SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Norrtälje vatten och avfall AB
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
2021-06-16
§82 Dnr NVAA 2021-3594
Samarbetsavtal mellan Norrtälje kommun och Norrtälje vatten och avfall AB
Styrelsen för Norrtälje Vatten och Avfall AB godkänner samarbetsavtal mellan Norrtälje kommun och Norrtälje Vatten och Avfall AB enligt bilaga 1 till tjänsteutlåtandet.
Styrelsen för Norrtälje vatten och avfall AB beslutar att ändra från att samarbetsavtalet ska gälla till 2024 till att avtalet ska genomgå årlig revidering.
I tjänsteutlåtandet lämnas förslag på samarbetsavtal mellan Norrtälje kommun och Norrtälje Vatten och Avfall AB. Samarbetsavtalet är av övergripande karaktär och reglerar ansvarsfördelning och principiella frågor inom ett antal områden som berör förhållandet och samarbetet mellan Kommunen och Bolaget. Det blir aktuellt framförallt när annat inte följer av bolagsordning, ägardirektiv eller det överlåtelseavtal som skrevs mellan parterna i samband med övergången av verksamheten.
Samarbetsavtalet är viktigt då det bidrar till ökad tydlighet och skapar förutsättningar för ett bra samarbete mellan Kommunen och Bolaget utifrån de nya förutsättningar som bolagiseringen innebär.
Tjänsteutlåtande avseende Samarbetsavtal mellan Norrtälje kommun och Norrtälje vatten och avfall AB
Bilaga 1. Samarbetsavtalet NK-NVAAB 210512
Xxxxx Xxxxxxxxx (C) yrkar följande:
Styrelsen för Norrtälje vatten och avfall AB beslutar att ändra från att samarbetsavtalet ska gälla till 2024 till att avtalet ska genomgå årlig revidering.
Ordförande frågar om styrelsen för Norrtälje vatten och avfall AB kan besluta i enlighet med förslaget med Xxxxx Xxxxxxxxxx (C) tilläggsyrkande, och finner att styrelsen beslutar enlighet med förslaget.
Beslutet ska skickas till
VD
Kommunstyrelsen
Teknik- och klimatnämnden Bygg- och miljönämnden Handläggare
Handläggare: Xxxxxx Xxxxxxxxxx Titel: Bolagsjurist
E-post: xxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xx
TJÄNSTEUTLÅTANDE
Datum: 2021-06-04
Diarienummer: NVAA 2021-35943594
Till: Styrelsen för Norrtälje Vatten och Avfall AB
Samarbetsavtal mellan Norrtälje kommun och Norrtälje vatten och avfall AB
Styrelsen för Norrtälje Vatten och Avfall AB godkänner samarbetsavtal mellan Norrtälje kommun och Norrtälje Vatten och Avfall AB enligt bilaga 1 till tjänsteutlåtandet.
Sammanfattning av tjänsteutlåtandet
I tjänsteutlåtandet lämnas förslag på samarbetsavtal mellan Norrtälje kommun och Norrtälje Vatten och Avfall AB. Samarbetsavtalet är av övergripande karaktär och reglerar ansvarsfördelning och principiella frågor inom ett antal områden som berör förhållandet och samarbetet mellan Kommunen och Bolaget. Det blir aktuellt framförallt när annat inte följer av bolagsordning, ägardirektiv eller det överlåtelseavtal som skrevs mellan parterna i samband med övergången av verksamheten.
Samarbetsavtalet är viktigt då det bidrar till ökad tydlighet och skapar förutsättningar för ett bra samarbete mellan Kommunen och Bolaget utifrån de nya förutsättningar som bolagiseringen innebär.
Beskrivning
I samband med projektet med bolagiseringen av VA- och avfallsverksamheterna identifierades ett behov av att kunna reglera frågor mellan Norrtälje kommun (Kommunen) och Norrtälje Vatten och Avfall AB (Bolaget), som rör förhållandet mellan parterna och som inte regleras närmare i annan ordning. Arbetet med samarbetsavtalet påbörjades inom bolagiseringsprojektet men har sedan enligt särskilt uppdrag färdigställts av kommunstyrelsekontorets juridikenhet. Under processen har berörda funktioner inom både Kommunen och Bolaget involverats och lämnat synpunkter.
Samarbetsavtalet är av övergripande karaktär och reglerar ansvarsfördelning och principiella frågor inom ett antal områden som berör förhållandet och samarbetet mellan Kommunen och Bolaget.
