STYRDOKUMENT
STYRDOKUMENT
för Svenska Brukshundklubbens Stockholmsdistrikt
Detta styrdokument är fastställt av styrelsen för SBK Stockholmsdistriktet den november 2010 och ska årligen, i samband med årsmötet, ses över och vid behov revideras av styrelsen. I och med att detta styrdokument fastställts av styrelsen upphävs eventuella tidigare beslut av distriktsstyrelsen i frågor som behandlas i dokumentet.
Detta styrdokument består av:
1. Arbetsordning
2. Ansvarsfördelning
3. Årlig revidering
4. Uppföljning av övergripande mål
5. Uppföljning av sektorernas mål
6. Styrelsens ansvar
7. Målstyrning
1. ARBETSORDNING för distriktsstyrelsen
Styrelsens arbete regleras av SBK distriktsstadgar. På basis av dessa har styrelsen beslutat att följa denna arbetsordning.
Styrelsemöten
Styrelsens suppleanter skall närvara och har yttranderätt vid ordinarie styrelsemöte. Vid det konstituerande styrelsemötet, snarast efter årsmötet, ska styrelsen:
▪ Besluta om firmateckning och attestordning för enheten.
▪ Besluta om datum för kommande styrelsemöte.
▪ E-posta detta styrdokument med eventuella kommentarer och förslag till ändringar från föregående styrelse, vilka behandlas på kommande revision.
▪ E-posta gällande stadgar.
▪ Så snart som möjligt efter årsmötet skall styrelsen dessutom:
▪ Fastställa en sammanträdesplan för styrelsen, med minst 6 ordinarie styrelsemöten/år (ev. styrelsemöten utöver sammanträdesplanen hålls i enlighet med stadgarna), och två medlemsmöten
Telefonmöten med styrelsen kan förekomma, om styrelsens ordförande finner det motiverat. Protokollförs på nästkommande styrelsemöte.
▪ Inom sig tillsätta ett verkställande utskott (VU) bestående styrelsens ordförande samt två
ordinarie ledamöter. Styrelsens verkställand utskott (VU) fastställer sin egen sammanträdesplan samt ska dessutom ha beredskap att vid behov kunna mötas med kort varsel.
▪ Styrelsen beslutar vilka styrelseärenden som ska delegeras till VU samt om eventuell ytterligare uppdelning av ledamöternas arbets-/bevakningsområden. VU´s sammanträden skall dokumenteras och redovisas vid nästkommande styrelsemöte.
▪ Styrelsens ledamöter deltar i styrelsens möten enligt den sammanträdesplan som fastställts.
▪ Styrelsens ledamöter förväntas också delta i konferenser samt i fortbildningar som anordnas av distriktet.
Kallelse och dagordning
Styrelsens ordförande eller sekreterare utarbetar kallelse och förslag till dagordning. Dessa ska, tillsammans med tillräcklig dokumentation till respektive ärende, distribueras till samtliga ledamöter och suppleanter, så att de är dessa tillhanda minst en vecka före styrelsemötet. Om en ordinarie ledamot är förhindrad att delta vid styrelsemöte, ska förste suppleant snarast möjligt informeras om att han eller hon ska träda in som ersättare. (Suppleanterna träder in i den ordning de valts vid årsmötet.) För att ge mer tid för mer principiella frågor kan dagordningen utformas så att de besluts- och rapporteringsärenden som är av mer rutinbetonad karaktär behandlas tillsammans och för sig, för att av styrelsen beslutas respektive godkännas utan föredragning eller diskussion. Till varje sådant beslutsärende ska bifogas ett beslutsunderlag i form av bakgrund, motiv och förslag till beslut (motsvarande gäller för rapporteringsärenden). Om någon av styrelsens ledamöter, senast vid godkännandet av dagordningen, vill att ett sådant "rutinmässigt" beslut ska behandlas eller om han/hon har en avvikande mening än det förslag till beslut som finns, ska ärendet tas upp till föredragning och diskussion före beslut (motsvarande gäller för rapporteringsärenden).
Protokoll från respektive styrelsemöte ska vara numrerade och tydliga beslutsprotokoll, med konfidentiella ärenden i bilagor.
Protokollen justeras efter e-post-utskick till samtliga ledamöter för kommentarer. Efter påskrift av sekreterare och ordförande läggs det ut på distriktets hemsida.
Distribution
Kallelser, protokoll m.m. distribueras enbart som e-post.
Arvode och ersättningar
Styrelsens ledamöter erhåller ej arvode. Ledamot i styrelsen får ersättning för faktiska utgifter (direkt föranledda av beslut tagna av styrelsen) mot uppvisande av kostnadsunderlag samt milersättning enligt statliga normer.
