2024 Päivämäärä: 1.8.2024

Standardvillkor för allmänna understöd Asianumero: VN/19359/2024 Päivämäärä: 1.8.2024

Standardvillkor för undervisnings- och kulturministeriets allmänna understöd

1 Allmänt

1.1 Standardvillkorens namn

Standardvillkor för undervisnings- och kulturministeriets allmänna understöd.

1.2 Villkorens giltighetstid

Från 1.8.2024.

1.3 Standardvillkorens tillämpningsområde och tillämpliga bestämmelser

Dessa standardvillkor utgör en del av beslutet om beviljande av statsunderstöd. På användningen av statsunderstödet tillämpas statsunderstödslagen (688/2001).

1.4 Iakttagande av villkor och begränsningar

I den verksamhet som statsunderstödet beviljas för ska mottagaren iaktta de villkor och begränsningar som nämns i statsunderstödsbeslutet.

1.5 Statsunderstödsbeslutets och statsunderstödsuppgifternas offentlighet

Myndighetshandlingar är offentliga enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), om inte något annat bestäms särskilt. I 24 § i lagen finns föreskrifter om grunderna för handlingars sekretess.

I enlighet med 32 d § 1 mom. i statsunderstödslagen publicerar Statskontoret offentliga uppgifter om statsunderstöd i tjänsten Xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Bestämmelser om vilka uppgifter som ska publiceras finns i statsunderstödslagen och i statsrådets förordning om de minimiuppgifter som ska lagras i informationsresursen för statsunderstödsverksamheten och det informationsmaterial som publiceras i tjänsten för publicering och användning av uppgifter om statsunderstöd (1394/2022).

1(11)

1.6 Utbetalning av statsunderstödet

Statsunderstödstagaren skall lämna statsbidragsmyndigheten riktiga och tillräckliga uppgifter för utbetalningen av statsunderstödet. Statsunderstödet betalas till statsunderstödstagaren i enlighet med tidsplanen i statsunderstödsbeslutet utan separat ansökan.

1.7 Villkor som gäller upphandlingsförfarandet

Skyldighet att iaktta upphandlingslagen i upphandlingarna

Understödstagaren ska utreda och i verksamheten beakta sin eventuella skyldighet att vid upphandlingar iaktta upphandlingslagen (lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016, nedan upphandlingslagen). Statsunderstödstagaren ansvarar för att upphandlingslagen tillämpas korrekt.

Med upphandling avses bland annat köp av varor och tjänster, hyrning och därmed jämförbar verksamhet samt utläggning på entreprenad mot ekonomiskt vederlag.

En upphandling är inte till exempel:

• att utföra något som eget arbete

• att anställa någon i arbetsförhållande

• att anskaffa eller arrendera mark, byggnader eller annan fast egendom.

Om upphandlingen har gjorts i strid med upphandlingslagen är utgiften för upphandlingen inte en godtagbar kostnad. De handlingar som gäller upphandlingen ska förvaras som en del av förvaltnings- och bokföringsmaterialet, och de ska på begäran sändas till undervisnings- och kulturministeriet.

Skyldighet att begära jämförbara anbud och små upphandlingar

Små upphandlingar är upphandlingar vars värde underskrider de nationella tröskelvärden som anges i upphandlingslagen. Därför tillämpas denna lag inte på små upphandlingar.

Statsunderstödstagaren ska genomföra små upphandlingar på det sätt som är ekonomiskt mest fördelaktig och begära jämförbara anbud av åtminstone två leverantörer. Villkoret gäller upphandling vars värde är

30.000 euro + moms eller mer. Om en upphandling genomförs i form av delkontrakt, ska det uppskattade värdet av samtliga delkontrakt beaktas då det totala värdet av upphandlingen beräknas.

De handlingar som gäller konkurrensutsättningen ska förvaras som en del av förvaltnings- och bokföringsmaterialet, och de ska på begäran sändas till undervisnings- och kulturministeriet.

Om en liten upphandling har genomförts i strid med dessa villkor för små upphandlingar, är utgiften för den lilla upphandlingen inte en godtagbar kostnad.

