Granskning av inköp och upphandling
Granskning av inköp och upphandling
Sotenäs kommun
Bakgrund
Penneo dokumentnyckel: 1GBSB-B3VEL-6XZ44-B8VHQ-SV6KE-1FL31
Nationella lagar reglerar köp som görs av offentliga organisationer. Med offentlig upphandling avses enligt lag de åtgärder som vidtas för att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Myndigheter ska vara sakliga och välja leverantör på affärsmässig grund med hänsyn enbart till det som köps. Offentliga organisationer tecknar genom upphandling ramavtal som verksamheterna kan göra avrop från. Att kommunen följer de ramavtal som är tecknade är rättsligt, ekonomiskt och förtroendemässigt väsentligt. Enligt Upphandlingsmyndigheten bör upphandlande myndigheter under avtalstiden följa upp de krav som ställts på tjänsten i en upphandling. Detta innefattar uppföljning av volym och pris samt uppföljning av kvalitet.
Kommunstyrelsen är kommunens inköps- och upphandlingsorgan. Kommunstyrelsen ansvarar också för att leda och samordna kommunens styrning, ekonomi och interna kontroll. Kommunens förvaltningar gör årligen ett stort antal inköp från många olika leverantörer. Det är av vikt att styrning och intern kontroll fungerar väl för att inköp och upphandling ska ske på ett organiserat och ändamålsenligt sätt. Det är även av vikt att hanteringen säkerställer en god ekonomisk hushållning av kommunens resurser. Möjlighet till styrning av inköps- och upphandlingsprocessen bygger på att det finns tydliga policys, riktlinjer och arbetssätt samt att dessa är kända i organisationen.
Av utkast till årsredovisning framgår att en översyn pågår av kommunens inköpspolicy och inköpsorganisation. Översynen syftar till att effektivisera och minska antalet inköpare och beställare samt stärka kompetensen hos dessa.
Kommunrevisionen har utifrån ovanstående och i sin risk- och väsentlighetsanalys 2021 bedömt det som väsentligt att genomföra en fördjupad granskning av kommunens arbete med inköp och upphandling. I God revisionssed framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelse och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är risken för bristande uppföljning och kontroll.
Syfte och revisionsfrågor
Granskningen syftar till att bedöma huruvida kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig inköp- och upphandlingsprocess, samt till att bedöma efterlevnaden av gällande lagstiftning inom området. Vidare syftar granskningen till att bedöma huruvida styrelsen säkerställt en ändamålsenlig leverantörs- och avtalsuppföljning samt avtalstrohet till upprättade ramavtal.
Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor:
⯈ Har kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig styrning av inköps- och upphandlingsprocessen?
Sotenäs kommun 1
Revisionsprojekt 2021
o Finns en ändamålsenlig roll- och ansvarsfördelning inom kommunens upphandlingsprocess?
o Har det säkerställts att det finns ett ändamålsenligt rutinstöd i arbetet?
o Har det säkerställts ett tillräckligt stöd åt de verksamheter som genomför inköp?
⯈ Har kommunstyrelsen, byggnadsnämnden samt utbildningsnämnden säkerställt en tillräcklig intern kontroll och uppföljning i inköps- och upphandlingsprocessen?
o Har det säkerställts att inköp och upphandlingar genomförs i enlighet med aktuella lagkrav och kommunens egna riktlinjer?
o Finns en ändamålsenlig avtalsförvaltning och avtalsuppföljning?
Revisionskriterier
Penneo dokumentnyckel: 1GBSB-B3VEL-6XZ44-B8VHQ-SV6KE-1FL31
Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av:
⯈ Kommunallagen (2017:725) som reglerar styrelsens ansvar.
⯈ Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) som reglerar hur en upphandlande myndighet ska genomföra ett upphandlingsförfarande.
⯈ Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146) som reglerar upphandling inom områdena vatten, energi, transporter eller posttjänster.
⯈ Kommunspecifika dokument såsom reglemente och policys.
Avgränsning
Granskningen avgränsas i enlighet med ställda revisionsfrågor samt till att avse kommunstyrelsen.
Ansvariga nämnder
Granskningen avser kommunstyrelsen, byggnadsnämnden och utbildningsnämnden. Granskningen avser kommunstyrelsens roll som inköps- och upphandlingsorgan samt ansvar för den övergripande styrningen och samordningen.
Metod
Granskningen genomförs som en dokument- och intervjustudie samt stickprov.
Stickprovsgranskningen syftar till att granska följsamhet mot upphandlingslagstiftning och kommunens riktlinjer. Stickprov substansgranskas mot ett antal leverantörsfakturor samt tillhörande upphandlingsdokumentation och avtal.
Vidare kommer intervjuer kommer att genomföras med:
⯈ Kommunstyrelsens presidium
⯈ Kommunchef tillsammans med ekonomichef
⯈ Upphandlingsansvarig tjänsteperson tillsammans med eventuell medarbetare
⯈ Gruppintervju med relevanta representanter från kommunstyrelsens, byggnadsnämnden och utbildningsnämndens förvaltningar
Intervjufrågor kommer att utarbetas utifrån syftet och revisionsfrågorna. Frågorna kommer att anpassas efter intervjupersonernas olika roller och ansvar.
