Avtal för DU-nämndens utskott för inköpsverksamhet mellan Landstinget Sörmland och Region Västmanland

Avtal för DU-nämndens utskott för inköpsverksamhet mellan Landstinget Sörmland och Region Västmanland

Landstinget Sörmland (DLL) och Region Västmanland (RV) har träffat följande avtal beträffande det utskott för inköpsverksamhet mellan parterna. Utskottet skall hantera all inköpsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden, inom de i nämnden ingående parterna.

För att uppnå de fördelar som eftersträvas är det av största vikt att respektive part lojalt och solidariskt följer det som överenskommits om i detta avtal, det vill säga att parterna förbinder sig att inte bedriva med utskottet konkurrerande verksamhet.

§ 1 DU-Nämndens utskott för inköpsverksamhet

Samverkan skall ske under ledning av ett utskott för inköpsverksamhet (nedan utskott) i en gemensam nämnd, DU-nämnden.

Landstinget i Sörmland är värdlandsting och den gemensamma DU-nämnden inklusive utskottet ingår i detta landstings organisation.

Utskottet består av 6 ledamöter som utses av DU-nämnden. Respektive part representeras med 3 ledamöter vardera.

§ 2 Uppgifter

Utskottet ska hantera all upphandlings- och inköpsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden, för de båda parterna.

Parterna fattar beslut om att initiera en upphandling. Beslutet om att initiera en upphandling kan fattas med förbehåll om godkännande av förfrågningsunderlag innan annonsering.

Inköpsverksamheten fattar, i samråd med uppdragsgivaren, tilldelningsbeslut och tecknar därefter upphandlingskontrakt.

Utskottet hanterar utformning och uppföljning av en för de bägge parterna gemensam inköpspolicy.

Utskottet ska verka för att stärka synsättet på upphandling som en strategiskt viktig funktion med uppgift att styra mot bättre affärer.

Utskottet ska, i så stor utsträckning som möjligt, verka för sortimentssamordning.

Utskottet ska utveckla rutiner och system som genom ett gemensamt agerande ger kostnadsmässiga, kvalitativa, affärsmässiga och administrativa fördelar som gagnar både inköpsverksamhet och kärnverksamhet.

Utskottet ska själv eller genom ombud föra parternas talan i mål och ärenden inom utskottets verksamhetsområde med undantag av frågor som rör förhållandet mellan landstinget som arbetsgivare och dess arbetstagare.

Värdlandstinget har arbetsgivar- och ägaransvar.

Det åligger och tillkommer utskottet dessutom att

- utifrån av respektive fullmäktige fastställda övergripande mål utarbeta en plan och budget som anger riktlinjer för verksamhetens inriktning och utveckling och som överlämnas till de samverkande parterna.

- se till att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagar, xxxxx och bestämmelser.

- kontinuerligt informera DU-nämnden om utvecklingen inom utskottets verksamhetsområde.

- förvalta respektive parts egendom, som disponeras för utskottets verksamhet i den mån förvaltningen inte uppdragits åt annan.

§ 3 Finansiering

Budget skall upprättas så att kostnader och intäkter balanseras. Värdlandstinget skall fastställa budgeten för utskottets verksamhet efter samråd med Region Västmanland. Förslag till budget skall tillställas regionen senast den 1 september året före verksamhetsåret varje år.

För 2011 föreslås verksamheten finansieras via den samlade ersättningen från de båda parterna. Fr o m 2012 föreslås respektive part svara för att finansiera 50 % vardera av enhetens budget exklusive den del av kostnaderna som är kopplad till inköparna och utrustningssekreteraren. Fördelningen från 2012 blir då Sörmland 57,4 % och Västmanland 42,6 %. Sörmland kommer då under en övergångstid att få motsvarande mer service avseende inköp och utrustningssekreterare. När en samordning av dessa funktioner genomförts skall fördelningen vara 50 % per part.

Om över- eller underskott uppstår i bokslut regleras detta årligen genom överenskommelse mellan de samverkande parterna i utskottet.

Medelsförvaltning

Landstinget Sörmland förvaltar utskottets medel. Region Västmanland har rätt till löpande insyn i medelsförvaltningen.

§ 4 Chef

Värdlandstinget har arbetsgivar- och ägaransvar. Chef för inköpsverksamheten utses av Landstinget Sörmland i samråd med Region Västmanland.

§ 5 Försäkringar

Landstinget Sörmland ansvarar för att erforderliga försäkringar tecknas för verksamheten som utförs i utskottet.

§ 6 Administration

Landstinget Sörmland skall ha ansvaret för beredning och verkställighet av utskottets beslut samt planera och administrera den verksamhet utskottet har ansvaret för.

§ 7 Utvärdering av verksamheten

Verksamheten skall utvärderas senast år 2013. Utvärdering skall genomföras i så god tid att beslut hinner fattas om eventuell förändring av verksamheten inför valet 2014. Därefter utvärderas verksamheten när någon av parterna begär det.

§ 8 Insyn i förvaltningen

Samverkande part har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller utskottets verksamhet.

§ 9 Särskilda villkor

Detta samverkansavtal förutsätter för sin giltighet att det godkänts av respektive parts fullmäktige.

§ 10 Övriga befogenheter

Utskottet har befogenhet att, inom ramen för vad kommunallagen tillåter, åta sig upphand- lingar för primärkommuner och andra externa organisationer.

Utskottet har befogenhet att förhandla med andra landsting eller primärkommuner som önskar delta i samarbetet. Vidare har utskottet befogenhet att pröva och eventuellt föreslå att omfattningen av samarbetet utvidgas till andra områden än vad som regleras i detta avtal.

Beslut om ytterligare parter i samarbetet eller att omfattningen av samarbetet skall utvidgas till andra områden skall fattas genom beslut av respektive avtalspart.

§ 11 Avtalstid

Detta avtal gäller fr.o.m. 2011-07-01 och tills vidare under förutsättning att fullmäktige i de samverkande parterna har godkänt avtalet.

Vill någon av de samverkande parterna frånträda avtalet skall skriftligt meddelande om detta tillsändas övriga parter senast ett år före mandattidens utgång, annars förlängs avtalet med oförändrade villkor ytterligare en mandatperiod. För avtalets upphörande i sin helhet krävs likalydande beslut i respektive fullmäktige.

Vid ett upphörande av verksamheten i sin helhet eller om någon part vill frånträda avtalet skall särskilda förhandlingar ske mellan parterna angående formerna för detta samt angående den ekonomiska regleringen mellan parterna.

§ 12 Tvist

Tvister angående tolkning och/eller tillämpningen av detta avtal, och övriga överenskommelser mellan de samverkande parterna, skall i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. För den händelse överenskommelse inte kan träffas skall tvister avgöras i allmän domstol.

Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt.

För Landstinget Sörmland För Region Västmanland

2017- 2017-

Landstingsstyrelsens ordförande Xxxxxxxxxxxxxxxx ordförande

Landstingsdirektör Regiondirektör