Beaktande av sanktioner vid upphandling

Statsunderstödstagaren ska i upphandlingarna säkerställa att anbudsgivaren eller dess förmånstagare inte är föremål för sanktioner eller beslut om att frysa tillgångar som fastställts av Europeiska unionen, Förenta nationerna (FN) eller myndigheterna i Finland.

Vid upphandling av varor eller tjänster ska man i anbudsförfrågan inkludera en försäkran av leverantören om att leverantören eller dennes förmånstagare inte omfattas av några sanktioner.

Om upphandlingen har gjorts i strid med dessa villkor för beaktande av sanktioner är upphandlingen inte en godtagbar kostnad.

Understödstagaren ska omedelbart meddela undervisnings- och kulturministeriet om understödet har använts i strid med sanktionerna.

1.8 Övriga allmänna villkor

Statsunderstödstagaren ska sörja för en god förvaltningssed i sin organisation samt tillräcklig riskhantering och intern kontroll.

Stödtagaren ska i sin verksamhet främja jämställdhet och likabehandling samt iaktta de arbetsgivarskyldigheter som föreskrivs i jämställdhetslagen (lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män 609/1986) och i diskrimineringslagen (1325/2014).

Digitala tjänsters tillgänglighet

Statsunderstödstagaren ska utreda och i sin verksamhet beakta sin eventuella skyldighet att iaktta lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). Utöver myndigheterna gäller lagen om tillhandahållande av digitala tjänster också sådana statsunderstödstagare som uppfyller kännetecknen för ett offentligrättsligt organ enligt 2 § i lagen. En offentligrättslig inrättning ska försäkra sig om att dess digitala tjänster motsvarar de krav på tillgänglighet som anges i lagen.

2 Allmänna utgångspunkter för användningen av statsunderstöd

2.1 Skyldighet att ordna uppföljning av användningen av statsunderstöd

Uppföljning av användningen av statsunderstöd i bokföringen

Understödstagaren ska se till att beslutet om statsunderstöd jämte bilagor vidarebefordras till organisationens bokförare eller till den som ansvarar för bokföringen. Statsunerstödstagaren ska ordna

bokföringen i enlighet med bestämmelserna i bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997). Bokföringen ska ordnas så att det med hjälp av den är möjligt att tillförlitligt kont rollera hur understödet används.

Om allmänt understöd har beviljats för en del av verksamheten, ska utfallet för inkomsterna och utgifterna i verksamheten följas upp på ett eget kostnadsställe i bokföringen.

Uppföljning av arbetstid

Statsunderstödstagaren ska se till att arbetstiden följs på ett adekvat sätt, om detta är nödvändigt för att man på ett tillförlitligt sätt ska kunna bekräfta lönekostnaderna för den verksamhet som får understöd. Arbetstidsredovisning ska ordnas till exempel om en anställd, utöver den verksamhet för vilken det allmänna understödet har beviljats, också arbetar med ett annat understödsobjekt eller i verksamhet för vilken det allmänna understödet inte får användas.

2.2 Användning av statsunderstöd för godtagbart ändamål

Ändamålet för statsunderstödet är specificerat i understödsbeslutet. Statsunderstödet får användas endast för ändamål som överensstämmer med statsunderstödsbeslutet.

2.3 Villkor för vidareförmedling av statsunderstöd

Skyldighet att ingå avtal

Statsunderstödet får användas för ett annat ändamål än till mottagarens verksamhet eller projekt endast om det nämns i understödsbeslutet. Statsunderstödstagaren ska då ingå ett avtal om användningen av det statsunderstöd som överförs, övervakningen av användningen och villkoren för användningen med mottagaren av det överförda understödet, dvs. med stödanvändaren. Minimikraven för avtalet framgår av undervisnings- och kulturministeriets avtalsmall.

Ett avtal mellan statsunderstödstagaren och mottagaren av det överförda understödet samt en redogörelse för användningen av det överförda understödet jämte bilagor ska på begäran sändas till undervisnings - och kulturministeriet för kännedom. Statsunderstödstagaren ansvarar för hur statsunderstödet används även när det gäller understöd som har överförts till en annan aktör.

