Förfrågningsunderlag
Diarienr |
2901-13 |
Datum |
2013-12-09 |
Förfrågningsunderlag
Upphandling Servocontroller till SBN/Complab 2014
Härmed inbjuds Ni att lämna anbud gällande varor för leverans till Luleå tekniska universitet.
Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Underlaget är uppdelat enligt följande:
1. Anbudsinbjudan
2. Kravspecifikation, bilaga 1
3. Frågor vid besök på referensanläggning inför nyanskaffning av servocontrollers till LTU, bilaga 2
4. Goda råd till dig som skickar pappersfakturor till staten, bilaga 3
5. ALOS05, bilaga 4
6. Bedömningsgrunder för de kvalitativa kriterierna, bilaga 5
Vi ber Er speciellt uppmärksamma att anbud skall vara Luleå tekniska universitet tillhanda senast 2014-01-24
Vi emotser Ert anbud med intresse.
Luleå tekniska universitet Upphandling
Xxxxxxx Xxxxxxx
Luleå tekniska universitet/Luleå University of Technology Besökadress/Visiting address: Universitetsområdet. Porsön, Luleå Postadress/Postal Address: 000 00 Xxxxx, Xxxxxx
Telefon/Phone: +46 920 49 10 00 xxx.xxx.xx
Anbudsinbjudan
Upphandling Servocontroller till SBN/Complab 2014
Innehållsförteckning
1.1 Upphandlingens omfattning 1
1.3 Upplysningar under anbudstiden 2
1.5 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag 2
1.8 Avbrytande av upphandlingen 3
1.11 Ersättning för upprättande av anbud 3
2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande 4
2.5.1 Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör 5
2.5.2 Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör 5
2.5.3 Intyg från myndigheter 5
2.5.4 Anbudsgivarens tekniska kapacitet 5
2.9 Prövning och utvärdering av anbud 6
2.9.1 Utvärdering av anbud – utvärderingskriterier 6
2.10 Besök referensanläggning 10
2.11 Orter med servicerepresentanter 10
3.5.3 Option, service/supportavtal 11
3.8 Leveransförsening och vite 12
3.11 Fakturerings- och betalningsvillkor 12
4.1 Ansvarig för leverans/installation 13
5.5 Stillestånd under garantitiden 15
5.6 Tillgänglighet under garantitiden 16
6.2 Underhållsdokumentation och servicemjukvara 16
6.3 Uppdatering av information i dokumentation 16
7.2 Förebyggande/avhjälpande underhåll under garantitiden 17
7.3 Uppdateringar och uppgraderingar 17
8.2 Handlingars inbördes ordning 17
8.5 Befrielsegrunder (force majeure) 18
8.6 Intrång i upphovsrätt och patent 18
1 Allmän orientering
Informationen som lämnas i detta avsnitt kräver inte besvarande.
Luleå tekniska universitet (LTU) omsätter ca 1,5 miljarder kronor per år. Vi är idag 1 500 anställda och 16 000 studenter. Universitetet erbjuder ett 80-tal olika utbild- ningsprogram varav ca 20 på avancerad nivå och mer än 370 fristående kurser inom områdena ekonomi, teknik, humaniora, samhällsvetenskap, lärande, hälsovetenskap, musik, media och teater.
Våra 70 forskarutbildningsämnen är samlade i starka mångvetenskapliga forsk- ningsmiljöer. Forskningens fokus ligger på ökad tillväxt och konkurrenskraft för våra partners.
Våra starka forskningsområden är Gruvteknik och metallurgi, Energi och miljö, Kundanpassat byggande, Materialvetenskap, Process IT och Produktutveckling. Vår forskning bedrivs i nära samarbete med företag som Ericsson, Scania, Ford/Volvo, LKAB, Shell, Airbus, Volvo Aero och IBM samt våra internationella partners såsom Monash University och Stanford University.
Forskningsområden under uppbyggnad s k utvecklingsområden är E-communi- cation, Musik och teknik, Entreprenörskap och management, Hälsa, vård och väl- färd, Produktionsutveckling och organisation samt Upplevelser, turism och fritid.
1.1 Upphandlingens omfattning
Denna upphandling avser varor enligt beskrivning i Kravspecifikation. Upphandlingen omfattar även:
• installation av ny utrustning
• dokumentation för handhavande samt teknisk dokumentation
• utbildning
• option på servicekontrakt efter utrustningens garantitid
• option på Crosshead samt övrig utrustning
Målsättningen är att upphandla 9 st enheter, men beroende på prissättningen och den aktuella budgetramen för inköpet kan det bli aktuellt med 7-9 st enheter.
Utrustningen kommer att placeras inom LTU Campus Luleå. Beräknad tidpunkt för leverans och installation ser ut enligt följande;
• Leverans och installation till LTU senast 12 veckor efter beställning
• Godkänd driftsättning senast 19 veckor efter beställning
• Slutbesiktning senast 25 veckor efter beställning
• Överlämning senast 36 veckor efter beställning
1.2 Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet är:
Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå
Organisationsnummer: 202100-2841
1.3 Upplysningar under anbudstiden
Ansvarig handläggare är: Xxxxxxx Xxxxxxx, upphandlare Telefonnummer: x00 000 00 00 00
Eventuella frågor ställs via leverantörsportalens funktion ”Frågor och svar”.
1.4 Besök på plats
Anbudsgivare som på plats önskar kontrollera lokalernas utformning kan kontakta ansvarig kontaktperson.
1.5 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag
Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att begäran om förtydligande sker genom leverantörsportalens funktion ”Frågor och svar”.
Begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande myndighet till- handa senast åtta arbetsdagar före anbudstidens utgång.
Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från LTU:s leverantörsportal kommer att erhålla information om eventuella justeringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget di- rekt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtyd- liganden och kompletteringar distribuerats.
Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som presenterats i leverantörsportalens ”Frågor och svar” samt eventuellt justerat förfrågningsun- derlag.
1.6 LTU:s miljöarbete
LTU har en väl utvecklad miljöpolicy och är angelägen om att all verksamhet med anknytning till universitetet på olika sätt medverkar till att skona och förbättra mil- jön med olika resursslag.
1.7 Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighet och sek- retesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt.
Anbudsgivare som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precise- ring av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgiva- ren om uppgifterna röjs.
Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga skall lämnas i form av sepa- rata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet.
Den upphandlade myndigheten är inte bunden till anbudsgivarens begäran om sek- retess och måste alltid göra en självständig prövning. En sekretessprövning måste dock alltid göras oavsett om anbudsgivaren har preciserat skälen till varför sekretess föreligger eller inte.
1.8 Avbrytande av upphandlingen
Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas på sakliga grunder där samtliga anbud förkastas.
Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas med ett motiverande beslut om skälen därtill.
1.9 Underrättelse om beslut
Information om vilken anbudsgivare som genom beslut tilldelats det aktuella upp- draget kommer att lämnas till alla anbudsgivare via e-post för den aktuella upphand- lingen.
Från det att underrättelse om beslutet publicerats samt ett mail har skickats om att underrättelsen är publicerad inträder en avtalsspärr om tio dagar. Detta innebär att LTU inte får ingå avtal under den tid som avtalsspärren gäller.
1.10 Varukontrakt
Efter underrättelse om beslut och aktuell avtalsspärr löpt ut kommer varukontrakt att tecknas med antagen leverantör, under förutsättning att inte förlängd avtalsspärr råder, upphandlingen blir föremål för rättning eller avbrytande samt att domstol i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas. Detta varukontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfråg- ningsunderlag och antaget anbud.
Förutsättningen för att varukontraktet skall vara bindande är att kontraktet under- tecknats av samtliga avtalsparter. Detta innebär också att den aktuella upphandling- en avslutas först när samtliga parter undertecknat kontraktet.
1.11 Ersättning för upprättande av anbud
LTU medger inte ersättning för upprättande av anbud.
2 Upphandlingsföreskrifter
2.1 Upphandlingsform
Öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU.
2.2 Obligatoriska krav
Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skall-
krav). Dessa är markerade med fetstil ”skall”.
Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att skall-kraven är uppfyllda.
2.3 Elektroniska anbud
LTU har implementerat ett upphandlingssystem benämnd Amesto - Avantra. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt XXX 2007:1091, 9 kap. 2 och 3§§, för avlämnande av elektroniska anbud.
I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en snabb-länk till webb-sida för avlämnande av E-anbud. Det är också möjligt att nå inloggning mot aktuell upp- handling genom webbadressen xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) genom att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mapp- struktur kan inte tas emot). Storleken på varje enskild fil som kan skickas in i syste- met är begränsad till max 55Mb.
Ett meddelande till angiven e-post genereras automatiskt till anbudsgivare när den- nes anbudsdokument har lämnats in och mottagits av systemet Amesto - Avantra. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför LTU:s brandvägg.
I Amesto - Avantra sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna krypte- ring är inte möjlig att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. De- krypteringen sker vid öppningsförfarandet av inkomna E-anbud.
2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande
Ert anbud skall lämnas in i digital form (E-anbud) via den sk leverantörsportalen, vilken kan nås på webb-adress “xxxxxxxxxxx.xxx.xx”. Observera att i leverantörsporta- lens flik ”Formulär” finns ett antal frågeställningar som skall besvaras innan anbu- det kan inlämnas. Notera även i de fall då efterfrågad uppgift ej är möjlig att uppge. Support för inlämning kan endast ges under kontorstid, mellan 0800 – 1700.
Ert anbud skall märkas med anbudsförfrågans diarienummer 2901-13. Ert anbud skall vara skrivet på svenska och/eller engelska.