Avtalets reglering gäller i den utsträckning annat inte följer av bolagsordning, ägardirektiv eller överlåtelseavtal mellan parterna i anledning av bolagiseringen. Ett viktigt syfte med samarbetsavtalet är att främja och möjliggöra ett gott samarbete mellan Kommunen och Bolaget, vilket tydligt kommer till uttryck i avtalet. Eftersom avtalet är av övergripande karaktär kommer det finnas behov av att med samarbetsavtalet som grund ingå ytterligare överenskommelser mellan verksamheterna. Det skapar förutsättningar för att utveckla och anpassa samarbetet mellan parterna utan att ändringar behöver göras i det övergripande samarbetsavtalet. Dessa överenskommelser kan avse en rad olika frågor av varierande karaktär, såsom former för gemensamma möten, mer detaljerade ansvarsfördelningar och köp av tjänster inom kommunkoncernen. Enligt avtalet ansvarar kommundirektören och VD i Bolaget för avtalet och dess genomförande. Samarbetsavtalet föreslås gälla fram till utgången av 2024 och förlängs med tre år i taget om uppsägning enligt avtalet inte skett.
Lagkrav
Är inte tillämplig.
Xxxxxxxx till gällande styrdokument
Är inte tillämplig.
Ekonomiska konsekvenser och riskanalys
Avtalet medför i sig inte några ekonomiska konsekvenser. I avtalet finns emellertid bestämmelser om hur ansvar för kostnader på vissa områden ska fördelas, exempelvis vad gäller kostnader kopplade till brandposter och brandvatten. Avtalet kan även ligga till grund för andra överenskommelser mellan kommunen och Bolaget inom olika områden, som i sin tur kan medföra ekonomiska konsekvenser i olika avseenden, exempelvis köp av tjänster inom kommunkoncernen.
Förvaltningens analys och slutsatser
Bolagiseringen av VA- och avfallsverksamheterna innebär att verksamheter som tidigare bedrevs i sin helhet inom Kommunen, nu bedrivs av skilda juridiska personer. Bolagiseringen innebär dock inte någon förändring av behovet av samverkan, särskilt inte på samhällsbyggnadsområdet.
Samarbetsavtalet är viktigt då det bidrar till ökad tydlighet och skapar förutsättningar för ett bra samarbete mellan Kommunen och Bolaget utifrån de nya förutsättningar som bolagiseringen innebär. Samarbetsavtalet är en bra grund för det fortsatta samarbetet mellan parterna, men ska inte uppfattas som en fullständig reglering av alla områden och situationer där samarbete kan komma att ske.
Genom att låta samarbetsavtalet ha en övergripande reglering skapas bäst förutsättningar att både utveckla och anpassa samarbetet mellan parterna.
Beslut om att godkänna samarbetsavtalet i Kommunen har fattats av kommunstyrelsen vid sammanträde den 7 juni 2021, § 133. Beslut om godkännande av samarbetsavtalet i Bolaget styrelsen för Norrtälje Vatten och Avfall AB planeras den 16 juni 2021.
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Ordförande VD
Norrtälje vatten och avfall AB Norrtälje vatten och avfall AB
Samarbetsavtal NK – NVAA, 2021-05-12
VD
Kommunstyrelsen
Teknik- och klimatnämnden Bygg- och miljönämnden Handläggare
2
Bilaga 1
3
Parter
Norrtälje kommun, (Kommunen), xxx.xx. 212000-0217 Norrtälje vatten och avfall AB, (Bolaget), xxx.xx. 556399-2246
Norrtälje vatten och avfall AB är huvudman för den allmänna va-anläggningen i Norrtälje kommun enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster (LAV). Bolaget ansvarar för drift, underhåll och genomförande av investeringar i Kommunens allmänna va- anläggning samt Kommunens ansvar för avfallshantering enligt 15 kap. miljöbalken
(1998:808), med beaktande av den kommunala kompetensen i kommunallagen (2017:725). Bolaget ingår tillsammans med Norrtälje kommun i ”Kommunkoncernen”.
Bolaget bedriver verksamheten i Kommunens ställe, vilket innebär att Bolaget ansvarar för planering, organisation och förmåga att säkerställa och upprätthålla högsta möjliga kommunala servicenivå. Detta gäller även vid samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap.
Bolagsordningen beskriver syfte och ändamål med bolaget. Kommunfullmäktige har antagit ägardirektiv som anger Kommunens övergripande inriktning vad gäller bolagets styrning och mål. Avtal om överlåtelse av VA- och renhållnings- verksamheterna, diarienr KS 2020-2298 (Överlåtelseavtalet), reglerar överlåtelse av tillgångar och skulder, rättigheter och skyldigheter hänförliga till VA- och renhållningsverksamheterna samt andra villkor för överlåtelsen från Kommunen till Bolaget.
