DIGITALA OCH FYSISKA UTSKICKSTJÄNSTER 2019
v. 1.0
2020-11-25
Avropsvägledning
DIGITALA OCH FYSISKA UTSKICKSTJÄNSTER 2019
Innehåll
2.1 Geografiska anbudsområden 4
2.2 Ramavtalets giltighetstid 5
2.3 De som kan använda ramavtalet 5
2.4 Leverantörer på ramavtalet 5
3.1 Digitala och fysiska utskickstjänster 5
3.1.1 Digitala utskickstjänster 6
3.1.2 Fysiska utskickstjänster 6
3.1.3 Övriga utskickstjänster 6
3.3 Leverans, införande och implementering 7
3.4 Servicenivåer, uppföljning, utveckling, samverkan och avveckling 7
3.5 Personuppgiftsbehandling 7
7. Avrop från ramavtalet med förnyad konkurrensutsättning 10
7.1 Processteg för själva avropet 10
7.1.3 Prövning och utvärdering 11
7.1.5 Frivillig avtalsspärr 12
8. Inköpscentralens kundsupport 12
Ramavtalsperiod: 2020-12-15 – 2024-12-14
Inköpscentralens rätt till uppsägning: Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader, kan inköpscentralen säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid.
Avropsmodell: Förnyad konkurrensutsättning
Kontraktstid: Den avropsberättigade myndigheten anger själv kontraktstid i avropsförfrågan vid den förnyade konkurrensutsättningen.
Hur länge kan upphandlande myndigheter avropa från ramavtalet? Det går att avropa från ramavtalet under hela ramavtalets löptid, kontrakt ska dock tilldelas innan ramavtalets löptid upphör. Tjänsterna enligt kontraktet får tillhandahållas vid enstaka eller återkommande tillfällen, även efter att ramavtalet har upphört.
Ramavtalets villkor gäller så länge det finns giltiga avropsavtal, d.v.s. kontrakt.
Avropsvägledningen är framtagen i syfte att underlätta vid avrop från SKL Kommentus Inköpscentrals ramavtal Digitala och fysiska utskickstjänster 2019. Nedan benämns SKL Kommentus Inköpscentral
”inköpscentralen”.
Till avropsvägledningen har ett avropsstöd tagits fram vilket utgörs av följande bilagor:
• Mall för kontrakt
• Allmänna kontraktsvillkor (bilaga 05.1 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Allmänna leveransvillkor (bilaga 05.2 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Servicenivåavtal (SLA) (bilaga 05.3 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Mall för avropsförfrågan
• Prismall avrop - DoFU 2019
• Vägledning priser och utvärdering
• Mall för personuppgiftsbiträdesavtal (bilaga 06 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Mall instruktion för behandling (bilaga 06.1 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Mall lista över underbiträden (bilaga 06.2 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Kravkatalog (bilaga 08 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Sammanställning takpriser
• Sändlista
Upphandlande myndigheter rekommenderas att använda framtaget avropsstöd vid utformning av sitt avrop.
Avrop från ramavtalet genomförs med förnyad konkurrensutsättning.
Ramavtalet omfattar digitala och fysiska utskickstjänster. Syftet med ramavtalet är att tillgodose upphandlande myndigheters behov av tjänster för digital och fysisk distribution av fakturor, kallelser, provsvar och annan information till kundgrupper så som medborgare, patienter, boende och företag m.fl.
De tjänster som omfattas av ramavtalet och som kan efterfrågas vid avrop framgår vidare under avsnitt 3.
I ramavtalsupphandlingen hade inköpscentralen delat upp upphandlingen i tre geografiska anbudsområden:
1. Norra Sverige
2. Östra Sverige
3. Södra och Västra Sverige
Samtliga leverantörer på ramavtalet har lämnat anbud på samtliga geografiska anbudsområden till samma prissättning oavsett anbudsområde. Det har resulterat i att det inte finns några skillnader i vilka leverantörer och takpriser som gäller mellan de olika geografiska områdena som den upphandlande myndigheten behöver vara medveten om vid genomförande av sitt avrop. Samma
leverantörer och samma takpriser gäller oavsett geografisk hemvist för den upphandlande myndigheten.
