VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll

Socialnämndens arbetsutskott 2024-03-12

§ 17

Arkivbeskrivning för socialnämnden (SN 2024.001)

Beslut

Socialnämndens arbetsutskott föreslår att socialnämnden beslutar att anta reviderad arkivbeskrivning med tillhörande arkivorganisation.

Ärendebeskrivning

Varje myndighet ska enligt offentlighets- och sekretesslagen (kap. 4 § 2) och arkivlagen (§ 6) upprätta en beskrivning som ger information om myndighetens organisation och verksamhet, i syfte att underlätta sökandet efter allmänna handlingar. Beskrivningen ska bland annat innehålla uppgifter om vilka slags handlingar som finns i myndighetens arkiv, vilka sekretessbestämmelser som vanligen tillämpas på uppgifter i handlingarna samt information om hur handlingarna kan sökas fram.

I arkivbeskrivningen fastställs också socialnämndens arkivorganisation, som utgår från bestämmelserna i Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF § 137 2021-10-11).

Arkivbeskrivningen ska ses över regelbundet och revideras vid behov, till exempel vid organisations- och ansvarsförändringar.

Yrkanden

Xxxx Xxxxxxxx (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag.

Beslutsgång

Ordförande, Xxxx Xxxxxxxx (C), konstaterar att det endast finns ett yrkande. Ordförande ställer proposition på yrkandet och finner att socialnämndens arbetsutskott beslutar enligt det.

Beslutsunderlag

• Tjänsteskrivelse arkivbeskrivning 2024-01-24

• Förslag ny arkivbeskrivning SN

Paragrafen är justerad

Referensnummer för signaturer:

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2024-01-24

DNR SN 2024.001

XXXXXX XXXXXXXX XXX 1/1

KOMMUNARKIVARIE XXXXXX.XXXXXXXX@XXXXXXXXXX.XX

Tjänsteskrivelse

Arkivbeskrivning för socialnämnden

Förslag till beslut

Socialnämnden beslutar att anta reviderad arkivbeskrivning med tillhörande arkivorganisation.

Sammanfattning av ärendet

I arkivbeskrivningen fastställs också socialnämndens arkivorganisation, som utgår från bestämmelserna i Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF § 137 2021-10-11).

Arkivbeskrivningen ska ses över regelbundet och revideras vid behov, till exempel vid organisations- och ansvarsförändringar.

Konsekvenser för barn

Att inhämta synpunkter gällande barn/ungdomsperspektivet bedöms inte vara relevant i detta sammanhang.

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx

Stabschef Kommunarkivarie

Expedieras till:

Akten

VALLENTUNA KOMMUN

186 86 VALLENTUNA

TFN 00-000 000 00 · FAX 00-000 000 00 XXXXXX@XXXXXXXXXX.XX

XXX.XXXXXXXXXX.XX

SN 2024.001 REVIDERAD 2024-

SID 1/ 3

Arkivbeskrivning för socialnämnden

Historik

Dagens Vallentuna kommun bildades 1971 genom en sammanslagning av dåvarande Vallentuna och Össeby kommuner. Nämndorganisationen för socialtjänstens verksamhetsområde har sedan dess sett ut på följande sätt:

Myndighet/arkivbildare

Från

Till

Socialnämnden

1982

Sociala centralnämnden

- sammanslagning av de två tidigare kommunernas respektive socialnämnd, barnavårdsnämnd och nykterhetsnämnd

1971

1981

För äldre historik hänvisas till kommunarkivet.

Organisation och verksamhet

Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad som i lag sägs om socialnämnd eller motsvarande enligt socialtjänstlagen (2001:453), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) samt hälso- och sjukvårds- lagen (2017:30). Nämnden ansvarar även för frågor som rör serveringstillstånd och tobak, för hanteringen av POSOM-gruppen (kommunens krisledningsgrupp), samt för att förebygga långvarig arbetslöshet, eller minska verkningarna av arbetslöshet, genom insatser för enskilda individer.

Socialnämnden ansvarar för kommunens invånare inom följande områden:

• äldreomsorg

• olika funktionsvariationer

• individ- och familjeomsorg

• familjerätt

• missbruk

• ekonomiskt bistånd

• brottsoffer och närstående

• våldsutsatta kvinnor

• barn som bevittnat våld

• anhöriga som vårdar närstående

SID 2/ 3

Socialnämnden består av nio ledamöter och nio ersättare. Arbetsutskottet bereder framför allt ärenden som beslutas av nämnden och socialutskottet fattar beslut i individärenden.

Socialförvaltningen är socialnämndens förvaltning och består av tre avdelningar: myndighetsavdelningen, utföraravdelningen och staben.

