Kostnaderna för ett regionalt centralregister och fördelningen mellan värd- och avtalsförsamlingarna
Kostnaderna för ett regionalt centralregister och fördelningen mellan värd- och avtalsförsamlingarna
1. BOKFÖRS OCH FAKTURERAS AVTALSFÖRSAMLINGARNA
Värdförsamlingen bokför på kostnadsstället för kyrkobokföring följande direkta och indirekta kostnader enligt orsaksprincipen, samt de direkta intäkterna från verksamheten.
INTÄKTER
A. Verksamhetsintäkter
a. intäkter från ämbetsbevis (konto 315000) och eventuella övriga verksamhetsintäkter
b. ersättningar av andra församlingar, som bokförs på konto 304000, beaktas dock inte!
KOSTNADER
A. Personalkostnader
a. Betalda löner inkl. lönebikostnader (och eventuella korrigeringar av bikostnader). I bikostnaderna ingår arbetsgivarens lönebaserade KyPL-avgift och övriga lagstadgade sociala avgifter.
B. Köp av tjänster
a. Personalens resor, utbildning, arbetshälso- och andra liknande kostnader
b. Andel av företagshälsovården
c. Kyrkans servicecentrals kostnadsandel enligt prestationer (men inga andelar av servicecentralens fasta avgiftsandelar)
d. Andel av ICT-kostnaderna (telefonanslutningar, licenser, hyror för utrustning och andel av IT-områdets kostnader, ifall det regionala centralregistret medför ökade kostnader för värdförsamlingen osv.)
e. alla övriga tjänster som beställts för det regionala centralregistrets verksamhet
C. Hyreskostnader
a. hyror för kontorslokaler till externa hyresvärdar (betalas i pengar) bokförs som kostnad månatligen
b. s.k. intern hyra för kontorslokaler i värdförsamlingens ägo
i. till den interna hyran räknas
1. underhållskostnader enligt fakturor (t.ex. el, vatten, värme, städning, reparationer…)
2. kapitalkostnader, dvs. andel av den årliga avskrivningen och räntan på återstående kapital (Kyrkostyrelsen har gett en anvisning om beräkningssättet, församlingen bekräftar beräkningssättet och servicecentralen gör uträkningen månatligen)
D. Inköp av materiel, varor och förnödenheter
a. enligt fakturor vartefter inköp görs till det regionala centralregistrets verksamhet
E. Övriga verksamhetskostnader
a. eventuella övriga verksamhetskostnader som det regionala centralregistrets verksamhet föranleder
Av ovanstående bildas en nettokostnad för det regionala centralregister som upprätthålls av värdförsamlingen, och kostnaden fördelas mellan värd- och avtalsförsamlingarna i relation till medlemsantalet enligt följande:
Värdförsamlingen fakturerar avtalsförsamlingarna, som betalar sin andel till värdförsamlingen:
- avtalsförsamlingen bokför den betalda summan som kostnad på kostnadsstället för kyrkobokföring på konto
443500 Samarbetsersättningar
- värdförsamlingen bokför de erhållna summorna på kostnadsstället för kyrkobokföring på konto 304000 Ersättningar av andra församlingar
Nettokostnaden för det regionala centralregistret fås inte nödvändigtvis direkt från bokföringsrapporterna, eftersom till exempel de interna hyrornas kapitalkostnader klarnar först i bokslutet och ersättningar av andra församlingar samtidigt har bokförts på uppgiftsområdet. I det här skedet krävs det alltså excel-arbete för att få fram den rätta summan.
2. BOKFÖRS I VÄRD- OCH AVTALSFÖRSAMLINGARNA, MEN FAKTURERAS INTE
Härefter fördelas i såväl värd- som avtalsförsamlingarna församlingarnas egna allmänna kostnader enligt anvisningen om fördelning av kostnader, så att en del av dessa hänförs till kyrkobokföringen.
A. De allmänna kostnaderna överförs enligt anvisningen (för dessa fakturerar inte värdförsamlingen
avtalsförsamlingarna)
a. Pensionsfondsavgift (kyrkoskattebaserad)
i. Överförs enligt nuvarande anvisning på de uppgiftsområden under huvudtitlarna 1–5 som det har bokförts löner på. Fördelas i förhållande till personalkostnaderna. Servicecentralen bokför. Obs: i värdförsamlingen hänförs en andel också till uppgiftsområdet kyrkobokföring, eftersom det finns löner där. Avtalsförsamlingarna borde inte ha löner.
b. Förvaltningskostnader
i. Överföring av kostnaderna under huvudtitel 1 enligt gängse praxis och den befintlig anvisningen (fas 3 i fördelningen). I förhållande till kostnaderna, så en andel till kyrkobokföringen också i avtalsförsamlingarna. Faktureras inte avtalsförsamlingarna, eftersom det regionala centralregistret inte ökar den administrativa arbetsmängden nämnvärt i värdförsamlingen. På motsvarande sätt kan värdförsamlingen eventuellt utnyttja det regionala centralregistrets sakkunskap i större utsträckning än avtalsförsamlingarna.
c. Överföring av beskattningskostnaderna och centralfondsavgiften
i. Dessa två kostnader överförs enligt gängse praxis och den befintliga anvisningen. I förhållande till kostnaderna, så en andel till kyrkobokföringen också i avtalsförsamlingarna.
På det här sättet bildas värd- och avtalsförsamlingarnas bokslut, och exempelvis den ekonomiska statistiken kan precis som hittills härledas direkt från bokföringarna, vilket ger en korrekt bild av kostnaden för kyrkobokföringen inom hela kyrkan.