De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud skall följa en struktur enligt ett ”in- nehållsregister” vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Dokumentfilerna skall namnges så att innehållet tydligt framgår.
Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar även annan utrustning eller material som inte offereras, bör sådan information avlägsnas från inskickade filer.
Allt detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbud ska kunna ske så smidigt som möjligt.
E-anbudets dokument ska vara sparade i något av följande kända format; doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, ppt, pptx, pptm, pdf, txt, jpg, gif, tif, mov, avi, mp3, mp4 och dwg.
Övriga filformat är ej tillåtna och följaktligen ej heller möjlig att ladda upp för att ingå i ett E-anbud.
2.5 Krav på anbudsgivaren
2.5.1 Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör
En leverantör skall uteslutas från att delta i upphandlingen om upphandlande myn- dighet får kännedom om leverantören är medlem i kriminell organisation eller är dömd för brott som innefattar korruption, bestickning, bedrägeri, penningtvätt i enlighet med 10 kap. 1 § LOU.
Syftet är att säkerställa att inte några oseriösa anbudsgivare deltar i upphandlingspro- cessen. Vid grundad misstanke kan intyg eller bevis begäras in.
2.5.2 Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör
En leverantör får uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören är i kon- kurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller underkastats näringsförbud, är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarliga fel i sin yrkesutövning, inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i enlighet med 10 kap, 2 § LOU.
Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Skatte- verket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820.
Utländsk anbudsgivare skall insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar.
2.5.4 Anbudsgivarens tekniska kapacitet
Minst två referenser inom Europa som beskriver driftsatta leveranser av offererad utrustning skall specificeras i anbudet. Dessa referenser skall ha mottagit och god- känt installationen och utrustningen skall vara i drift. Referenserna kommer att kon- taktas för verifiering av leverantörens tillgänglighet och leverans av offererad utrust- ning. Kontaktuppgifter till referenserna skall bifogas anbudet.
2.6 Helt eller delat anbud
Anbud skall lämnas för hela leveransen.
2.7 Anbudstidens utgång
Anbud skall vara angiven adress tillhanda senast 2014-01-24, kl 23:59. Anbudssvar är inte möjliga att lämna in efter anbudstidens utgång.
2.8 Anbudets giltighetstid
Anbudet skall vara bindande t o m 2014-04-24.
Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till dess att varukontrakt kan tecknas.
2.9 Prövning och utvärdering av anbud
Prövning och utvärdering av anbud sker i tre steg:
1 Kontroll av leverantören för eventuell uteslutning och/eller lämplighet enligt 11 kap. 7 och 11§§, LOU.
2 Prövning av obligatoriska krav, skall-krav.
3 Utvärdering av anbud
I steg 3 utvärderas endast de anbud som uppfyllt såväl kvalificeringskraven (steg 1) som de obligatoriska kraven (steg 2).
2.9.1 Utvärdering av anbud – utvärderingskriterier
Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller steg 1 och 2 ovan kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till kri- terierna Pris och kvalitativa kriterier:
Utvärderingsmodellen innebär att en bedömning görs av ”kvalitativa kriterier”, där ett anbudspris får ett absolut avdrag beroende på hur mycket anbudsgivaren redovisade kva- litativa kriterier bedöms avvika från angiven maximal kvalitets poäng.
Modellen bygger på att ett jämförelsetal räknas fram enligt följande modell:
Jämförelsetal = offererat pris - absolut avdrag
Absolut avdrag = (erhållen kvalitets poäng per kriterie/max kvalitets poäng per kri- terie) x resp kriteries avdragsfaktor.
Avdragsfaktorn fastställs utifrån för upphandlingen uppskattat marknadsvärde. Pris viktas till 50 %
Kvalitativa kriterier viktas till 50 %
Den totala avdragsfaktorn fastställs till beloppet 1 000 000 SEK.
Utvärderingsmetod:
a) Genomgång av anbudsgivarens beskrivning över hur väl utvärderingskriteri- erna uppfylls.
Kvalitetskriterierna är sinsemellan fördelade procentuellt enligt följande un- derkriterier:
Avdragsfaktor SEK
Teknik/Funktionalitet 62% 620 000
Användarvänlig mjuk- och hårdvara | 15% | 150 000 |
Garanti | 5% | 50 000 |
Service | 5% | 50 000 |
Anskaffning av datorer | 3% | 30 000 |
Referensobjekt | 10% | 100 000 |
b) Kvalitetskriterierna utvärderas i två steg av en expertgrupp. Tek- nik/Funktionalitet, Användarvänlig mjuk- och hårdvara, Garanti, Service och Anskaffning av datorer bedöms i ett första steg och den erhållna po- ängen jämförs med miniminivå. De anbud som har uppnått miniminivån kommer att gå vidare till nästa steg, Referensobjekt.
c) STEG 1 – BEDÖMNING AV KVALITETSKRITERIER Expertgruppen tilldelar poäng enligt bedömningsgrunderna för Tek-
nik/Funktionalitet, Användarvänlig mjuk- och hårdvara, Garanti, Service och Anskaffning av datorer. Resp. kriteries erhållna kvalitetspoäng divideras med resp. kriteries maximala poäng, därefter multipliceras beloppet med resp. kriteries avdragsfaktor.
d) KVALIFICERING TILL STEG 2
Anbud ska uppnå en miniminivå av kvalitetspoäng för att gå vidare till be- sök på två referensanläggningar.
