Upphandlande organisation
Upphandlande organisation
Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Xxxx Xxxxx
Upphandlingsdokument
Upphandling
Skrivare som tjänst och produkt 2022 23.3-11119-2021
Symbolförklaring
Texten ingår i annonsen Texten ingår i kvalificeringen
Texten kommer att ingå i avtalet Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten/frågan innehåller ESPD-krav
Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan är viktad och ingår i utvärderingen
Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan besvaras av upphandlaren Frågan är markerad för särskild uppföljning
Innehåll
8. Kravkatalog Skrivare 4
8.1 Kravkategorier för Avrop 4
8.1.1 Inledning 4
8.1.1.1 Beställningsrutiner 4
8.1.1.2 Certifiering 4
8.1.1.3 Datadelningsavtal 4
8.1.1.4 Dokumentation 4
8.1.1.5 Drift 4
8.1.1.6 Faktureringsvillkor och specifikationer 4
8.1.1.7 Flytt 4
8.1.1.8 Funktionalitet 5
8.1.1.9 Fysiska egenskaper 5
8.1.1.10 Hårdvara 5
8.1.1.11 Informationssäkerhet 5
8.1.1.12 Integration 5
8.1.1.13 Installation 5
8.1.1.14 Kompetensnivå för konsulter 5
8.1.1.14.1 Kompetensnivåer 2-5 5
8.1.1.15 Konfiguration 7
8.1.1.16 Kundtjänst 7
8.1.1.17 Kundunik area på Ramavtalsleverantörs webbplats 7
8.1.1.18 Leverans 7
8.1.1.19 Licens 7
8.1.1.20 Migrering 7
8.1.1.21 Montering 7
8.1.1.22 Xxxxx och hållbarhet 7
8.1.1.23 Personuppgiftsbiträdesavtal 7
8.1.1.24 Pris och prismodell 8
8.1.1.24.1 Finansieringsformer 8
8.1.1.25 Projektering 8
8.1.1.26 Rådgivning 8
8.1.1.27 Samarbetsformer 8
8.1.1.28 Servicenivåavtal 8
8.1.1.29 Språk 8
8.1.1.30 Säkerhet 8
8.1.1.31 Säkerhetsskyddsavtal 8
8.1.1.32 Tekniska egenskaper 8
8.1.1.33 Tekniska förutsättningar 9
8.1.1.34 Test 9
8.1.1.35 Tider och genomförande 9
8.1.1.36 Tillgänglighet och användbarhet 9
8.1.1.37 Utbildning 9
8.1.1.38 Utlandsleveranser 9
8.1.1.39 Återställning 9
8.1.1.40 Ändringshantering 9
8.1.1.41 Överlämning och avslut av Kontrakt 9
8. Kravkatalog Skrivare
8.1 Kravkategorier för Avrop
8.1.1 Inledning
Kravkatalogen anger vilka krav och kriterier som kan preciseras i ett Avrop som sker genom förnyad konkurrensutsättning från Ramavtalet Skrivare som tjänst och produkt. Varor och tjänster som avropas måste ha koppling till området för dokumenthantering.
I Kravkatalogen anges exempel inom respektive kravkategori som Avropsberättigad kan ställa krav inom. Exemplen är inte uttömmande utan utgör endast exempel på vad som kan ingå i kategorin.
Krav kan ställas både som obligatoriska krav och tilldelningskriterier beroende på Avropsberättigads behov. Kravkategorierna är angivna i bokstavsordning.
Avrop genom förnyad konkurrensutsättning, innebär att Avropsberättigad skickar en skriftlig Avropsförfrågan samtidigt till samtliga Ramavtalsleverantörer.
Ett Kontrakt kan vara giltigt efter Xxxxxxxxxxx upphörande men tilldelning måste ha skett under Ramavtalets löptid.
Följande lista av kravkategorier kan Avropsberättigade komma att utgå ifrån vid kravformulering i Avrop genom förnyad konkurrensutsättning utöver de krav och kriterier som tillämpas i upphandlingen.
8.1.1.1 Beställningsrutiner
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantör ska kunna ta emot elektroniska beställningar från Avropsberättigads e-handelssystem samt krav på vilken eller vilka affärsprocesser som ska tillämpas.
8.1.1.2 Certifiering
Krav kan exempelvis ställas på certifiering av viss Hårdvara, Programvara, tjänst eller Konsulttjänst.
8.1.1.3 Datadelningsavtal
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantör och Underleverantör ingår datadelningsavtal med Avropsberättigad.
