RESULTATAVTAL MELLAN FINANSMINISTERIET OCH STATENS ÄMBETSVERK PÅ ÅLAND
RESULTATAVTAL MELLAN FINANSMINISTERIET OCH STATENS ÄMBETSVERK PÅ ÅLAND
FÖR ÅR 2020
RESULTATAVTAL FÖR ÅR 2020
Innehållsförteckning:
1. Verksamhetsområde och strategiska resultatmål 3
3. Mål för resultatet av verksamheten 10
4. Mål för hantering och utvecklande av personalresurser 10
5. Projekt för att uppnå resultaten 11
7. Avtalets giltighetstid och uppföljning 12
1. Verksamhetsområde och strategiska resultatmål
Genom förvaltningsreformen, som trädde i kraft 1.1.2010, ombildades Länsstyrelsen på Åland till Statens ämbetsverk på Åland, som enligt lagen om regionförvaltningsver- ken (FFS 896/2009) utgör ett i lagen avsett regionförvaltningsverk.
I strategidokumentet för regionförvaltningsverken och närings-, trafik- och miljöcen- tralerna anges som dessa myndigheters vision: I riktning mot en hållbar framtid – för människors och regioners bästa.
Strategiska prioriteringar för statens regionförvaltning är:
• Vi tryggar välfärd och jämlikhet
• Vi förstärker livskraften
• Vi eftersträvar koldioxidneutralitet
• Klientskap och digitalisering
• Gemensamma handlingssätt och partnerskap
• Personalen och arbetsgemenskapen
Statens ämbetsverk försöker för sin del förverkliga dessa principer.
Statens ämbetsverk på Åland har uppgifter som avviker från de uppgifter som region- förvaltningen i övriga Finland har, vilket föranleds av den åländska självstyrelsen och de särskilda drag som statsförvaltningen på Åland har. Av de verksamhetsområ-
den/uppgifter som nämns i lagen om regionförvaltningsverken ombesörjer Statens äm- betsverk på Åland främst uppgifter gällande främjande och förverkligande av rättsskyd- det, räddnings- och beredskapsärenden samt konsument- och konkurrensförvaltning. Statens ämbetsverk på Åland ombesörjer även de uppgifter i landskapet som i övriga landet ankommer på Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och utgör för- myndarskapsmyndigheten på Åland. Särskilda uppgifter för ämbetsverket är att verka som lantbruksnäringsmyndighet, fartygsregistermyndighet samt sköta uppbörden av fordonsskatter. Ämbetsverket handhar således även uppgifter som ankommer på nä- rings-, trafik- och miljöcentralerna samt transport- och kommunikationsverket.
Ämbetsverkets huvudmål är att upprätthålla och utveckla den befintliga servicenivån. Ämbetsverket utför härvid de uppgifter författningarna förutsätter i enlighet med myn- digheternas och kundernas behov.
Ämbetsverkets allmänna verksamhetsprinciper är:
1. Att som serviceorgan för befolkningen verka för landskapets bästa.
2. Att utföra de uppgifter som ankommer på ämbetsverket enligt författningar eller som bör anses ankomma på den i egenskap av allmän förvaltningsmyndighet.
3. Att verka som statsmaktens främsta representant på Åland.
4. Att verka som koordinerande myndighet inom statsförvaltningen.
5. Att på Åland utföra de uppgifter som i det övriga landet ankommer på Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.
Ämbetsverket vill vara en lättillgänglig myndighet för allmänheten. Ämbetsverket efter- strävar öppenhet i förvaltningen och informerar aktivt om sin verksamhet. Ambitionen är en rättvis och jämlik behandling av kunderna samt att prestera service av hög kva- litet. Ämbetsverket vill vara en god arbetsgivare, som behandlar sina anställda jämlikt och bidrar till att personalen utvecklas och mår bra på arbetsplatsen.
Landshövdingens roll som den främsta representanten för statsförvaltningen på Åland förutsätter täta kontakter och ett nära samarbete med såväl självstyrelseorganen som de olika statliga enheterna på Åland och i riket.
Ämbetsverket är skyldigt att på Åland garantera en fullständig svenskspråkig service och att ämbetsverkets anställda till samtliga delar kan arbeta och verka på svenska.
Ämbetsverket strävar efter att göra statsförvaltningen mer känd bland allmänheten. Ämbetsverket informerar öppet om sin verksamhet genom olika informationskanaler såsom massmedia, hemsidan, olika tillställningar och vid besök. Ämbetsverket värnar speciellt om den interna kommunikationen.
