Ang Samverkansavtal – Inköpssamverkan genom inköpscentral – med Östra Göinge kommun
Ang Samverkansavtal – Inköpssamverkan genom inköpscentral – med Östra Göinge kommun
Förslag till beslut
♙tt Hörby kommun tecknar samverkansavtal med Östra Göinge kommun avseende Inköpssamverkan genom inköpscentral,
♙tt samverkansavtalet avseende samordnad upphandling av varor och tjänster med Lunds kommun sägs upp, samt
♙tt finansiering sker genom kostnader motsvarande en tjänst inom kommunledningsförvaltningen, samt fördelning av resterande del mellan övriga förvaltningar i förhållande till inköpsvolym.
Sammanfattning av ärendet
Förslag till samverkansavtal avseende inköpssamverkan genom inköpscentral med Östra Göinge kommun
Beskrivning av ärendet
Bakgrund
Inköp av varor, tjänster och byggentreprenader är ett komplex område inom kommunens åtagande. Lagen om offentlig upphandling ställer stora krav på både god förmåga till kravställan, men också expertkompetens vid utformande av upphandlingsunderlag. Riskerna vid felaktiga eller undermåliga underlag är stora för en kommun av Hörbys storlek. Det kan röra sig
Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Xxxxxxxxxxxx 0| Tel: 0000-00 00 00| Fax: 0000-000 00
xxxxxxxx@xxxxx.xx | xxx.xxxxx.xx
om skadestånd, eller att man helt enkelt inte får den tjänst eller vara som man tror sig ha beställt.
Sedan 2015-09-01 har Hörby kommun ett avtal med Lunds kommun avseende samordnad upphandling av varor och tjänster. Detta avtal har vissa fördelar, med nackdelarna är fler. Hörby kommun kan inte genom avtalet själv beställa en egen upphandling av en vara eller tjänst, utan blir istället tillfrågad om intresse av att knyta sig till de upphandlingar som Lund gör.
Kommunens kompetens inom inköpsområdet är idag låg, och varje förvaltning försöker på olika sätt lösa sina behov av inköp. Det har vid vissa tillfällen inneburit att vi inte fullt ut fått de avtal vi önskat, eller missat i delar av kravställan.
För att kommunen ska känna sig trygg framöver och bli mindre sårbar behöver en förändring genomföras inom upphandlingsområdet.
Kontakt har tagits med Östra Göinge kommun som idag har en gemensam inköpssamverkan med Osby kommun samt ett flertal av dessa kommuners bolag.
Östra Göinge har presenterat ett förslag till avtal som kommer att säkerställa Hörby kommuns behov av inköp genom upphandling, se bilaga.
Ersättningen är baserad på redovisade nettokostnader, se §12 i avtalet.
Då även Höörs kommun är intresserad av ett avtal, är bedömningen att viss utökning av kompetens behöver göras för att klara 4 kommuners samlade behov av inköp.
Vid det fall att även Höörs kommun tar beslut om gemensamt avtal hamnar vardera kommuns ersättning på ca 1,1 miljon per verksamhetsår.
Detta motsvarar ungefär 1,5-2 årsarbetare för Hörby kommun.
I nuläget har kommunen ingen uttalad upphandlingsfunktion, utan det har hanterats genom att en funktion på kommunledningsförvaltningen mer eller mindre avdelats till uppdraget, samt att respektive förvaltning har fått ta stort ansvar för att ta fram underlag. Särskilt gäller detta Samhällsbyggnadsförvaltningen.
Beslutsunderlag
Förslag till Samverkansavtal Samverkansavtal – Bilaga 1 Samverkansavtal – Bilaga 2