Signerat dokument

Signerat dokument

via xxxxx://xxx.xxxx.xx

styrelseprotokoll december

Jag har läst och förstår innehållet i PDF-filen (1) och samtycker och godkänner allt som avtalas däri, som om jag skrivit under en fysisk utskrift av PDF-filen (1):

(1) Avser PDF-fil enligt följande

Namn: Protokoll december styrelsemote.pdf Storlek: 482680 byte

Hashvärde SHA256: b5a7ba2c08f73f8b71637099ac00d94c347c0180399cd40f3680fc5869bf17ec

Signerad text:

Originalfilen och signaturerna är bifogade som bilagor till denna PDF. För att öppna bilagorna kan en dedikerad PDF-läsare krävas.

Signerat av 2:

AI, KE — Powered by TellusTalk

XXXXXXX XXXXXXXXXX

Signerat med BankID 2022-12-30 17:55 Ref: 45d954c6-fb5b-4d33-9b99-d224c0863349

XXXXXXXX XXXXX

Signerat med BankID 2022-12-30 13:01 Ref: c174b396-a92e-475d-8d05-6fd7e1b2fa25

Protokoll styrelsemöte Linköpings Koloniträdgårdar Org nummer 822003 - 6407

13 december 2022

Närvarande Xxxxxxx Xxxxxxxxxx ordförande

Xxxxx Xxxx, kassör Xxxxxxxx Xxxxx, sekreterare

Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxx (suppl.) med digitalt Riad Salem, Ullevi

Xxxxxx Xxxxx (suppl.) Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxx Svensk Valla (suppl.) Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Ådala

Ej närvarande Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx

Xxxxx Xxxxx, Xxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxxx Ådala (suppl.)

1. Mötets öppnande

Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat.

AI, KE — Powered by TellusTalk

2. Godkännande av dagordning.

En punkt på övrig och en punkt på ekonomi läggs till innan dagordning godkänns.

3. Föregående protokoll

Varmkomposter – arbete pg.

Kameraövervakning – Inga tillstånd behövs. Finns regler att följa och en dokumenterad motivering till varför övervakning är aktuellt bör tas fram på berört område när behov uppstår.

4. Per capsulam-beslut sedan förra styrelsemötet

Inga Per capsulam-beslut sedan förra styrelsemötet.

5. Ekonomi

Områdesrapporter – Valla och Ullevis ekonomier är ansträngda.

Kostnadsfördelning – Förslag till beslut – att administration tar kostnader som uppkommit kring vatten/avlopp under säsong 2022 med stöd av tidigare beslut kring ekonomisk fördelning. I detta fall byte av avfallskvarn på valla och byte av vattenavstängning på Ådala. Beslut tas att Administration tar kostnaderna. Budget för 2023 för resp. område – påminner de områden som inte skickat in att göra det snarast.

Ekonomimöte rörande nästa års verksamhetsbudget. 16 januari kl.18.30 – 20.00. Möjlighet för medlemmar att vara med som åhörare fysiskt eller digitalt.

Telefoner. Föreningens telefoner börjar bli gamla och flera brister i sina funktioner. Förslag till beslut. Att gå vidare med inköp av telefoner med undantag kassör och ordförande som behåller sina. Beslut tas att anta ovan förslag.

Avstängningsventil Förslag till beslut. Då Ullevi inte bytt kranar 2022, ett styrelsebeslut att avvakta pga att merparten av granarna ligger under mark och för att tydliggöra så Ullevi får samma förutsättningar som övriga områden haft 2022. D.v.s. kostnader som överskrider 250kr per ventil läggs på administration. Beslut tas att anta ovan förslag.

Redovisningshjälp. Förslag till beslut Bibehålla Redovisningshuset som vi har idag eller byta till Baks.

Beslut tas att behålla Redovisningshuset ett år till.

6. Arbetsutskottet

Har fått in två förslag ang Xxxx hemsida/webbhotell/ support

1. Fontänen. Där LKT har sina tjänster idag

900:- /mån för webbhotell, hemsida, domän, uppdateringar, 300:-/mån e-post system samt support för utskick.

350:-/mån utökad IT support och uppdateringar av samtliga enheter (mobiler, Izettle mm)

2. Xxx.xxx - paket entusiast 218:-/mån och då Ingår:

• Webbhotell med 200 GB lagring. Stödjer upp till 5 webbplatser

• Obegränsat med e-postkonton

• Daglig säkerhetskopiering och återställning

• Obegränsad datatrafik

• Prioriterad hands-on-support

• Automatiskt funktionstestad plugin och uppdatering av tema funktioner

Utöver ovan tillkommer

Förnyelse av domän 149: - en årligengångskostnad

Mailutskick - Fortsätter med det vi har 149: -/mån (faktureras årsvis)

I förslag 2 ingår inte support för mailutskick, webbpublicering och support hjälp för hårdvaror som t.ex. telefon Izettle mm.

I förslag 2 finns medlem inom LKT som har möjlighet att bistå med kunskap/tid till att strukturera upp hemsida och utbilda nyckelpersoner i LTK´s organisation.

Förslag till beslut

1 – Bibehålla utökad IT-support av alla enheter från Fontänen – Beslut tas att behålla supporten från Fontänen.

2 - Att anta förslag vilket betyder att LKT tar hem ansvaret för domän, webbhotell och mailutskick - Beslut tas

att anta ovan förslag.

AI, KE — Powered by TellusTalk

3 Erbjuda xxxx kunnig medlem vara delaktig vid övertagandet, utbilda och skapa struktur utifrån LKT´s behov. Beslut tas att anta förslaget att erbjuda xxxx kunnig medlem uppdraget

Inventarielista

Föreningen saknar sen lång tid tillbaka någon forma av lista för respektive område gällande nycklar, telefoner laddare mm. Förslag till beslut att samtliga områden, inkl. kassör ordförande och administration gör en inventarielista som skickas in till administratör. Beslut tas att anta ovan förslag

7. Skrivelser

Inga inkomna.

8. Områdesrapporter

- Ullevi - Skyltar har grävts upp inklusive fundamentet för att komma in med bil på området. – är polisanmält.

9. Bygglov

Ett bygglov är hanterat

10. Överlåtelser

Sex överlåtelser är hanterade

11. Personal

Förslag till beslut att lysa ut inom föreningen att vi söker sommarjobbare. Beslut tas att anta förslaget.

12. Årsmöte 2023

Equmenia kyrkan 23 mars kl. 18.30. Avprickning och fika från kl. 18:00 Mötesordförande är klart, mötessekreterare är klart

15/3, kl.18.30 – 20.00 Ekonomimöte för medlemmar för möjlighet att ställa frågor innan årsmöte. Möjlighet att delta fysiskt eller digitalt.

Utformning av mötesregler kommer göras för att möta upp medlemmars synpunkter från tidigare årsmöten.

13. Uppsägning av arrende.

Arbete fortskrider – väntar in återkoppling från polisen efter delgivning. Även rekommenderade brev har skickats ut till berörda och här har föreningen fått kontakt med de flesta.

14. Bikupor

Ådalas bikupor – inventering om möjlighet att starta om inleds. Möjlig utbildare tillfrågas.

15. Emmalund Expedition

Emmalund behöver riva befintlig expedition på grund av osund inomhusmiljö. Området äskar om bidrag utifrån tidigare beslut rörande infrastruktur och ekonomisk fördelning för att kunna uppföra ny expedition. Förslag till beslut. Att Emmalund får finansiell stöttning utifrån tidigare beslut motsvarande en friggebod på 10 kvm för ca 50 000 kr, för byggnation av expeditionen. Medlen öronmärks för expediten och återlämnas om allt ej går åt. Beslut tas att godkänna ovan förslag.

16. Åter arrangering

Två av tre lotter på Emmalund är nu åter utarrenderade.

En kolonilott på valla är återlämnad till föreningen av medlem.

17. Förbundet

Återkoppling från förbundet ang. ordval i ett sekretessavtal. Föreningen ändrar ordet sekretessavtal till tystnadsplikt.

18. Regionen

Möte inbokat 4 februari 2023.

19. Kommunen

20. Återkoppling från arbetsgrupper

En möjlighet att återkoppla, ge en lägesrapport till styrelsen och ev beslut att följa det som presenteras.

- Arrenden – vilande pga hög arbetsbelastning och omprioriteringar av andra mer prioriterade styrelseuppgifter

- Översättningar till språk -

- Arbetsbeskrivningar - finjustering pågår

- Avtal med andra föreningar som nyttjar LKT´s lokaler – klar

- Parkering – arbete pågår, cykelställsfrågor kvarstår

- Organisationsförslaget – arbete pågår men inte i den takt vi önskar pga. hög arbetsbelastning och omprioriteringar av andra mer prioriterade styrelseuppgifter.

- Frågor från ordinarie årsmötet – arbete pågår men inte i den takt vi önskar pga. hög arbetsbelastning och omprioriteringar av andra mer prioriterade styrelseuppgifter

21. Nästa styrelsemöte

Förslag 10 januari - vikt för motioner och verksamhetsplaner/berättelser.

22. Övrigt

AI, KE — Powered by TellusTalk

Underhåll av träd. Xxxxxxx har fått i uppdrag av Kommunen att se över träd utmed Stångån. Arbete påbörjas 21/12. Xxxxx Xxxxxxxx berörs.

Ekonomi – ideell förening och arbete som behöver utföras.

23. Punkter som informeras ut till medlemmar

11, 12,13, samt två medlemsmöten 16/1 och 15/3 innan årsmöte.

24. Mötets avslutande

Ordförande tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat. Protokollförare Ordförande

Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx