Uppförande kod för leverantörer

Uppförande kod för leverantörer

Introduktion

Odeon Cinemas Group och dess dotterbolag ("OCG") har åtagit sig att bedriva en ansvarsfull verksamhet i hela värdekedjan. OCG:s uppförandekod för leverantörer beskriver riktlinjer och förväntningar för att etablera och upprätthålla en affärsrelation med OCG.

OCG strävar efter att etablera partnerskap med leverantörer som delar vårt åtagande att bedriva verksamhet på ett lagligt, etiskt, miljömässigt och socialt ansvarsfullt sätt.

Alla leverantörer till OCG måste följa vår uppförandekod för leverantörer, som anges nedan. Dessutom måste leverantörerna bedriva sin verksamhet på ett ärligt och etiskt sätt och arbeta i full överensstämmelse med alla tillämpliga lagar, regler och förordningar, inklusive internationella avtal och standarder.

OCG uppmuntrar leverantörer att överträffa kraven i leverantörsuppförandekoden och sträva efter att kontinuerligt driva bästa praxis och åstadkomma förbättringar i hela organisationen. Om det inte finns något lokalt lagstadgat krav, eller om ett lagstadgat krav inte är lika strikt som det krav som ingår i uppförandekoden för leverantörer, måste alla leverantörer följa uppförandekoden för leverantörer för att få arbeta med och/eller tillhandahålla produkter och tjänster till OCG.

Affärsetik

OCG har åtagit sig att tillämpa de högsta normerna för integritet, ärlighet, öppenhet och professionalism i all sin verksamhet, oavsett var den bedrivs. OCG respekterar som en minimistandard lokala lagar och deltar inte i någon form av korrupta metoder, inklusive utpressning, bedrägeri eller mutor.

OCG förväntar sig att leverantörerna visar samma engagemang genom att förstå och följa alla tillämpliga lagar. OCG:s leverantörer bör inge förtroende genom att ta ansvar, agera etiskt och uppmuntra till en ärlig och öppen debatt.

Intressekonflikter

Intressekonflikter strider mot den rättvisa behandling som OCG förväntar sig. Leverantörerna måste avslöja alla personliga relationer mellan sina anställda och OCG:s anställda för att undvika personliga affärsverksamheter och ekonomiska intressen som kan stå i konflikt med deras ansvar gentemot OCG.

Mutor och korruptionsbekämpning

Leverantörer får inte, direkt eller genom andra, erbjuda, lova, ge eller acceptera någon form av betalning eller incitament för att få en otillbörlig affärsfördel eller i syfte att påverka mottagarens handlingar. Bokföringshandlingar och styrkande handlingar måste beskriva och återspegla de underliggande transaktionernas karaktär. Leverantörerna får inte ägna sig åt bedrägeri, mutor (inklusive underlättande betalningar), kickbacks, penningtvätt, förskingring, utpressning eller någon annan form av korruption. Leverantörerna måste förbinda sig att följa tillämpliga antikorruptionslagar, t.ex. den brittiska Bribery Act 2010 och den svenska lagstiftningen mot mutor.

Dessutom måste alla leverantörer som antingen har en närvaro i Storbritannien eller som utför transaktioner i Storbritannien se till att de inte vidtar några åtgärder som kan anses underlätta skatteflykt i någon form. Leverantörerna måste förbinda sig att följa de brittiska skattemyndigheternas lagstiftning med titeln "Corporate criminal offence of failure to prevent the facilitation of tax evasion". Leverantörerna måste se till att de har lämpliga processer och förfaranden på plats så att HMRC kan vara övertygad om att leverantören inte har något ansvar.

