BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT

BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT

Rejlers är ett svenskt publikt aktiebolag och regleras av svensk lagstiftning. Bolagets aktie av serie B är upptagen till handel på Nasdaq Stockholm, varför bolaget tillämpar Nasdaq Stockholms regelverk.

Rejlers bolagsstyrning regleras bland annat i aktiebolagsla- gen, den av aktieägarna beslutade bolagsordningen samt åtaganden som Rejlers ingått genom avtal såsom noterings- avtalet med Nasdaq OMX. Av noteringsavtalet följer även

att Rejlers sedan den 1 juli 2008 tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning. Därutöver har Rejlers att följa andra tillämpliga svenska och utländska lagar och regler. Rejlers bedömning är att bolaget följer de regler som anges i Svensk kod för bolags- styrning (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx-xxx).

Aktieägare

Rejlers aktie av serie B är sedan den 18 december 2006 noterad på Nasdaq OMX, Nordiska listan vilket är en regle- rad marknadsplats för aktiehandel. Aktien var dessförinnan noterad på Nordic Growth Market, NGM, sedan den 8 maj 2003. From 1 jan 2021 flyttades Rejlers upp till Nasdaqs Mid Capsegment där bolag med ett börsvärde mellan 150 MEUR och 1 000 MEUR ingår.

Det totala antalet aktier i bolaget uppgår till 22 106 849 aktier, varav 1 749 250 aktier av serie A och 20 357 599 aktier av serie

B. Antalet röster i Rejlers uppgår till totalt 37 850 099 röster. Aktiekapitalet uppgår till 44 213 698 kr. Aktier av serie A kan efter begäran från aktieägaren omvandlas till aktier av serie

B. Det föreligger ingen begränsning av hur många röster en aktieägare får avge på stämman. Aktier av serie A berättigar till 10 röster per aktie och aktier av serie B berättigar till 1 röst per aktie. Aktieägare med mer än 10 procent av rösterna är Xxxxx Xxxxxx samt Jangunnar AB (Familjen Rejler).

Årsstämma

Å R S - O C H HÅ L L AR B AR H E T S R ED O V I S N I N G 2 02 3

64

Bolagsstämman är Rejlers högsta beslutande organ där samtliga aktieägare har rätt att delta i besluten. Om en enskild aktieägare önskar få ett beslutsärende behandlat på stämman ska detta skriftligen anmälas till styrelsen senast sju veckor före årsstämman. Kallelse ska i enlighet med bolagsordningen införas i Post och Inrikes tidningar samt på Rejlers webbplats. Information om att kallelse utfärdats ska ske genom annons i Dagens Nyheter.

Rejlers årsstämma avseende räkenskapsåret 2022 ägde rum den 20 april 2023, i bolagets lokaler på Xxxxxxxxxxxxxxx 000 x Xxxxxxxxx. På stämman närvarade 53 aktieägare, dessa repre- senterade 72,8 % av bolagets röster och 55,3 % av kapitalet. Protokollet från årsstämman finns tillgängligt på Bolagets webb- plats, xxx.xxxxxxx.xxx/xx.

På stämman beslöts bland annat:

− Att i enlighet med styrelsens förslag, disponera Bolagets resultat såtillvida att av förfogade stående medel om 000 000 000 kronor, totalt 91 718 321 kronor utdelades till

aktieägarna, varav totalt 7 871 625 kronor utdelades till innehavare av aktier av serie A och 83 846 696 kronor utdelades till innehavare av aktier av serie B och återsto- den balanserades i ny räkning. Således beslutades en vinstutdelning om 4,50 kronor per aktie, oavsett serie. Som avstämningsdag för erhållandet av utdelning beslutades

24 april 2023.

− Att i enlighet med styrelsens förslag fastställa resultat- räkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning.

− Att i enlighet med revisors förslag bevilja styrelsens ledamöter och vd ansvarsfrihet.

− Att i enlighet med valberedningens förslag fastställa arvode åt styrelsen och enligt godkänt räkning till revisorer.