2.4 Begränsningar i användningstiden för statsunderstöd

Understödet får användas endast under den tid som anges i understödsbeslutet. Intäkter och kostnader som överensstämmer med understödets användningsändamål ska användas och vara bokförda under understödets användningstid.

2.5 Begränsningar och skyldigheter för användningen av egendom som skaffats med statsunderstöd

Om understödet används för att anskaffa lösa anläggningstillgångar och anskaffningsutgifterna bok förs i balansräkningen, kan alla anskaffningsutgifter beaktas som godtagbara kostnader.

Statsunderstödstagaren ska försäkra egendom som förvärvats med statsunderstödet på ett tillräckligt sätt.

2.6 Ändring av särskilda villkor som nämns i statsunderstödsbeslutet

Statsbidragsmyndigheten kan på ansökan av statsunderstödstagaren av en välgrundad anledning ändra understödets ändamål och användningstid samt villkor. En ansökan om ändring ska göras senast 30 dygn innan användningstiden för statsunderstödet går ut. Statsunderstödsbeslutets diarienummer ska nämnas i ansökan.

2.7 Andra villkor för de allmänna utgångspunkterna för användningen av statsunderstöd

Allmänt understöd kan beviljas för mottagarens hela verksamhet eller för en viss del av den (s.k. riktat allmänt understöd).

3 Villkor som gäller kostnader för vilka understöd beviljas samt inkomster och finansiering

3.1 Godtagbara kostnader

Med godtagbara kostnader avses sådana till beloppet skäliga kostnader som är nödvändiga med tanke på den verksamhet som stöds. Som godtagbara kostnader beaktas de kostnader som enligt bokföringslagen (1336/1997), bokföringsförordningen (1339/1997) och god bokföringssed ska bokföras som kostnader för räkenskapsperioden i fråga.

Som skäliga kostnader godkänner undervisnings- och kulturministeriet löner eller arvoden som för varje löntagare utgör högst ett belopp som motsvarar en årslön på 80.000 euro jämte lagstadgade lönebikostnader. Lönen kan betalas i form av penninglön eller naturaförmåner.

Som skäliga representationskostnader godkänns sådana kostnader som är motiverade för att visa sedvanlig gästfrihet eller omtänksamhet.

Om understödstagaren är verksam i lokaler som ägs av understödstagaren eller dennes parallellorganisation, godkänns som lokalkostnader endast det skötselvederlag som ska betalas för lokalen samt drifts- och underhållskostnader, om de inte redan ingår i nämnda skötselvederlag.

Understödsberättigande i fråga om mervärdesskatt

Mervärdesskatt godtas som stödberättigad omkostnad endast om den kvarstår som slutlig kostnad för mottagaren av understödet. Ifråga om understöd som beviljats kommuner och samkommuner godkänns endast momsfria kostnader.

Stödberättigande resekostnader

Som skäliga resekostnader godkänns de kostnader som realiserats enligt statens resereglemente.

3.2 Icke godtagbara kostnader

Kostnader för penninggåvor eller presentkort som har ett penningvärde är inte godtagbara kostnader.

Ministeriet godkänner inte sådana kostnader som understödsmottagaren i sin tur debiterar av en annan part. Som kostnad godkänns med andra ord den andel som understödstagaren faktiskt betalar.

Understödet kan inte täcka kostnaderna för reparations- och finansieringsvederlag. Som godtagbara kostnader anses dessutom inte:

• avskrivningar

• kostnader för medelsanskaffning

• utgifter för affärs- och placeringsverksamhet

• reserver

• kalkylmässiga poster som inte baserar sig på kostnader som redan har uppstått

• amorteringar på lån

• låneräntor

• avgifter för icke lagstadgade extra pensioner

• ersättningar för uppsägning eller lönekostnader för uppsägningstid utan arbetsskyldighet

• resultatpremier

• rättegångskostnader

• ersättningar som domstolen bestämmer

• avgifter av straffnatur, såsom böter eller dröjsmålsräntor

• återbetalning av understöd, åläggande i fråga om återkrav eller en kreditförlust av vidareförmedlat understöd

• kostnader för upphandlingar som genomförts i strid med upphandlingslagen

• kostnader för upphandling som genomförts i strid med små anskaffningsvillkor

• kostnader för anskaffningar som genomförts i strid med sanktioner.