8.1.1.4 Dokumentation
Krav kan exempelvis ställas på ritningar, användardokumentation, systemdokumentation och hjälpfunktioner.
8.1.1.5 Drift
Krav kan exempelvis ställas på drift av aktuella tjänster och hårdvara samt även drifttjänst.
8.1.1.6 Faktureringsvillkor och specifikationer
Krav kan exempelvis ställas på Ramavtalsleverantörs fakturor efter Avropsberättigads behov, gällande detaljeringsgrad, faktureringsperiod och standard för e-faktura.
8.1.1.7 Flytt
Krav kan exempelvis ställas på flytt av utrustning till annan fysisk adress eller inom befintlig adress.
8.1.1.8 Funktionalitet
Krav kan exempelvis ställas på funktionalitet. Kraven kan även avse hur funktionaliteten uppfylls och förändras under Kontraktets giltighetstid.
8.1.1.9 Fysiska egenskaper
Krav kan exempelvis ställas på olika fysiska egenskaper hos varor eller funktionella tjänster så som dimensioner på Hårdvaran för att säkerställa att den ryms i avsett utrymme eller vikt så att Hårdvaran inte väger för mycket ur ett arbetsmiljö- eller transportperspektiv.
8.1.1.10 Hårdvara
Krav kan exempelvis ställas på storlek, bestyckning, komponenter och kompatibilitet. Krav kan även ställas på Hårdvarans funktionalitet.
8.1.1.11 Informationssäkerhet
Krav kan exempelvis ställas på krav på identifiering, möjlighet att sätta rättigheter och behörigheter samt loggning. Krav även komma att ställas på olika standarder.
8.1.1.12 Integration
Krav kan exempelvis ställas på att det som avropas är möjligt att integrera med Avropsberättigads befintliga miljö.
8.1.1.13 Installation
Krav kan exempelvis ställas på hjälp och stöd med att installera Hårdvara eller Programvara i Avropsberättigads lokaler. Installation är exempelvis en fysisk sammankoppling av Hårdvara med el- strömkälla och datanätverk på angiven plats.
8.1.1.14 Kompetensnivå för konsulter
Krav kan exempelvis ställas på Konsults erfarenhet, kunskaper och kompetensnivå. Krav kan även ställas på leveranskompetens.
Konsulter kan utföra exempelvis migrering, installation, konfiguration, uppdatering, uppgradering, support och felsökning. Konsulter kan även ta fram rutinbeskrivningar och ta fram utbildningar samt genomföra utbildningar. Konsulter kan utgöra ett stöd vid framtagande av rutiner.
8.1.1.14.1 Kompetensnivåer 2-5
Vid Avrop kan olika krav komma att ställas på efterfrågad Konsults erfarenhet och kunskaper. Kompetensklassningen kan exempelvis användas vid
• beskrivning av efterfrågad kompetens
• utvärdering av kompetensnivå
• prissättning av Konsulttjänst
• uppföljning av Konsulttjänst.
Vid Avrop kan krav exempelvis komma att ställas på erfarenheter och kunskap inom en viss arbetsmetod eller arbetsmodell. Vidare kan även krav komma att ställas på erfarenhet och kunskap om informationssäkerhet, ett visst verktyg, ett visst systemutvecklingsspråk, teknisk miljö eller teknisk lösning. Vid Avrop kan Avropsberättigad ställa krav på att erfarenhet, kompetens och kompetensnivå ska visas med exempelvis CV, referenstagning eller andra bevis på att Konsulten har efterfrågad kunskap, utbildning eller certifikat etc. Intervjuer kan genomföras för att verifiera ovanstående. Vid Avrop kan krav komma att ställas på att en Konsult har kunskap och erfarenhet med mera på en viss nivå enligt Avropsberättigades egen framtagna modell för kompetensstege eller motsvarande. Om Avropsberättigad tillämpar egen kompetensstege eller motsvarande ska
denne i den förnyade konkurrensutsättningen precisera vad den innebär och vilka krav det omfattar.
Krav kan även komma att ställas på olika kompetensnivåer enligt Statens inköpscentral vid Kammarkollegiets kompetensmodell. Nivåbeskrivningarna är profilbeskrivningar på en övergripande nivå. Vid klassning av en Konsults kompetens inom aktuellt kompetensområde ska
den kompetensnivå som passar bäst väljas. Erfarenhet i antal år innebär totalt antal arbetade år inom efterfrågad roll, dvs. inte nödvändigtvis i antal år som Konsult i aktuell roll. Konsulten ska under antal totalt arbetade år ha arbetat merparten av tiden inom efterfrågad roll.