− Att i enlighet med valberedningens förslag att styrelsen för tiden intill slutet av nästa årsstämma ska

bestå sex ordinarie ledamöter utan suppleanter. Arbetstagarrepresentanter ingår ej i antalet.

− Att i enlighet med valberedningens förslag att styrelsen intill slutet av nästa årsstämma ska bestå av omval av Xxxxx Xxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxx samt nyval av Xxxx Xxxxxx och Xxxxx Xxxxxxxxx.

− Att i enlighet med valberedningens förslag intill slutet av nästa årsstämma välja revisionsbolaget Xxxxx & Xxxxx AB som bolagets revisorer.

− Att bemyndiga styrelsen att besluta om förvärv och över- låtelse av egna aktier. Förvärv får ske av högst så många aktier av serie B att det egna innehavet vid var tid inte över- stiger tio (10) procent av samtliga aktier i Bolaget samt att antal aktier av serie B som får överlåtas ska uppgå till högst tio (10) procent av det totala antalet aktier i Bolaget.

− Att bemyndiga styrelsen att besluta om nyemission av sammanlagt högst ett antal aktier av serie B motsvarande en utspädning om högst 10 procent.

− Samtliga beslut på årsstämman fattades av enhälligt eller av erforderlig majoritet.

Årsstämman 2024 avseende räkenskapsåret 2023 kommer att genomföras den 25 april 2024 i bolagets lokaler i Stockholm.

Valberedning

Bolagsstämman antar riktlinjer för tillsättande av valberedningen.

Valberedningen nominerar ledamöter till Rejlers styrelse som sedan föreslås för årsstämman. Valberedningens arbete inleds med en utvärdering av sittande styrelse. I nomineringen av kommande styrelse tar valberedningen hänsyn till de potentiella ledamöternas strategiska kompetens, utbildning och eventuellt annat styrelsearbete.

Valberedningen inhämtar även synpunkter från de större ägarna. På årsstämman lämnar valberedningen förslag på ersättning till styrelseledamöterna. Valberedningen lämnar även förslag på val av revisorer.

Valberedningen, som har att bereda ärenden inför 2024 års årsstämma, består av Xxxxxxx Xxxxxx, ordförande som repre- sentant för Xxxxx Xxxxxx samt Jangunnar AB, Xxxx Xxxxxxxxx som representant för Nordea Fonder samt Xxxxx Xxxxxxx som representant för Lannebo Fonder. Valberedningen skall ta fram förslag till ordförande på stämman, förslag till antal styrelseleda- möter, förslag till arvode till styrelseledamöter, förslag till styrelse, styrelseordförande, vice styrelseordförande, förslag till antal revisorer och val av revisorer samt förslag till hur valberedningen skall utses inför årsstämman 2025 jämte dess uppdrag. Som underlag för valberedningens arbete har styrelsens ordförande och vd redogjort för styrelsens arbete under året. Vidare har

en årlig utvärdering av styrelsen genomförts på uppdrag av valberedningen.

Mångfald

Samtliga ledarmöters bidrag i styrelsen syftar till att vidmakt- hålla och förbättra styrelsens effektivitet totalt sett. Vid val av styrelseledamöter eftersträvar Rejlers därför att styrelsen har tillräckligt expertis bl.a inom bolagets verksamhet, affärs-

65

områden, marknader och utveckling. För att uppfylla detta eftersträvas en bred fördelning av egenskaper och kompeten- ser. Dessutom är mångfald, avseende bl.a ålder, kön, geogra- fisk härkomst, utbildning och yrkesmässig bakgrund, viktiga omständigheter att beakta. Rejlers arbetar aktivt med att söka mångfald i styrelsen.

Styrelse

Rejlers styrelse och styrelseordförande utses av bolagstämman. Styrelsen fastställer Rejlers strategi och målsättning, utfärdar styrdokument, säkerställer en effektiv utvärdering av verksam- heten och kontrollerar bolagets utveckling och finansiella situation. Styrelsen har under verksamhetsåret 2023 bestått av sex ledamöter, vilka presenteras närmare på sidan 62.

