Avropsvägledning Fordon 2022


2022-09-28







Avropsvägledning


Fordon 2022







1 Beskrivning av Fordon 2022

Denna avropsvägledning är framtaget för avropsberättigade kunder i syfte att underlätta vid köp från ramavtalet Fordon 2022. För att se om du är avropsberättigade klicka på fliken ”Är jag berättigad” på ramavtalssidan.

Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill, så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU).

1.1 Vad kan du köpa från ramavtalet?

Ramavtalet omfattar fabriksnya personbilar och transportfordon som enligt vid var tid gällande regler får köras med B-körkort. Du har även möjlighet att köpa tillhörande service av avropade fordon. Krav på miljö och säkerhet finns ställda i ramavtalet och dessa kan du anpassa i ditt avrop så att era satta miljömål nås.


TIPS: Du som önskar en leasinglösning för fordonsförsörjningen kan använda Fordon 2022 för fordonsinköpen och använda någon av inköpscentralens nedanstående ramavtal för leasinglösningen.

  • Finansiell fordonsleasing 2020

  • Fordonsleasing inklusive tjänster 2019


Ramavtalet är uppdelat i två anbudsområden som i sin tur är indelade i fordonsklasser som omfattar olika typer av fordon. Varje anbudsområde avser hela Sverige som ett geografiskt område och innehåller flera fordonsklasser. Många fordonsleverantörer med återförsäljare runt om i landet ger dig stor möjlighet att teckna kontrakt med en lokal leverantör efter avropet.

Se en utförlig sammanställning av fordonsklasserna i dokumentet ”Fordonsklasser”.


Delområde

Fordonsklass

A - Personbilar

A, B, C, D, E, F, G, H, I, J och K

B - Transportfordon

L, M, N och O

1.2 Ett köp av ett bestämt antal fordon eller tidsbegränsat leveransavtal?

Du kan genomföra en förnyad konkurrensutsättning för ett bestämt antal fordon eller upprätta ett tidsbegränsat leveransavtal för successiva leveranser

Köp av ett bestämt antal fordon

Behöver du omgående ett antal fordon? Genomför först ett avrop genom förnyad konkurrensutsättning för dessa fordon. Efter att avropet är klart kan fordonen köpas.

Upprätta ett leveransavtal

Vet du att det finns ett återkommande behov av fordon under det kommande året? Då kan du upprätta ett tidsbegränsat leveransavtal genom förnyad konkurrensutsättning (max 12 månader) med vinnande leverantör. I det tidsbegränsade leveransavtalet finns det möjlighet att ha en option om max +/- 3 antal fordon till beställt antal fordon.

TIPS: Information till leverantören gällande eventuella optioner kan du skriva in i rutan ”Övrig info” i Avropsmallen.


KOM IHÅG: Ta med dessa optioner i kontraktet efter tilldelning.


OBS: Ramavtalet Fordon 2022 har i sig inga begränsningar i hur ofta eller mycket prisjusteringar som kan ske från generalagenten (GA). För att minimera risken för prisökning till följd av ökade råmaterials- och transportkostnader kan en idé vara att lägga in en begränsning på hur mycket priset får höjas under kontraktstiden/leveransavtalet, i kombination med en rabatt som är fast. Detta kan du göra vid köp av fordon för omgående leverans såväl som återkommande leveranser (max 12 månader)

2 Så använder du ramavtalet

Samtliga avrop ska göras genom avropsmetoden förnyad konkurrensutsättning. Nedan beskrivs hur avropen går till.

2.1 Köp av personbilar och transportfordon genom förnyad konkurrensutsättning

  1. Börja med att identifiera behovet av fordon (fordonsklass, drivmedel, utrustning m.m). Öppna sedan upp Sammanställningsfilen som återfinns under fliken ”Stöddokument” på ramavtalets webbsida. Fordon som är aktuella för köp finns listade i Sammanställningsfilen och där kan du filtrera bland de olika kolumnerna för att få fram vilka leverantörer som har modeller som motsvarar er verksamhets behov.

TIPS: Ett avrop kan endast göras i ett anbudsområde i taget (”A - Personbilar” eller ”B - Transportfordon”). Inom anbudsområde ”A.- Personbilar” kan avrop göras på en eller flera närliggande fordonsklasser så länge de omfattar samma drivmedel. Specificera i avropet vilken/vilka fordonsklass/-er avropet görs på samt vilket drivmedel som omfattas.

Exempel: FKUn avser avrop på fordonklasserna E+F, drivmedel el.

  1. Gå sedan vidare till avropsmallen som ligger under ”Stöddokument” på ramavtalssidan och klicka på flik 2 ”Avropsmall FKU”. Under punkt 1 – Kontaktuppgifter fyller du i er verksamhets kontaktpersonsuppgifter.


  1. Under punkt 2 – Förutsättningar anger du den tidsfrist vilken leverantören/återförsäljaren är skyldig att skriftligen (papper eller elektronisk form) svara dig inom. Lämplig svarstid för standardfordon är minst 10 arbetsdagar och för anpassade transportfordon minst 20 arbetsdagar. Det som skrivs in under punkt 3 – Förutsättningar för LCC-kalkyl följer automatisk med till fliken LCC-kalkyl, samt valda delar i flik 3 ”Svarsmall FKU”.



Förutsättningar för LCC-kalkylen

För att leverantören ska kunna ge ett avropssvar i avropsmallen måste du ange beräkningsförutsättningar i flik 2 ”Avropsmall FKU”, enligt följande:

  • Körsträcka per mil per år: ska fler än en (1) bil köpas, alternativt ska ett tidsbegränsat leveransavtal upprättas, så anges en uppskattad genomsnittlig körsträcka.

  • Kalkylränta: (den ränta som används internt hos er). Fråga din ekonomiavdelning vid osäkerhet.

  • Antal användningsår: de antal år fordonet avser användas i verksamheten.

  • Beräknat restvärde i %: antal procent av nypriset som du uppskattar att fordonet är värt när det brukats i de antal användningsår som angivits. Ett riktvärde är ca 50 % för en personbil som körs 2000 mil/år i 3 år. Om du preciserat i avropet att garanterat återköpsvärde ska tillämpas så utelämnas denna uppgift i avropsmallen, leverantören anger då återköpsvärdet som restvärde i flik 3 ”Svarsmall FKU”.

  • Drivmedel och Drivmedelspris (exkl. moms): priser för samtliga drivmedel som accepteras i avropspreciseringen ska anges.

  • Fordonsklass/-er (en eller flera närliggande fordonsklasser kan anges i avrop som avser A – personbilar, men enbart en fordonsklass i avrop som avser B – Transportfordon) 

  • Xxxxx xxxxxx som avses köpas. Vid ett tidsbegränsat leveransavtal kan ett intervall anges.

  1. I punkt 4 – ”Krav/Utvärderingskriterier – Ange viktning” anger du vilka kriterier du vill utvärdera (LCC-kostnad, säkerhet, garantier, miljö, funktion och/eller leveranstid) och hur dessa viktas i procent. LCC- kostnaden kan viktas till 100 % och eventuella preciseringar av behovet kan då ställas enbart som krav.



Under viktningen i punkt 4 finns det tre olika fält för krav och utvärderingskriterier. Det är viktigt att noga överväga vilka krav och utvärderingskriterier som ska ställas och vilken effekt dessa kan ha för utfallet. I punk 5 – ”Krav” anges kraven som måste uppfyllas för att anbudet ska gå vidare i utvärderingen. I punkt 6a anges utvärderingskriterier som leverantören besvarar att de uppfylls eller inte uppfylls. I punkt 6b anges utvärderingskriterier som kräver en bedömning från er om de uppfylls eller inte av leverantören.


TIPS: Räcker inte raderna till går det bra att bifoga ett separat dokument med era krav ihop med den förnyade konkurrensutsättningen


TIPS: I dokumentet ”Ställa krav och utvärderingskriterier samt utvärdera avropssvar” under fliken ”Stöddokument” finns det en mer utförlig beskrivning med exempel över hur avropssvaren kan utvärderas.




  1. I den förnyade konkurrensutsättningen ska följande avropsunderlag annonseras:

  • Avropsmall med kontaktuppgifter, förutsättningar, förutsättningar för LCC-kalkyl, krav, eventuella utvärderingskriterier och eventuella övriga kommentarer eller fritext.

  • Bilaga ALOS 05 som ligger under fliken ”Stöddokument” på ramavalssidan.

  • Andra eventuella bilagor.


Ovan underlag ska skickas till samtliga antagna generalagenter och eventuella återförsäljare som erbjuder relevanta fordon inom den/de fordonsklass/-er som avropet avser. I bilagan ”Kontaktlista leverantörer” framgår det till vilken e-postadress den förnyade konkurrensutsättningen ska skickas för respektive leverantör. Bilagan återfinns under fliken ”Stöddokument” på ramavtalssidan.


KOM IHÅG: Ange i avropets ämnesrad att avropet görs på Fordon 2022 samt fordonsklass och drivmedel. Anges enligt: Fordon 2022 – fordonsklass [X], [drivmedel].


Den förnyade konkurrensutsättningen ska i huvudsak skickas till ramavtalsleverantörerna (generalagenterna) men den förnyade konkurrensutsättningen kan också skickas till de lokala återförsäljare som är aktuella för avropet. Dock ska generalagenterna alltid får den förnyade konkurrensutsättningen skickat till sig. Begär gärna en bekräftelse från leverantörerna att de har mottagit er avropsförfrågan.

Återförsäljare

Återförsäljare har möjlighet att ta emot och besvara ett avrop. Vidare så utför den lokala återförsäljaren leverans och fakturering samt kan inneha ett kontrakt/leveransavtal med er och blir därmed juridiskt ansvarig mot er, men de har ingen direkt avtalsrelation med Adda inköpscentral.


TIPS: Det är en god idé är att ha en kort telefonkonferens (ca 30 min) med leverantörerna innan annonsering. Det är ett bra tillfälle att övergripande presentera verksamhetens behov på ett likabehandlande och transparent sätt.

