Boplats Göteborg AB
Boplats Göteborg AB
xxxxxxxx.xx/stadsrevisionen
Granskningsplan för 2017
2 · B OP L AT S G ÖT E B OR G A B
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxx-Xxxxxx Xxxxxx och Xxxxx Xxxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
BO P L AT S G Ö T E BO R G AB · 3
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• informationssäkerhet
• offentlighet och sekretess
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxx Xxxxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 72 timmar
• 82 800 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
4 · B OP L AT S G ÖT E B OR G A B
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn träffar bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
Bostads AB Poseidon
Granskningsplan för 2017
2 · B O STAD S AB P O SE I D O N
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxx Xxxxxxxx och Xxxx-Xxx Xxxxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• säkerhetsarbete på lekplatser
• leverantörsuppföljning
• gemensam byggprocess
• uppföljande granskning.
B O S TA D S AB PO S EI D O N · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av säkerhetsarbete på lekplatser
Enligt FN:s barnkonvention har alla barn rätt till lek i en stimulerande, trygg och lämplig miljö. Detta innebär bland annat att lekplatser ska vara säkra och tillgängliga. Samtidigt visar rikstäckande statistik att olyckor på lekplatser är vanliga.
Cirka 50 000 barn per år behöver läkar- eller tandvård för lekplatsolyckor. Skadestatistiken visar att förklaringen vanligen ligger i eftersatt underhåll. Det handlar om fritt fallutrymme och bristande stötdämpande underlag men också att utrustningen är sliten eller trasig. Alla olyckor beror emellertid inte på bristande säkerhet hos lekredskap och underlag, men många olyckor skulle kunna undvikas genom kontroll och åtgärder av säkerhetsrisker på lekplatser. 2
Ägaren till en lekplats ansvarar för att lekplatsen och dess lekutrustning är säker. Detta regleras i plan- och bygglagen (2010:900), produktsäkerhetslagen (2010:900), samt i gemensamma EU-standarder. Enligt gällande kravbild ska lekplatser och lekutrustning kontrolleras och besiktas regelbundet. Om så inte sker har mark- eller fastighetsägaren ett skadestånds- och straffansvar i händelse av en olycka.
Tillsammans ansvarar bostadsbolagen inom Framtidenkoncernen för över 700 stycken lekplatser av varierande storlek och omfattning av ledredskap. Till största delen sköts drift och underhåll i egen regi. Varje bolag har också egna anvisningar för hur detta ska genomföras.
Förutom skador och, i värsta fall, dödsfall kan en olycka leda till utdragna och kostsamma rättsprocesser.
Granskningen syftar till att bedöma om styrelsen säkerställer att de lekplatser som finns inom bolagets bestånd är säkra och att dess egenskaper upprätthålls i enlighet med gällande lagstiftning och av EU utfärdade standarder.
4 · B O STAD S AB P O SE I D O N
Granskning av leverantörsuppföljning
Under år 2016 anlitade bolaget totalt 1 040 leverantörer, kostnaden för inköp av varor och tjänster uppgick till cirka 1,7 miljarder kronor. De 50 största leverantörerna stod för cirka 80 procent av inköpsvolymen och levererade varor och tjänster huvudsakligen inom bygg- och fastighetsservice.
Stadsrevisionen har, genom särskilt uppdrag från kommunfullmäktige, ansvar för att löpande följa stadens upphandlings- och inköpsverksamhet. I Göteborgs Stads riktlinjer för upphandling och inköp framgår att upphandlande avtal och leverantörer ska följas upp. Uppföljningen kan variera från en enkel kontroll av att bolaget har erhållit det som beställts till djupgående undersökningar. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Dock ska kontroll av exempelvis betalning av skatter och avgifter ske löpande under hela avtalstiden.
Leverantörsuppföljning handlar om att utvärdera regelbundet efter att en leverantör engagerats. Vidare handlar det även om att leverantörens prestanda mäts och följs upp och att underprestationer leder till korrigering eller i värsta fall utfasning av leverantörer som inte håller måttet.
Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen vad gäller bolagets uppföljning av leverantörer är tillfredsställande.
Granskning av gemensam byggprocess
Kommunfullmäktige beslutade år 2011 om en gemensam byggprocess (fortsättningsvis GBP) för Göteborgs Stad. Processen, som började tillämpas den 1 januari 2016, omfattar samtliga stadens byggande förvaltningar och bolag.
3 Policy och riktlinje för upphandling och inköp inom Göteborgs Stad (H 2004:123, P 2004-09-16, §, Kommunstyrelsen 2008-10-15, § 510,
Kommunstyrelsen 2009-06-10, § 418, H 2012:153, P 2012-10-11, § 28, H 2016:19,
2016-02-25 § 20, H 79, 2016-05-12 § 14)
B O S TA D S AB PO S EI D O N · 5
GBP gäller för investeringar, planerat underhåll och kunduppdrag, däremot inte för drift, tillsyn, skötsel eller akutåtgärder. Följande sex delprocesser ingår i GBP: förstudie, program, projektering, produktion, avslut av uppdrag och garantiförvaltning. Därutöver tillkommer stödprocesserna ledning och styrning samt upphandling och inköp.
Sammantaget ställer GBP krav på att bygguppdrag:
• startas med en uppdragsbeställning som tydliggör uppdragets ramar, roller och mandat
• drivs med stöd av egenkontroller som består av aktiviteter och tillhörande anvisningar för de olika delprocesserna
• avslutas med en rapport eller liknande som möjliggör kunskapsåterföring.
Stadsledningskontoret, som är processägare för GBP, har inte genomfört någon uppföljning av hur väl förvaltningar och bolag följer GBP. Däremot har berörda förvaltningar och bolag, under hösten 2016, fått göra en självskattning om i vilken grad de tillämpar GBP. Resultatet visade att bostadsbolagen inom Framtidenkoncernen uppgav mindre avvikelser. Utifrån resultatet har åtgärdsplaner upprättats.
Risker med att GBP inte tillämpas fullt ut är dels att byggprojekt inte färdigställs i enlighet med projektbudget och projektdirektiv, dels att kunskapsåterföring inom och mellan stadens verksamheter försvåras.
Mot bakgrund av ovanstående syftar granskningen till att bedöma bolagets följsamhet mot de krav GBP stipulerar.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• systematiskt arbetsmiljöarbete
• klagomålshantering
• processen för hantering av fullmäktiges mål
• offentlighet och sekretess.