Detta samarbetsavtal har till syfte att klargöra de ansvarsområden som inte direkt framgår av bolagsordningen, ägardirektivet och överlåtelseavtalet.
Om det uppkommer oenighet vid tolkningen av detta avtal och bolagsordningen, ägardirektivet och överlåtelseavtalet, har bolagsordningen följt av ägardirektivet och överlåtelseavtalet (i denna ordning) företräde framför avtalet. Uppstår tveksamhet kring tolkningen ska Bolaget samråda med kommunstyrelsen i frågan.
Ansvar under varje område anger den part som har det primära ansvaret för att avtalet uppfylls och utvecklas inom angivet område. Vid oenighet (som kvarstår efter lösningsförsök mellan parterna) hänskjuts frågan till kommundirektören samt VD för Bolaget.
Bolaget, genom dess VD, och Kommunen, genom kommundirektören, ska hålla varandra uppdaterade om vilka funktioner i respektive organisation som ansvarar för de olika områden som avtalet omfattar.
Det är väsentligt för kommunkoncernen att samarbetet mellan Kommunen och Bolaget fungerar på ett bra sätt. Både Kommunen och Bolaget har ansvar för detta samt att utarbeta och utveckla lämpliga samarbetsformer inom respektive område. Samarbetet ska i största möjliga mån förstärka den gemensamma nyttan för kommunkoncernen och möjligheten att ta tillvara samordningsfördelar.
För tilläggstjänster ska särskild överenskommelse träffas.
2. Planering och planläggning
Kommunen ansvarar för den översiktliga fysiska planeringen och upprättar detaljplaner. Bolaget deltar med underlag för vatten- och avloppsplanering samt avfallshantering.
Bolaget har rätt och en skyldighet att delta i samhällsbyggnadsprocessen. Deltagandet ska starta i ett tidigt skede. Kommunen och Bolaget har ett gemensamt ansvar för hanteringen av dagvattenfrågorna i den fysiska planeringen utifrån sina respektive ansvarsområden. Placering av vattenverk och avloppsreningsverk ska finnas med i planeringen.
Representanter från Kommunen och Bolaget ska ha gemensamma möten om långsiktig planering av utbyggnadsprojekt.
Bolaget står för sina kostnader för arbetet med den fysiska planeringen till den del som utgör nödvändiga kostnader i egenskap av huvudman för den allmänna va-anläggningen.
3. Exploatering när byggherren äger marken
Vid exploatering ansvarar Kommunen för att exploateringsavtal upprättas där så är lämpligt. Bolaget ska alltid medverka från starten vid upprättande av exploateringsavtal när området ligger inom beslutat eller planerat verksamhetsområde för vatten- och avlopp eller dagvatten. Väljer Bolaget att ingå i samordnad entreprenad träffar Bolaget och entreprenör särskilt tilläggsavtal.
Om exploatören anlägger det lokala ledningsnätet ska anläggningen uppfylla Bolagets krav på teknisk standard. Efter godkänd slutbesiktning ska den hålla en sådan standard att den är lämplig att integreras i den allmänna va-anläggningen.
4. Exploatering när kommunen äger marken
Vid exploatering av kommunal mark ansvarar Kommunen för anbudsförfarande och eventuella markanvisningstävlingar.
När Kommunen är huvudman för allmänna platser enligt plan- och bygglagen är utgångspunkten att parterna gemensamt ska upphandla och genomföra utbyggnaden av allmänna anläggningar, om parterna inte överenskommer om annat. Bolaget ansvarar för och kontrollerar löpande VA-utbyggnaden samt deltar i byggmöten. Efter godkänd slutbesiktning övergår ägandet av allmänna anläggningar i form av t.ex. gata, gång- och cykelväg samt parkeringsplatser till Kommunen och den allmänna va-anläggningen till Bolaget.
5. Xxxxxxx och miljötillstånd
Bolaget ska beredas möjlighet att yttra sig iärenden om bygglov och förhandsbesked för fastigheter som är belägna inom eller planeras ingå i och påverkas av verksamhetsområde för vatten och avlopp eller är belägna inom vattenskyddsområde vid prövning enligt 9 kap 31
§ PBL (d.v.s. utanför detaljplanelagt område).
