ÄRENDEN

Tid: TORSDAG 29.2 2024 Kl:16.30-18.16

Plats: Oasen boende- och vårdcenter, Jomala

ÄRENDEN

6 § Sammanträdets konstituerande

7 § Arvodesstadga BILAGA 1 st 8 § Demenscenter -mellanrapport

9 § ÅDA aktieägaravtal BILAGA 2 st 10 § Omändring av HR-tjänst till enhetschef

11 § Informationsärenden

12 § Extra ärende: Kallelsetiden för pappersdistribution 13 § Avslutande av mötet

Besvärsanvisning

Sammanträdestid	Torsdag 29.2 2024 16.30-18.16
Sammanträdesplats	Oasen boende- och vårdcenter
Beslutande	Ledamöter: Xxxxx Xxxx, ordförande Xxxx Xxxxxxxx, viceordförande Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxx-Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx	X X X X X X	Suppleanter: Xxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx xxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx	x
Övriga närvarande	Förbundsfullmäktige ordförande Xxxxx Xxxxxxxx x Förbundsfullmäktige viceordförande Xxx-Xxxxxx Xxxxxx, via teams Förbundsdirektör Xxx-Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx x
Paragrafer	6-13
Underskrifter	Xxxxx Xxxx Ann-Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Ordförande Sekreterare
	Protokollet justerat Jomala 29.2 2024 Xxxxxx Xxxxxxx, protokolljusterare
Protokollet framlagt till påseende Intygar	Förbundskansliet, Jomala 29.2 2024 Xxxxx Xxxx, ordförande

Sammanträdets konstituerande

FST 6 § 29.2 2024

Sammanträdets beslutförhet och laglighet: Konstaterat att mötet är beslutfört och lagenligt sammankallat

Protokolljustering: Till protokolljusterare utses Xxxxxx Xxxxxxx

Föredragningslistan: extra ärendemöteskallelser tidsfrist, i övrigt godkännes föredragningslistan

Arvodesstadga

FST 7 § 29.2 2024

Bilaga arvodesstadga Förbundsdirektörens beredning:

Oasens arvodesstadga har ej reviderats sedan 19.6 2012. Brukligt hade det varit att man inför varje kommande mandatperiod hade granskat och vid behov reviderat arvodesstadgan.

Eftersom arvodesstadgan ej reviderats sedan 2012 finns ett behov av att se över och höja arvodena för ledamöterna och för ordförandeposterna. Efter en smärre jämförelse mellan olika kommuner och kommunförbund kan det konstateras att arvodenas belopp varierar mellan kommunerna på Åland och det är svårt att bedöma på vilken nivå arvodena kunde vara.

Enligt nuvarande arvodesstadga har följande belopp utbetalats till ledamöter:

Förbundsfullmäktige	56 euro
Förbundsstyrelsen	56 euro
Kommitté och övriga organ	56 euro

Särskilda årsarvoden erläggs till ordförandeposterna för förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen och enligt nuvarande arvodesstadga är årsarvodena följande:

Förbundsfullmäktiges ordförande 600 euro Förbundsstyrelsens ordförande 1100 euro

Förslaget är att arvodena höjs enligt följande:

Förbundsfullmäktige	75 euro
Förbundsstyrelsen	75 euro
Kommitté och övriga organ	75 euro

Förbundsstyrelsens ordförande föreslår att årsarvodena för ordförandeposterna inom kommunalförbundet höjs enligt följande:

Förbundsfullmäktiges ordförande 1000 euro Förbundsstyrelsens ordförande 2200 euro

Ekonomisk konsekvens ifall arvodena höjs från 1.8 2024.

Förbundsfullmäktige har budgeterat för år 2024 sammanträdesarvode för 4000 euro. Utgående från att fullmäktige sammanträder fyra (4) gånger per år skulle det slutsumman bli 4599 euro, dvs 599 euros överskridning. Uträkningen baserar sig på att alla 13 ledamöter är närvarande på alla möten samt årsarvoden för ordföranden och arvode för sekreterare.

Förbundsstyrelsen har budgeterat för år 2024 sammanträdesarvode för 9105 euro. Utgående från att förbundsstyrelsen sammanträder 12 gånger per år skulle det slutsumman bli 9732 euro, dvs 627 euros överskridning Uträkningen baserar sig på att alla sju (7) ledamöter samt två övriga närvarande är med på alla möten samt årsarvoden för ordförande och arvode för sekreterare.

Uträkningen utgår från att fram till 31.7 2024 utbetalas arvoden till ledamöter och ordföranden enligt nuvarande taxa och efter 1.8 2024 tas de nya arvodena i bruk.

Den totala budgeten för både förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen kommer högst troligt att ej överskridas genom denna förhöjning av arvodesstadgan.

Förbundsdirektörens förslag:

Förbundsstyrelsen föreslår för förbundsfullmäktige att fastställa arvodesstadgan att gälla från 1.8 2024

Beslut: Ärendet återremitteras.