6 · B O STAD S AB P O SE I D O N
Pågående granskning
För närvarande pågår följande, sedan tidigare beslutad granskning som berör bolaget:
• Granskning av förutsättningar för Göteborgs Stads chefer.
I samband med att granskningen inleddes har bolaget informerats.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen4 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxx Xxxx
telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 192 timmar
• 220 800 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
4 Kommunallagen 9 kap. 8 §
B O S TA D S AB PO S EI D O N · 7
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
Business Region Göteborg AB
Granskningsplan för 2017
2 · BU S I N ESS R EG I O N G Ö T E BO R G AB
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxx-Xxxxx Xxxxxxxx och Xxx-Xxxxx Xxxxxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• resor i tjänsten
• hantering av bisysslor på ledningsnivå
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
B U S IN E S S R E G IO N G ÖT E BO R G A B · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av resor i tjänsten
Under de senaste åren har kraven på god intern kontroll inom offentlig verksamhet ökat. Inom offentligt ägd verksamhet förvaltas medel och resurser för annans räkning och det är därför av stor betydelse att förtroendet för verksamheten är högt hos allmänheten.
Resor i tjänsten förekommer i såväl de kommunala förvaltningarna som i de kommunala bolagen. Vad som skiljer offentlig verksamhet från privat verksamhet i detta avseende är att felaktigheter inom dessa områden kan orsaka kommunen minskat förtroende hos allmänheten. Stadens resepolicy beskriver hur anställda bör agera för att resa ekonomiskt, säkert och miljöanpassat i tjänsten.
Granskningen syftar till att bedöma om bolaget har en tillräcklig intern kontroll avseende resor i tjänsten.
Granskning av hantering av bisysslor på ledningsnivå
Det är väsentligt att det finns ett högt förtroende för offentlig verksamhet. Att inventera och pröva anställdas bisysslor på ett systematiskt sätt är en av flera grundläggande åtgärder för att förebygga jävssituationer och för att undvika situationer där opartiskheten hos stadens anställda ifrågasätts.
Regler om bisysslor finns i lagen om offentlig anställning, i kollektiv- avtalet Allmänna bestämmelser och i Göteborgs Stads anvisning gällande bisyssla och jäv. Arbetstagare har ingen generell skyldighet att självmant uppge bisysslor för arbetsgivaren. Om arbetsgivaren däremot uttryckligen ber om upplysningar om bisysslor, är arbetstagaren skyldig att redovisa dessa.
Stadsledningskontoret tog fram Anvisning gällande regler om bisyssla och jäv vid anställning i Göteborgs Stad i juli 2014.
Personer i ledningsgruppen är ofta beslutsfattare och bisysslor kan därför vara särskilt känsliga för dessa personer. Det är av särskild vikt att hanteringen av bisysslor för personer på ledningsnivå sker på ett systematiskt sätt och med god intern kontroll.
Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget har en tillräcklig intern kontroll i hanteringen av bisysslor för anställda på ledningsnivå.
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
4 · BU S I N ESS R EG I O N G Ö T E BO R G AB
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• arkivförteckning
• systematiskt arbetsmiljöarbete.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxxx Xxxxxxx-Xxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxxx.xxxxxxx-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 96 timmar
• 110 400 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
B U S IN E S S R E G IO N G ÖT E BO R G A B · 5
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
Bygga Hem i Göteborg AB
Granskningsplan för 2017
2 · B Y G GA H E M I G ÖT E B O R G A B
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande
som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolagslagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxx Xxxxxxxx och Xxxxx-Xxxxx Xxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak
på en riskanalys av bolagets verksamhet och en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för årets granskning.
Granskning av verksamheten
Bolaget granskas för första gången år 2017 därför kommer endaste en grundläggande granskning att genomföras detta år.
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
B Y G GA H E M I G ÖT E B O R G AB · 3
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxx Xxxx
telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 40 timmar
• 46 000 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
4 · B Y G GA H E M I G ÖT E B O R G A B
Faktaavstämning
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
Familjebostäder i Göteborg AB
Granskningsplan för 2017
2 · FA M IL J E B S OT Ä D E R I GÖT E B OR G A B
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxxxx Xxxxxxx och Xxxxxxxx Xxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• gemensam byggprocess
• säkerhet på lekplatser
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
FAM I L J E BO S T Ä D ER I G Ö T E B OR G A B · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av gemensam byggprocess
Kommunfullmäktige beslutade år 2011 om en gemensam byggprocess (fortsättningsvis GBP) för Göteborgs Stad. Processen, som började tillämpas den 1 januari 2016, omfattar samtliga stadens byggande förvaltningar och bolag.
GBP gäller för investeringar, planerat underhåll och kunduppdrag, däremot inte för drift, tillsyn, skötsel eller akutåtgärder. Följande sex delprocesser ingår i GBP: förstudie, program, projektering, produktion, avslut av uppdrag och garantiförvaltning. Därutöver tillkommer stödprocesserna ledning och styrning samt upphandling och inköp.
Sammantaget ställer GBP krav på att bygguppdrag:
• startas med en uppdragsbeställning som tydliggör uppdragets ramar, roller och mandat
• drivs med stöd av egenkontroller som består av aktiviteter och tillhörande anvisningar för de olika delprocesserna
• avslutas med en rapport eller liknande som möjliggör kunskapsåterföring.
Lokalnämnden, som är processledare för GBP, har inte genomfört någon uppföljning av hur väl förvaltningar och bolag följer GBP. Däremot har berörda förvaltningar och bolag, under hösten 2016, fått göra en självskattning om i vilken grad de tillämpar GBP. Resultatet visade att bostadsbolagen inom Framtidenkoncernen uppgav mindre avvikelser.
Utifrån resultatet har åtgärdsplaner upprättats.
Risker med att GBP inte tillämpas fullt ut är dels att byggprojekt inte färdigställs i enlighet med projektbudget och projektdirektiv, dels att kunskapsåterföring inom och mellan stadens verksamheter försvåras.
Mot bakgrund av ovanstående syftar granskningen till att bedöma bolagets följsamhet mot de krav GBP stipulerar.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
4 · FA M IL J E B S OT Ä D E R I GÖT E B OR G A B
Granskning av säkerhetsarbete på lekplatser
Enligt FN:s barnkonvention har alla barn rätt till lek i en stimulerande, trygg och lämplig miljö. Detta innebär bland annat att lekplatser ska vara säkra och tillgängliga. Samtidigt visar rikstäckande statistik att olyckor på lekplatser är vanliga.