3.3 Villkor för inkomster från verksamheten eller projektet

Tillsammans med övriga offentliga understöd får det understöd som ministeriet beviljar inte heller överskrida beloppet för godtagbara kostnader.

Med allmänt understöd får man inte heller täcka sådana kostnader för vilka stödtagaren har fått privat eller offentligt understöd som riktas till specifika samt funktionellt och tidsmässigt begränsade kostnader. Ett underskott för en specifik funktion anses dock vara en godtagbar kostnad.

I fråga om uthyrning i andra hand av lokaler som finansieras med allmänt understöd för allmännyttig verksamhet, beaktas endast underskott. Om en lokal som finansieras med allmänt understöd hyrs ut i andra hand och underhyresgästen bedriver affärsverksamhet i lokalen, får man emellertid inte ens täcka underskottet för uthyrningen i andra hand.

3.4 Villkor för statsunderstödd verksamhet eller finansiering av projekt

I understödsbeslutet fastställs hur stor del av de godtagbara kostnaderna för den verksamhet som får understöd det allmänna understödet får täcka.

3.5 Villkor för resurser som er kostnadsfria för mottagaren

Den övriga finansiering som uppges i ansökningsfasen ska kunna verifieras i bokföringen. De resurser som fåtts till förfogande avgiftsfritt beaktas inte som en del av den övriga finansieringen av den verksamhet som understöds.

3.6 Villkor för statsunderstödsmottagarens ekonomiska situation

Understödstagaren ska utan dröjsmål meddela undervisnings- och kulturministeriet om sådana förändringar i sin ekonomiska situation som påverkar genomförandet av den verksamhet som understöds.

4 Statsunderstödstagarens särskilda skyldigheter

4.1 Statsunderstödsmottagarens informations- och anmälningsskyldighet

För att undervisnings- och kulturministeriet ska kunna övervaka att villkoren i statsunderstödsbeslutet följs, ska statsunderstödstagaren ge ministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter.

Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål meddela undervisnings- och kulturministeriet om förändringar som påverkar hur understödets ändamål realiseras, användningen av stödet eller övriga villkor eller begräsningar för stödet. Utöver detta ska understödstagaren utan dröjsmål meddela undervisnings - och kulturministeriet om väsentliga förändringar som hänför sig till genomförandet, omfattningen eller finansieringen av den verksamhet som får understöd.

Understödstagaren ska bedöma om ändringar i de uppgifter som angetts i ansökan om understöd och som ligger till grund för stödbeslutet är väsentliga.

Understödstagaren ska se till att uppgifterna om organisationen och kontaktpersonerna är uppdaterade.

4.2 Skyldighet att återbetala understöd

Statsunderstödstagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka ett statsunderstöd eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Statsunderstödstagaren ska också betala tillbaka statsunderstödet eller en del av statsunderstödet om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet.

Om det belopp som ska återbetalas är högst 100 euro, behöver det inte betalas tillbaka.

Statsunderstödstagaren ska på det belopp som återbetalas eller återkrävs, räknat från den dag då statsunderstödet betalades ut, betala en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) ökad med tre procentenheter om återbetalningen av statsunderstödet eller en del av det beror på statsunderstöd som betalats ut på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund eller om und erstödet inte kan användas på det sätt som förutsätts i understödsbeslutet.

Sökanden är inte skyldig att betala ränta om sökanden inte har kunnat använda hela det beviljade understödet och sökanden återbetalar understödet eller en del av det självmant och utan dröjsmål. Detta förutsätter att återbetalningen har skett senast den utsatta dagen för redovisningen.

I samband med återbetalningen ska beslutets diarienummer nämnas. Därtill ska räntan och det återbetalda understödets andel av summan specificeras i meddelandefältet för gireringen.