Kvalificeringsnivå till andra utvärderingen görs enligt följande: Teknik/Funktionalitet minst 4 poäng Användarvänlig mjuk- och hårdvara minst 3 poäng Garanti 0 poäng
Service minst 1 poäng
Anskaffning av datorer 0 poäng
Om ej minst två anbudsgivare har uppnått ovan ställda miniminivåer så gäl- ler följande poängsättning som nästa kvalificeringsnivå: Teknik/Funktionalitet minst 3 poäng
Användarvänlig mjuk- och hårdvara minst 2 poäng Garanti 0 poäng
Service 0 poäng
Anskaffning av datorer 0 poäng
Om ej minst två anbudsgivare har uppnått ovan ställda miniminivåer så gäl- ler följande poängsättning som nästa kvalificeringsnivå: Teknik/Funktionalitet minst 2 poäng
Användarvänlig mjuk- och hårdvara minst 1 poäng Garanti 0 poäng
Service 0 poäng
Anskaffning av datorer 0 poäng
e) STEG 2 – BESÖK HOS EN (1) REFERENSANLÄGGNING
Kriteriet Referensobjekt: Vid besök på referensanläggningen görs en be- dömning enligt kriterierna i Bilaga 2 och en totalpoäng sätts för kriteriet. Den erhållna kvalitetspoängen divideras med kriteriets maximala poäng,
därefter multipliceras beloppet med kriteriets avdragsfaktor.
f) De sex delsummorna från resp kvalitetsområde summeras för steg 1 och steg 2 och bildar det s.k. Absoluta avdraget.
g) Det absoluta avdraget dras slutligen av från det offererade priset vilket ger ett
Jämförelsetal.
h) I första hand kommer det anbud med lägst jämförelsetal att antas.
I andra hand, i det fall då två eller flera anbud erhåller samma jämförelsetal, kommer de som har uppnått högst kvalitetspoäng att jämföras på lämnat anbudspris. Den som har det lägsta lämnade anbudspriset kommer då att antas.
I tredje hand, om det fortfarande inte är möjligt att välja en leverantör av de som är kvar, kommer valet av leverantör att ske med hjälp av lottens utslag.
Bedömningsgrunder för de kvalitativa kriterierna Teknik/Funktionalitet, Användar- vänlig mjuk- och hårdvara, Garanti, Service och Anskaffning av datorer
• Teknik/Funktion (viktning 62 %, avdragsfaktorn är 620 000 SEK):
Utvärderas utifrån modern konstruktion, hög repeterbarhet och driftsäkerhet. Bedömning görs enligt följande:
1 poäng om det fysiska gränssnittet är allmänt förekommande i standarddatorer
1 poäng om det finns möjlighet att spara data som xls- och/eller csv-filer eller motsvarande
1 poäng om enheterna enkelt kan flyttas mellan olika belastningsutrustningar
1 poäng om det finns möjligheter till fjärrhjälp
1 poäng om det finns stöd för simulering av programsekvens
1 poäng om det finns stöd för automatiserad justering av P-, I- och D- parametrar
1 poäng om det finns stöd för adaptiv styrning, d v s att systemet anpassar sig mot materialförändringar under provning
• Användarvänlig mjuk- och hårdvara (viktning 15 %, avdragsfaktorn är 150 000 SEK):
Bedömning görs enligt följande:
1 poäng om mjukvara för utvärdering ingår 1 poäng om handkontroll ingår
0,5 poäng per, för LTU relevant, angiven standardprovningsmjukvara som ingår, max 2 poäng tilldelas
• Garanti (viktning 5 %, avdragsfaktorn är 50 000 SEK):
Bedömning görs enligt följande:
0 poäng om garantitiden är 1 år (utan serviceavtal) 1 poäng om garantitiden är 2 år (utan serviceavtal) 2 poäng om garantitiden är 3 år (utan serviceavtal)
3 poäng om garantitiden är 4 år eller mer (utan serviceavtal)
• Service (viktning 5 %, avdragsfaktorn är 50 000 SEK):
Bedömning görs enligt följande:
0 poäng om åtgärdande av inrapporterat fel via telefon och mail görs inom 31— arbetsdagar (utan serviceavtal)
1 poäng om åtgärdande av inrapporterat fel via telefon och mail görs inom 21-30 arbetsdagar (utan serviceavtal)
2 poäng om åtgärdande av inrapporterat fel via telefon och mail görs inom 11-20 arbetsdagar (utan serviceavtal)
3 poäng om åtgärdande av inrapporterat fel via telefon och mail görs inom 10 ar- betsdagar (utan serviceavtal)
• Anskaffning av datorer (viktning 3 %, avdragsfaktorn är 30 000 SEK):
Bedömning görs enligt följande:
1 poäng om det är möjligt att köpa datorer av valfri tillverkare och installera den offererade mjukvaran utan att det är förenat med kostnader eller garanti avvikel- ser från leverantören
• Referensobjekt (viktning 10 %, avdragsfaktorn är 100 000 SEK):
Bedömning av besökta referensobjekt görs enligt bilaga 2.