Cirka 50 000 barn per år behöver läkar- eller tandvård för lekplatsolyckor. Skadestatistiken visar att förklaringen vanligen ligger i eftersatt underhåll. Det handlar om fritt fallutrymme och bristande stötdämpande underlag men också att utrustningen är sliten eller trasig. Alla olyckor beror emellertid inte på bristande säkerhet hos lekredskap och underlag, men många olyckor skulle kunna undvikas genom kontroll och åtgärder av säkerhetsrisker på lekplatser. 2
Ägaren till en lekplats ansvarar för att lekplatsen och dess lekutrustning är säker. Detta regleras i plan- och bygglagen (2010:900), produktsäkerhetslagen (2010:900), samt i gemensamma EU-standarder. Enligt gällande kravbild ska lekplatser och lekutrustning kontrolleras och besiktas regelbundet. Om så inte sker har mark- eller fastighetsägaren ett skadestånds- och straffansvar i händelse av en olycka.
Tillsammans ansvarar bostadsbolagen inom Framtidenkoncernen för över 700 stycken lekplatser av varierande storlek och omfattning av ledredskap. Till största delen sköts drift och underhåll i egen regi. Varje bolag har också egna anvisningar för hur detta ska genomföras.
Förutom skador och, i värsta fall, dödsfall kan en olycka leda till utdragna och kostsamma rättsprocesser.
Granskningen syftar till att bedöma om styrelsen säkerställer att de lekplatser som finns inom bolagets bestånd är säkra och att dess egenskaper upprätthålls i enlighet med gällande lagstiftning och av EU utfärdade standarder.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• offentlighet och sekretess
• systematiskt arbetsmiljöarbete.
2 Konsumentverket 2015:12 Marknadskontroll av lekredskap 2015
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
FAM I L J E BO S T Ä D ER I G Ö T E B OR G A B · 5
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen3 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxx Xxxxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 160 timmar
• 184 000 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
3 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
6 · FA M IL J E B S OT Ä D E R I GÖT E B OR G A B
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
Framtiden Byggutveckling AB
Granskningsplan för 2017
2 · F RA M T I DE N B Y G G UT V E C K L IN G A B
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxx Xxxxxxxx och Xxxx-Xxx Xxxxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• gemensam byggprocess
• uppföljande granskning.
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
F R A M T I DE N B Y G G UT V E CK L I N G A B · 3
Granskning av gemensam byggprocess
Kommunfullmäktige beslutade år 2011 om en gemensam byggprocess (fortsättningsvis GBP) för Göteborgs Stad. Processen, som började tillämpas den 1 januari 2016, omfattar samtliga stadens byggande förvaltningar och bolag.
GBP gäller för investeringar, planerat underhåll och kunduppdrag, däremot inte för drift, tillsyn, skötsel eller akutåtgärder. Följande sex delprocesser ingår i GBP: förstudie, program, projektering, produktion, avslut av uppdrag och garantiförvaltning. Därutöver tillkommer stödprocesserna ledning och styrning samt upphandling och inköp.
Sammantaget ställer GBP krav på att bygguppdrag:
• startas med en uppdragsbeställning som tydliggör uppdragets ramar, roller och mandat
• drivs med stöd av egenkontroller som består av aktiviteter och tillhörande anvisningar för de olika delprocesserna
• avslutas med en rapport eller liknande som möjliggör kunskapsåterföring.
Lokalnämnden, som är processledare för GBP, har inte genomfört någon uppföljning av hur väl förvaltningar och bolag följer GBP. Däremot har berörda förvaltningar och bolag, under hösten 2016, fått göra en självskattning om i vilken grad de tillämpar GBP. Resultatet visade att bolagen inom Framtidenkoncernen uppgav mindre avvikelser. Utifrån resultatet har åtgärdsplaner upprättats.
Risker med att GBP inte tillämpas fullt ut är dels att byggprojekt inte färdigställs i enlighet med projektbudget och projektdirektiv, dels att kunskapsåterföring inom och mellan stadens verksamheter försvåras.
Mot bakgrund av ovanstående syftar granskningen till att bedöma bolagets följsamhet mot de krav GBP stipulerar.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• grundläggande granskning.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
4 · F RA M T I DE N B Y G G UT V E C K L IN G A B
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxx Xxxxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 96 timmar
• 110 400 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
F R A M T I DE N B Y G G UT V E CK L I N G A B · 5
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en gransknings- rapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmanna- revisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
Försäkrings AB Göta Lejon
Granskningsplan för 2017
2 · F Ö R SÄ KR I N G S AB G Ö TA L E J ON
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• granskning av inköp och upphandling
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
F ÖR S Ä K R IN GS A B G ÖTA LE J O N · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av inköp och upphandling
Stadsrevisionen har, genom särskilt uppdrag från Kommunfullmäktige, ansvar för att löpande följa Stadens upphandlings- och inköpsverksamhet.
Enligt fullmäktiges policy och riktlinjer för upphandling och inköp ska direktupphandlingar genomföras så att konkurrensen tillvaratas. Det innebär, enligt fullmäktige, att vid alla direktupphandlingar bör minst tre leverantörer tillfrågas.2 Vidare innebär det att direktupphandlingar över 50 000 kr ska dokumenteras och skriftliga avtal/överenskommelser upprättas. Av dokumentation ska bland annat framgå om och hur konkurrensen togs tillvara samt vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud.
Syftet är att granska bolagets följsamhet mot fullmäktiges policy och riktlinjer för upphandling och inköp vad gäller bolagets direktupp- handlingar.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi upp dem. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder styrelsen vidtagit med anledning av den rekommendationen som har lämnats till styrelsen inom följande områden:
• att beakta fullmäktiges budget vid utarbetande av inriktningsdokument för den egna budgeten/affärsplanen.
När det gäller bolagets arbete med att implementera Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö kommer vi att genomföra en uppföljande granskning av det arbetet under året.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
2 Regeln att man ”bör” vända sig till minst tre leverantörer vid inköp innebär att den gäller från första kronan. Uttrycket ”bör” anses möjliggöra en avvägning i det enskilda fallet där bland annat storleken på inköpet kan beaktas.
