Strategiskt processtöd

Förfrågningsunderlag KI Innovations -

Strategiskt processtöd

KI INNOVATIONS AB, 556528-3909 söker en strategisk och operativ samarbetspartner som stödjer KI INNOVATIONS med verksamhetsutvecklande uppgifter med fokus på strategiskt och operativt process-och systemstöd för projektledning.

KI INNOVATIONS avser att teckna avtal med 1 leverantör.

Detta förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för offerering.

• Sista anbudsdag är den 2022-06-06

• Sista dag för förtydligandefrågor är den 2022-05-27

• Sista dag för besvarande av frågor är den 2022-06-01

Avrop kan komma att göras av verksamhetsansvariga på KI INNOVATIONS.

De i underlaget definierade kraven och villkoren ska noggrant besvaras och så utförligt som öjligt beskrivas/dokumenteras av anbudsgivaren.

Ni ombedes nu inkomma med anbud för detta inköp.

Bilagor

1. Förfrågningsunderlag, detta dokument

2. Bilaga 1, Avtal, utkast

Adress/Address Säte/Xxx.xxxxxx Tel/Phone

Xxxxx Xxxxxx xxx 0 X Xxxxx XX-000 00 Xxxxx, Xxxxxx

Orgnr/CIN

556528-3909

Se hemsida/See website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.xx

1. Allmän information

Presentation av KI INNOVATIONS

KI Innovations driver Karolinska Institutets innovationskontor och inkubator. Vi ger vägledning och expertstöd med målet att flera forskningsbaserade idéer på Karolinska Institutet ska utvecklas från idé till marknad för att bidra till en friskare framtid för alla.

KI INNOVATIONS faller inte under XXX men följer de upphandlingsrättsliga prin- ciperna i sin helhet. KI INNOVATIONS faller inte heller under OSL varför inget inköp- srelaterat material lämnas ut vid förfrågningar.

Avtalspart för uppdraget är KI INNOVATIONS AB.

2. Uppdragsbeskrivning

Det övergripande syftet med uppdraget är att strategiskt stödja det strategiska syftet och operativa genomförandet av IDEAS-projektet samt vid behov operativt planera och genomföra projektledningsrelaterade aktiviteter.

Uppdraget omfattar i huvudsak att bidra som senior kunskapspartner och operativt stöd till KI Innovations ABs ledning samt IDEAs projektledare utifrån löpande definierat behov.

I uppdraget ingår också paketering av strukturkapital, och ta fram process- och metodbeskrivningar på ett sådant sätt att det skapar värde för KI INNOVATIONS och dess fortsatta verksamhet.

I uppdraget ingår också att delta på KI INNOVATIONS-interna arbetsmöten såsom projektledarmöten, erfarenhetsåterföring, veckomöten mm utifrån löpande behov. Omfattning definieras i samband med avtalstecknandet. Uppskattningsvis omfattar detta 1 timme per vecka.

Samarbete ska ske med andra anställda och konsulter inom KI INNOVATIONS för identifiering och utveckling av synergieffekter.

2.1. Uppdragets omfattning

Uppdraget beräknas omfatta ca 20% av en heltid under avtalets löptid.

Uppdragsgivaren garanterar inga volymer under uppdragstiden och behovet av tjänsterna kan variera under avtalsperioden. Den specifika omfattningen definieras för varje enskilt uppdragsområde tillsammans med KI INNOVATIONs VD samt projektledare för IDEAs.

2.2. Leveranstid

De initiala uppdragen ska genomföras från avtalets undertecknande fram till 2023- 12-31 med möjlighet till förlängning upp till maximalt fyra (4) år.

Uppdraget ska kunna initieras inom fem 10 arbetsdagar efter skriftligt avrop från KI INNOVATIONS VD.

3. Anbudet

3.1. Anbudets ingivande

Anbud ska skickas in per e-post till xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx och rubricerat ” KI Innovations - Strategiskt processtöd”. Anbud inkomna efter sista datum för anbud kommer inte att beaktas.