Ämbetsverket eftersträvar att utnyttja modern teknik för att tillfredsställa kundernas för- väntningar.
Verksamheten beträffande befolkningsskyddet sker enligt rikets räddningslag (FFS 379/2011) och förordning om räddningsväsendet (FFS 407/2011). Inom befolknings- skydds- och beredskapsärendena strävar ämbetsverket till en effektivering av bered- skapen. Ämbetsverket övervakar kommunernas servicenivå beträffande befolknings-
skyddet. Bättre planering och koordinering eftersträvas och beredskapen inför undan- tagsförhållanden effektiveras genom skolningstillfällen, utökat samarbete samt genom förnyandet av utrustningen. Samarbetet mellan rikets och landskapets myndigheter sker enligt förordningen om skötseln i landskapet Åland om förberedande uppgifter för undantagsförhållanden (FFS 900/2000), vilken berör befolkningsskyddet, försörjnings- beredskapen och den allmänna beredskapen för undantagsförhållanden. Gemen- samma ärenden handhas i samrådsdelegationen för befolkningsskyddet. Ändringar i riks- och landskapslagstiftningen aktualiserar en revidering av förordningen. Ämbets- verket samarbetar speciellt med försörjningsberedskapscentralen och länsstyrelsen i Uppsala.
Som stöd för konsumenternas prismedvetenhet gör ämbetsverket prisjämförelser / marknadsundersökningar och konsumenternas tillgång till dessa uppgifter säkerställs. Dessutom genomför ämbetsverket regelbundet prisgranskningar i landskapet.
Ämbetsverket utreder konkurrensbegränsningar av lokal och regional betydelse.
Inom alkoholförvaltningen ombesörjer ämbetsverket beviljandet av detaljhandelstill- stånd samt övervakningen av reklam.
Statens ämbetsverk verkar som uppbördsmyndighet för fordonsskatt i enlighet med fordonsskattelagen (FFS 1281/2003).
Inom lantbruksförvaltningen handlägger och beviljar ämbetsverket de stöd som åligger ämbetsverket. Ämbetsverket utför den övervakning av EU och nationellt finansierade lantbruksstöd som åligger de regionala myndigheterna. Under 2015 genomfördes en stor reform av EU jordbrukspolitik och det påverkar ämbetsverkets verksamhet inom lantbruksadministrationen. I enlighet med kommissionens förordning 885/2006/EG ingicks 2015 ett nytt avtal mellan Landsbygdsverket och Statens ämbetsverk om upp- fyllande av de villkor som ska iakttas vid delegeringen av (vissa) uppgifter som utbe- talningsställe. Avtalet reglerar ämbetsverkets verksamhet inom lantbruksförvaltningen.
Ämbetsverket är registermyndighet för fartyg med hemort på Åland. Vid förandet av fartygsregistret använder ämbetsverket transport- och kommunikationsverkets data- program.
Handhavandet av Ålandsdelegationens sekretariat är en speciell och mycket viktig uppgift för landskapet Åland. Landshövdingen är delegationens ordförande och äm- betsverkets förvaltningschef dess sekreterare. De på ämbetsverket härigenom ankom- mande uppgifterna är allt från diarieföring och beredning av ärenden till utskrifter, dis- tribution och arkivering. Ålandsdelegationens utlåtanden införs fortlöpande på ämbets- verkets hemsida.
Statens ämbetsverk utvecklar sina räkenskapsuppgifter. Statskontoret har beviljat äm- betsverket dispens från ekonomiförvaltningens och löneräkningens ansvarsfördelning mellan bokföringsenheten och statsförvaltningens servicecenter.
Som bokföringsenhet ombesörjer ämbetsverket även utbetalningar till landskapet Åland av de medel som enligt självstyrelselagen ska tillföras landskapet för att täcka
utgifterna för självstyrelsen. Ämbetsverket erlägger även ersättning till Ålands land- skapsregering för kostnader som uppkommit vid handhavandet av vissa hälso- och sjukvårdsuppgifter i landskapet Åland samt till Ålands hälso- och sjukvård för komplet- terande utbildning i primärvård samt specialiserad utbildning för läkare och tandläkare enligt 10 kap. i lagen om specialiserad sjukvård. Ämbetsverket betalar även polisens förundersökningskostnader samt rättsmedicinska transporter.