4 · F Ö R SÄ KR I N G S AB G Ö TA L E J ON
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen3 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxxxx Xxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: Xxxxxxx.Xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 72 timmar
• 82 800 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
3 Kommunallagen 9 kap. 8 §
F ÖR S Ä K R IN GS A B G ÖTA LE J O N · 5
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
Förvaltnings AB Framtiden
Granskningsplan för 2017
2 · F Ö RVALT N I N G S A B F RA M T I DE N
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxx Xxxxxxxx och Xxxxx-Xxxxx Xxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• bolagsstyrning
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
F ÖRVA LT N IN GS A B F R A M T ID E N · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av bolagsstyrning
Sedan år 2014 är stadens hel- och delägda bolag organiserade i en koncern med ett koncernbolag (Göteborgs Stadshus AB), flera moderbolag respektive dotterbolag.
Genom budget, ägardirektiv och riktlinjer är det ytterst kommunfullmäktige som i formell mening utövar ägarstyrning över stadens bolag. Kommunstyrelsen svarar för den löpande uppsikten, den så kallade uppsiktsplikten. Göteborgs Stadshus AB ansvarar för ägarstyrningen av moderbolagen vilka i sin tur ansvarar för ägarstyrningen av dotterbolagen.
I samband med koncernbildningen beslutade fullmäktige om riktlinjer och direktiv för ägarstyrning av stadens bolag . Dessa riktlinjer och direktiv är det samlade regelverket för Stadens ägarstyrning av bolagen.
I regelverket uttrycks att ägarstyrningen ytterst handlar om att medverka till att kommunfullmäktiges mål och riktlinjer genomförs. Detta ska ske genom en aktiv och närvarande dialog samt ett konstruktivt och främjande arbetssätt, såväl mellan Stadshus AB och moderbolagen som mellan moderbolagen och dess dotterbolag. Syftet med ägardialogerna är att stärka och tydliggöra den politiska styrningen. I Stadshus AB och moderbolagens uppdrag ligger att återföra väsentlig information till ägaren (kommunfullmäktige) och att ta initiativ till ändrad inriktning i bolagens uppdrag.
Nya och ökade krav gällande styrning, ledning och uppföljning kan innebära risker kopplat till bland annat otydlighet som medför att mål och uppdrag inte nås.
Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget, i sin roll som moderbolag, utövar ägarstyrning ändamålsenligt mot det regelverk som fullmäktige har fastställt.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
4 · F Ö RVALT N I N G S A B F RA M T I DE N
har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• bolagets process för hantering av kommunfullmäktiges mål
• systematiskt arbetsmiljöarbete
• konsultanvändning
• offentlighet och sekretess.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxx Xxxx
telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 96 timmar
• 110 400 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
F ÖRVA LT N IN GS A B F R A M T ID E N · 5
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
Förvaltnings AB Göteborgslokaler
Granskningsplan för 2017
2 · F Ö RVA LT N IN GS A B G ÖT E BO R G SL O K AL ER
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande
som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolagslagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxx-Xxxxx Xxxxxxxx och Xxxx Xxxxxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• systematiskt brandskyddsarbete
• informationssäkerhetsarbetet i Göteborgs Stad
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
F Ö RVA LT N IN G S A B GÖT E BO R G SL O K AL ER · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av systematiskt brandskyddsarbete
Sedan 2004 gäller lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Den reglerar ansvarsskyldigheter och rättigheter för det breda begreppet skydd mot olyckor för den enskilde, för kommunen och för staten. Till denna lag har regeringen fogat en förordning (2003:789) om skydd mot olyckor.
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har gett ut ett antal föreskrifter och allmänna råd kopplade till lag om skydd mot olyckor, bland annat för ett systematiskt brandskyddsarbete. Utgångspunkten för arbetet i Göteborgs Stad är utöver ovanstående, den gemensamma säkerhetspolicyn som anger styrelsens ansvar i säkerhetsarbetet.
Säkerhetspolicyn konkretiseras i en riktlinje för systematiskt brandskyddsarbete och krisberedskap.
Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget i egenskap av fastighetsägare i tillräcklig omfattning bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete i samverkan med hyresgästerna.
Granskning av informationssäkerhetsarbetet i Göteborgs Stad
Göteborgs Stad hanterar mycket information som är skyddsvärd. Stora delar av stadens informationsflöde hanteras med hjälp av it-system som är beroende av varandra eller tekniskt sammankopplade.
Informationssäkerhet innebär att all skyddsvärd information ska vara tillgänglig, riktig, konfidentiell och spårbar. Brister i informationssäkerheten kan få allvarliga konsekvenser, till exempel att integritetskänslig information sprids eller att verksamhetskritiska processer stoppas. För att kunna säkerställa en tillräcklig nivå av informationssäkerhet är det av stor vikt att informationssäkerhetsarbetet bedrivs systematiskt och långsiktigt samt att styrningen av informations- säkerhetsarbetet är integrerat i verksamhetens övriga former för styrning. Informationssäkerhet är en fråga som inte bara berör verksamhetens ledning och säkerhetspersonal. Samtliga anställda i en verksamhet har ett ansvar att uppnå och behålla en god informationssäkerhet. Det är därför viktigt att fördela och tydliggöra ansvar och roller i verksamheten samt att utbilda anställda i förhållande till arbetsuppgifter och ansvar.
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
4 · F Ö RVA LT N IN GS A B G ÖT E BO R G SL O K AL ER
Syftet med granskningen är att bedöma om styrelsen bedriver ett ändamålsenligt informationssäkerhetsarbete. Granskningen avgränsas till att belysa om styrelsen arbetar i enlighet med gällande riktlinjer och föreskrifter inom informationssäkerhetsområdet samt om tillräcklig styrning och uppföljning av informationssäkerhetsarbetet sker. Fysisk säkerhet och säkerhet i enskilda system omfattas inte av granskningen.
