INTEGRITETSPOLICY AVSEENDE AKTIEÄGARE
INTEGRITETSPOLICY AVSEENDE AKTIEÄGARE
ALLMÄNT
I denna integritetspolicy redogörs för hur Nanexa AB (publ), xxx.xx. 556833-0285, Virdings Allé 32 B, 754 50 Uppsala (”Nanexa” eller ”Bolaget”) behandlar personuppgifter om dig i din egenskap av aktieägare eller representant för aktieägare eller innehavare eller representant för innehavare av andra finansiella instrument som kan omvandlas till, konverteras till eller ger rätt att förvärva aktier (”Aktieägare”).
PERSONUPPGIFTSANSVARIG OCH DATASKYDDSOMBUD
Bolaget är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. För behandlingen av personuppgifter i avstämningsregistret är den centrala värdepappersförvararen personuppgiftsansvarig.
Bolaget har utsett Xxxxxx Xxxxxxxxx till dataskyddsombud (”DPO”). DPO har bl.a. till uppgift att övervaka att den personuppgiftsansvariges behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. DPO nås via e-post på xxx@xxxxxx.xx.
KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER
Dina personuppgifter kan överlämnas till oss direkt från dig eller från det företag du företräder. Om dina personuppgifter ingår i avstämningsregistret, kan de också överlämnas till oss från den centrala värdepappersförvararen, Euroclear Sweden AB (publ). Vi behandlar bland annat följande personuppgifter:
• Kontaktuppgifter, såsom namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress;
• personnummer;
• organisationsnummer (om det går att koppla till dig som person);
• innehav av aktier eller andra finansiella instrument;
• finansiell information, t.ex. information om rösträtt på bolagsstämma och andra rättigheter kopplade till ägandet;
• i tillämpliga fall, information om fullmaktshavare, god man, pantsättning och panthavare samt andra anteckningar i avstämningsregistret.
Även övriga upplysningar som lämnats av dig eller den organisation du företräder eller som ingår i den information vi erhåller från den centrala värdepappersförvararen kan komma att behandlas.
BOLAGETS BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
För vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter samt vilken laglig grund vi har för respektive behandling följer av tabellen nedan.
Ändamål | Laglig grund |
Uppfylla Bolagets skyldigheter gentemot dig som Aktieägare enligt Bolagets bolagsordning. | Fullgörande av avtal |
Ändamål | Laglig grund |
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets avtalsenliga förpliktelser gentemot dig enligt Bolagets bolagsordning. Intresseavvägning Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser gentemot sina Aktieägare (avser endast representanter för Aktieägare). | |
Uppfylla Bolagets skyldigheter gentemot Aktieägare enligt aktiebolagslagen (exempelvis avseende kallelse till bolagsstämma, administration av bolagsstämma eller i samband med andra bolagshändelser) eller annan tillämplig lagstiftning eller enligt Bolagets noteringsavtal. | Rättsliga förpliktelser Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser enligt aktiebolagslagen eller annan tillämplig lagstiftning. Intresseavvägning Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att fullgöra sina skyldigheter enligt noteringsavtalet med den marknadsplats/börs där Bolagets aktier är föremål för handel. Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser gentemot sina Aktieägare (avser endast representanter för Aktieägare). |
Distribution av aktieägarrelaterad information | Rättsliga förpliktelser Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser enligt marknadsmissbruks- förordningen. Intresseavvägning Behandlingen är nödvändig för att Bolaget på ett snabbt och korrekt sätt ska kunna informera Aktieägare och andra intressenter om regulatorisk eller annan bolagsrelevant information. |
HUR LÄNGE BEVARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Dina personuppgifter bevaras så länge som krävs enligt lag eller under den tid som krävs för att uppfylla ändamålet med behandlingen.
MED VILKA DELAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Protokoll och röstlängd från bolagsstämma kan komma att lämnas ut till på stämman närvarande Aktieägare samt till Bolagsverket, revisorer och andra som Bolaget har en lagenlig skyldighet att lämna ut protokollet till eller annars bedömer det lämpligt att lämna ut protokollet till. Därutöver kan protokoll från bolagsstämma, dock utan röstlängden, komma att publiceras på Bolagets webbplats.
Uppgifter om bl.a. större Aktieägare kan komma att lämnas ut till myndigheter, rådgivare och allmänheten i samband med upprättande av prospekt, informationsmemorandum, finansiella rapporter och på Bolagets webbplats.
Personuppgifter delas även med övriga betrodda parter så som leverantörer, professionella rådgivare och revisorer.
ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJELAND
Bolaget strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Bolaget överför inte dina personuppgifter till land utanför EU/EES utöver vad som anges nedan. Om personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Xxxxxxx att vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.
Bolaget använder IT-leverantörer med servrar i USA för lagring av data. Genom Bolagets användning av sådana IT-leverantörers tjänster kan dina personuppgifter komma att överföras till USA. Bolaget har säkerställt att dina rättigheter garanteras vid överföring till USA genom att ingå EU-kommissionens standardavtalsklausuler med dessa IT- leverantörer eller genom att säkerställa förekomsten av andra lämpliga skyddsåtgärder.
DINA RÄTTIGHETER
Du har rätt att i enlighet med tillämplig lagstiftning begära tillgång till, rättelse eller radering av, eller begränsning av behandling av personuppgifter som rör dig. Du har också rätt att invända mot personuppgiftsbehandling. I de fall där personuppgifterna behandlas med ditt samtycke eller med stöd av ett avtal med dig har du vidare rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt begära att personuppgifterna överförs till en annan personuppgiftsansvarig.
Du har rätt att inge klagomål om Bolagets behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten).
OM DINA PERSONUPPGIFTER INTE LÄMNAS TILL BOLAGET
Om du inte lämnar dina personuppgifter till Bolaget kommer Bolaget inte att kunna fullgöra sina rättsliga eller avtalsenliga skyldigheter gentemot dig som Aktieägare och du kommer därmed inte kunna utöva dina rättigheter som Aktieägare, exempelvis din rätt att delta i och rösta vid bolagsstämma.
KONTAKTINFORMATION
Om du har frågor om hur Bolaget hanterar dina personuppgifter eller om du vill nyttja dina rättigheter kontaktar du Bolaget via e-post på xxx@xxxxxx.xx, eller via brev på Nanexa AB (publ), Virdings Xxxx 00 X, 000 00 Xxxxxxx.