2.10 Besök referensanläggning
Kontakter i samband med besök av referensanläggning sker med av upphandlande myndighets angivna kontaktperson. Leverantören skall erbjuda möjlighet att ta emot besök efter överenskommelse. En representant för leverantören skall vara närva- rande vid besöket på referensanläggningen.
Leverantören skall lista minst två st referensanläggningar med motsvarande miljö som den offererade och som kan erbjuda besök för fyra personer. Leverantören skall uppge kontaktuppgifter till resp. referensanläggning.
En miniminivå av poäng vid bedömning av kvalitetskriterierna under punkt 2.9.1
skall uppfyllas för att anbudet ska gå vidare till besök av en referensanläggning.
2.11 Orter med servicerepresentanter
Leverantören bör lista på vilka orter deras servicerepresentanter har sin placeringsort.
3 Kommersiella villkor
3.1 Kontaktpersoner
Anbudsgivaren skall lämna uppgift om kontaktperson/kontaktpersoner i bifogat formulär.
3.2 Anbudspriser
Alla priser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt och inkludera ut- bildning, kostnader för apparatur, tillbehör, mjukvara, licenser, dokumentation, em- ballage, försäkring, tull och transport och installation, kablage, utbildning på plats, rese- och logikostnader.
Separata priser lämnas för följande delar:
• Aktuella tillbehör och optioner till efterfrågad utrustning
• Eventuella specialverktyg som krävs för underhåll av efterfrågad utrustning LTU godtar inte valutajustering. (skall-krav)
3.3 Garantitid
Garantitiden skall vara minst ett år (utan serviceavtal) och skall gälla från och med att utrustningen övertagits efter godkänd slutbesiktning.
I övrigt enligt ALOS 05 punkt 19-24.
Garantin skall innefatta alla service-, underhålls- och supportkostnader samt att inga kostnader uppkommer för LTU förrän efter garantitidens utgång. I funktionsgaran- tin ingår att leverantören kostnadsfritt vid behov uppdaterar levererad utrustning.
3.4 Förskottsbetalning
Om köparen ska erlägga förskottsbetalning för vilken säkerhet saknas, skall leveran- tören lämna bankgaranti eller motsvarande säkerhet för denna summa. Samtliga kostnader för detta skall bekostas av anbudsgivaren.
3.5 Optioner
Anbudsgivaren ombeds att lämna option för utrustning med giltighetstid till den 31 december 2014.
Lista övrig mjuk- och hårdvara som finns som tillval. Ange pris i SEK.
Anbudsgivaren ombeds att lämna option för de fasta belasningsramar som är utrus- tade med en rörlig Crosshead med giltighetstid till 30 juni 2014.
Beskriv lösning för att Crosshead instrumenteras med någon form av positionsgivare som kan mäta/registrera Crosshead läge i servocontrollern. Ange pris i SEK.
3.5.3 Option, service/supportavtal
Anbudsgivaren ombeds att lämna option för service-/underhållsavtal om förebyg- gande och avhjälpande underhåll efter garantitidens utgång. Prissatta förslag på avtal för följande varianter lämnas:
• Förebyggande underhåll en (1) gång per år
• Fullservice med 90 % tillgänglighet
3.6 Leveransvillkor
Leverans skall ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat) angiven leveransadress.
Följesedel, med beställarens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå trans- portförpackning.
Leverantören skall stå för samtliga kostnader för intransport och installation av ut- rustningen till beställande enhet.
Ersättningsleverans godkänns inte utan särskilt medgivande från beställarens kon- taktperson. (skall-krav)
Om LTU upptäcker felaktigheter i godset gäller att leverantören skall åtgärda detta omgående, dock senast inom en vecka från felanmälan. Leverantören svarar för där- till hörande kostnader.
Beträffande skadestånd vid fel eller brist i godset gäller köplagens bestämmelser (Sve- rige). (skall-krav)
I övrigt enligt till ALOS 05.