Anbudet ska vara bindande under minst tre (3) månader efter offertdatum.

3.2. Anbudets form och innehåll

Läs förfrågan noga och besvara krav och villkor tydligt. Följ den struktur som finns i detta dokument för att underlätta utvärderingen.

Följande ska finnas med i anbudet:

1. Anbudet ska lämnas på svenska

2. Anbudet ska innehålla en av behörig firmatecknare signerad offert (med fördel digitalt signerad) där anbudsgivaren deklarerar att de lämnar anbud på aktuell förfrågan med offererat pris enligt

3. Företagets fullständiga organisationsnummer

4. Fullständigt namn och adress till företaget

5. Anbudet ska innehålla CV på den/de konsulter som operativt ska utföra uppdraget

6. Anbudet ska innehålla ett intygande att krav på leverantören är uppfyllda

7. Om underleverantörer anlitas, ska CV för konsult samt kopia på avtal där kapacitet för uppdraget framgår biläggas senast vid avtalets tecknade

8. Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange att KI INNOVATIONSs avtalsvillkor accepteras (se bilaga 1; Avtal).

I anbudet ska all kravuppfyllnad styrkas på sådant sätt att verifiering kan ske av KI INNOVATIONS.

De dokument rörande denna upphandling som tillhandahålls av KI INNOVATIONS, får inte på något sätt ändras, justeras eller kompletteras utom då det handlar om uppgifter som efterfrågas från anbudsgivaren och som, enligt förfrågningsunderlaget,

uttryckligen ska ingå i anbudet.

3.2.1. Pris

Pris ska anges pris per timme exkl mervärdesskatt.

Offererat pris ska vara fast under första året och därefter kan offererat timpris maximalt justeras med 5% per år under avtalsperioden.

I priset ska alla kostnader som hör till uppdragets utförande ingå inkl resor inom Stockholms Län.

Kostnader som hör till uppdragets utförande, såsom exempelvis resor som krävs för uppdragets genomförande utanför Stockholms Län, ska godkännas av KI INNOVATIONS i förväg.

Andra kostnader kan ersättas om de godkänts i förväg.

3.2.2. Krav på offererade konsulter

CV ska biläggas där det framgår att offererad konsult/er har minst följande kompetenser:

• Mycket god kännedom om och erfarenhet av det svenska innovationssystemets erbjudanden, strukturer, finansiering, genomförandeförmågor mm motsvarande minst 10 år

• Mycket god erfarenhet av Stockholms innovationsstödssystem

• God erfarenhet av strategisk processledning

• Mycket god erfarenhet som operativ process-och projektledare motsvarande minst 10 år

• Erfarenhet av internationella innovationsstödsaktörer

• God erfarenhet av olika statliga finansiärer

• God erfarenhet av affärs-och verksamhetsutveckling inom innovationsstödjande aktörer

Nedanstående bör-krav används endast i utvärderingssyfte.

Offererad konsult/er bör ha följande kompetenser:

1. Erfarenhet av framskrivande av projekt för statlig finansiering med erhållet positivt beslut

2. Erfarenhet av strukturfondsfinansierade projekt

3. Erfarenhet av Stockholms innovationsstödssystem kopplat till life science

4. Strategiskt och operativt arbete inom finansierade innovationsstödjande nationella program såsom tex Strategiska Innovationsprogram

5. Erfarenhet av nationellt och internationellt påverkansarbete

3.2.3. Krav på leverantören

Nedan anges de krav som ställs på leverantören. Leverantören ska uppfylla samtliga krav som anges nedan för att bli kvalificerad och därmed få sitt anbud prövat och utvärderat.

Anbudsgivaren ska i anbudet intyga att nedanstående krav är uppfyllda både för sig och eventuella underleverantörer genom att skicka in en påskriven sannings- försäkran (Bilaga 2).

Anbudslämnare får inte:

• vara dömd eller föremål för utredning av avseende skattebrott, bestickning, organiserad brottslighet, bedrägeri, penningtvätt, terroristbrott eller människohandel.