Förändringar i verksamhet

Förändringar i urval	Datum/ beslut
Kommunal avtalssamverkan med Upplands Väsby och Sollentuna kommuner inom familjerättens område	KF §12/2024
Ansvar för administration och fördelning av sommarjobb till kommunens ungdomar övergår från utbildningsnämnden till socialnämnden	KF § 186/2023
Ansvar för frågor gällande nyanlända flyktingar och ej arbetsföra övergår till kommunstyrelsen till socialnämnden	KF § 157/2022
Uppdrag att bedriva träffpunktsverksamhet för daglediga flyttas till fritidsnämnden	KF § 85/2020
Ansvar för hälso- och sjukvårdsinsatser inom LSS-verksamhet övergår från landsting till kommun	Oktober 2015
Ansvar för frågor gällande nyanlända flyktingar och ej arbetsföra övergår till socialnämnden från kommunstyrelsen	KF § 88/2012
Ansvar för att fullgöra kommunens uppgifter enligt ny lag om handel med vissa receptfria läkemedel	KF § 75/2011
Kundval införs inom hemtjänsten enligt lag om valfrihetssystem (LOV)	KF § 87/2009
Ansvaret för kommunala pensionärsrådet övergår från socialnämnden till kommunstyrelsen	KF § 63/2007
Ansvaret för barnomsorgsfrågor övergår från socialnämnden till barnomsorgsnämnden	Januari 1995
Psykiatrireformen – ansvar för psykiskt sjuka som inte behöver medicinsk behandling övergår från landsting till kommun	1995
Äldrereformen – visst ansvar för hälso- och sjukvård för äldre och funktionsnedsatta övergår från landsting till kommun	1992

Sökingångar i arkiv och diarium

I arkivförteckningen finns uppgifter om vilka handlingar som förvaras i kommun- arkivet. Handlingar som ska bevaras men som inte längre används i verksamheten kan sökas hos kommunarkivarien.

Informationshanteringsplanen innehåller uppgifter om vilka handlingstyper som i dagsläget förekommer inom verksamheten och om handlingarna ska gallras eller arkiveras. Registrator kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar.

SID 3/ 3

Sekretess

En stor del av socialnämndens handlingar omfattas av sekretess. Huvudsakligen rör det sig om sekretess för att skydda enskilds förhållanden enligt 25 och 26 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), som rör verksamhet inom hälso- och sjukvård samt socialtjänst. Uppgifter som framkommer inom ramen för social- nämndens tillsynsansvar enligt lagen (2018:2088) om tobak och liknande produkter, alkohollagen (2010:1622) och lagen (2009:730) om handel med vissa receptfria läkemedel kan röra enskilds yrkeshemligheter eller affärsförhållanden och därmed vara känsliga och beläggas med sekretess. Vid upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (2016:1145), kan också uppgifter sekretessbeläggas för att skydda enskilds affärsförhållanden.

System för registrering

Diarieföring sker i kommunens centrala dokument- och ärendehanteringssystem Platina. Registrering och hantering av individärenden sker i socialförvaltningens verksamhetssystem Treserva.

Arkivorganisation

Enligt arkivreglemente för Vallentuna kommun (KF 2021-10-11 § 137) ska det hos varje myndighet finnas en arkivorganisation med en arkivansvarig och en eller flera arkivredogörare. Förvaltningschef är arkivansvarig och ska utse arkivredogörare som ska ha kunskap om arkivhanteringen inom ett specifikt verksamhetsområde och svara för kontakten med arkivmyndigheten. Arkivredogöraren ska genomföra gallring och överlämnande av arkivhandlingar till kommunarkivet enligt gällande informationshanteringsplan.

Förvaltning	Arkivansvarig
Socialförvaltningen	Socialchef
Avdelning	Arkivredogörare	Handlingar
Kommunstyrelsens kansli	Registrator socialförvaltningen	Nämndprotokoll, diarieförda handlingar
Stab kvalitetsavdelningen och utvecklingsavdelningen	Ingår i en utredartjänst	Handlingar i ett flertal verksamhetssystem, avtal, fakturor mm
Myndighetsavdelningen	Arkivassistent	Personakter
Utföraravdelningen	Arkivredogörare	Handlingar
IFO öppenvård och förebyggande arbete	Verksamhetschef	Personakter
Stöd och omsorg	Verksamhetschef	Personakter
Särskilt boende äldre	Verksamhetschef	Personakter
Hemtjänst	Verksamhetschef	Personakter
Hälso- och sjukvård	Verksamhetschef	HSL-akter
Arbetsmarknadsenheten	Verksamhetschef	Personakter

Document Metadata

Table of Contents

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll

Document Metadata