3.7 Leveranstid
Aktuell utrustning skall vara levererad, monterad, slutbesiktad samt klar för drift senast 25 veckor efter beställning.
3.8 Leveransförsening och vite
Vid försening från leverantörens sida i förhållande till överenskomna tidpunkter skall beställaren vara berättigad att av leverantören erhålla vite i enlighet med ALOS 05.
Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 % av värdet av den del av leveransen som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 10 % av sagda värde.
Om leverantören inte kan leva upp till villkor om godkännande och övertagande av utrustningen inom tre månader från utlovad leveranstid skall beställaren ha rätt att häva leveransen/avtalet och erhålla full kreditering.
Häver beställaren avtalet enligt denna punkt äger köparen rätt att erfordra åter- betalning av erlagd del av köpeskillingen inklusive en ränta motsvarande gällande XXXXXX-xxxxx T/N. (skall-krav)
3.9 Beställarens försening
Enligt ALOS 05 punkt 12 och 13
3.10 Leveransadress
Beställd utrustning levereras till:
Luleå tekniska universitet SBN/Complab
971 87 LULEÅ SWEDEN
3.11 Fakturerings- och betalningsvillkor
Fakturor kan skickas antingen elektroniskt eller brevledes till nedan angiven adress. Fakturerings-, expeditions- och andra avgifter godkänns inte.
Elektronisk fakturering
För enstaka fakturor kan fakturering ske genom xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx
I referens fält 1 ska följande värde, 187, anges. Projektnummer 1879024 och bestäl- larens namn Xxxx Xxxxxx kan även framgå av fakturan.
Fakturering brevledes
LTU ställer krav på fakturan enligt bilaga ”Goda råd till dig som skickar pappersfak- turor till staten”.
Fakturan ska vara märkt med kostnadsställe i fältet ”referens”. Projektnummer
1879024 och beställarens namn Xxxx Xxxxxx kan även framgå av fakturan.
Faktura i ett (1) exemplar ställs till:
Luleå tekniska universitet Fakturaservice
FE-227
833 83 STRÖMSUND
Även eventuella påminnelser och krav sänds till samma adress.
Om anledning till anmärkning mot verkställd leverans inte föreligger, erläggs betal- ning inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande bestämmelser gäller för avtalad delleverans.
Betalningsplanen utgår från de i tidplanen angivna tiderna.
Första dellikvid utgörande 1/3 av köpesumman faktureras vid leverans av samtlig utrustning (7-9 st enheter), preliminärt 8 veckor efter beställning. (skall-krav)
Andra dellikvid utgörande 1/3 av köpesumman faktureras när köparen övertagit ut- rustningen efter godkänd slutbesiktning alt när utrustningen tas i kliniskt bruk, pre- liminärt 21 veckor efter beställning. (skall-krav)
Tredje dellikvid utgörande av 1/3 av köpesumman faktureras när köparen övertagit utrustningen efter godkänd slutbesiktning, då inga anmärkningar från slutbesikt- ningen kvarstår, eller efter godkänd efterbesiktning, preliminärt 32 veckor efter be- ställning. (skall-krav)
Om beställaren ska erlägga förskottsbetalning för vilken säkerhet saknas, skall leve- rantören lämna bankgaranti/koncerngaranti eller annan likvärdig garanti för denna summa. Denna återlämnas då leveransen fullgjorts och godkänts.
Samtliga kostnader för denna garanti skall betalas av leverantören.
Om LTU inte betalar faktura i rätt tid, kan leverantören kräva dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser.
4 Montage och installation
4.1 Ansvarig för leverans/installation
Leverantören lämnar uppgifter till beställaren om ansvarig kontaktperson för leve- rans och installation i god tid före arbetenas påbörjande.
4.2 Godsmärkning
Gods skall vara märkt med beställarens leveransadress och angiven godsmärkning såväl på kolli som på följesedel.
4.3 Försäkringar
Leverantören skall ombesörja och bekosta erforderliga försäkringar av utrustningen fram till dess att garantitiden börjar gälla.
Försäkringsbeloppet skall uppgå till ett värde motsvarande det åtagande som ska ut- föras och ska vid anmodan från LTU uppvisa försäkringsbrev och betald premie.
4.4 Underleverantör
Leverantören får inte utan beställarens skriftliga godkännande anlita under- leverantör för montage och installation. (skall-krav)
Om leverantören utnyttjar underleverantör för genomförande av viss del av uppdra- get, svarar leverantören för underleverantörens arbete som för eget. (skall-krav)
Samtliga anlitade underleverantörer för montage och installation redovisas skriftlig- en till beställaren. (skall-krav)
5 Kontroll och besiktning
5.1 Godkänd driftsättning
Överenskommelse om tidpunkt för leverans-, funktions-, prestanda- och säkerhets- kontroll görs mellan leverantören, berörd verksamhet och beställarens kontaktper- son minst två veckor före kontrolltillfället.
