Finansieringsvillkor för Kevas arbetslivsutvecklingspengar

Finansieringsvillkor för Kevas arbetslivsutvecklingspengar

Villkoren har fastställts genom beslut 262/2022 av Kevas vice verkställande direktör Xxxxxx Xxxxxxxx. Finansieringsvillkoren träder i kraft 1.1.2023. Dessa villkor ersätter de finansierings- villkor som godkänts enligt beslut 294/2019 och gäller de nya projekt för utveckling av arbetslivet som finansieras efter det datumet.

1 Användning av utvecklingspengar

Kevas arbetslivsutvecklingspengar är en finansiering avsedd för sådant genomslagskraftigt utvecklingsarbete på arbetsplatserna inom kommunsektorn, välfärdsområdena och kyrkan som stär- ker strategisk arbetsmiljöledning och förebygger risken för arbetsoförmåga hos personalen.

2 Godkännande av finansieringsvillkoren

Vid ansökan om utvecklingspengar godkänner organisationen i ansökningsblanketten dessa finansieringsvillkor för arbetslivs- utvecklingspengar som ett finansieringsavtal som är bindande för projektet.

Den person som utses till ansvarsperson för projektet ska ha till- räckliga befogenheter vid beslutsfattandet kring projektet och ansvarar för att nödvändiga tillstånd finns.

3 Allmänna skyldigheter hos mottagaren av utvecklings- pengar

Mottagaren av utvecklingspengar (nedan projektorganisa- tionen) förbinder sig att använda utvecklingspengarna på det sätt som förutsätts enligt finansieringsvillkoren.

Mottagaren av utvecklingspengar bär det totala ansvaret för att projektet genomförs. Mottagaren av utvecklingspengar ser till att alla deltagare i projektet (se punkt 9 nedan) iakttar finansie- ringsvillkoren. Projektet ska genomföras omsorgsfullt och med anlitande av yrkesskicklig personal samt genom att iaktta stan- darder, etiska regelverk och god praxis för branschen i fråga,

lagstiftning och myndighetsföreskrifter.

Mottagaren av utvecklingspengar förbinder sig att till Xxxx lämna tillräckliga och korrekta uppgifter som behövs för tillsyn över att avtalet följs och projektet genomförs.

Mottagaren av utvecklingspengar ska utan dröjsmål efter att projektet avslutats återbetala den finansiering eller en del av den som använts i strid med finansieringsvillkoren eller som inte har utnyttjats.

Mottagaren av utvecklingspengar förbinder sig att göra projektet mer känt och sprida lärdomarna, framgångarna och resultaten av det.

4 Utbetalning av utvecklingspengar, projektstart och längd

För utbetalning av utvecklingspengar skickar mottagaren av utvecklingspengar till Keva en engångsfaktura som motsvarar den beviljade finansieringen enligt anvisningar senast det datum som Keva meddelat separat.

Kevas utvecklingspengar är inte försäljning som avses i mer- värdesskattelagen (moms 0 %).

Projektet ska starta inom tre månader från finansierings- beslutet. Projektet får pågå i högst 24 månader.

5 Ändringar i projektplanen och budgeten

Mottagaren av utvecklingspengar ska följa den projektplan och budget som beskrivs i ansökan.

Projektorganisationen får göra mindre ändringar i projektplanen och budgeten efter finansieringsbeslutet. Om projektorganisa- tionen har ett tvingande behov av att väsentligt ändra projekt- planen eller budgeten, träder ändringen i kraft först efter att Keva har godkänt den. Med väsentliga ändringar avses förläng- ning av projekttiden eller en sådan ändring med inverkan på urvalskriterierna som kunde ha ändrat finansieringsbeslutet.

Också ändringar av den person som ansvarar för projektet eller det praktiska genomförandet ska omedelbart meddelas till Keva.

Om projektorganisationen måste avbryta ett projekt som inletts ska detta meddelas till Keva skriftligen.

6 Rapportering om och uppföljning av projektet

Mottagaren av utvecklingspengar ska vid begäran lämna en mellanrapport till Keva samt en slutrapport när projektet avslutas. Rapporterna ska lämnas enligt Kevas separata anvis- ningar och blanketter.

I fråga om projektets ekonomi ska i projektets slutrapport på- visas hur kostnaderna hänförs till olika kostnadsslag samt att projektets självfinansieringsandel har varit minst femtio (50) procent av de totala kostnaderna.

Keva har under fem (5) år från att projektets slutrapport läm- nats rätt att begära kompletterande information och utredningar och återkräva pengarna om finansieringsvillkoren inte har iakt- tagits.

