Contract
Generella villkor för bidrag till forskning från Vetenskapsrådet, Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd (Forte) och Forskningsrådet för miljö, areella nä- ringar och samhällsbyggande (Formas)
De gemensamma villkoren har fastställts för Vetenskapsrådet den 14 oktober 2013. Villkoren gäller för bidragsbe- slut med utbetalning tidigast från och med den 1 januari 2014 (beslut GD-2013-174). Villkoren gäller i den utsträck- ning annat inte anges i bidragsbeslutet.
Definitioner
Medelsförvaltare avser den juridiska person som förvaltar bidraget till forskning som Vetenskapsrådet betalar ut. Vetenskapsrådet godkänner nya medelsför- valtare efter prövning.
Projektledare avser den person som är ansvarig för ansökan (sökande) till Vetenskapsrådet och som ansvarar för att planera och genomföra projektet.
Sökande avser person eller organisation som är ansvarig för ansökan till Vetenskapsrådet. När en organisation är sökande till Vetenskapsrådet har organisationen samma ansvar som en projektledare.
Projekt avser de verksamheter som stöds av forsk- ningsbidraget.
Allmänt
Vetenskapsrådets beslut om bidrag blir giltigt när både medelsförvaltaren och projektledaren har be- kräftat sina åtaganden enligt nedan.
Åtaganden
Vetenskapsrådets åtaganden
Vetenskapsrådet förbinder sig att betala ut beslutat bidrag till den medelsförvaltare och enligt den utbe- talningsplan som anges i beslutet. Utbetalningen sker normalt månadsvis, med en tolftedel av det för respektive år angivna beloppet, om inte annat anges i beslutet. Utbetalning sker efter att beslutet blivit giltigt. De i beslutet angivna beloppen är definitiva. Kompensation för ökade lönekostnader eller andra kostnadsökningar ges inte.
Bidrag till forskningsprojekt vid universitet och hög- skolor ska omfatta medel för direkta och indirekta kostnader i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet.
Beslut om bidrag gäller under förutsättning att Veten- skapsrådet anvisas de medel som föreslås av regeringen.
Medelsförvaltarens åtaganden
Medelsförvaltaren åtar sig
• att i egenskap av arbetsgivare för projektledaren se till att denne kan disponera egen och andra anställdas arbetstid i den utsträckning som krävs för att projektet ska kunna genomföras i hu- vudsak överensstämmande med den projektplan
som ingivits till Vetenskapsrådet, liksom för att resultaten av projektet ska kunna publiceras,
• att svara för att projektledaren och annan av projektet berörd personal får tillgång till loka- ler, utrustning och andra resurser som krävs för projektets genomförande,
• att tillse att den forskning som bedrivs inom projektet uppfyller de villkor och förutsättningar som anges i svensk lagstiftning,
• att tillse att den forskning som bedrivs inom pro- jektet inte har kommersiella bindningar som på- verkar dess objektivitet, oberoende eller öppenhet
• att årligen till Vetenskapsrådet rapportera uttag av direkta och indirekta projektrelaterade kostnader i enlighet med Vetenskapsrådets anvisningar,
• att förvalta bidraget enligt i beslutet angivna villkor, samt svara för administration av verk- samheten.
Projektledarens åtaganden
Projektledaren (sökande) har det vetenskapliga an- svaret för projektet så som detta beskrivits i bidrags- ansökan till Vetenskapsrådet med avseende på objekt och metod. I detta ingår att planera och genomföra projektet i huvudsaklig överensstämmelse med den till Vetenskapsrådet ingivna planen och de villkor som anges i beslutet, dock med de justeringar som kan krävas om Vetenskapsrådets bidrag understiger sökt belopp. Projektledaren ansvarar för att erforder- liga tillstånd och godkännanden finns. Då projektet innefattar forskning där människor eller försöksdjur medverkar ska projektledaren se till att det finns ett godkännande av regional etikprövningsnämnd och djurförsöksetisk nämnd i den utsträckning som följer av lag och av regeringen utfärdade föreskrifter. Där- utöver ska projektledaren se till att etiska principer som följer av föreskrifter som Vetenskapsrådet utfär- dat efterlevs.
