Avropsstöd

Detta avropsstöd är framtaget för beställaren i syfte att underlätta vid avrop (köp) från ramavtalet Dryckesautomater 2022. Du är fri att utforma dina avrop hur du vill, så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU).

1.1 Varför upphandlar Adda Dryckesautomater 2022?‌

Målet med upphandlingen är att tillhandahålla ett ramavtal som erbjuder prisvärda kaffe- och vattenautomater med tillbehör, och därigenom skapa välmående och trivsel på arbetsplatser. Dryckesautomater med service, kaffe, te och övriga ingredienser, samt vattenautomater inklusive kolsyra, är ett område som passar bra för en samordnad upphandling, eftersom det medför storskalsfördelar.

2. Vad kan du köpa från ramavtalet?‌

Avtalet omfattar följande fyra avtalsområden:

Avtalsområde	Typ av automater
1	Kaffeautomater - Fabriksnya kaffeautomater - Synanpassade kaffeautomater
2	Återbrukade kaffeautomater (ej äldre än fem år)
3	Kaffeautomater modell liquid 1
4	Vattenautomater (kolsyra mm, ingår i månadskostnaden)

Upphandlingen omfattar inte kaffeautomater med färskmjölkshantering.

Generella tillgänglighetsanpassningar

För samtliga automater, så gäller att personer med begränsad räckvidd såsom rullstolsburna, ska kunna nå funktioner genom att automater/underskåp höjdanpassas. Sådan anpassning ska leverantörer göra utan tillkommande kostnad.

2.1 Automatlösningar och sortiment ‌

Varje avtalsområde motsvaras av en excelfil (produkt- och prisbilaga) som i sin tur innehåller ett antal delar (flikar i excelfilen). Dessa delar omfattar olika lösningar (om det avser hyra eller köpa av automat, om leverantören ger ensamrätt att sälja tillbehör till er osv). Du kan avropa från ett eller flera avtalsområden, och från en eller flera delar, beroende på behov.

Respektive leverantörs pris- och produktbilaga hittar du på ramavtalssidan under Leverantörer → Visa

avtalet i Tendsign.

3. Så använder du ramavtalet ‌

Avrop sker genom avropsförfarandet rangordning på samtliga avtalsområden. Tillgänglighetsanpassade kaffeautomater för personer med synnedsättning avropas dock behovsanpassat.

För varje avtalsområde och geografiskt område (län) finns en fastställd rangordning. Avrop görs i första hand från den ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer ett (1) för respektive geografiskt område. Om rangordnad etta avböjer leveransuppdraget ställs förfrågan till den ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer två (2) osv.

1 Liquidautomater innebär ytterligare ett bryggsystem (jämte bryggkaffe, espressobaserat kaffe och instantkaffe). Automaterna fylls på med ett kaffekoncentrat/syrup, i en liquidbehållare. Sådant ”fryskaffe” ska transporteras i en obruten fryskedja.

I dokumentet Rangordning per avtalsområde och län framgår vilka leverantörer som har avtal inom vilka avtalsområden och län samt vilken rangordning de har. När avrop ska ske börjar man med att titta i denna sammanställning för att se vilka leverantörer som har avtal inom just det avtalsområde och geografiska område som ni avser att avropa från. Dokumentet hittar du på ramavtalssidan under fliken Stöddokument.

Du kan köpa från ett eller flera avtalsområden, och från en eller flera delar, allt utifrån vilket behov du har.

4. Avtalsområdena och dess delar ‌

Nedan beskrivs avtalsområdena och dess delar. Vilka dessa är, framgår alltså av respektive leverantörs produkt- och prisbilaga som du hittar på ramavtalssidan under fliken Leverantörer → Visa avtalet i Tendsign.

Med obligatoriskt för kund att köpa ingredienser från avtalsområdets prislista, delarna A) och C), menas att kunden förbinder sig att tillgodose sitt behov av kaffe och tillbehör under hyresperioden (eller serviceperioden, om det gäller köp av kaffeautomat) inom det aktuella avtalsområdet, från leverantören.

Med ej obligatoriskt men möjligt att köpa ingredienser från avtalsområdets prislista, delarna B) och D), menas att kunden inte förbinder sig att köpa kaffe och tillbehör från avtalsområdets prislista, men har en sådan möjlighet. (Kunden kan alltså köpa kaffe och te, från t.ex. sin livsmedelsleverantör).

4.1 Avtalsområde 1 Kaffeautomater ‌

Delar:

1 A) Hyra av kaffeautomat, obligatoriskt för kund att köpa kaffe och tillbehör från avtalsområdets prislista under serviceavtalets löptid.

1 B) Hyra av kaffeautomat, ej obligatoriskt men möjligt för kund att köpa kaffe och tillbehör från avtalsområdets prislista under serviceavtalets löptid.

1 C) Köp av kaffeautomat, obligatoriskt för kund att köpa kaffe och tillbehör från avtalsområdets prislista under serviceavtalets löptid.

1 D) Köp av kaffeautomat, ej obligatoriskt men möjligt för kund att köpa kaffe och tillbehör från avtalsområdets prislista under serviceavtalets löptid.

1 E) Servicepaket 1 och 2 avseende kundens befintliga kaffeautomater, av den leverantör som kunden tecknar avtal med, för sitt huvudsakliga behov av hyra eller köp av kaffeautomater.

Skyldigheten för leverantören att utföra service enligt 1 E), gäller så länge automaten inte uppenbarligen är äldre än fem (5) år.

1 F) Kaffe, te och övriga ingredienser. Synanpassade kaffeautomater

Pris- och produktbilaga för dessa automater, hittar du på ramavtalssidan under fliken Leverantörer. Notera att det är samma prissatta ingrediensdel (del F) som leverantörerna har på avtalsområde 1.

4.2 Avtalsområde 2 Återbrukade kaffeautomater ‌

En återbrukad automat ska inte vara äldre än fem (5) år. Funktionen ska vara i samma standard som en ny automat, och av kunden uppfattas som i gott skick och vara servad enligt tillverkarens rekommendationer.

I övrigt ingår samma delar (A-F) som avtalsområde 1 Kaffeautomater.

4.3 Avtalsområde 3 Kaffeautomater modell liquid ‌

Avtalsområdet innehåller två automatmodeller: A och B. Modell B har olika recept på kaffedryck (t.ex. cappuccino), samt chokladdryck. Notera att det inte finns ett upphandlat pris på instantchoklad till B- automaten, utan detta får parterna överenskomma om, om kund önskar chokladdryck.

Delar:

3 A) Hyra alternativt köp av liquidautomat och köp av kaffekoncentrat och mjölksyrup. 3 B) Ingredienser

Leverantören förbinder sig att transportera liquidbehållarna i obruten fryskedja.

Liquidautomaterna får vara ny eller återbrukad. Funktionen ska vara i samma standard som en ny automat, av kunden uppfattas som i gott skick och vara servad enligt tillverkarens rekommendationer.

4.4 Avtalsområde 4 Vattenautomater ‌

Avtalsområde 4 omfattar hyra respektive köp av fabriksnya vattenautomater, inklusive fullserviceavtal (hygienservice, teknisk service m.m.).

Vattenautomaterna är indelade i bänkmodeller, golvmodeller och inbyggda modeller, med olika kylkapacitet.

Delar:

4 A) Hyra av vattenautomat (samt ev. underskåp), inkluderande fullserviceavtal och kolsyretuber.

4 B) Köp av vattenautomat (samt ev. underskåp) inkluderande fullservice i 48 månader och kolsyretuber.

Notera att kolsyretuber, filter, samt byte av dessa, ingår i priset på fullserviceavtal (dvs. i 48 månader).

Vattenautomaterna ska kunna förses med punktskrift utan kostnad för kund.

Återbrukade vattenautomater får erbjudas kunden, till 85 % av priset för en fabriksny vattenautomat (om leverantören inte kan erbjuda återbrukade automater, får kunden vända sig till lägre rangordnad).

Valen inom varje del ‌

Avtalsområde När du har bestämt 1) vilket avtalsområde och därefter 2) vilken leverantör som avropet ska gå till (baserat på län), samt 3) vilken del som önskas (t.ex. Del 1A Hyra av kaffeautomater), ska du titta i produkt- och prisbilagan och välj automattyp, ev. underskåp och servicepaket och hyresperiod (vid hyra):

Automater och underskåp

Nya och Återbrukade kaffeautomater är indelade i tre storleksklasser: Liten (80-160 koppar), Mellan (161-300 koppar) och Stor (minst 300 koppar). (Liquidautomater, har en annan indelning).

Storleksindelningen avser antalet bryggda kaffekoppar som kan produceras med en påfyllning av kaffe. Alla storlekar finns med olika bryggtekniker (de som kan matas med espressobönor, kan leverera espresso med tryck/crema).

