Upphandling & Inköp
Upphandling & Inköp
Riktlinjer – för upphandling och inköp
Dokumenttyp Riktlinjer | Antagen av Kommunstyrelsen | Antagande dnr, beslutsparagraf (första beslutsdatum) KS/2018:1162 § 28 (2019-01-30) |
Giltighetstid fr. o. m. – t. o. m. 2019-02-01 - Gäller tills vidare | Dokumentansvarig i förvaltningen Upphandlingschef | Senast reviderad dnr, beslutsparagraf (beslutsdatum) KS/2021:834 KS §32 (2021-01-27) |
Gäller för målgruppen Orust kommun | Kontakt om styrdokumentet Kommunförvaltningen, Sektor ledning och verksamhetsstöd telefon 0000-00 00 00, e-post: xxxxxx@xxxxx.xx | |
Innehåll
Inledning 3
Riktlinjernas syfte och målgrupp 3
Detta regleras inte av riktlinjerna 3
Relaterade styrdokument 3
Riktlinjer 3
Lagar och styrdokument 3
Upphandlingsformer 3
Xxxxxxxx och verkställighet 4
Ansvar och roller 4
Uppföljning 4
Förvalta riktlinjerna 4
Säkerställa styrdokument 4
Avvikelser och förslag 4
Inledning
Dessa riktlinjer kompletterar och förtydligar den av kommunfullmäktige antagna upphandlings- policyn. Riktlinjerna omfattar, liksom policyn, all upphandling och inköp oavsett värde i Orust kommun.
Riktlinjernas syfte och målgrupp
Riktlinjerna syftar till att tydliggöra hur kommunens upphandlingar ska genomföras så att dessa sker på ett korrekt, rättssäkert, affärsmässigt och kostnadseffektivt sätt. Riktlinjerna gäller samtliga anställda och förtroendevalda i Orust kommun.
Detta regleras inte av riktlinjerna
Inköp som undantas från upphandlingslagarnas tillämpningsområde, se kapitel 3 i respektive lag.
Relaterade styrdokument
Delegeringsordning Upphandlingspolicy Ekonomistyrningsprinciper Riktlinjer för attest
Policy mot korruption
Riktlinjer mot korruption och andra oegentligheter
Riktlinjer
Lagar och styrdokument
All upphandlingsverksamhet och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader ska ske enligt gällande lagar inom upphandlingsområdet såsom lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), lagen om upphandling av koncessioner (LUK), nationella direktiv, upphandlingspolicyn samt dessa riktlinjer.
Upphandlingsformer
Val av upphandlingsform beror på aktuell upphandlingslag, avtalets/inköpets värde och beskaffenhet. Kommunens interna rutiner är indelade i tre nivåer:
Nivå 1: Upphandling - Annonserade upphandlingar ska göras om avtalets värde överstiger direktupphandlingsgränsen, men kan även göras vid lägre värden för att nå en större marknad. Annonsering av upphandlingar görs av Orust kommunen.
Nivå 2: Direktupphandling - Vid avtals-/inköpsvärden under direktupphandlingsgränsen ska direktupphandling göras så att konkurrensen tillvaratas. Direktupphandlingar får göras av medarbetare med rollen beställare i kommunens e-handelssystem. Förfrågan ska skickas till minst tre aktörer på marknaden och den som uppfyller inköpsbehovet bäst i relation till pris ska antas. Direktupphandlingar ska främst göras i anvisat systemet för direktupphandlingar. Om direktupphandlingen gjorts på annat sätt ska dokumentation skickas till upphandlingsenheten för central diarieföring.
Nivå 3: Direktupphandling låga värden - direktupphandlingar till ett värde under 1 prisbasbelopp kan utföras av respektive verksamhet och dokumentation kring köpet ska förvaras hos beställaren. Formen för dokumentationen kan anpassas till inköpets storlek och art t.ex. i form av
protokoll, anteckning, offert, orderbekräftelse, prisjämförelse eller liknande. Köpets omfattning och värde ska tydligt framgå. Beställaren ska vid en revision kunna redogöra för val av leverantör.
Xxxxxxxx och verkställighet
Kommunen tecknar löpande ett stort antal ramavtal för att förenkla inköpen för kommunens verksamheter. Ramavtalen är bindande för alla. Delegationsordning och attestordning anger ansvar för inköp och beställning.
Att inte följa ingångna avtal innebär ett avtalsbrott. Om kommunen gör inköp utanför ingångna ramavtal kan kommunen bli skadeståndsskyldig gentemot ramavtalsleverantören för dennes uteblivna vinst. Konkurrensverket, tillsynsmyndighet för upphandlingslagstiftningen, kan även bötfälla kommunen med en så kallad ”upphandlingsskadeavgift”. En verksamhet kan på så sätt bli skadeståndsansvarig för ett felaktigt inköp.
Ramavtal ska upprättas inom områden där så är möjligt och lämpligt. Ett ramavtal får enligt LOU normalt sett inte löpa längre än fyra år och detta är därför den vanligaste avtalstiden. Om ramavtal finns med flera leverantörer ska avrop ske enligt anvisningar för respektive avtal.
Kommunens ramavtal finns att hitta i kommunens avtalskatalog. Behov av kommunövergripande ramavtal samt sektorspecifika ramavtal ska årligen planeras i en upphandlingsplan.
Ansvar och roller
Kommunstyrelsen har enligt reglementet det övergripande ansvaret för upphandlings- och inköpsfrågor samt efterlevnaden av riktlinjerna i Orust kommun.
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att all typ av anskaffning och upphandling sker enligt gällande lagar och regelverk. Kommunstyrelsens delegeringsordning, styrdokument och avtal reglerar hur avtal får tecknas och hur inköp får göras.
Kommunens nämnder ansvarar också för egna sektorsspecifika upphandlingar.
Uppföljning
Årligen ska en avtalsuppföljning redovisas till kommunstyrelsen som visar om nödvändiga kommunövergripande avtal har upphandlats i enlighet med gällande lagstiftning och Konkurrensverkets riktlinjer.
Förvalta riktlinjerna
Säkerställa styrdokument
Dokumentansvarig chef i förvaltningen ansvarar för att verksamheten har en rutin för att styrdokument är aktuella och publiceras på rätt sätt. Dokumentansvarig chef har också ansvar för att medarbetarna är informerade om styrdokumenten.
Målgruppen för riktlinjerna ansvarar för att ta del av och efterleva dem.
Avvikelser och förslag
Den som läser riktlinjerna och upptäcker avvikelser eller har kännedom om sådant som påverkar riktlinjerna såsom förändringar i lagstiftning, avvikelser eller har förslag till förändringar meddela kontaktperson för riktlinjerna.