Enligt lagen om notarius publicus (FFS 420/2014) erbjuder Statens ämbetsverk fr.o.m. 1.1.2015 som enda myndighet på Åland notarius publicustjänster. Det är alltså nöd- vändigt för ämbetsverket att ytterligare prioritera denna service.
Statens ämbetsverk sköter magistratsärenden i landskapet Åland, och de ändringar som gäller dessa ärenden berör även Statens ämbetsverk. Statens ämbetsverk är, jämte Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, personuppgiftsansvarig för följande lagstadgade register: befolkningsdatasystemet, registret över förmynder- skapsärenden, vigselrättsregistret, registret över äktenskapsförordsärenden, registret över ärenden som gäller samboförhållanden och registret över gåvoärenden. Ämbets- verket sköter de uppgifter i landskapet Åland som sköts av Myndigheten för digitali- sering och befolkningsdata på fastlandet. I speciallagstiftning föreskrivs särskilt om ämbetsverkets uppgifter och behörighet. Ämbetsverket ombesörjer inte konsument- rådgivning eller ärenden enligt gruvlagen.
Statens ämbetsverk är inte längre en lokalmyndighet i handels- och föreningsregister- ärenden. Genom separat avtal om handelsregister- och föreningsregistertjänster mel- lan Statens ämbetsverk och patent- och registerstyrelsen ombesörjer ämbetsverket anmälnings- och informationstjänster på Åland i enlighet med handelsregisterlagen och föreningslagen, och en lämplig handläggning av grund- och ändringsanmälningar för bostadsaktiebolag med hemort på Åland.
Ämbetsverket är förmyndarmyndighet. Utveckling av verksamheten sker i olika arbets- grupper, som leds av justitieministeriet. Arbetsprocesserna utvecklas i redovisningsä- renden inom ämbetsverket och mot den allmänna rättshjälpsbyrån, som har hand om allmänna intressebevakningsärenden. Antalet huvudmän ökar konstant. Målsätt- ningen är att ämbetsverket utreder, före ordnande av intressebevakare, om en person kan få nödvändig hjälp på grund av annan lagstiftning.
Lag om intressebevakningsfullmakt (648/2007) trädde i kraft 1.11.2007. Ämbetsverket informerar aktivt om denna tjänst.
2. Samhälleliga effektmål
Såsom ovan antytts avviker ämbetsverkets verksamhetsområde, uppgifter och orga- nisation från övriga regionförvaltningsverk. Ämbetsverkets verksamhet begränsas på de flesta områden av den åländska självstyrelsen. Inom flera sektorer utför ämbets- verket endast en del av de uppgifter som annars hör till ett verksamhetsområde. Denna omständighet är särskilt påtaglig inom lantbruksförvaltningen och alkoholförvaltningen. Beträffande alkoholärendena beviljar ämbetsverket detaljhandelstillstånd, medan ser- veringstillstånden i enlighet med självstyrelselagen handhas av landskapsregeringen.
Inom andra sektorer ankommer åter förvaltningen av ett litet delområde på ämbetsver- ket. Exempel på detta utgör trafikförvaltningen, där endast beviljandet av gemen- skapstillstånd ankommer på ämbetsverket. Inom räddningsväsendet ankommer end- ast befolkningsskyddet på statsmakten, och detta skall administreras i samarbete med landskapsregeringen. Allt detta begränsar ämbetsverkets påverkningsmöjligheter. Man kan säga att ämbetsverket i allmänhet utför uppgifter som inte medför något större samhälleligt inflytande.
På grund av det som anförs ovan lämpar sig endast en mindre del av de i budgetpro- positionen för 2020 angivna samhälleliga effektmålen för Statens ämbetsverk på Åland. För ämbetsverkets del antas därför egna mål för ämbetsverkets sektorer. Här- vid har de riksomfattande samhälleliga effektmålen i tillämpliga delar beaktats.
Sektor: SERVICE TILL ALLMÄNHETEN
Effektmål 1: Ämbetsverket erbjuder sina kunder tillräcklig och kvalitativ
service på ett smidigt och pålitligt sätt.
Effektmål 2: Ämbetsverket ombesörjer utbetalningen av statliga
ersättningar till självstyrelseorganen inom angivna tidsfrister.
Sektor: STATSMAKTENS REPRESENTANT
Effektmål: Landshövdingsämbetet fungerar som en relationsfrämjande
förbindelselänk mellan statsmakten och självstyrelseorga- nen.
Ämbetsverket ansvarar för statsförvaltningens profilering och tillgänglighet inom landskapet.
Ämbetsverket koordinerar, intensifierar och utvecklar samar- betet mellan de statliga verksamheterna på Åland.
Sektor: BEFOLKNINGSSKYDD OCH BEREDSKAPSÄRENDEN
Effektmål: Beredskapen inför krissituationer och undantagsförhållanden
är god. Säkerheten för medborgarna förbättras.
Mätare: Utbildningstillfällen anordnas årligen.
Mätare: Samarbetet med myndigheterna på Åland sker speciellt inom ramen för samrådsdelegationen för beredskapsärenden, som sammanträder årligen enligt behov.
Mätare: Under perioden hålls beredskapsmöten i minst 6 kommu- ner/räddningsmyndigheter.
Sektor: FORDONSBESKATTNINGEN
Effektmål: Under perioden uppbärs den fordonsskatt som lagstiftningen
förutsätter.
Debiteringarna sker i enlighet med de skatteskalor som lagstiftningen för envar skatteperiod förutsätter. Uppgifterna om beloppen för de olika skatteperioderna specificeras på samtliga debetsedlar.
Mätare: Skatteåterbäringar för vilka ansökningar inte redan gjorts eller som inte använts för betalning av annan fordonsskatt återbetalas inom 8 månader från det grunden för skatteåter- bäringen uppstått förutsatt att kunden givit kontonummer och medgivande enligt förfrågan. Detta gäller även vid avställning av fordon.
Mätare: Debetsedel sändes till ny ägare/innehavare inom 7 dagar från det registrering skett.
Sektor: ÅLANDSDELEGATIONEN
Effektmål: I självstyrelselagen förutsatta uppgifter handläggs.
Mätare: Ämbetsverket ombesörjer beredningen av ärenden så att ut- låtanden över landskapslagar samt andra utlåtanden avges inom 1 månad från det all nödvändig utredning införskaffats.
Mätare: Ålandsdelegationens utlåtanden och beslut sammanställs och sparas fortlöpande elektroniskt samt publiceras på hemsidan.
Sektor: FARTYGSREGISTRET
Effektmål: Fartygsregistret innehåller aktuella uppgifter om fartyg med
hemort på Åland.
Mätare: Fartygsregisterärenden handläggs och expedieras inom två dagar.
Mätare: Beställda intyg/utdrag expedieras inom en vardag. Sektor: LANTBRUKSÄRENDEN
Effektmål: På ämbetsverket ankommande uppgifter i anslutning till EU-
stöden och de nationella stöden utförs.
Mätare: Utbetalningar till jordbrukarna utförs inom 7 dagar från det de får betalas.
Mätare: Under perioden utförs åtminstone 30 helgårdsövervakningar av arealbaserade stöd samt 20 övervakningar av EU och nat- ionellt finansierade djurbaserade stöd.
Mätare: Registreringen av de övervakningar EU-direktiven m.m. för- utsätter skall ske inom 7 dagar efter att övervakningen är fär- digställd och övervakningsprotokollen tillställas jordbrukaren inom 10 dagar från det övervakningen är färdigställd.
Sektor: ÖVRIGA NÄRINGSÄRENDEN
Effektmål 1: Marknadsundersökningar görs för att kontrollera efterlevna-
den av lagstiftningen och konsumenternas tillgång till dessa uppgifter säkerställs.
Mätare: Under perioden genomförs årligen minst 2 olika prisjämförel- ser/marknadsföringsundersökningar gällande produkter och tjänster.
Mätare: Pressmeddelanden utarbetas om resultatet av undersök- ningarna och de publiceras även på ämbetsverkets hemsida.
Mätare: Prismärkningen granskas i 30 företag.
Effektmål 2: Inom perioden skall ämbetsverket kontrollera en stor del av
de mätinstrument som används i handeln.
Mätare: Under perioden granskas årligen kröningen av mätinstrument i minst 30 företag.
Effektmål 3: Ämbetsverket utför i alkohollagen avsedda tillsynsuppgifter,
vilka utsträckts till att även gälla starka alkoholdrycker.
Mätare: Årsvis granskas åtminstone 20 utminuteringsställen.
Mätare: Ansökningarna om detaljhandelstillstånd avgörs inom 1 må- nad.
Effektmål 4: Tillsyn över hur marknaden fungerar.
Ämbetsverket ger rådgivning i konkurrensärenden och utför enklare utredningar.
MAGISTRATSÄRENDEN
Sektor: PERSONLIGA TJÄNSTER
Effektmål: Uppgifterna i befolkningsdatasystemet är korrekta
Mätare: Rättelseyrkanden behandlas inom 30 dagar från det beslutsunderlag föreligger.
SEKTOR: VITTNESTJÄNSTER
Effektmål: Tillgången till servicen tryggas och kunderna får högklassiga vittnestjänster.
SEKTOR: INTRESSEBEVAKNINGSTJÄNSTER
Effektmål: Servicen till klienter som behöver intressebevakning är
sakkunnig:
Intressebevakning förordnas till en person som inte kan få nödvändig hjälp på grund av någon annan lag.
Granskningsprocessen förenhetligas med hjälp av klassificering av redovisningarna. Man koncentrerar sig på att granska redovisningar som är förenade med risker.
3. Mål för resultatet av verksamheten
Handläggningen av ärenden sker snabbt och smidigt och prestationerna är på hög nivå.
Genomsnittlig behandlingstid: 2 månader
Behandlingstid för klagomål/rättelseyrkanden1-3 månader Behandlingstid för alkoholtillstånd: 1 månad
Resultaten av kundförfrågan, skala 0-5: 4
4. Mål för hantering och utvecklande av personalresurser
Ämbetsverks personal är dess största resurs. Ämbetsverkets personal består för när- varande av 15 personer. Målsättningen i personalpolitiken är ett rättvist ledarskap. Ar- betsfördelningen genomgås regelbundet. Uppmärksamhet fästs systematiskt vid per- sonalens välbefinnande och utveckling.
Effektmål 1: En rättvis och jämställd arbetsplats.
Jämställdhetsplanen revideras årligen och intas i ämbetsverkets verksamhetsplan.
Uppföljning och kontroll sker årligen vid ett personalmöte och redovisas könsvis i verksamhetsberättelsens personalbokslut.
Behovet av omstruktureringar utreds speciellt vid byten av personal, varvid även överföring av kunskaper bör säkerställas.
Mätare | Förverkligat 2016 | Förverkligat 2017 | Förverkligat 2018 | Mål 2019 | Mål 2020 |
Gemensamma mätare | |||||
Årsverken | 15,1 | 15,0 | 15,0 | 15,0 | 15,0 |
Arbetstillfredsställelse | 3,85 | 3,68 | 3,84 | 4,0 | 4,0 |
Sjukfrånvaro dagar/årsverken | 6,5 | 21,3 | 28,8 | 5,8 | 5,6 |
Ledarskapsindex | 3,57 | 3,49 | 3,61 | 3,7 | 3,8 |
5. Projekt för att uppnå resultaten
Ämbetsverket utvecklar sitt bokförings- och rapporteringssystemet i samråd med stats- kontoret och andra utvecklingsenheter på fastlandet.
Effektmål: Ämbetsverkets bokföringssystem utvecklas för att även
bättre fungera som stödsystem för ämbetsverkets ledning. Ämbetsverkets kassasystem utvecklas.
Arbetet med att utveckla bokföringsenhetens räkenskapsprogram fortgår, antingen inom ramen för gemensamma eller egna redovisningsprogram.
6. Finansiering
Xxxx för årsverken för år 2020: 15.
Nettobeloppet av ramanslaget för år 2020 är för Statens ämbetsverk på Åland:
1.020.000 euro.
Moment 28.40.01. | Förverkligat 2018 | Uppskattning 2019 | Mål 2020 |
Överfört från tidigare år | 297 925 | 350 728 | 293 228 |
Anslag | 1 020 000 | 1 020 000 | 1 020 000 |
Tillbudsstående finansiering | 1 317 925 | 1 370 728 | 1 313 228 |
Utgifter | 1 105 475 | 1 205 000 | 1 205 000 |
Inkomster | 138 278 | 127 500 | 132 500 |
Nettoutgifter | 967 197 | 1 077 500 | 1 072 500 |
Överfört till följande år | 350 728 | 293 228 | 240 728 |
7. Avtalets giltighetstid och uppföljning
Avtalets giltighetstid är 1.1.2020 – 31.12.2020. Avtalet kan ses över och kompletteras under giltighetstiden.
8. Underskrifter
Helsingfors den 7.2.2020 Mariehamn den 23.12.2019
Sirpa Paatero Xxxxx Xxxxxxxx
Kommunminister Landshövding
Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Understatssekreterare Förvaltningschef