Demenscenter- mellanrapport

FST 8 § 29.2 2024

Förbundsdirektörens beredning:

Arbetet med projektet är upplagt som en förstudie där relevant fakta kring demenssjukdom sammanställts. Äldreomsorgsledare inom Oasens medlemskommuner har gett en bild av nuläget kring hur demensvården bedrivs samt deras behov av ett demenscenter. Resultatet från nulägesanalysen presenteras genom fem huvudkategorier; vårdmiljön inom- och utomhus kopplat till demenssjukdom, bemanning och utbildningsnivå, avlastning och närståendestöd, aktiviteter och preventiva åtgärder samt förväntningar på ett framtida demenscenter.

Resultatet från nulägesanalysen relateras till forskning och rekommendationer samt att det presenterar konkreta förslag kring vilka förändringar som kan göras i dagsläget för att stödja personer med demenssjukdom som redan nu vårdas på Oasen samt hur stöd kan ges till närstående. Utöver förändringar som kan göras inom Oasens befintliga verksamhet lyfts även synpunkter kring vad som kan tas i beaktande i utformningen av ett framtida demenscenter.

Den samlade bilden är fortsättningsvis att det är de utåtagerande personer med demenssjukdom som är komplicerade att hantera i kommunerna och det är således det som ett demenscenter främst behöver tillgodose. Det framkommer också vikten av periodplatser, dels som närståendestöd genom avlastning, dels som avlastning för serviceboende.

Flera kommuner önskar en sysselsättningskoordinator, som planerar och genomför aktiviteter. Många kommuner har dagverksamhet, men som inte riktar sig specifikt till personer med demenssjukdom.

Under projektets gång har diskussioner förts med minnesmottagningen, seniormottagningen, psykiatriska avdelningen, demensföreningen och KST.

Flera äldreomsorgsledare upplever att personer under 65 år med demenssjukdom ökar. KST framhåller specifikt vikten av att personer under 65 år ska inkluderas i de funktioner som det framtida demenscentret kommer att erbjuda.

En sammanfattning av projektet påbörjas och målsättningen är att ta fram konkreta förslag på åtgärder, lista utvecklingsområden och utformningen av ett framtida demenscenter.

Förbundsdirektören, vårdkoordinatorn träffar regelbundet varannan vecka projektledaren för att stötta och handleda hennes arbete och fungera som bollplank.

Förbundsdirektörens förslag: Antecknas till kännedom Beslut: enligt förslag

ÅDA-aktieägaravtal

FST 9 § 29.2 2024

Bilaga 2 ÅLR 2023/9596 Bilaga 3 Aktieägaravtal

Förbundsdirektörens beredning:

Ålands landskapsregering (ÅLR 2023/9596) har beslutat den 8 december 2023 att godkänna och underteckna aktieägaravtalet för Åda Ab. Det nya aktieägaravtalet ersätter det ursprungliga aktieägaravtal jämte tillägg och bilagor till sagda avtal.

Bakgrunden till att ett nytt aktieägaravtal tagits fram grundar sig på den så kallade ägarraporten och en önskan om att landskapsregeringen reviderar aktieägaravtalet. Landskapsregeringen bjöd in aktieägarna till ett möte 11.3 2022 för att diskutera ett utkast till nytt aktieägaravtal och ny bolagsordning.

Stämman för Åda Ab beslöt om en ny bolagsordning 30.6 2022.

Landskapsregeringen presenterade ett omarbetat förslag till aktieägaravtal vid ett möte med aktieägarna den 30.10 2022. Målsättningen med revideringen var att se över avtalets struktur, uppdatera innehållet enligt aktiebolagslagen.

Förutom aktieägaravtalet gav bolagsstämman 21.6 2023 direktiv till styrelsen för Åda Ab att uppdatera nuvarande prismodell och implementera en ny prismodell senast från och med 2027. Ett syfte med den nya prismodellen är att kostnadsansvaret för att driva bolaget ska fördelas på alla ägare.

För att ge kommunerna och kommunalförbunden tid att anpassa sig till den nya kostnadsfördelningen kommer landskapsregeringen genom sitt beslut 8.12 2023 att ersätta grundavgiften för de övriga aktieägarna under en övergångsperiod.

Samtliga åländska kommuner, kommunalförbund och Ålands landskapsregering blev Ådas aktieägare efter bolagets grundande. Ålands landskapsregering äger 50 % av aktierna, Mariehamns stad 25 % av

aktierna och de 20 övriga kommunerna och kommunalförbunden resterande 25 %. Kommunalförbundet för Oasen har 14 aktier i Åda Ab, vilket utgör 1,4 % av aktierna

Kommunalförbundet Oasen som part 1.19 i aktieägaravtalet föreslås underteckna avtalet.

Aktieägarna undertecknar avtalet genom e-signering som hanteras av Åda Ab.

Förbundsdirektörens förslag: Förbundsstyrelsen beslutar att förbundsdirektören undertecknar aktieägaravtalet.