I det vetenskapliga ansvaret ingår också att se till att resultaten av forskningsarbetet publiceras i veten- skapliga tidskrifter med internationell räckvidd eller görs tillgängliga på annat motsvarande sätt. Projekt- ledaren är skyldig att se till att han/hon inte träffar avtal med kommersiell eller annan intressent som hindrar honom/henne att publicera resultatet av den forskning som bedrivs med stöd av bidraget från Vetenskapsrådet, eller som fördröjer publiceringen i mer än två månader. Fördröjningen får dock uppgå till högst fyra månader om syftet är att möjliggöra en ansökan om patent, grundat helt eller delvis på ovan avsedda forskningsresultat.
Projektledaren ska garantera att forskningsresultaten finns tillgängliga för alla (Open Access) inom sex månader efter publicering. I de fall publiceringen sker som parallellpublicering i öppna institutionella arkiv, ska deposition ske vid publiceringstillfället och göras öppet tillgängligt inom sex månader. Veten- skapsrådet kan medge en förlängning av tiden för tillgängliggörande genom Open Access eller paral- lellpublicering upp till maximalt 12 månader under förutsättning att forskaren kan uppvisa en tydlig dokumentation om att alla ansträngningar gjorts för att uppfylla sexmånaderskravet. Open Access- reglerna gäller tillsvidare enbart vetenskapligt be- dömda texter i tidskrifter och konferensrapporter, inte monografier och bokkapitel.
Projektledaren ska också, i förekommande fall i anslutning till vad som redovisats i ansökan, se till att resultat av mer allmänt intresse sprids också till mottagare utanför vetenskapssamhället. Projektleda- ren ska vidare lämna tillgång till det fullständiga materialet för eventuell vetenskaplig granskning, om Vetenskapsrådet så begär.
Vid spridning av resultat ska projektledaren ange att forskningen bedrivits med stöd av Vetenskapsrådet. Vid publicering av vetenskapliga originalartiklar ska diarienumret för forskningsbidraget anges under rubriken ”acknowledgements”.
Bidragsperiod
I beslutet anges för vilken tid bidrag ges (bidrags- perioden) liksom hur länge bidraget får disponeras. Vetenskapsrådets, medelsförvaltarens, och projektle- darens åtaganden gäller från och med den dag samt- liga nämnda godkänt villkoren. Åtagandena gäller till och med den dag då slutlig redovisning godkänts av Vetenskapsrådet och eventuella outnyttjade medel återbetalats.
Dispositionsrätt
Av beslutet framgår under vilken period bidraget utbetalas. Om inte annat anges i beslutet får bidraget disponeras under nämnda period och därtill i ytter- ligare ett år, räknat från bidragsperiodens sista dag (dispositionstiden). Om särskilda skäl föreligger, kan förlängning av dispositionstiden beviljas. Begäran om detta ska lämnas in gemensamt av medelsförval- taren och projektledaren i god tid före dispositions- tidens utgång men ej under bidragsperioden. Begä- ran ska åtföljas av uppgift om ännu inte utnyttjade medel, samt en översiktlig plan för slutförande av projektet.
Bidraget ska disponeras i huvudsaklig överensstäm- melse med till Vetenskapsrådet ingiven projektplan, dock med de justeringar som kan krävas om Veten- skapsrådets bidrag understiger sökt belopp. Vidare ska bidraget disponeras enligt villkoren i beslutet. För mer betydelsefulla ändringar som gäller bidra-
gets disposition eller beslutsvillkoren krävs en skrift- lig framställning till Vetenskapsrådet från medels- förvaltaren och projektledaren. Vetenskapsrådet kan bevilja ändringen efter prövning.
Bidraget får inte användas till stipendium, om inte annat framgår av beslutet.