7 Godkända kostnader för utvecklingspengar och själv- finansieringsandel

Godkända kostnader för utvecklingspengar är endast de kostna- der för projektet som har uppstått efter att finansieringsbeslutet fattats och under den tid då projektet pågått och för vilka finan- siering inte fås från annat håll.

Utvecklingspengar kan användas för de kostnader som uppges i bilaga 1 till detta dokument. Kostnader för köpta tjänster uppges exklusive moms.

Mottagaren av utvecklingspengar ska på begäran av Xxxx lämna utredning om hur inköp och anskaffningar i samband med utvecklingsprojektet har konkurrensutsatts.

Självfinansieringsandelen ska vara minst 50 procent av pro- jektets totala kostnader. I självfinansieringsandelen får inte inkluderas kostnader som hänför sig till fortlöpande funktioner och som är oberoende av projektet. De kostnader som ingår i självfinansieringsandelen uppges i bilaga 1 till detta dokument.

8 Bokföringsskyldighet och Kevas rätt att kontrollera uppgifter i bokföringen

Mottagaren av utvecklingspengar ska som en del av sin officiella bokföring separat föra bok över projektets finansiering och kostnader (som eget kostnadsställe eller som nyckelkod för in- dividuell bokföring såsom för projekt).

Mottagaren av utvecklingspengar ska på begäran lämna huvud- boksrapporten över bokföringen som grundar sig på utveck- lingsprojektets bokföringsuppgifter samt projektbokföringen för kontroll av utgifterna för projektet till Keva. Om huvudbokens transaktionskoder inte ger tillräckligt mycket information om ut- giftens natur ska informationen kompletteras med övriga trans- aktionsuppgifter i bokföringen. Transaktionskoder eller övriga kompletterande uppgifter måste påvisa av vilken serviceleve- rantör tjänster eller varor har köpts. Bokföringens ekonomi- rapporter ska köras på så sätt att de innehåller omfattande metadata om rapporten såsom tid för körning, uppgifter om transaktionernas konton och kostnadsställen och intervallen för transaktionerna.

Mottagaren av utvecklingspengar förbinder sig att vid behov lämna av sin revisor godkänt bokföringsmaterial till Keva. Mot- tagaren av utvecklingspengar ansvarar för eventuella kostnader för anlitande av revisor.

9 Avtal mellan deltagare i projektet

Med deltagare i projektet avses mottagaren av utvecklings- pengar, andra organisationer som deltar i gemensamma pro- jekt samt externa serviceleverantörer. Mottagaren av utveck- lingspengar förbinder sig att på begäran av Keva lämna av- talen mellan parterna i projektet till Keva för påseende.

10 Ägande- och immaterialrättigheter till resultatmaterial

Med resultatmaterial avses resultat, data, metoder, lösningsmo- deller, material, koncept, uppfinningar eller annat motsvarande material som uppstått i projektet. Med immaterialrättigheter av- ses immateriella rättigheter.

Ägande- och immaterialrättigheter till projektets resultatmaterial innehas av mottagaren av utvecklingspengar. Mottagaren av ut- vecklingspengar kan ge nyttjanderätt till resultatmaterialet till deltagarna i projektet och andra parter. Om mottagaren av ut- vecklingspengar ställer som villkor för beviljande av nyttjande- rätt att mottagaren av nyttjanderätt ska betala en nyttjande- rättsersättning ska finansieringsandelarna av andra deltagare i projektet (bl.a. i gemensamma projekt) och av Keva beaktas som en faktor som minskar nyttjanderättsersättningen i de fall då nyttjanderätt beviljas Kevas arbetsgivarorganisation.

Keva har rätt att använda och vidareutveckla resultatmaterialet på det sätt som Keva finner bäst. Ingen separat ersättning beta- las för utnyttjande av resultaten på detta sätt.

Mottagaren av utvecklingspengar kan överföra äganderätt till resultatmaterialet och/eller de immaterialrättigheter som hänför sig till det i sin helhet på deltagare i projektet eller tredje part. Kevas rätt till resultatmaterialet ska beaktas också i detta fall.

I de rapporter och produkter som publiceras i samband med projektet ska det enligt Kevas separata anvisningar tydligt framgå att Keva har deltagit i finansieringen av projektet.

11 Offentlighet och publicering av resultatmaterialet

Efter att projektet avslutats är resultatmaterialet av projektet of- fentligt till den del det har uppstått genom den finansiering som Xxxx beviljat (och i sin helhet om finansieringen inte har hän- förts till ett visst resultatmaterial), med undantag för sådant re- sultatmaterial för vilket mottagaren av utvecklingspengar söker industriellt rättsskydd.

Projektorganisationen ser till att resultatmaterialet är tillgäng- ligt. Keva kan bevilja mottagaren av utvecklingspengar rätt att låta bli att publicera en del av resultatmaterialet om ett sådant förfarande främjar utnyttjandet av resultatmaterialet eller om publicering väsentligt skadar konkurrenskraften eller anseendet hos mottagaren av utvecklingspengar eller deltagare i projektet.

Keva har rätt att publicera namn på mottagaren av utveck- lingspengar, projektets namn, beviljat anslag, uppgifter om kontaktpersoner samt en kort beskrivning av projektet.

Keva har rätt att publicera projektets slutrapport, en sam- manfattning av den, det resultatmaterial som ska delas samt sådan produkt som Keva vidareutvecklat utifrån det.

Keva kan skjuta upp publiceringen av slutrapporten på begäran av mottagaren av utvecklingspengar med högst 12 månader om rapporten innehåller sådana uppgifter som kan utgöra ett hinder för att få industriellt rättsskydd för projektets resultatmaterial.

12 Sekretess

Avtalsparterna (mottagaren av utvecklingspengar och Keva) hemlighåller varandras affärs- och yrkeshemligheter och affärs- och yrkeshemligheter hos eventuella tredje parter som deltar i projektet. Avtalsparterna ska anteckna sina egna affärs- och yrkeshemligheter och sådana tredje parters affärs- och yrkes- hemligheter som överlåts via en avtalspart till en annan som konfidentiella. Projektets blanketter och rapporter ska upprättas i sådan form att avtalspartens affärs- och yrkeshemlighet inte äventyras.

Rätten till resultatmaterialet och om utnyttjandet av det av- talas i punkt 10 och 11. I övrigt betraktas resultatmaterialet inte som avtalspartens affärs- eller yrkeshemlighet.

13 Kevas rätt att minska beviljat belopp av utvecklings- pengar

Keva har rätt att återkräva det utbetalda beloppet av utveck- lingspengar och mottagaren av utvecklingspengar är skyldig att återbetala mottagna utvecklingspengar i följande fall:

1. Projektets självfinansieringsandel minskar så att den utgör under femtio (50) procent av totalkostnaderna.

2. Målet med projektet eller det sätt på vilket projektet ge- nomförs ändras eller har ändrats jämfört med planen på ett sätt som leder till att Xxxx inte skulle ha beviljat det ur- sprungliga beloppet av arbetslivsutvecklingspengar för pro- jektet.

3. Utvecklingspengar eller självfinansieringsandelen har an- vänts till annat ändamål än de godkända kostnaderna en- ligt bilaga 1.

14 Hävning av avtalet

Mottagaren av utvecklingspengar har rätt att helt avstå från ut- vecklingspengar under projekttiden. Detta och orsaken till att mottagaren avstår från utvecklingspengar ska utan dröjsmål meddelas till Keva.

Keva har rätt att häva avtalet om mottagaren av utveck- lingspengar bryter mot finansieringsvillkoren och trots Kevas skriftliga anmärkning inom 30 dagar inte har avhjälpt sitt av- talsbrott.

Keva har dessutom rätt att häva avtalet om

1. den finansiella ställningen hos mottagaren av utvecklingspengar eller den part som ska genomföra projektet äventyrar genomförandet av projektet,

2. mottagaren av utvecklingspengar upphör med sin verk- samhet,

3. de omständigheter som rådde vid projektstart har för- ändrats i den mån att genomförandet av projektet enligt planen har äventyrats eller det har blivit omöjligt eller onödigt,

4. mottagaren av utvecklingspengar inte svarar på Kevas utredningsbegäranden inom en rimlig tid.

Om avtalet hävs är mottagaren av utvecklingspengar skyldig att återbetala utvecklingspengarna. Keva kan enligt prövning låta bli att återkräva den del av utvecklingspengarna som motsvarar re- dan utfört arbete.

15 Ansvar

Mottagaren av utvecklingspengar ansvarar gentemot Keva för att projektet genomförs och för användningen av utvecklings- pengar för det ändamål som avses i dessa avtalsvillkor på det sätt som Keva förutsätter. Xxxx ansvarar inte för eventuell skada till följd av genomförandet av projektet och/eller utnytt- jandet av resultatmaterialet och de immaterialrättigheter som hänför sig till det.

16 Avgörande av meningsskiljaktigheter

Om tvister om detta avtal inte kan avgöras genom förhandlingar mellan avtalsparterna ska de avgöras vid Helsingfors tingsrätt.

Bilaga 1.

Godkända kostnader för utvecklingspengar och självfinansie- ringsandel

1. Endast de kostnader för projektet som har uppstått ef- ter att finansieringsbeslutet fattats och under den tid då projektet pågått och för vilka finansiering inte fås från annat håll

2. Köpta tjänster som projektorganisationen skaffat av en serviceleverantör. Högst 50 % av utvecklingspengar får användas till tekniska anskaffningar. Dessa ska vara vä- sentliga med tanke på målen för projektet, till exempel stöd för införande av tekniska anskaffningar, anpassning eller utveckling till kraven i projektorganisationens ope- rativa miljö samt sakkunnigtjänster för utnyttjande av teknik.

3. Kostnader för projektarbetare som skaffats som köpt tjänst med undantag för kilometerersättning, dagtrakta- menten och måltidsersättningar. Av grundad anledning kan man i fråga om köpta tjänster också ersätta service- producentens kilometerersättning (t.ex. långa resor).

4. Högst 50 % av lönekostnaderna för en projektarbetare som projektorganisationen har anställt som ny extra person eller överfört inom organisationen för viss tid, och anställt en vikarie i hens ställe. Arbetstiden inom ramen för projektet för en nyanställd extra person ska vara minst 50 % av heltidsarbete. Arbetstiden inom ra- men för projektet för en person som överförts inom or- ganisationen ska vara minst 50 % av ifrågavarande per- sons arbetstid. I dessa fall ska minst 50 % av lönekost- naderna täckas genom självfinansieringsandelen.

5. Kostnader för utbildningslokaler

6. Kostnader för marknadsföring och utnyttjande i an- slutning till projektet och resultatmaterialet

Utvecklingspengar får inte användas för följande ändamål:

7. Inköp och anskaffningar av närstående parter till mot- tagaren av utvecklingspengar

8. Kostnader för användning av arbetstiden hos organisa- tionens egen personal (exkl. projektarbetare som avses i punkt 4), kostnader för resor, måltider eller logi, dag- traktamenten eller kilometerersättningar

9. Rekreations- eller motionsverksamhet som inte utgör en väsentlig del av ett mer omfattande utvecklingsprojekt

10. Enskilda evenemang

11. Kostnader för fortlöpande underhåll av tekniska an- skaffningar

Självfinansieringsandelen ska vara minst 50 % av projektets totala kostnader. Godtagbara kostnader är följande:

12. Kostnader för projektet som har uppstått under den tid då projektet pågått

13. Lönekostnader för en extra person (t.ex. projektperson) som mottagaren av utvecklingspengar (projektorgani- sationen) utsett till projektet eller för en arbetstagare som inom organisationen överförts till projektet för viss tid. Arbetstiden för en extra person ska vara minst 50 % av heltidsarbete. Arbetstiden inom ramen för projektet för en person som överförts inom organisationen ska vara minst 50 % av personens arbetstid och en vikarie ska anställas i hens ställe under den tid projektarbetet pågår. Om organisationen också vill hänföra Kevas ut- vecklingspengar till lönekostnaderna för projektorgani- sationens egen projektarbetare (punkt 4) ska minst mot- svarande summa i självfinansieringsandelen inkluderas i lönekostnaderna.

14. Den egna personalens kostnader för resor, måltider och logi i samband med projektträning e.d. med un- dantag för kilometerersättning

15. Tekniska anskaffningar (t.ex. plattformar, test) till den del som de är väsentliga med tanke på målen för pro- jektet, till exempel införande och stöd för tekniska an- skaffningar, anpassning eller utveckling till kraven i pro- jektorganisationens operativa miljö samt sakkunnig- tjänster för utnyttjande av teknik

Självfinansieringsandelen får inte hänföras till följande:

16. Kostnader för användning av arbetstiden hos organi- sationens egen personal (exkl. ovannämnd projekt- arbetare)

17. Vikariernas lönekostnader

18. Kostnader som hänför sig till fortlöpande funktioner och som är oberoende av projektet

19. Inköp och anskaffningar av närstående parter till mot- tagaren av utvecklingspengar

20. Tekniska anskaffningar med annat ändamål än stöd för införande av anskaffning, anpassning eller utveckling enligt kraven i den operativa miljön eller kostnader för fortlöpande underhåll av tekniska anskaffningar