Under verksamhetsåret 2023 avhöll styrelsen 13 protokoll- förda sammanträden, varav tre var per capsulam protokoll för beslut om kallelse till årsstämma, emission i samband med förvärv samt beslut om ersättning till VD avseende 2024.

Representanter från koncernledningen och annan ledningsper- sonal har under året regelbundet deltagit på styrelsemöten

för att redogöra för frågor inom sina respektive områden. Styrelsen ansvarar vidare för större förvärv och avyttringar av verksamheter, större investeringar samt tillsättning av och ersättning till koncernchef. Styrelsen fastställer också affärs- plan och årsbokslut samt övervakar vd:s arbete.

Xxxxx Xxxxxx valdes av årsstämman till styrelsens ordförande. Till vice ordförande valdes Xxx Xxxxxxxxxx. Revisionsutskottet består av Xxx Xxxxxxxxxx (ordf.), Xxxxxx Xxxxxxxx och Xxxxx Xxxxxx. Ersättningsutskottet består av Xxxxx Xxxxxx (ordf.), Xxxx Xxxxxx och Xxxxxx Xxxxx. Till styrelsen har de fackliga organi- sationerna utsett Xxxxx Xxxxxx och Xxxx Xxxxxxxxxx.

VD Xxxxxx Xxxxxxxx ingår inte i styrelsen men deltar som föredragande på samtliga styrelsemöten. Vidare deltar koncer- nens CFO på samtliga styrelsemöten samt även andra tjänstemän från organisationen såsom föredragande i sär- skilda frågor.

Styrelsens arbetsordning

Styrelsen har inte fördelat några särskilda ansvarsområden mellan ledamöterna, utöver två utskott, ersättnings- och revi- sionsutskott. Utöver den ansvarsfördelning som allmänt gäller enligt aktiebolagslagen, bolagsordningen och Svensk kod för bolagsstyrning regleras styrelsens arbete av dess arbetsord- ning, vilken bland annat stadgar att styrelsen ska:

− Utöver konstituerande sammanträde hålla minst fem ordinarie sammanträden

− Fastställa de övergripande målen för bolagets verksamhet och besluta om bolagets strategi

− Godkänna budget och motsvarande långsiktiga planer inklusive investeringsbudget

− Behandla och godkänna ärenden avseende anbud och projekt med större fastprisbelopp

− Besluta om köp och försäljning av fast egendom, aktier eller förvärv av annat bolags rörelse

− Utse ett revisionsutskott

− Utse ett ersättningsutskott

− Avlämna årsredovisning, förvaltningsberättelse och delårsrapporter

− Godkänna upptagande av lån

− Inleda processer eller uppgörelser av tvister av väsentlig betydelse

− Behandla andra frågor av väsentlig ekonomisk eller annan betydelse

Vid varje ordinarie styrelsesammanträde ska följande ärenden behandlas:

BO L AG S S T Y RN I N G S R A P PO R T

− En rapport om bolagets verksamhet inklusive finansförvaltning

− En rapport om extraordinära åtgärder eller händelser som vidtagits mellan styrelsens sammanträden

− En rapport om utvecklingen av pågående större projekt och förväntade affärshändelser

− En rapport om föreliggande eller potentiella tvister som kan ha betydande inverkan på bolagets verksamhet

Styrelsens sammansättning

Namn Funktion Oberoende Xxxxxx Xxxxxxx

Peter Rejler1)	Ordförande	Nej	2010	13/13
Xxx Xxxxxxxxxx	Vice ordförande	Ja	2010	13/13
Xxxxxx Xxxxxxxx	Xxxxxxx	Ja	2018	13/13
Xxxxxx Xxxxx	Ledamot	Ja	2018	13/13
Martina Rejler2)	Ledamot	Ja	2021	13/13
Lisa Rejler2)	Ledamot	Ja	2023	9/9
Xxxxx Xxxxxxxxx	Xxxxxxx	Ja	2023	8/9
Xxxxx Xxxxxx	Arbetstagar­ representant	­	1998	13/13
Xxxx Xxxxxxxxxx	Xxxxxxxxxxxx representant	­	2016	13/13

1) Beroende i förhållande till bolaget samt till större aktieägare.

2) Beroende i förhållande till större aktieägare.

Styrelseordförande utgör länken mellan Rejlers VD och övriga ledamöter.

Ordförande har till uppgift att leda styrelsens arbete och sörja för att styrelsen följer uppsatta lagar, regler och rekom- mendationer. Utvärderingen av styrelsen sker fortlöpande dels avseende den totala sammansättningen dels avseende

enskilda ledamöter. Utvärderingen har under 2023 genomförts under ledning av valberedningen i form av en styrelseenkät.

Hela styrelsen har tagit del av enkäten och diskuterat utvärde- ringen. Vid samma tillfälle skedde även styrelsens utvärdering av VD och bolagets ledning utan deras närvaro, men med närvaro av bolagets revisor. Bolagets revisor har deltagit på ett styrelsemöte i samband med årsbokslut. Bolagets delårs- rapport för tredje kvartalet granskades översiktligt av bolagets revisor och rapporterades till styrelsens revisionsutskott.

Hållbarhet

För att klara de globala hållbarhetsutmaningarna behöver dagens samhälle en snabb omställning där infrastruktur, indu- strier och byggnader måste bli smartare och effektivare. Den brådskande, pågående klimatkrisen kräver idag ett absolut fokus på åtgärder för att bygga ett hållbart samhälle som mini- merar koldioxidutsläppen. Ett starkt fokus på hållbarhet har därmed blivit en förutsättning för framgång för ett ambitiöst och värdeskapande företag som Rejlers. Det är i våra kund- uppdrag som vi kan göra störst skillnad. Här har teknikexperter som Rejlers möjlighet att fungera som en katalysator för våra kunders förändringsresa.

För att förverkliga dessa avsikter har vi under 2023 kom- pletterat och stärkt vår övergripande affärsstrategi med en ny hållbarhetsstrategi. Som grund för vår hållbarhetsstrategi har vi fyra prioriteringar: klimatåtgärder, affärsetik, inkluderande arbetsplats och friska människor. Dessa prioriteringar är alla

avgörande för att vi ska kunna uppfylla de ambitiösa hållbar- hetsmål som både Rejlers och våra kunder har satt upp. Varje prioritering är kopplad till specifika, mätbara mål som vi nog- grant följer upp för att säkerställa det praktiska genomförandet av vår strategi.

Strategin innebär en ökad ambitionsnivå och fokus på ener- giomställningen, industriomvandlingen och att framtidssäkra våra samhällen. För mer information se sidorna 16-48.

Styrning av vårt hållbarhetsarbete

Rejlers har from december 2022 utökat ledningsgruppen med en affärsdrivande hållbarhetschef, vars nyinrättade roll är att leda Rejlers strategiska arbete med att utveckla vårt hållbar- hetserbjudande samt att säkerställa att hållbarhetsmålen är en del av den övergripande företagsstrategin. Under 2023 har Rejlers kompletterat och stärkt den övergripande affärsstra- tegin med en ny hållbarhetsstrategi. Styrelsen och revisions- utskottet följer löpande utvecklingen avseende upprättad stra- tegi och våra mål. Vår hållbarhetsstrategi ska säkerställa att alla funktioner och divisioner bidrar på bästa sätt till hållbar- hetsmålen. Nedbrutna, mätbara mål som syftar till att uppnå de övergripande målen ska finnas på alla nivåer i organisatio- nen. Ledningen inom Rejlers ansvarar för och säkerställer att Rejlers fortsätter att utvecklas i linje med hållbarhetsstrategin och för att uppfylla målen. Rejlers har under året förbundit sig att sätta nya mål för minskad klimatpåverkan enligt Science Based Target Initiative (SBTi). Arbetet pågår för att sätta de nya målen under 2024 för vidare validering av SBTi.

Internkontroll

66

I dagsläget är styrelsens bedömning att bolagets storlek och komplexitet ej motiverar en särskild internrevisionsenhet, utan ekonomifunktionen sköter löpande uppföljning och driver förbättringsprojekt inom ekonomisk styrning och kontroll, vilket styrelsen finner tillfredsställande. Internt genomförs upp- följning av uppdragsverksamheten, uppföljning av utfall och eventuellt behov av förändrade rutiner.

Revisionsutskott

Å R S - O C H HÅ L L AR B AR H E T S R ED O V I S N I N G 2 02 3

Styrelsen utsåg i samband med det konstituerande styrel- semötet efter årsstämman 2023 ett revisionsutskott som utgörs av Xxx Xxxxxxxxxx (ordf), Xxxxxx Xxxxxxxx och Xxxxx Xxxxxx. Revisionsutskottet har under året haft åtta möten. Föredragande i utskottet är bolagets finanschef.

Revisionsutskottet har till huvuduppgift att säkerställa att fastlagda principer för den finansiella rapporteringen och interna kontrollen efterlevs samt uppföljning av hållbarhetsrap- portering och de regeländringar som verkställs kommande år. Revisionsutskottet bevakar även företagets löpande riskhante- ring, fastställer kompletterande instruktioner till revisorerna för revisionsinsatsen, bevakar att lagar, förordningar, noteringsav- tal och Svensk kod för bolagsstyrning följs.

Revisionsutskottet ser också till att andra uppdrag, förutom revision, som utförs av bolagets revisorer ligger inom ramen för fastställd policy. Revisionsutskottet har under året genom- arbetat styrdokument och policyer. I tillägg bevakar revisions- utskottet bland annat ändringar av redovisningsregler som kan få inverkan på bolagets finansiella rapportering och den externa finansiella informationsgivningen samt utvärderar årligen behovet av en internrevisionsfunktion.

Ersättningsutskott

Styrelsen utsåg i samband med det konstituerande styrelse- mötet efter årsstämman 2023 ett ersättningsutskott som utgörs av Xxxxx Xxxxxx (ordf), Xxxx Xxxxxx och Xxxxxx Xxxxx. Ersättningsutskottet har under året haft fem protokollförda möten. Utskottet bereder bland annat ersättnings- och anställ- ningsfrågor för främst VD och i viss mån för övriga ledande befattningshavare baserat på de riktlinjer som årsstämman fastslagit. Ersättningsutskottet företräds av styrelsens ord- förande vid förhandlingar med VD.

Ersättningar

På årsstämman 2020 beslöts det om riktlinjer för ersättning till vd och ledande befattningshavare enligt ändrat regelverk. Riktlinjerna följer nya EU-direktiv samt utökade krav enligt Svensk kod för bolagsstyrning. Riktlinjerna omfattar ledande befattningshavare samt eventuell ersättning till styrelseleda- möter utöver styrelsearvode. Riktlinjerna för ersättningar till ledande befattningshavare ska främja bolagets affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet. Formerna för ersättning är fast och rörlig ersättning, vilka ska vara konkurrenskraftiga och rörlig lön ska kopplas till ett eller flera förutbestämda och mätbara kriterier. Riktlinjerna omfattar även övriga villkor som

pension, övriga förmåner samt uppsägning från den anställdes och bolagets sida. Styrelsen får besluta att frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det. Xxxxxxxxxxxx omprövas på årsstämma vart fjärde år och på årsstämman 2023 presenterade styrelsen, enligt regelverket, årlig rapport över utbetald och innestående ersättning till den verkställande direktören och styrelseledamöter som omfattas av riktlinjerna. För fullständiga riktlinjer se sidorna 57–59 i Förvaltningsberättelsen.

Ersättningen till styrelsen fastställdes på årsstämman till oförändrade jämfört med föregående år, dvs 700 000 kronor till styrelsens ordförande, 400 000 till vice ordförande och 300 000 kronor vardera till övriga ledamöter som inte är anställda i Rejlers. Därutöver avsätts totalt 330 000 kronor för utskottsarbete, vilken är oförändrad jämfört med föregående år. Se not 8 i årsredovisningen för styrelsens ersättningar.

VD och koncernledning

Verkställande direktör, VD utses av styrelsen och har som uppdrag att sköta den löpande förvaltningen i bolaget enligt de riktlinjer och anvisningar som uppställs i lag, bolagsordningen och den interna arbetsinstruktionen. Till den löpande förvalt- ningen hör alla åtgärder som inte med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet är av osedvanlig beskaffen- het eller stor betydelse eller uttryckligen har definierats såsom under styrelsens ansvar.

Xxxxxx Xxxxxxxx började som VD och koncernchef på Rejlers den 22 februari 2018. VD leder koncernledningens arbete och fattar beslut i samråd med övriga ledningsmedlemmar.

Koncernledningen har regelbundna möten under året under VD:s ledning. Mellan dessa möten har bolaget löpande avstäm- ning gällande status för respektive verksamhet. Under 2019 har vision, strategi och finansiella mål fastställts vilka är väg- ledande för styrning och den löpande uppföljningen. Utifrån dessa har respektive segment en beslutad årlig affärsplan. VD skriver månatligen VD-rapport till styrelsen där uppföljningen är fokuserad på tillväxt, lönsamhet, förvärv, kostnadskontroll samt kassaflöde.

67

Koncernledningen har bestått av verkställande direktör, finanschef, landscheferna för Sverige, Finland och Norge, kommunikationschef samt hållbarhetschef, totalt sju leda- möter. Information om VD och koncernledningens medlem- mar, ålder, utbildning och aktieinnehav framgår av avsnittet Ledningsgruppen på sidan 63.

Revision

I bolagsstämmans uppgifter ingår att välja revisor. På stämman 2023 beslutades om omval av revisionsbolaget Ernst & Xxxxx för en tid om ett år med Xxx Xxxxxxxx som huvudansvarig revisor. Till årsstämman 2024 föreslår valberedningen, efter rekommendation från Revisionsutskottet, omval av revisions- bolaget Ernst & Xxxxx.

Ernst & Xxxxx har reviderat flertalet av Rejlers aktiva bolag i Sverige, Finland och Norge som varit helägda av Rejlers under 2023.

Revisorn arbetar utifrån en revisionsplan och rapporterar sina iakttagelser till revisionsutskottet löpande under året. Rapportering till styrelsen sker i samband med att årsbokslutet upprättas. I samband med revisionen görs också en genom- gång av interna rutiner och kontrollsystem.

Utöver revisionsgranskningen har Ernst & Xxxxx även anli- tats för andra uppdrag. Detta har bland annat avsett diverse redovisningsfrågor och extra granskning av förvärv. Samtliga uppdrag ligger inom ramen för av revisionsutskottet fastlagd policy. Ersättningen till bolagets revisorer för år 2023 framgår av årsredovisningen, not 9.

Finansiell rapportering och information

Bolaget hanterar offentliggöranden enligt marknadsmissbruks- förordning, samt ger marknaden löpande information om före- tagets utveckling och finansiella ställning. Information lämnas regelbundet i form av:

− Delårsrapporter

− Årsredovisning

− Pressmeddelanden om nyheter och händelser som väsent- ligt kan påverka företagets värdering och framtidsutsikter. Rejlers policy är att offentlig göra order som är av strate- giskt värde

− Presentationer för finansanalytiker, investerare och media

− Rejlers webbplats – xxx.xxxxxxx.xx – där information enligt ovan hålls tillgänglig

Styrelsens beskrivning av det interna kontrollsystemet samt riskhantering Kontrollmiljö

Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen. Kontrollmiljön skapar den kultur som Rejlers verkar utifrån och definierar styrdokument, normer och riktlinjer för verksamhet- ens agerande. Kontrollmiljön består av policyer, dokumente- rade riktlinjer, manualer och instruktioner som kommunicerats ut i hela organisationen.

Kvalitetssystemet kompletteras av en serie dokumenterade direktiv, som inkluderar bland annat en ekonomihandbok, inne- hållande riktlinjer för redovisning och finansiell hantering, samt en informationspolicy.

Rejlers upprätthåller ett kvalitetssystem som inkluderar ruti- ner, instruktioner och mallar för relevanta processer. Rejlers arbetar fortlöpande med att utveckla och förbättra kvalitet och processer för att uppfylla de krav kunder, leverantörer och anställda förväntar sig av ett konsultbolag.

Organisationsstrukturen är transparent med definierade roller och ansvar som kommuniceras via dokumenterade arbetsinstruktioner för styrelsen, utskott, VD samt till chefer inom koncernen.

BO L AG S S T Y RN I N G S R A P PO R T

Arbetsordningen för styrelsen och instruktion för VD finns för varje bolag i gruppen och bygger på samma principer som för Rejlers AB. I respektive bolag finns en styrelse vars uppgift är att löpande säkerställa att övergripande riktlinjer och policyer följs samt att löpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Respektive styrelse har till sitt förfogande en VD som i de större dotterföretagen även har en ledningsgrupp.

Rejlers har i respektive land en organisation där varje lokal enhet har stor självständighet. Chefer på alla nivåer har tydligt delegerat ansvar och befogenheter att utveckla sina verksam- heter efter lokala förutsättningar och kundens behov.

Regelbundna utvärderingar genomförs i organisationen på såväl funktion som avdelningsnivå för att säkerställa relevant kunskap avseende finansiell rapportering inom organisationen. Syftet är att med rimlig säkerhet kunna garantera att Rejlers kortsiktiga och långsiktiga mål uppnås. Syftet med riskhante- ringen och internkontrollen i samband med finansiell rapporte- ring är att med rimlig säkerhet kunna garantera att den externa finansiella rapporteringen är tillförlitlig i fråga om delårsrappor- tering, årsrapportering och årsredovisning, och säkerställa

att den externa finansiella rapporteringen upprättas enligt xxxxx, gällande redovisningsnormer och andra krav på börs- noterade företag.

Information och kommunikation

De viktigaste styrdokumenten avseende den finansiella rap- porteringen uppdateras kontinuerligt och kommuniceras till relevanta medarbetare via bolagets intranät, informationsbrev, regelbundna möten etc. Informationskanaler är etablerade för att så effektivt som möjligt kommunicera till berörda medar- betare inom organisationen. Rejlers har även informations- policyer avseende såväl intern som extern kommunikation.

Kontrollaktiviteter

Kontrollstrukturen har utformats för att hantera de risker som styrelsen och företagsledningen anser är betydande för den operativa verksamheten, efterlevnaden av lagar och

regelverk samt för den finansiella rapporteringen. Definierade beslutsprocedurer, inklusive attestinstruktioner är etablerade för till exempel investeringar och tecknande av avtal. Där så är lämpligt har automatiska kontroller speciellt relaterade till den finansiella rapporteringen etablerats. Flertalet kontroll- aktiviteter är integrerade i företagets nyckelprocesser, såsom orderbokning, intäktsredovisning, investeringar, leverantör- skontrakt och inköp. Rejlers har en begränsad del av uppdra- gen till fast pris. Dessa hanteras enligt särskild beslutsordning

och färdigställandegraden följs upp månadsvis. ITstrukturen är utformad för att hantera potentiella risker i hela verksamheten. Särskilda kontroller finns i ITsystem relaterade till de processer som påverkar den finansiella rapporteringen.

Varje chef har ansvaret för att säkerställa adekvat intern kontroll i respektive enhet och ansvarar för att enheterna följer koncernens direktiv för finansiell rapportering. För att säker- ställa att koncernens rutiner och direktiv för finansiell rap- portering efterlevs genomför koncernens CFO årligen interna kontroller. Styrelsen anser att Rejlers signifikanta riskområden täcks av granskningarna och kontrollerna som genomförs. I dagsläget ser styrelsen därför inget behov av att inrätta en separat funktion för internrevision.