Hyres- och serviceperioder

I produkt- och prisbilagorna finns hyresperioden 12, 24, 36 och 48 månader.

Servicepaket 1 eller 2

Serviceavtal kan väljas på två nivåer. Service regleras uttömmande i punkten 3.3.3. i Kravspecifikation som du hittar på ramavtalssidan under fliken Stöddokument.

Servicepaket 1 innefattar hygienservice, teknisk service och leverans av ingredienser (såsom kaffe), 11 gånger per år (ofta är det en avtalad tolfte månad, på sommaren, som hygienservicen inte utförs).

I servicepaket 2 ingår allt som ingår i servicepaket 1, men även att fylla på kaffe och övriga ingredienser, tömma sumpen, rengöra automaten utvändigt m.m.

5. Köp på avtalet ‌

5.1 Behovsanalys inför beställning ‌

Kunden kan i samband med avrop begära att leverantören för det aktuella avtalsområdet genomför en kostnadsfri behovsanalys på plats hos kunden. Kunden kontaktar leverantören för inbokning av behovsanalys på plats hos kunden inom tio (10) Arbetsdagar (helgfria dagar 08.00-16.00) eller efter överenskommelse. Analysen ska omfatta genomgång av kundens behov och lokalmässiga förutsättningar. Leverantören ska därefter ge kunden förslag på lämplig kaffe- eller vattenautomat, service samt tillhörande produkter som finns på avtalsområdet utifrån ett behovs-, kostnads- och energibesparingsperspektiv.

För kaffeautomater finns det även möjlighet till ett s.k. provställningsavtal, där kunden utan kostnad kan få prova automater från avtalad leverantör genom tillfällig installation. Sådan provställning ska ske inför och med syfte att teckna ordinarie kontrakt, och sådan provställning ska löpa högst 8 Arbetsdagar, eller enligt överenskommelse.

5.2 Leverantörens svarstider ‌

Leverantören är skyldig att besvara avropsförfrågan inom fem (5) Arbetsdagar huruvida den inkommer med ett avropssvar eller inte. Leverantören ska alltid svara på en avropsförfrågan.

5.3 Beställning och kontrakt m.m.‌

Avtal (beställning) ingås vanligen genom kontraktstecknande, eller godkännande av leveransavtal eller dyl. Kontraktet specificerar avropet, i enligt med de villkor som gäller enligt kontraktshandlingarna. En mall finns framtagen för Hyres- och serviceavtalet som kan underlätta inför kontraktsskrivning. Där framgår bland annat punkter såsom hyresobjekt, hyresavgift, hyresperiod, faktureringsuppgifter, finansiering.

Notera att leverantörens användande av finansbolag eller factoringbolag, uttryckligen ska godkännas av kunden på förhand.

Om leverantören eller dess (av kunden godkända) finansbolag åberopar andra villkor, dessa ogiltiga och en avvikelse från ramavtalet.

Leverantörer ska ta emot beställningar via e-post, e-handelsplats och kundtjänst per telefon.

Information kring implementering i er e-handel kan du läsa mer om i kontraktsvillkoren som du hittar på ramavtalssidan under Stöddokument.

5.4 Förberedelse inför leverans ‌

Stäm av med leverantören vad som behöver förberedas såsom hur vatten och ström ska dras fram. Be leverantören lämna en fullständig beskrivning.

5.5 Leveranstider ‌

Om inget annat överenskommits ska leverans av kaffe- och vattenautomater ske inom 30 Arbetsdagar från beställning.

För automater som behöver tillgänglighetsanpassas, så är leveranstiden 40 Arbetsdagar.‌

5.6 Inställelsetid vid felanmälan

Leverantören ska inställa sig (d.v.s. fysiskt på plats hos kunden) inom sex (6) timmar under Arbetsdag efter beställarens felanmälan (som sker under Arbetsdag).

För kunder som har sitt huvudsäte norr om Gävle, är motsvarande inställelsetid åtta (8) timmar.

5.7 Förlängning (se Kravspecifikation)‌

Kunden kan efter hyresperiodens slut välja att förlänga hyresperioden och servicepaketet med antingen

1) en ny fast hyresperiod, eller 2) valfritt antal månader eller 3) tills vidare, avseende samma automatlösning. (Se bild strax nedan, med fiktiva priser.)

En fast förlängningsperiod enligt 1) och 2), kan löpa som längst 48 månader från och med ramavtalets sista dag.

En tillsvidareförlängning enligt 3) löper med två månaders uppsägningstid, till samma pris som närmast föregående fasta hyres- och serviceperiod, och som längst under ramavtalstiden. En fast förlängningsperiod löper också till samma pris som närmast föregående fasta hyres- och serviceperiod.

Exempel: Kunden X hyr en kaffeautomat 24 månader, till en total månadskostnad (hyra och service) på 500 kr de första 24 månaderna. Avtalad månadskostnad för 36 månader är 350 kr. Efter 23 månader aviserar kunden att den vill hyra tills vidare. Månadskostnaden fortsätter att vara 500 kr. När 36 månader har passerat, blir månadskostnaden 350 kr.

Kunden ska påtala senast en (1) månad före det datum då det pågående kontrakt löper ut, om den önskar förlängning. Leverantören ska dock erinra kunden om att hyresperiod/servicepaket löper ut, senast två (2) månader innan kontraktet löper ut.

1) Bindningstider

750 kr/mån

1000 kr/mån

3) Tillsvidare

2) Specificerat antal månader

2023-03-09

15 månader

750 kr/mån

1000 kr/mån

5.8 Uppsägningsrätt ‌

Kunden har rätt att avbeställa ett pågående kontrakt med två (2) månaders uppsägningstid. Sådan uppsägning får ske tidigast efter ett (1) år. Den upphandlande myndigheten ska då betala 50 % av den icke utnyttjade hyres- och servicekostnaden.

Exempel: Kunden avropar hyres- och serviceavtal (eller bara serviceavtal, vid köp av automat) på 36 månader, med hyres- och servicekostnaden 350 kr/månad, men säger upp avtalet efter 24 månader. Uppsägningstiden är två månader. Kunden betalar alltså 175 kr*10 (återstående månader inkl. uppsägningstiden) = 1 750 kr.‌

5.9 Småorderavgift

Vid kompletterande beställningar vid sidan om ordinarie, vars belopp understiger 1000 kr exkl. mervärdesskatt, utgår 500 kr i debiteringsavgift per beställning.‌

5.10 Särskilt om tillgänglighetsanpassning för personer med nedsatt syn

Som framgår i inledningen, ska alla automater kunna tillgänglighetanpassas avseende höjd m.m. Vattenautomater (avtalsområde 4), ska också kunna förses med punktskrift utan kostnad.

Kaffeautomater anpassade för personer med synnedsättning, ingår i avtalsområde 1 Kaffeautomater, dvs. med samma leverantörer. Det betyder att det är andra kaffeautomater, men samma prissatta ingrediensdel (del F) som leverantörerna har på avtalsområde 1. Det finns kaffeautomater med fjärrkontroller med punktskrift, automater med automatisk muggutmatning m.m.

För synanpassade kaffeautomater, får kunden välja kaffeautomater utifrån användarens behov (dynamisk rangordning). Denna behovsanpassade avropsordning, gäller endast vid avrop av synanpassade kaffeautomater.

6. För dig som vill veta mer om ramavtalsvillkoren ‌

Denna vägledning och de tillhörande mallarna samt prisbilagorna ska räcka för de flesta som behöver använda ramavtalet. Kontraktsvillkoren är det dokument som reglerar ert avtalsförhållande med ramavtalsleverantören.

Ramavtalshandlingen reglerar Adda Inköpscentrals avtalsförhållande med ramavtalsleverantören. Många av ramavtalets bilagor, exempelvis pris- och produktbilagorna används ofta av dig som använder ramavtalet.

Själva ramavtalshandlingen med alla bilagor hittar du genom att klicka på fliken Leverantörer på ramavtalets webbsida, därefter klickar du på visa avtalet i Tendsign för att se aktuell leverantörs ramavtal med bilagor.

Upphandlingsdokumenten hittar du genom att i Tendsign (se ovan). Xxxxxx på den översta av bilagorna för att komma till en sida där du kan ladda ner upphandlingsdokumenten i komprimerat format.

7. Har du frågor?‌

Du är alltid välkommen att kontakta oss på Adda om du har frågor om ramavtalet och hur köp går till:

Telefon: 00-000 000 00

E-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx

Har du frågor om en specifik maskin rekommenderar vi att du kontaktar aktuell leverantör. Du hittar kontaktuppgifter på ramavtalets webbsida under Leverantörer.

Document Metadata

Table of Contents

Avropsstöd

Document Metadata