• ha obetalda skatter eller socialförsäkringsavgifter

• ha åsidosatt tillämpliga miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter,

• är i konkurs eller är föremål för insolvens- eller likvidationsförfaranden,

• är föremål för tvångsförvaltning,

• har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer, eller

• har avbrutit sin näringsverksamhet eller befinner sig i en motsvarande situation till följd av ett förfarande enligt nationella lagar och andra författningar som liknar dem som avses i a-c

För att kunna genomföra definierat uppdrag ska leverantören uppfylla följande krav:

1. Anbudslämnaren ska ha funnits på marknaden i minst fem år

2. Anbudslämnaren ska ha erfarenhet av kunder i samma bransch/liknande kontext som KI INNOVATIONS.

3. Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk och finansiell ställning för aktuellt uppdrag. Detta innebär att anbudsgivaren ska ha minst kreditvärdighet 3 enligt Upplysningscentralens kreditvärderingsmodell eller motsvarande rating hos annat kreditvärderingsinstitut.

4. Inköpsformalia

4.1. Kompletterande uppgifter

KI INNOVATIONS kommer inte under pågående inköp behandla kompletteringar till ankommet anbud i form av nya tjänster, produkt, aktiviteter från enskilda anbuds- givare, annat än i uppenbara rättningar och förtydliganden.

4.2. Upplysningar under anbudstiden

Frågor ställs skriftligen via e-post till xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.

4.3. Anbudshandläggning

Anbudsöppning kommer att ske senast inom två (2) veckor efter anbudstidens utgång.

Anbuden kommer bedömas av en oberoende arbetsgrupp om minst två (2) personer. Bedömningarna kommer att ske individuellt och sedan sammanvägas.

4.4. Tecknande av avtal

KI INNOVATIONS kommer att meddela samtliga anbudsgivare via e-post när beslut fattats varefter avtal tecknas.

Avtalet kommer att upprättas i två (2) exemplar som utväxlas mellan avtalsparterna. Avtalsutkast återfinns i Bilaga 1.

Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange att KI INNOVATIONs avtalsvillkor accepteras.

5. Anbudsutvärdering

KI INNOVATIONS kommer anta det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn taget till nedanstående utvärderingskriterier.

Utvärderings- kriterier	Namn	Prövning mot bakgrund av:	Beräkningsmodell	Max-avdrag %
1	Anbudspris	Pris		ea
2	Börkrav	Uppfyllande av angivna bör-krav	Erhållen poäng/maximal poäng	Max 60%
			multiplicerat med
			totala mervärdet
			=mervärdesavdraget

Utvärderingspriset kommer att baseras på lämnat priser per med hänsyn taget till efterfrågade mervärdeskriterier i form av bör-krav enligt följande modell.

Anbudspriset beräknas genom angivet pris per timme multiplicerat med en fiktiv bas om 150 timmar.

Utvärderingspris = Anbudspris – Anbudspris*Börkravsavdraget

Om två anbud vid utvärderingen får exakt samma utvärderingspris kommer det anbud som fått störst andel av de tillgängliga börkravspoängen att antas.

5.1. Uppfyllande av bör-krav

Uppfyllandet av börkraven bedöms av minst två (2) oberoende personer och sedan medelvärdesberäknas dessa.

Betygssättningen görs enligt nedan angivna kriterier:

5 poäng = mervärdet är uppfyllt och angivna erfarenheter skapar ett tydligt och starkt extra värde till aktuellt uppdrag och Stings verksamhetsutveckling.

4 poäng = mervärdet är uppfyllt och angivna erfarenheter skapar ett extra värde till aktuellt uppdrag.

3 poäng = mervärdet är uppfyllt och angivna erfarenheter kan skapa ett extra värde till aktuellt uppdrag

2 poäng = mervärdet är uppfyllt

1 poäng = mervärdet är svårbedömt

0 poäng = mervärdet är inte uppfyllt

Stockholm

Xxxxxx Xxxxxxxx

VD KI INNOVATIONS AB