Med driftsättning menas att godkänt utförd funktions- och acceptanstest är genom- förd (skall-krav). LTU godkänner utförd funktions- och acceptanstest. Opartisk be- siktningsman kan utses av LTU i samråd med leverantör alternativt att LTU genom- för besiktning. Driftsättning skall ske enligt ett upprättat testprotokoll. Leverantören skall upprätta förslag till detta. Testprotokollet skall godkännas av båda parter. Leve- rantören skall anmäla till LTU/besiktningsman att Systemet är driftsatt och klart för besiktning enligt ifyllt testprotokoll.
Med godkänd driftsättning menas att verksamheten kan bedrivas och Systemets funktioner är i full drift. Tiden mellan driftstart och slutbesiktning kallas provdrift. Då utvärderas Systemet som levererats med avseende på driftsäkerhet och specifice- rad funktion i tecknat avtal. Det skriftligt angivna datum för driftsättning gäller som start för provdrift. Vid leverans vid större ledigheter såsom sommartid kan tiden för provdrift förlängas, dock hanteras detta vid leveransavtalsförhandling.
5.2 Slutbesiktning
Med godkänd slutbesiktning menas att driftsättning är godkänd och godkänd prov- drift har passerat (skall-krav). Provdriften pågår två månader från godkänd driftsätt- ning om inte leverans sker under sommarmånaderna (skall-krav). Leverantören skall skriftligen anmäla om slutbesiktning. Den ska ske senast 14 dagar, efter att godkänd
provdrift passerats, på anmodan från leverantören. I samband med denna anmälan överlämnas erforderliga underlag och protokoll, som exempelvis redovisar de åtgär- der som utförts under tiden för provdrift, till LTU/besiktningsmannen. Vid besikt- ning kontrolleras att upphandlad vara, uppfyller specificerad funktion enligt tecknat avtal. Slutbesiktning betalas av LTU, eventuell fortsatt slutbesiktning/efterbesiktning betalas av leverantören.
Om leverantören inte kan leva upp till ovanstående villkor om godkänd slut- besiktning inom tre månader från utlovad leveranstid har köparen rätt att häva leve- ransen/avtalet och erhålla full kreditering/ alt återbetalning. (skall-krav)
5.3 Efterbesiktning
Om eventuella anmärkningar kvarstår efter slutbesiktning skall efterbesiktning utfö- ras senast 14 dagar efter slutbesiktning. LTU/besiktningsmannen kallar till efterbe- siktning. Efterbesiktning är godkänd när LTU kan nyttja utrustningen fullt ut enligt tecknat avtal.
5.4 Överlämnande
Vid godkänd slutbesiktning, då inga anmärkningar kvarstår, eller godkänd efterbe- siktning överlämnas utrustning till LTU. Med överlämnande avses att utrustningen i full drift accepterats av LTU och avtalet nyttjas i sin helhet. (skall-krav)
5.5 Stillestånd under garantitiden
Stilleståndstid börjar löpa så snart felanmälan mottagits (via telefon, mail, xxxx eller leverantörens eget övervakningssystem) och registrerats av leverantören under kon- torstid 0800-1700. Stilleståndstiden slutar när de nedan angivna driftstörningarna är åtgärdade av leverantören.
Om stilleståndstiden överstiger 7 dagar, d v s tillgängligheten understiger ca 90 % under någon 3-månadersperiod under garantitiden har köparen rätt att häva avtalet och erhålla full kreditering.
Till driftstörningar räknas:
• Fel som kan relateras till teknisk konstruktion och/eller komponent och mätfel. Till driftstörningar räknas dock inte fel som uppkommit av felaktigt handha- vande där handhavandeinstruktioner meddelats i manual eller på annat sätt
• Driftstopp av någon funktion p.g.a. att offererade prestanda inte kan uppnås
• Upprepade fel i beställarens infrastruktur (t.ex. el- eller datanät mm.) om dessa har samband med levererad produkt. Det åligger leverantören att påvisa om felet ligger i beställarens utrustning.
• Upprepade intermittenta fel Till driftstörningar räknas inte:
• Mindre fel som inte påverkar användningen av utrustningen.
• Service eller underhållsarbete i enlighet med garanti
5.6 Tillgänglighet under garantitiden
De system som avtalet omfattar skall ha en åtgärdstid på högst 14 kalenderdagar (maximal tid för att återställa systemets funktionalitet) och en stabilitet med maxi- malt två funktionshindrande fel per kvartal.
Åtgärdstid och felfrekvens skall mätas kvartalsvis under kontorstid (kl 0800 – 1700).
Tillgänglighetsdata dokumenteras löpande under mätperioden och sammanställs vid mätperiodens slut.