6. Ledningar och nyttjanderätt
Rätten för Bolaget att ha VA-ledningar och anläggningar i kommunal mark skyddas av Kommunen och regleras genom särskilda nyttjanderättsavtal. Behov av rättighet för ledningar som tillkommer i och med att Kommunen avyttrar kommunala fastigheter handhas av Bolaget och bekostas av Kommunen. Vid nyanläggning av ledningar och VA-tillbehör bekostas rättighet för ledningar av Bolaget.
Om Bolagets ledningar i kommunal mark behöver flyttas och detta beror på en åtgärd som Kommunen ansvarar för, har Bolaget rätt till skälig ersättning för kostnaderna för omläggningen, i den mån kostnaderna inte ska ingå i underlag för uttag av avgifter, exempelvis vid större exploateringar eller bebyggelsesaneringar av större omfattning. Kommunen och Bolaget får träffa överenskommelse om de närmare principerna för kostnadsfördelning.
7. Arbete på kommunal mark
Bolaget ska, i ett tidigt skede ansöka hos Kommunen (Mark- och exploateringsavdelningen) om godkännande att lägga ledningar i kommunal mark. Kommunen ska tillåta nya ledningsdragningar om inte särskilda skäl talar emot.
För arbeten i mark, som är allmän platsmark med kommunalt huvudmannaskap, ska Bolaget följa regler enligt Kommunens vid varje tidpunkt gällande rutin, samt hos Kommunen (Gatu- och parkavdelningen) ansöka om nödvändiga tillstånd. Tillstånd för upplåtelse av offentlig plats hanteras av Polisens tillståndsenhet.
För arbeten i kommunal mark, som inte är allmän plats, ska Bolaget inför varje sådant arbete inhämta godkännande från Kommunen (Mark- och exploateringsavdelningen) och överenskomma om de närmare förutsättningarna för arbetena.
Bolaget ska alltid beredas tillfälle att yttra sig, vid ansökan om arbete i kommunal mark från andra nät- och ledningsägare, när en ansökan berör område där Bolagets VA- anläggning är förlagd.
8. Kartor, ritningar och teknisk dokumentation
Befintliga kartor, ritningar och övrig dokumentation som erfordras för Bolagets uppdrag ska överlämnas till Bolaget. Kommunen tillhandahåller primärkarta ortofoto och annan geodata enligt särskilt avtal. Kommunen anvisar vid behov erforderliga fix- och polygonpunkter. Bolaget ansvarar för att ledningskartor uppdateras efter behov.
9. Upphandlingar
Kommunen ska bistå med råd och stöd i upphandlingsfrågor samt för Bolagets räkning genomföra upphandlingar inom ramarna för den överenskommelse som träffats mellan Kommunen och koncernbolagen.
Bolaget ska även ges möjlighet att ingå i Kommunens generella upphandlingar där Bolaget kan antas ha behov av det som upphandlas, samt erbjudas möjlighet att bli avropsberättigade på regionala- och nationella ramavtal där inköpscentralens regler tillåter detta. Bolaget bör ansluta sig till de inköpscentraler som är relevanta för Bolagets verksamhet.
10. Köp av tjänster inom kommunkoncern
11. Kommunal VA- och avfallsplanering, föreskrifter, taxor och andra styrdokument
Kommunfullmäktige i Norrtälje kommun beslutar om avfallsplan, avfallsföreskrifter, avfallstaxa, VA-plan, allmänna bestämmelser för brukande av den allmänna va-anläggningen (ABVA), verksamhetsområden och vattenskyddsområden inom VA samt taxeföreskrifter VA.
Bolaget kan i enlighet med särskilda direktiv från ägaren eller efter särskild överenskommelse med Kommunen utföra tilläggstjänster avseende framtagande av planer och andra styrdokument.
12.Verksamhetsområde för den allmänna VA-anläggningen
Nytt eller utökat verksamhetsområde beslutas av Kommunen enligt 6 § LAV. Bolaget initierar justering av verksamhetsområde. Kommunen har samma rätt att initiera justering.
Inför beslut ska Bolaget ta fram beslutsunderlag i samverkan med Kommunen. Underlaget ska vara förankrat i Bolagets styrelse innan det överlämnas till Kommunen för beslut.
Kostnader i anledning av detta arbete bärs av respektive part.
13. Dagvatten
Bolaget har ansvar för allmänna dagvattenledningar och allmänna dagvattenreningsanläggningar inom verksamhetsområde för dagvatten enligt vad som följer av 13 § LAV. Omhändertagandet av dagvatten ska följa vattenskyddsföreskrifter och Kommunens vid varje tidpunkt gällande styrdokument och beslut om dagvatten.
Kommunen och Bolaget ska i samverkan ta fram en gemensam ansvarsfördelning avseende dagvattenfrågor som inte regleras i annan ordning. Ansvarsfördelningen ska vara upprättad senast den 31 december 2021.
14.Brandposter/spolposter samt brandvatten
Kommunen ansvarar för brandposter och Bolaget utför drift, underhåll och förnyelse som debiteras Kommunen. Bolaget ansvarar för de spolposter som behövs för spolning, vattenprover och tryckmätning.
Brandvattensförsörjningen ingår inte i de tjänster som VA-kollektivet ska bekosta enligt LAV. Kostnader för brandvattensförsörjningen bekostas av Kommunen.
15.Övergångsfrågor
Bolaget träder in som part i Kommunens ställe i avtal gällande ansvar inom VA- och avfallsverksamheterna i enlighet med vad som anges i Överlåtelseavtalet.
16.Tvister
Eventuella tvister av sedvanlig art avseende va- och renhållningsverksamheterna, som avser tiden före den 1 mars 2021 ska hanteras av Bolaget. Bolaget ansvarar också för de senare och framtida tvister som kan uppstå inom VA- och avfallsverksamheterna.
17. Krisberedskap, säkerhetsarbete och kontinuitetshantering
Kommunen har enligt gällande lagstiftning det övergripande ansvaret för ledning och samordning vid samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap inom sitt geografiska område.
Bolaget ansvarar för att ha egen planering och organisation för ledning och samordning av sin egen verksamhet vid samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap inklusive planerad beredskap och faktiskt förmåga att hantera samt en upparbetad samverkan med kommunen och externa parter inför och under samhällsstörningar. De principer som framgår av kommunens vid varje mandatperiod gällande Styrdokument för krisberedskap beträffande bland annat kontinuitetshantering och arbete med risk och sårbarhetsanalyser ska härvid vara vägledande.
Bolaget ska inom sin verksamhet arbeta enligt Kommunens antagna Riktlinje för systematiskt säkerhetsarbete.
Xxxxxxx ska arbeta systematiskt med informationssäkerhet enligt Kommunens riktlinjer för informationssäkerhet för att svara upp mot kraven i lagen (2018:1174) om informationssäkerhet för samhällsviktiga och digitala tjänster, (NIS).
Bolaget ska ha alternativa sätt eller lösningar för att bedriva sin verksamhet vid störningar och avbrott så att kontinuitet i verksamhetens leveranser upprätthålls och störningar minimeras, inklusive planerad beredskap och faktisk förmåga att hantera.
Bolaget ansvarar för planering och förmåga att hantera nödvatten1 inom sitt verksamhetsområde enligt den kapacitet som fastställts i antagen policy/riktlinje. Planen ska utvecklas i samråd med Kommunen.
Bolaget ska i samråd med Kommunen ansvara för att nödvändig information till abonnenter
1 Dricksvatten som distribueras på annat sätt än genom ledningsnätet. Begreppet signalerar att det handlar om en situation som innebär någon form av samhällsstörning.
kommuniceras.
18.Försäkringar, ansvar
Bolaget ansvarar för att teckna erforderliga försäkringar, inklusive ansvarsförsäkringar, för verksamheten och svara för arbetarskydd vid arbetenas utförande.
Bolaget ska ha kännedom om och följa försäkringsbolagets riktlinjer och riskhanteringspolicy inklusive systematisk avvikelserapportering.
19.Omförhandling vid väsentliga förändringar
Om väsentliga ändringar av verksamheten eller förutsättningar för denna inträffar äger endera parten rätt att påkalla förhandlingar om ändring av villkoren i avtalet.
20.Ändringar och tillägg
Överenskommelser om ändringar och tillägg till detta avtal ska vara skriftliga och undertecknade av båda parter.
21.Överlåtelse av avtal
Rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal kan inte överlåtas.
22.Avtalstid
Avtalet är bindande när det undertecknats och beslut har fattats av Kommunstyrelsen respektive Bolagets styrelse.
Detta avtal gäller till utgången av 2024. Om avtalet inte skriftligen sägs upp av endera parten senast sex månader före avtalstidens utgång, förlängs avtalet med tre (3) år i taget med motsvarande uppsägningstid.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt.
Norrtälje den Norrtälje den
Norrtälje kommun Norrtälje Vatten och Avfall AB
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Kommundirektör VD