Jäv
I händelse av att ledamot i styrelsen tidigare varit delaktig i beslutsfattande i en viss fråga, i klubb eller medlemsorganisation, skall han/hon förklara sig jävig i frågan och ej delta i ärendets behandling i distriktsstyrelsen. Det ankommer varje styrelsemedlem att själv ansvara för att ej delta i beslut som kan försätta ledamoten i jävssituation.
Tystnadsplikt
Sekretess gäller enligt sekretesslagen.
2. ANSVARSFÖRDELNING: Styrelse – ordförande - VU - övriga ledamöter
▪ Styrelsen har det övergripande ansvaret för distriktets verksamhet, organisation, förvaltning och ekonomi. Styrelsen ansvarar för att verksamheten i distriktet bedrivs i enlighet med SBK stadgar och policybeslut samt i enlighet med allmän lag.
▪ Styrelsen ansvarar för upprättande av distriktets årsredovisning, verksamhetsplanering samt budget.
▪ Styrelsen ansvarar för ingångna avtal. Avtal tecknas enligt upprättad teckningsrätt.
▪ VU har till uppdrag att förbereda frågor inför styrelsemöten samt behandla ärenden som delegerats till VU av styrelsen.
▪ VU kan på styrelsens uppdrag fatta beslut i viktiga frågor, men alla sådana beslut skall in i nästkommande protokoll och därmed verifieras av styrelsen.
▪ VU kan fatta beslut i frågor som inte kan vänta till nästkommande ordinarie styrelsemöte.
3. ÅRLIG REVIDERING AV SAMTLIGA VERKSAMHETSDOKUMENT
Årlig revidering, minst 1 gång per år, skall ske till ett speciellt utlyst styrelsemöte som
har till syfte att revidera samtliga verksamhetsdokument såsom arbetsordning, ansvar, vision, mål, värdeord, sektorernas uppgifter mm som påverkar målstyrningen i distriktet.
4. Uppföljning av distriktets övergripande mål
Uppföljning av distriktets övergripande mål skall ske minst 1 gång per kvartal på ett ordinarie styrelsemöte samt vid årsslut.
Vid avvikelse mot målen skall styrelsen besluta korrigerande åtgärder.
5. Uppföljning av sektorernas mål
Uppföljning av sektorernas mål sker vid årets slut samt minst en gång under året på ett separat styrelse och sektormöte.
6. Styrelsens ansvar
• Målstyrd verksamhet i distriktsstyrelsen samt stödja lokalklubbarna i sitt införande av målstyrning.
• Skapa en funktionell distriktsorganisation.
• Stödja lokalklubbarna i sin verksamhetsutveckling
- bistå lokalklubbarna att uppfylla FS mål; ekonomi i balans, öka medlemsantalet
- möjliggöra erfarenhetsutbyte
- arbeta med tvärsamarbetet mellan klubbarna
- uppmärksamma och informera om goda förebilder
- förmedla trivselfaktorer (träningsgrupper, trivselregler etc)
• Förmedla information från FS till lokalklubbarna, ”förbindelselänk”
- informera om aktiviteter och nya strömningar
- bidra till kunskapsspridning
• Vara en servicefunktion till lokalklubbarna
- konsultativ och rådgivande
- föra en kontinuerlig dialog med respektive lokalklubb
- trygghet/medling
• Anordna utbildningar med ledarrollen i fokus
- Instruktörer, figuranter mm
• Samordna tävlingar, övergripande ansvar för DM
• Bedriva uppdragsverksamhet inom ”Samhällsnyttan”
• Vara pådrivande i kunskapsutvecklingen om SBK och dess beslutsprocess
(för att tydliggöra möjligheten till påverkan från varje enskild medlem och klubb)
• Ha en kontrollfunktion avseende:
- utbildningar (domare, tävlingsledare, figuranter, MH etc )
- informera om regelverket
- kontrollera att regler efterföljs
- upprätthålla god kvalité vid tävlingar och prov
- auktoriseringar och avauktoriseringar
• Med sunt förnuft bedriva och genomföra ålagd verksamhet enligt fastställd stadga
• Bedriva verksamheten i god föreningsanda (årsmöten, protokoll etc)
• Hålla sig à jour med utvecklingen i samhället, kontakt med andra aktörer, representation.
7. Målstyrning
Styrelsens verksamhet skall styras av verksamhetsmålen. Målen är:
1. Införa målstyrning i distriktet
2. Öka medlemsantalet i distriktet
3. Öka engagemanget från klubbarna i distriktets arbete
4. Öka erfarenhetsutbytet mellan klubbarna
Stockholm 2010 11 29. Reviderad 2011 02 01.