Avtalsperiod: 2020-12-15—2024-12-14. När ramavtalet löpt i fyra år löper det ut utan föregående uppsägning. Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader, kan inköpscentralen säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid.
Det går att avropa från ramavtalet under hela ramavtalets löptid, kontrakt ska dock tilldelas innan ramavtalets löptid upphör. Med kontrakt menas bindande avtal mellan den upphandlande myndigheten och leverantören om anskaffning tjänster enligt ramavtalet. Tjänsterna enligt kontraktet får tillhandahållas vid enstaka eller återkommande tillfällen, även efter att ramavtalet har upphört.
Den upphandlande myndigheten anger själv kontraktstid i avropsförfrågan vid den förnyade konkurrensutsättningen.
Ramavtalets villkor gäller så länge det finns giltiga avropsavtal, d.v.s. kontrakt.
2.3 De som kan använda ramavtalet
Samtliga upphandlande myndigheter som anges i ramavtalets bilaga 02 – Avropsberättigade parter
har möjlighet att avropa från ramavtalet.
Före avrop kan göras måste en avropsanmälan lämnas av den upphandlande myndigheten. Upphandlings- eller inloggningsansvarig gör en avropsanmälan på Mina sidor på SKL Kommentus hemsida.
2.4 Leverantörer på ramavtalet
Följande företag är leverantörer på ramavtalets samtliga geografiska anbudsområden:
• EVRY AB
• IDATA AB
• Parajett AB
• Posti Messaging AB
Ramavtalet omfattar nedan tjänster som upphandlande myndighet kan efterfråga i sitt avrop.
3.1 Digitala och fysiska utskickstjänster
Krav på digitala och fysiska utskickstjänster som ställts i ramavtalsupphandlingen framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4. Kravspecifikation, p. 4.5 med underliggande punkter. Nedan sammanställs övergripande vilka tjänster som omfattas.
Leverantören ska erbjuda och tillhandahålla digitala och fysiska utskickstjänster både för rutin- och regelbundna försändelser samt enstaka utskicksuppdrag så som informationsutskick vid särskilda tillfällen och dylikt. Vid den förnyade konkurrensutsättningen specificerar den upphandlande myndigheten vilka format för utskick och utskickstjänster som efterfrågas för det enskilda kontraktet.
3.1.1 Digitala utskickstjänster
Leverantören ska erbjuda och tillhandahålla nedan digitala utskickstjänster:
• Digitala utskick till digital brevlåda via Mina meddelanden
• Digitala betalningsbara fakturor till digital brevlåda
• E-faktura till internetbank (privatpersoner och företag)
• EDI-faktura genom befintliga standardformat och lagstandard så som t.ex. Svefaktura och PEPPOL
Samtliga ovan tjänster har takprissatts i ramavtalet, se separat dokument tillhörande avropsstödet
Sammanställning takpriser.
3.1.2 Fysiska utskickstjänster
Leverantören ska erbjuda och tillhandahålla nedan fysiska utskickstjänster:
• Utskriftstjänster
o Standardförsändelse
o Kuvert
o Efterföljande sida/extra ark
o Baksideutskrift
o Andra tillval och tjänster kopplat till fysiska utskick
o Porto
Samtliga ovan tjänster har takprissatts i ramavtalet, se separat dokument tillhörande avropsstödet
Sammanställning takpriser.
Utöver de format av försändelser och utskickstjänster som har efterfrågats och takprissatts i upphandlingen av ramavtalet enligt ovan kan den upphandlande myndigheten vid avrop efterfråga andra format och utskickstjänster.
Övriga utskickstjänster efterfrågas, kravställs och prissätts vid den förnyade konkurrensutsättningen.
Se separat dokument tillhörande avropsstödet Kravkatalog för mer information och exempel på övriga utskickstjänster som kan efterfrågas och kravställas vid avrop.
Krav på stödjande kringtjänster som ställts i ramavtalsupphandlingen framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4. Kravspecifikation, p. 4.4 med underliggande punkter. Stödjande kringtjänster som kan efterfrågas, kravställas och prissättas vid den förnyade konkurrensutsättningen är övergripande:
• Register e-fakturakunder
• Elektronisk lagringstjänst
• Självadministration, uppföljning och kontroll
• Utbildning
Se separat dokument tillhörande avropsstödet Kravkatalog för mer information och exempel på hur stödjande kringtjänster kan efterfrågas och kravställas vid avrop.
3.3 Leverans, införande och implementering
Krav på leverans, införande och implementering som ställts i ramavtalsupphandlingen framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4. Kravspecifikation, p. 4.2 med underliggande punkter. Se separat dokument tillhörande avropsstödet Kravkatalog för mer information och exempel på hur leverans, införande och implementering kan efterfrågas och kravställas vid avrop.
För leverans enligt kontrakt gäller Allmänna leveransvillkor (bilaga 05.2 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet) samt vad som preciseras i detta avseende av den upphandlande myndigheten i avropsförfrågan. Se separat dokument tillhörande avropsstödet Mall för avropsförfrågan, avsnitt 10 med underliggande punkter, för mer information om vilka preciseringar som är möjliga och bör göras för att fastställa samtliga villkor för leveransen i kontraktet.
3.4 Servicenivåer, uppföljning, utveckling, samverkan och avveckling
Krav på servicenivåer, uppföljning, utveckling, samverkan och avveckling som ställts i ramavtalsupphandlingen framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4. Kravspecifikation, p. 4.3 med underliggande punkter. Se separat dokument tillhörande avropsstödet Kravkatalog för mer information och exempel på hur servicenivåer, uppföljning, utveckling, samverkan och avveckling kan efterfrågas och kravställas vid avrop.
För kontraktet gäller kommersiella villkor enligt Allmänna kontraktsvillkor (bilaga 05.1 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet) samt vad som preciseras i detta avseende av den upphandlande myndigheten i avropsförfrågan.
För kontraktet gäller vidare Servicenivåavtal (SLA) (bilaga 05.3 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet) samt vad som preciseras i detta avseende av den upphandlande myndigheten i avropsförfrågan.
Se separat dokument tillhörande avropsstödet Mall för avropsförfrågan:
• avsnitt 8.5 med underliggande punkter, för mer information om vilka preciseringar som är möjliga och bör göras avseende uppföljning och utveckling
• avsnitt 9 med underliggande punkter för mer information om vilka preciseringar som är möjliga och bör göras för att fastställa samtliga kommersiella villkor för kontraktet
• avsnitt 11 med underliggande punkter för mer information om vilka preciseringar som är möjliga och bör göras för att fastställa samtliga villkor för servicenivåer som ska gälla för kontraktet
För behandling av personuppgifter i leveransen av de tjänster som leverantören ska tillhandahålla under kontrakt gäller de krav som anges i förfrågningsunderlagets avsnitt 4. Kravspecifikation, p.
4.1.4 samt vad som anges i avsnitt 2.4 med underliggande punkter i Allmänna kontraktsvillkor (bilaga
05.1 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet).
Se separat dokument tillhörande avropsstödet Mall för avropsförfrågan, avsnitt 8.6, för mer information om vilka preciseringar som är möjliga och bör göras om leverantören ska behandla personuppgifter för den upphandlande myndighetens räkning. Se även separata dokument tillhörande avropsstödet avseende reglering av personuppgiftsbehandling som kan användas av den
upphandlande myndigheten och biläggas vid avrop om den upphandlande myndigheten inte önskar bilägga eget personuppgiftsbiträdesavtal:
• Mall för personuppgiftsbiträdesavtal (bilaga 06 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Mall instruktion för behandling (bilaga 06.1 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
• Mall lista över underbiträden (bilaga 06.2 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet)
Krav på säkerhet som ställts i ramavtalsupphandlingen framgår av förfrågningsunderlagets bilaga 07 Generella krav på it- och informationssäkerhet samt avsnitt 2.5 med underliggande punkter i Allmänna kontraktsvillkor (bilaga 05.1 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet).
Se separat dokument tillhörande avropsstödet Mall för avropsförfrågan, avsnitt 8.7, för mer information om vilka preciseringar och kompletteringar som är möjliga att göra baserat på den upphandlande myndighetens informationsklassning med utgångspunkt från den information som ska hanteras inom ramen för leverantörens åtagande i kontraktet.
Vid utformningen av avropsförfrågan ska den upphandlande myndigheten bestämma hur prövning och utvärdering av avropssvar ska ske och beskriva detta så att leverantörerna vet vad som kommer att kontrolleras vid prövning samt vad den upphandlande myndigheten kommer att fästa vikt vid för att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret.
Tilldelning av kontrakt ska ske till den leverantör som har det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret baserat på någon av följande grunder för utvärdering:
1. Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
2. Kostnad
3. Pris
Vid kravprecisering och/eller framtagande av utvärderingskriterier ska den upphandlande myndigheten ta stöd av avropsstödets dokument Kravkatalog (bilaga 08 till förfrågningsunderlaget i ramavtalet) för att förstå inom vilka områden det är möjligt för den upphandlande myndigheten att precisera och/eller komplettera kravställningen i ramavtalet för att anpassa avropet efter den upphandlande myndighetens unika förutsättningar och behov.
Vid framtagande av utvärderingskriterier kan den upphandlande myndigheten i enlighet med Kravkatalogen tillämpa någon eller några av följande områden som tilldelningskriterier (utvärderingskriterier), vilket även framgår av avsnitt 15 i Mall för avropsförfrågan:
• Leverans, införande och implementering
• Servicenivåer, uppföljning, utveckling, samverkan och avveckling
• Stödjande kringtjänster
• Digitala och fysiska utskickstjänster
• Pris
Den upphandlande myndigheten kan själv bestämma viktning mellan eventuella tilldelningskriterier som den upphandlande myndigheten ställt upp för utvärderingen.
Det är den upphandlande myndigheten som utformar utvärderingsmodellen för sitt avrop utifrån de grunder för utvärdering av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som den upphandlande myndigheten önskar tillämpa.
Leverantörerna har lämnat takpriser på olika tjänster i ramavtalsupphandlingen. I den förnyade konkurrensutsättningen får leverantörerna offerera ett lägre pris än det takpris de lämnat i ramavtalsupphandlingen, men inte ett högre pris. Om den upphandlande myndigheten för en tjänst som takprissatts i ramavtalet ställer kompletterande krav i sin avropsförfrågan har den upphandlande myndigheten möjlighet att låta leverantörerna frångå takpriser i sitt avropssvar i enlighet med ramavtalets p. 11.1.2.
Takpriserna som angetts ska inkludera samtliga kostnader som är förenade med uppdraget enligt de i ramavtalet uppställda kraven. Inga ytterligare kostnader eller andra avgifter får debiteras den upphandlande myndigheten.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx takpriser framgår av separat dokument tillhörande avropsstödet
Sammanställning takpriser.
Den upphandlande myndigheten rekommenderas att identifiera vilka kompetenser som ska involveras i arbetet för att förstå behovet i organisationen och för att göra ett avrop från ramavtalet. Lämpligen involveras t.ex. den verksamhet som ska använda tjänsterna, IT-avdelningen, inköpsavdelningen och berörda chefer.
När rätt personer hos den upphandlande myndigheten är på plats rekommenderar inköpscentralen att myndigheten gör en behovsanalys för att identifiera organisationens samlade behov av tjänster som omfattas av ramavtalet. Vi vill även rekommendera den upphandlande myndigheten att se över vilket behov de har under hela den tidsperiod de vill teckna kontrakt för.
Det kan vara lämpligt att diskutera följande frågor innan avrop:
• Vad har den upphandlande myndigheten för behov och för vilken tidsperiod?
• Vad vill man uppnå med avropet?
• Hur ser nuvarande lösning ut?
• Kommer ett avrop av tjänster från ramavtalet kräva nya arbetssätt hos den upphandlande myndigheten? Om så är fallet, är/hur blir den upphandlande myndigheten rustad för det?
• Är finansiering och beslut för att genomföra avropet klar?
• Vem hos den upphandlande myndigheten ska ansvara för uppföljning och förvaltning av kommande kontrakt?
• Om den upphandlande myndigheten avser att inkludera tjänsten ”Digitala utskick till digital brevlåda via Mina meddelanden”:
o Har den upphandlande myndigheten tecknat anslutningsavtal med infrastrukturansvarig för Mina meddelanden och satt sig in i ansvarsfördelningen mellan olika roller/aktörer som ska samverka i infrastrukturen för Mina meddelanden?
▪ Trots att leverantörerna på detta ramavtal kan agera ”Förmedlare” i infrastrukturen för Xxxx meddelanden så kvarstår ändå ett ansvar på den
upphandlande myndigheten i rollen som ”Avsändare” i enlighet med vad som framgår av anslutningsavtalet med tillhörande bilagor för Xxxx meddelanden.
o Inköpscentralen rekommenderar att den upphandlande myndigheten utser en/ett par personer som sätter sig in i den information och de villkor som gäller för offentliga aktörer som vill skicka digital post via Mina meddelanden. Läs mer på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGGs) hemsida: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxx- post/offentlig-aktor
• Hur ser kopplingar till andra systemstöd eller tjänster ut hos den upphandlande myndigheten?
• Hur ser de tekniska förutsättningarna ut hos den upphandlande myndigheten? Behöver t.ex. integrationer göras? Med vilka system och för vilka verksamhetsprocesser/informationsflöden?
• Har en informationsklassning gjorts för de informationsflöden som ska hanteras i tjänsten? Kräver den information som ska hanteras i tjänsten några kompletteringar av krav i avropet på säkerhetsåtgärder som leverantören behöver vidta och följa för att få leverera tjänsten till den upphandlande myndigheten?
• Vilka risker kan identifieras i och med ett avrop från ramavtalet och vad är sannolikheten för att dessa inträffar och vilken påverkan skulle det få på verksamheten (d.v.s. genomförande av en riskanalys)?
7. Avrop från ramavtalet med förnyad konkurrensutsättning
Avrop från ramavtalet görs genom förnyad konkurrensutsättning.
Förnyad konkurrensutsättning innebär att myndigheten skickar ut en skriftlig avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer som har ramavtal för aktuellt delområde och bjuder in dem att lämna avropssvar i enlighet med angivna villkor i ramavtalet. Detta görs för att avgöra vilken ramavtalsleverantör som kan erbjuda myndigheten den bästa tjänsten utifrån de villkor som angetts i avropsförfrågan.
7.1 Processteg för själva avropet
Som stöd för avropsförfrågan kan den upphandlande myndigheten använda de mallar som är framtagna i det samlade avropsstödet som finns på ramavtalssidan på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Se punkt 1. Inledning ovan för sammanställning av det avropsstöd som finns framtaget för att underlätta den upphandlande myndighetens utformning av avropsförfrågan och tillhörande bilagor.
Den upphandlande myndigheten preciserar sitt avrop och anger utifrån sina behov vilka krav och utvärderingskriterier som kommer ligga till grund för tilldelning av kontrakt.
Fastställda villkor i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i ramavtalet ändras eller bytas ut. Om det är nödvändigt får dock villkoren preciseras och vid behov kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt.
Det är viktigt att det framgår av avropsförfrågan hur prövningen och utvärderingen av avropssvaren kommer att gå till samt hur respektive utvärderingskriterium värderas så att ramavtalsleverantörerna behandlas lika och har en möjlighet att lämna avropssvar på samma villkor.
När grunden för utvärdering i den förnyade konkurrensutsättningen är bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, ska den upphandlande myndigheten ange hur kriterierna ska viktas. Den upphandlande myndigheten kan välja att enbart utvärdera på pris.
Den upphandlande myndigheten har i avropsförfrågan möjlighet att begära att uppfyllandet av krav och/eller utvärderingskriterier ska bevisas genom t.ex. anbudspresentationer, intervjuer, referenstagning eller tester i en testmiljö.
Det är alltid bra att i förväg beskriva hur den upphandlande myndigheten kommer att tilldela om två eller flera ramavtalsleverantörer får samma utvärderingspris. Den upphandlande myndigheten kan t.ex. ange att den ramavtalsleverantör som fått högst poäng för ett visst utvärderingskriterium kommer att tilldelas och/eller att lottning kan komma att användas om det på annat sätt inte är möjligt att särskilja vilket avropssvar som är det ekonomiskt mest fördelaktiga.
Avropsförfrågan skickas till samtliga ramavtalsleverantörer, se sändlista på ramavtalssidan på inköpscentralens webbplats. I avropsförfrågan ska den upphandlande myndigheten lämna en tidsfrist för att lämna avropssvar. Tidsfristen ska vara skälig och bestämmas av den upphandlande myndigheten med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet och den tid som behövs för att lämna ett konkurrenskraftigt avropssvar.
Då frågor och förtydliganden kan behöva hanteras för att ramavtalsleverantörerna ska kunna lämna avropssvar måste den upphandlande myndigheten ange hur frågor ska hanteras i sin avropsförfrågan, t.ex. genom att ange en e-postadress för frågor eller att det hanteras via ett elektroniskt upphandlingsverktyg. Av likabehandlingsskäl ska svar på frågor som ställts till den upphandlande myndigheten samt eventuella förtydliganden skickas till alla ramavtalsleverantörer.
Ange alltid hur avropssvar ska lämnas, t.ex. genom e-post eller via elektroniskt upphandlingsverktyg. Ange även hur länge anbuden ska vara giltiga.
Ramavtalsleverantörerna inkommer med avropssvar till den upphandlande myndigheten inom angiven tid på det sätt som den upphandlande myndigheten angett i avropsförfrågan. Avropssvar inkomna efter angiven tidsfrist ska inte beaktas. Avropssvaren ska vara skriftliga och innehållet i dem omfattas av absolut sekretess fram till det att beslut fattas om val av leverantör.
Om efterfrågad tjänst inte kan erbjudas den upphandlande myndigheten ska orsak till detta meddelas den upphandlande myndigheten. Rätten att ta emot avropsförfrågningar kan inte delegeras av ramavtalsleverantören till underleverantör eller annan ramavtalsleverantör. Den upphandlande myndigheten ska meddela de ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar om beslut som fattats om val av leverantör.
7.1.3 Prövning och utvärdering
Avropssvaren från ramavtalsleverantörerna öppnas först efter tidsfristen för inlämnandet har gått ut. Den upphandlande myndigheten prövar och utvärderar inkomna anbud utifrån de krav och utvärderingskriterier och den viktning av utvärderingskriterierna som angetts i avropsförfrågan.
Därefter tilldelar den upphandlande myndigheten den ramavtalsleverantör som har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Observera att ESPD-systemet (inlämnande av egen försäkran) även omfattar tilldelning vid förnyad konkurrensutsättning. Det innebär att processen är densamma som vid upphandlingen av det bakomliggande ramavtalet. Som utgångspunkt måste samtliga leverantörer lämna en egen försäkran eller lämna in nödvändiga bevis när en förnyad konkurrensutsättning genomförs. Efter utvärderingen måste den upphandlande myndigheten som utgångspunkt begära in bevis från den anbudsgivare som den avser att ge kontraktet till. För mer information, se Upphandlingsmyndighetens vägledning om ESPD-systemet.
Den upphandlande myndigheten meddelar de ramavtalsleverantörer som lämnat avropssvar om beslut som fattats om val av leverantör, med motiv till beslutet.
Inköpscentralen rekommenderar den upphandlande myndigheten att tillämpa s.k. frivillig avtalsspärr vid den förnyade konkurrensutsättningen vilket innebär att den upphandlande myndigheten inte tecknar kontrakt förrän efter tio kalenderdagar efter fattat tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet kan under de tio dagarna överprövas. Om ingen överprövning inkommer till förvaltningsrätten tecknas kontrakt därefter. Blir tilldelningsbeslutet överprövat följer det den vanliga rättsliga processen för det.
Den upphandlande myndigheten kan också välja att inte tillämpa frivillig avtalsspärr, varpå kontrakt kan tecknas direkt efter tilldelning. Observera att det då kvarstår en möjlighet för leverantörer att pröva kontraktets giltighet enligt XXX.
Avropet avslutas och regleras genom att skriftligt kontrakt upprättas och tecknas mellan den upphandlande myndigheten och ramavtalsleverantören. Mall för kontrakt finns att hitta bland det samlade avropsstödet på ramavtalssidan.
8. Inköpscentralens kundsupport
Vid frågor kring avrop, kontakta inköpscentralens kundsupport via e-post ski- xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx eller telefon 00-000 000 00.