Beslut: Ärendet bordläggs

Omändring av HR-tjänst till enhetschef

FST 10 § 29.2 2024

Förbundsdirektörens beredning:

Oasen har haft en organisationsförändring på gång under en längre tid. Under hösten 2023 lediganslogs internt fyra vakanser som omvårdnadsledare. Då var tanken att en omvårdnadsledare skulle vara både administrativ chef och också delta i det direkta vårdarbetet samt gå i periodarbete. Varje omvårdnadsledare skulle ha en egen avdelning.

Vårdkoordinator och HR-tjänsten skulle bistå och stöda omvårdnadsledarna i deras arbete.

Utmaningen är i denna struktur att omvårdnadsledarna sällan hinner göra både ett kvalitativt gott arbete med administrativa uppgifter och med vårdarbetet. Genom att omstrukturera ledningsfunktionen inom Oasen och därmed inte verkställa den planerade förändringen med fyra omvårdnadsledare kan vi bygga en starkare grund för ledarskapet.

Nuläget inom Oasen är att förvaltningen är väldigt liten och behövs stärkas. En effektiv ledning är på sikt en ekonomisk besparing i form av effektivare arbetssätt. Många processer inom vård- och omsorgsarbetet har inte uppdaterats och de flesta styrdokument som Oasen antagit behöver uppdateras. Framtagande av processer och styrdokument är något som behöver pågå kontinuerligt för att säkra en kvalitativ god vård för våra klienter, trygga klientsäkerheten samt att skapa ett bra arbetsklimat för våra anställda. Framtagande av olika styrdokument ska inte vara på en enda person, det behövs ett team (en ledningsgrupp) för att organisationen ska lyckas implementera processer och styrdokument. Organisationen behöver tydligare rutiner för att säkra kvaliteten inom vården.

Som steg 1 i omstruktureringen av ledningsstrukturen inom Oasen

föreslås att HR-tjänsten ombildas till en enhetschef. De två (2) befintliga avdelningsskötarna blir jämställda med enhetschefen. För att förenhetliga olika befattningar kan man gå inför att även kalla avdelningsskötarna för

enhetschefer.

En ny vård- och omsorgsledningsgrupp kommer att skapas bestående av avdelningsskötarna, enhetschefen, vårdkoordinatorn och

förbundsdirektören. Syftet är att stärka ledarskapet och tillsammans bygga upp strukturer och uppdatera processer och andra styrdokument. Ledningsgruppen ser till att det operativa arbetet fungerar effektivt och på ett kvalitativt sätt genom att ta fram tydliga och konkreta riktlinjer för de anställda. Tillsammans säkerställer ledningsgruppen att de personella och de ekonomiska resurserna fördelas optimalt inom organisationen.

Arbetsuppgifter för enhetschef

De primära arbetsuppgifterna är att planera, ansvara och leda personalen samt att aktivt arbeta för ett positivt arbetsklimat. Hålla regelbundna

personalmöten med agenda och protokoll. Enhetschefen ska handleda, motivera och coacha personalen. Deltar i ledningsgruppen och har budgetansvar.

Som enhetschef ansvara man för att lagar, kollektivavtal, interna

styrdokument efterföljs. Håller regelbundna utvecklings- och lönesamtal samt ansvarar över planering och förverkligande av arbetstidsschema.

Handhar rekrytering och anställning av korttidsvikarier.

Det ingår också att ansvara, planera, förverkliga, utveckla och utvärdera omvårdnaden tillsammans med personal, klienter, närstående och andra professionella samt ansvara för klienternas omvårdnad. Enhetschefen ansvarar för att kvalitetssäkra verksamheten genom att genomföra och följa upp vårddokumentation, olika mätinstrument, avvikelse- och fallrapporter.

Vakansen som HR är som bäst vakant. Ombildandet av tjänsten kommer inte att belasta budgeten på ett negativt sätt.

Enhetschefen är i tjänsteförhållande. Anställningen är heltidstjänst (100%) Arbetstid är byråarbetstid.

Förbundsdirektörens förslag: HR-tjänsten ombildas till en enhetschef och kan lediganslås omedelbart.

Beslut: Återremitteras.

Informationsärenden

FST 11 § 29.1 2024

✓ Avtalet med DL-care uppsagt per 7.2 2024

✓ Ärendehanteringsprogram, Triplan

✓ Kuntarekry

✓ Lönespecifikationerna till nätbanken

✓ Skadedjursbekämpning

✓ ÅMHMs ärende 2035-54 (köket), svarsrapport inskickad 19.2 2024

✓ Möte på Oasen med äldreomsorgsledarna från medlemskommunerna 19.3 2024

✓ Lokalvården på Oasen

Förbundsdirektörens förslag: Antecknas till kännedom Beslut: enligt förslag

Extra ärende: Kallelsetiden för pappersdistribution

FST 12 § 29.1 2024

Beslut: remitterad för beredning

Avslutande av mötet

FST 13 § 29.1 2024

Beslut: mötet avslutat kl 18.16