Om tillgänglighet under garantitiden sjunker under den som överenskommits för- längs garantitiden med en månad för varje procent som tillgängligheten underskrider den överenskomna. (skall-krav)
Köparen ansvarar för att tillgänglighetsstatistiken vidarebefordras till leverantören senast två veckor efter avslutad mätperiod. (skall-krav)
5.7 Garantikontroll
Beställaren kallar i god tid innan garantitidens utgång till garantikontroll där berörd avdelning och Leverantör följer upp garantiåtagande.
Vid garantikontrollen avgör parterna behovet av förlängd garantitid.
6 Dokumentation
6.1 Teknisk dokumentation
Komplett och ändamålsenlig teknisk dokumentation skall medfölja den levererade utrustningen. Dokumentationen skall vara på svenska eller engelska i form av tek- niskt underlag för underhåll och service.
6.2 Underhållsdokumentation och servicemjukvara
Anvisningar för förebyggande underhåll på svenska eller engelska skall ingå.
6.3 Uppdatering av information i dokumentation
Om utveckling/uppdatering av dokumentation och/eller produkt sker skall inform- ation om detta sändas till köparen.
7 Service och support
7.1 Reservdelar
Reservdelar skall kunna levereras inom 14 kalenderdagar från erhållen beställning (utan serviceavtal).
Reservdelar skall kunna tillhandahållas under utrustningens tekniska livslängd, normalt 10 år efter leverans av utrustningen.
7.2 Förebyggande/avhjälpande underhåll under garantitiden
Alla kostnader för erforderligt underhåll, akut eller planerat, bekostas av leverantö- ren under garantitiden. (skall-krav)
7.3 Uppdateringar och uppgraderingar
Aktuella uppdateringar av utrustningen under tiden från beställning till leverans ut- förs av leverantören om inte annat överenskommits mellan parterna. (skall-krav)
Uppdateringar som berör produkt och personalsäkerhet ingår i leverantörens åta- gande under utrustningens tekniska livslängd, normalt 10 år efter leverans. (skall- krav)
Samtliga uppdateringar avseende utrustningens befintliga funktioner ingår i leveran- törens åtagande under utrustningens tekniska livslängd efter leverans, enligt ovan, under förutsättning att serviceavtal tecknats med leverantören.
8 Övriga villkor
8.1 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för beställaren och leverantören.
8.2 Handlingars inbördes ordning
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra.
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i föl- jande ordning:
1 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
2 förfrågningsunderlag med bilagor
3 anbud
8.3 Sekretess
Sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för beställarens personal.
Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja köparens uppgifter, vad det än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma leve- rantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot köparen och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna.
8.4 Hävning
LTU äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan:
• Om leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rät- telse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse.
• Om leverantören har begått väsentligt kontraktsbrott.
• Om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller för övrigt är på sådant obestånd att denne inte kan förväntas fullgöra sina skyldigheter.
• Om leverantören inte betalar skatter eller fullgör andra förpliktelser gente- mot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunnen dom eller domslut.
• Om leverantören inte innehar för uppdragets utförande nödvändiga till- stånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådant.
Leverantören äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan:
• Om LTU i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rät- telser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse.
Part har rätt att häva varukontrakt/ramavtalet med två månaders uppsägningstid, om motparten på ett väsentligt sätt brutit mot detta och trots uppmaning inte inom 30 dagar vidtagit rättelse. Uppmaning att vida rättelse, samt uppsägning ska ske skriftligt till Parts ombud. Parterna åläggs att följa Ramavtalet under uppsägningstiden.
Uppdrag som avropats under Ramavtalets giltighetstid gäller enligt angivelse i det enskilda Uppdragsavtalet, oavsett om Ramavtalet upphört dessförinnan.
8.5 Befrielsegrunder (force majeure)
Enligt ALOS 05 p. 25.
8.6 Intrång i upphovsrätt och patent
Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara beställaren om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta beställaren för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlik- ning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förut- sättning att leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning.
Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad antingen:
• tillförsäkra beställaren rätt att fortsätta använda produkterna
• ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång
• ändra produkten så att intrång inte föreligger
• återta produkten och kreditera beställaren ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal avskrivnings- tid.
Innebär intrånget väsentlig olägenhet för beställaren har denne rätt att genom skrift- ligt meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet.
8.7 Tvist
Tvist med anledning av kommande avtals tillkomst, tillämpning eller tolkning skall i första hand lösas genom förhandling och eventuell medling parterna emellan.
Där oenighet fortfarande kvarstår skall tvist avgöras i Luleå tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.
I avvaktan på att tvist löses har LTU tolkningsföreträde.
9 Bilagor
1 Kravspecifikation; Förfrågan om inköp av servocontroller
2 Frågor vid besök på referensanläggning inför nyanskaffning av servocontrollers till LTU
3 Goda råd till dig som skickar pappersfakturor till staten
4 ALOS 05
5 Bedömningsgrunder för de kvalitativa kriterierna