Konsult som anses ha uppnått en nivå efter kortare tid än vad som anges som normalt för nivån är inte automatiskt utesluten. För att ändå godtas krävs dock att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx styrker att Konsult innehar tillräcklig kompetens inom aktuell roll för att uppnå nivån trots att Konsult arbetat under kortare tid än vad som anges som normalt för att uppnå nivån. Detta syftar till att underlätta tillhandahållandet av Konsult som är särskilt kompetent i relation till arbetad tid inom aktuell roll.
Bevisbördan för detta ligger på Ramavtalsleverantören och det är i sådant fall alltid upp till Avropsberättigad att göra en bedömning om Konsults kompetens med tillräcklig säkerhet kan anses tillräcklig.
Nivå 2-5, enligt Statens inköpscentral vid Kammarkollegiets kompetensmodell, kan avropas på detta Ramavtal. Beskrivning av kompetensnivåerna:
Nivå 2 | |
Kunskap | Har utbildning inom aktuell roll och till viss svårighetsgrad |
Erfarenhet | Har deltagit i utförandet av ett flertal liknande uppdrag. Nivån uppnås normalt efter 1-3 års arbete inom aktuell roll. |
Ledning | Kräver arbetsledning. |
Självständighet | Kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter |
Nivå 3 | |
Kunskap | Har kompetens inom aktuell roll. |
Erfarenhet | Är en förebild för andra Konsulter på lägre nivå. Nivån uppnås normalt efter 4- 8 års arbete inom aktuell roll. |
Ledning | Tar ansvar för delområde, kan leda en mindre grupp. |
Självständighet | Kan arbeta självständigt. |
Nivå 4 | |
Kunskap | Har hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom aktuell roll. |
Erfarenhet | Har utfört komplexa uppdrag inom aktuell roll och genomför arbetet med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt efter 9-12 års arbete inom aktuell roll. |
Ledning | Tar huvudansvar för ledning av större grupp. |
Självständighet | Mycket stor. En konsult på nivå 4 motsvarar att vara på i princip högsta nivå sett till kunskap och erfarenhet. Arbete inom en viss roll eller inom ett visst kompetensområde i mer än 12 år innebär inte per automatik att en konsult uppnår nivå 5 |
Nivå 5 |
Kunskap | Har kompetens av högsta rang inom aktuellt område och anses vara expert på marknaden. |
Erfarenhet | Har utfört komplexa uppdrag inom aktuell roll och genomför arbetet med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt efter 9-12 års arbete inom aktuell roll. |
Ledning | Har stor vana och erfarenhet av att verka i ledande befattning. |
Självständighet | Mycket stor. En konsult på nivå 5 motsvarar att vara en specialist och omfattar på marknaden relativt få och ytterst erfarna och kompetenta konsulter inom en viss roll eller inom ett visst kompetens område. |
8.1.1.15 Konfiguration
Krav kan exempelvis ställas på hjälp med att kundanpassa parametrar för Avropsberättigads behov.
8.1.1.16 Kundtjänst
Krav kan exempelvis ställas på öppettider, svarstider med mera.
8.1.1.17 Kundunik area på Ramavtalsleverantörs webbplats
Krav kan exempelvis ställas på hur avropad vara och tjänst presenteras på Ramavtalsleverantörs webbplats.
8.1.1.18 Leverans
Krav kan exempelvis ställas på att leverans sker till angiven plats.
8.1.1.19 Licens
Krav kan exempelvis ställas på licensmodell för proprietär Programvara. Krav kan även komma att ställas på att Programvara har öppen källkodslicens.
8.1.1.20 Migrering
Krav kan exempelvis ställas på planering för och flytt av data och funktionalitet.
8.1.1.21 Montering
Krav kan exempelvis ställas på att alla delar i Avropet gällande Hårdvara och aktuella tillbehör ska vara monterade. Montering är exempelvis en mekanisk sammansättning och övriga förberedelser av en Hårdvara.
8.1.1.22 Xxxxx och hållbarhet
Krav kan exempelvis ställas på att distansöverbryggande teknik ska användas i syfte att minska antalet resor, grad av energieffektivitet, ingående material, avsaknad av konfliktmineraler och kemikalier. Exempelvis att skrivaren ska kunna hantera miljötoners, energisparläge samt övriga krav gällande miljö och hållbarhet så som destruktion, retursystem för tonerskassetter och miljöpolicy för Xxxxxxxxx.
8.1.1.23 Personuppgiftsbiträdesavtal
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantör och Underleverantör ingår Personuppgiftsbiträdesavtal med Avropsberättigad.
8.1.1.24 Pris och prismodell
Krav kan exempelvis ställas på att pris kan anges som löpande räkning, fastpris, engångslicensavgift, prenumeration, periodisk avgift (abonnemangsavgift), takpris, klickpris, påslag på inköpspriser eller en rabattsats mot allmänt gällande publik prislista. Priserna kan kombineras, tillsammans eller var och en för sig, i samma Avrop, exempelvis rabattsats i kombination med takpris.
8.1.1.24.1 Finansieringsformer
Krav kan exempelvis ställas på att något av nedan alternativ används när köpet inte avser eget ägande utan att varan ägs av Ramavtalsleverantör eller Underleverantör.
• Hyra
• Hyra med köpoption
• Leasing
8.1.1.25 Projektering
Krav kan exempelvis ställas på planering och framtagande plan för större uppdrag.
8.1.1.26 Rådgivning
Krav kan exempelvis ställas på rådgivning kring tekniska aspekter, miljöfrågor, informationssäkerhetsfrågor och produkter.
8.1.1.27 Samarbetsformer
Krav kan exempelvis ställas på olika typer av samarbetsformer mellan Avropsberättigad och Ramavtalsleverantör.
8.1.1.28 Servicenivåavtal
Krav kan exempelvis ställas på olika typer av servicenivåavtal som reglerar exempelvis svarstider, återkoppling gällande felanmälan, prestanda, inställelsetid och åtgärdstid samt vad som ska ingå i ett servicenivåavtal.
8.1.1.29 Språk
Krav kan exempelvis ställas på Konsults språkkunskaper eller på språket i ett användargränssnitt eller dokumentation.
8.1.1.30 Säkerhet
Krav kan exempelvis ställas på fysisk säkerhet, informationssäkerhet och IT-säkerhet. Några exempel är att skrivaren inte tillåter fjärrstyrning, att hårddisken är krypterad eller säkerhetsinstruktioner som Konsult ska följa.
8.1.1.31 Säkerhetsskyddsavtal
Krav kan exempelvis ställas på att Ramavtalsleverantör och Underleverantör ingår Säkerhetsskyddsavtal med Avropsberättigad.
8.1.1.32 Tekniska egenskaper
Krav kan exempelvis ställas på hur fort en skrivare ska kunna skriva ut, om skrivaren ska skriva ut dubbelsidigt, kunna skriva ut i färg, kompabilitetskrav med beskriven it-miljö, längd på krypteringsnycklar och varans tekniska egenskaper.
8.1.1.33 Tekniska förutsättningar
Krav kan exempelvis ställas på avropsobjekts interoperabilitet och kompatibilitet med den Avropsberättigades tekniska miljö.
8.1.1.34 Test
Krav kan exempelvis ställas på planering för test och test av installation, funktionalitet, konfiguration, migrering, systemutveckling, integration och avveckling.
8.1.1.35 Tider och genomförande
Krav kan exempelvis ställas på leveranstid, leveranstidpunkt, leveranskontroll och geografisk plats för genomförandet av Konsulttjänst.
8.1.1.36 Tillgänglighet och användbarhet
Krav kan exempelvis ställas på tillgängligheten i användargränssnitt och hur väl användargränssnittet uppfyller olika standarder eller motsvarande. Alternativt hur tillgängligt det som avropas är för funktionsvarierade.
8.1.1.37 Utbildning
Krav kan exempelvis ställas på vilken pedagogik, metodik eller verktyg som används under den kundanpassade utbildningen samt vad utbildningen ska innehålla. Med utbildning avses planering och genomförande av kundanpassad utbildning.
8.1.1.38 Utlandsleveranser
Krav kan exempelvis ställas på Ramavtalsleverantörs förmåga att leverera till Avropsberättigads verksamhet i utlandet.
8.1.1.39 Återställning
Krav kan exempelvis ställas på igensättning av hål och målning.
8.1.1.40 Ändringshantering
Krav kan exempelvis ställas på processer och rutiner för förändringar, anpassningar och liknande.
8.1.1.41 Överlämning och avslut av Kontrakt
Krav kan exempelvis ställas på hur en överlämning till en ny leverantör ska ske och hur en hantering kring avslut av Kontrakt ska ske.