Granskningen genomförs vid tre nämnder, kommunstyrelsen samt Förvaltnings AB Göteborgslokaler och kommer att rapporteras i särskild ordning till kommunfullmäktige.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande område:
• kameraövervakning
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxxx Xxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
F Ö RVA LT N IN G S A B GÖT E BO R G SL O K AL ER · 5
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 96 timmar
• 110 400 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
6 · F Ö RVA LT N IN GS A B G ÖT E BO R G SL O K AL ER
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
Got Event AB
Granskningsplan för 2017
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx och Xxx Xxxxxxxx är lekmanna- revisorer i bolaget
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• systematiskt brandskyddsarbete
• inköp och upphandling
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
GOT E V E N T AB · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av systematiskt brandskyddsarbete
Bolaget har arenor och klubblokaler där de som gästar byggnaden vistas. Det innebär en högre risk vid brand. Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) innebär att man på ett strukturerat sätt planerar, utbildar, övar, dokumenterar, kontrollerar, åtgärdar och följer upp brandskyddsarbetet i organisationen.
Utgångspunkten för säkerhetsarbetet i Göteborgs Stad är stadens gemensamma säkerhetspolicy. Dessa riktlinjer utgör ett komplement till lagstiftningen och ett förtydligande inom området SBA.
Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete i enlighet med Lag (2003:778) om skydd mot olyckor, gällande föreskrifter från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap samt Göteborgs stads säkerhetspolicy och riktlinje för systematiskt brandskyddsarbete.
Granskning av upphandling och inköp
Upphandling och inköp är en viktig del av Göteborg Stads förvaltningars och bolags verksamheter. Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att löpande följa upphandling och inköp. Offentlig upphandling regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:109). Lagstiftningen syftar bland annat till att stävja problem med otillåtna direktupphandlingar. Om en upphandlande myndighet tecknar avtal som i efterhand kan betecknas som otillåten direktupphandling riskerar myndigheten att avtalet kan ogiltigförklaras och att alla prestationer som utväxlats ska återgå. Avtalsparten kan dessutom kräva skadestånd och en upphandlingsskadeavgift kan utdömas efter ansökan av Konkurrensverket.
Syftet med granskningen är att bedöma hur väl den interna kontrollen avseende upphandling och inköp fungerar. Bedömning görs utifrån hur upphandlingar och inköp genomförs i förhållande till kraven i LOU och Göteborgs Stads upphandlings- och inköpspolicy. Granskningen omfattar även en bedömning av risken för otillåten direktupphandling och följsamhet mot ramavtal.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• förtroendevaldas arvoden och ersättningar
• kameraövervakning
• systematiskt arbetsmiljöarbete.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxx xxx Xxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxx.xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 160 timmar
• 184 000 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
Göteborgsregionens Fritidshamnar AB (GREFAB)
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxxx-Xxxxx Xxxx och Xxx-Xxxxx Xxxxxxxxxx är lekmanna- revisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• styrelsens ansvar och arbetssätt
• företagsupphandlat privatkort, inköpskort och drivmedelskort
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
G R EFAB · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av styrelsens ansvar och arbetssätt
Ansvaret för att ledning och styrning fungerar på ett tillfredställande sätt vilar alltid ytterst hos bolagets styrelse. Tydlighet i agerande och styrdokument på styrelsenivå är en förutsättning för att bolagets underliggande styrning ska kunna fungera på ett systematiskt och följsamt sätt mot givna riktlinjer.
Kommunfullmäktige har beslutat om en bolagsöversyn som har resulterat i en ny struktur för stadens samtliga bolag samt nya riktlinjer för ägarstyrningen. Detta påverkar bolaget utifrån såväl verksamhetsmässiga, legala samt finansiella perspektiv. Bolaget befinner sig således i flera utvecklings- och förändringsprocesser. Samtidigt är det viktigt att styrelsen är engagerad och angelägen om att styra och följa arbetet inom samtliga processer på en övergripande nivå.
Lekmannarevisorerna avser att under år 2017 granska styrelsens ansvar och arbetssätt samt hur styrelsen förhåller sig till legala och kommunens egna regelverk för styrelsearbete.
Granskning av företagsupphandlat privatkort, inköpskort och drivmedelskort
Inom offentligt ägd verksamhet är det av stor betydelse att förtroendet för hur dessa verksamheter styrs och leds är högt hos allmänheten.
Verksamheten måste förvaltas på ett betryggande sätt och med en tillfredsställande intern styrning och kontroll. Ett exempel på område av förtroendekänslig karaktär är hantering av företagsupphandlat privatkort, inköpskort och drivmedelskort.
Av stadens policy och riktlinjer för företagsupphandlade privatkort, inköpskort och drivmedelskort framgår att staden ska förenkla administration och hantering av inköp i tjänsten genom att minska kontanthantering och rekvisitioner samt direktfakturor från icke avtalade leverantörer. Vissa befattningar inom stadens förvaltningar och bolag kan ha återkommande behov av kortanvändning i tjänsten. Att betala med kort är ett verktyg för att underlätta redovisning av inköp och skapa tydligare och enhetligare rutiner. Detta skapar möjlighet till bättre kontroll och uppföljning.
Vidare framgår av policyn och riktlinjerna att användningen av dessa kort ska vara restriktiv och kontrollerad för att säkerställa god intern kontroll.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
4 · G R E FA B
Rutiner som säkerställer god intern kontroll, rapportering och uppföljning ska upprättas.
Granskningen syftar till att bedöma bolagets interna kontroll vid kortanvändning samt bolagets följsamhet mot gällande regelverk.
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• kommunfullmäktiges prioriterade mål
• offentlighet och sekretess
• upphandling och inköp.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 96 timmar
• 110 400 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
Gryaab AB
Granskningsplan för 2017
Granskningsplan för 2017
som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolagslagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxxx Xxxxxx och Xxxxx Xxxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• organisatorisk och social arbetsmiljö
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
G R YAAB AB · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av organisatorisk och social arbetsmiljö
En relativt ny förordning från Arbetsmiljöverket, AFS 2015:4, trädde ikraft 31 mars 2016.
Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) talar om hur man ska gå tillväga. Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) reglerar vad som är centralt för att förebygga ohälsa och olycksfall och främja en god arbetsmiljö.2
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• grundläggande granskning – tillgängliggöra handlingar på Göteborgs Stads hemsida
• systematiskt brandskyddsarbete.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
2 Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön – viktiga pusselbitar i en god arbetsmiljö - Vägledning till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4. Arbetsmiljöverket 2016.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen3 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxx Xxxxxx
telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 128 timmar
• 147 200 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
3 Kommunallagen 9 kap. 8 §
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
Gårdstensbostäder AB
xxxxxxxx.xx/stadsrevisionen
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxx Xxxxxxxxxx och Xxxxxxx Xxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• säkerhetsarbete på lekplatser
• leverantörsuppföljning
• gemensam byggprocess
• uppföljande granskning.
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av säkerhetsarbete på lekplatser
Enligt FN:s barnkonvention har alla barn rätt till lek i en stimulerande, trygg och lämplig miljö. Detta innebär bland annat att lekplatser ska vara säkra och tillgängliga. Samtidigt visar rikstäckande statistik att olyckor på lekplatser är vanliga.
Cirka 50 000 barn per år behöver läkar- eller tandvård för lekplatsolyckor. Skadestatistiken visar att förklaringen vanligen ligger i eftersatt underhåll. Det handlar om fritt fallutrymme och bristande stötdämpande underlag men också att utrustningen är sliten eller trasig. Alla olyckor beror emellertid inte på bristande säkerhet hos lekredskap och underlag, men många olyckor skulle kunna undvikas genom kontroll och åtgärder av säkerhetsrisker på lekplatser. 2
Ägaren till en lekplats ansvarar för att lekplatsen och dess lekutrustning är säker. Detta regleras i plan- och bygglagen (2010:900), produktsäkerhetslagen (2010:900), samt i gemensamma EU-standarder. Enligt gällande kravbild ska lekplatser och lekutrustning kontrolleras och besiktas regelbundet. Om så inte sker har mark- eller fastighetsägaren ett skadestånds- och straffansvar i händelse av en olycka.
Tillsammans ansvarar bostadsbolagen inom Framtidenkoncernen för över 700 stycken lekplatser av varierande storlek och omfattning av ledredskap. Till största delen sköts drift och underhåll i egen regi. Varje bolag har också egna anvisningar för hur detta ska genomföras.
Förutom skador och, i värsta fall, dödsfall kan en olycka leda till utdragna och kostsamma rättsprocesser.
Granskningen syftar till att bedöma om styrelsen säkerställer att de lekplatser som finns inom bolagets bestånd är säkra och att dess egenskaper upprätthålls i enlighet med gällande lagstiftning och av EU utfärdade standarder.
Granskning av leverantörsuppföljning
Under år 2016 uppgick bolagets totala kostnad för inköp av varor och tjänster till närmare 125 miljoner kronor. Huvudsakligen handlar det om varor och tjänster inom bygg- och fastighetsservice.
Stadsrevisionen har, genom särskilt uppdrag från kommunfullmäktige, ansvar för att löpande följa stadens upphandlings- och inköpsverksamhet. I Göteborgs Stads riktlinjer för upphandling och inköp framgår att upphandlande avtal och leverantörer ska följas upp. Uppföljningen kan variera från en enkel kontroll av att bolaget har erhållit det som beställts till djupgående undersökningar. Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Dock ska kontroll av exempelvis betalning av skatter och avgifter ske löpande under hela avtalstiden.
Leverantörsuppföljning handlar om att utvärdera regelbundet efter att en leverantör engagerats. Vidare handlar det även om att leverantörens prestanda mäts och följs upp och att underprestationer leder till korrigering eller i värsta fall utfasning av leverantörer som inte håller måttet.
Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen vad gäller bolagets uppföljning av leverantörer är tillfredsställande.
Granskning av gemensam byggprocess
Kommunfullmäktige beslutade år 2011 om en gemensam byggprocess (fortsättningsvis GBP) för Göteborgs Stad. Processen, som började tillämpas den 1 januari 2016, omfattar samtliga stadens byggande förvaltningar och bolag.
GBP gäller för investeringar, planerat underhåll och kunduppdrag, däremot inte för drift, tillsyn, skötsel eller akutåtgärder. Följande sex delprocesser ingår i GBP: förstudie, program, projektering, produktion, avslut av uppdrag och garantiförvaltning. Därutöver tillkommer stödprocesserna ledning och styrning samt upphandling och inköp.
Sammantaget ställer GBP krav på att bygguppdrag startas med en uppdragsbeställning som tydliggör uppdragets ramar, roller och mandat. Vidare att de drivs med stöd av egenkontroller som består av aktiviteter och tillhörande anvisningar för de olika delprocesserna. Bygguppdragen
3 Policy och riktlinje för upphandling och inköp inom Göteborgs Stad (H 2004:123, P 2004-09-16, §, Kommunstyrelsen 2008-10-15, § 510,
Kommunstyrelsen 2009-06-10, § 418, H 2012:153, P 2012-10-11, § 28, H 2016:19,
2016-02-25 § 20, H 79, 2016-05-12 § 14)
ska därefter avslutas med en rapport eller liknande som möjliggör kunskapsåterföring.
Stadsledningskontoret, som är processägare för GBP, har inte genomfört någon uppföljning av hur väl förvaltningar och bolag följer GBP. Däremot har berörda förvaltningar och bolag, under hösten 2016, fått göra en självskattning om i vilken grad de tillämpar GBP. Resultatet visade att bostadsbolagen inom Framtidenkoncernen uppgav mindre avvikelser. Utifrån resultatet har åtgärdsplaner upprättats.
Risker med att GBP inte tillämpas fullt ut är dels att byggprojekt inte färdigställs i enlighet med projektbudget och projektdirektiv, dels att kunskapsåterföring inom och mellan stadens verksamheter försvåras.
Mot bakgrund av ovanstående syftar granskningen till att bedöma bolagets följsamhet mot de krav GBP stipulerar.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• grundläggande granskning
• systematiskt arbetsmiljöarbete
• bolagets process för hantering av kommunfullmäktiges mål
• offentlighet och sekretess.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen4 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor.
4 Kommunallagen 9 kap. 8 §
Xxxx Xxxx
e-post: xxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 96 timmar
• 110 400 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
·
xxxxxxxx.xx/stadsrevisionen
STAD SR EV I S I O N EN 20 17 - 04 - 25
Göteborg & Co Kommunintressent AB
xxxxxxxx.xx/stadsrevisionen
Granskningsplan för 2017
2 · GÖ T E B OR G & C O K OM M U N I N T R ESSE N T A B
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxx Xxxxxxxx och Xxx-Xxxxx Xxxxxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
GÖ T E B OR G & C O K OM M U N I N T R ES SEN T AB · 3
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen2 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxxx Xxxxxxx-Xxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxxx.xxxxxxx-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 40 timmar
• 46 000 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
2 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
4 · GÖ T E B OR G & C O K OM M U N I N T R ESSE N T A B
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
Göteborg & Co Träffpunkt AB
Granskningsplan för 2017
2 · GÖ T E B OR G & C O T R Ä F F P UNK T A B
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande
som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolagslagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxxxx Xxxxxxxxx och Xxx Xxxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen och nämnderna. Bolagets granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak på en riskanalys av bolagets verksamhet, erfarenheter från tidigare
års granskning och på en dialog med bolagets auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av bolagets verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• upphandling och inköp
• hantering av bisysslor på ledningsnivå
• bolagets process för hantering av kommunfullmäktiges prioriterade mål
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
GÖ T E B OR G & C O T R Ä F F P U N KT AB · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Inom den grundläggande granskningen kommer också en kartläggning av bolagets rutiner avseende de företag och organisationer som exponeras på bolagets hemsida att ske.