2.2 Tillval och påbyggnader

Du kan begära in en separat prislista för tillvalsutrustning exempelvis dragkrok, ljusramp inklusive montage. Prislistan för tillvalsutrustningen kan utvärderas separat. Vilken utvärderingsmodell du vill tillämpa på tillvalsutrustning kan du själv bestämma.

När det gäller transportfordon så finns möjligheten till olika specialanpassningar och påbyggnationer som exempelvis skåp, bakgavellyft, kyl och frys. Om raderna inte räcker till i avropsmallen så rekommenderas en hänvisning till separat bilaga där allt finns med. Kom ihåg att utvärdera totalkostnaden inklusive garanti och service av anpassningarna.

I fordonsklass M –”Lätt lastbil med flak eller chassi med eller utan påbyggnad” och Fordonsklass O –”Lätt lastbil med skåp” får, beroende på vilket drivmedel fordonet körs på, släppa ut maximalt 215 eller 290 gram koldioxid/km utan påbyggnation/specialanpassning. En påbyggnation/specialanpassning kan medföra att maximala gränsvärdet överskrids. I dessa fall ska det tydligt framgå i avropssvaret från leverantören vilket chassi/flak eller skåpbil som finns i ”Sammanställningsfilen” som gäller för påbyggnationen/specialanpassningen.



2.3 Vad händer efter att den förnyade konkurrensutsättningen har annonserats?

  1. Leverantören svarar inom angiven tid genom att skicka Avropsmallen med ifylld flik 3 ”Svarsmall FKU”. Om Avropsmallen besvarats fullständigt överförs angivna värden i flik 2 och 3 automatiskt till LCC-kalkylen. Varken du eller leverantören ska göra några justeringar i LCC-kalkylen.


TÄNK PÅ: Det är endast i de fall en ren elbil avropas som flik 5 ”LCC-kalkyl Elbilar” används.


Leverantören ska alltid besvara en avropsförfrågan, även om leverantören anger att avropssvar inte kan lämnas. Anledningen till varför avropssvar inte lämnas ska framgå av beskedet. Saknar du svar har du rätt att efterfråga ett sådant.


  1. Avropssvar från leverantörer öppnas först efter att sista dag för avropssvar har passerat. Du utvärderar de inkomna avropssvaren för att finna det bästa anbudet utifrån de krav och utvärderingskriterier som angetts.


OBS: Kontrollera att modellerna i avropssvaret finns med i den senast publicerade ”Sammanställningsfilen” som ligger under fliken ”Stöddokument” på ramavtalssidan. Sammanställningsfilerna uppdateras och publiceras vanligtvis på tisdagar av inköpscentralen.


  1. Du skickar tilldelningsbeslutet till samtliga leverantörer med motivering till beslutet. Beslutet skickas till e-postadressen som leverantören angett i avropssvaret.


  1. Beställning skickas, alternativt tidsbegränsat leveransavtal (max 12 månader) upprättas med den leverantör som har lämnat det bästa anbudet utifrån de krav och utvärderingskriterier som angetts i avropet.

  2. Kontrakt/leveransavtal upprättas av er. Observera att ingen kontraktsmall har upprättats av inköpscentralen.


KOM IHÅG: Bifoga bilaga ALOS 05 med den förnyade konkurrensutsättningen som innehåller klausuler som berör exempelvis leveransförsening, vite och fel i varan.

3 Leveransvillkor

Leverans ska ske kostnadsfritt till lokal återförsäljare i enlighet med villkoren i ramavtalet med bilagor samt ALOS 05 (Allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentlig sektor). Kom ihåg att ALOS 05 gäller vid alla FKUer. Upphandlande myndighet och GA/ ÅF överenskommer vid varje enskilt tillfälle om leveranstid och leveransplats.

4 Fakturering

Om den upphandlande myndigheten begär det ska leverantören skicka e-fakturor via den fakturaportal som upphandlande myndighet tillhandahåller eller skicka e-fakturor enligt SFTI standard (Single Face To Industry) i form av så kallad Fulltextfaktura eller Svefaktura.

5 Kommunikation om uppdraget

GA/ ÅF ska i samtliga kontakter med er använda svenska som språk.

All kommunikation och rapportering sker via leverantören. Det gäller även om GA/ ÅF anlitar underleverantörer avseende hela eller delar av uppdraget.

6 Kompletterande dokument i fliken ”Stöddokument”

  • ”Fordonsklasser” - Denne innehåller en sammanställning över ramavtalets fordonsklasser.

  • ”Ställa krav och utvärderingskriterier samt utvärdera avropssvar” – Denne innehåller information om hur krav kan ställas och hur avropssvar kan utvärderas, med exempel.

7 Har du frågor?

Du är alltid välkommen att kontakta oss på Adda om du har frågor om ramavtalet och hur köp går till:

Telefon: 00-000 000 00

E-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx


Har du frågor om en specifik bil, leveranstider och möjlighet till extra utrustning rekommenderar vi att du kontaktar aktuella leverantörer. Du hittar kontaktuppgifter på ramavtalets webbsida under fliken leverantörer.

9(9)

Document Metadata

Filed: January 23rd, 2023