Gåvor, resor och underhållning

OCG utvecklar långsiktiga affärsrelationer som bygger på förtroende och respekt. Utbyte av gåvor och gästfrihet kan skapa goodwill, men kan, eller kan verka, skapa otillbörlig påverkan. Leverantörer kan erbjuda OCG:s anställda blygsamma förfriskningar, affärsmiddagar och underhållning samt affärsgåvor av nominellt värde.

värde, t.ex. föremål med företagets logotyp. Sådana erbjudanden måste vara sällsynta och får inte uppfattas som att de påverkar affärsbeslut på ett otillbörligt sätt. De monetära gränserna för lämpliga gåvor och rese- och representationskostnader fastställs av företaget. Kontanter eller likvärdiga medel som presentkort, presentkort och aktier är aldrig lämpliga.

Rättvis konkurrens

Konkurrens- och antitrustlagar förbjuder en rad olika affärsmetoder som begränsar den fria och rättvisa konkurrensen. Överträdelser av sådana lagar är mycket allvarliga och kan leda till betydande böter och andra påföljder, inklusive avstängning. Enskilda personer kan till och med riskera fängelse. Leverantörerna måste vara engagerade i att bedriva affärsverksamhet i enlighet med principerna för rättvis konkurrens, vilket innebär att de ska behandla konkurrenterna på ett affärsmässigt och rättvist sätt och undvika att utnyttja konkurrenternas förfaranden, potentiella problem eller rykten för att främja vår egen verksamhet. Leverantörerna får inte delta i olagligt samarbete med konkurrenter, inklusive anbudsfusk, prisöverenskommelser, marknadsfördelning eller annat förbjudet beteende som begränsar den rättvisa konkurrensen. Leverantörerna får inte dela med OCG information som de får från eller om OCG:s konkurrenter eller anbud som de lämnar till OCG:s konkurrenter. Leverantörerna måste alltid rapportera konkurrensbegränsande beteende om de ser eller misstänker det.

Konfidentiell information

Information anses vara konfidentiell för OCG om den har ett värde för OCG och inte är tillgänglig för allmänheten. OCG:s anställda och leverantörer har ett ansvar för att hålla konfidentiell information säker. Leverantörerna måste skydda OCG:s privata och konfidentiella information som de har i sin ägo, använda den enligt OCG:s instruktioner och skydda den från obehörigt eller oavsiktligt avslöjande. Denna skyldighet kvarstår även efter det att affärsförhållandet med OCG har upphört.

Vi har åtagit oss att skydda konfidentiell information som rör externa parter, vår affärsverksamhet eller anställda. Vi ska vidta åtgärder för att skydda våra dokument och enheter som innehåller konfidentiell information, liksom affärshemligheter och all annan konfidentiell information från våra affärspartners som vi känner till genom våra affärsrelationer.

Personlig information

OCG är medveten om sin skyldighet att respektera personuppgifter och se till att de skyddas och hanteras på ett ansvarsfullt sätt och endast används för de ändamål för vilka de har tillhandahållits. Leverantörerna måste se till att all personlig information kontrolleras i enlighet med gällande lagar och förordningar och att deras data- och informationssystem följer dessa.

OCG förväntar sig att dess leverantörer hanterar personlig information i enlighet med följande principer för dataskydd:

- Behandla personuppgifter på ett rättvist och lagligt sätt.

- få personlig information endast för specificerade, uttryckliga och legitima syften

- Se till att personuppgifterna är adekvata, relevanta och inte överdrivna.

- Se till att personuppgifterna är korrekta och vid behov uppdaterade.

- inte spara personuppgifter längre än nödvändigt

- Behandla personuppgifter i enlighet med den enskildes rättigheter.

- Skydda personlig information

- Inte överföra personuppgifter om det inte finns ett adekvat skydd på plats.

Personal/ Arbetsnormer/ Anställningsvillkor

OCG har en mångsidig personal och leverantörsbas med olika färdigheter och förmågor från många olika kulturer. Mångfalden har bidragit till att göra OCG till den framgång företaget är idag och är avgörande för vår framtid. Leverantörerna måste se till att anställningen baseras på förmåga och inte på övertygelse eller andra personliga egenskaper.

Löner och arbetstid

Leverantörerna måste se till att de anställningsvillkor som erbjuds de anställda, inklusive löner och förmåner, uppfyller minimikraven i nationell lagstiftning och/eller kollektivavtal samt relevanta ILO- konventioner. Leverantörerna ska också se till att varje anställd har rätt till ett skriftligt anställningsavtal och ska föreskriva rimliga arbetstider.

Jämlikhet, integration och mångfald

OCG vill vara en plats med ömsesidigt förtroende och respekt, där man bejakar mångfalden och värdesätter alla för deras meriter. Vi förväntar oss att våra leverantörer gör detsamma. Leverantörerna ska vara engagerade i att omfamna och främja jämställdhet och mångfald samt ömsesidigt förtroende och respekt i vår arbetsmiljö.

Diskriminering och trakasserier

Leverantörerna måste behandla alla anställda med respekt och värdighet och se till att ingen olämplig behandling av andra, såsom diskriminering, hot eller trakasserier, äger rum på arbetsplatsen. Detta omfattar diskriminering på grund av kön, ras, hudfärg, nationellt eller etniskt ursprung, sexuell läggning, könsidentitet eller könsuttryck, religion, politisk övertygelse, facklig verksamhet, civilstånd, omsorgsansvar, funktionshinder, ålder eller medborgarskap.

Rörelsefrihet eller personlig frihet

Leverantörerna får inte på ett orimligt sätt begränsa arbetstagarnas rörelsefrihet. Arbetstagare får inte vara fysiskt instängda på arbetsplatsen eller i tillhörande lokaler och inga andra tvångsmedel får användas för att begränsa arbetstagarnas rörelsefrihet eller personliga frihet.

Föreningsfrihet

OCG erkänner vikten av öppen kommunikation och direkt engagemang mellan arbetstagare och ledning och förväntar sig att dess leverantörer gör detsamma. Leverantörerna ska respektera arbetstagarnas rätt att fritt umgås och kommunicera öppet med ledningen om arbetsförhållanden utan rädsla för trakasserier, hot, straff, inblandning eller repressalier. OCG förväntar sig också att leverantörerna respekterar arbetstagarnas rätt att bilda och ansluta sig till fackföreningar och förhandla kollektivt.

Hälsa och säkerhet

Leverantörerna måste tillhandahålla säkra och hälsosamma förhållanden för alla sina anställda och kunder och måste följa alla lokala lagar, direktiv och förordningar som rör hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.

Mänskliga rättigheter

OCG respekterar mänskliga rättigheter som en grundläggande del av vår verksamhet och våra värderingar.

Leverantörerna måste erkänna sitt ansvar för att främja och respektera internationellt erkända mänskliga rättigheter när de bedriver sin verksamhet. Leverantörerna ska identifiera, förebygga eller mildra alla negativa konsekvenser för de mänskliga rättigheterna som orsakas eller bidrar till av deras verksamhet för att undvika att andras rättigheter kränks och även identifiera konsekvenser som är direkt kopplade till deras verksamhet när de agerar för eller i samband med vår verksamhet.

Barnarbete

OCG använder sig inte av barnarbete och förväntar sig att leverantörerna arbetar på samma sätt och följer lokala lagar om minimiålder för anställda.

Tvångsarbete

I linje med OCG:s nolltolerans mot modernt slaveri av alla slag och dess åtagande att agera etiskt, öppet och med integritet i alla våra affärer och relationer får leverantörerna inte använda någon form av ofrivilligt arbete eller tvångsarbete, inklusive arbete som utförs av indelta, slavarbete, slavarbete eller människohandel. Allt arbete måste vara frivilligt och arbetstagarna ska ha frihet att avsluta sin anställning i enlighet med etablerade lagar, förordningar och regler.

Miljöansvar och samhällsengagemang

OCG är medveten om vår inverkan på samhället, ekonomin och planeten och strävar efter att göra en positiv skillnad.

Miljö

OCG samarbetar med intressenter för att kontinuerligt utvärdera och minska vår miljöpåverkan. OCG strävar efter att förebygga miljöskador och minimera vår användning av energi och resurser.

Leverantörerna måste följa alla tillämpliga miljölagar, förordningar och drifttillstånd samt skaffa nödvändiga certifikat. Leverantörerna måste sträva efter att minimera sin negativa miljöpåverkan genom att minska eller optimera sin användning av resurser, inklusive energi och vatten, och genom att använda system för återvinning och återanvändning av material.

Samhällsrelationer och engagemang

OCG anser att det är centralt för oss att vara en god samhällsmedborgare. Att stödja samhället innebär verkliga fördelar för våra kunder och kollegor. Leverantörer uppmuntras att bidra till de samhällen och länder där de är verksamma.

Förvaltningsmetoder

Bokföring

Leverantörerna är skyldiga att korrekt registrera och offentliggöra information om sin affärsverksamhet, struktur, finansiella situation och resultat i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar och rådande branschpraxis. Dessutom måste leverantörerna använda sunda finansiella metoder och säkerställa öppenhet i finansiella transaktioner genom att införa och upprätthålla adekvata interna kontroller.

Övervakning av efterlevnaden

Leverantörerna förväntas se över sin verksamhet och kontrollera att de följer OCG:s leverantörskod för leverantörer. Uppförande.

Försörjningskedja

Leverantörerna förväntas se över sin verksamhet och kontrollera att de följer OCG:s leverantörskod för leverantörer. Uppförande.

Överträdelser av koden

Leverantörerna måste utan dröjsmål informera OCG om varje misstänkt överträdelse av dessa krav. Leverantörerna uppmuntras dessutom att återspegla innehållet i dessa krav i sina avtal med sina underleverantörer. Underlåtenhet att följa uppförandekoden för leverantörer kan leda till att nuvarande och/eller framtida affärsrelationer avbryts och/eller förhindras.

Sanktioner

OCG och dess dotterbolag, liksom dess anställda, strävar efter att följa alla lagar om ekonomiska sanktioner, förordningar, embargon eller restriktiva åtgärder ("sanktioner") som företaget omfattas av och att inte delta i någon form av

verksamhet som bryter mot tillämpliga sanktioner. OCG kommer att vidta effektiva åtgärder för att säkerställa efterlevnad av och medvetenhet om sina sanktionsrelaterade skyldigheter.

OCG förväntar sig att dess leverantörer alltid bedriver sin verksamhet på ett etiskt och överensstämmande sätt, i enlighet med alla tillämpliga sanktioner. Därför måste leverantörerna:

• kunna bevisa att de till fullo följer alla sanktioner som är relevanta för deras verksamhet;

• vara helt öppna när det gäller deras slutliga verkliga ägare;

• kunna bevisa att de upprätthåller effektiva åtgärder för att se till att de uppfyller och är medvetna om sina sanktionsrelaterade skyldigheter;

• kunna bevisa att de har utbildning och stöd för sina anställda och kontraktsanställda när det gäller sanktioner och andra frågor om efterlevnad;

• respektera och stödja OCG:s vaksamma krav på övervakning av externa parter som kan finnas med på en sanktionslista eller som kan ha närstående företag i länder som omfattas av sanktioner, och

• omedelbart rapportera till OCG alla sannolika eller faktiska överträdelser av sanktionerna.

Frågor och problem

Leverantörerna uppmanas att kontakta koncernens inköpsteam om de har frågor om uppförandekoden för leverantörer eller om det finns frågor om lämpligheten av någon aktivitet som är kopplad till deras leverantörsrelation med OCG.

Dessutom måste rapporter om etiskt tvivelaktigt beteende rapporteras till koncernens inköpsgrupp.