Granskning av upphandling och inköp
Upphandling och inköp är en viktig del av Göteborg Stads förvaltningars och bolags verksamheter. Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att löpande följa upphandling och inköp. Offentlig upphandling regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:109). Lagstiftningen syftar bland annat till att stävja problem med otillåtna direktupphandlingar. Om en upphandlande myndighet tecknar avtal som i efterhand kan betecknas som otillåten direktupphandling riskerar myndigheten att avtalet kan ogiltigförklaras och att alla prestationer som utväxlats ska återgå. Avtalsparten kan dessutom kräva skadestånd och en upphandlingsskadeavgift kan utdömas efter ansökan av Konkurrensverket.
Syftet med granskningen är att bedöma hur väl den interna kontrollen avseende upphandling och inköp fungerar. Bedömning görs utifrån hur upphandlingar och inköp genomförs i förhållande till kraven i LOU och Göteborgs Stads upphandlings- och inköpspolicy samt bolagets egna regler och anvisningar. Granskningen omfattar även en bedömning av risken för otillåten direktupphandling och följsamhet mot ramavtal.
Granskning av hantering av bisysslor på ledningsnivå
Det är väsentligt att det finns ett högt förtroende för offentlig verksamhet. Att inventera och pröva anställdas bisysslor på ett systematiskt sätt är en av flera grundläggande åtgärder för att förebygga jävssituationer och för att undvika situationer där opartiskheten hos stadens anställda ifrågasätts.
Regler om bisysslor finns i lagen om offentlig anställning, i kollektiv- avtalet Allmänna bestämmelser och i Göteborgs Stads anvisning gällande bisyssla och jäv. Arbetstagare har ingen generell skyldighet att självmant uppge bisysslor för arbetsgivaren. Om arbetsgivaren däremot uttryckligen ber om upplysningar om bisysslor, är arbetstagaren skyldig att redovisa dessa.
STAD SR EV I S I O N EN · 20 17 - 04 - 25
4 · GÖ T E B OR G & C O T R Ä F F P UNK T A B
Stadsledningskontoret tog fram Anvisning gällande regler om bisyssla och jäv vid anställning i Göteborgs Stad i juli 2014.
Personer i ledningsgruppen är ofta beslutsfattare och bisysslor kan därför vara särskilt känsliga för dessa personer. Det är av särskild vikt att hanteringen av bisysslor för personer på ledningsnivå sker på ett systematiskt sätt och med god intern kontroll.
Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget har en tillräcklig intern kontroll i hanteringen av bisysslor för anställda på ledningsnivå.
Granskning av bolagets process för hantering av kommunfullmäktiges prioriterade mål
Kommunfullmäktiges (KF) årliga budgetbeslut är det övergripande styrdokumentet för stadens samtliga nämnder och bolag.
Utifrån KF:s budget ska styrelsen utarbeta och besluta om ett inriktningsdokument för den egna affärsplanen. I första hand ska styrelsen bryta ner KF:s prioriterade mål och inriktningar och anpassa dem till sin verksamhet. I inriktningsdokumentet ska det tydligt framgå hur KF:s prioriterade mål ska uppnås. Därefter kan ytterligare prioriteringar och formuleringar göras utifrån den egna verksamhetens förutsättningar.2
Fullmäktige är tydlig med att ansvaret för framtagande och beslut om inriktningsdokumentet inte kan delegeras.3
När styrelsen har beslutat om inriktningsdokumentet ska den delegera utarbetandet av affärsplan till bolaget. Denna ska baseras på inriktningsdokumentet och innehålla konkreta och kvantifierbara mål samt beskriva hur målen ska nås. Affärsplanen behandlas och beslutas därefter av styrelsen som har det övergripande ansvaret.4
Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget har en ändamålsenlig process för hantering av kommunfullmäktiges prioriterade mål.
2 KF:s budget 2017 och Regler för budget och uppföljning 3 KF:s budget 2017 och Regler för budget och uppföljning 4 KF:s budget 2017 och Regler för budget och uppföljning
GÖ T E B OR G & C O T R Ä F F P U N KT AB · 5
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder bolaget har vidtagit med anledning av den rekommendation som har lämnats till bolaget inom följande områden:
• projektstyrning.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen5 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisor är:
Xxxxxx Xxxxxxx-Xxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxxx.xxxxxxx-xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 96 timmar
• 110 400 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
Oberoende och integritet
Yrkesrevisorns oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration. Oberoendedeklarationen utgår från Sveriges Kommunala Yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har kommit fram som kan ifrågasätta förtroendet för yrkesrevisorns oberoende och integritet.
5 Kommunallagen 9 kap. 8 §
6 · GÖ T E B OR G & C O T R Ä F F P UNK T A B
Informationsmöte
I samband med att granskningen inleds träffar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn bolagets styrelse och vd för ett dialogmöte. Syftet med mötet är att bolaget informeras om den planerade granskningen och att revisorerna informeras om bolagets verksamhet och ekonomiska ställning.
Faktaavstämning
De iakttagelser som görs i granskningen stäms av med tjänstemän inom bolaget. Detta sker både muntligt och skriftligt.
Avrapportering
Resultatet från årets granskning av bolaget avrapporteras till styrelsen och årsstämman.
Styrelsemöte i samband med att årsredovisningen behandlas Lekmannarevisorerna redovisar mer utförligt resultatet från årets granskning i en granskningsredogörelse, som skickas till bolaget i samband med styrelsens möte då årsredovisningen behandlas.
Lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn deltar vid samma styrelsemöte för att återrapportera iakttagelser och bedömningar från årets granskning. Bolaget kallar lekmannarevisorerna och yrkesrevisorn.
Årsstämma
Lekmannarevisorerna lämnar, efter varje räkenskapsår, en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skickas till bolaget senast tre veckor före årsstämman.
Lekmannarevisorerna deltar på årsstämman. Bolaget kallar lekmannarevisorerna till årsstämman.
Göteborg Energi AB
Granskningsplan för 2017
2 · GÖ T E B OR G E N E R GI A B
Granskningsplan för 2017
Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om koncernens interna kontroll är tillräcklig. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed1 kräver. Uppdraget regleras i aktiebolags- lagens tionde kapitel och kommunallagens nionde kapitel.
Xxxx-Xxx Xxxxxxx och Xxx Xxxxxxx är lekmannarevisorer i bolaget.
Granskningsinriktning
Stadsrevisionens revisionsplan för år 2017 är utgångspunkt för den granskning som görs under året i kommunstyrelsen, bolagen
och nämnderna. Koncernens granskningsplan är ett komplement till revisionsplanen.
Granskningens inriktning och omfattning grundar sig i huvudsak
på en riskanalys av koncernens verksamhet, erfarenheter från tidigare års granskning och på en dialog med koncernens auktoriserade revisor.
Under året kan det uppstå situationer som innebär att vi behöver prioritera om planerade granskningsinsatser. Vi informerar styrelsen vid större förändringar.
Nedan redogör vi för de områden som ingår i årets granskning.
Granskning av verksamheten
Årets granskning av koncernens verksamhet omfattar:
• grundläggande granskning
• bolagsstyrning
• kompetensförsörjning och konsultanvändning
• uppföljande granskning.
1 God revisionssed fastställs av Sveriges Kommuner och Landsting
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
GÖT E B OR G E N E R G I A B · 3
Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året. Syftet är att översiktligt bedöma koncernens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv.
Granskning av bolagsstyrning
Sedan år 2014 är stadens hel- och delägda bolag organiserade i en koncern med ett koncernbolag (Göteborgs Stadshus AB) och flera moderbolag respektive dotterbolag.
Genom budget, ägardirektiv och riktlinjer är det ytterst kommunfullmäktige som i formell mening utövar styrning över stadens bolag. Kommunstyrelsen svarar för den löpande uppsikten, Göteborgs Stadshus AB för styrningen av moderbolagen vilka i sin tur ansvarar för styrningen av dotterbolagen.
I samband med koncernbildningen beslutade fullmäktige om riktlinjer och direktiv för styrning av stadens bolag2. Dessa riktlinjer och direktiv är det samlade regelverket för Stadens styrning av bolagen.
I regelverket uttrycks att bolagsstyrningen ytterst handlar om att medverka till att kommunfullmäktiges mål och riktlinjer genomförs. Detta ska ske genom en aktiv och närvarande dialog samt ett konstruktivt och främjande arbetssätt, såväl mellan Stadshus AB och moderbolagen som mellan moderbolagen och dess dotterbolag. Syftet med ägardialogerna är att stärka och tydliggöra den politiska styrningen. I Stadshus AB och moderbolagens uppdrag ligger att återföra väsentlig information till ägaren (kommunfullmäktige) och att ta initiativ till ändrad inriktning i bolagens uppdrag.
Nya och ökade krav gällande styrning, ledning och uppföljning kan innebära risker kopplat till bland annat otydlighet som medför att mål och uppdrag inte nås inom koncernen.
Syftet med granskningen är att bedöma om bolagsstyrningen inom koncernen utövas ändamålsenligt mot det regelverk som fullmäktige har fastställt.
2 Riktlinjer och direktiv för Göteborgs Stads bolag, kommunfullmäktige 2015-02-26
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25
4 · GÖ T E B OR G E N E R GI A B
Kompetensförsörjning och konsultanvändning
Göteborg Energi är en stor arbetsgivare med cirka tusen anställda med kompetenser inom en rad olika områden bland annat inom energiteknik, energisystem, marknadsföring och försäljning, miljö, kvalitet, it och ekonomi. Koncernen är därför i högsta grad beroende av sina medarbetare.
För att kunna genomföra sitt uppdrag på ett framgångsrikt sätt är det viktigt att koncernen får behålla och rekrytera professionell kompetens, särskilt inom de områden där det råder stark konkurrens bland arbetsgivare, framförallt vad gäller ingenjörer och tekniker. Samtidigt pågår ett effektiviseringsarbete inom koncernen som bland annat innebär att användningen av konsulter ska minska.
De kommande åren står koncernen inför pensionsavgångar som kräver aktivt arbete med kompetensöverföring, kompetensväxling och kompetensutveckling för att kunna säkerställa verksamhetskritisk kunskap.
Syftet med granskningen är att bedöma om koncernens kompetensförsörjning och konsultanvändning är ändamålsenlig.
Uppföljande granskning
När en granskning resulterar i rekommendationer följer vi
upp granskningen. Vi kommer därför att följa upp vilka åtgärder koncernen har vidtagit med anledning av de rekommendationer som har lämnats till koncernen inom följande områden:
• handlingar och protokoll
• resor i tjänsten
• offentlighet och sekretess
• systematiskt brandskyddsarbete
• projektstyrning
• protokollshantering
• rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda.
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 2 5
GÖT E B OR G E N E R G I A B · 5
Pågående granskning
För närvarande pågår följande, sedan tidigare beslutad granskning som berör koncernen:
• förutsättningar för Göteborgs Stads chefer.
I samband med att granskningen inleddes har koncernen informerats.
Tillkommande granskning
Utöver den granskning som beskrivs i granskningsplanen kan lekmannarevisorerna under året besluta om ytterligare gransknings- insatser. Vi informerar styrelsen om sådan granskning blir aktuell.
Bemanning och fakturering
Enligt kommunallagen3 ska lekmannarevisorerna biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att granskningen ska kunna genomföras enligt god revisionssed.
Lekmannarevisorerna biträds i granskningen av yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor. Yrkesrevisorerna är:
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Xxxxx Xxxxxx Xxxxx telefon: 000-000 00 00
e-post: xxxxx.xxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx
Planerad tidsåtgång och kostnad:
• 760 timmar
• 874 000 kronor.
Fakturering sker tre gånger per år; inför delårs- och årsboksluten.
3 Kommunallagen 9 kap. 8 §
STAD SR EV I S I O N EN · 2 01 7 - 04 - 25