Arbetsgivarförhållanden och anställningsvillkor
Projektledaren ska vara anställd av medelsförvalta- ren, om inte Vetenskapsrådet och medelsförvaltaren kommer överens om annat. Om projektledaren har en annan arbetsgivare ska denne godkänna hans/hennes åtaganden.
Utrustning
Medelsförvaltaren har äganderätten till utrustning och andra inventarier som anskaffas till ett projekt med stöd av bidrag från Vetenskapsrådet. Utrust- ningen ska dock disponeras för projektet så länge projektet pågår.
Skyldighet att informera om andra bidrag
Sökanden ska anmäla eventuella ansökningar till andra finansiärer avseende medel för samma eller liknande ändamål. Detsamma gäller för redan erhållna bidrag från andra finansiärer. Om bidrag från annan finansiär erbjuds eller erhålls för samma eller liknande ändamål under forskningsprojektets gång, ska projektledaren snarast anmäla detta till Vetenskapsrådet. Det ska i redovisningen till Ve- tenskapsrådet särskilt framgå i vilken utsträckning denna andra finansiär kan påverka genomförande, analys, tolkning och redovisning av resultaten. Dess- utom ska det framgå vem som kommer att förfoga över resultaten. Vetenskapsrådet förbehåller sig rät- ten att ompröva bidragsbeslut baserat på information om andra bidrag.
Medelsförvaltaren får i samråd med projektledaren besluta att del av bidrag från Vetenskapsrådet används som finansiering av medverkan (så kallad motfinansiering) i av EU stött projekt inom samma område eller med samma inriktning som det projekt som bidraget från Vetenskapsrådet avser.
Rapportering
Medelsförvaltaren ansvar för att tillhandahålla de uppgifter Vetenskapsrådet efterfrågar i samband med uppföljning och utvärdering av forskningen, såväl under pågående som efter avslutad bidragsperiod. Redogörelser och rapporter avseende projektet ska lämnas i den ordning som anges i bidragsbeslutet eller när Vetenskapsrådet särskilt begär det. En av Vetenskapsrådet utsedd revisor eller annan granskare har rätt att granska den bokföring som hör till beslu- tet. Denne har härvidlag rätt till fullständig insyn i
projektet, bland annat rätt att få kopior av samtliga verifikationer avseende utgifter och inkomster som hänför sig till projektet.
.
Ekonomisk slutredovisning
Medelsförvaltaren ska lämna ekonomisk redovisning enligt Vetenskapsrådets anvisningar. Slutredovisning ska lämnas senast tre månader efter avstämningsda- tum, vilket normalt är detsamma som sista dag för dispositionstiden. Vetenskapsrådet kan komma att avföra ansökan om nytt bidrag om medelsförvaltaren inte inom utsatt tid inkommit med ekonomisk slutre- dovisning för tidigare bidrag.
Vetenskapsrådets ovan beskrivna rätt till revision av redovisningen gäller även den ekonomiska slutredo- visningen.
Vetenskapsrådet kan besluta att den ekonomiska redovisningen ska lämnas vid annan tidpunkt. Sådant beslut ska ange avstämningsdag och delges medels- förvaltaren minst tre månader före avstämningsda- gen.
Om ett projekt avbryts i förtid gäller särskilda be- stämmelser som anges nedan.
Återbetalning av överskott
Outnyttjade bidrag som redovisas i inlämnad ekono- misk slutredovisning ska återbetalas till Vetenskaps- rådet av medelsförvaltaren inom 30 dagar från in- lämningsdatum. Om överskottet understiger ett halvt prisbasbelopp får det emellertid behållas och an- vändas för forskningsändamål liknande det som bidraget avsåg. Är överskottet större ska det i sin helhet återbetalas till Vetenskapsrådet.
Förtida avslutande av projekt
Svårigheter att genomföra projektet - allmänt
Om det projekt som Vetenskapsrådet beviljat bidrag till inte kan genomföras enligt plan och avvi- kelsen inte är obetydlig ska medelsförvaltaren omgå- ende underrätta Vetenskapsrådet om detta. Det- samma gäller om utrustning, för vars inköp Veten- skapsrådet beviljat medel, inte kan anskaffas. Här- vidlag ska medelsförvaltaren också redovisa hur det projekt för vilket utrustningen avsetts påverkas. Vetenskapsrådet och det medelsförvaltareet förutsätts efter samråd med projektledaren komma överens om hur den uppkomna situationen ska hanteras.
Svårigheter att genomföra projektet på grund av förändrade förhållanden för projektledaren
Om projektledaren på grund av dödsfall, långvarig sjukdom, övergång till annan arbetsgivare eller av annat skäl inte längre kan genomföra projektet ska medelsförvaltaren omedelbart anmäla detta till Vetenskapsrådet. Beslut om projektet ska erhålla fortsatt finansiering eller avslutas fattas av Veten- skapsrådet efter samråd med medelsförvaltaren,
och där så är möjligt med projektledaren. Om pro- jektet avslutas ska medelsförvaltaren återbetala ännu inte disponerade medel som är avsedda för projektet.
Om skälet till förändringen är att projektledaren övergår till anställning vid annan medelsförvaltare kan Vetenskapsrådet besluta att projektet flyttas till denna andra medelsförvaltare och att det drivs vidare med samma projektledare. Innan sådant beslut fattas ska samråd ske med berörda medelsförvaltare om villkor för flyttning.
Kostnader för förtida avveckling av ett projekt regle- ras enligt nedan.
Brott mot åtaganden
I förekommande fall då Vetenskapsrådet eller me- delsförvaltaren eller projektledaren i väsentligt av- seende bryter mot beslutsvillkoren och inte inom en månad (30 dagar) efter skriftlig anmaning upphör härmed, kan Vetenskapsrådet eller medelsförvaltaren avsluta sina åtaganden med omedelbar verkan.
Följande omständigheter i anslutning till forskning utgör grund för beslut av Vetenskapsrådet att av- bryta utbetalning av ett bidrag:
• oriktiga uppgifter i ansökan eller utelämnande av uppgifter som krävs
• underlåtenhet att under projektets gång rapportera sådana nya omständigheter som enligt beslutsvill- koren ska rapporteras,
• ekonomiska oegentligheter,
• oetiskt handlande,
• kommersiella bindningar som påverkar projektets objektivitet, oberoende eller öppenhet,
• projektledaren har genom annat handlande visat sig klart olämplig att uppbära bidrag från Veten- skapsrådet och
• underlåtenhet att inlämna återapportering enligt Vetenskapsrådets anvisningar
Utrustning
Vid förtida avveckling av ett projekt kan Veten- skapsrådet efter samråd med berörda medelsförvaltare besluta att utrustning som anskaffats med stöd av Vetenskapsrådets bidrag ska överlämnas till Veten- skapsrådet eller till annan medelsförvaltare.
Ekonomisk slutredovisning vid förtida avslutande av projekt
Om Vetenskapsrådet beslutar att avbryta utbetalning av ett bidrag eller om ett projekt avbryts i förtid av andra skäl ska ekonomisk slutredovisning av pro- jektet ske senast tre månader efter den dag parterna kommit överens om att projektet ska upphöra eller då endera av parterna ensidigt fattat sådant beslut. Ve- tenskapsrådet ska ställa krav på återbetalning av erhållet och utbetalat bidrag till medelsförvaltaren inom tre månader (90 dagar) efter att Vetenskapsrå- det fått den ekonomiska slutredovisningen.
Kostnader för förtida avveckling av projekt
Om Vetenskapsrådet beslutar att avbryta utbetalning av ett bidrag och detta inte beror på brott mot villko- ren från medelsförvaltaren sida förutsätts medelsför- valtaren och Vetenskapsrådet komma överens om hur skäliga avvecklingskostnader ska finansieras.