Det stöd som ska återbetalas ska betalas till något av undervisnings- och kulturministeriets konton: Nordea Bank Abp:

IBAN XX0000000000000000

BIC XXXXXXXX

Danske Bank A/S, Finlands filialkontor IBAN XX0000000000000000

BIC XXXXXXXX

4.3 Skyldighet att utreda användningen av statsunderstöd

Redovisningen ska lämnas till undervisnings- och kulturministeriet inom den tidsfrist som anges i understödsbeslutet. Till redovisningen för understödet ska fogas:

• verksamhetsberättelse eller en motsvarande annan utredning om verksamheten

• undertecknat bokslut

• kontospecifik resultaträkning

• I fråga om riktat allmänt understöd, kostnadsställesrapport om de faktiska inkomsterna och utgifterna för den understödda verksamheten

• koncernbokslut samt koncernens verksamhetsberättelse (om en sådan utarbetas frivilligt eller på grund av förpliktelser i lagen)

• en undertecknad revisionsberättelse (och/eller verksamhetsberättelse) samt revisorns (och/eller verksamhetsgranskarens) promemoria, om en sådan har uppgjorts

• och revisorns rapport över användningen av understödet, om understödet ensamt eller tillsammans med andra understöd från undervisnings- och kulturministeriet uppgår till minst 500.000 euro under kalenderåret.

Revisorns rapport utarbetas enligt xxxxxx och anvisningarna som beretts vid undervisnings- och kulturministeriet.

På begäran ska understödsmottagaren också lämna in andra utredningar som behövs för övervakning av att villkoren i statsunderstödsbeslutet har följts.

4.4 Utvärdering statsunderstödd verksamhets eller statsunderstött projekts effekter

Ej definierad.

4.5 Användning av resultaten

De resultat och prestationer som uppnåtts genom understödet ska delas så öppet som möjligt i enlighet med de villkor som eventuellt specificerats i understödsbeslutet.

4.6 Andra villkor för understödstagarens särskilda skyldigheter

Ej definierad.

5 Övervakning av användningen av statsunderstöd, avbrott av utbetalningen och återkrav

5.1 Uppföljnings- och övervakningspraxis

Statsunderstödstagaren ska på begäran lämna undervisnings- och kulturministeriet de uppgifter om användningen och uppföljningen av statsunderstödet som ministeriet behöver för tillsynen över att villkoren i statsunderstödsbeslutet iakttas. Bestämmelser om statsunderstödstagarens skyldighet att lämna uppgifter finns i 14 § i statsunderstödslagen och bestämmelser om statsbidragsmyndighetens tillsynsuppgift finns i 15 § i statsunderstödslagen.

5.2 Granskningsrätt

Undervisnings- och kulturministeriet har rätt att i samband med utbetalningen av statsunderstöd och övervakningen av understödets användning utföra nödvändiga granskningar som gäller statsunderstödstagarens ekonomi och verksamhet.

Om statsunderstödet har beviljats för ett projekt eller en verksamhet som genomförs av någon annan än stödmottagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, har undervisnings - och kulturministeriet rätt att vid behov granska ekonomin och verksamheten hos den som bedriver verksamheten eller projektet enligt statsunderstödsbeslutet.

Undervisnings- och kulturministeriet kan genom sitt beslut bemyndiga en annan myndighet eller en utomstående revisor att utföra kontrollerna.

5.3 Statsunderstödstagarens skyldighet att bistå i granskningen

Statsunderstödstagaren ska utan ersättning ge den tjänsteman och revisor som utför granskningen alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för granskningen samt även i övrigt bistå vid granskningen.

5.4 Avbrott i utbetalning av statsunderstöd

Bestämmelser om avbrytande av utbetalningen finns i 19 § i statsunderstödslagen.

5.5 Beslut om återkrav av statsunderstöd och räntor

Bestämmelser om återkrav av statsunderstöd finns i 21 § och 22 § i statsunderstödslagen.

Räntor

Statsunderstödstagaren ska på det belopp som återkrävs från den dag statsunderstödet utbetalats betala en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) utökad med tre procentenheter.

Om ett belopp som återkrävs inte betalas senast den förfallodag som undervisnings- och kulturministeriet bestämmer ska en årlig dröjsmålsränta betalas på beloppet enligt den räntesats som avses i 4 § 1 mom. i räntelagen.