Sotenäs kommun 2
Revisionsprojekt 2021
)
Arbetsmoment:
1. Fastställande av projektplan.
2. Granskningen introduceras för berörda. Ordförande och sakkunniga vid EY ansvarar för detta.
3. Bokning av intervjuer och insamling av dokumentation.
4. Dokumentstudier – genomgång och analys av relevant dokumentation.
5. Upprättande av intervjufrågor. Frågorna har sin grund i revisionskriterierna och de revisionsfrågor som beskrivits ovan.
6. Genomförande av intervjuer.
7. Stickprovsgranskning.
8. Analys och rapportskrivning.
9. Intern kvalitetssäkring av rapporten.
10. Utkastet skickas till berörda för faktagranskning.
11. Utformning av skriftlig slutrapport.
12. Slutrapport skickas till revisorerna senast sju dagar före sammanträde.
13. Rapporten föredras för de förtroendevalda revisorerna vid ett tillfälle som de beslutar.
Projektorganisation
Granskningen genomförs på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sotenäs kommun. Från EY deltar Xxxxxx Xxxx och Xxxxx Xxxxxxxxx. Xxxxxx Xxxx kommer att vara projektledare och ansvara för granskningens genomförande.
Kvalitetssäkring
När rapporten avlämnas kommer den att vara faktaavstämd med företrädare, i första hand respondenterna, för de områden som granskats.
Som en del i vårt kvalitetsarbete följer EY SKYREV:s riktlinjer avseende planering, rapport- skrivning och avrapportering. Rapporten kommer också att genomgå en intern kvalitets- säkring av EY. Ansvarig för kvalitetssäkringen kommer Xxxxxxxx Xxxx att vara.
Prövning av sakkunnigas oberoende och integritet
Oberoende och integritet är av grundläggande betydelse för den sakkunniges förtroende hos uppdragsgivaren, granskad nämnd/styrelse eller andra berörda. Inför varje uppdrag skall där- för prövas om det finns omständigheter som kan rubba förtroendet för den sakkunnige.
I detta uppdrag har inget framkommit som kan ifrågasätta de sakkunnigas oberoende och integritet.
Penneo dokumentnyckel: 1GBSB-B3VEL-6XZ44-B8VHQ-SV6KE-1FL31
Sotenäs kommun 3
Revisionsprojekt 2021
)
Tidplan
Granskningen påbörjas under april. Avrapportering till de förtroendevalda revisorerna sker genom en muntlig presentation och överlämning av skriftlig rapport vid ett tillfälle som beslutas i samråd med revisionen.
Arvode
Vi offererar ett takpris på 120 000 kr, exklusive mervärdesskatt. Angivna priser är enligt avtal för uppdragsområde 3 mellan Sotenäs kommun och EY.
Penneo dokumentnyckel: 1GBSB-B3VEL-6XZ44-B8VHQ-SV6KE-1FL31
Göteborg den 15 mars 2021
Xxxxxxxx Xxxx
Certifierad kommunal yrkesrevisor
Villkoren i denna projektplan godkännes:
Xxxxxx Xxxxxxxx
Ordförande i kommunrevisionen i Sotenäs kommun
Sotenäs kommun 4
Revisionsprojekt 2021
)
Signaturerna i detta dokument är juridiskt bindande. Dokumentet är signerat genom Penneo™ för säker digital signering.
Tecknarnas identitet har lagrats, och visas nedan.
Penneo dokumentnyckel: 1GBSB-B3VEL-6XZ44-B8VHQ-SV6KE-1FL31
"Med min signatur bekräftar jag innehållet och alla datum i detta dokumentet."
XXXXXXXX XXXX | XXXXXX XXXXXXXX |
Undertecknare | Undertecknare 2 |
Serienummer: 19660804xxxx | Serienummer: 19430308xxxx |
IP: 00.000.xxx.xxx | IP: 00.000.xxx.xxx |
2021-05-21 11:17:26Z | 2021-05-25 13:08:29Z |
Detta dokument är digitalt signerat genom Xxxxxx.xxx. Den digitala signeringsdatan i dokumentet är säkrad och validerad genom det datorgenererade hashvärdet hos det originella dokumentet. Dokumentet är låst och tidsstämplat med ett certifikat från en betrodd tredje part. All kryptografisk information är innesluten i denna PDF, för framtida validering om så krävs.
Hur man verifierar originaliteten hos dokumentet
Detta dokument är skyddat genom ett Adobe CDS certifikat. När du öppnar
dokumentet i Adobe Reader bör du se att dokumentet är certifierat med Penneo e- signature service <xxxxxx@xxxxxx.xxx> Detta garanterar att dokumentets innehåll inte har ändrats.
Du kan verifiera den kryptografiska informationen i dokumentet genom att använda Penneos validator, som finns på xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxxxxxx